BAB IV PERANCANGAN SISTEM
4.2 System Flow
4.2.1 System Flow Mengelola Data Master
System Flow Mengelola Data Master merupakan alur sistem dari maintenance semua data master, pada gambar diasumsikan entitas yang dapat melakukan proses maintenance ini ada 4 aktor, yaitu Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) yang dapat mengelola data pengguna (user). Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang dapat mengelola data permintaan barang jasa, data bank kegiatan dan data Kerangka Acuan Kerja (KAK). Pejabat Pengadaan (PP) yang mengelola data rekanan, dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) untuk mengelola data penerimaan barang jasa. Pada tahap ini, masing – masing entitas dapat melakukan insert dan update data baru. Untuk proses delete tidak dapat dilakukan, melainkan dapat melakukan update status terkait dengan aktif atau
tidaknya data. Adapun system flow mengelola data master dapat dilihat pada Gambar 4.3 sebagai berikut.
System Flow Mengelola D ata Master
Kuas a Peng guna Angg aran Pembantu (KPAP) / Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Pejabat Pengadaan (PP) / Pejabat Penerima Hasil Pek erjaan (PPHP)
Ph
as
e
Start Data M aster (User,
Permintaan B/J, Kegiatan, KAK, Rekanan,
Penerimaan B/J) Input Data Master Mengecek D ata Baru Memasukkan Data
Update Mengupdate Data T
Y
Y
End T
Data M aster (User, Permintaan B/J, Kegiatan, KAK, Rekanan,
Penerimaan B/J
Gambar 4.3 System Flow Mengelola Data Master
4.2.2 System Flow Pra Pengadaan
System Flow Pra Pengadaan mempunyai 2 (dua) aktor, yaitu PPK dan PP. Alur sistem dimulai saat PPK menerima Nota Dinas Permintaan Barang Jasa. PPK membuat Komitmen dengan mengecek KAK terlebih dahulu, lalu memilih Subjek Pekerjaan yang sesuai dengan KAK. Setelah itu membuat HPS dan Spesifikasi teknis yang digunakan sebagai syarat dalam penerbitan nota dinas PPK, lalu nota dinas PPK tersebut diupdate dan disimpan kemudian diberikan kepada PP.
PP menerima nota dinas PPK untuk dibuatkan jadwal pengadaan. Sebelum membuat jadwal, PP melakukan input metode pengadaan dan memerlukan acuan tanggal pelaksanaan dari KAK. Setelah itu jadwal pengadaan tersebut diupdate dan disimpan kemudian digunakan sebagai acuan dalam pembuatan dokumen pengadaan, salah satunya digunakan untuk pembuatan Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4). Adapun system flow pra pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.4, sebagai berikut :
Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pengadaan
Start
Nota Dinas Permintaan B/J Membuat Komitmen Input Permintaan B/J Subjek Pekerjaan Buat HPS dan Spektek 1 Membuat Jadwal Pengadaan Metode Pengadaan Jadwal Pengadaan Membuat SP4 1 SP4 End KAK Pengadaan Pengadaan Barang Jasa Spektek HPS Spektek Nota Dinas PPK
4.2.3 System Flow Pelaksanaan Pengadaan
System Flow Pelaksanaan Pengadaan mempunyai 3 (tiga) aktor yang terlibat yaitu Rekanan, Pejabat Pengadaan (PP), dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Alur sistem dimulai ketika Rekanan mengirimkan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi kepada PP. Kemudian PP menginputkan jenis pekerjaan yang diminati dan nilai penawaran dengan mengecek Rekanan. Setelah itu dokumen kualifikasi tersebut dievaluasi, rekanan mana yang terpilih sebagai pemenang. Apabila dokumen tersebut paling lengkap dan termurah maka dikategorikan sebagai dokumen terbaik yang terpilih sebagai pemenang lalu nilai penawaran dari pemenang akan dinego. Apabila dokumen tersebut tidak lengkap dan lebih mahal maka dikategorikan sebagai dokumen pembanding. Penawaran, status pembanding dan data dokumen pengadaan pemenang disimpan dalam masing – masing data eksternal.
Hasil negosiasi dari dokumen terpilih akan dibuatkan dokumen pengadaannya dan diberikan kepada PPK untuk dibuatkan kontrak kerja. Dalam pembuatan kontrak, PPK memilih jenis kontrak dan jenis pencairan terlebih dahulu kemudian menginputkan syarat dan lingkup pekerjaan beserta lokasi/tempat penyerahan pekerjaan kemudian update kontrak dan status pengadaan, bahwa proses pengadaan telah sampai pada pembuatan kontrak. Setelah itu kontrak kerja dicetak 4 (empat) rangkap, 1 (satu) diberikan kepada rekanan sedangkan dokumen pengadaan terpilih akan menjadi acc dokumen pengadaan. Kontrak kerja dan acc dokumen pengadaan disimpan sebagai 1 (satu) rangkaian dalam bentuk Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dokumen pengadaan. Adapun system flow pelaksanaan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.5.
Rekanan Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen
Start
End Dok. Penawaran
Dok. Kualifikasi
Rekanan Input Minat dan Penawaran Pengadaan Pemilihan Pemenang Penawaran = “Termurah” Ubah Status Pembanding T Y Nego Cetak Dokumen Dok. Pengadaan Input Jenis Kontrak dan Pencairan Kontrak Membuat Kontrak Pengadaan Cetak Kontrak 1 A A Kontrak Kerja Kontrak Kerja Acc. Dok. Pengadaan Rekanan Penawaran Rincian Penawaran
Gambar 4.5 System Flow Pelaksanaan Pengadaan
4.2.4 System Flow Pencairan Pengadaan
System Flow Pencairan Pengadaan mempunyai 4 (empat) aktor yang terlibat yaitu Rekanan, PPHP, Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD) dan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD). Alur sistem dimulai ketika Rekanan mengirimkan hasil pekerjaan kepada PPHP untuk dilakukan pemeriksaan. PPHP menginputkan hasil pekerjaan dengan mengubah status item pekerjaan, setelah itu mencetak Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah Terima serta disimpan.
Berita Acara Serah Terima diserahkan kepada PPPKD untuk dibuatkan dokumen pencairan yang juga didasari dari kontrak kerja. PPPKD menginputkan
kode rekening dan jenis pencairan. Apabila kontrak kerja menyebutkan dokumen dicairkan secara Ganti Uang (GU), maka status pencairannya akan diubah. Apabila kontrak kerja menyebutkan dokumen dicairkan secara Langsung (LS), maka akan dibuatkan dokumen pencairan LS, Surat Permintaan Pencairan (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) serta diubah status pencairannya. Dokumen tersebut disimpan terpisah sebagai kesatuan SPJ dokumen LS dan diberikan kepada BPKAD. Adapun system flow pencairan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.6.
Rekanan Pejabat Peneirma Hasil Pekerjaan
Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan
Dokumen BPKAD
Start
Hasil Pekerjaan Input Hasil Pekerjaan Pengadaan Pemeriksaan BA. Pemeriksaan Input Kode Rekening dan Jenis Pencairan Pencairan BA. Serah Terima 1 Check Pencairan Jenis Pencairan = “GU” Ubah Status Y T Buat SPP Buat SPM 2 Dok. Pencairan LS Dok. Pencairan LS End Barang/Jasa Lampiran Pencairan
Gambar 4.6 System Flow Pencairan Pengadaan
4.2.5 System Flow Pembukuan Pengadaan
System Flow Pembukuan Pengadaan mempunyai 2 (dua) aktor yang terlibat yaitu BPKAD dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Alur sistem
dimulai ketika BPKAD mengirimkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kepada BPP untuk diinputkan. Kemudian BPP melakukan cek pembukuan, apabila pengadaan dicairkan secara GU maka pembukuan dilakukan dengan melakukan register Buku Kas Umum (BKU) dan diupdate lalu disimpan. Apabila bukan GU maka pembukuan dilakukan dengan melakukan register SPP dan SPM lalu membuat Buku Besar Pembantu (BBP) serta disimpan dan diupdate. Adapun system flow pembukuan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.7 sebagai berikut.
BPKAD BPP Start SP2D Input SP2D da n pengambilan uang Penca ira n Cek Pembukuan
Pembukua n Ceta k BKU
GU Register SPP dan S PM T Register BKU Y BB P Bua t BB P BKU End
Gambar 4.7 System Flow Pembukuan Pengadaan
4.2.6 System Flow Pelaporan Pengadaan
System Flow Pelaporan Pengadaan merupakan alur sistem yang ditujukan kepada Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP). Terdapat 4 (empat) aktor yang terlibat yaitu Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Kuasa Pengguna
Anggaran Pembantu (KPAP). BPP, PP dan PPK memilih kategori laporan, misal laporan pencairan pengadaan setiap triwulan, atau laporan pelaksanaan pengadaan pada periode triwulan II (dua) yang belum dicairkan atau laporan pertanggung jawaban pada periode triwulan III (tiga) yang sudah dicairkan tetapi belum dibukukan serta laporan produktifitas rekanan untuk pengadaan alat tulis kantor pada periode triwulan II (dua) yang memiliki raport terbaik. Setelah dilakukan pemilihan query kategori laporan, maka sistem akan mengambil data dari masing-masing database untuk ditampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis laporan berdasarkan query yang telah diminta tadi. Setelah itu laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada KPAP. Adapun system flow pelaporan pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.8 sebagai berikut.
Bendahara Pengeluaran Pembantu / Pejabat Pembuat Komitmen / Pejabat Pengadaan
Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu Start End Rekap Laporan Pencairan Pembukuan Penawaran Pengadaan KAK Rekanan Cetak Laporan menurut query jenis
laporan Laporan Pencairan Pengadaan Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pelaksanaan Pengadaan Laporan Produktifitas Rekanan
