Perpustakaan harus sudah mempersiapkan diri dalam menghadapi tantangan globalisasi informasi agar dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan sumber daya dan dapat memenuhi kebutuhan para pengguna/pemustaka. Untuk itu diperlukan pengembangan teknologi informasi dengan melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi dalam aktivitas kesehariannya sehingga perpustakaan dapat memberikan yang terbaik melalui fasilitas teknologi informasi ini. Perkembangan perpustakaan dilihat dari kepentingan pengguna dirasakan masih belum menggembirakan, dimana masih banyak tuntutan pengguna yang belum dapat dipenuhi oleh perpustakaan termasuk tersedianya akses layanan berbasis teknologi informasi. Ini merupakan tantangan yang harus dipikirkan oleh pembuat kebijakan di lingkungan Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan agar sebuah perpustakaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik.
Di samping itu perpustakaan juga harus memanfaatkan peluang-peluang yang ada untuk menghadapi tantangan yang akan terus dihadapi di masa mendatang terkait dengan informasi yang terus berkembang. Peluang-peluang yang ada meliputi (1) ketersediaan anggaran yang memadai, (2) sarana dan prasarana yang representatitif mengikuti perkembangan
teknologi informasi komunikasi (3) adanya komitmen pimpinan (4) perkembangan informasi dan ilmu pengetahuan (5) kebijakan pemerintah
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 3.1. Identifikasi Permasalahan berdasarkan tugas fungsi
Berbagai permasalahan dihadapi oleh Badan Perpustakaan Provinsi
Sumatera Selatan di dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya di bidang perpustakaan. Permasalahan-permasalahan tersebut selanjutnya diindentifikasi beserta faktor-faktor yang mempengaruhinya.
Tabel 9 : Permasalahan Palayanan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan faktor-faktor yang mempengaruhinya
No Permasalahan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi
1. Administrasi Kepegawaian dan Umum & Operasional
Perkantoran belum berjalan secara optimal
Minimnya pegawai di bidang umum dan kepegawaian
Sistem analisis kepegawaian masih dilakukan secara manual
Kebutuhan sapras belum menjadi acuan di dalam perencanaan pengadaan
Terbatasnya sarana operasional kantor Inventarisasi barang belum dilakukan
tepat waktu. 2. Sistem Perencanaan belum
berjalan secara baik
Belum adanya sistem dan prosedur pengumpulan data yang standar Kurangnya kesiapan bidang dalam
menyusun program dan kegiatan Terbatasnya jumlah SDM dibidang
perencanaan
Belum terorganisirnya sistem kerja bidang perencanaan
Target DPA belum dijadikan dasar pelaksanaan oleh PPTK
Kurangnya minat pegawai terlibat di bidang perencanaan
3. Pengelolaan dan Penatausahaan Keuangan
Aliran kas belum menjadi acuan di dalam pencaiaran anggaran
Pertanggungjawaban keuangan belum dilakukan secara tepat waktu
Penatausahaan keuangan belum berjalan secara optimal
Belum dimilikinya sistem input data keuangan yang mampu mengakomodir informasi keuangan
4. Teknologi Informasi Komunikasi belum berjalan secara optimal
RFID belum mampu membaca data/informasi koleksi
Interkoneksitas ICT belum berjalan sebagaimana mestinya.
Rendahnya kompetensi PNS dalam penguasaan Teknologi Informasi Komunikasi
Pengembangan ICT Tahap II belum dilakukan
Kegiatan Perpustakaan belum sepenuhnya di dukung oleh ICT 5. Pengembangan koleksi belum
memenuhi kebutuhan masyarakat yang dilayani
Tidak dilakukan survey kebutuhan buku sebelum pengadaan buku dilakukan Terbatasnya referensi buku/alat-alat
bantu seleksi
Hasil seleksi buku belum sepenuhmya mengacu pada kebutuhan pemustaka Pengadaan buku belum memperhatikan
kualitas, isi, edisi dan format.
Belum mengedepankan pemanfaatan koleksi oleh pemakai
6. Data/ informasi mengenai keberadaan dan potensi
perpustakaan di Sumsel belum tersedia secara akurat
Belum tersedianya database perputakaan
Pembinaan perpustakaan belum dilakukan secara benar
Pembinaan perpustakaan tidak dilakukan secara berkelanjutan 7. Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 4 Tahun 1990 tentang Hunting belum dilakukan secara optimal
Rendahnya kesadaran penerbit untuk menyerahkan KCKR
Terbatasnya terbitan yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah atau penerbit lokal
Pemanfaatan media sosial lebih dominan digunakan
8. Belum terjalinnya kerjasama akses informasi koleksi perpustakaan
Belum terkoneksinya akses informasi koleksi
Belum adanya keseragaman sofware yang digunakan
Perencanaan Strategis diperlukan dengan memperhitungkan analisis lingkungan baik internal maupun eksternal yang merupakan faktor kunci keberhasilan dalam mengembangkan suatu rencana strategis dengan mengkomunikasikan dan menerapkannya dalam wujud: potensi/peluang (oppotunities), kekuatan (strengths), tantangan/kendala (threats) dan kelemahan (weaknesses).
Analisis SWOT perlu dijadikan sebagai landasan dan pertimbangan untuk mempersiapkan, menata dan melakukan tindakan yang lebih tepat sehingga penyelenggaraan perpustakaan dapat memenuhi keinginan dan permintaan pemakai.
Bagi perpustakaan analisis SWOT ini dipergunakan untuk mengetahui sejauhmana penyelenggaraan tugas-tugas dan fungsinya dalam melayani masyarakat di bidang informasi dan ilmu pengetahuan. Untuk itu perlu dikaji apa yang menjadi kelemahan bagaimana mengatasi dan memecahkannya. Adakah kesempatan dan peluang yang dimiliki dan bagaimana memanfaatkannya, dan apakah perpustakaan menghadapi tantangan dan ancaman dan bagaimana cara untuk mengatasinya.
Setelah mengetahui dengan pasti terhadap kekuatan, kelemahan,
kesempatan dan tantangan maka stakeholder di perpustakaan dapat melakukan langkah-langkah atau tindakan yang tepat.
Tabel dibawah menggambarkan analisis lingkungam internal dan
eksternal Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan sebagai berikut:
Identifikasi dan Analisis Kekuatan Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan.
Kekuatan adalah potensi yang dimiliki oleh perpustakaan berupa sumber daya yang dipergunakan dan diberdayakan secara optimal. Potensi yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan sebagaimana tersebut dibawah perlu diorganisasikan, dikembangkan dan dipergunakan agar menjadi kekuatan nyata di dalam memajukan perpustakaan. Sumber-sumber kekuatan yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan antara lain adalah : sumber daya
manusia, sarana dan prasarana, pengunjung, anggota, masyarakat dan pengalaman di dalam melakukan pembinaan terhadap berbagai jenis perpustakaan. Dinas Perpustakaan sebagai pembina berbagai jenis perpustakaan.
Tabel 10 Analisis Lingkungan Internal
Dari 4 (empat) indikator yang menjadi kekuatan atau potensi yang dimiliki oleh
perpustakaan, pengalaman dalam melakukan pembinaan terhadap berbagai jenis perpustakaan memiliki skor terbesar, hal ini terkait dengan salah satu tugas pokok fungsi Dinas Perputsakaan Provinsi Sumatera Selatan sebagai pembina berbagai jenis perpustakaan. Sumber-sumber kekuatan perpustakaan merupakan potensi untuk mengatasi berbagai kelemahan Berikut merupakan kekuatan di dalam sebagaimana yang tergambar pada tabel 10 di bawah ini:
Identifikasi dan Analisis Kelemahan Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan.
Kelemahan (weakness) perpustakaan adalah suatu kondisi dimana sebuah perpustakaan tidak atau kurang dapat berfungsi sebagaimana
No Indikator Potensi
(%)
Skor Skor
Tertimbang
1. Tersedianya sumber daya
manusia yang memadai
15 3 0,45
2. Tersedianya sarana dan
prasarana yang memadai
25 4 1,00
3. Pengunjung, anggota dan
pemakai perpustakaan yang terus meningkat
20 3 0,60
4. Berkembangnya pengalaman
dalam pembinaan seluruh jenis perpustakaan
35 4 1,40
kinerja perpustakaan. Kelemahan internal biasanya berkaitan dengan sumber daya, administrasi dan manajemen.
Tabel 11 Analisis kelemahan internal Perpustakaan
Dari 5 (lima) indikator yang menjadi kelemahan Satuan Kerja Pearngkat Daerah Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan, terbatasnya sumber daya manusia (pejabat fungsional pustakawan) yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan serta rendahnya penguasaan teknologi informasi memiliki potensi yang paling besar, untuk itu perlu dicari solusi dalam mengatasinya. Melalui program prioritasnya Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan yaitu program peningkatan kapasitas aparatur diharapkan permasalahan tersebut akan segera teratasi.
Identifikasi dan Analisis Lingkungan Eksternal
Identifikasi dan Analisis Peluang Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan.
No Indikator Potensi
(%)
Skor Skor
Tertimbang 1. Pengembangan koleksi belum
mengacu pada kebutuhan masyarakat yang dilayani
20 3 0,60
2. Terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki latar belakang
pendidikan perpustakaan dan rendahnya penguasaan
teknologi informasi dan komunikasi
30 4 1,20
3. Rendahnya motivasi pegawai dalam meningkatkan kinerja
20 3 0,60
4. Terbatasnya diversifikasi layanan perpustakaan yang berbasis Teknologi Informasi Komunikasi
15 2 0,30
5. Terbatasnya jumlah, cakupan dan kelengkapan data dan sistem informasi tentang berbagai jenis perpustakaan
15 2 0,30
Peluang adalah kesempatan yang dimiliki oleh perpustakaan dengan memanfaatkan kekuatan atau potensi yang ada di Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan untuk mengatasi berbagai kelemahan atau ancaman yang mengancam instansi. Untuk itu Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan haruslah memanfaatkan peluang dengan sebaik-baiknya dan menggunakan kesempatan yang ada untuk mengembangkan dan memajukan perpustakaan seperti adanya kebijakan yang bersifat perundang-undangan yang harus dilaksanakan oleh para stakeholders di lingkungan perpustakaan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang terus mengalami perkembangan yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan sebagai wadah yang menyediakan berbagai sumber informasi bagi masyarakat, serta peran dan fungsi perpustakaan untuk mendukung proses dan sistem pendidikan dalam rangka turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa. Berikut analisis lingkungan ekternal sebagaimana tertuang di dalam Tabel 12 di bawah ini:
Tabel 12 Analisis Lingkungan Eksternal Perpustakaan
T a b e l d i a No Indikator Potensi (%) Skor Skor Tertimbang
1. Adanya peraturan
perundang-undangan dan kebijakan
pemerintah bidang perpustakaan
30 4 1,20
2. Berkembangnya teknologi
informasi dan telekomunikasi sehingga ikut mewarnai, mempercepat dan mendorong pertumbuhan perpustakaan, pengolohan dan akses pemanfaatannya
25 3 0,75
3. Perkembangan Informasi
mendorong perpustakaan untuk menghimpun, menyeleksi dan menyajikan kepada masyarakat yang membutuhkan.
20 3 0,60
4. Perpustakaan mendukung
perkembangan ilmu pendidikan
Tabel di atas menggambarkan bahwa peluang untuk mengembangkan dan memajukan Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan sangat terbuka, hal ini dikarenakan perpustakaan harus terus mengikuti perkembangan informasi guna menyajikan informasi yang terbaru bagi masyarakat. Terbitnya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan merupakan payung hukum tertinggi yang menaungi pemerintah pusat maupun daerah untuk berkewajiban mengembangkan dan mendayagunakan perpustakaan serta menjamin kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat.
Di samping itu peluang yang ada juga harus dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk mendukung perkembangan ilmu pendidikan dan proses belajar mengajar di sekolah serta penyelenggaraan pendidikan nasional.
Identifikasi dan Analisis Ancaman Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan.
Ancaman yang dihadapi oleh perpustakaan merupakan kelemahan eksternal perpustakaan yaitu hambatan dan kesulitan yang berada di luar perpustakaan. Kelemahan eksternal harus dapat diatasi oleh instansi Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan karena akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan, ancaman tersebut meliputi: tidak berjalannya kebijakan di bidang perpustakaan, apresiasi pemerintah daerah dan masyarakat terhadap perpustakaan, layanan perpustakaan yang belum menjangkau masyarakat sampai ke daerah terpencil, dominannya budaya tutur dan lisan di masyarakat. Di bawah ini beberapa ancaman yang harus di atasi dan dicari solusi pemecahannya sebagaimana tertuang di dalam tabel 13 di bawah ini:
Tabel 13 Analisis Ancaman bagi Perpustakaan
Dari 5 (lima) indikator yang ditetapkan di atas, ancaman terbesar yang dihadapi oleh perpustakaan adalah rendahnya apresiasi pemerintah daerah terhadap perpustakaan dengan minimnya alokasi APBD yang diperuntukkan bagi SKPD Perpustakaan di kabupaten/kota serta kurangnya pemahaman para pembuat kebijakan di daerah terhadap perpustakaan berakibat pada rendahnya pertumbuhan dan pemanfaatan perpustakaan oleh masyarakat.
Tidak berjalannya kebijakan pemerintah di dalam pelaksanaan
Undang-Undang Nomor:4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam yang mengharuskan para penerbit untuk menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan menyebabkan peran perpustakaan sebagai
No Indikator Potensi
(%)
Skor Skor
Tertimbang 1. Rendahnya apresiasi Pemerintah Daerah
terhadap perpustakaan dikarenakan kurangnya pemahaman terhadap perpustakaan
25
4 1,00
2. Belum optimalnya pelaksanaan UU No. 4 Tahun 1990 tentang Wajib Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam karena belum adanya Peraturan Daerah yang mengatur pelaksanaannya
15
2 0,60
3. Layanan perpustakaan belum
menjangkau di seluruh wilayah Provinsi Sumatera Selatan
20 3 0,60
4. Belum terbentuknya budaya baca
masyarakat sehingga apresiasi terhadap perpustakaan dan pemanfaatannya belum optimal
25 4 1,00
5. Jumlah dan kualitas tenaga pengelola perpustakaan di daerah belum memadai
15 2 0,30
3.2. Telaahan Visi, Misi, Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala