b) Coaching/Penguatan TIPP
H. TAHAP PELAKSANAAN FISIK
Setelah semua rencana disusun, organisasi telah ditetapkan, orang-orang telah ditunjuk dan memahami tugas dan tanggungjawabnya, maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan.
Sasaran Pembangunan Infrastruktur adalah mewujudkan infrastruktur yang diinginkan sesuai dengan ketentuan, kriteria/standar teknis bangunan (mutu yang dipersyaratkan) dalam kurun waktu tertentu dan biaya yang telah ditetapkan (direncanakan) serta dapat bermanfaat secara berkelanjutan. Secara rinci sasaran ini meliputi :
1.
Terwujudnya bangunan yang memenuhi atau sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku, standar/persyaratan teknis bangunan yang sudah ditetapkan, yaitu menjamin keselamatan (keamanan/kenyamanan dan kesehatan masyarakat yang menggunakannya) dan tidak menimbulkan dampak negatif terhadap sosial masyarakat dan pelestarian lingkungan (Tepat Mutu);2.
Terwujudnya bangunan dalam kurun waktu yang sesuai dengan jadwal yang ditentukan/direncanakan (Tepat Waktu);3.
Terwujudnya bangunan sesuai dengan biaya yang telah ditentukan/direncanakan (Tepat Biaya) dan4.
Terwujudnya akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan pembangunan (Tertib Administrasi dan Keuangan proyek).Kegiatan tahapan pelaksanaan fisik ini pada garis besarnya dibagi atas 2 tahapan yaitu (a). tahap persiapan pelaksanaan konstruksi dan (b). tahap pelaksanaan konstruksi itu sendiri.
Tahapan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan seperti pada gambar gambar 2. Diagram alir Pelaksanaan Fisik. Dan secara rinci pelaksanaan setiap kegiatan dapat diuraikan sebagai berikut:
a)
Tahap Persiapan Pelaksanaan Konstruksi(1)
Penandatanganan SPK BKM dengan PPKBKM melakukan penandatanganan Surat Perjanjian Kerja (SPK) dengan PPK Satker PIP Kabupaten/Kota selaku penanggungjawab pelaksana kegiatan pembangunan infrastruktur skala lingkungan.
(2)
Penyiapan Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara (KPP)Hampir semua sarana prasarana yang selesai dibangun ternyata mengalami kerusakan karena tidak terpelihara. Hal ini kemungkinan disebabkan tidak tersedianya dana rehabilitasi dari sektor/instansi terkait, tidak ada swadaya masyarakat untuk pemeliharaan dan belum adanya kesadaran masyarakat untuk memelihara prasarana tersebut. Sehingga manfaat yang diterima oleh masyarakat dari adanya pembangunan prasarana tersebut tidak optimal dan belum berkelanjutan. Atau walaupun dapat dinikmati akan tetapi jangka waktu pemanfaatannya menjadi terbatas (kurang dari umur yang direncanakan). Selain itu, kualitas prasarana yang dibangun menjadi kurang terjamin dan harapan diperolehnya manfaat yang berkelanjutan tidak dapat tercapai. Kesadaran akan kondisi tersebut, maka pembangunan melalui program KOTAKU dengan entry poin pemberdaayan masyarakat, mengupayakan langkah antisipasi melalui pengembangan dan penguatan peranserta masyarakat mulai dari tahap perencanaan, yaitu bahwa masyarakat yang paling mengetahui permasalahan yang mereka hadapi, mengetahui kebutuhan mereka (solusi permasalahan), merencanakan teknis pelaksanaan dan memutuskan sendiri prasarana yang akan dibangun. Selanjutnya pada
38 Prosedur Operasional Standar (POS) Penyelenggaraan Infrastruktur Skala Lingkungan| Program KOTAKU
tahap pelaksanaan, masyarakat melaksanakan sendiri dan mengawasai kegiatan pembangunan prasarananya.
Dari mekanisme peran serta tersebut, “rasa membutuhkan prasarana (tahap perencanaan)” dan “rasa memiliki prasarana (tahap pelaksanaan)“ ini diharapkan muncul “kesadaran dan rasa tanggungjawab” untuk memelihara sarana dan prasarana yang telah dibangunnya sehingga dapat memberikan manfaat yang berkesinambungan dan lestari.
Selain itu, waktu pelaksanaan pembentukan organisasi Pengelola ini dilakukan sejak awal persiapan pelaksanaan kegiatan. Jadi tidak dibentuk setelah pekerjaan fisik selesai. Pendekatan ini diharapkan dapat memunculkan “kesadaran dan rasa tanggungjawab” bagi masyarakat untuk memelihara sarana dan prasarana yang telah dibangunnya sehingga dapat memberikan manfaat yang berkesinambungan dan lestari. Selain itu juga diharapkan agar Tim Pengelola yang dipilih sejak awal dapat terlibat langsung dalam pelaksanaan pembangunan fisik/konstruksi sehingga setelah pekerjaan selesai masyarakat/tim pengelola sudah siap melaksanakan pemeliharaan.
Penyiapan KPP sebagai organisasi Pengelola Pemanfaatan dan pemeliharaan prasarana disini mencakup kegiatan (1). pembentukan Organisasi Pengelola termasuk penentuan orang-orang yang akan bertanggungjawab pada setiap unit kerja, dan (2). Penyusunan Rencana Kerja Pemanfaatan dan pemeliharaan.
Untuk melaksanakan pemeliharaan perlu ditanamkan kesadaran kepada masyarakat bahwa pemeliharaan prasarana dan sarana harus dilakukan oleh semua warga pemakai, baik dari segi pembiayaan maupun pelaksanaan pemeliharaan.
40 Prosedur Operasional Standar (POS) Penyelenggaraan Infrastruktur Skala Lingkungan| Program KOTAKU
Bentuk Organisasi KPP dapat disesuaikan dengan kebutuhan prasarana, kemampuan warga pemanfaat dan karakteristik kelompok penerima manfaat (gender). Meski demikian, sebagai referensi dari beberapa bentuk yang pernah diterapkan, setidaknya terdapat pendekatan 2 bentuk yang umum dilakukan, yaitu : satu pengelola untuk semua jenis prasarana dalam satu wilayah permukiman atau satu pengelola untuk setiap jenis prasarana.
Bentuk Pengelolaan mana yang dipilih, apakah pengelola perjenis prasarana atau satu pengelola untuk lebih dari satu jenis prasarana, hendaknya mempertimbangkan kemampuan SDM pengelola dan potensi sumber pembiayaan pemeliharaannya. Kemampuan SDM dimaksud adalah dapat berupa kemampuan manajemen pengelolaan dan ketersediaan orang yang sesuai dengan kebutuhan didalam Organisasi. Sedangkan kemungkinan untuk memperoleh sumber pembiayaan O dan P adalah berkenaan dengan potensi dari setiap prasarana untuk dapat menghasilkan/memperoleh dana dari warga pemafaat guna membiayai sendiri pemeliharaannya.
Proses pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan melalui Rembug Warga yang sebelumnya telah dilakukan sosialisasi awal dan identifikasi kelembagaan masyarakat yang telah ada. Penanggungjawab kegiatan adalah BKM (UPL/TIPP) bersama dengan pemerintah Desa/Kelurahan.
Secara lebih detail penjelasan pelaksanaan dari tahapan kegiatan (1). pembentukan Organisasi Pengelola termasuk penentuan orang-orang yang akan bertanggungjawab pada setiap unit kerja, dan (2). Penyusunan Rencana Kerja Pemanfaatan dan pemeliharaan ini dapat dilihat pada Buku POS Pemanfaatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana KOTAKU.
(3)
Coaching/Penguatan KSM/PanitiaKSM/Panitia yang akan menjadi Pelaksana Kegiatan Pembangunan Infrastruktur selanjutnya di coaching oleh UPL/TIPP dengan difasilitasi oleh Konsultan Pendamping dan Tim Teknis Pemda.
Sasaran kegiatan ini adalah untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan KSM/Panitia dalam menyusun proposal pelaksanaan kegiatan yang akan menjadi tanggungjawabnya.
Pada forum ini juga dilakukan dialog penjelasan terhadap data-data paket pekerjan yang akan dilaksanakan oleh KSM/Panitia;
(4)
Penyusunan Proposal Pelaksanaan Kegiatan KSM/PANITIASetelah KSM/Panitia memperoleh coaching/penjelasan tentang substansi dan cara penyusunan proposal kegiatan maka selanjutnya dapat menyusun proposal pelaksanaan kegiatannya sesuai dokumen contoh bentuk proposal yang disiapkan BKM. Sebagai acuan dalam penyusunan Proposal ini adalah dokumen DED hasil kegiatan perencanaan teknis yang telah disusun oleh BKM sebelumnya. Beberapa dari dokumen
tersebut disediakan copy satu set oleh BKM untuk diberikan kepada KSM/Panitia yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut, yaitu :
(a). Dokumen Desain/Gambar-gambar perencanaan teknis dan Spesifikasi Teknis; (b).Dokumen Pengamanan Dampak Lingkungan dan Sosial (Safeguards)
(c). Daftar Kuantitas Pekerjaan dan perhitungannya; (d).Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan;
(e). Hasil Kesepakatan Harga Satuan (Upah/Bahan/Alat) sebagai acuan/referensi;
(f). Kebutuhan Tenaga Kerja, Bahan, Alat untuk keseluruhan pekerjaan tersebut dan Referensi Analisa Harga Satuan Pekerjaan yang digunakan sebagai acuan/referensi; (g). Contoh Bentuk Surat Perjanjian Kerjasama antara BKM dengan KSM/Panitia
(h).Contoh Bentuk Proposal KSM/Panitia
Sangat penting bagi KSM/Panitia untuk mempelajari dan memahami dokumen-dokumen tersebut karena merupakan acuan yang akan diikuti. Meskipun demikian KSM/Panitia perlu melakukan pengecekan agar hasil perencanaan teknis pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dilapangan, terutama beberapa produk berikut:
KSM/Panitia perlu melakukan pengecekan gambar teknis terutama untuk dicocokan dengan situasi lapangan dilokasi pekerjaan, apakah sesuai atau ada perbedaan, termasuk apakah telah mempertimbangkan kesesuaiannya dengan kondisi sosial-budaya warga penggunanya.
Spesifikasi teknis, khususnya spesifikasi bahan/Alat, apakah jenis bahan/alat yang dipersyaratkan mudah diperoleh/didatangkan kelokasi pekerjaan. Terbuka peluang bagi KSM/Panitia untuk menawarkan alternatif teknologi/bahan konstruksi yang kualitasnya setara namun lebih murah/mudah didapatkan/didatangkan kelokasi pekerjaan.
Daftar Kegiatan terlarang pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan yang harus dihindari oleh KSM/Panitia karena ketentuan-ketentuan tersebut memiliki dampak negatif atas lingkungan dan sosial masyarakat. Sedangkan hasil Study Dampak Lingkungan (bila ada) atau Daftar Uji Identifikasi Dampak Lingkungan pada dasarnya mencakup upaya-upaya yang diperlukan/akan dilakukan untuk mengantisipasi potensi/sumber dampak Lingkungan (dan Sosial) yang dapat terjadi akibat pelaksanaan kegiatan pembangunan dan dioperasikannya bangunan tersebut. Butir-butir ketentuan sebagaimana telah ditetapkan dalam Daftar Kegiatan Terlarang dan Hasil Uji Identifikasi Dampak tersebut harus benar-benar dipahami dan menjadi patokan untuk dilaksanakan pada saat pelaksanaan kegiatan oleh KSM/Panitia. Terutama upaya-upaya penanganan dampak/mitigasi yang telah ditetapkan, KSM/Panitia harus mengeceknya dengan teliti, bilamana terdapat kegiatan penanganan yang sifatnya bangunan fisik (seperti gorong-gorong, drainase, penahan longsor, dll) apakah telah diperhitungkan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan, karena pelaksanaan hal ini juga akan memerlukan pembiayaan.
42 Prosedur Operasional Standar (POS) Penyelenggaraan Infrastruktur Skala Lingkungan| Program KOTAKU
KSM/Panitia perlu melakukan pengecekan Lingkup pekerjaan dan perhitungan kuantitas pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan, apakah telah sesuai dengan kondisi lapangan dan gambar teknis yang ada atau ada perbedaan.
Jadwal Induk Pelaksanaan Pekerjaan yang telah ditetapkan mungkin masih bersifat garis besar kegiatan saja dan belum rinci. Dari Jadwal Induk ini, KSM/Panitia menyusun jadwal pelaksanaan kegiatannya yang lebih rinci berdasarkan ketersediaan sumber daya yang dimilki, dan dapat dicapai dilapangan.
Contoh Bentuk Proposal merupakan acuan dokumen proposal pelaksanaan kegiatan yang disusun oleh KSM/Panitia. KSM/Panitia tinggal mengisi atau membuat seperti formulir tersebut. Oleh karena menjadi acuan, maka KSM/Panitia harus benar-benar memahami substansinya dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menyusun dokumen proposal pelaksanaan kegiatannya.
Daftar Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat berikut Data Hasil Kesepakatan Harga Satuan Upah/Bahan/Alat dan Daftar Analisa Harga Satuan Pekerjaan yang dipergunakan. Data tersebut sifatnya merupakan referensi bagi KSM/Panitia untuk menyusun RAB pelaksanaan pekerjaannya.
Bila ada perbedaan hasil pengecekan KSM/Panitia dengan hasil perencanaan teknis maka hal ini harus dikonsultasikan kepada BKM/UPL karena akan berpengaruh pada kuantitas/kualitas pekerjaan, rencana biaya dan waktu pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Setelah Proposal KSM/Panitia selesai disusun selanjutnya disampaikan kepada BKM untuk dilakukan verifikasi kelayakannya.
(5)
Verifikasi Kelayakan Proposal KSM/PanitiaSetelah proposal pelaksanaan kegiatan disampaikan oleh KSM/Panitia kepada BKM maka selanjutnya dilakukan verifikasi. Verifikasi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa dan menilai kebenaran/kelayakan dari dokumen proposal pelaksanaan kegiatan yang telah dibuat oleh KSM/Panitia. Pendekatan pelaksanaannya adalah dilakukan secara Tim dengan anggotanya dapat berasal dari UPL, TIPP, Tim Teknis Pemda (bila diperlukan) dan Konsultan Pendamping.
Tatacara verifikasi mengacu pada tatacara yang telah ditetapkan dalam Dokumen Contoh Proposal yang telah disusun pada tahap perencanaan teknis sebelumnya.
(6)
Penandatangan Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L)SPPD-L merupakan bentuk kesepakatan perjanjian kerjasama antara BKM dengan KSM/Panitia dalam rangka pelaksanaan pembangunan sarana dan prasarana sesuai ketentuan-ketentuan yang dipersyaratkan.
Bentuk SPPD-L ini mengacu pada “Contoh Bentuk SPPD-L” yang ditetapkan oleh UPL/ TIPP sesuai hasil kegiatan perencanaan teknis.
Dokumen-dokumen Desain/Gambar perencanaan, Spesifikasi Teknis pengamanan dampak lingkungan dan sosial dan Proposal Pelaksanaan Kegiatan (yang telah terisi KSM/Panitia) merupakan lampiran yang tak terpisahkan dari Surat Perjanjian Kerjasama Pemanfaatan Dana-Lingkungan (SPPD-L).
Dengan adanya perjanjian beserta lampirannya tersebut maka semua pihak baik BKM/UPL maupun KSM/Panitia harus mentaatinya.
(7)
Musyawarah/Rapat Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K/RPPK)MP2K/RPPK merupakan Rapat/Forum musyawarah warga dalam rangka Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (Pre Construction Meeting/PCM). Jadi Rapat ini diselenggarakan sesegera mungkin setelah ditandatanganinya SPPD-L dan sebelum dimulainya kegiatan pembangunan prasarana/fisik. Penyelenggara kegiatan MP2K ini adalah UPL/TIPP dan dihadiri oleh seluruh pihak KSM/Panitia yang akan melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur diwilayahnya.
Forum ini ditujukan untuk membahas dan mengetahui sejauh mana persiapan-persiapan yang telah dilakukan KSM/Panitia serta untuk memberikan penjelasan-penjelasan dan penyepakatan hal-hal yang menyangkut teknis maupun administrasi dalam rangka pelaksanaan pembangunan prasarana. Jadi pada forum ini juga pihak KSM/Panitia dapat melakukan konsultasi terkait hal-hal yang belum dipahami baik teknis maupun administrasi kegiatan.
Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan MP2K adalah :