BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN
B. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahapan kegiatan, yaitu membangun dan menyempurnakan infrastruktur, berupa kebijakan, prosedur, dan pedoman, berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan peraturan terkait, kemudian menginternalisasikan atau mengimplementasikan kebijakan yang telah dibangun atau disempurnakan tersebut. Selanjutnya, setelah sistem itu berjalan, dilakukan pemeliharaan dan perbaikan terus menerus, sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.
1. Membangun Infrastruktur (Norming)
Berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan peraturan terkait, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu dibangun (area of improvement). Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan dan prosedur, yang bertujuan untuk menciptakan serta memelihara lingkungan pengendalian yang dapat menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan sistem pengendalian intern. Perilaku positif dan kondusif yang dimaksud dalam sub unsur ini adalah kepemimpinan yang kondusif.
Beberapa best practice kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam rangka kepemimpinan yang kondusif, antara lain:
a. Kebijakan Penerapan Manajemen Risiko
Pimpinan instansi harus mencanangkan penerapan manajemen risiko di instansinya, dalam bentuk kebijakan atau peraturan. Di dalam kebijakan penerapan manajemen risiko, sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri
Manajemen Risiko di Lingkungan Departemen Keuangan adalah:
1) Identifikasi dan mitigasi risiko; 2) Penyiapan kompetensi instansi;
3) Pengintegrasian proses manajemen risiko ke dalam proses kerja;
4) Membangun budaya sadar risiko yang kuat untuk mengeksploitasi efektivitas pelaksanaan tugas pokok; 5) Strategi jangka panjang manajemen risiko;
6) Secara terus-menerus meningkatkan tingkat kematangan manajemen risiko unit kerja ke level yang lebih baik.
b. Kebijakan Penerapan Manajemen Berbasis Kinerja
Kebijakan manajemen berbasis kinerja terkait dengan perencanaan strategis, yang memuat visi dan misi organisasi, penerapan anggaran berbasis kinerja, penilaian dan evaluasi kinerja. Secara umum, tahapan dalam proses managing for results adalah:
1) Perencanaan strategik; 2) Perencanaan program;
3) Menetapkan prioritas dan alokasi sumber daya; 4) Perencanaan dan pengorganisasian kegiatan; 5) Manajemen operasi;
6) Monitor kegiatan dan pengukuran pencapaian;
7) Analisis pencapaian, pelaporan pencapaian dan mendapatkan umpan balik pencapaian.
Dalam penyusunan kebijakan tentang penerapan manajemen berbasis kinerja, terkait dengan anggaran berbasis kinerja, terdapat kondisi yang harus dipertimbangkan sebagai faktor pemicu keberhasilan implementasi penggunaan anggaran berbasis kinerja, yaitu:
1) Kepemimpinan dan komitmen dari seluruh komponen organisasi;
2) Fokus penyempurnaan administrasi secara terus menerus;
3) Sumber daya yang cukup untuk usaha penyempurnaan tersebut (uang, waktu, dan orang);
4) Penghargaan (reward) dan sanksi (punishment) yang jelas;
5) Keinginan yang kuat untuk berhasil.
Hal lain yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan anggaran berbasis kinerja, yaitu dalam penyusunan belanja daerah, agar terlebih dahulu dilakukan analisis yang tepat, sebagaimana disebutkan dalam pasal 167 ayat (3) Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Analisis Standar Belanja (ASB). Dalam melaksanakan analisis standar belanja tersebut, diperlukan prosedur-prosedur yang dapat menjawab pertanyaan berikut:
1) Berapa yang harus dibebankan pada suatu pelayanan, sehingga dapat menutupi semua biaya yang dikeluarkan untuk menyediakan pelayanan tersebut?
3) Jika kita meningkatkan/menurunkan volume pelayanan, apa pengaruhnya pada biaya yang akan kita keluarkan? Biaya apa yang akan berubah, dan berapa banyak perubahannya?
4) Biaya pelayanan apa yang harus dibayar tahun ini bila dibandingkan dengan tahun sebelumnya?
c. Kebijakan Perlindungan Aset dan Informasi
Aset negara dan informasi penting yang dikelola instansi harus dilindungi dan dipelihara dari kemungkinan hilang, rusak, dan penyalahgunaan. Selain itu, aset harus diadministrasikan dengan baik agar aset yang tercatat sesuai dengan fisiknya dan tidak ada aset yang belum tercatat. Perlindungan informasi dari akses yang tidak sah perlu mendapat perhatian pimpinan, agar informasi tidak dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Dalam kebijakan yang akan disusun, perlu dipertimbangkan mengenai:
1) Sistem akuntansi yang diperlukan (sesuai dengan ketentuan yang ada);
2) Penetapan personil yang tepat;
3) Sistem perlindungan dan sistem terkait lainnya yang diperlukan;
4) Asas biaya dan manfaat atas sistem yang akan diterapkan.
d. Kebijakan Kepemimpinan yang Kondusif
Kepemimpinan yang kondusif antara pimpinan dengan pejabat di bawahnya dan seluruh pegawai diperlukan supaya visi, misi, dan tujuan instansi dapat tersampaikan kepada seluruh pegawai dengan baik. Dengan adanya komunikasi dua arah atau interaksi, pimpinan dapat segera memperoleh umpan balik.
e. Kebijakan untuk Merespon Pelaporan mengenai Keuangan, Penganggaran, Program, dan Kegiatan
Respon positif dari pimpinan terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, program, dan kegiatan, sangat diperlukan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas instansi. Respon yang cepat menghindarkan instansi dari risiko yang lebih besar atas tidak tercapainya tujuan instansi.
f. Kebijakan Terhadap Fungsi-fungsi Penting Instansi
Fungsi-fungsi penting organisasi, berupa pencatatan dan pelaporan keuangan, sistem manajemen informasi, pengelolaan sumber daya manusia, dan pengawasan, baik intern maupun ekstern, perlu mendapatkan perhatian dan dukungan dari pimpinan instansi agar fungsi-fungsi tersebut dapat berjalan dengan lancar dalam mencapai tujuan instansi.
Dalam kebijakan yang akan disusun, perlu dipertimbangkan adanya perhatian terhadap fungsi-fungsi penting tersebut di atas, meliputi pengaturan mutasi, perputaran pejabat, dan pegawai yang menangani fungsi tersebut.
Pembangunan kebijakan sub unsur ini harus terintegrasi dan terkait dengan sub unsur dan unsur pengendalian lainnya. Uraian lebih lanjut mengenai kebijakan-kebijakan di atas akan diperdalam dalam unsur penilaian risiko, unsur kegiatan pengendalian, serta unsur informasi dan komunikasi.
2. Internalisasi (Forming)
Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-hari. Perwujudannya, dapat tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi pemerintah mengambil keputusan dan memengaruhi perilaku para pegawai dalam melaksanakan kegiatan.
Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan membangun kesadaran pimpinan instansi pemerintah mengambil keputusan dengan gaya kepemimpinan yang kondusif sebagai berikut:
a. mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan; b. menerapkan manajemen berbasis kinerja;
c. mendukung fungsi tertentu dalam penerapan SPIP;
d. melindungi aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang tidak sah;
e. melakukan interaksi secara intensif dengan pejabat pada tingkatan yang lebih rendah;
f. merespon secara positif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, program, dan kegiatan.
Langkah-langkah internalisasi untuk membangun kesadaran sebagai berikut:
a. Upaya penyadaran untuk selalu mempertimbangkan risiko Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar manajemen melakukan pertimbangan terhadap risiko dalam setiap pengambilan keputusan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Pelatihan manajemen risiko
Manajemen harus mengikuti pelatihan atau workshop mengenai risiko dan manajemen risiko, agar manajemen menyadari risiko yang ada dalam instansi dan mengetahui bagaimana mengelolanya.
2) Simulasi kepedulian manajemen terhadap risiko
Untuk menunjukkan kepedulian manajemen terhadap risiko dalam pelaksanaan tugasnya selalu mempertimbangkan risiko yang telah diidentifikasi sehubungan pelaksanaan tugas tersebut.
3) Pimpinan puncak mendorong kepedulian risiko dalam pengambilan keputusan
Pimpinan puncak mendorong manajemen dan seluruh pegawai mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan.
4) Simulasi pentingnya manajemen melibatkan pihak kompeten dalam pengambilan keputusan yang bersifat teknis
Apabila manajemen menghadapi kendala dalam pengambilan keputusan yang bersifat teknis terkait dengan risiko yang melekat dengan keputusan tersebut, maka manajemen harus melibatkan pihak kompeten dalam pengambilan keputusan yang bersifat teknis tersebut, untuk mengurangi atau mengelola risikonya tersebut.
5) Menciptakan mekanisme pembagian risiko pada setiap tingkatan manajemen dan penyebaran mekanisme tersebut kepada staf terkait
Berdasarkan hasil penilaian risiko, pimpinan puncak, manajemen, dan seluruh pegawai mengetahui dan bertanggung jawab terhadap risiko yang dimiliki atau melekat pada kegiatan yang dilakukan mereka (risk owner).
6) Pertemuan periodik antara pimpinan instansi pemerintah dan manajemen di bawahnya untuk membicarakan risiko organisasi dan manfaat manajemen risiko
Dilakukan pertemuan secara periodik antara pimpinan instansi pemerintah dan manajemen di bawahnya untuk membicarakan risiko yang melekat pada kegiatan instansi, baik risiko dari dalam instansi maupun dari luar instansi.
7) Dokumentasi proses pengambilan keputusan
Setiap proses pengambilan keputusan oleh pimpinan dan manajemen harus didokumentasikan dengan baik, serta dilaporkan dan diketahui semua pihak terkait.
8) Pelaporan hasil pengambilan keputusan
Setiap hasil pengambilan keputusan oleh pimpinan dan manajemen harus didokumentasikan dengan baik, serta dilaporkan dan diketahui semua pihak terkait.
b. Upaya penyadaran untuk menerapkan manajemen berbasis kinerja
Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar diterapkannya manajemen berbasis kinerja pada organisasi adalah dengan melaksanakan pelatihan dan simulasi tentang manajemen berbasis kinerja. Substansi yang perlu disampaikan dalam pelatihan dan simulasi tersebut adalah sebagai berikut:
1) Mengaitkan program dan kegiatan dengan visi dan misi organisasi
Pimpinan instansi mendorong perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan searah dengan visi dan misi organisasi.
2) Pentingnya penyusunan anggaran berbasis kinerja Pimpinan mendorong dibangunnya perangkat dan pelatihan agar diterapkannya anggaran berbasis kinerja di instansinya.
3) Pentingnya membagi tugas berdasarkan rencana tujuan kinerja organisasi
Tugas-tugas diarahkan pada pencapaian kinerja organisasi agar tujuan organisasi dapat segera tercapai. 4) Pentingnya pemberian penghargaan berdasarkan
hasil-hasil yang dicapai, baik secara individu, tim, maupun organisasi secara keseluruhan
Pegawai dan organisasi yang telah mencapai kinerja dengan baik, perlu diberikan penghargaan agar mendorong pegawai dan organisasi terus berkinerja baik.
5) Pentingnya melakukan evaluasi kinerja dalam rangka perbaikan kinerja secara berkelanjutan
Pimpinan instansi mendukung dilakukannya evaluasi kinerja di instansinya secara terus menerus agar dapat dipantau perkembangan kinerjanya. Penghargaan diberikan agar mendorong pegawai dan organisasi terus berkinerja baik.
6) Pentingnya membuat laporan akuntabilitas kinerja
Sebagai pertanggungjawaban atas kinerja instansi, pimpinan instansi mendorong disusunnya laporan akuntabilitas kinerja instansinya.
c. Upaya penyadaran untuk selalu mendukung fungsi penting instansi
Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar diperoleh dukungan pimpinan instansi pemerintah terhadap fungsi-fungsi penting adalah melaksanakan pelatihan dan simulasi, dengan substansi sebagai berikut:
1) Setiap pendanaan atas kegiatan-kegiatan dikaitkan dengan target kinerja dalam bentuk keluaran (output) dan hasil yang diharapkan (outcome)
Pimpinan mendorong penggunaan dana untuk kegiatan-kegiatan dalam rangka pencapaian target kinerja, baik dalam bentuk output maupun outcome. 2) Penyusunan anggaran berdasarkan sumber data yang
kompeten;
Pimpinan instansi mendorong dilakukannya reviu terhadap sumber data yang digunakan dalam penyusunan anggaran.
3) Proses pengambilan keputusan penganggaran melibatkan setiap level manajemen organisasi
Pimpinan mendorong agar pengambilan keputusan penganggaran melibatkan setiap level manajemen agar anggaran yang diajukan benar-benar berdasarkan rencana kinerja yang ditetapkan.
4) Pemilihan dan prioritas program yang akan dianggarkan tersebut akan sangat bergantung pada data target kinerja yang diharapkan dapat dicapai
Dalam memilih dan memutuskan program yang menjadi prioritas, pimpinan harus memerhatikan data target kinerja yang diharapkan.
5) Pentingnya organisasi membuat laporan keuangan yang didukung dengan dokumen yang cukup, relevan, dan kompeten
Pimpinan mendorong pengelolaan dokumen yang baik, khususnya dokumen yang digunakan untuk penyusunan laporan keuangan agar laporan keuangan dapat diandalkan.
6) Informasi barang milik negara yang tercantum dalam laporan keuangan didukung dengan daftar barang milik negara yang dimiliki organisasi
Pimpinan mendorong pengelolaan administrasi barang milik negara yang baik, yang mendukung penyajian informasi barang milik negara di dalam laporan keuangan.
7) Organisasi menggunakan teknologi informasi dalam mendukung tugas dan fungsinya
Pimpinan mendukung penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan tugas instansi agar lebih efektif dan tepat waktu.
8) Pimpinan memberikan motivasi berupa penghargaan kepada pegawai yang memiliki kinerja yang baik dan memberikan sanksi kepada pegawai yang mempunyai kinerja yang buruk
Pimpinan mendorong para pegawai untuk berkinerja baik dalam melaksanakan tugas melalui pemberian imbalan.
9) Menindaklanjuti hasil pengawasan tepat waktu dan sesuai dengan maksud yang direkomendasikan
Pimpinan memberikan respon yang cepat terhadap rekomendasi hasil pengawasan, baik internal maupun eksternal.
10) Pola mutasi didasarkan pada kebutuhan dan pembinaan SDM
Pimpinan mendukung pola mutasi yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan dan pembinaan SDM.
11) Pegawai ditempatkan sesuai dengan minat dan kemampuan yang dimiliki
Pimpinan mendukung penempatan pegawai sesuai dengan minat dan kemampuan yang dimiliki.
d. Melindungi aset dan informasi dari akses serta penggunaan yang tidak sah
Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar manajemen melakukan perlindungan atas aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang tidak sah, dengan melaksanakan pelatihan dan simulasi yang bersubstansi sebagai berikut:
1) Penerapan sistem akuntansi barang milik negara/daerah
Pimpinan mendukung diterapkannya sistem akuntansi barang milik negara/daerah, melalui penyediaan sarana prasarana dan pemberian pelatihan bagi pegawai yang menanganinya.
2) Pengamanan informasi dan barang milik negara/daerah, meliputi pengamanan administrasi, fisik, dan hukum Pimpinan mendukung pengelolaan administrasi yang baik bagi barang milik negara dan memberlakukan prosedur pengamanan fisik, serta kelengkapan kepemilikan.
3) Sistem internal check yang memisahkan fungsi pencatatan, otorisasi, penguasaan aset, dan informasi. Pimpinan mendukung pemisahan fungsi dalam pengelolaan aset dan informasi agar tidak terjadi kecurangan dan penyalahgunaan.
e. Melakukan interaksi intensif dengan pejabat pada tingkatan yang lebih rendah
Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar ada interaksi secara intensif antara pimpinan dengan pejabat pada tingkatan yang lebih rendah adalah melaksanakan pelatihan dan simulasi yang bersubstansi sebagai berikut: 1) Pentingnya pertemuan periodik diselenggarakan antara
manajemen puncak dengan manajemen di bawahnya Pimpinan mendorong diselenggarakannya pertemuan periodik antara manajemen puncak dengan manajemen di bawahnya agar terjadi interaksi yang positif.
2) Masukan-masukan diberikan dari manajemen tingkat yang lebih rendah kepada atasannya
Pimpinan mendorong tersedianya media yang menampung masukan atau umpan balik dari manajemen yang lebih rendah kepada atasannya.
3) Rendahnya tingkat komplain tidak terselesaikannya tugas karena adanya hambatan komunikasi
Pimpinan memberikan perhatian terhadap hambatan pelaksanaan tugas yang disebabkan hambatan komunikasi.
f. Merespon positif terhadap pelaporan
Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar pimpinan instansi pemerintah yang memiliki sikap yang positif dan responsif terhadap pelaporan adalah melaksanakan pelatihan dan simulasi yang bersubstansi sebagai berikut:
1) Prinsip-prinsip akuntansi
Pelatihan mengenai prinsip-prinsip akuntansi dilakukan agar pimpinan dapat mengambil kebijakan akuntansi secara benar.
2) Pimpinan instansi pemerintah secara berkala membahas masalah penting dalam laporan keuangan Permasalahan penting yang berkaitan dengan laporan keuangan segera dilaporkan kepada pimpinan untuk dibahas.
3) Pimpinan instansi pemerintah menggunakan laporan keuangan dan laporan kinerja sebagai umpan balik dalam penyusunan program, kegiatan, dan anggaran Pimpinan memerhatikan laporan keuangan dan laporan kinerja yang ada sebagai dasar penyusunan rencana program, kegiatan, dan anggaran yang akan datang. 4) Laporan kinerja mudah dipahami oleh pemangku
kepentingan dan telah menggambarkan pencapaian organisasi melalui program dan kegiatan, dengan sumber daya yang tersedia
Pimpinan mendukung penyusunan laporan kinerja yang disajikan secara terstruktur dan mudah dipahami, berkaitan dengan penggunaan sumber daya instansi dan pencapaian target kinerja.
5) Laporan keuangan sesuai dengan Standar Akuntansi Pemerintahan dan menggambarkan posisi keuangan yang mudah dipahami oleh pemangku kepentingan Pimpinan mendukung ditaatinya Standar Akuntansi Pemerintahan dalam penyajian laporan keuangan instansi.
6) Pimpinan instansi pemerintah menghindari penekanan pada pencapaian hasil-hasil jangka pendek, dengan mengorbankan kepentingan jangka panjang dan masalah hukum
Pimpinan mempertimbangkan kepentingan jangka panjang instansi dan mendorong ditaatinya peraturan yang berlaku.
7) Pegawai menyampaikan laporan pencapaian target secara tepat dan akurat
Pimpinan mendorong para pegawainya untuk menyampaikan laporan pencapaian target secara tepat dan akurat.
8) Pelaporan sesuai dengan data pendukung sehingga tidak terjadi fakta yang dibesar-besarkan
Pimpinan mendukung pelaporan yang didasarkan pada dokumen-dokumen yang andal.
9) Estimasi anggaran berdasarkan program dan kegiatan dalam rangka mencapai kinerja sehingga tidak ditinggikan secara tidak wajar
Pimpinan mendorong perencanaan anggaran yang realistis dan berdasarkan rencana kinerja yang ditetapkan.
3. Pengembangan berkelanjutan (Performing)
Setelah internalisasi dan implementasi, dilaksanakan pengembangan berkelanjutan agar kepemimpinan yang kondusif dapat terjaga. Langkah-langkah dalam pengembangan berkelanjutan antara lain:
a. Setiap langkah-langkah persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah dilakukan penelusuran kembali.
b. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau atau ada mekanisme pemantauan yang melekat pada sistem (built-in monitoring).
c. Secara periodik dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas penerapan sistem pengendalian internal.
d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh area-area yang memerlukan perbaikan, sebagai umpan balik bagi pengembangan dan peningkatan sistem lebih lanjut.