8. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja a. Perhitungan uang pesangon adalah sebagai berikut:
3.3 The Task .1 Purpose
3.3.2 System Definition
System Definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima adalah sebagai berikut:
1. Functionality
Sistem ini berguna untuk mempermudah aktivitas penggajian dan pengupahan seperti absensi, cuti, perhitungan gaji serta upah dan uang lembur, insentif penjualan, insentif kehadiran, potongan gaji karyawan dan buruh seperti pajak penghasilan, astek. Sistem ini juga memproses aktivitas
lain yang berkaitan dengan perhitungan tersebut, seperti mutasi, dan penilaian kinerja karyawan yang berpengaruh pada kenaikan gaji karyawan. 2. Application Domain
Pengguna dari sistem ini adalah HRD & GA Staff, HRD & GA Manager , Accounting Staff, Karyawan, Atasan, Accounting Staff, Accounting & Finance Manager.
3. Condition
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ini dibuat berdasarkan saran untuk mengatasi masalah yang ditemukan dalam aktivitas penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima. Sistem ini menghubungkan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan pengupahan. Dalam sistem ini setiap orang memiliki otorisasi dan batasan masing-masing secara proporsional sesuai dengan jabatannya. 4. Technology
Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personal computer (PC) dengan penambahan alat seperti printer. PC terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN).
5. Object
Objek dari sistem ini antara lain: Karyawan, Keluarga, Riwayat Pendidikan, Pengalaman Kerja, Insentif Kehadiran, Insentif Penjualan, Persentase Insentif Penjualan, Astek, PPh 21, Cuti, Tunjangan, Tunjangan Medis, Nilai, Mutasi, Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, Laporan, Slip Gaji.
6. Responsibility
Sistem ini merupakan alat untuk memudahkan pencatatan pekerjaan yang dilakukan oleh HRD untuk menghitung absensi dan segala komponen yang berhubungan dengan penggajian serta menyediakan informasi berupa laporan mengenai penggajian.
3.3.3 Context
Problem Domain
Rancangan sistem penggajian yang diusulkan ini dimulai pada saat karyawan baru diterima bekerja di perusahaan, maka HRD & GA Staff akan memasukkan seluruh data finansial dan non finansial berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat antara perusahaan dan karyawan ketika karyawan akan dipekerjakan. Data tersebut akan disimpan oleh sistem dan menghasilkan Surat Pengangkatan Karyawan Baru yang harus ditandatangani oleh perusahaan dan karyawan kemudian diberikan ke karyawan.
Setiap hari saat masuk dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan memasukkan NIK dan diawasi oleh HRD & GA Staff. Waktu kehadiran akan langsung tercatat dalam sistem. Setiap istirahat karyawan harus melakukan clock in dan clock out untuk mengontrol waktu makan siang. Setiap hari HRD & GA Staff akan meminta laporan absensi dari setiap Kepala Bagian yang turut mempertegas kehadiran aktual seorang karyawan. Dengan periode penggajian yaitu dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan, maka setiap tanggal 20 , sistem akan membuat rekap absensi setiap karyawan dengan menghitung jumlah kehadiran karyawan. Dari rekap absensi yang dibuat oleh
sistem, maka sistem dapat menghitung uang makan, transport, serta upah serta lembur bagi buruh, serta insentif kehadiran.
Karyawan yang telah memiliki hak cuti dapat menggunakan hak tersebut. Karyawan yang akan menggunakan hak cutinya harus mengisi data-data cuti yang dibutuhkan peusahaan. Data-data tersebut akan diotorisasi oleh atasan serta HRD & GA Manager.
Saat produksi meningkat, maka perusahaan berhak meminta buruh untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur, bagian HRD dan produksi akan bekerjasama untuk menentukan berapa orang dan siapa saja yang diperlukan untuk lembur dan menugaskan Kepala Produksi untuk mengawasi kerja lembur. Maka dibuat Surat Penugasan Lembur secara manual yang telah disetujui oleh HRD & GA Manager dan Plant Manager.
Untuk tunjangan medis karyawan, karyawan akan memberikan dokumen yang diperlukan dalam mengklaim tunjangan medis. Kemudian HRD & GA Staff akan memasukkan data tersebut ke dalam sistem dan memeriksa apakah tunjangan medis karyawan masih memiliki saldo, jika masih memiliki saldo dan jumlah yang diklaim tidak melebihi saldo maka data tunjangan tersebut disimpan dan jumlah yang diklaim akan dimasukkan dalam perhitungan gaji oleh sistem.
Setahun sekali perusahaan akan memberikan THR (Tunjangan Hari Raya) bagi karyawan sebesar satu kali gaji. Kebijakan pembagian THR akan dilakukan oleh President Director dan Accounting and Finance Manager yang akan membuat Surat Pemberitahuan secara manual untuk diteruskan kepada HRD & GA Staff untuk mengubah data tunjangan karyawan pada bulan tersebut dan dimasukkan ke dalam perhitungan gaji.
Setiap bulannya perusahaan akan memberikan insentif kehadiran bagi karyawan yang tidak datang terlambat sebesar Rp. 50.000,00. Insentif tersebut akan secara otomatis terhitung dari rekap absensi dan masuk ke dalam daftar gaji. Sedangkan untuk insentif penjualan, bagian akuntansi akan menggunakan sistem untuk menghitung insentifnya dengan meng-input jumlah penjualan yang sudah lunas berdasarkan laporan penjualan yang sudah lunas dari bagian piutang.
Perusahaan akan mengadakan penilaian kinerja setiap karyawan yang dilakukan setiap 6 bulan dan hasil penilaian ini akan dijadikan dasar untuk menentukan kenaikan gaji untuk setiap karyawan. Proses penilaian dilakukan oleh setiap Kepala Bagian yang hasilnya akan dikumpulkan dan dirangkum oleh sistem. Hasil penilaian akan menjadi salah satu kriteria dalam kenaikan gaji yang tentukan oleh Accounting and Finance Manager dan HRD & GA Manager. Setelah kenaikan gaji telah ditetapkan dan sudah mendapat otorisasi dari President Director, maka HRD & GA Staff bertanggung jawab dalam mengisi data kenaikan gaji karyawan, dan meminta otorisasi dari HRD & GA Manager, kemudian sistem akan memperbarui gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan mencetak Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji yang akan diserahkan ke karyawan.
Jika dibutuhkan oleh perusahaan, maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian lain. Perpindahan tersebut dapat berupa promosi maupun demosi. Baik promosi maupun demosi akan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Setelah mutasi diotorisasi oleh President Director, Finance Manager, HRD & GA Staff akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan meminta otorisasi dari HRD & GA Manager kemudian
sistem akan memperbarui data karyawan yang terkait dengan proses mutasi ini. HRD & GA Staff juga akan mencetak Surat Mutasi Karyawan yang telah dibuat oleh sistem untuk diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan.
Untuk penggajian, sistem akan menghitung gaji pokok karyawan, upah buruh ditambah berbagai tunjangan berupa upah lembur, uang makan, bantuan transportasi, tunjangan hari raya, tunjangan medis, insentif kehadiran, maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima oleh karyawan dan dikurangi dengan pajak penghasilan pasal 21 dan Astek yang harus dibayar oleh karyawan. Setiap tanggal 25, HRD & GA Manager akan mencetak Daftar Gaji yang telah dihasilkan oleh sistem secara otomatis. Hasil cetakan tersebut akan dianggap sah setelah ditandatangani oleh HRD & GA Manager , Accounting and Finance Manager, dan President Director. Setelah itu Accounting and Finance Manager akan mentransfer gaji ke rekening karyawan paling lambat tanggal 30 atau 31 setiap bulan. Kemudian saat daftar gaji dicetak, sistem juga akan membuat slip gaji yang akan diserahkan kepada karyawan pada tanggal 1. Setiap akhir bulan sistem akan membuat Laporan Perincian PPh 21 dan Laporan Perincian Astek. Application Domain
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan harus dapat mendukung tugas-tugas bagian HRD terutama dalam membuat data-data karyawan baru, membuat data-data mutasi, menangani absensi, mengetahui sisa jatah Tunjangan Kesehatan yang kemudian menyimpan data Tunjangan Kesehatan yang ter-update, mencatat data-data kerja lembur dan juga mencetak laporan-laporan terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan.
Dengan adanya sistem ini tugas, wewenang serta tanggung jawab serta otorisasi dapat diatur dengan baik.
3.3.4 Classes and Behaviour