56
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Kebayoran Warna Prima didirikan pada bulan Juni 1988 dengan akte pendirian oleh Notaris Fransiskus Jacobus Mawati. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Frans, Bp. Lukman Susanto, Bp. Soewito, Bp. Yohan Rumawas. Saat perusahaan pertama kali berdiri kantor terletak di Jl. Garuda sedangkan pabrik terletak di Serang. Pada tahun 1990, pabrik dan kantor dipindahkan ke daerah Pulogadung. Dan terakhir pada tahun 2004 pabrik dan kantor dipindahkan ke Kawasan Industri Lippo Cikarang. Di setiap perpindahan kantor dan pabrik terdapat perluasan baik dari segi karyawan maupun gedung. Sampai sekarang ini jumlah karyawan sekitar 100 orang dan luas tanah di Cikarang telah mencapai 7000m€ dan dengan luas bangunan 4000m€.
PT. Kebayoran Warna Prima bergerak di bidang pembuatan cat dan pernis dengan merk Beta Chemie untuk berbagai kegunaan industri seperti kayu dan rotan, perlindungan dan kelautan, dan lain-lain. PT. Kebayoran Warna Prima memiliki visi untuk menjadi perusahaan cat berkualitas internasional. Misi dari PT. Kebayoran Warna Prima adalah untuk melayani pasar dengan komitmen untuk kepuasan pelanggan yang dicapai melalui standar internasional dan sumber daya manusia yang berkualitas dalam lingkungan kerja yang profesional, pengembangan produk baru yang inovatif dan teknologi yang maju yang senantiasa didukung oleh suplier di seluruh belahan dunia dan laporan ilmiah internasional mengenai teknologi cat. Demi memenuhi keinginan pelanggan, PT. Kebayoran Warna Prima, perusahaan ini juga melayani pembuatan cat
sesuai dengan spesifikasi pelanggan baik dari segi kehalusan, kekerasan, ketahanan terhadap cuaca dan ketahanan warna terhadap bahan-bahan kimia. Dalam mencapat visi dan misi tersebut, PT. Kebayoran Warna Prima didukung oleh fasilitas-fasilitas seperti: laboratorium penelitian dan pengembangan serta pengendalian kualitas dengan peralatan dan teknologi terbaru, fasilitas produksi yang fleksibel dan efektif, staf produksi dan manajemen laboratorium yang berpengalaman, dan fasilitas gudang dan staf pengiriman yang cukup dan efisien. Pada akhirnya diharapkan PT. Kebayoran Warna Prima memenuhi spesifikasi standar internasional untuk cat yaitu kualitas, ketahanan, tidak beracun, tidak beraroma, rendah dalam penggunaan bahan pengawet, dan ramah lingkungan.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang 3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi PT. Kebayoran Warna Prima akan dijelaskan pada gambar 3.1 berikut ini.
3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang
Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT. Kebayoran Warna Prima.
1. President Director
President Director memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab President Director adalah sebagai berikut:
a. Membawahi semua pekerja yang ada dan mempunyai wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan.
b. Mengevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran-saran terhadap kebijakan perusahaan.
c. Merumuskan visi dan misi perusahaan.
d. Membuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada.
e. Menerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap manajer. f. Mengawasi operasi perusahaan melalui laporan-laporan yang diterima
maupun pengawasan secara langsung. 2. Plant Manager
a. Menentukan kombinasi bahan baku yang akan digunakan dalam membuat formula yang diinginkan perusahaan
b. Mencari data-data bahan baku dengan harga yang murah dan menghasilkan kualitas yang baik.
c. Bertanggung jawab atas kualitas formula yang telah dibuat serta menanggapi keluhan pelanggan.
3. Plan Product and Inventory Control (PPIC) Staff
a. Memberikan informasi mengenai posisi persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi kepada Plant Manager agar dapat mengambil keputusan atas posisi persediaan tersebut.
b. Bertanggung jawab atas tersedianya kebutuhan bahan baku, bahan pengemas yang dibutuhkan untuk kelancaran proses produksi.
c. Bertanggung jawab kepada Plant Manager. 4. Kepala Produksi
a. Mengatur kegiatan proses produksi dengan baik dan benar dengan memeperhatikan proses pengolahan mesin yang digunakan untuk produksi.
b. Melakukan pengawasan atas persediaan barang setengah jadi, bahan baku, bahan pengemas dengan baik dan benar, sehingga tetap tersedia saat dibutuhkan.
c. Bertanggung jawab kepada Plant Manager atas kelancaran dan ketepatan waktu penyelesaian produksi.
5. Admin Production
a. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan pengisian formula, Voucher Permintaan Bahan dan lain-lain.
b. Bertanggung jawab atas kerahasiaan dan penyimpanan Formula, Surat Permintaan Barang serta pengarsipannya dilakukan sesuai dengan nomor urut.
6. Kepala Bagian Gudang Bahan Baku
a. Melaksanakan penyimpanan barang dalam gudang dengan baik dan tersusun rapi sehingga memudahkan pada waktu dibutuhkan.
b. Bertanggung jawab atas kebenaran jumlah keluar masuknya barang secara fisik.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Produksi. 7. Kepala Bagian Laboratorium
a. Mengatur kegiatan Laboratorium Quality Control dan Research and Development dengan baik dan benar.
b. Bertanggung jawab atas kualitas dari produk yang dihasilkan dengan kombinasi yang benar sehingga biaya dapat ditekan.
c. Bertanggung jawab kepada Plant Manager. 8. Laboratory Engineer Quality Control
a. Mengontrol dan memeriksa produk-produk yang dihasilkan, sehingga mutu produk tetap stabil.
b. Bertanggung jawab atas kualitas produk-produk yang dihasilkan oleh bagian produksi.
c. Bertanggung jawab atas kebenaran kombinasi bahan baku untuk menentukan kualitas yang baik.
d. Bertanggung jawab kepada Plant Manager. 9. Laboratory Engineer Research and Development
a. Melakukan eksperimen substitusi bahan baku untuk memperbaiki mutu dengan biaya yang lebih kecil.
10. Kepala Bagian Pembelian
a. Mengikuti perkembangan harga dan memberikan usulan dan alternatif pembelian bahan baku atau bahan produksi lainnya kepada Plant Manager.
b. Bekerjasama dengan bagian produksi (Quality Control) untuk menentukan kualitas bahan baku dan bahan produksi lainnya yang akan dibeli.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas kepada Plant Manager. 11. Asisten Pembelian
a. Memeriksa kebenaran jumlah fisik bahan baku, bahan pembantu sebelum diajukan permintaan pembelian atas barang tersebut.
b. Bertanggung jawab atas kebenaran fisik maupun kualitas barang yang diterima dari suplier dengan benar.
c. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Pembelian. 12. Technical Sales Manager
a. Bertanggung jawab terhadap koordinasi segala kegiatan atau aktivitas penjualan.
b. Membuat perencanaan dan strategi penjualan yang berfokus pada kepuasan pelanggan.
c. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. d. Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan hasil penjualan. e. Melaporkan kepada President Director mengenai pelaksanaan tugas dan
13. Industrial Division Manager
a. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan dari pabrik ke pabrik. b. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. c. Bertanggung jawab kepada Technical Sales Manager atas pelaksanaan
tugasnya.
14. Protectivve and Marine Division Manager
a. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan berupa tender untuk produk perlindungan khusus.
b. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. c. Bertanggung jawab kepada Technical Sales Manager atas pelaksanaan
tugasnya.
15. Retail Division Manager
a. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan melalui agen atau distributor.
b. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. c. Bertanggung jawab kepada Technical Sales Manager atas pelaksanaan
tugasnya.
16. Civil Project Division Manager
a. Bertanggung jawab atas penangananan penjualan ke rumah.
b. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. c. Bertanggung jawab kepada Technical Sales Manager atas pelaksanaan
17. Human Resource Development and General Affairs (HRD & GA) Manager
a. Bertanggung jawab atas kegiatan yang berhubungan dengan personalia dan umum.
b. Mengkoordinir kelengkapan, kesiapan dan pemeliharaan peralatan kantor, pabrik, dan bangunan.
c. Melakukan penerimaan dan pemberhentian karyawan, serta melaksanakan penggajian
d. Bertanggung jawab kepada President Director atas pelaksanaan tugasnya.
18. Human Resource Development and General Affairs (HRD & GA) Staff a. Menyediakan kartu absensi bagi para karyawan
b. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh General Affairs Manager. c. Bertangung jawab kepada General Affairs Manager.
19. Accounting and Finance Manager
a. Bertanggung jawab dalam mengelola keuangan perusahaan. b. Merencanakan anggaran perusahaan setiap tahun.
c. Melakukan pembayaran gaji, hutang, dan biaya operasi sehari-hari. d. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. e. Mengatur keuangan perusahaan secara keseluruhan.
f. Memberikan keputusan mengenai pemberian kredit kepada pelanggan. g. Bertanggung jawab kepada President Director atas pelaksanaan
20. Accounting Staff
a. Mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan termasuk mengecek kebenaran dan kewajarannya.
b. Melakukan fungsi auditing pada bagian keuangan.
c. Bertanggung jawab atas kebenaran, kewajaran serta ketepatan dalam penyajian laporan keuangan perusahaan untuk manajemen tingkat atas. 21. Account Payable Staff
a. Mengarsipkan dokumen-dokumen pembelian dengan baik dan benar. b. Bertanggung jawab atas kebenaran perhitungan dan kelengkapan bukti
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Accounting and Finance Manager.
22. Tax Staff
a. Bertanggung jawab atas kebenaran perhitungan dan kelengkapan faktur / bukti pendukung.
b. Melakukan verifikasi pajak masukan dan pajak keluaran. 23. Cashier
a. Melakukan penerimaan dan pengeluaran fisik uang tunai, cek, giro ataupun faktur dari pelanggan.
b. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas semua tugas yang diberikan.
24. Credit Control Staff
a. Melakukan pemeriksaan atas faktur-faktur pelanggan yang telah jatuh tempo dengan baik dan benar sehingga dapat diatur rencana penagihan ke pelanggan.
b. Bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan serta ketepatan penagihan piutang yang telah jatuh tempo.
c. Bertanggung jawab atas tugas-tugas yang diberikan kepada Accounting and Finance Manager.
25. COGS / Inventory Staff
a. Melakukan perhitungan harga pokok.
b. Bertanggung jawab atas kelengkapan pengarsipan laporan-laporan produksi.
c. Bertanggung jawab kepada Accounting and Finance Manager atas pelaksanaan tugasnya.
26. Kepala Bagian Gudang Barang Jadi
a. Mengatur penerimaan dan pengeluaran fisik barang yang ada di gudang barang jadi.
b. Bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan kartu persediaan dengan fisiknya.
c. Bertanggung jawab kepada Accounting and Finance Manager atas pelaksanaan tugas.
27. Bill Collector
b. Bertanggung jawab kepada Accounting and Finance Manager atas pelaksanaan tugasnya.
28. Kepala Bagian Sales Administration Department
a. Bertanggung jawab atas pengarsipan bukti pesanan, surat jalan, faktur, dan lain-lain.
b. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan.
29. Shipping Staff
a. Melakukan pengiriman barang dari gudang ke pelanggan dan ke kantor cabang.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sales Administration
30. Sales Document Staff
a. Mengarsipkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan. b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian
Sales Administration.
3.2 Gambaran Sistem yang sedang Berjalan
3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. Kebayoran Warna Prima 1. Status Karyawan
a. Karyawan percobaan adalah calon karyawan yang telah memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan perusahaan, dan harus melewati masa percobaan kerja paling lama 6 (enam) bulan terhitung sejak diterima kerja. Karyawan masa percobaan ini hanya mendapatkan gaji
pokok saja dan tidak mendapatkan insentif kehadiran maupun uang transport.
b. Karyawan tetap adalah karyawan yang terikat pada hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu yang tidak terbatas setelah dinilai baik selama masa kontrak 1 (satu) tahun.
2. Waktu kerja karyawan
Jam kerja ditentukan sebagai berikut: Hari Senin s.d Jumat 08.00 – 17.00
12.00 – 13.00 Istirahat 3. Tata tertib Perusahaan
a. Setiap pekerja diwajibkan untuk menjaga serta memelihara kemanan seluruh harta benda milik perusahaan. Pekerja dilarang untuk membawa barang-barang milik Perusahaan keluar lingkungan Perusahaan, tanpa ijin tertulis dari Kepala Departemen terkait.
b. Para pekerja harus bersikap sopan di dalam Perusahaan dan patuh kepada peraturan atau petunjuk yang ada di perusahaan.
c. Pekerja dilarang untuk menggunakan fasilitas Perusahaan untuk kepentingan pribadi.
d. Pekerja dilarang melakukan keonaran dan berkelahi di tempat kerja dan lingkungan Perusahaan.
e. Pekerja dilarang untuk membawa ke dalam lingkungan Perusahaan, benda-benda yang dapat membahayakan jiwa manusia, seperti senjata api, senjata tajam, bahan-bahan peledak dan sejenisnya.
f. Pekerja yang tidak masuk kerja karena berhalangan oleh sebab apapun atau yang datang terlambat, wajib meminta rekomendasi dari bagian personalia untuk masuk kerja.
g. Pekerja yang karena alasan penting perlu meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya berakhir atau pulang lebih cepat, wajib meminta ijin terlebih dahulu pada atasannya.
h. Pekerja dilarang melakukan tindakan-tindakan yang melanggar norma kesusilaan, norma kepatuhan, dan norma sosial lainnya.
Perusahaan dapat mengakhiri hubungan kerja bila pekerja dengan sengaja melanggar tata tetib perusahaan, khususnya yang merugikan perusahaan, setelah diberikan Surat Peringatan I, II, III.
4. Tindakan atas pelanggaran disiplin kerja
a. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada setiap pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja perusahaan.
b. Kepada pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan akan diberikan
i. Surat Peringatan I ii. Surat Peringatan II iii. Surat Peringatan II
c. Masing-masing surat peringatan mempunyai masa berlaku selama 6 (enam) bulan dan apabila ternyata yang bersangkutan masih melakukan pelanggaran lagi, maka perusahaan dapat memutuskan hubungan kerjanya.
d. Apabila pekerja tidak masuk kerja tanpa alasan yang dapat diterima oleh perusahaan, maka pekerja tersebut dianggap mangkir.
e. Apabila pekerja mangkir / tidak masuk kerja dalam waktu sedikit-dikinya 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan tertulis dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh pihak Perusahaan, 2 (dua) kali secara patut dan tertulis maka pekerja tersebut dikualifikasikan mengundurkan diri.
f. Bagi pekerja yang di PHK karena mangkir tidak berhak atas uang pesangon, tetapi diberikan uang penghargaan masa kerja.
5. Promosi
a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan kemampuan, masa kerja dan masa menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh manajemen.
b. Bila seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian kemampuan pada jabatan baru tersebut. Untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu tertentu antara 3-6 bulan.
d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan. 6. Mutasi
Mutasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan:
a. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan keterampilan dan kemampuan pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam perusahaan.
b. Memberikan pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju, agar dapat mengembangkan kariernya.
c. Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak memungkinkan ia bekerja dalam jabatan/pekerjaan yang didudukinya. d. Karena kebutuhan operasional di tempat lain.
7. Demosi
a. Perusahaan dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan mempertimbangkan kemampuan kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh Manajemen.
b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan. 8. Kerja lembur
Ketentuan kerja lembur:
a. Kerja lembur adalah kerja yang dilakukan selebihnya dari jam kerja atau hari kerja yang lamanya minimal satu jam dan pelaksanaannya harus mendapat persetujuan dari kedua belah pihak atau sekurang-kurangnya dari atasannya.
b. Kerja lembur dilakukan atas permintaan dan sepengetahuan tertulis atasan langsungnya.
c. Pekerja yang berhak lembur adalah pekerja dengan level buruh (staff produksi).
9. Hari libur, cuti, istirahat dan ijin bagi karyawan a. Hari istirahat dan libur resmi
Hari istirahat mingguan adalah hari Sabtu dan Minggu. Hari libur resmi adalah hari libur yang ditetapkan oleh pemerintah setiap tahun.
b. Cuti Tahunan
- Lamanya masa cuti tahunan dengan mendapat upah adalah 12 (dua belas) hari kerja termasuk cuti bersama yang ditetapkan oleh Pemerintah, setelah pekerja bekerja terus-menerus selama 12 bulan. - Cuti tahunan diambil dalam periode 12 (dua belas) bulan , sejak bulan
Januari sampai dengan Desember tahun berjalan, setelah timbulnya hak cuti. Bila tidak diambil dalam periode tersebut, cuti tahunan dinyatakan hangus.
- Hari-hari cuti tahunan, tidak dapat diuangkan.
- Ketentuan-ketentuan yang bersifat prosedural dan administratif tentang cuti tahunan, diatur dalam petunjuk pelaksanaan.
- Cuti tidak hangus/gugur apabila penundaan karena alasan yang diberikan oleh Perusahaan.
- Lamanya masa cuti tahunan dengan mendapat upah adalah 12 (dua belas) hari kerja termasuk cuti bersama yang ditetapkan oleh Pemerintah, setelah pekerja bekerja terus-menerus selama 12 bulan. - Hari-hari cuti tahunan, tidak dapat diuangkan.
c. Istirahat bersalin dan keguguran kandungan
- Lama istirahat bersalin adalah 1‚ (satu setengah) bulan sebelum bersalin dan 1‚ (satu setengah) bulan setelah bersalin menurut perhitungan dokter kandungan atau bidan dengan, mendapat upah penuh.
- Lamanya istirahat bagi pekerja yang mengalami keguguran kandungan adalah 1‚ (satu setengah) bulan atau sesuai dengan surat keterangan dokter kandungan atau bidan, dengan mendapat upah penuh.
d. Ijin sakit
- Dalam keadaan sakit, pekerja tidak diwajibkan masuk bekerja.
- Yang dimaksud dengan sakit adalah keadaan sakit menurut keterangan dokter.
- Bila sakit sehari atau lebih, pekerja wajib memberitahu kepada atasan langsung secara lisan pada hari bersangkutan, dan wajib membawa surat keterangan dokter pada hari pertama masuk kerja kembali. - Apabila pekerja sakit tanpa surat dokter akan dikompensasikan
kepada ijin untuk keperluan pribadi. e. Ijin sakit karena haid
Pekerja wanita yang dalam masa haid merasakan sakit menurut keterangan dokter, tidak wajib bekerja dengan mendapat upah penuh pada hari pertama dan kedua masa haidnya, dan wajib memberitahukan kepada atasan langsungnya.
f. Ijin meninggalkan pekerjaan
Karyawan dapat diberi ijin meninggalkan pekerjaan dengan mendapat upah pada waktu:
- Pernikahan pekerja yang sah : 3 (tiga) hari.
- Pernikahan anak sah pekerja : 2 (dua) hari.
- Pengkhitanan anak laki-laki sah : 2 (dua) hari. - Pembaptisan anak sah pekerja : 2 (dua) hari. - Istri sah pekerja bersalin/keguguran : 2 (dua) hari. - Kematian anggota keluarga (orang tua/mertua, adik/kakak kandung,
suami/istri, dan anak sah/menantu pekerja) : 2 (dua) hari. (apabila terjadi di luar kota dengan jarak lebih dari 300km, maka ijin tersebut di atas mendapat tambahan sebanyak-banyaknya 2 (dua) hari)
- Kematian anggota keluarga dalam 1 (satu) rumah : 1 (satu) hari. g. Ijin melakukan ibadah keagamaan
Bagi pekerja yang beragama Islam, diberi ijin dan waktu secukupnya dengan tetap mendapat upah untuk melakukan ibadah haji dengan ketentuan sebagai berikut:
- Lama ijin maksimum yang diberikan adalah 40 hari berturt-turut (termasuk hari Sabtu, Minggu dan hari libur yang terdapat dalam periode tersebut)
- Ijin melakukan ibadah keagamaan dengan mendapat upah diberikan 1 (satu) kali selama pekerja bekerja di Perusahaan.
10. PHK dengan alasan mendesak
a. Perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja terhadap pekerja dikarenakan alasan mendesak oleh karena pekerja melakukan kesalahan yang tergolong berat seperti :
- Melakukan pelanggaran yang serata dengan pelanggaran yang diatur dalam surat peringatan I, II, III pada periode surat peringatan III masih berlaku.
- Dengan ceroboh atau sengaja merusak, merugikan atau membiarkan diri atau teman sekerjanya dalam keadaan bahaya.
- Mabuk, minum minuman keras, memakai narkotika dan melakukan segala macam perjudian di dalam lingkungan Perusahaam.
- Melakukan atau terlibat dalam penipuan, pencurian dan penggelapan barang atau uang milik Perusahaan atau milik teman sekerja atau milik pihak ketiga.
- Memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga merugikan persahaan atau kepentingan negara.
- Berkelahi di lingkungan perusahaan.
- Membawa senjata api atau senjata tajam dan bahan berbahaya ke dalam lingkungan perusahaan tanpa ijin pejabat yang berwenang dan perusahaan.
- Bekerja pada perusahaan lain.
- Menyalahkan kedudukannya di dalam perusahaan baik langsung maupun tidak untuk memperoleh keuntungan pribadi.
- Pekerja dengan sadar melakukan manipulasi pendapatan dengan cara merubah pendapatan milik Perusahaan menjadi milik pekerja.
- Pekerja dilarang membawa keluar barang/alat-alat milik perusahaan tanpa disertai surat pengeluaran barang yang diketahui pimpinan - Setiap pekerja dilarang merokok di tempat kerja dan tempat lain
dalam lingkungan Perusahaan, kecuali di tempat tertentu yang ditentukan oleh Perusahaan.
b. Bagi pekerja yang di PHK karena alsan mendesak pada point A tidak berhak atas surat referensi dan uang pesangon serta uang masa penghargaan.
11. Pengunduran diri pekerja
Pengunduran diri pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis. Dalam hal ini Perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja selama 5 (tahun) terus menerus tanpa putus dengan prestasi baik.
12. Pensiun
- Batas usia pensiun untuk pekerja pada semua golongan jabatan adalah 55 (lima puluh lima) tahun, kecuali presiden direktur.
- Pekerja yang telah mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun diberhentikan dengan hormat. Kepada karyawan yang bersangkutan diberikan dua kali pesangon dan 1 kali uang masa penghargaan
- Bagi pekerja yang telah mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun akan tetapi tenaganya masih dibutuhkan oleh Perusahaan, dapat dibuat
hubungan kerja baru melalui hubungan kerja kontrak dengan persetujuan kedua belah pihak, dengan berpedoman pada UU No. 13 tahun 2003. 3.2.2 Kebijakan Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan oleh PT.
Kebayoran Warna Prima 1. Gaji pokok
Gaji pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada pekerja. Jumlahnya bervariasi tergantung pada jabatan karyawan, semakin tinggi jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya.
2. Upah
Upah diberikan kepada pekerja di pabrik yaitu buruh. Besar upah yaitu sebesar UMR (Upah Minimum Regional) yang telah ditetapkan pemerintah dan dibayar perbulan.
3. Insentif untuk bagian sales (Marketing Staff)
Selain mendapatkan gaji pokok setiap bulan, salesman juga mendapatkan insentif atas produk yang berhasil mereka jual seperti yang tercantum pada tabel 3.1 dibawah ini.
Tabel 3.1 Insentif untuk Bagian Sales
Penjualan Insentif
Diatas Rp. 50.000.000,00 s.d Rp. 100.000.000,00 1% (satu persen) Diatas Rp. 100.000.000,00 s.d Rp. 200.000.000,00 2% (dua persen)
Diatas Rp. 200.000.000,00 3% (tiga persen)
Setiap salesman yang berhasil menjual produk bertanggung jawab untuk melakukan follow up terhadap customer sampai produk lunas dibayar.
Perusahaan sudah menetapkan jangka waktu selama 3 (tiga) bulan untuk pelunasan. Jika customer terlambat membayar maka, salesman tidak berhak atas insentif tersebut.
4. Bantuan transport dan makan
Penggantian uang transport sebesar Rp. 15.000,00 perhari dan uang makan sebesar Rp. 15.000,00 perhari hanya diberikan jika karyawan masuk kantor. Jadi jika karyawan tidak masuk kantor maka tidak berhak mendapatkan penggantian uang transport ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayarannya dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.
5. Insentif kehadiran
Insentif kehadiran sebesar Rp. 50.000 diberikan kepada karyawan setiap bulan dengan persyaratan sebagai berikut:
- Tidak datang terlambat dalam satu bulan mendapat Rp. 50.000,00 - Bila terlambat atau tidak masuk 1 kali mendapat Rp. 35.000,00 - Bila terlambat atau tidak masuk 2 kali mendapat Rp. 20.000,00
- Bila terlambat atau tidak masuk 3 kali atau lebih, karyawan tidak berhak atas insentif tersebut.
Insetif kehadiran tidak diberikan kepada Marketing Staff, karena Marketing Staff lebih sering bertugas di lapangan dalam mencari pelanggan.
6. Upah lembur
Upah lembur hanya diberikan kepada buruh yang mendapat surat penugasan lembur dari atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja biasa dihitung mulai dari jam 17.00 sampai waktu yang telah disepakati oleh
atasan. Lembur dilakukan minimal 1 jam setelah jam kerja. Upah lembur perjam adalah Rp. 10.000,00 perjam.
7. Tunjangan-tunjangan
a. Tunjangan hari raya keagamaan dan bonus tahunan
- Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih diberikan THR sebesar 1 (satu) bulan upah.
b. Tunjangan kesehatan dan pengobatan
- Dalam keadaan sakit yang mendesak, pekerja diijinkan pergi ke dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya dan kemudian melaporkannya kepada Perusahaan. Besar biaya penggantian pengobatan tergantung pada level pekerja. Penggantian biaya pengobatan ini hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa:
Kwitansi dokter
Kwitansi pembelian obat dari apotek dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan
- Perawatan yang tidak menjadi tanggungan perusahaan adalah: Akibat latihan bela diri
Akibat huru-hara di luar perusahaan
Kecelakaan akibat kesengajaan dalam waktu rekreasi yang bukan diadakan oleh perusahaan
Akibat narkotika dan sejenisnya.
8. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja a. Perhitungan uang pesangon adalah sebagai berikut:
- Masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun, 1 (satu) bulan upah.
- Masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 (dua) tahun, 2 (dua) bulan upah.
- Masa kerja 2 (dua) tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 (tiga) tahun, 3 (tiga) bulan upah.
- Masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 (empat) tahun, 4 (empat) bulan upah.
- Masa kerja 4 (empat) tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 (lima) tahun, 5 (lima) bulan upah.
- Masa kerja 5 (lima) tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 6 (enam) bulan upah.
- Masa kerja 6 (enam) tahun atau lebih, tetapi kurang dari 7 (tujuh) tahun, 7 (tujuh) bulan upah.
- Masa kerja 7 (tujuh) tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 (delapan) tahun, 8 (delapan) bulan upah
- Masa kerja 8 (delapan) tahun atau lebih, 9 (sembilan) bulan upah. b. Perhitungan uang penghargaan masa kerja adalah sebagai berikut:
- Masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun, 1 (satu) bulan upah.
- Masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 (dua) tahun, 2 (dua) bulan upah.
- Masa kerja 2 (dua) tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 (tiga) tahun, 3 (tiga) bulan upah.
- Masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 (empat) tahun, 4 (empat) bulan upah.
- Masa kerja 4 (empat) tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 (lima) tahun, 5 (lima) bulan upah.
- Masa kerja 5 (lima) tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 6 (enam) bulan upah.
- Masa kerja 6 (enam) tahun atau lebi, tetapi kurang dari 7 (tujuh) tahun, 7 (tujuh) bulan upah.
- Masa kerja 7 (tujuh) tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 (delapan) tahun, 8 (delapan) bulan upah
- Masa kerja 8 (delapan) tahun atau lebih, 9 (sembilan) bulan upah. 9. Potongan atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan
a. Pajak Penghasilan pasal 21
Pajak penghasilan ini dibayar perbulan oleh karyawan dan dipotong dari gaji pokok/upah karyawan.
b. Astek
Iuran Asuransi Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok/upah tiap pekerja, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut:
Ditanggung oleh perusahaan : 1,08% x gaji pokok/upah pokok Ditanggung oleh pekerja : 3,08% x gaji pokok/upah pokok
3.2.3 Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang sedang Berjalan 3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan
1. Bagian yang terkait antara lain: a. HRD & GA Staff
b. Unit yang terkait (Karyawan, buruh, Kepala Produksi, Plan Poduct and Inventory Control (PPIC) Staff, Plant Manager, HRD & GA Manager) 2. Dokumen yang digunakan:
a. Kartu absensi
b. Form absen kerja lembur
Prosedur pencatatan waktu kehadiran karyawan
Setiap hari karyawan diharuskan untuk mencatat waktu kehadiran sebanyak 2 kali yaitu saat masuk di pagi hari dan saat pulang di sore hari. Karyawan mencatat waktu hadir dengan memasukkan kartu absensi yang telah disiapkan oleh HRD & GA Staff setiap bulannya. Kartu absensi dimasukkan ke mesin pencatat waktu di dalam perusahaan dekat dengan meja resepsionis.
Prosedur kerja lembur
Kerja lembur hanya dilakukan oleh buruh. Prosedur kerja untuk buruh adalah Plant Manager berkoordinasi dengan HRD & GA Manager untuk menentukan siapa saja yang akan melakukan kerja lembur. Setelah kerja lembur dilakukan, Kepala Produksi yang bertugas mengawasi kerja lembur akan mengisi form absen kerja lembur mengenai jam masuk dan keluar setiap buruh yang bertugas kemudian menyerahkan laporan tersebut ke HRD & GA Staff untuk dihitung upah lemburnya.
3.2.3.2 Prosedur Penghitungan Gaji dan Pembuatan Daftar Gaji 1. Bagian yang terkait :
a. HRD & GA Manager b. HRD & GA Staff c. Accounting Staff
d. Accounting and Finance Manager e. President Director
2. Dokumen yang digunakan : a. Kartu absensi
b. Rekap absensi c. Daftar gaji
d. Laporan hasil perhitungan insentif. Prosedur penghitungan gaji
Pada akhir periode pencatatan waktu karyawan, kartu absensi dikumpulkan oleh resepsionis lalu diserahkan kepada HRD & GA Staff untuk membuat rekap absensi. Accounting Staff menyerahkan laporan hasil perhitungan insentif bagi sales yang kemudian akan dimasukkan ke dalam perhitungan gaji. Kemudian rekap absensi dan laporan hasil perhitungan tersebut akan digunakan oleh HRD & GA Manager untuk menghitung gaji setiap karyawan kemudian dibuat daftar gajinya. Kemudian daftar gaji rangkap 2 dan rekap absensi diserahkan kepada Accounting and Finance Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi oleh Accounting and Finance Manager, daftar gaji rangkap 2 dan rekap absensi diserahkan ke President Director untuk diotorisasi.
3.2.3.3 Prosedur Penghitungan Upah dan Pembuatan Daftar Upah 1. Bagian yang terkait :
a. HRD & GA Staff
b. Unit-unit yang terkait (Kepala Produksi) c. Accounting and Finance Manager d. President Director
2. Dokumen yang digunakan : a. Kartu absensi
b. Rekap absensi c. Daftar upah
d. Form absen kerja lembur. Prosedur penghitungan upah
Pada akhir periode pencatatan waktu hadir buruh, kartu absensi dikumpulkan oleh resepsionis kemudian diserahkan kepada HRD & GA Staff untuk di-input ke dalam komputer dan membuat rekap absensi. Berdasarkan rekap absensi dan laporan kerja lembur yang diserahkan oleh Kepala Produksi yang bertugas saat lembur, maka HRD & GA Staff menghitung upah buruh dan membuat daftar upah rangkap 2. Kemudian daftar upah rangkap 2 dan rekap absensi tersebut akan diserahkan kepada Accounting and Finance Manager untuk diotorisasi, setelah diotorisasi oleh Accounting and Finance Manager, daftar upah rangkap 2 dan rekap absensi tersebut akan diserahkan kepada President Director untuk diotorisasi.
3.2.3.4 Prosedur Pembayaran Gaji 1. Bagian yang terkait :
a. Accounting and Finance Manager b. HRD & GA Manager
c. Unit-unit yang terkait (pimpinan tiap bagian) 2. Dokumen yang digunakan :
a. Daftar Gaji b. Slip gaji
Prosedur pembayaran gaji
Daftar gaji yang telah diotorisasi oleh Accounting and Finance Manager dan President Director rangkap 2 diserahkan kepada Accounting and Finance Manager. Daftar gaji rangkap pertama diserahkan kepada HRD & GA Manager untuk membuat slip gaji dan diarsip. Lalu Accounting and Finance Manager akan menyerahkan daftar gaji rangkap kedua ke bank supaya bank dapat mentransfer gaji ke rekening karyawan. Dan bank akan mengembalikan daftar gaji rangkap kedua serta bukti transfer kepada Accounting and Finance Manager untuk diarsip Kemudian HRD & GA Manager menyerahkan slip gaji ke pimpinan tiap bagian untuk diserahkan ke karyawan.
3.2.3.5 Prosedur Pembayaran Upah 1. Bagian yang terkait :
a. Accounting and Finance Manager b. HRD & GA Manager
c. HRD & GA Affairs Staff
2. Dokumen yang digunakan : a. Daftar Upah
b. Slip upah
Prosedur pembayaran upah
Daftar upah yang telah diotorisasi oleh Accounting and Finance Manager dan President Director diserahkan kepada Accounting and Finance Manager. Daftar upah rangkap pertama akan diserahkan ke HRD & GA Manager untuk membuat slip upah dan diarsip. Accounting and Finance Manager akan menyerahkan cek serta daftar upah rangkap kedua kepada kepada Cashier. Cashier akan mengambil uang tunai dari bank. Kemudian uang tunai tersebut akan dimasukkan ke amplop kemudian akan diserahkan kepada Kepala Produksi untuk dibagikan kepada buruh. Sedangkan daftar upah rangkap kedua dikembalikan oleh Cashier dan akan diarsip oleh Accounting and Finance Manager.
3.2.3.6 Prosedur Klaim terhadap Tunjangan Medis 1. Bagian yang terkait antara lain:
a. HRD & GA Staff b. HRD & GA Manager
c. Unit yang terkait (Karyawan, buruh) 2. Dokumen yang digunakan:
a. Form tunjangan medis pekerja
Prosedur klaim terhadap tunjangan pengobatan
Untuk mendapatkan tunjangan pengobatan, karyawan harus mengisi form tunjangan medis pekerja dan membawa form tersebut ke dokter yang
bersangkutan. Form tersebut harus diisi oleh dokter dan distempel oleh dokter. Setelah itu form yang sudah terisi beserta lampiran kwitansi dokter dan pembelian obat diserahkan kepada HRD & GA Staff untuk diperiksa dan diserahkan ke HRD & GA Manager untuk diotorisasi dan disetujui. Klaim yang disetujui akan dibayar bersamaan dengan gaji.
3.2.3.7 Prosedur Cuti
1. Bagian yang terkait antara lain: a. Kepala Bagian
b. HRD & GA Manager
c. Unit yang terkait (Karyawan, buruh) 2. Dokumen yang digunakan:
a. Surat Ijin Pengambilan Cuti Prosedur Pengambilan Cuti
Karyawan yang ingin mengambil cuti harus membuat surat ijin pengambilan cuti rangkap dua. Kemudian surat itu diserahkan ke Kepala Bagian untuk disetujui, setelah disetujui oleh Kepala Bagian, surat tersebut diserahkan ke HRD & GA Manager untuk diotorisasi. Setelah surat tersebut disetujui maka, surat ijin rangkap pertama diarsip oleh HRD & GA Manager, sedangkan rangkap keduanya diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan.
3.2.3.8 Prosedur Pemberian Tunjangan Hari Raya 1. Bagian yang terkait antara lain:
a. HRD & GA Manager 2. Dokumen yang digunakan:
Prosedur Pemberian Tunjangan Hari Raya
Tunjangan Hari Raya diberikan setahun sekali. Bila saat pembertan THR tiba, maka HRD & GA Manager akan membuat Laporan THR serta memasukkan THR ke dalam perhitungan gaji yang akan dibayarkan pada bulan tersebut. Dan menyerahkan Laporan THR bersamaan dengan daftar gaji kepada Accounting and Finance Manager.
3.2.3.9 Prosedur Mutasi
1. Bagian yang terkait antara lain: a. HRD & GA Manager
b. Unit yang terkait (Kepala Bagian, Accounting and Finance Manager) 2. Dokumen yang digunakan:
a. Surat Mutasi Karyawan Prosedur Mutasi Karyawan
Setiap tahun, HRD & GA Manager beserta Kepala Bagian dan Accounting and Finance Manager mendiskusikan mutasi karyawan dan penyesuaian gaji yang akan dilakukan. Setelah keputusan dicapai, maka akan diberikan surat mutasi karyawan kepada karyawan yang bersangkutan.
3.2.4 Kelemahan Sistem yang sedang Berjalan
Kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan adalah: 1. Terdapat kecurangan dalam pencatatan waktu kehadiran karyawan dimana
seorang karyawan dapat menitip absen apabila ia terlambat datang karena ada insentif kehadiran setiap bulan untuk karyawan yang tidak pernah terlambat datang. Maka akibatnya adalah perusahaan dirugikan karena harus membayar insentif bagi karyawan yang tidak berhak menerimanya.
2. Tidak adanya sistem otorisasi terhadap perubahan data-data karyawan karena belum terbentuknya sistem pengendalian dengan sistem otorisasi.
3. Untuk membuat rekap absensi dan kerja lembur membutuhkan waktu yang lama karena proses perhitungan absensi dan kerja lembur masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan informasi yang dihasilkan menjadi terlambat dan tidak terlepas dari faktor kesalahan yang dapat dilakukan oleh karyawan yang membuat rekap absensi.
4. Perusahaan belum menghasilkan laporan penilaian kinerja karyawan karena sistem penilaian atas kinerja karyawan dalam perusahaan belum terbentuk sehingga perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan promosi, mutasi, demosi, serta tingkat kenaikan gaji yang sesuai untuk setiap karyawan.
3.2.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk melakukan perbaikan dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima, berikut adalah alternatif pemecahan masalah yang diusulkan :
1. Adanya pengawasan dalam pencatatan waktu kehadiran.
2. Menggunakan barcode scanner atau fingerprint dalam pencatatan waktu kehadiran karyawan dalam meminimalisasi kecurangan yang terjadi.
3. Absen perdepartemen yang mempertegas kehadiran aktual.
4. Merancang sistem informasi dimana di dalamnya termasuk pengendalian internal untuk sistem otorisasi.
5. Proses absensi dan kerja lembur dibuat terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga dalam membuat rekap absen dan lembur bisa dibuat lebih cepat.
6. Menggunakan barcode scanner atau fingerprint dalam menyediakan data-data absen dan lembur yang real- time.
7. Merancang sistem informasi penilaian karyawan untuk menilai produktivitas setiap karyawan.
Gambar 3.2 berikut ini merupakan rich picture sistem penggajian dan pegupahan yang sedang berjalan.
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penggajian dan Pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima
3.3 The Task 3.3.1 Purpose
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Kebayoran Warna Prima dirancang untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan dalam perusahaan yang dilakukan setiap bulan. Sistem ini juga akan mendukung pengendalian internal terhadap penggajian dan pengupahan baik pengendalian dari segi sistem yang terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual. Sistem ini dimulai dari pencatatan waktu kehadiran karyawan, perhitungan gaji dan upah serta insentif beserta tunjangan-tunjangan dan potongan gaji yang dilakukan secara otomatis, pembayaran gaji karyawan, dan laporan-laporan yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan. Sistem ini juga mencakup sebagian kecil aktivitas bagian personalia, khususnya yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan, seperti: pengangkatan karyawan, mutasi karyawan, serta sistem penilaian kinerja karyawan yang berpengaruh terhadap gaji karyawan. Output dari sistem ini berupa berbagai macam dokumen serta laporan yang dibutuhkan dalam kegiatan penggajian dan pengupahan yang dilakukan oleh PT. Kebayoran Warna Prima.
3.3.2 System Definition
System Definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima adalah sebagai berikut:
1. Functionality
Sistem ini berguna untuk mempermudah aktivitas penggajian dan pengupahan seperti absensi, cuti, perhitungan gaji serta upah dan uang lembur, insentif penjualan, insentif kehadiran, potongan gaji karyawan dan buruh seperti pajak penghasilan, astek. Sistem ini juga memproses aktivitas
lain yang berkaitan dengan perhitungan tersebut, seperti mutasi, dan penilaian kinerja karyawan yang berpengaruh pada kenaikan gaji karyawan. 2. Application Domain
Pengguna dari sistem ini adalah HRD & GA Staff, HRD & GA Manager , Accounting Staff, Karyawan, Atasan, Accounting Staff, Accounting & Finance Manager.
3. Condition
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ini dibuat berdasarkan saran untuk mengatasi masalah yang ditemukan dalam aktivitas penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima. Sistem ini menghubungkan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan pengupahan. Dalam sistem ini setiap orang memiliki otorisasi dan batasan masing-masing secara proporsional sesuai dengan jabatannya. 4. Technology
Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personal computer (PC) dengan penambahan alat seperti printer. PC terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN).
5. Object
Objek dari sistem ini antara lain: Karyawan, Keluarga, Riwayat Pendidikan, Pengalaman Kerja, Insentif Kehadiran, Insentif Penjualan, Persentase Insentif Penjualan, Astek, PPh 21, Cuti, Tunjangan, Tunjangan Medis, Nilai, Mutasi, Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, Laporan, Slip Gaji.
6. Responsibility
Sistem ini merupakan alat untuk memudahkan pencatatan pekerjaan yang dilakukan oleh HRD untuk menghitung absensi dan segala komponen yang berhubungan dengan penggajian serta menyediakan informasi berupa laporan mengenai penggajian.
3.3.3 Context
Problem Domain
Rancangan sistem penggajian yang diusulkan ini dimulai pada saat karyawan baru diterima bekerja di perusahaan, maka HRD & GA Staff akan memasukkan seluruh data finansial dan non finansial berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat antara perusahaan dan karyawan ketika karyawan akan dipekerjakan. Data tersebut akan disimpan oleh sistem dan menghasilkan Surat Pengangkatan Karyawan Baru yang harus ditandatangani oleh perusahaan dan karyawan kemudian diberikan ke karyawan.
Setiap hari saat masuk dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan memasukkan NIK dan diawasi oleh HRD & GA Staff. Waktu kehadiran akan langsung tercatat dalam sistem. Setiap istirahat karyawan harus melakukan clock in dan clock out untuk mengontrol waktu makan siang. Setiap hari HRD & GA Staff akan meminta laporan absensi dari setiap Kepala Bagian yang turut mempertegas kehadiran aktual seorang karyawan. Dengan periode penggajian yaitu dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan, maka setiap tanggal 20 , sistem akan membuat rekap absensi setiap karyawan dengan menghitung jumlah kehadiran karyawan. Dari rekap absensi yang dibuat oleh
sistem, maka sistem dapat menghitung uang makan, transport, serta upah serta lembur bagi buruh, serta insentif kehadiran.
Karyawan yang telah memiliki hak cuti dapat menggunakan hak tersebut. Karyawan yang akan menggunakan hak cutinya harus mengisi data-data cuti yang dibutuhkan peusahaan. Data-data tersebut akan diotorisasi oleh atasan serta HRD & GA Manager.
Saat produksi meningkat, maka perusahaan berhak meminta buruh untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur, bagian HRD dan produksi akan bekerjasama untuk menentukan berapa orang dan siapa saja yang diperlukan untuk lembur dan menugaskan Kepala Produksi untuk mengawasi kerja lembur. Maka dibuat Surat Penugasan Lembur secara manual yang telah disetujui oleh HRD & GA Manager dan Plant Manager.
Untuk tunjangan medis karyawan, karyawan akan memberikan dokumen yang diperlukan dalam mengklaim tunjangan medis. Kemudian HRD & GA Staff akan memasukkan data tersebut ke dalam sistem dan memeriksa apakah tunjangan medis karyawan masih memiliki saldo, jika masih memiliki saldo dan jumlah yang diklaim tidak melebihi saldo maka data tunjangan tersebut disimpan dan jumlah yang diklaim akan dimasukkan dalam perhitungan gaji oleh sistem.
Setahun sekali perusahaan akan memberikan THR (Tunjangan Hari Raya) bagi karyawan sebesar satu kali gaji. Kebijakan pembagian THR akan dilakukan oleh President Director dan Accounting and Finance Manager yang akan membuat Surat Pemberitahuan secara manual untuk diteruskan kepada HRD & GA Staff untuk mengubah data tunjangan karyawan pada bulan tersebut dan dimasukkan ke dalam perhitungan gaji.
Setiap bulannya perusahaan akan memberikan insentif kehadiran bagi karyawan yang tidak datang terlambat sebesar Rp. 50.000,00. Insentif tersebut akan secara otomatis terhitung dari rekap absensi dan masuk ke dalam daftar gaji. Sedangkan untuk insentif penjualan, bagian akuntansi akan menggunakan sistem untuk menghitung insentifnya dengan meng-input jumlah penjualan yang sudah lunas berdasarkan laporan penjualan yang sudah lunas dari bagian piutang.
Perusahaan akan mengadakan penilaian kinerja setiap karyawan yang dilakukan setiap 6 bulan dan hasil penilaian ini akan dijadikan dasar untuk menentukan kenaikan gaji untuk setiap karyawan. Proses penilaian dilakukan oleh setiap Kepala Bagian yang hasilnya akan dikumpulkan dan dirangkum oleh sistem. Hasil penilaian akan menjadi salah satu kriteria dalam kenaikan gaji yang tentukan oleh Accounting and Finance Manager dan HRD & GA Manager. Setelah kenaikan gaji telah ditetapkan dan sudah mendapat otorisasi dari President Director, maka HRD & GA Staff bertanggung jawab dalam mengisi data kenaikan gaji karyawan, dan meminta otorisasi dari HRD & GA Manager, kemudian sistem akan memperbarui gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan mencetak Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji yang akan diserahkan ke karyawan.
Jika dibutuhkan oleh perusahaan, maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian lain. Perpindahan tersebut dapat berupa promosi maupun demosi. Baik promosi maupun demosi akan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Setelah mutasi diotorisasi oleh President Director, Finance Manager, HRD & GA Staff akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan meminta otorisasi dari HRD & GA Manager kemudian
sistem akan memperbarui data karyawan yang terkait dengan proses mutasi ini. HRD & GA Staff juga akan mencetak Surat Mutasi Karyawan yang telah dibuat oleh sistem untuk diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan.
Untuk penggajian, sistem akan menghitung gaji pokok karyawan, upah buruh ditambah berbagai tunjangan berupa upah lembur, uang makan, bantuan transportasi, tunjangan hari raya, tunjangan medis, insentif kehadiran, maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima oleh karyawan dan dikurangi dengan pajak penghasilan pasal 21 dan Astek yang harus dibayar oleh karyawan. Setiap tanggal 25, HRD & GA Manager akan mencetak Daftar Gaji yang telah dihasilkan oleh sistem secara otomatis. Hasil cetakan tersebut akan dianggap sah setelah ditandatangani oleh HRD & GA Manager , Accounting and Finance Manager, dan President Director. Setelah itu Accounting and Finance Manager akan mentransfer gaji ke rekening karyawan paling lambat tanggal 30 atau 31 setiap bulan. Kemudian saat daftar gaji dicetak, sistem juga akan membuat slip gaji yang akan diserahkan kepada karyawan pada tanggal 1. Setiap akhir bulan sistem akan membuat Laporan Perincian PPh 21 dan Laporan Perincian Astek. Application Domain
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan harus dapat mendukung tugas-tugas bagian HRD terutama dalam membuat data-data karyawan baru, membuat data-data mutasi, menangani absensi, mengetahui sisa jatah Tunjangan Kesehatan yang kemudian menyimpan data Tunjangan Kesehatan yang ter-update, mencatat data-data kerja lembur dan juga mencetak laporan-laporan terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan.
Dengan adanya sistem ini tugas, wewenang serta tanggung jawab serta otorisasi dapat diatur dengan baik.
3.3.4 Classes and Behaviour Karyawan
Class ”Karyawan” menggambarkan event dimana data-data karyawan dibuat, di-update, di-save, dihapus. Gambar 3.3 dan 3.4 berikut ini menggambarkan class ”Karyawan” dan pola behaviour-nya.
Karyawan - NIK : String - Nama : String - Alamat : String - Telepon : String - Handphone : String - TempatLahir : String - TanggalLahir : Date - JenisKelamin : Boolean - Agama : String - Kewarganegaraan : String - NoTandaPengenal : String - Departemen : String - Jabatan : String - TanggalMulaiKerja : Date - PeriodeNaikGaji : Date - NoSurat : String - GajiPokok : Integer - NoRekeningBank : String - CutiTahunBerjalan : Integer - SisaCutiTahunBerjalan : Integer - PTKP : Integer - Password : String - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String + data_karyawan_dibuat() + diupdate() + disave() +dihapus()
Gambar 3.4 Statechart Diagram Class ”Karyawan” Keluarga
Class ”Keluarga” menggambarkan event dimana data-data karyawan dibuat, di-update, di-save, dihapus. Gambar 3.5 dan 3.6 berikut ini menggambarkan class ”Keluarga” dan pola behaviour-nya.
Keluarga - StatusPerkawinan : String - NamaPasangan : String - PekerjaanPasangan : String - NamaPerusahaanPasangan : String - AlamatPerusahaanPasangan : String - NomorTeleponKantorPasangan : String - NamaAyah : String - PekerjaanAyah : String - NomorTeleponKantorAyah : String - NamaIbu : String - PekerjaanIbu : String - NomorTeleponKantorIbu : String - JumlahTanggungan : Integer - NamaTanggungan : String - TanggalLahirTanggungan : Date - StatusTanggungan : String + data_keluarga_dibuat() + diupdate() + disave() +dihapus()
Gambar 3.6 Statechart Diagram Class ”Keluarga” Riwayat Pendidikan
Class ”Riwayat Pendidikan” menggambarkan event dimana data-data karyawan dibuat, di-update, di-save, dihapus. Gambar 3.7 dan 3.8 berikut ini menggambarkan class ”Riwayat Pendidikan” dan pola behaviour-nya.
Riwayat Pendidikan - JenisPendidikan : String - TingkatPendidikan : String - Tempat : String - Jurusan/Bidang : String + data_pendidikan_dibuat() + diupdate() + disave() +dihapus()
Gambar 3.7 Class ”Riwayat Pendidikan”
Gambar 3.8 Statechart Diagram Class ”Riwayat Pendidikan” Pengalaman Kerja
Class ”Riwayat Pendidikan” menggambarkan event dimana data-data karyawan dibuat, di-update, di-save, dihapus. Gambar 3.9 dan 3.10 berikut ini menggambarkan class ”Riwayat Pendidikan” dan pola behaviour-nya.
Pengalaman Kerja - NamaPerusahaan : String - PeriodeKerja : String - Departemen : String - Jabatan : String - AlasanBerhenti : String + data_pengelaman_kerja_dibuat() + diupdate() + disave() +dihapus()
Gambar 3.9 Class ”Pengalaman Kerja”
Gambar 3.10 Statechart Diagram Class ”Pengalaman Kerja” Tunjangan
Class ”Tunjangan” menggambarkan event dimana data-data tunjangan dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.11 dan 3.12 berikut ini menggambarkan class ”Tunjangan” dan pola behaviour-nya.
Tunjangan - Periode : Date - UangMakan : Integer - UangTransport : Integer - UangLembur : Integer - THR : Boolean - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String + data_tunjangan_dibuat() + diupdate() + disave()
Gambar 3.12 Statechart Diagram Class ”Tunjangan” Tunjangan Medis
Class ”Tunjangan Medis” menggambarkan event dimana data-data tunjangan medis dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.13 dan 3.14 berikut ini menggambarkan class ”Tunjangan Medis” dan pola behaviour-nya.
Tunjangan Medis - TanggalKlaim : Date - NIK : String - Nama : String - Departemen : String - Jabatan : String - SaldoAwal : Integer - KeteranganPenggunaan : String - Jumlah : Integer - SaldoAkhir : Integer - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String + data_tunjangan_medis_dibuat() + diupdate() + disave()
Gambar 3.13 Class ”Tunjangan Medis”
PPh 21
Class ”PPh 21” menggambarkan event dimana data-data PPh 21 dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.15 dan 3.16 berikut ini menggambarkan class ”PPh 21” dan pola behaviour-nya.
PPh 21 - Periode : Date - PTKP_S-0 : Integer - PTKP_S-1 : Integer - PTKP_S-2 : Integer - PTKP_S-3 : Integer - PTKP_M-0 : Integer - PTKP_M-1 : Integer - PTKP_M-2 : Integer - PTKP_M-3 : Integer - L-1 : Integer - L-2 : Integer - L-3 : Integer - L-4 : Integer - L-5 : Integer - TP-L1 : Integer - TP-L2 : Integer - TP-L3 : Integer - TP-L4 : Integer - TP-L5 : Integer - BiayaJabatan :String - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String + data_pph21_dibuat() + diupdate() + disave() Gambar 3.15 Class ”PPh 21”
Astek
Class ”Astek” menggambarkan event dimana data-data Astek dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.17 dan 3.18 berikut ini menggambarkan class ”Astek” dan pola behaviour-nya.
Astek - Periode : Date - NIK : String - Nama : String - Departemen : String - Jabatan : String - Astek1.08: Integer - Astek3.08 : Integer + data_astek_dibuat() + diupdate() + disave()
Gambar 3.17 Class ”Astek”
Gambar 3.18 Statechart Diagram Class ”Astek” Insentif Penjualan
Class ”Insentif Penjualan” menggambarkan event dimana data-data insentif penjualan dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.19 dan 3.20 berikut ini menggambarkan class ”Insentif Penjualan” dan pola behaviour-nya.
Insentif Penjualan - PeriodePembayaran : Date - NIK : String - Nama : String - Departemen : String - Jabatan : String - JumlahPenjualan : Integer - Insentif : Integer - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String
+ data_insentif_dibuat() + diupdate()
+ disave()
Gambar 3.19 Class ”Insentif Penjualan”
Gambar 3.20 Statechart Diagram Class ”Insentif Penjualan” Persentase Insentif Penjualan
Class ”Persentase Insentif Penjualan” menggambarkan event dimana data-data persentase insentif penjualan dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.21 dan 3.22 berikut ini menggambarkan class ”Persentase Insentif Penjualan” dan pola behaviour-nya.
Persentase Insentif Penjualan - Periode : Date - Lapisan1 : Integer - Lapisan2 : Integer - Lapisan3 : Integer - InsentifPenjualan_L1 : String - InsentifPenjualan_L2 : String - InsentifPenjualan_L3 : String - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String + persentase_insentif_penjualan_dibuat() + diupdate() + disave()
Gambar 3.21 Class ”Persentase Insentif Penjualan”
Insentif Kehadiran
Class ”Insentif Kehadiran” menggambarkan event dimana data-data insentif kehadiran dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.23 dan 3.24 berikut ini menggambarkan class ”Insentif Kehadiran” dan pola behaviour-nya.
Insentif Kehadiran - Periode : Date - InsentifKehadiran_L0 : Integer - InsentifKehadiran_L1 : Integer - InsentifKehadiran_L2 : Integer - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String + data_insentif_kehadiran_dibuat() + diupdate() + disave()
Gambar 3.23 Class ”Insentif Kehadiran”
Gambar 3.24 Statechart Diagram Class ”Insentif Kehadiran” Nilai
Class ”Nilai” menggambarkan event dimana data-data nilai dibuat, di-update, di-save. Gambar 3.25 dan 3.26 berikut ini menggambarkan class ”Nilai” dan pola behaviour-nya.
Nilai - NIK : String - Nama : String - Departemen : String - Jabatan : String - PeriodePenilaian : Date - Appraiser : String - AchievementMitivation : Integer - AppraisalSkill : Integer - Commitment : Integer - Communication : Integer
- ConcernForOrder : Integer - Coordination : Integer - CustomerOrientation : Integer - DiversityManagement : Integer - Efficiency : Integer - Flexibility : Integer - HumanRelation : Integer - Innovation : Integer - JobExpertise : Integer - Leadership : Integer - Learning : Integer - OrganizationalAwareness : Integer - Planning & Organising : Integer - Teamwork : Integer
- NilaiAkhir : Integer + nilai_dibuat () + diupdate() + disave()
Gambar 3.25 Class ”Nilai”
Gambar 3.26 Statechart Diagram Class ”Nilai” Mutasi
Class ”Mutasi” menggambarkan event dimana data-data mutasi dibuat, dicetak. Gambar 3.27 dan 3.28 berikut ini menggambarkan class ”Mutasi” dan pola behaviour-nya. Mutasi -Tanggal : Date - NomorSurat : String -NIK : String -Nama : String -TipeMutasi : String -DepartemenLama : String -DepartemenBaru : String -PosisiLama : String -PosisiBaru : String
-GajiPokokBaru : Integer - PeriodeGajiBaru : Date - Status : Boolean - ApprovalDate : Date - Comment : String +mutasi_karyawan_dibuat() +dicetak()
Gambar 3.27 Class ”Mutasi”
Gambar 3.28 Statechart Diagram Class ”Mutasi” Absensi
Class ”Absensi” menggambarkan event absensi yaitu, clock-in, clock-out. Gambar 3.29 dan 3.30 berikut ini menggambarkan class ”Absensi” dan pola behaviour-nya. Absensi - Tanggal : Date - NIK : String - Nama : String - Departemen : String - Jabatan : String - ClockIn : Date - ClockOut : Date - MulaiIstirahat : Date - SelesaiIstirahat : Date - Terlambat : Boolean - NoUM : Boolean - JumlahJamLembur : Integer - Cuti : Boolean - Hadir : Boolean - Status : Boolean - Comment : String + clock_in() + clock_out()
Gambar 3.29 Class ”Absensi”
Rekap Absensi
Class ”Rekap Absensi” menggambarkan event rekap absensi yaitu, dibuat, dicetak. Gambar 3.31 dan 3.32 berikut ini menggambarkan class ”Rekap Absensi” dan pola behaviour-nya.
Rekap Absensi - Periode : Date - NIK : String - Nama : String - Departemen : String - Jabatan : String - JumlahKehadiran : Integer - JumlahHariKerjaBulanBerjalan : Integer - JumlahJamLembur : Integer - JumlahTerlambat : Integer - JumlahNoUM : Integer + rekap_absensi_dibuat() + dicetak()
Gambar 3.31 Class ”Rekap Absensi”
Gambar 3.32 Statechart Diagram Class ”Rekap Absensi” Daftar Gaji
Class ”Daftar Gaji” menggambarkan event daftar gaji yaitu, dibuat, dicetak. Gambar 3.33 dan 3.34 berikut ini menggambarkan class ”Daftar Gaji” dan pola behaviour-nya.
Daftar Gaji - NIK : String - Nama : String - Jabatan : String - Departemen : String - PeriodePembayaran : String - GajiPokok : Integer - TunjanganJabatan : Integer - UangMakan : Integer - UangTransport : Integer - UangLembur : Integer
- TunjanganMedis : Integer - THR : Integer - InsentifKehadiran : Integer - InsentifPenjualan : Integer - Astek1.08 : Integer - GajiKotor : Integer - PPh 21 : Integer - Astek3.08 : Integer - TotalPotongan : Integer - GajiBersih : Integer - NoRekeningBank : String + daftar_gaji_dibuat() + dicetak()
Gambar 3.33 Class ”Daftar Gaji”
Gambar 3.34 Statechart Diagram Class ”Daftar Gaji” Laporan
Class ”Laporan” menggambarkan event laporan yaitu, dibuat, dicetak. Gambar 3.35 dan 3.36 berikut ini menggambarkan class ”Laporan” dan pola behaviour-nya. Laporan - PeriodePembayaran : String - NIK : String - Nama : String - Departemen : Integer - Jabatan : Integer - PPh 21 : Integer - Astek1.08 : Integer - Astek 3.08 : Integer - TotalPPh21 : Integer - TotalAstek1.08 : Integer - TotalAstek3.08 : Integer +laporan_rincian_PPh21&astek_dibuat() +dicetak()
Gambar 3.35 Class ”Laporan”
Slip Gaji
Class ”Laporan” menggambarkan event laporan yaitu, dibuat, dicetak. Gambar 3.37 dan 3.38 berikut ini menggambarkan class ”Laporan” dan pola behaviour-nya Slip Gaji - NIK : String - Nama : String - Jabatan : String - Departemen : String - PeriodePembayaran : String - JumlahKehadiran : Integer - GajiPokok : Integer - UangMakan : Integer - UangTransport : Integer - UangLembur : Integer - TunjanganMedis : Integer - THR : Integer - InsentifKehadiran : Integer - InsentifPenjualan : Integer - Astek1.08 : Integer - GajiKotor : Integer - PPh 21 : Integer - Astek3.08 : Integer - GajiBersih : Integer + slip_gaji_dibuat() + dicetak()
Gambar 3.37 Class ”Slip Gaji”
Gambar 3.38 cStatechart Diagram Class ”Slip Gaji” Cuti
Class ”Laporan” menggambarkan event cuti yaitu, dibuat, dicetak. Gambar 3.39 dan 3.40 berikut ini menggambarkan class ”Cuti” dan pola behaviour-nya.
Cuti - NIK : String - Nama : String - Departemen : Integer - Jabatan : Integer - SisaCutiTahunBerjalan : Integer - JumlahHariCutiYangDiambil : Integer - TanggalCuti : Date - SisaCuti : Integer - StatusAtasan : Boolean - ApprovalDateAtasan : Date - CommentAtasan : String - StatusHRD : Boolean - ApprovalDateHRD : Date - CommentHRD : String +data_cuti_dibuat() +disave()
Gambar 4.39 Class ”Cuti”
Gambar 3.40 Statechart Diagram Cuti 3.3.5 Events
Tabel 3.2 berikut ini adalah Event Table dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima.
Class K a ry a w a n K el u a rg a R iw a y a t P en d id ik P en g a la m a n K er A b se n si T u n ja n g a n T u n ja n g a n M ed P P h 2 1 A st ek In se n ti f P en ju a la P er se n ta se In se n P en ju a la n In se n ti f K eh a d ir M u ta si L a p o ra n N il a i D a ft a r G a ji S li p G a ji R ek a p A b se n si C u ti Event
Data karyawan dibuat +
Diupdate * * * * * * * * * * * *
Disave * * * * * * * * * * * * *
Dihapus + + + +
Clock in *
Clock Out *
Data tunjangan dibuat +
Data PPh21 dibuat +
Data Astek dibuat +
Data insentif penjualan dibuat +
Data insentif kehadiran dibuat +
Mutasi karyawan dibuat +
dicetak + * * * *
Laporan rincian PPh 21 dan
astek dibuat *
Nilai dibuat +
Transaksi kenaikan gaji dibuat
Slip gaji dibuat *
penjualan +
Data keluarga dibuat +
Data riwayat pendidikan
dibuat +
Data pengalaman kerja dibuat +
Data tunjangan medis dibuat +
3.3.6 Class Diagram
Gambar 3.41 berikut ini adalah Class Diagram dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima.
