5 Tahap 3 : Mengukur Kinerja
7. Tahap 5 : Mendukung dan Meneruskan Perbaikan
a. Monitor dan Evaluasi
1) Kriteria 1: Semua audit dan rencana perbaikan mutu harus merupakan bagian dari kegiatan monitor dan evaluasi yang sedang berjalan.
Pedoman
Ini adalah siklus audit yang terus-menerus berjalan. Jika rencana perbaikan mutu telah disepakati dan kemudian kita perlu untuk memonitor untuk melihat apakah hal-hal tersebut dijalankan sesuai dengan rencana proyek. Lihat Lampiran 5 sebuah ceklis sampel untuk memonitor perubahan.
Kita perlu mengevaluasi untuk mengetahui apakah perubahan- perubahan ini telah secara efektif meningkatkan standar. Ini merupakan audit ulang kita. Sebuah audit ulang yang cepat disarankan
34
untuk menilai efektivitas perubahan yang terjadi. Kita dapat menggunakan instrumen audit dan protokol yang sama. Seluruh langkah perlu untuk diikuti, dengan demikian identifikasi sumber daya merupakan hal yang sangat penting.
2) Indikator-indikator kinerja
Indikator kinerja dapat digunakan untuk memonitor perbaikan sebagai hasil dari kegiatan-kegiatan perbaikan mutu. Bagaimanapun, meskipun organisasi harus menginvestasikan fasilitas-fasilitas, personil dan pelatihan untuk memonitor indikator-indikator, merupakan hal yang penting untuk memahami bahwa hanya sejumlah minimum indikator esensial yang perlu dimasukkan dalam monitoring.
3) Kriteria 2 : Perbaikan audit harus diintegrasikan pada strategi perbaikan mutu secara keseluruhan dalam organisasi.
Pedoman
Rencana perbaikan mutu akan diidentifikasikan dengan menggunakan sejumlah metoda disetiap organisasi pelayanan kesehatan. Ini meliputi proses perencanaan pelayanan, penilaian kebutuhan, tinjauan keluhan dan kecelakaan , register risiko, pernyataan tentang kesehatan dan keselamatan, laporan pengawas eksternal dan sebagainya. Merupakan hal penting bahwa rencana perbaikan mutu mendapat prioritas dan dikelola secara terintegrasi sebagai bagian dari program perbaikan mutu yang terstruktur.
4) Kriteria 3 : Mengevaluasi kualitas audit
Kualitas sebuah program audit harus dievaluasi sebagai bagian dari agenda manajemen mutu dan risiko yang lebih luas
Pedoman
Instrumen untuk menilai sendiri untuk Bagian Audit bisa didapatkan dalam hal ini sebagai contoh adalah dari dapat dilihat pada Lampiran 6 Instrumen ini memungkinkan sebuah organisasi untuk menilai struktur, proses dan hasil dan sumber daya yang dapat digunakan untuk kegiatan audit.
35 5) Kriteria 4 : Audit Eksternal
Audit eksternal akan dilakukan oleh beberapa institusi lain untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan, regulasi dan monitoring.
6) Kriteria 5 : Setiap Rumah Sakit/ Dinas Kesehatan setempat wajib membuat Laporan Audit Tahunan
8. Kapabilitas
a.Waktu Yang Disediakan (Protected Time)
Untuk ikut serta secara penuh dalam audit pelayanan kesehatan dalam program yang terstruktur dari perbaikan mutu dan keselamatan, namun staf memerlukan waktu untuk menjalankan tugas sehari- harinya. Seluruh pegawai yang terlibat dalam pemberian pelayanan kesehatan wajib berpartisipasi dalam audit dan wajib diberikan waktu dan fasilitas yang cukup untuk menyelesaikan persyaratan kontrak ini. Kenyataannya, ketentuan tentang jumlah waktu yang dikhususkan yang diperlukan untuk kegiatan audit masih lemah, dimana sebagian besar literatur hanya menyebutkan dalam kaitan tentang sejumlah waktu diperlukan untuk staf medik untuk berperan serta dalam audit, tetapi belum menyebutkan jumlah pasti waktu yang diperlukan.
Sebagai contoh,pada tinjauan akhir-akhir ini dalam kontrak konsultan medik misalnya di Irlandia dinyatakan bahwa tidak ditemukan disetiap rumah sakit bukti tentang waktu yang disediakan dimana hasil audit dipresentasikan, diperdebatkan dan keputusan dibuat untuk bagaimana bergerak maju dari praktik-praktik yang terjadi saat ini, berdasarkan temuan audit. Seharusnya dalam waktu setengah hari yang disiapkan dengan baik, harus diluangkan setiap bulannya untuk audit klinik penuh dari pekerjaan bulan-bulan sebelumnya. Kehadiran konsultan dan registrar merupakan keharusan kecuali bila ia sedang bekerja melayani pasien gawat darurat atau dalam ruang persalinan. Dalam sebuah kajian audit bedah, waktu yang dibutuhkan untuk audit diperhitungkan sepertiga dari waktu bekerja setiap minggunya, sepertiga waktu untuk sekretariat setiap minggunya dan lebih kurang setengah hari setiap bulannya untuk setiap konsultan mengawasi dan melakukan supervisi pekerjaan tersebut. Di Irlandia Utara misalnya rata-rata staf medik memiliki waktu satu hari yang disediakan untuk audit dan staf lain dapat menegosiasikan setempat tentang waktu yang diperlukan untuk memfasilitasi audit.
36
Tingkat kebutuhan waktu yang disediakan harus ditinjau berdasarkan hal-hal yang sedang berlangsung.
Setiap orang yang terlibat dalam audit harus memelihara catatan kehadiran pada pertemuan-pertemuan dan presentasi. Hal ini merupakan bagian dari proses dan catatan-catatan harus disimpan di bagian audit klinik. Ini akan menyediakan bukti yang berharga bagi institusi pengawasan dan akreditasi.
Para manajer harus aktif memberikan anjuran untuk menghadiri pertemuan-pertemuan audit karena mereka turut bertanggung jawab untuk menjaga mutu pelayanan secara keseluruhan dan mempunyai peran kunci untuk membantu para klinikus untuk memperbaiki pelayanan dengan mengembangkan rencana tindak lanjut.
b.Staf Pendukung Audit Pelayanan Kesehatan.
Staf pendukung audit memiliki sejumlah peran penting meskipun antara satu organisasi dan organisasi lain dapat berbeda.
Mereka perlu memiliki pengetahuan yang baik tentang metoda- metoda audit, disamping memiliki ketrampilan organisatoris dan analitikal yang signifikan.
Staf audit setempat dapat memberikan bantuan keahlian yang dibutuhkan untuk membantu staf yang melaksanakan audit.
c.Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan merupakan faktor kritis untuk dalam rangka aspek audit pelayanan kesehatan diperlukan oleh semua staf.
Ketiadaan pelatihan dan ketrampilan dalam melakukan audit akan menghambat audit yang berhasil.
Dalam tinjauan ditemukan bahwa dalam program yang dilakukan terus menerus dalam audit klinik untuk para klinikus tersedia bagi untuk para staf dari berbagai bidang spesialisasi dan disiplin.
Terdapat beberapa cara untuk memberikan pelatihan :
1) Pelajaran dasar selama 1-2 jam yang dilakukan untuk memberikan penjelasan tentang audit klinik kepada seluruh staf.
2) Pelajaran tentang ketrampilan melakukan audit selama 2 hari untuk pimpinan dan staf yang langsung terkait dengan pelaksanaan audit.
37
Kursus ini dapat diberikan ditempat kerja oleh staf pendukung audit atau secara eksternal dari institusi pendidikan. Kursus ini harus diakreditasi dan merupakan bagian dari program pengembangan profesi berkelanjutan (CPD).
3) Merupakan sebuah modul dari program pelatihan pasca sarjana untuk semua staf misalnya S-2 Keperawatan, S-2 Manajemen. 4) Pengenalan pada program pelatihan prasarjana (undergraduate)
sebagai bagian dari pendididkan manajemen mutu.
5) Pelatihan yang terakreditasi untuk staf pendukung audit klinik. d.Teknologi Informasi
Sistem informasi elektronik dapat menyumbang penyelenggaraan audit dengan berbagai cara, termasuk meningkatkan akses untuk mengetahui hasil riset, mengidentifikasi para pengguna, mengumpulkan data, memgganti dengan cepat melalui template
catatan dan memungkinkan revisi sistem pelayanan yang akan perkenalkan.
e.Kebutuhan sarana
1)Database dengan fungsi laporan audit
2)Database untuk mencatat aktivitas audit yang berjalan di bagian audit
3)Sistem pengumpulan data secara tersendiri seperti peralatan dan perangkat lunak tentang pengendalian infeksi dari asosiasi perawat. 4)Perangkat lunak analisis data dengan kemampuan statistik untuk Audit yang lebih kompleks.
f.Pembiayaan audit
Penyelenggaraan audit seperti disebutkan diatas memerlukan dukungan biaya dan sumber daya lainnya. Pembiayaan yang komprehensif untuk audit dalam sistem pelayanan kesehatan perlu dibuat. Program audit dengan sedikit atau tanpa dukungan biaya dan sumber daya lainnya tidak mungkin dapat berjalan dengan efektif (Walshe dan Spurgeon 1997).
38
V
PERAN IDI DALAM PENYELENGGARAAN AUDIT PELAYANAN