TA : Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa Pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim.

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

PENGADAAN BARANG JASA PADA BIRO

ADMINISTRASI KEMASYARAKATAN

SETDA PROV. JATIM

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

FERRY HARDI PRAYOGO 06410100022

(2)

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK...vi

KATA PENGANTAR...vii

DAFTAR ISI...ix

DAFTAR TABEL...xv

DAFTAR GAMBAR...xviii

DAFTAR LAMPIRAN...xxii

BAB I PENDAHULUAN...1

1.1 Latar Belakang Masalah...1

1.2 Perumusan Masalah...3

1.3 Batasan Masalah...3

1.4 Tujuan...3

1.5 Sistematika Penulisan...4

BAB II LANDASAN TEORI...6

2.1 Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim...6

2.2 Administrasi...8

2.3 Pengadaan Barang / Jasa...10

2.4 Konsep Sistem Informasi...11

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem...14

2.6 Konsep Dasar Basis Data...15

2.6.1 Database...15

2.6.2 Sistem Basis Data...16

2.6.3 Database Management System...17

(3)

BAB III ANALISIS SISTEM...20

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan...20

3.1.1 Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang Jasa...21

3.1.2 Document Flow Prosedur Pengadaan Barang Jasa...22

3.2 Analisis Kebutuhan ...24

3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem...25

3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional...34

3.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak untuk Server...57

3.2.4 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak untuk Client...57

BAB IV PERANCANGAN SISTEM...59

4.1 Desain Arsitektur Sistem...59

4.2 System Flow...60

4.2.1 System Flow Mengelola Data Master...60

4.2.2 System Flow Pra Pengadaan...61

4.2.3 System Flow Pelaksanaan Pengadaan...63

4.2.4 System Flow Pencairan Pengadaan...64

4.2.5 System Flow Pembukuan Pengadaan...65

4.2.6 System Flow Pelaporan Pengadaan...66

4.3 Data Flow Diagram (DFD)...68

4.3.1 Context Diagram...68

4.3.2 Diagram Berjenjang...69

4.3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa...70

4.3.4 DFD Level 1 Catat Data Pengguna...72

(4)

4.3.5 DFD Level 1 Catat Data Master PPK...72

4.3.6 DFD Level 1 Catat Data Rekanan...73

4.3.7 DFD Level 1 Pra Pengadaan...74

4.3.8 DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan...75

4.3.9 DFD Level 1 Pencairan Pengadaan...77

4.3.10 DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa...77

4.3.11 DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan...79

4.3.12 DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan...79

4.4 Entity Relationship Diagram...81

4.4.1 Conceptual Data Model (CDM)...82

4.4.2 Physical Data Model (PDM)...83

4.5 Struktur Database...85

4.6 Desain Input/Output (I/O)...92

4.6.1 Desain Output Laporan Pencairan Pengadaan...92

4.6.2 Desain Output Laporan Pertanggung Jawaban...93

4.6.3 Desain Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan...94

4.6.4 Desain Output Laporan Produktifitas Rekanan...95

4.6.5 Desain Output Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan...95

4.6.6 Desain Output Harga Perkiraan Sendiri (HPS)...96

4.6.7 Desain Output Spesifikasi Teknis...97

4.6.8 Desain Output Jadwal Pengadaan...98

4.6.9 Desain Output Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4)...99

4.6.10 Desain Output Dokumen Pengadaan...100

4.6.11 Desain Output Kontrak Kerja...107

(5)

4.6.12 Desain Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah

Terima...109

4.6.13 Desain Output Lampiran Pencairan...111

4.6.14Desain Output Dokumen Pencairan...111

4.6.15Desain Output Buku Kas Umum (BKU)...112

4.6.16 Desain Output Buku Besar Pembantu (BBP)...113

4.7 Desain Interface...114

4.7.1 Desain Form Login...114

4.7.2 Desain Form Master Pengguna...115

4.7.3 Desain Form Master Kegiatan...116

4.7.4 Desain Form Master Barang Jasa...118

4.7.5 Desain Form Master KAK...119

4.7.6 Desain Form Master Spektek...120

4.7.7 Desain Form To-do...121

4.7.8 Desain Form Pembuatan Komitmen...122

4.7.9 Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4...123

4.7.10 Desain Form Master Rekanan...124

4.7.11 Desain Form Dokumen Pengadaan...126

4.7.12 Desain Form Kontrak Pengadaan...128

4.7.13 Desain Form Pemeriksaan Hasil Pekerjaan...129

4.7.14 Desain Form Pencairan Pengadaan...131

4.7.15 Desain Form Pembukuan Pengadaan...133

4.7.16 Desain Form Laporan Pencairan...134

4.7.17 Desain Form Laporan Pertanggung Jawaban...135

(6)

4.7.18 Desain Form Laporan Pelaksanaan Pengadaan...136

4.7.19 Desain Form Laporan Produktifitas Rekanan...137

4.8 Evaluasi dan Pengujian Rancangan...138

4.8.1 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Context Diagram...138

4.8.2 Evaluasi dan Pengujian Rancangan DFD Level 0...140

4.8.3 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Conceptual Data Model (CDM)...142

4.8.4 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Physical Data Model (PDM)...143

4.8.5 Evaluasi dan Pengujian Kuesioner Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa...146

BAB V PENUTUP...152

5.1 Kesimpulan...152

5.2 Saran...153

DAFTAR PUSTAKA...154

BIODATA PENULIS...155

LAMPIRAN...156

(7)

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Biro Administrasi Kemasyarakatan merupakan salah satu Satuan

Perangkat Kerja Daerah (SKPD) di Provinsi Jawa Timur. Dalam fungsi

pemerintahan, melaksanakan kegiatan administrasi, koordinasi dan fasilitasi

penyelenggaraan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan, pariwisata, pemuda,

olahraga dan pemberdayaan perempuan serta anak. Untuk melakukan kegiatan

tersebut memerlukan pengadaan barang jasa yang mengacu pada Dokumen

Pelaksanaan Anggaran (DPA). DPA adalah dokumen yang memuat pendapatan

dan belanja setiap SKPD yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan oleh

pengguna anggaran. Isi dari DPA antara lain kode rekening belanja, macam

kegiatan, macam barang/jasa dalam kegiatan, volume barang/jasa, harga satuan

barang/jasa, dan total harga barang/jasa. DPA tersebut didukung oleh Kerangka

Acuan Kerja (KAK) masing – masing bagian menjadi daftar permintaan barang

jasa sesuai dengan kebutuhan biro dan diberikan kepada Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK) untuk dijadikan dasar melakukan proses pengadaan barang jasa.

Akan tetapi implementasi KAK dalam proses administrasi pengadaan tersebut

belum terlaksana sehingga menyebabkan keterlambatan dalam penyerapan

anggaran.

Idealnya dalam KAK memuat informasi mengenai uraian pekerjaan yang

dilaksanakan, waktu pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan

dengan memperhatikan batas efektif tahun anggaran, spesifikasi teknis barang jasa

(8)

yang akan diadakan dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan. Kendala yang

dihadapi adalah implementasi waktu pelaksanaan pekerjaan dan spesifikasi teknis

dalam administrasi pengadaan dalam pembuatan dokumen pertanggung jawaban

belum terjadwal dan tidak sesuai dengan kondisi real. Kendala lain yaitu pada

pencatatan data pengadaan dan pengolahan data pengadaan kurang praktis karena

disalin berulang – ulang dan pembuatan laporan membutuhkan waktu lama karena

harus merekap dalam buku besar pembantu dan buku kas umum.

Dari permasalahan diatas maka dibutuhkan sistem informasi administrasi

pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim,

dengan adanya implementasi KAK dalam administrasi pengadaan maka proses

pengadaan dapat terdata dengan baik sehingga informasi dan laporan yang

dihasilkan dapat lebih akurat, praktis dan bermanfaat untuk disajikan kepada

pihak – pihak terkait dalam pengadaan.

Berdasarkan analisis awal dapat dianalisis bahwa bagaimana sistem

informasi administrasi barang jasa dapat menyajikan informasi dan laporan lebih

akurat dan praktis yang dibutuhkan oleh pihak – pihak yang berkepentingan dalam

proses pengadaan serta dapat memantau kesesuaian DPA dengan realisasi

pencairan proses pengadan. Laporan – laporan yang disajikan meliputi laporan

produktifitas rekanan, laporan pertanggung jawaban (LPJ), laporan pemantau

kegiatan pengadaan dan laporan realisasi pengadaan. Dari laporan yang dihasilkan

ini diharapkan dapat membantu pihak-pihak biro untuk melakukan

pengecekan/pemeriksaan terhadap kegiatan pengadaan, sehingga sistem ini

(9)

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan

permasalahannya adalah bagaimana merancang sistem informasi administrasi

pengadaan barang atau jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov.

Jatim.

1.3Batasan Masalah

Agar pembahasan analisis permasalahan tidak melebar, maka bahasan

dibatasi sebagai berikut :

1. Sistem pengadaan ini hanya menggunakan sistem pengadaan langsung

yang dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.

2. Sistem ini tidak membahas secara proses penyusunan Dokumen

Pelaksanaan Anggaran (DPA).

3. Ruang lingkup pengadaan tidak membahas tentang penyimpanan,

perbaikan, pengiriman barang/jasa, pekerjaan dan jasa konsultasi

konstruksi.

4. Tidak membahas masalah alur kas atau asal perolehan anggaran,

karena hal tersebut sudah menjadi kebijakan organisasi.

5. Data yang diolah adalah data pengadaan pada tahun anggaran yang

sedang berjalan yaitu tahun anggaran 2013.

1.4Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah menghasilkan rancangan sistem

informasi administrasi pengadaan barang atau jasa pada Biro Administrasi

Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim dapat menyajikan informasi dan laporan lebih

(10)

proses pengadaan serta dapat memantau kesesuaian DPA dengan realisasi

pencairan proses pengadan.

1.5Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan ini

dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah,

pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika dari Perancangan

Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro

Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini dijelaskan tentang teori yang berkaitan dengan permasalahan

dan teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dalam

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim, antara

lain: teori dalam peraturan presiden nomor 70 tahun 2012, teori

sistem, teori sistem administrasi, teori sistem informasi, teori analisa

dan perancangan sistem, teori konsep dasar basis data.

BAB III : ANALISIS SISTEM

Bab ini dijelaskan tentang pembahasan sistem yang meliputi

identifikasi dan analisis permasalahan, document flow prosedur

(11)

kebutuhan sistem, analisis kebutuhan fungsional, analisis kebutuhan

perangkat kerasdan perangkat lunak untuk server dan client.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM

Bab ini dijelaskan mengenai system flow, Data Flow Diagram, context

diagram, DFD level 0, DFD level 1, Conceptual Data Model (CDM),

Physical Data Model (PDM), struktur tabel, rancangan input/output,

rancangan antarmuka beserta penjelasan rancangan desain tersebut,

serta evaluasi dan pengujian rancangan sistem.

BAB V : PENUTUP

Bab ini dijelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah

rancangan sistem selesai dibuat dan saran untuk proses pengembangan

(12)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim

Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim yang terletak di Jl.

Pahlawan 110, Surabaya 60174 adalah salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Menurut Perda

tahun 2010 nomor 7 pasal 1, adalah perubahan dari Perda tahun 2008 nomor 8

pasal 4 mengenai struktur organisasi dalam Sekretariat Daerah sebagai berikut :

1. Sekretariat Daerah membawahi Asisten Kesejahteraan Masyarakat.

2. Asisten Kesejahteraan Masyarakat membawahi Biro Administrasi

Kemasyarakatan.

3. Biro Administrasi Kemasyarakatan, membawahi :

3.1. Bagian Agama, membawahi :

3.1.1. Sub Bagian Sarana Agama;

3.1.2. Sub Bagian Kelembagaan Agama;

3.1.3. Sub Bagian Bina Kehidupan Beragama.

3.2. Bagian Pendidikan, membawahi :

3.2.1. Sub Bagian Pendidikan Sekolah;

3.2.2. Sub Bagian Pendidikan Non Formal dan Pendidikan Khusus;

3.2.3. Sub Bagian Sarana Pendidikan.

3.3. Bagian Pemuda, Olahraga, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan

Anak, membawahi:

3.3.1. Sub Bagian Pemuda dan Olahraga;

3.3.2. Sub Bagian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak;

(13)

3.3.3. Sub Bagian Tata Usaha Biro.

3.4. Bagian Kebudayaan dan Pariwisata, membawahi:

3.4.1. Sub Bagian Nilai-Nilai Budaya dan Sarana Kebudayaan;

3.4.2. Sub Bagian Kesenian dan Perfilman;

3.4.3. Sub Bagian Pariwisata.

Menurut Pergub tahun 2011 nomor 16 pasal 136, Biro Administrasi

Kemasyarakatan mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan,

mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi

program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan, administrasi dan

sumber daya di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,

pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta

keluarga berencana.

Menurut Pergub tahun 2011 nomor 16 pasal 137 juga menyebutkan

bahwa dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 136, Biro

Administrasi Kemasyarakatan mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan di bidang administrasi

kemasyarakatan.

b. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk

teknis pelaksanaan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan

pariwisata, pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan

anak serta keluarga berencana.

c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dan

(14)

pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta

keluarga berencana;

d. Pelaksanaan pembinaan administrasi pemerintahan dan pembangunan

serta sumber daya aparatur di bidang administrasi kemasyarakatan.

e. Pelaksanaan tugas tugas lain yang diberikan oleh Asisten.

Setiap melaksanakan tugas dan fungsi pemerintahan, biro ini melakukan

pengadaan barang jasa, mulai dari perencanaan sampai dengan diperolehnya

barang/jasa sesuai dengan kebutuhan biro.

2.2 Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa

latin yang terdiri dari ad + ministrate, yang secara operasional berarti melayani,

membantu, dan memenuhi. Dan dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat

terbentuk kata benda administatio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu

masuk kedalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal

oleh para ilmuwan dan praktisi sekarang ini. Administrasi memiliki beberapa

pengertian, diantaranya :

Menurut Simon dalam Darmanto: 2008, “Administrasi adalah kegiatan

dari kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan

bersama.”

“Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan

pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan

keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan

dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini

(15)

adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan

pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan

sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, administrasi

memiliki unsur - unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara

terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan

pemanfaatan berbagai sumber.” (Haryadi: 2009)

Menurut Haryadi (2009) terdapat 5 (lima) jenis fungsi pendukung

administrasi dalam perkantoran, yaitu sebagai berikut :

1. Fungsi rutin

Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya fungsi ini dilaksanakan

oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi

sehari-hari.

2. Fungsi teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan

keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa

program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf

administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi analis

Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai

kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis

laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh

manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat

(16)

4. Fungsi interpersonal

Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar

pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang

lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh

staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada

suatu organisasi.

5. Fungsi manajerial

Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran,

dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.

Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung

jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

2.3 Pengadaan Barang / Jasa

Menurut Perpres No. 70 Tahun 2012 pasal 1, Pengadaan Barang jasa

Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang jasa adalah

kegiatan untuk memperoleh Barang jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan

Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari

perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk

memperoleh Barang/Jasa. Dalam modul-modul ini selanjutnya akan disebut

Perpres 70/2012.

Untuk menjalankan kepemerintahan, dibutuhkan barang jasa pemerintah

dengan spesifikasi tertentu. Berdasarkan identifikasi kebutuhan dan riwayat

kebutuhan barang jasa yang telah lalu maka akan didapatkan daftar kebutuhan

Barang jasa Pemerintah. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka diperlukan

(17)

cara pengadaan barang jasa tersebut sehingga pelaksanaan pengadaannya sesuai

dengan peraturan perundangan yang berlaku. Untuk mengatur proses pengadaan

ini maka Presiden Republik Indonesia mengeluarkan Perpres 70/2012 yang

dibuat didasarkan peraturan-peraturan yang terkait, yaitu dengan melalui

swakelola atau melalui penyedia barang/jasa.

Prinsip untuk melaksanakan pengadaan melalui penyedia barang / jasa

dimulai dengan penentuan barang jasa yang hendak dikerjakan, perkiraan biaya

pekerjaan, spesifikasi teknis pekerjaan, identifikasi penyedia yang mampu

melaksanakan, proses pemilihan penyedia, penandatanganan kontrak, pelaksanaan

kontrak dan pencairan. Dalam Perpres 70/2012 juga mengatur organisasi atau

pejabat yang bertanggung jawab dalam proses pengadaan, antara lain : Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat

Pengadaan (PP), dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). KPA adalah

pejabat yang ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan Anggaran

Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). PPK adalah pejabat yang bertanggung

jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa, PP adalah personil yang ditunjuk

untuk melaksanakan pengadaan langsung, dan PPHP adalah pejabat yang bertugas

memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.

2.4 Konsep Sistem Informasi

Menurut Muktahar dalam Donald Baik (2009:1), sistem adalah suatu

entitas yang terdiri 2 atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu. Menurut Baridwan dalam Donald Baik (2009:1), sistem

adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan

(18)

kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut Gerald (2009:1), sistem

adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan

suatu sasaran tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu

tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran

(objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit.

Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah

goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang

lainnya merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah

objectives yang lebih tepat.

Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem

tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian

dan tidak dibedakan (Hartono, 1999:2).

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki

arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat, jadi ada

suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi dari input, proses, dan

output. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem

yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya

berakhir. Dan informasi dapat didefinisikan sebagai suatu data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan raw material untuk

(19)

gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level

manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level diatasnya, ataupun

sebaliknya (Gerald, 2009:5). Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga

hal, yaitu:

a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan. Akurat juga berati informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

b. Tepat pada waktunya, berati informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila

pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

c. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda

(Hartono, 1999:7).

Istilah sistem informasi menyiratkan suatu pengumpulan data yang

terorganisasi beserta tatacara menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai

dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara penggunaannya.

Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud

pembuatannya tentu bergantung pada tiga faktor utama, yaitu keserasian dan mutu

data, pengorganisasian data, dan tatacara penggunaannya (Notohadiprawiro,

2009:1). Menurut Leitch dan Davis dalam Jogiyanto (2003:11), sistem informasi

(20)

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kristanto (2003:5), analisis sistem adalah seseorang yang

mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem yang meliputi

mempelajari masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem.

Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat

atau alat yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari

sistem tersebut dapat dicapai. Tiga perangkat tersebut meliputi : perangkat keras,

perangkat lunak dan perangkat manusia. Perangkat keras daat berupa komputer,

sedangkan perangkat lunak adalah program. Sedangkan perangkat manusia dapat

berupa manajer, analisis sistem, programer dan sebagainya. Dimana ketiga unsur

tersebut bersama–sama membangun sistem yang efisien untuk mengatasi masalah

yang dihadapi pemakai sistem.

Menurut Jogiyanto (2001:129) “Analisis sistem adalah penguraian dari

suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan

maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya”. Berdasarkan penjelasan diatas, analisa sistem adalah sebuah tahap

yang paling penting dalam suatu pemrograman dimana tahap ini untuk

(21)

analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap

desain sistem atau perancangan sistem.

Menurut Kendall (2003:7), analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk

dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan

kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan

mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi

terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah

tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam

membangun aplikasi.

Analisis dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,

merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis

yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

2.6 Konsep Dasar Basis Data 2.6.1 Database

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang

berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara

database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah

database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

(22)

metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah

pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan

pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),

masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

2.6.2 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu

sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer

untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional

lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu

Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data

(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat

opsional).

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas

data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidak konsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang

(23)

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.

6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi.

8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus

akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan

data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Perangkat lunaknya mahal.

Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

2.6.3 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.

Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri

sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,

menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang

(24)

perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang

disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data

sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian

DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk

mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh

DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data

yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila

satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat

(25)

5. Data Dictionary

(26)

ANALISIS SISTEM

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Di dalam penyelenggaraan pemerintahan, Biro Administrasi

Kemasyrakatan perlu melakukan pengadaan barang jasa guna membantu untuk

melaksanakan kegiatan/program kerja biro. Proses pengadaan dilakukan setiap

bulan sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Seringkali pembuatan

dokumen pertanggung jawaban belum terjadwal dan tidak sesuai dengan kondisi

real, yaitu saat kegiatan selesai dilaksanakan, dokumen pertanggung jawaban juga

harus selesai dan siap dicairkan.

Permasalahan lain yang dihadapi dalam proses administrais pengadaan

yaitu berkaitan dengan pencatatan dan pengolahan data pengadaan yang kurang

praktis karena harus disalin berulang – ulang dan pembuatan laporan membutuhkan

waktu lama karena harus merekap dalam buku besar pembantu dan buku kas umum.

Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu sistem informasi

administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarkatan Setda

Prov. Jatim dengan adanya implementasi KAK dalam pembuatan dokumen

pertanggung jawaban, pencatatan dan pengolahan data pengadaan maka proses

administrasi pengadaan dapat terdata dengan baik, informasi dan laporan yang

dihasilkan dapat lebih akurat, praktis dan bermanfaat untuk disajikan kepada pihak

– pihak terkait dalam pengadaan. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi

permasalahan administrasi pengadaan yang ada pada Biro Administrasi

Kemasyarakatan dapat mencegah keterlambatan dalam penyerapan anggaran

(27)

3.1.1 Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang Jasa

Dalam melakukan administrasi pengadaan barang jasa, ada beberapa pihak

yang terlibat, antara lain :

1. Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP)

KPAP adalah pejabat yang ditunjuk oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

untuk membantu menggunakan APBD terutama dalam mengawasi pencairan

anggaran.

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan

barang jasa mulai dari membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS), Nota Dinas

Perintah Penyedia Barang Jasa, kontrak kerja, validasi penyerahan pekerjaan dan

memberikan pengantar untuk pencairan pengadaan.

3. Pejabat Pengadaan (PP)

PP adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung

mulai dari memilih penyedia barang jasa, verifikasi dokumen penawaran, dan

membuat dokumen pengadaan.

4. Rekanan

Rekanan atau penyedia barang jasa adalah personil/badan usaha yang

menyediakan barang/jasa mulai dari membuat dokumen penawaran,

melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak kerja dan membuat berita acara

penyerahan/penyelesaian pekerjaan.

5. Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP)

PPHP adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas menerima

(28)

6. Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

BPP adalah personil yang bertanggung jawab dalam mengatur keluar masuknya

dana anggaran biro. BPP bertugas melakukan proses pencairan dana dan

mengumpulkan dokumen Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dari pengeluaran

dana anggaran.

7. Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

PPPKD adalah pejabat yang membantu meneliti kelengkapan dokumen

pencairan dana, mulai dari melakukan pemeriksaan kebenaran dan kelengkapan

dokumen pencairan serta membuat Ringkasan Kontrak, Surat Perintah

Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Lampiran Pencairan

Pengadaan.

8. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)

BPKAD adalah badan pemerintah yang bertanggung jawab untuk mengelola

keuangan dan aset daerah. BPKAD bertugas memeriksa kebenaran SPM,

ringkasan kontrak dan lampiran pencairan pengadaan serta menerbitkan Surat

Perintah Pencairan Dana (SP2D).

3.12 Document Flow Prosedur Pengadaan Barang Jasa

Berdasarkan pengamatan yang ada, alur pengadaan barang jasa dimulai

ketika Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

dan Nota Dinas Perintah Penyedia Barang Jasa (NDPPBJ) berdasarkan dari Daftar

Permintaan Barang Jasa dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). HPS dan

NDPPBJ diberikan kepada Pejabat Pengadaan (PP) dan menjadi dasar untuk

melakukan pemilihan penyedia dengan membuat Surat Perhitungan Penawaran

(29)

Rekanan membuat Surat Penawaran Paket Pekerjaan sekaligus

melampirkan dokumen kualifikasinya. Setelah itu dokumen penawaran tersebut

diverifikasi dan disimpan sebagai arsip untuk dibuatkan dokumen pengadaan dari

rekanan yang terpilih. Lalu oleh PPK dibuatkan kontrak kerja berupa Surat Perintah

Kerja (SPK) sebagai dasar dari rekanan untuk dapat melaksanakan pekerjaan sesuai

yang diajukan. Rekanan melakukan validasi dan mulai melaksanakan pekerjaan.

Setelah menyelesaikan pekerjaan, barang jasa dari rekanan diperiksa dan dibuatkan

berita acara pemeriksaan dan serah terima. Setelah diperiksa, rekanan membuat dan

menyerahkan berita acara penyerahan pekerjaan kepada PPK. Setelah itu PPK

membuat dokumen pencairan.

Dokumen pencairan tersebut diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran

Pembantu (BPP) untuk ditentukan apakah dicairkan secara Ganti Uang (GU) atau

Langsung (LS). Jika dicairkan secara LS, maka dokumen pencairan akan

diserahkan kepada Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

untuk dibuatkan Surat Permintaan Pembayaran LS (SPP LS) dan Surat Perintah

Membayar LS (SPM LS) kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah

(BPKAD) Provinsi Jawa Timur. SPP LS dan SPM LS diverifikasi dan dibuatkan

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Setelah itu PPPKD menyerahkan dokumen

pencairan beserta SPP LS, SPM LS dan SP2D kepada BPP untuk divalidasi menjadi

SPJ LS. Jika dicairkan secara GU, maka dokumen pencairan akan langsung

divalidasi menjadi SPJ GU. Untuk gambaran dokumen flow administrasi

(30)

24

(31)

3.2 Analisis Kebutuhan

Memperhatikan hasil analisis permasalahan, maka dapat diidentifikasi

kebutuhan pengguna dalam proses pengadaan barang jasa yang diuraikan sebagai

berikut :

3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk gambaran fungsi-fungsi yang akan digunakan dapat dilihat pada

Gambar 3.2

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim

1. Data Rekanan

dan Data Master

(PPK) Barang Jasa (PPHP)

Gambar 3.2 Diagram Fungsi

Dari diagram fungsi pada Gambar 3.2, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Fungsi Pencatatan Data Pengguna (User)

1.1 Tujuan : Mencatat data pengguna/user yang akan menggunakan aplikasi,

menentukan kebijakan user dalam mengoperasikan aplikasi dan

menentukan hak akses pengguna/user.

(32)

1.3 Input : Nama user, jabatan fungsional user dan password.

1.4 Proses :

a. Pengguna memasukkan data user dan password beserta identitas user.

b. Pengguna menentukan hak ases tiap user.

c. Pengguna melakukan penghapusan atau merubah data hak akses user

yang ingin dihapus atau diubah.

d. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

1.5 Output : Data pengguna (user) dan data hak akses.

2. Fungsi Pencatatan Data Master

2.1 Tujuan : Mencatat data permintaan kebutuhan yang belum dipenuhi.

2.2 Aktor : Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

2.3 Input : Formulir data kegiatan, Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

2.4 Proses :

a. Pengguna memilih data master yang akan dimasukkan.

b. Pengguna memasukkan data kegiatan.

c. Pengguna memasukkan data barang jasa.

d. Pengguna memasukkan data KAK.

e. Pengguna memasukkan data spektek

f. Pengguna menghapus data barang jasa, spektek, kegiatan dan KAK

dengan mengubah status data saja.

g. Pengguna mendapatkan konfirmasi dari sistem bahwa data sudah

tersimpan.

(33)

a. Data kegiatan.

b. Data KAK.

c. Data Barang Jasa

d. Data Spektek

3. Fungsi Melayani Pembuatan Komitmen

3.1 Tujuan : Membuat Nota Dinas pelaksanaan pengadaan.

3.3 Input : Data kegiatan, Data KAK, Data Barang Jasa dan Data Spektek

3.4 Proses :

a. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan

dilaksanakan yaitu pembuatan komitmen.

b. Pengguna memilih subjek KAK.

c. Pengguna memasukkan jumlah Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebagai

acuan biaya harga pekerjaan.

d. Pengguna memilih metode pengadaan.

e. Pengguna mencetak nota dinas pelaksanaan pengadaan, HPS, dan

Spesifikasi Teknis.

3.5 Output :

a. Nota Dinas pelaksanaan pengadaan.

b. HPS.

c. Spesifikasi Teknis.

d. Data pengadaan, data barang jasa, data spektek.

4. Fungsi Melayani Pengadaan Langsung

(34)

Pekerjaan (SP4).

4.2 Aktor : Pejabat Pengadaan (PP).

4.3 Input : Nota Dinas pelaksanaan pengadaan, HPS, Spesifikasi Teknis

4.4 Proses :

dilaksanakan yaitu jadwal pengadaan.

b. Pengguna memilih kroscek KAK untuk memasukkan tanggal

pelaksanaan proses pengadaan sesuai KAK atau memasukkan tanggal

secara manual.

c. Pengguna mencetak jadwal pengadaan.

d. Pengguna memilih pembuatan SP4 sesuai dengan jadwal pengadaan.

e. Pengguna mencetak SP4.

f. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

4.5 Output :

a. Jadwal Pengadaan.

b. SP4.

c. Data Pengadaan.

5. Fungsi Melayani Pencatatan Data Rekanan dan Pembuatan Dokumen

Pengadaan

5.1 Tujuan : Mencatat data rekanan yang terlibat dalam pengadaan,

menampilkan detail rekanan, input, update riwayat dan status

rekanan serta membuat dokumen pengadaan.

(35)

5.3 Input : dokumen kualifikasi, dokumen penawaran rekanan dan jadwal

pengadaan.

5.4 Proses :

a. Pengguna memasukkan data rekanan sesuai dokumen kualifikasi rekanan.

b. Pengguna memilih data kegiatan sesuai dengan pekerjaan yang akan

dilaksanakan yaitu dokumen pengadaan.

c. Pengguna memasukkan nama pekerjaan yang diminati dan nilai

penawaran dari rekanan.

d. Pengguna mengubah status rekanan bahwa rekanan terpilih sesuai

dengan dokumen penawaran yang terbaik dan terlengkap.

e. Pengguna memasukkan nilai persentase negosiasi dari penawaran

terpilih.

f. Pengguna memilih pembuatan dokumen pengadaan sesuai dengan

dokumen penawaran terpilih.

g. Pengguna mencetak dokumen pengadaan.

h. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

5.5 Output :

a. Data Rekanan, data rincian penawaran dan data penawaran.

b. Dokumen pengadaan dan data pengadaan.

6. Fungsi Melayani Pembuatan Kontrak

6.1 Tujuan : Membuat kontrak kerja dengan rekanan.

6.3 Input : Dokumen pengadaan dan jadwal pengadaan.

(36)

dilaksanakan yaitu pembuatan kontrak

b. Pengguna memilih jenis kontrak kerja dan jenis pencairan anggaran.

c. Pengguna memasukkan lokasi/tempat penyerahan pekerjaan/barang,

syarat dan lingkup pekerjaan/barang sesuai dengan dokumen pengadaan.

d. Pengguna memilih kroscek dokumen pengadaan sesuai rekanan yang

terpilih.

e. Pengguna memasukkan tanggal kontrak jika tanggal tidak sesuai dengan

tanggal acuan.

f. Pengguna mencetak kontrak kerja.

g. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

6.5 Output :

a. Dokumen pengadaan dan data pengadaan

b. Data Kontrak dan Kontrak Kerja.

7. Fungsi Melayani Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan

7.1 Tujuan : Membuat Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil

Pekerjaan.

7.2 Aktor : Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

7.3 Input : Kontrak kerja dan dokumen pengadaan.

7.4 Proses :

a. Pengguna mencari data pekerjaan/barang yang diperiksa berdasarkan

kontrak kerja.

b. Pengguna memasukkan tanggal pemeriksaan jika tanggal tidak sesuai

(37)

c. Pengguna mengubah status item pekerjaan/barang yang diperiksa.

d. Pengguna mencetak Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah

Terima.

e. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

7.5 Output :

a. Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan.

b. Lampiran Pencairan.

c. Data Pengadaan.

8. Fungsi Pencatatan Data Penerimaan Barang Jasa

8.1 Tujuan : Mencatat data penerimaan barang jasa

8.2 Aktor : Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

8.3 Input : Data Pengadaan.

8.4 Proses :

a. Pengguna memasukkan data barang/jasa yang telah diterima.

b. Pengguna memasukkan stok barang diterima.

c. Pengguna mencetak rekap stok barang.

d. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

8.5 Output : Rekap stok barang dan data barang jasa.

9. Fungsi Melayani Pencairan Pengadaan

9.1 Tujuan : Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat

Perintah Membayar (SPM).

9.2 Aktor : Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD)

9.3 Input : Lampiran Pencairan

(38)

dilaksanakan yaitu pencairan pengadaan

b. Pengguna memilih kode rekening dan jenis pencairan anggaran.

c. Pengguna memasukkan tanggal dan nomer SPP.

d. Pengguna memasukkan data pencairan, meliputi nilai pekerjaan, syarat

dokumen pencairan, nilai pemotongan pajak pekerjaan/barang/biaya lain

sesuai dengan kontrak.

e. Pengguna mencetak SPP dan pengantar SPP.

f. Pengguna memasukkan tanggal dan nomer SPM.

g. Pengguna mencetak SPM dan pengantar SPM.

h. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

9.5 Output :

a. Dokumen Pencairan (SPP, Pengantar SPP, SPM dan Pengantar SPM).

b. Data Pencairan.

10. Fungsi Membuat Pembukuan SPJ

10.1 Tujuan : Membuat Pembukuan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)

10.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

10.3 Input : Data Pencairan dan SP2D

10.4 Proses :

a. Pengguna memilih data pencairan yang akan dibukukan.

b. Pengguna memasukkan SP2D

c. Pengguna memasukkan nomer pembukuan

d. Pengguna mencetak Buku Besar Pembantu (BBP) LS dan Buku Kas

(39)

e. Pengguna mendapatkan konfirmasi sistem bahwa data sudah tersimpan.

10.5 Output :

a. Data Pembukuan.

b. BKU.

c. BBP

11. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pencairan

11.1 Tujuan : Membuat Laporan Pencairan

11.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

11.3 Input : Data Pencairan dan Data Pengadaan

11.4 Proses :

a. Pengguna memilih jenis dan periode pencairan yang akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan pencairan.

11.5 Output : Laporan Pencairan.

12. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban

12.1 Tujuan : Membuat Laporan Pertanggung Jawaban.

12.2 Aktor : Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).

12.3 Input : Data Pembukuan dan Data Penawaran.

12.4 Proses :

a. Pengguna memilih periode, data pembukuan dan data penawaran yang

akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan pertanggung jawaban.

12.5 Output : Laporan Pelaksanaan Pertanggung Jawaban.

13. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Pelaksanaan Pengadaan

(40)

13.2 Aktor : Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

13.3 Input : Data Pengadaan, Data KAK dan Data Penawaran.

13.4 Proses :

a. Pengguna memilih periode, data pengadaan, data KAK dan data

penawaran yang akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan pelaksanaan pengadaan.

13.5 Output : Laporan Pelaksanaan Pengadaan.

14. Fungsi Melayani Pembuatan Laporan Produktifitas Rekanan

14.1 Tujuan : Membuat Laporan Produktifitas Rekanan

14.2 Aktor : Pejabat Pengadaan (PP)

14.3 Input : Data Rekanan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran.

14.4 Proses :

a. Pengguna memilih periode, data rekanan, data pengadaan, data KAK dan

data penawaran yang akan dicetak.

b. Pengguna mencetak laporan produktifitas rekanan.

14.5 Output : Laporan Produktifitas Rekanan.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari penyusunan fungsi – fungsi

yang akan dibangun di dalam perangkat lunak. Fungsi – fungsi perangkat lunak

tersebut telah melewati proses identifikasi kebutuhan setiap pengguna. Adapun

kebutuhan fungsional tersebut yaitu :

1. Fungsi Pencatatan Data Pengguna

Nama Fungsi Pencatatan Data Pengguna

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data pengguna dan

(41)

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait user yang mengoperasikan sistem nantinya sudah terbentuk

2. Data pengguna sistem belum ada

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

1. Pengguna memasukkan

user dan password

1. Sistem menampilkan menu utama

2. Pengguna memilih menu

"Master Pengguna"

2. Sistem menampilkan menu "Master Pengguna"

3. Pengguna menginputkan

data pengguna & menekan tombol simpan

3. Sistem menyimpan data pengguna yang telah diinputkan

4. Pengguna memlilih menu

"Hak Akses"

4. Sistem menampilkan halaman hak akses pengguna

5. Pengguna memlilih hak

akses para staf/pengguna sistem & menekan tombol simpan

5. Sistem menyimpan hak akses para staf/pengguna

6. Pengguna menekan

tombol "keluar" pada halaman master pengguna

6. Sistem kembali ke menu utama

"Log Out"

7. Sistem menampilkan halaman depan

Alur Alternatif N/A

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

1. KPAP salah memasukkan

username ataupun

password maupun

keduanya.

1. Menampilkan

alertkesalahan inputan

username ataupun

password maupun

keduanya.

2. KPAP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database

2. Menampilkan pesan "Sistem tidak terkoneksi pada database"

3. Data yang diinputkan tidak sesuai dengan ketentuan (textbox hanya berisi angka)

3. Sistem tidak merespon inputan pengguna

4. Data yang dimasukkan kurang lengkap

4. Sistem menampilkan

pesan data pada textbox

belum diisi

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data hak akses pengguna yang akan

(42)

Kebutuhan Non Fungsional

a. Security a. KPAP memasukkan

username dan password

untuk login sesuai

dengan hak akses

b. Accuracy b. Data yang disimpan

sesuai dengan data yang diisi

c. Maintenanbility c. Data dapat dikelola

(maintenance)

d. Error Handling d. Penyimpanan &

perbaruan data akan ada message box untuk validasi

2. Fungsi Pencatatan Data Permintaan Barang Jasa

Nama Fungsi Pencatatan Data Permintaan Barang Jasa

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data permintaan barang

jasa

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait pekerjaan/barang/jasa yang belum

dipenuhi

2. Data permintaan barang jasa sistem belum ada

user dan password

1. Sistem menampilkan halaman login

"Master"

2. Sistem menampilkan halaman "Master"

kegiatan

3. Sistem menampilkan halaman master kegiatan

data kegiatan dan menekan tombol "simpan"

4. Sistem meyimpan data master kegiatan

5. Pengguna menekan

"keluar" pada halaman master kegiatan

5. Sistem kembali ke halaman master

barang jasa, memilih combo box kegiatan dan kode rekening

6. Sistem menampilkan halaman master barang jasa

data permintaan barang jasa dan menekan tombol "simpan"

(43)

8. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman master barang jasa

KAK, memilih combo box kegiatan dan kode rekening

9. Sistem menampilkan halaman master KAK

data KAK dan menekan tombol "simpan"

10. Sistem menyimpan data KAK

11. Pengguna menekan

tombol "keluar" pada halaman master KAK

spektek

12. Sistem menampilkan halaman master spektek

tombol lihat detil KAK

13. Sistem menampilkan halaman detil KAK

14. Pengguna menginputkan subjek KAK pada textbox "cari" atau tekan hyperlink "proses" pada subjek KAK

14. Sistem menampilkan subjek KAK yang dicari

15. Pengguna menekan hyperlink "rincian spektek"

15. Sistem menampilkan halaman rincian spektek

16. Pengguna memasukkan data spektek dan menekan tombol "simpan"

16. Sistem menyimpan data spektek

17. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman rincian spektek

17. Sistem kembali ke halaman subjek KAK yang dicari

18. Pengguna menekan tombol "keluar" pada halaman detil KAK yang dicari

19. Pengguna memilih menu "Log Out"

(44)

1. PPK salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

1. Menampilkan alert

kesalahan inputan

username ataupun

password maupun

keduanya.

2. PPK tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database

3. Data yang diinputkan

tidak sesuai dengan

ketentuan (textbox hanya berisi angka)

belum diisi

5. PPK salah memasukkan batas acuan tanggal pencairan

5. Sistem menampilkan alert tanggal pencairan melewati batas

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data kegiatan, data barang jasa,

data KAK dan data spektek Kebutuhan

Non Fungsional

a. Security a. PPK memasukkan

username dan password untuk login sesuai dengan hak akses

(maintenance)

3. Fungsi Melayani Pembuatan Komitmen

Nama Fungsi Pembuatan Komitmen

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk membuat komitmen pengadaan

(45)

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait komitmen pengadaan barang jasa yang belum dikerjakan

2. Data komitmen pengadaan barang jasa pada sistem belum ada

user dan password

"To-do"

2. Sistem menampilkan menu "To-do"

3. Pengguna mengecek

to-do yang belum

dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada proses

pembuatan komitmen

3. Sistem menampilkan halaman status pembuatan komitmen

nama pengadaan, data HPS & menekan tombol simpan

4. Sistem menyimpan data HPS yang telah diinputkan

5. Pengguna mencetak HPS 5. Sistem menampilkan

"print preview" terkait HPS yang akan dicetak

6. Pengguna mencetak

Spektek

6. Sistem menampilkan "print preview" terkait Spektek yang akan dicetak

7. Pengguna mencetak nota

dinas

7. Sistem menampilkan "print preview" terkait Nota Dinas yang akan dicetak

8. Pengguna menekan

tombol "keluar" pada halaman pembuatan komitmen

8. Sistem kembali ke menu to-do

"Log Out"

Alur Alternatif N/A

1. PPK salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

kesalahan inputan

username / password

(46)

belum diisi

5. PPK salah memasukkan nilai HPS melebihi PAGU anggaran

5. Sistem menampilkan alert "melebihi pagu anggaran"

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pengadaan, data barang jasa

dan data spektek serta menghasilkan dokumen nota dinas PPK, HPS dan Spesifikasi Teknis

(maintenance)

4. Fungsi Melayani Pengadaan Langsung

Nama Fungsi Pengadaan Langsung

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani metode pengadaan

langsung

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait jadwal pengerjaan dokumen pengadaan

langsung

2. Data jadwal pengerjaan dokumen pengadaan langsung dan

SP4 pada sistem belum ada

user dan password

(47)

2. Pengguna memilih menu "To-do"

to-do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada jadwal

pengadaan

3. Sistem menampilkan halaman jadwal pengadaan

4. Pengguna menekan

tombol "kroscek KAK"

isian textbox sesuai KAK

tanggal proses pengadaan

dengan menekan hyperlink "ubah"

target textbox yang akan

diisi

6. Pengguna memilih

hyperlink "buat SP4"

6. Sistem menampilkan halaman buat SP4

7. Pengguna menekan tombol "simpan" dan "keluar" pada halaman pengguna

7. Sistem meyimpan data jadwal pengadaan dan

kembali ke menu to-do

"Log Out"

Alur Alternatif N/A

1. PP salah memasukkan username ataupun

password maupun

keduanya.

1. Menampilkan

username ataupun

password maupun

keduanya.

2. PP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database

belum diisi

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data pengadaan, seperti jadwal

(48)

a. Security a. PP memasukkan

(maintenance)

5. Fungsi Melayani Pencatatan Data Rekanan dan Pembuatan Dokumen

Pengadaan

Nama Fungsi Pencatatan data rekanan dan pembuatan dokumen pengadaan

langsung

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data rekanan dan

membuat dokumen pengadaan

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait identitas rekanan

2. Data rekanan dan dokumen pengadaan langsung pada

sistem belum ada

user dan password

"Master Rekanan"

menu "Master Rekanan"

identitas rekanan & menekan tombol simpan

3. Sistem menyimpan data rekanan yang telah diinputkan

"To-do"

to-do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada dok. pengadaan

5. Sistem menampilkan halaman dok. pengadaan

jenis pekerjaan yang diminati, nilai penawaran rekanan dan menekan tombol simpan

(49)

7. Pengguna memeriksa data kualifikasi rekanan dan data penawaran lalu

menekan check box

"status rekanan" yang terpilih

7. Sistem menampilkan halaman rekap kualifikasi rekanan dan status rekanan

nilai persentase negosiasi

8. Sistem menampilkan textbox nilai persentase dari rekanan terpilih

9. Pengguna memilih

hyperlink "buat

dokumen"

9. Sistem menampilkan "print preview" terkait dokumen pengadaan yang akan dicetak

tombol "simpan" dan "keluar" pada halaman dokumen pengadaan

10. Sistem meyimpan data pembuatan dokumen pengadaan langsung dan kembali ke to-do

"Log Out"

Alur Alternatif N/A

1. PP salah memasukkan username ataupun password maupun keduanya.

1. Menampilkan

username ataupun

password maupun

keduanya.

2. PP tidak dapat masuk kedalam aplikasi karena sistem tidak terkoneksi dengan database

belum diisi

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data rekanan, data penawaran, data

rincian penawaran dan data pengadaan sehingga menghasilkan dokumen pengadaan terpilih

a. Security a. PP memasukkan

(50)

(maintenance)

6. Fungsi Melayani Pembuatan Kontrak

Nama Fungsi Pembuatan Kontrak Kerja

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melayani pembuatan kontrak

pekerjaan

Kondisi Awal 1. Kebijakan terkait kontrak kerja pekerjaan terhadap

rekanan

2. Data kontrak kerja sistem belum ada

user dan password

menu utama

"To-do"

menu "To-do"

to-do yang belum dilaksanakan dengan menekan tombol "proceed" pada kontrak

halaman kontrak

4. Pengguna memilih

dropdown list "Jenis Kontrak" dan "Jenis Pencairan"

dropdown list Jenis

Kontrak dan Jenis Pencairan

syarat kontrak &

menekan hyperlink

tambah

textbox tambahan syarat pekerjaan

6. Pengguna menekan

tombol "ACC"

panel dokumen kontrak pengadaan terpilih

7. Pengguna mengubah

tanggal kontrak jika tanggal kontrak berubah dari acuan tanggal

target textbox yang akan

(51)

8. Pengguna menekan tombol "simpan" pada halaman kontrak

8. Sistem menyimpan data

kontrak kerja yang telah diinputkan

9. Pengguna menekan

tombol "cetak" pada halaman kontrak

"print preview" terkait kontrak kerja yang akan dicetak

tombol "Keluar"

11. Pengguna memilih menu "Log Out"

Alur Alternatif N/A

1. PPK salah memasukkan

username ataupun password maupun keduanya.

kesalahan inputan

username ataupun

password maupun

keduanya.

2. Menampilkan pesan

"Sistem tidak terkoneksi pada database"

3. Sistem tidak merespon

inputan pengguna

belum diisi

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menyimpan data kontrak kerja dan data

pengadaan, sehingga menghasilkan kontrak kerja dan acc dokumen pengadaan

(maintenance)