LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : 061/7083/SJ TANGGAL : 30 Desember 2015

0

ym

LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : 061/7083/SJ

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang mengamanatkan bahwa penyelenggaraan penataan ruang dilaksanakan secara hierarkis dan komplementaris, mulai dari tingkat nasional hingga tingkat daerah. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka koordinasi lintas sektor, lintas wilayah, dan lintas pemangku kepentingan dalam penyelenggaraan penataan ruang menjadi sangat penting. Mengingat pentingnya masalah koordinasi, maka terkait dengan upaya peningkatan kualitas penyelenggaraan penataan ruang daerah, Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah telah mengamanatkan pembentukan Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah (BKPRD).

BKPRD merupakan badan yang bersifat ad hoc, dibentuk untuk mendukung pelaksanaan Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang di provinsi dan kabupaten/kota. Badan ini mempunyai fungsi membantu pelaksanaan tugas Gubernur dan Bupati/Walikota dalam koordinasi penataan ruang di daerah. Dengan kata lain, keberadaan BKPRD sangat diperlukan untuk optimalisasi koordinasi penyelenggaraan pemerintahan di bidang penataan ruang.

Namun demikian, dalam kurun waktu kurang lebih 5 (lima) tahun sejak dikeluarkannya Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 hingga saat ini, berdasarkan laporan daerah dan evaluasi yang dilakukan oleh Kementerian Dalam Negeri, BKPRD masih sering dihadapkan pada persoalan kurang efektif dan efisiennya hubungan kerja antar organ BKPRD. Hal ini disebabkan antara lain belum adanya standar dan tata kerja baku yang secara rinci mengatur hubungan kerja tersebut. Akibatnya mekanisme kerja BKPRD kurang berjalan optimal, yang diindikasikan dengan kurang cepatnya penanganan konflik/masalah dan proses pengambilan keputusan. Di samping itu, beberapa fungsi keorganisasian BKPRD dinilai kurang berjalan dengan optimal, seperti fungsi dokumentasi, fungsi informasi, serta fungsi perencanaan.

Untuk itu dalam upaya meningkatkan kualitas dan efektivitas kinerja BKPRD dan untuk memenuhi tuntutan akan peran dan fungsinya yang lebih besar, daerah perlu didorong untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD. Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

disebutkan bahwa SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Untuk itulah Pedoman Penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD ini disusun dengan harapan dapat dijadikan sebagai panduan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD masing-masing.

1.1 Tujuan dan Sasaran 1.2.1 Tujuan

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini ditujukan sebagai acuan bagi daerah dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.

1.2.2 Sasaran

Sasaran dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini adalah:

a. Tersedianya panduan/acuan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota; dan

b. Tersusunnya SOP Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota berupa standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif dengan bentuk penuangan SOP berupa uraian dan diagram alur.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini meliputi pengaturan tata kerja BKPRD, khususnya terkait dengan fungsi administrasi dan pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan BKPRD serta contoh penyusunan SOP.

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI BKPRD

Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah. Susunan keanggotaan BKPRD Provinsi terdiri atas:

a. Penanggung jawab : Gubernur dan Wakil Gubernur; b. Ketua : Sekretaris Daerah Provinsi; c. Sekretaris : Kepala Bappeda Provinsi;

d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan daerah.

Susunan keanggotaan BKPRD Kabupaten/Kota terdiri atas:

a. Penanggung jawab : Bupati dan Wakil Bupati/Walikota dan Wakil Walikota; b. Ketua : Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota;

c. Sekretaris : Kepala Bappeda Kabupaten/Kota;

d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan daerah.

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, secara operasional BKPRD dibantu oleh: a. Sekretariat BKPRD, yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada

Sekretaris BKPRD.

b. Kelompok Kerja (Pokja), yang terdiri dari: (1) Pokja Perencanaan Tata Ruang

Kelompok Kerja Perencanaan Tata Ruang diketuai oleh Kepala Bidang pada Bappeda yang membidangi penataan ruang.

(2) Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang

Kelompok Kerja pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang diketuai oleh Kepala Bidang atau Kepala Sub Dinas pada Dinas yang membidangi penataan ruang.

Dalam pelaksanaan tugasnya, kedua kelompok kerja ini bertanggung jawab kepada Ketua BKPRD.

c. Untuk menangani penyelesaian masalah-masalah yang bersifat khusus, BKPRD dapat menggunakan tenaga ahli yang diperlukan, serta dapat membentuk tim teknis sesuai dengan kebutuhan daerah.

Keterangan:

: Garis komando dan tanggung jawab : Garis koordinasi

Pokja I : Pokja Perencanaan Tata Ruang

Pokja II : Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang

Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD KETUA BKPRD SEKRETARIS PENANGGUNG JAWAB BKPRD SEKRETARIAT KETUA POKJA I WAKIL KETUA SEKRETARIS POKJA ANGGOTA POKJA ANGGOTA

ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA

KETUA POKJA II WAKIL KETUA SEKRETARIS POKJA ANGGOTA POKJA

BAB III

TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD

Tata kerja adalah cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal, sedangkan kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Tata kerja kesekretariatan BKPRD merupakan serangkaian petunjuk tertulis mengenai proses penyelenggaraan tugas yang dilakukan oleh Sekretariat BKPRD.

Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah disebutkan bahwa Sekretariat BKPRD secara umum mempunyai tugas sebagai berikut:

a. menyiapkan bahan dalam rangka kelancaran tugas BKPRD; b. menyusun jadwal dan agenda kerja BKPRD;

c. melakukan fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD;

d. mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD; e. mengolah data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD; f. menyiapkan dan mengembangkan informasi tata ruang;

g. menyiapkan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang; dan

h. menerima pengaduan dari masyarakat berkaitan dengan terjadinya pelanggaran dalam penyelenggaraan penataan ruang.

Terkait dengan pelaksanaan tugas sekretariat sebagaimana tersebut di atas, terdapat norma dan/atau prosedur yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan tugas tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien yaitu naskah dinas dan tata persuratan; forum-forum pertemuan; penyusunan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah; dokumentasi dan informasi.

3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan

Pemahaman seluruh anggota sekretariat terhadap Naskah Dinas dan Tata Persuratan sangat diperlukan untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas-tugas sekretariat.

3.1.1. Naskah Dinas

Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Naskah dinas dalam lingkup BKPRD terdiri dari:

1. Surat masuk, surat keluar, dan surat internal BKPRD

a. Surat masuk: surat yang dikirimkan para pemangku kepentingan (stakeholder) di luar struktur organisasi BKPRD kepada pihak-pihak yang termasuk dalam struktur organisasi BKPRD, dengan perihal yang berkaitan dengan koordinasi penataan ruang daerah.

b. Surat keluar: surat yang dikirimkan oleh pihak yang termasuk dalam struktur organisasi BKPRD ke semua pihak diluar struktur organisasi BKPRD dengan perihal yang berkaitan erat dengan koordinasi penataan ruang.

c. Surat internal/surat dinas: surat yang dikirimkan oleh pihak-pihak yang termasuk dalam struktur organisasi BKPRD kepada salah satu atau semua pihak yang termasuk dalam struktur organisasi BKPRD.

2. Laporan BKPRD

Laporan BKPRD merupakan rekaman/kompilasi hasil pelaksanaan penataan ruang daerah, yang disampaikan secara periodik dan berjenjang, dari Bupati/Walikota kepada Gubernur, dan dari Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri. Secara rinci mengenai laporan BKPRD akan diuraikan pada subbab 3.5.

3.1.2. Tata Cara Persuratan

Tujuan dari pengaturan tata cara persuratan adalah untuk mewujudkan tertib administrasi persuratan dalam lingkup BKPRD sesuai dengan kaidah administrasi persuratan yang berlaku.

Surat yang ditanggapi dan dianggap perlu untuk dibahas dalam forum/rapat BKPRD merupakan surat yang substansinya memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang, serta memiliki dampak besar dan penting bagi daerah. Dalam hal surat yang disampaikan sudah sesuai dengan tujuan penataan ruang daerah dan sesuai dengan kewenangan dari anggota BKPRD, maka sesuai dengan asas subsidiarity (pengambilan keputusan dilakukan pada tingkatan terendah), anggota BKPRD dimaksud dapat langsung menindaklanjuti.

Mekanisme dalam tata cara persuratan BKPRD adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk

Surat masuk ditindaklanjuti dengan proses sebagai berikut:

1) Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD didisposisikan kepada Sekretaris BKPRD. Setelah memperoleh disposisi dari Kepala Daerah atau Ketua BKPRD, Sekretaris menelaah surat dimaksud. Dalam hal tanggapan atas surat dimaksud tidak dipandang perlu untuk dibahas melalui proses pengambilan keputusan (forum/rapat BKPRD), maka Sekretaris Bappeda

SURAT MASUK Menerima dan menelaah substansi surat Ya Tidak Mendisposisika n surat kepada Pokja/anggota BKPRD sesuai Pelaks. rapat Mengagendakan rapat dan menyiapkan surat undangan Mendistribusi kan surat undangan kpd Pokja dan Anggota BKPRD Disposisi Tindak Lanjut Arsip Perlu Rapat Pelaksanaan Tindak Lanjut Perlu Rapat Ya Tidak Pelaksanaan Rapat KETUA BKPRD SEKRETARI S BKPRD POKJA BKPRD PENANGGU NGJAWAB BKPRD Disposisi SURAT MASUK Disposisi

mendistribusikan surat masuk kepada anggota BKPRD dan/atau Ketua Pokja sesuai dengan keperluan/substansi surat dimaksud untuk diproses lebih lanjut. 2) Dalam hal tanggapan atas substansi surat sebagaimana dimaksud pada angka ‘1’

di atas dianggap perlu dibahas melalui proses pengambilan keputusan (forum/rapat BKPRD), Sekretaris BKPRD mengagendakan forum pertemuan, menyusun surat undangan, dan mendistribusikannya kepada anggota BKPRD dengan tembusan Ketua BKPRD.

3) Dalam hal surat yang didisposisikan kepada pokja dianggap perlu dibahas pada level Pokja, maka Ketua Pokja dapat melaksanakan rapat/pertemuan dan hasilnya dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD.

Alur selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Penanggungjawab, Ketua, dan/atau Sekretaris BKPRD

ANGGOTA BKPRD SEKRETARIS BKPRD Menerima dan menelaah surat SURAT MASUK Tindak lanjut Menerima dan menelaah surat

4) Dalam hal surat masuk hanya ditujukan kepada anggota BKPRD dan tidak ditembuskan kepada Sekretaris BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud meneruskan surat kepada Sekretaris BKPRD selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja terhitung dari tanggal diterimanya surat. Guna menanggapi surat masuk tersebut, anggota BKPRD yang bersangkutan dapat melakukan langkah-langkah, sebagai berikut:

(a) Apabila substansi surat memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam forum/rapat BKPRD, anggota BKPRD dapat menyampaikan permohonan kepada Sekretaris BKPRD untuk mengagendakan pelaksanaan forum/rapat BKPRD guna membahas substansi atas surat dimaksud.

(b) Apabila substansi surat tidak memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang dan telah sesuai dengan kewenangan dari anggota BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud dapat langsung menyusun surat tanggapan dengan tembusan kepada Ketua dan Sekretaris BKPRD.

Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada anggota BKPRD dapat dilihat pada Gambar 3.

Keterangan:

: menyampaikan permohonan kepada Sekretaris BKPRD untuk mengagendakan forum/rapat BKPRD

: surat langsung ditanggapi oleh Anggota BKPRD

Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD

Tindak Lanjut

a

b

a

b. Surat keluar

1) Surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku Ketua BKPRD ditembuskan kepada Penanggungjawab BKPRD dan anggota BKPRD terkait dengan menggunakan kop pemerintah daerah, dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim surat dalam BKPRD yang muatannya terkait dengan rekomendasi penyelenggaraan penataan ruang.

2) Surat keluar yang ditandatangani oleh anggota BKPRD ditembuskan kepada Ketua BKPRD dan Sekretaris BKPRD dengan menggunakan Kop SKPD/Dinas yang muatannya terkait dengan tugas dan fungsi SKPD.

3) Dalam hal surat keluar ditandatangani oleh Kepala Bappeda atas nama Ketua BKPRD, menggunakan Kop Bappeda.

Alur surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar c. Surat Internal

Surat internal merupakan surat yang berasal dari anggota BKPRD yang ditujukan kepada anggota BKPRD lainnya. Surat internal menggunakan kop surat masing-masing instansi dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim surat dalam BKPRD, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua BKPRD.

d. Pengarsipan

Semua surat masuk dan surat keluar BKPRD diarsip oleh Sekretariat BKPRD dan anggota BKPRD yang menerima/terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat

Penyampaian pengaduan masyarakat merupakan salah satu bentuk pelaksanaan peran masyarakat, sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 2010 tentang Bentuk dan Tata Cara Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang.

ATAU

KETUA BKPRD PIHAK YANG DITUJU

BKPRD tembusan kepada

Penanggung Jawab BKPRD

Arsip

ANGGOTA BKPRD

Arsip PIHAK YANG DITUJU

BKPRD tembusan kepada Ketua BKPRD

Lingkup masyarakat yang dimaksud adalah orang perseorangan, kelompok orang termasuk masyarakat adat, korporasi, dan/atau pemangku kepentingan non pemerintah lain dalam penataan ruang.

Adapun bentuk penyampaian pengaduan dapat dilakukan melalui media komunikasi dan pengaduan secara langsung. Media komunikasi yang dapat digunakan terdiri dari media cetak (antara lain: surat kabar, tabloid, majalah, selebaran, brosur, dan pamflet), media elektronik (antara lain: siaran radio, siaran televisi, dan website), dan media komunikasi lainnya (antara lain: sms, hotline, kotak pos).

Penyampaian pengaduan secara langsung dapat dilakukan oleh masyarakat dengan datang secara langsung dan menyampaikan pengaduan kepada unsur BKPRD. Pengaduan masyarakat yang perlu mendapat tanggapan/ditindaklanjuti adalah pengaduan yang disampaikan dengan dilengkapi identitas diri yang jelas, dan disertai dengan bukti-bukti, baik berupa berkas (hardcopy), maupun softcopy yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Pengaduan masyarakat secara langsung, ditangani dengan mekanisme sebagai berikut:

a. Pengaduan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD, ditanggapi secara langsung oleh Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD. Sekretaris BKPRD mencatat/ mendokumentasikan pengaduan tersebut dalam bentuk Notulensi dan/atau Berita Acara, beserta dengan bukti-bukti pendukungnya.

b. Pengaduan kepada SKPD atau anggota BKPRD, ditanggapi secara langsung oleh anggota BKPRD yang bersangkutan serta dicatat/didokumentasikan beserta dengan bukti-bukti pendukungnya.

c. Dalam hal pengaduan memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam forum/rapat BKPRD, hasil dokumentasi pengaduan beserta bukti pendukung sebagaimana dimaksud pada huruf ‘a’ dan b’ di atas, dikelola oleh Sekretaris BKPRD sebagai bahan pembahasan dalam rapat rutin atau rapat mendesak BKPRD.

Adapun pengaduan masyarakat yang disampaikan melalui surat, penanganannya sama dengan tata cara penanganan surat masuk pada subbab 3.1.2 huruf ‘a’. Alur penanganan pengaduan masyarakat dapat dilihat pada Gambar 5.

KEPALA DAERAH KETUA BKPRD SEKRETARIS BKPRD POKJA/ ANGGOTA BKPRD 3.3. Forum Pertemuan

Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi koordinasi, BKPRD memerlukan pertemuan-pertemuan sebagai forum untuk pengambilan keputusan, antara lain berupa: a) Rapat Rutin; b) Rapat Khusus; dan c) Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.

3.3.1. Rapat Rutin BKPRD

Rapat Rutin adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD dan dihadiri oleh unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD, Ketua dan anggota Pokja, dan Kepala Sekretariat BKPRD. Rapat Rutin dilaksanakan minimal satu kali dalam 3 (tiga) bulan, untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang.

Pengaduan Masuk Perlu rapat Arsip /dok Laporan Pengaduan Masuk Menanggapi Menanggapi Perlu rapat Arsip /dok Disposisi Ya Tidak Disposisi Tidak Ya Menerima & Menelaah Mengelola Rapat Menyiapkan surat tanggapan Laporan Laporan Pengaduan Masuk Perlu rapat Arsip /dok Tidak Ya Laporan

Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat

Mekanisme pelaksanaan rapat rutin adalah sebagai berikut: a. Menentukan agenda yang akan dibahas, antara lain:

1) Penyusunan program dan kegiatan; 2) Percepatan pencapaian target;

3) Implementasi pemanfaatan dan penegakan pengendalian pemanfaatan ruang; 4) Penanganan permasalahan penataan ruang;

5) Evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan; dan

b. Bahan rapat disiapkan oleh Sekretaris BKPRD. Bahan rapat harus tersedia paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum penyelenggaraan rapat untuk digandakan dan didistribusikan bersama undangan rapat.

c. Sekretaris BKPRD menyiapkan undangan paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat.

d. Undangan ditandatangani oleh Ketua BKPRD. Apabila ketua BKPRD tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris BKPRD dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.

e. Undangan dan bahan rapat didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat.

f. Seluruh anggota BKPRD menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan untuk dibahas di dalam rapat.

g. Rapat dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD.

h. Rapat rutin menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat pelaksanaan rapat.

i. Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD melalui Ketua BKPRD melaporkan hasil Rapat kepada Penanggung Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat.

j. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat BKPRD kepada seluruh anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti hasil Rapat sesuai dengan tugas dan fungsinya. Surat penyampaian hasil Rapat diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat.

k. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD. Alur pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD

Secara lebih rinci mengenai uraian prosedur, pelaksana, persyaratan, waktu dan output dari kegiatan Rapat Rutin BKPRD dituangkan dalam Contoh Matriks Alur Rapat Rutin sebagaimana dimaksud dalam Lampiran II.

3.3.2. Rapat Khusus BKPRD

Rapat khusus adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD dan dihadiri oleh unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD, Ketua dan anggota Pokja, Kepala Sekretariat BKPRD, dan pihak-pihak luar yang terkait, guna membahas permasalahan tertentu yang membutuhkan penyelesaian yang dipandang mendesak untuk dilakukan penanganan. Rapat khusus dapat dilaksanakan atas permintaan SKPD atau atas permintaan pihak-pihak diluar BKPRD kepada unsur BKPRD.

Tujuan pelaksanaan rapat khusus antara lain sebagai berikut:

a. Mengkaji permasalahan mendesak dan memerlukan penanganan cepat terkait dengan penyelenggaraan penataan ruang;

b. Membahas materi penyelenggaraan penataan ruang dan isu-isu strategis penataan ruang lain yang berada dalam lingkup tugas dan fungsi BKPRD.

Mekanisme pelaksanaan Rapat Khusus adalah sebagai berikut:

a. Bahan disiapkan dan digandakan oleh unsur SKPD pemrakarsa tanpa harus melalui pembahasan pada Rapat Sekretariat BKPRD. Penggandaan bahan untuk Rapat Khusus BKPRD dilakukan oleh SKPD pemrakarsa rapat sesuai dengan isu yang akan dibahas.

b. Undangan untuk Rapat Khusus BKPRD disiapkan oleh Sekretariat BKPRD dan ditandatangani oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD. Apabila ketua BKPRD tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris BKPRD dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.

c. Undangan dan bahan Rapat Khusus BKPRD didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD. d. Seluruh peserta rapat menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan

untuk dibahas di dalam Rapat Khusus BKPRD. e. Rapat Khusus BKPRD dipimpin oleh Ketua BKPRD.

f. Rapat khusus menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat pelaksanaan rapat.

g. Ketua BKPRD menyampaikan rumusan hasil Rapat Khusus kepada Penanggung Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat Khusus. h. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat Khusus BKPRD kepada

seluruh anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti hasil Rapat Khusus sesuai dengan tupoksinya, yang dikoordinasikan oleh Sekretaris BKPRD. Surat penyampaian hasil Rapat Khusus diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya hasil Rapat Khusus dari Ketua atau Sekretaris BKPRD.

i. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD. Alur Rapat Khusus BKPRD dapat dilihat pada Gambar 7.

3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD

Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) BKPRD terdiri dari Rakorda BKPRD Provinsi dan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota. Rakorda BKPRD Provinsi adalah forum penataan ruang tingkat daerah yang melibatkan unsur BKPRD Provinsi dan BKPRD Kabupaten/ Kota di wilayahnya. Sedangkan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota diselenggarakan dengan melibatkan unsur BKPRD Kabupaten/Kota. Penyelenggaraan Rakorda BKPRD dilakukan untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang daerah. Mekanisme Rakorda BKPRD adalah sebagai berikut:

a. Dilaksanakan 1 (satu) kali setiap 1 (satu) tahun.

b. Diselenggarakan oleh Sekretariat BKPRD. Hal ini termasuk dalam menetapkan panitia penyelenggaraan rapat untuk mengkoordinasikan pemilihan tema, tempat dan waktu, penetapan susunan acara, penentuan narasumber, penyusunan dan distribusi undangan, dan penyiapan kelengkapan administrasi lainnya.

c. Dibuka oleh Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, atas permohonan Sekretaris Daerah selaku Ketua BKPRD dan ditutup oleh pejabat yang ditentukan.

d. Rakorda BKPRD Provinsi dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Provinsi, Ketua dan Sekretaris BKPRD Kabupaten/Kota di wilayahnya, Ketua DPRD Provinsi, dan pihak-pihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya Masyarakat).

e. Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Kabupaten/ Kota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota, dan pihak-pihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: Camat, tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya Masyarakat).

f. Dalam hal diperlukan, baik Rakorda BKPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota dapat mengundang unsur BKPRN.

Bahan-Bahan Rakorda BKPRD terdiri dari:

a. Rancangan isu-isu strategis penataan ruang yang disusun berdasarkan hasil evaluasi tahun sebelumnya, aspirasi daerah, dan berdasarkan isu-isu aktual yang berkembang di masyarakat.

b. Rancangan rencana kerja yang disusun untuk mengatasi isu-isu strategis di atas. Acara Rakorda BKPRD meliputi sidang pleno dan sidang komisi dengan ketentuan masing-masing sebagai berikut:

a. Sidang pleno I: penyampaian arahan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dan paparan para Kepala SKPD serta narasumber lain untuk penajaman isu-isu strategis penataan ruang yang perlu diselesaikan.

b. Sidang komisi: penjabaran isu strategis ke dalam rencana tindak lanjut dalam satu tahun kedepan.

c. Sidang pleno II: memaparkan hasil kesepakatan sidang komisi untuk ditetapkan menjadi hasil kesepakatan Rakorda BKPRD.

Keluaran yang dihasilkan Rakorda BKPRD adalah kesepakatan program dan agenda kerja serta rencana tindak lanjut mengenai:

a. Perencanaan tata ruang;

b. Pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang; c. Kelembagaan dan penyelenggaraan penataan ruang; dan

d. Isu dan permasalahan strategis yang perlu diusulkan untuk dibahas dalam forum Rakorda BKPRD Provinsi untuk hasil Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota, dan forum Rakornas BKPRD untuk hasil Rakorda BKPRD Provinsi.

Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD

3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN

Penyelenggaraan Rakor BKPRD sebagai salah satu forum pertemuan di daerah secara berkala setiap tahun, perlu dilakukan secara harmonis dengan penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat berupa Rakornas BKPRD, Rakerreg BKPRN, dan Rakernas BKPRN. Penyelenggaraan Rakor BKPRD diharapkan dapat diselenggarakan lebih awal dengan tujuan bahwa output Rakor BKPRD dapat menjadi input dalam

penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat, yang sejalan dengan pendekatan bottom up dan top down.

Rangkaian kegiatan diawali dengan penyusunan agenda kerja BKPRD Kabupaten/Kota melalui penyelenggaraan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota yang membahas isu-isu strategis dan solusi terhadap permasalahan penataan ruang kabupaten/kota, yang akan menjadi rekomendasi Bupati/Walikota dalam pengambilan kebijakan. Isu-isu dan permasalahan penataan ruang tersebut dapat menjadi masukan bagi BKPRD Provinsi dalam merumuskan agenda kerja BKPRD Provinsi di samping permasalahan penataan ruang yang dihadapi oleh pemerintah provinsi itu sendiri melalui penyelenggaraan Rakorda BKPRD Provinsi.

Hasil dari rapat koordinasi BKPRD Provinsi yang dipandang perlu disampaikan ke tingkat nasional untuk menjadi perhatian dan dibahas dalam agenda Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) BKPRD, Rapat Kerja Regional Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (Rakerreg BKPRN), dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas BKPRN). Hasil penyelenggaraan Rapat Koordinasi di tingkat Nasional tersebut, menjadi program/agenda kerja Kementerian/Lembaga terkait BKPRN sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya untuk dapat ditindaklanjuti menjadi rencana, kegiatan, dan program strategis yang dapat diimplementasikan ke daerah. Hal inilah yang menjadi perwujudan rangkaian siklus penyelenggaraan penataan ruang pusat dan daerah sebagaimana disebutkan di atas.

Alur keterkaitan antara Rakor BKPRD, Rakornas BKPRD dan Rakernas BKPRN sebagaimana dimaksud pada Gambar 9 berikut.

18 Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas BKPRN

Rekomendasi

Program dan agenda

BKPRD Kab/Kota Program dan agenda BKPRD Prov

Rakor BKPRD Raker Regional BKPRN Raker Regional BKPRN Isu Strategis Program Kerja BKPRD Prov BKPRD Kab/Kota Rekomendasi Input/ masukan Input/masukan 1 2 3 4a 4b 5 6 Rakor BKPRD Tindak Lanjut Kementerian/Lembaga Rakornas BKPRD Output 4c Rakernas BKPRN Feedback

19 Keterangan:

1. BKPRD Kabupaten/Kota melakukan penyusunan program dan agenda kerja, yang menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Kabupaten/Kota dan dilaporkan kepada BKPRD Provinsi.

2. BKPRD Provinsi menyusun program dan agenda kerja dengan mempertimbangkan/ mengakomodir program dan agenda kerja BKPRD Kabupaten/Kota, untuk selanjutnya menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Provinsi.

3. Kompilasi program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota, selanjutnya menjadi masukan bagi pelaksanaan Rakornas BKPRD.

4. a dan b  Rumusan hasil Rakornas BKPRD menjadi bahan pembahasan pada Raker Regional BKPRN, dan selanjutnya dibahas pada Rakernas BKPRN. c  Dalam hal Raker Regional BKPRN tidak dilaksanakan, bahan pembahasan

pembahasan pada Rakernas BKPRN menggunakan Rumusan hasil Rakornas BKPRD pada tahun tersebut.

5. Rakernas BKPRN menghasilkan isu-isu strategis penataan ruang dan program kerja BKPRN.

6. Hasil Rakernas BKPRN selanjutnya dilaksanakan oleh masing-masing Kementerian/ Lembaga terkait, serta menjadi bahan umpan balik/feedback bagi penyusunan program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.

3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dalam BKPRD pada prinsipnya sedapat mungkin dilakukan di tingkat terbawah (asas subsidiarity). Keputusan diambil dengan mendahulukan musyawarah dan mufakat dan dilakukan secara berjenjang dari tingkatan terendah (bottom up), yaitu dari tingkat pokja BKPRD, hingga tingkat Penanggungjawab BKPRD sesuai dengan lingkup keputusan yang diambil.

Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat dalam Gambar 10 berikut.

Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD

Tingkat Pokja BKPRD Tingkat Ketua BKPRD Tingkat Penanggung jawab BKPRD

3.4.1. Pengambilan Keputusan Tingkat Pokja

a. Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema atau isu yang sama maksimal dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali.

b. Setiap keputusan yang diambil wajib dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD.

c. Dalam hal tidak dapat dicapai keputusan, Ketua Pokja melaporkan secara tertulis dan meminta arahan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD, untuk dibahas di tingkat BKPRD.

3.4.2. Pengambilan Keputusan Tingkat BKPRD

Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema/isu yang sama dilakukan maksimal sebanyak 2 (dua) kali. Alur pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat pada Gambar 11.

21 Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD

TINGKAT PENANGGUNG JAWAB BKPRD TINGKAT KETUA BKPRD TINGKAT POKJA BKPRD RAPAT PENGAMBILAN KPTS I RAPAT PENGAMBILAN KPTS II Tercapai Kpts Ya

KEPUTUSAN

RAPAT PENGAMBILAN KPTS I Tercapai Kpts Ya Tercapai Kpts RAPAT PENGAMBILAN KPTS II RAPAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN Ya Tercapai Kpts Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak

22 3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah 3.5.1. Tujuan Penyusunan Laporan BKPRD

Tujuan penyusunan laporan BKPRD adalah sebagai kompilasi hasil pelaksanaan tugas-tugas di bidang koordinasi penyelenggaraan penataan ruang daerah yang telah dilaksanakan oleh BKPRD, serta sebagai uraian rekomendasi terkait penyelenggaraan penataan ruang daerah yang dipandang perlu untuk diputuskan dan menjadi perhatian di tingkat yang lebih tinggi. Laporan-laporan dalam lingkup BKPRD terdiri dari:

a. Laporan BKPRD Provinsi

Berdasarkan ketentuan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah, laporan BKPRD Provinsi disampaikan oleh Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri c.q. Ditjen Bina Pembangunan Daerah untuk melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang provinsi dan pembinaan penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan Mei dan September.

b. Laporan BKPRD Kabupaten/Kota

Laporan BKPRD Kabupaten/Kota disampaikan oleh Bupati/Walikota kepada Gubernur dengan tembusan Menteri Dalam Negeri untuk melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan April dan Agustus.

Adapun bagan yang memuat jadwal penyampaian laporan BKPRD dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD

3.5.2. Mekanisme Penyusunan Laporan BKPRD

Penyusunan laporan BKPRD dilakukan oleh Sekretariat BKPRD. Bahan laporan BKPRD adalah laporan pokja, laporan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus bagi BKPRD Provinsi), dan bahan lainnya dari anggota BKPRD yang dianggap relevan. Sekretaris BKPRD menyusun laporan BKPRD dengan mekanisme sebagai berikut:

(1) Penyiapan kerangka laporan; (2) Pengumpulan bahan laporan Pokja;

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NO V DES Penyampaian Laporan BKPRD Kab/Kota Penyampaian Laporan BKPRD Kab/Kota Penyampaian Laporan BKPRD Provinsi Penyampaian Laporan BKPRD Provinsi

(3) Penyusunan laporan dan konfirmasi kepada setiap anggota BKPRD dan/atau Pokja terkait;

(4) Finalisasi/penyempurnaan laporan sesuai hasil konfimasi; (5) Penyampaian draft laporan kepada Ketua BKPRD;

(6) Perbaikan laporan (jika ada) sesuai arahan dari Ketua BKPRD paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal diterimanya arahan perbaikan; dan

(7) Penyampaian laporan BKPRD dari Ketua BKPRD kepada Mendagri (untuk BKPRD Provinsi), atau kepada Gubernur (untuk BKPRD Kabupaten/Kota) dengan tembusan kepada Sekretaris dan seluruh anggota BKPRD.

24 PENANGGUNG JAWAB BKPRD KETUA BKPRD SEKRETARIS BKPRD PENANGGUNG JAWAB BKPRD Penyampaian lap BKPRD Kab/Kota kepada Gubernur Disposisi Lap BKPRD Kab/Kota Disposisi Lap BKPRD Kab/Kota Koord penyusunan Lap BKPRD Penyusunan kerangka lap Penyampaian Laporan Penerimaan Laporan BKPRD BKPRD Penyampaian Laporan

Penyusunan draft lap

MENDAGRI

PR

OV

IN

SI

SEKRETARIAT BKPRD Bahan Lap

Pengumpulan bahan2 laporan (hasil Rakor BKPRD, agenda

kerja BKPRD, dll),

Penyusunan draft lap Penyampaian laporan

K

A

B

/K

OT

A

KETUA BKPRD ANGGOTA DAN POKJA BKPRD Disposisi Lap BKPRD Kab/Kota ANGGOTA DAN POKJA BKPRD KONFIRMASI & PERSETUJUAN KONFIRMASI & PERSETUJUAN Ya Tidak

25 3.5.3. Muatan Laporan BKPRD

Muatan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah sekurang-kurangnya meliputi:

1. Latar Belakang

2. Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang a. Permasalahan/Kendala

1) Permasalahan/Kendala Proses Perencanaan Tata Ruang 2) Permasalahan/Kendala Proses Pemanfaatan Ruang

3) Permasalahan/Kendala Proses Pengendalian Pemanfaatan Ruang b. Upaya penyelesaian permasalahan/kendala

1) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses perencanaan tata ruang;

2) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pemanfaatan ruang 3) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pengendalian

pemanfaatan ruang

c. Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang 3. Pelaksanaan Tugas BKPRD, pada tahap:

a. Perencanaan tata Ruang; b. Pemanfaatan Ruang; dan

c. Pengendalian Pemanfaatan Ruang.

4. Pembinaan Penataaan Ruang Kabupaten/Kota (Khusus diisi oleh Provinsi) 5. Jadwal dan Agenda Kerja BKPRD

6. Rekomendasi 7. Kesimpulan

3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD

Menyikapi banyaknya tugas yang diemban oleh Sekretariat BKPRD, kiranya perlu diformulasikan mengenai jenis dan pelaksanaan kegiatan BKPRD yang dituangkan kedalam agenda kerja oleh Sekretariat BKPRD dalam siklus 1 (satu) tahun. Secara rinci, contoh agenda kerja Sekretariat BKPRD dapat digambarkan dalam Gambar 14 di bawah ini.

Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD 3.7. Dokumentasi dan Informasi

Kegiatan yang diatur dalam dokumentasi dan informasi BKPRD mencakup: a. Pengarsipan dokumen;

b. Penyebarluasan informasi melalui Website BKPRD (e-BKPRD); dan c. Penyusunan media sosialisasi tentang BKPRD.

Tujuan dari pengaturan dokumentasi dan informasi adalah untuk mengkoordinasikan dan menertibkan pengarsipan dan penyebarluasan informasi bidang penataan ruang yang terkait.

3.7.1. Mekanisme Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen dilakukan oleh Sekretariat BKPRD untuk dokumentasi terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas BKPRD. Dokumentasi dapat berupa hasil rapat, (notulensi, berita acara, bahan rapat, laporan tertulis), surat masuk, surat keluar, foto dokumentasi dan sebagainya, baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Sekretariat BKPRD mengunggah (upload) dokumentasi ke dalam situs e-BKPRD, paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal pelaksanaan rapat, penerimaan surat dan/atau penerbitan surat. Rapat Rutin Rapat Rutin Rapat Rutin Rapat Rutin SIKLUS PELAKSANAAN KEGIATAN BKPRD Pelaporan Semester I (untuk provinsi) Pelaporan Semester II (untuk provinsi) Rakorda Pelaporan Semester I (untuk kabupaten/kota) Pelaporan Semester II (untuk kabupaten/kota) Rapat Khusus (dilaksanakan sesuai kebutuhan)

3.7.2. Pengembangan Sistem Informasi Melalui e-BKPRD

Pengembangan sistem informasi e-BKPRD merupakan sistem informasi tata ruang berbasis internet yang dikelola oleh Sekretariat BKPRD dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota BKPRD. Fungsi e-BKPRD adalah:

a. Media kerja elektronik (e-office) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja BKPRD;

b. Media penyebarluasan informasi (e-public relation) kepada publik; c. Media kerja elektronik; dan

d. Media berbagi (shared folder) informasi dan dokumentasi antarorgan BKPRD. Muatan e-BKPRD antara lain:

a. Dokumentasi agenda dan hasil rapat rutin, rapat khusus, maupun Rakor BKPRD yang telah diolah dan dipilah untuk konsumsi publik.

b. Buletin Tata Ruang;

c. Peraturan perundang-undangan terkait tata ruang; d. Dokumentasi agenda dan hasil kegiatan BKPRD;

e. Mekanisme dan tata persuratan bagi penyelesaian konflik sebagai informasi bagi daerah;

f. Perkembangan penyusunan Perda tentang RUTR maupun RRTR; g. Peta struktur ruang dan pola ruang;

h. Ruang diskusi terkait penyelenggaran penataan ruang, termasuk kotak saran/ pengaduan masyarakat;

i. Bahan lain terkait penataan ruang.

Sekretariat BKPRD bertugas memilah dan memilih informasi yang layak dikonsumsi oleh publik setelah berkonsultasi dengan anggota BKPRD terkait. Di samping mengelola sistem informasi e-BKPRD, Sekretariat juga bertanggung jawab untuk menyusun media sosialisasi seperti pamflet, newsletter, kalender, dan poster.

Share d Folder Informasi & dokumentasi BKPRD Informasi & dokumentasi BKPRD Anggota Pokja Anggota Pokja Swasta Proses Pemilahan e-Office Perguruan Tinggi LSM Masyarakat e-Public Relation

BAB IV

PEMBIAYAAN BKPRD

Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal, BKPRD perlu didukung dengan anggaran yang memadai yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Namun demikian mengingat bahwa BKPRD merupakan badan yang bersifat ad-hoc atau non struktural maka tidak bisa nenperoleh anggaran secara langsung dari APBD untuk membiayai pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Mengingat mekanisme penganggaran di daerah hanya dapat dilakukan melalui pengajuan anggaran oleh instansi struktural daerah, maka anggaran yang akan dialokasikan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi BKPRD dapat diajukan melalui perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang penataan ruang. Mekanisme tersebut perlu dilakukan mengingat bahwa seluruh kegiatan BKPRD secara umum dilaksanakan oleh Sekretariat BKPRD dan kedudukan Sekretariat BKPRD ada di perangkat daerah. Adapun nomenklatur program yang dapat digunakan untuk memayungi rencana kegiatan BKPRD adalah program Koordinasi Penyelenggaraan Penataan Ruang Daerah.

Penyusunan rencana kegiatan tahunan BKPRD perlu disusun secara bersama-sama oleh seluruh unsure BKPRD, dengan demikian diharapkan bahwa program dan kegiatan dari masing-masing unsur BKPRD tersebut dapat disinkronkan dan diorientasikan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan BKPRD. Adapun rincian rencana kegiatan tahunan BKPRD yang perlu diajukan anggarannya sekurang-kurangnya meliputi: 1. Pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD.

2. Pelaksanaan Rapat Khusus BKPRD.

3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Daerah BKPRD. 4. Partisipasi Rapat Koordinasi Nasional BKPRD. 5. Pelaksanaan Rapat-rapat Pokja BKPRD.

6. Pembinaan dan Pengawasan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus Provinsi). 7. Konsultasi ke BKPRN.

8. Menggunakan tenaga ahli sesuai dengan kebutuhan. 9. Penyusunan laporan.

10. Pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan.

BAB V

PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota disebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Secara umum, penyusunan SOP dilakukan dengan berlandaskan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Efisiensi dan efektifitas

SOP yang disusun dapat dilakukan secara singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumberdaya yang paling sedikit.

b. Berorientasi pada pengguna

SOP yang disusun dapat memenuhi kebutuhan seluruh anggota BKPRD. c. Kejelasan dan kemudahan

SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. d. Keselarasan

SOP BKPRD yang disusun harus selaras dengan SOP lain yang terkait. e. Keterukuran

SOP yang disusun memuat hasil, waktu dan proses pencapaian target pekerjaan serta dapat diukur secara kualitatif maupun kuantitatif.

f. Dinamis

SOP yang disusun dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. g. Kepatuhan hukum

SOP yang disusun dapat menjamin prosedur yang distandarkan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

h. Kepastian hukum

SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi pelaksana dan baku mutu.

Berdasarkan sifatnya, SOP dibedakan menjadi SOP Administratif dan SOP Teknis. SOP Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Sedangkan SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Adapun kegiatan yang memerlukan SOP adalah kegiatan yang memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; 2. Menghasilkan output tertentu; dan

3. Kegiatannya sekurang-kurangnya melibatkan 2 (dua) orang/pihak.

Terkait dengan kriteria dimaksud maka beberapa tugas kesekretariatan yang kiranya perlu disusun SOP-nya adalah fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD khususnya terkait dengan penyelenggaraan forum-forum pertemuan; koordinasi pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD; tata persuratan; pengolahan data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD; dan penyiapan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang.

Tahapan penyusunan SOP secara lengkap telah diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011. Adapun contoh penulisan SOP untuk matrik alur kegiatan rapat rutin dalam rangka penyusunan jadwal dan agenda kerja BKPRD dan evaluasi Raperda tentang RTRW Provinsi/Kabupaten/Kota adalah sebagaimana diuraikan pada Lampiran II dan Lampiran III.

BAB VI

PENUTUP

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini sedapat mungkin telah mempertimbangkan alur kerja atau mekanisme yang telah berlangsung selama ini. Namun demikian, dengan pertimbangan untuk memperbaiki ketatalaksanaan BKPRD diperlukan beberapa perubahan tata kerja baik yang berupa penyesuaian dari tata kerja sebelumnya ataupun penerapan mekanisme yang benar-benar baru.

Agar pedoman ini dapat diimplementasikan secara konsisten, maka diperlukan pemahaman yang memadai pada semua organ BKPRD. Untuk membangun pemahaman tersebut, perlu dilakukan sosialisasi secara terus menerus agar setiap unit kerja terkait menjadi terbiasa (familiar) dengan mekanisme yang ada. di samping itu, dukungan sistem informasi dan komunikasi dalam bentuk e-BKPRD, yang menjadi bagian dari sistem informasi BKPRD, akan lebih memudahkan penerapan pedoman ini.

Komitmen dan semangat untuk terus menata dan meningkatkan kualitas koordinasi tentunya menjadi prasyarat kunci efektivitas implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD yang telah disusun dan disepakati bersama ini.

33 Contoh Matrik Alur Kegiatan : Rapat Rutin Dalam Rangka Penyusunan Jadwal Dan Agenda Kerja BKPRD

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Ket

Kepala Daerah Ketua BKPRD Sekretaris BKPRD Kelompok Kerja (Pokja) Anggota

BKPRD Kelengkapan Waktu Output

1 Menyiapkan draft jadwal dan agenda kerja sebagai bahan rapat

- Komputer/ Laptop - Printer - Kertas - Data-data Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Konsep bahan rapat 2 Menyusun draft undangan rapat - Komputer/ Laptop - Printer - Kertas Paling lambat 6 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Konsep undangan 3 Penandatanganan undangan dan lampiran oleh Sekretaris Konsep undangan Undangan yang sudah ditandatanga-ni 4 Penyiapan tanggapan terhadap isu terkait draft jadwal dan agenda kerja oleh Pokja - Isu masing-masing kelompok kerja - Dokumen pendukung Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Bahan rapat yang sudah memperoleh tanggapan dari Pokja 5 Penggandaan bahan rapat oleh Sekretariat

- Bahan rapat - Mesin fotocopy - Kertas Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Bahan rapat Mulai 1

LAMPIRAN II SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR :

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Ket

Kepala Daerah Ketua BKPRD Sekretaris BKPRD Kelompok Kerja (Pokja) Anggota

BKPRD Kelengkapan Waktu Output

6 Penyampaian undangan dan bahan rapat

- Undangan - Bahan rapat Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Undangan dan bahan rapat diterima peserta rapat

7 Pelaksanaan rapat Rutin Bahan rapat :

Konsep Jadwal dan Agenda Kerja BKPRD

1 hari kerja Rumusan hasil rapat : Jadwal dan Agenda Kerja yang telah disepakati peserta rapat

8 Perumusan Hasil Rapat - Komputer/

laptop - Kertas 9 Penyampaian hasil rapat

ke Kepala Daerah sebagai Penanggung Jawab Konsep surat hasil rapat Paling lambat 3 hari kerja setelah pelaksanaan rapat Konsep surat hasil rapat 10 Ketua BKPRD mengeluarkan Surat penyampaian hasil Rapat Konsep surat hasil rapat rutin Paling lambat 3 hari kerja setelah diterimanya surat dari Ketua BKPRD Surat hasil rapat yang telah di tandatangani 1 2

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Ket

Kepala Daerah Ketua BKPRD Sekretaris BKPRD Kelompok Kerja (Pokja) Anggota

BKPRD Kelengkapan Waktu Output

11 Sekretariat

menyampaikan surat hasil rapat rutin

- Surat hasil rapat rutin - Mesin Foto copy Paling lambat 3 hari kerja setelah diterbitkannya surat hasil rapat rutin Surat hasil rapat rutin

12 Pelaksanaan hasil Rapat Rutin sesuai tupoksi anggota BKPRD

Surat hasil rapat

Selesai

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku

Ket Gubenur Ketua BKPRD Sekretaris BKPRD Kepala Sekretariat Pokja I Pokja II Anggota

BKPRD Kelengkapan Waktu Output 1. Menerima, menelaah

Ranperda RUTR dan/atau RRTR kabupaten/kota dan memberi arahan kepada Ketua BKPRD. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan 30 menit - Disposisi 2. Menerima, menelaah Ranperda tentang RUTR dan/atau RRTR kabupaten/ kota dan menyampaikan kepada Sekretaris BKPRD. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Lembar disposisi 20 menit - Disposisi 3. Menerima, menelaah

Ranperda tentang RUTR dan/ atau RRTR kabupaten/ kota serta memberi arahan kepada

Kepala Sekretariat untuk

melakukan verifikasi Ranperda beserta kelengkapannya dan

membuat konsep surat

undangan forum evaluasi.

- Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Lembar disposisi 1 hari - Disposisi mulai 1

Contoh Matriks Alur Kegiatan: Evaluasi Raperda RTRW Kabupaten/Kota

LAMPIRAN III SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR :

4. Menerima, menelaah, melakukan verfikasi indikator-indikator pelaksanaan evaluasi ranperda RUTR dan/atau RRTR kabupaten/ kota bersama Kepala Sekretariat dan membuat laporan kelengkapan indikator-indikator tsb serta membuat konsep surat undangan forum evaluasi dan melaporkan kepada Sekretaris BKPRD. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Lembar disposisi - Konsep surat undangan 2 hari kerja - Laporan - Konsep surat undangan

5. Menerima, menelaah laporan kelengkapan indikator-indikator tsb serta memaraf konsep surat undangan forum evaluasi dan menyampaikan kepada Ketua BKPRD. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Laporan - Konsep surat undangan 20 menit - Laporan - Konsep surat undangan

6. Menerima, menelaah dan menandatangani konsep surat undangan forum evaluasi untuk kemudian di-distribusikan oleh Kepala Sekretariat. - Konsep surat undangan - Laporan 20 menit - Surat undangan 1 2

7. Kepala Sekretariat menerima, menggandakan,

mengarsipkan dan mengirimkan surat undangan forum evaluasi. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - surat undangan 1 hari - Tanda terima

8. Ketua BKPRD dan Biro Hukum bersama Pemda Kabupaten/Kota melakukan evaluasi Ranperda RUTR dan/atau RRTR kabupaten/ kota - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Laporan 1 hari - Ranperda - Notulensi - BA - Laporan - Dokumen Kelengkap an

9. Menyusun Draf Keputusan Gubernur tentang Hasil Evaluasi Ranperda tentang RUTR dan/atau RRTR kabupaten/kota bersama Kepala Sekretariat dan menyiapkan konsep nota dinas pengantar serta melaporkan kepada Ketua BKPRD. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Laporan - Notulensi - BA

3 hari - Draf Kep Gubernur 2

10. Menerima, menelaah, menandatangani konsep nota dinas pengantar, memaraf draf Keputusan Gubernur dan menyampaikan kepada Gubernur. - Draf Kep Gubernur - Konsep nota dinas pengantar - Konsep surat pengantar

1 jam - Nota dinas pengantar - Draf Keputusan Gubernur 11. Menerima dan menandatangani draf Keputusan Gubernur tentang evaluasi ranperda dan menyampaikan kepada Ketua BKPRD.

- Draf Kep Gubernur

1 jam - Keputusan Gubernur

12. Menerima dan menyampaikan Keputusan Gubernur tentang evaluasi ranperda kepada Ketua BKPRD.

- Kep Gubernur

1 hari - Nota dinas pengantar

13. Menerima Keputusan Gubernur dan menyiapkan serta menyusun konsep surat pengantar Keputusan Gubernur yang akan disampaikan kepada Ketua BKPRD. - Kep Gubernur 20 menit - Konsep surat pengantar 3 4

14. Menerima dan menanda-tangani konsep surat pengantar Keputusan Gubernur tentang Hasil Evaluasi dan Menyerahkan kepada Sekretaris BKPRD. - Konsep surat pengantar 30 menit - Surat pengantar

15. Menerima Surat Keputusan Gubernur dan menyampaikan Surat Keputusan Gubernur serta memberikan arahan kepada Kepala Sekretariat BKPRD. - Surat pengantar 1 hari - Tanda terima 16. Menerima, menggandakan, mengarsipkan dan mengirimkan Surat Keputusan Gubernur kepada Bupati/ Walikota. - Kep Gubernur - Surat pengantar 1 hari - Tanda terima selesai 4

41 PEMERINTAH DAERAH

SKPD

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Identitas Instansi

Judul Standar Operasional Prosedur dari Identifikasi kebutuhan

Logo Pemerintah

Daerah

LAMPIRAN IV III : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR :

TANGGAL :

FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

1. Halaman Judul

2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan

... Nomor Standar Operasional Prosedur SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH ... Tgl Pembuatan ... Tgl Revisi ... Tgl Pengesahan ... Disahkan Oleh ... Nama Standar Operasional Prosedur Kualifikasi Pelaksana Dasar Hukum 1. ……….. 2. ……….. Peralatan/Perlengkapan Keterkaitan 1. ... 2. ... ………...

Pencatatan dan Pendataan Peringatan

1. ... 2. ...

 Cara Pengisian:

(1) Nomor Standar Operasional Prosedur

Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar Operasional Prosedur)

(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur

(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi

(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku

(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan

(6) Nama Standar Operasional Prosedur

Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan

(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur

(8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan

(9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan

(10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

(11) Peringatan Diisi dengan:

-

Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.

-

Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan.

-

Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.

(12) Pencatatan dan pendataan

Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan

(13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan

(14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas

(15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

(16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses/kegiatan

(17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan (18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala SKPD

3. Matriks Alur Kegiatan

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Ket

Pelaks 1 Pelaks 2 Pelaks 3 Persyr/ Klkpn Waktu Output 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3  Cara Pengisian:

(1) Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan untuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan.

(2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah (fungsional umum/staf).

(3) Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan

output pada setiap aktivitas yang dilakukan.

4. Simbol – Simbol

Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi.

Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut:

SIMBOL Sebutan DEFINISI

Terminator Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/mulai dan akhir suatu bagan alir.

Proses Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pelaksanaan kegiatan.

Pengambilan Keputusan

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan.

SIMBOL Sebutan DEFINISI

Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.

Penggandaan Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penggandaan dari semua jenis dokumen.

Arsip Manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual.

File Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file.

Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman.

Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda.

Garis alir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan.

LAMPIRAN V SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR :

TANGGAL :

BERITA ACARA RAPAT KOORDINASI

TENTANG

...

HARI/TANGGAL : ... TEMPAT : ... I. PEMIMPIN RAPAT ..., ...

II. PESERTA RAPAT

NAMA INSTANSI 1. ..., ... 2. ..., ... 3. ..., ... (dst) III. SUBSTANSI ... IV. NOTULENSI 1. Pemimpin Rapat ... 2. ... ... 3. ... ... (dst) V. KESIMPULAN RAPAT 1. ... 2. ... 3. ... (dst) PEMIMPIN RAPAT tanda tangan (...)

Demikian Berita Acara Rapat ini kami buat dengan penuh rasa tanggung jawab untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

MENGETAHUI

NO NAMA INSTANSI TANDA TANGAN

1. 1. ...

2. 2. ...

3. 3. ...

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.1 Tujuan dan Sasaran ... 2

1.2.1 Tujuan ... 2

1.2.2 Sasaran ... 2

1.2 Ruang Lingkup ... 2

BAB II STRUKTUR ORGANISASI BKPRD ... 3

BAB III TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD ... 5

3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan ... 5

3.1.1. Naskah Dinas ... 5

3.1.2. Tata Cara Persuratan ... 6

3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat ... 9

3.3. Forum Pertemuan ... 11

3.3.1.Rapat Rutin BKPRD ... 11

3.3.2.Rapat Khusus BKPRD ... 13

3.3.3.Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ... 15

3.3.4.Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN ... 16

3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan ... 19

3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah 22 3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD ... 25

3.7. Dokumentasi dan Informasi ... 26

BAB IV PEMBIAYAAN BKPRD ... 29

BAB V PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ... 30

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD ... 4

Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Penanggungjawab, Ketua, dan/atau Sekretaris BKPRD ... 7

Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD ... 8

Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar ... 9

Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat ...11

Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD ...13

Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD ...14

Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ...16

Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas BKPRN ...18

Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD ...19

Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD ...21

Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD...22

Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota ...24

Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD...26