3.2.1 The Task .1 Purpose
3.2.1.2 System Definition
Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang yang digunakan PT. Stora Adhiswara sebagai alat bantu untuk menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan piutang. Sistem ini menggunakan arsitektur client server. Setiap client dan server menggunakan PC biasa berbasis windows dan client akan terhubung pada server dengan menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Functionality Mendukung pencatatan dan pengendalian kegiatan penjualan dan piutang usaha sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan dan piutang usaha yang reliable dan up to date.
Application
Domain
Karyawan pemasaran dan penjualan, karyawan gudang, karyawan akuntansi, karyawan akuntansi
Condition Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang
usaha ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang di temukan dalam aktivitas penjualan dan piutang perusahaan.
Technology Menggunakan beberapa Personal Computer (PC)
dengan penambahan beberapadevice umum lainnya seperti printer, fax, dll. PC akan terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN)
Objects Karyawan , pelanggan, barang, sales order, delivery
order, surat retur barang, dan bukti kas masuk
Responsibility Alat administrasi yang efisien dan dapat di andalkan dalam pencatatan dan penyediaan informasi – informasi hasil dari transaksi harian penjualan dan piutang usaha.
3.2.1.1 Context
Problem Domain
a. Prosedur Penjualan
Prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem penjualan dan piutang di PT. Stora Adhiswara adalah sebagai berikut:
PT. Stora Adhiswara melakukan transaksi penjualan secara tunai dan kredit. Setiap pelanggan yang baru pertama kalinya melakukan pembelian harus mengisi form pelanggan dan menyerahkannya ke bagian admin sales. Penjualan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan oleh salesmen atau bagian admin sales. Pelanggan dapat mengirimkan Purchase ordernya ke bagian admin sales berupa surat atau fax. Pesanan juga dapat dilakukan via telpon. Pesanan yang diterima oleh salesman harus dilaporkan ke bagian admin sales. Perusahaan akan memberikan diskon untuk setiap pembelian tergantung pada jenis penjualan dan siapa pelanggannya. Penjualan tunai diberikan diskon sebesar 20%, penjualan kredit dan bukan Pondok Pujian sebesar 25% dan penjualan secara kredit dan Pondok Pujian sebesar 35%.
Untuk penjualan tunai, pelanggan dapat langsung datang ke perusahaan dan akan dilayani oleh karyawan bagian admin sales. Bagian admin sales akan mengentri pesanan pelanggan ke sistem. Berdasarkan pesanan tersebut dilakukan pencetakkan Sales order bernomor urut tercetak dalam dua rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna merah diberikan ke bagian gudang dan warna putih disimpan admin sales sebagai arsip.
Bagian gudang akan menyiapkan barang berdasarkan sales order berwarna merah dan membuat delivery order sebanyak tiga rangkap. Kemudian menyerahkannya ke bagian admin sales bersama dengan barang pesanan. Bagian admin sales akan mengecek barang yang akan dikirim apakah sudah cocok dengan sales order. Jika telah cocok bagian admin sales akan membuat dan faktur penjualan rangkap lima. Pelanggan melakukan pembayaran di bagian keuangan (kasir) dengan membawa faktur yang diberikan oleh admin sales. Kasir akan memberikan cap tanda lunas pada faktur penjualan dan menuliskan barang belum dikirim. Faktur penjualan warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan, sisanya akan dibawa bersamaan dengan barang dan delivery order oleh bagian pengiriman pada waktu mengirim barang. Setelah faktur dan delivery order diotorisasi oleh pelanggan sebagai tanda barang telah dicek dan diterima. Bagian pengiriman akan memberikan delivery order warna putih ke pelanggan dan sisa
delivery order dan faktur penjualan dikembalikan ke admin sales untuk
didistribusikan. Delivery order warna merah disimpan oleh gudang sebagai arsip dan warna biru akan disimpan admin sales. Faktur penjualan warna merah disimpan bagian keuangan sebagai arsip, warna biru sebagai arsip admin sales dan warna kuning diberikan ke bagian akuntansi untuk mencatat adanya penjualan. Bagian keuangan juga membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua rangkap yang berwarna putih diberikan ke bagian akuntansi dan warna merah disimpan sebagai arsip bagian keuangan.
Untuk penjualan secara kredit. dapat dilakukan oleh pelanggan selama jumlah piutangnya belum melampaui limit kredit yang diberikan perusahaan. Jika pelanggan merupakan pelanggan yang baru pertama kali melakukan
pembelian secara kredit, maka pelanggan harus mengajukan permohonan kredit. Bagian admin sales akan memeriksa form tersebut yang sudah diisi untuk mendapat persetujuan dari manager pemasaran dan penjualan. Data tersebut akan diteliti oleh manejer pemasaran dan penjualan. Kemudian akan melakukan interview langsung dengan calon pelanggan atau memelalui informasi yang didapat dari sumber lainnya untuk mengetahui informasi tentang bonifitas calon pelanggan. Setelah mendapat persetujuan, pelanggan baru dapat melakukan pemesanan.
Pelanggan dapat memesan melalui salesmen ataupun telpon dan fax ke bagian administasi pemasaran dan penjualan. Pesanan tersebut akan dientry ke dalam sistem oleh bagian admin sales. Kemudian sistem secara otomatis mengecek jumlah limit kredit dan saldo kreditnya. Jika jumlah nomimal pembelian belum melewati batas kredit dan saldo kreditnya masih ada, maka pesanan tersebut dapat diterima. Pesanan tersebut akan dicatat kedalam sales
order dan akan didistribusikan sebagai berikut : warna merah ke bagian gudang,
warna putih akan disimpan bagian admin sales sebagai arsip.
Berdasarkan sales order yang diterimanya bagian gudang akan menyiapkan barang dan membuat Delivery order sebanyak tiga rangkap. Warna putih diberikan ke pelanggan pada waktu pengiriman, warna biru diberikan ke bagian administrasi dan warna merah disimpan untuk arsip gudang. Delivery
order beserta barang kemudian diteruskan ke bagian admin sales. Bagian admin
sales akan mengecek barang tersebut, jika udah cocok dengan sales order maka akan membuat faktur bernomor urut tercetak dalam lima rangkap.
Bagian pengiriman mengirimkan barang dengan membawa faktur penjualan dan delivery order. Setelah pelanggan menerima dan memeriksa barang yang dikirimkan, pelanggan kemudian menandatangani delivery order dan faktur penjualan. Karyawan pengiriman akan memberikan delivery order warna putih dan faktur penjualan warna hijau ke pelanggan , sedangkan yang lainnya dikembalikan ke bagian admin sales. Kemudian delivery order berwarna merah diberikan ke bagian gudang dan warna biru akan disimpan bagian admin sales sebagai arsip. Sedangkan faktur penjualan berwarna putih diberikan oleh bagian keuangan kepada pelanggan sebagai dasar penagihan, warna merah diberikan ke bagian keuangan sebagai arsip, warna kuning untuk akuntansi untuk mencatat terjadinya penjualan, warna biru untuk arsip admin sales dan warna hijau akan diberikan ke pelanggan sewaktu pengiriman barang.
b. Prosedur Retur
Barang yang telah dibeli dapat diretur oleh pelanggan dengan batas waktu pengembalian barang tiga puluh hari setelah barang diterima atau sebelum jatuh tempo. Pelanggan dapat mengirimkan barang yang hendak diretur beserta memo retur ke bagian admin sales. Jika barang tersebut layak untuk diretur, maka bagian admin sales akan membuat surat retur barang bernomor urut tercetak sebanyak empat rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna putih diberikan ke pelanggan, warna kuning diberikan ke bagian gudang, warna merah diberikan ke bagian keuangan, dan warna biru sebagai arsip bagian admin sales. Bagian adminstrasi penjualan akan memberikan surat retur barang warna kuning beserta barang yang diretur ke gudang untuk disimpan di gudang. Berdasarkan surat retur barang warna merah bagian keuangan akan membuat
note kredit sebanyak tiga rangkap. Warna putih untuk dibawah collector pada waktu penagihan untuk mengurangi jumlah penagihan, warna merah sebagai arsip bagian keuangan dan warna kuning bagian akuntansi akan melakukan pencatatan retur dan mengurangi piutang pelanggan.
c. Prosedur Penagihan
Pada saat jatuh tempo, bagian keuangan akan membuat daftar penagihan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Collector melakukan penagihan ke pelanggan dengan membawa faktur penjualan warna putih, note kredit warna putih serta daftar tagih. Setelah pembayaran dilakukan, faktur yang di bawa oleh
collector akan diserahkan ke pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. Khusus
untuk pelanggan yang langsung trasfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya (melalui fax) ke perusahaan dan untuk pelanggan yang membayar dengan menggunakan cek / giro. Cek / giro tersebut harus dapat dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo atau paling lambat satu hari setelah tanggal jatuh tempo. Collector kemudian mencatat no.cek / no.giro dan jumlah uang yang diterimanya pada daftar penagihan kemudian menyerahkan daftar tersebut dan uang tunai /cek /giro pada bagian keuangan. Bagian keuangan akan melakukan penyetoran ke bank pada hari itu juga atau selambat - lambatnya pagi hari berikutnya dengan menggunakan bukti setor (deposit slip).
Setelah melakukan penyetoran ke bank. setelah deposit slip, bagian keuangan akan membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua rangkap yang berwarna putih diberikan ke bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan pelunasan piutang dan warna merah disimpan sebagai arsip bagian keuangan.
Pada setiap akhir bulan setiap bagian membuat laporan sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem informasi penjualan dan piutang usaha yang diusulkan.
SRB Sales customer Telephone Fax SO Barang DO DO telah diotorisasi SRB $$$ Collector FP $ Bank $ $ Pembayaran $ $ Pembayaran BKM $ VISIO CORPORATI ON Laporan
Keuangan Manager opresional
DO : Delivery Order SO :Sales Order
BPB : Bukti Pengeluaran Barang FP : Faktur Penjualan
SRB : Surat Retur Barang NK :Note Kredit BKM : Bukti Kas Masuk
Pengiriman DO Gudang Barang Barang SRB Accounting Adm sales Keuangan BKM Memo Retur Barang DO telah diotorisasi
Gambar 3.3 Prosedur penjualan dan piutang usaha yang diusulkan
Pelanggan baruForm Pelangga n SO FP SRB daftar tagih Pay to $ Deposit Slip NK NK NK FP warna putih diberikan jika telah lunas FP FP FP FP DO telah diotorisasi DO FP Manager pemasaran dan penjualan Laporan penjualan harian
Application Domain
Adalah sistem yang ditujukan agar dapat mendukung tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh bagian admin sales, gudang, keuangan dan akuntansi. Berikut adalah tugas - tugas utama dalam applikasi domain sistem: penerimaan pesanan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, pencatatan bukti kas masuk, pencatatan surat retur barang, pencetakkan laporan penjualan, pencetakan laporan retur, pencetakan laporan piutang, pencetakan daftar penagihan dan pecetakan laporan piutang lewat jatuh tempo.
3.2.2 Problem Domain