OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK
DAFTAR KEGIATAN TAHAP OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK
6.3 TAHAP PEYELESAIAN DAN PENYERAHAN PROYEK .1 Program penyelesaian pekerjaan
Dalam fase ketiga ini pekerjaan justru menuntut perhatian yang lebih dari pada fase sebelumnya atau opersinal pelaksanaan pekerjaan. Nilai progres fisik pada fase ini kecil namun sangat menentukan keberhasilan penyelesaian sebuah proyek dengan tepat waktu dan mutu ’ kasat mata’ serta ’ nilai monumental’ sebuah proyek.
Beberapa kemungkinan negatif yang harus diperhatikan dan ditindak lanjuti oleh manajer proyek pada fase ini, antara lain:
▪ adanya perubahan waktu penyelesaian proyek yang biasanya diajukan karena alasan seremonial atau ’politis tertentu dari pemilik proyek
▪ Bahkan tidak jarang dalam fase menjelang proyek selesai perubahan desain dan fungsi suatu bangunan atau pekerjaan tertentu harus dikerjakan dengan alasan yang ’macam-macam’ namun faktor teknis yang lebih memaksa untuk dilakukan sebuah perubahan
▪ Pekerjaan finishing atau pekerjaan akhir proyek biasanya sangat meminta pengerahan banyak tenaga kerja dan terampil termasuk beberapa pihak yang terkaitdengan penyelesaian proyek tersebut
▪ Lokasi proyek dan koordinasi pengaturan jadwal pelaksanaan sangat meminta perhatian khusus
Disinilah terasa perlunya koordinasi dan perencanaan pelaksanaan yang baik dan berjalan dengan lancar pada fase opersional pelaksanaan pekerjaan, dengan demikian pekerjaan finishing proyek menjadi ringan dan situasinya tidak menegangkan menjelang penyelesaian proyek.
Program penyelesaian pekerjaan harus sangat detail (mingguan) seperti:
▪ Penyediaan tenaga kerja, mandor borong, sub kontraktor spesialis untuk pekerjaan detail atas finishing tertentu
▪ penyediaan material finishing misalnya pengecatan, asesori bangunan, pembersihan dan land scapping
▪ Pekerjaan akhir untuk bangunan/saluran dan fasilitas umum
▪ Pekerjaan untuk monumen prasasti dan seremonial lainnya yang diperlukan ▪ Melakukan pekerjaan crash program untuk pekerjaan yang mengalami
perubahan segera dengan rekomendasi dan persetujuan tertulis dari pemilik proyek untuk keperluan kontraktual yang harus diselesaikan
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
▪ Pada waktu yang bersamaan proses administrasi dan quantity survey juga dilakukan untuk mempersiapkan dokumen mutual check 100% progress fisik ▪ Disiapkan dan dibuat dokumen as build drawing lengkap untuk memenuhi
ketentuan yang diminta dan sesuai dengan kontrak
▪ Menyiapkan dan memproses tagihan progres fisik untuk sampai dengan 100% atau pekerjaan selesai yang dilampiri jaminan bank sebagai jaminan pemeliharaan (maintenace bond)
Aktivitas untuk kepentingan internal proyek dan perusahaan
▪ Menunjang aktivitas dan administrasi untuk semua kepentingan untuk penyelesaian proyek tepat waktu, sesuai rencana kerja yang baru dan menyangkut kepentingan kontraktor/proyek yang menjadi tanggung jawabnya ▪ Melakukan koordinasi informal dan formal dengan pemilik proyek menjelang
penyelesaian proyek tersebut, terutama apabila ada hal khusus yang memerlukan koordinasi dalam penyelesaiannya demi kepentingan bersama antara kontraktor dan owner
▪ Menyiapkan dokumen yang diperlukan menjelang selesainya proyek:
- Dokumen pengukuran dan perhitungan mutual check progres fisik 100% (MC 100%)
- Dokumen amandemen kontrak bersama pemilik proyek karena adanya perubahan atas alokasi volume pekerjaan dan perubahan lainya. Hal ini dimaksudkan agar progres billing yang diajukan segera diproses
- Membuat dan memproses dokumen jaminan bank untuk jaminan pemeliharaan (maintenance bond)
- Menyiapkan dan mengajukan gambar proyek akhir atau as build drawing dan foto dokumentasi untuk 0%, 50% dan 100% termasuk dokumen lain yang ditentukan oleh pemilik proyek atau kontrak
- Manajer proyek melakukan koordinasi dan membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan proyek dan laporan keuangan untuk direksi/kepala cabang/perusahaanya
- Koordinasi dimaksudkan terutama untuk demobilisasi dan rencana penggunaan sumber daya termasuk tenaga untuk kepentuingan perusahaan atau proyek lain atau proyek yang akan datang
- Surat-surat atau dokumen lain yang diperlukan sehubungan dengan rencana penyerahan pekerjaan/proyek kepada owner
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
- Certificate of completion atau reference statement akan diberikan oleh pemilik pekerjaan sesuai dengan permintaan kontraktor karena pekerjaan telah selesai dengan baik dan memuaskan pemilik proyek, termasuk konsultan pengawas atau konsultan manajemenproyek dan pihak kontraktornya sendiri.
6.3.2 Provisional Hand Over (PHO)
Setiap pelaksanaan proyek, pekerjaan konstruksinya dibatasi dengan waktu yang disebut construction period. Pada akhir construction period, harus dilakukan Serah Terima Sementara Pekerjaan, disebut sebagai Provisional Hand Over (PHO). Secara umum keharusan menyelenggarakan PHO ini ada di dalam Conditions of Contract (Syarat-syarat Kontrak), namun biasanya secara rinci proses PHO tersebut diatur dengan petunjuk praktis pengendalian proyek yang diterbitkan oleh Instansi yang berwenang. PHO diselenggarakan oleh Panitia PHO yang dibentuk oleh Instansi yang berwenang. Adapun ruang lingkup tugas Panitia PHO adalah sebagai berikut :
– Meneliti dan membuat Berita Acara hasil penelitian Penyerahan Pekerjaan. – Membentuk tiga tim guna melakukan penelitian yaitu Tim Visual, Tim Teknis /
Quality Control dan Tim Administrasi.
– Menetapkan tanggal definitif pelaksanaan PHO.
– Sekaligus menetapkan tanggal FHO sesuai dengan persyaratan yang telah digariskan di dalam Dokumen Kontrak.
• Proses Serah Terima Sementara Pekerjaan
Ada 3 agenda yang harus dicermati di dalam proses PHO yaitu : ▪ Agenda First Meeting
▪ Agenda Second Meeting
▪ Agenda setelah berakhirnya Grace Period. • Agenda First Meeting
– Uraian Kronologis Proyek, disiapkan oleh Pinbagpro : ▪ Nama Proyek
▪ Lokasi Proyek
▪ Panjang efektif dan fungsional proyek ▪ Total biaya proyek
▪ Proses Adendum Kontrak yang pernah dilakukan : o Alasan diadakannya Adendum Kontrak
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
o Prosedur yang sudah dilewati dalam penyiapan proses Adendum Kontrak
Technical justification dan atau negosiasi harga pada pay item yang belum ada dalam kontrak
Berita Acara Adendum Kontrak oleh Panitia Peneliti Kontrak yang dibentuk oleh Pinbagpro.
Persetujuan Adendum Kontrak atau NOL (No Objection Letter) dari Instansi yang berwenang dan Lending Agency bagi proyek-proyek yang sumber dananya berasal dari Pinjaman Luar Negeri.
Revisi DIP (Daftar Isian Proyek) dan PO (Petunjuk Operasional) ▪ Lingkup proyek yang paling dominan disertai volume dan biaya.
▪ Progres fisik saat First meeting, dilengkapi dengan data pendukung : o Komulatif final quantity yang sudah dapat diproses MC-nya, atau yang
belum dapat diproses MC-nya untuk diperbandingkan dengan total kuantitas yang ada di dalam kontrak.
o Identifikasi jenis item pekerjaan dan volumenya yang sudah diperintahkan kepada konraktor untuk dilaksanakan namun belum dilaksanakan.
o Identifikasi work item yang belum ditangani
o Identifikasi sisa dana yg. mungkin dapat digunakan untuk item pekerjaan lain yang diperlukan.
– Penjelasan dari Ketua Panitia PHO
▪ Mencari kesepakatan tentang prosedur PHO yang akan dilaksanakan. ▪ Mencari kesepakatan sementara apakah proyek yang bersangkutan dapat
dimulai proses PHOnya berdasarkan laporan dari Pinbagpro serta berkas laporan dari konsultan.
– Pembentukan 3 Tim dan persiapannya ▪ Tim Visual
o Penyiapan foto tustel untuk me-reccord hasil site visit. o Penyiapan list of defect and deficiencies.
o Penyiapan list of deviatioan and omissions (unauthorized chang in work)
o List of errors and ommission in drawing ▪ Tim Teknis / Quality Control
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
o Penyiapan list of quality control sebagaimana yang ada pada spesifikasi untuk pengecekan terhadap back up data yang disusun oleh proyek / konsultan.
o Pengecekan terhadap back up data untuk mengetahui item pekerjaan yang belum memenuhi spesifikasi, baik cara mengambil sample (frekuensi dan cara) maupun quality-nya.
o Pengecekan terhadap quality report yang dibuat oleh konsultan supervisi.
▪ Tim Administrasi o Dokumen lelang. o Dokumen Kontrak
o Dokumen dan atau Amandemen : Perpanjangan waktu
Penambahan atau pengurangan biaya Pengaturan pajak
Pengaturan sharing sumber pembiayaan
Berita Acara Dokumen Adendum / Amandemen oleh Panitia Peneliti Pelaksanaan kontrak
Surat Keputusan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak yang dibentuk oleh Pinpro / Pinbagpro
o NOL (No Objection Letter) dari Lending Agency o Dokumen Technical Justification.
– Membuat Rencana Kerja Tim
▪ Menyiapkan schedule kegiatan masing-masing tim ▪ Menentukan tanggal Second Meeting
– Menetapkan tanggal (tentative) PHO • Agenda Second Meeting
– Penyiapan laporan dari masing-masing Tim – Evaluasi terhadap laporan masing-masing Tim
▪ Identifikasi kegiatan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor dan konsultan
Kegiatan yang termasuk dalam lingkup kontrak namun belum dilaksanakan oleh kontraktor / konsultan.
Kegiatan yang termasuk belum lingkup kontrak namun perlu dilaksanakan oleh kontraktor / konsultan.
▪ Identifikasi jenis kegiatan dan volume kegiatan tersebut di atas untuk mengetahui pembiayaan yang diperlukan dan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaiannya
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
Dalam hal item pekerjaan tersebut sudah termasuk dalam lingkup kontrak dan belum dilaksanakan oleh kontraktor, maka pembiayaan masih menjadi tanggung jawab kontraktor dalam batasan quantity yang disebutkan dalam kontrak.
Dalam hal kegiatan item pekerjaan tersebut quantity-nya sangat diperlukan namun tidak mencukupi atau belum termasuk dalam lingkup kontrak, maka dapat segera diambil tindakan sebagai berikut :
Jika dalam batasan jumlah biaya kontrak masih dimungkinkan untuk mengurangi item pekerjaan lain yang kurang diperlukan, maka dapat dibuatkan amandemen kontrak dengan Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitia PHO
Jika dalam batasan jumlah biaya kontrak sudah tidak dimungkinkan lagi mengurangi item pekerjaan yang lain maka Panitia PHO dapat memberikan saran kepada Pinbagpro untuk :
Mengusulkan kekurangan pembiayaan tersebut sebagai bahan usulan DIP yang akan datang atau revisi DIP dalam tahun anggaran yang sedang berjalan jika memungkinkan.
Merupakan bagian final report dari konsultan supervisi ybs. ▪ Dokumen progres fisik untuk masing-masing item pekerjaan untuk dikontrol
terhadap volume kontrak.
▪ Back up data untuk perhitungan quantity dan MC. ▪ Monthly Certificate.
▪ Price Escalation Certificate.
▪ Method of measurement for payment of major item. ▪ Monthly progress report.
▪ Quarterly Report. ▪ Final Report.
▪ Foto-foto sebelum, selama dan sesudah proyek.
▪ Masalah hutang kontraktor kepada sub kontraktor, paling tidak sebulan sebelum PHO Pinbagpro membuat pengumuman tentang hal ini di lokasi-lokasi yang memungkinkan diketahui oleh sub kontraktor.
▪ As built drawing.
▪ Masalah retribusi kepada Pemerintah Daerah setempat.
▪ Identifikasi peringatan Pinbagpro dan konsultan yang belum ditanggapi oleh kontraktor.
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
▪ Identifikasi alat berat yang mendapat keringanan bea masuk, agar dibuatkan Berita Acara Penerimaan oleh Pinbagpro yang bersangkutan, dalam hal ini :
o Jenis alat yang diterima
o Tanggal kedatangan alat di proyek. o Tanggal kontrak pembelian alat berat.
▪ Sisa DIP yang mungkin masih ada,agar bisa segera diadakan revisi untuk dapat dimanfaatkan oleh proyek lain yang memerlukannya.
▪ ASTEK (Asuransi Tenaga Kerja) – Menetapkan Grace Period
▪ Maksimum 30 hari, mengingat penempatan konsultan berakhir 1 (satu) bulan setelah tanggal PHO definitif.
▪ Ditetapkan berdasarkan perkiraan oleh panitia PHO yang disetujui oleh semua unsur terkait, termasuk kontraktor dan konsultan.
– Memperbaharui tanggal tentative PHO
▪ Dalam hal hasil evaluasi Panitia PHO menghasilkan keputusan bahwa kontraktor belum mmelaksanakan 100% quantity sebagaimana disebutkan dalam Dokumen Kontrak, maka tanggal tentative PHO ditetapkan oleh Panitia PHO berdasarkan evaluasi dan analisa terhadap sisa item pekerjaan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor dan kemampuan kontraktor yang bersangkutan.
▪ Dalam hal penundaan tanggal tentative PHO melebihi tanggal akhir konstruksi, maka kontraktor dapat dikenakan denda sebagaimana disebutkan di dalam General Condition of Contract.
Agenda setelah berakhirnya Grace Period
▪ Membuat Berita Acara Hasil Penelitihan untuk penyerahan pekerjaan. ▪ Menetapkan tanggal definitif pelaksanaan PHO.
▪ Menetapkan tanggal FHO sesuai dengan Dokumen Kontrak. Berikut adalah Flow Chart Proses Kegiatan Utama PHO dan Diagram Pelaksanaan Serah Terima Sementara Pekerjaan (PHO) :
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
FLOW CHART