Meng-input tagihan asuransi ke dalam sistem bertujuan untuk menginformasikan kepada asuransi rincian setiap tindakan yang diberikan kepada pasien selama pasien dirawat di rumah sakit. Selama proses magang melakukan peng-input-an tagihan
86 asuransi Mandiri Inhealth untuk invoice periode Juni dan Juli 2021, dengan jumlah invoice lebih dari 100. Berikut adalah penjelasan peng-input-an tagihan asuransi Mandiri Inhealth ke dalam sistem melaui Pelkes Online:
1. Menyiapkan surat jaminan pelayanan dan detail invoice yang akan di-input ke dalam sistem Pelkes Online. Berikut tampilan surat jaminan pelayanan dan detail invoice:
Gambar 3.33 Surat Jaminan Pelayanan
Berdasarkan gambar 3.33, menunjukkan bahwa pasien bernama Rihana dengan nomor kartu Inhealth 2022464281855 telah mendaftarkan diri untuk berobat di Siloam Hospitals Lippo Village pada tanggal 20 Mei 2021 dan telah berhak sebagai peserta asuransi Mandiri Inhealth, dibuktikan dengan adanya Surat Jaminan Pelayanan (SJP) dengan nomor
87 1005R0040521X000514. Selanjutnya, nomor kartu pasien akan digunakan dalam pencarian di dalam sistem. Sedangkan nama pasien akan dicocokkan dengan lembar detail invoice, berikut adalah lembar detail invoice:
Gambar 3.34 Lembar Detail Invoice
Berdasarkan gambar 3.34, menunjukkan setiap jenis pelayanan dan dokter yang menangani yang diberikan rumah sakit kepada pasien bernama Rihana yang masuk Siloam Hospitals untuk dirawat inap kelas VIP pada 20 Mei 2021 dan keluar pada 23 Mei 2021. Nama pasien di dalam detail invoice telah sama dengan gambar 3.33 poin B. Salah satu layanan adalah layanan konsultasi yang dilaksanakan pada 20 Mei 2021 dan ditangani oleh dokter
88 kandungan dengan total biaya Rp189.372 Selanjutnya informasi ini akan di-input ke dalam sistem Pelkes Online.
2. Log in Pelkes Online menggunakan user name dan password, setelah itu klik log in. Berikut adalah halaman log in Pelkes Online:
Gambar 3.35
Halaman Log In Pelkes Online
Setelah log in akan masuk ke halaman awal Pelkes Online. Pada halaman ini pilih Surat Jaminan Pelayaanan. Berikut adalah halaman awal Pelkes Online:
89 Gambar 3.36
Halaman Awal Pelkes Online
3. Selanjutnya setelah masuk ke halaman Surat Jaminan Pelayanan, masukkan 4 nomor terakhir nomor kartu pasien (gambar 3.33) yang akan di-input tagihannya di kolom pencarian. Berikut adalah halaman Surat Jaminan Pelayanan:
90 Gambar 3.37
Halaman Surat Jaminan Pelayanan
Berdasarkan gambar 3.33 poin A maka nomor kartu pasien yang dimasukkan adalah 1855. Selanjutnya pada hasil pencarian yang muncul, klik akomodasi.
4. Untuk menambah akomodasi, klik tambah di bagian Akomodasi. Berikut adalah halaman akomodasi:
91 Gambar 3.38
Halaman Akomodasi
Setelah klik tambah akan masuk ke halaman detail akomodasi pada halaman ini, masukkan ruang rawat, kelas rawat, tanggal masuk, dan tanggal keluar, setelah itu klik simpan. Berikut adalah halaman detail akomodasi:
92 Gambar 3.39
Halaman Detail Akomodasi
Berdasarkan gambar 3.39, tipe ruang rawat adalah General Ward/Umum, tipe kelas rawat adalah Kelas VIP, tanggal masuk adalah 20 Mei 2021, dan tanggal keluar adalah 23 Mei 2021. Informasi ini telah sesuai dengan yang ada di dalam gambar 3.34 poin C, D, H, dan I. Setelah itu, klik simpan.
5. Untuk menambah tindakan yang dilakukan, klik tambah di bagian Tindakan yang ada di halaman detail akomodasi.
C
H I
D
93 Gambar 3.40
Halaman Detail Akomodasi
Setelah itu akan masuk ke halaman penambahan tindakan. Pada halaman ini masukkan tanggal pelayanan, UPT, dokter, dan tindakan pelayanan. Berikut adalah halaman penambahan tindakan:
94 Gambar 3.41
Halaman Penambahan Tindakan
Berdasarkan gambar 3.41, tanggal pelayanan adalah 20 Mei 2021, UPT adalah OBG – KANDUNGAN/OBGYN hal ini karena dokter utama yang menangani adalah spesialis kandungan, untuk kolom dokter diisi TANPA DOKTER karena tidak semua nama dokter terdaftar di sistem Pelkes Online, nama tindakan pelayanan adalah IPD CONS, dan untuk kolom biaya akan otomatis terisi sesuai tindakan pelayanan yang dipilih. Informasi ini sudah sesuai dengan gambar 3.34 poin E, F, dan G. Setelah itu klik simpan.
6. Mengulangi langkah kelima sampai semua tindakan pelayanan telah di-input, setelah itu melapor kepada atasan untuk diperiksa.
E F
G
95 3.3.6 Membuat Jurnal Pelunasan Account Receivable dengan Sistem Microsoft Dynamics AX
Pembuatan jurnal pelunasan account receivable bertujuan untuk melakukan pencatatan atas penerimaan pelunasan dari asuransi atau pihak lainnya yang berutang kepada rumah sakit. Selama proses magang melakukan pembuatan jurnal pelunasan account receivable untuk periode 28-30 Juni dan 1-23 Juli 2021. Jumlah transaksi yang dijurnal adalah lebih dari 80 transaksi. Berikut adalah penjelasan dalam membuat jurnal pelunasan account receivable dengan sistem Microsoft Dynamics AX:
1. Membuka file rekening koran dengan Microsoft Excel Berikut adalah file rekening koran:
Gambar 3.42 Rekening Koran
Berdasarkan gambar 3.42, pada 2 Juli 2021 telah terjadi transaksi penerimaan uang sebesar Rp766.473 yang dibayar oleh Asuransi Selamat Jaya atas covering letter nomor 200120210601128 untuk invoice nomor
96 OIV2106110880 dengan jumlah Rp766.473. Informasi ini selanjutnya akan digunakan saat membuat jurnal pelunasan account receivable.
2. Membuka halaman Citrix StoreFront dan log in dengan memasukan user name dan password.
Gambar 3.43 Halaman Citrix StoreFront
Setelah log in, klik Microsoft Dynamics AX untuk membuka Microsoft Dynamics AX.
97 Gambar 3.44
Halaman Aplikasi
3. Setelah Microsoft Dynamics AX telah terbuka, pilih menu account receivable dan klik payment journal.
Gambar 3.45
Halaman Awal Account Receivable
98 4. Setelah halaman payment journal terbuka, buat journal batch baru dengan cara klik new, kemudian isi kolom name dan description. Berikut adalah halaman payment journal:
Gambar 3.46 Halaman Payment Journal
Berdasarkan gambar 3.46, pada kolom name isi ARPV dan pada kolom description isi REKENING KORAN AR JULI (TGL 2) – ERIK, karena journal batch ini dibuat untuk mencatat transaksi pelunasan di tanggal 2 Juli.
Setelah membuat journal batch baru, klik lines.
5. Setelah halaman journal voucher terbuka, membuat jurnal penerimaan kas terlebih dahulu dengan klik new, lalu masukan tanggal, account, description, dan jumlah kas yang diterima di kolom debit sesuai dengan yang ada di rekening koran (gambar 3.42). Berikut adalah halaman journal voucher:
99 Gambar 3.47
Halaman Journal Voucher
Berdasarkan gambar 3.47 jurnal penerimaan kas pada sisi debit terjadi pada tanggal 2 Juli 2021 dan dicatat pada akun BANKBNI03, karena untuk pelunasan ditransfer ke rekening BNI. Pada kolom description diisi nama asuransi yang melakukan pelunasan, yaitu asuransi Selamat Jaya dan pada kolom debit dimasukkan jumlah yang diterima yaitu sebesar Rp766.473.
Informasi ini telah sesuai dengan gambar 3.42 poin A, B, dan D.
6. Setelah membuat jurnal penerimaan kas di sisi debit, selanjutnya membuat jurnal pelunasan account receivable di sisi kredit. Masukkan nomor akun payer terlebih dahulu, sesuai dengan gambar 3.42, setelah itu klik Functions, lalu klik Settlement (SHG).
100 Gambar 3.48
Halaman Journal Voucher
Pada gambar 3.48, kolom tanggal dan description akan otomatis terisi mengikuti jurnal sebelumnya. Pada kolom account, nomor payer yang diisi adalah 20300277. Informasi ini sesuai dengan yang ada di gambar 3.42 poin C. Selanjutnya, akan masuk ke halaman Settle Open Transactions, pada halaman ini pilih invoice yang dilunasi. Berikut adalah halaman Settle Open Trasactions:
101 Gambar 3.49
Halaman Settle Open Transactions
Berdasarkan gambar 3.49, invoice yang dipilih adalah invoice dengan nomor OIV2106110880 dengan jumlah sebesar Rp766,473. Informasi ini sudah sesuai dengan gambar 3.42 poin E. Setelah itu klik close untuk kembali ke halaman journal voucher.
102 Gambar 3.50
Halaman Journal Voucher
Berdasarkan gambar 3.50, setelah memilih invoice yang dilunasi pada halaman Settle Open Transactions, pada jurnal pelunasan account receivable disisi kredit akan terisi otomatis jumlah yang dilunasi, yaitu sebesar Rp766.473.