BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
2.1.5. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
2.1.5.3 Tata Cara Penyimpanan Rekam Medis
Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam medis. Ada dua cara penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu : (Depkes RI, 1991: 19)
1. Sentralisasi
Diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya. (Depkes RI, 1991: 19)
Kebaikannya :
1. Mengurangi terjadinya penggandaan dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
2. Mengurangi jumlah biaya dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
3. Tata cara dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasikan.
4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan mudah menerapkan sistem unitrecort.
Kekuranganya :
1. Petugas menjadi lebih baik, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
2. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
3. Perlu ruangan, alat dan pegawai lebih banyak jika lokal tempat penyimpannan jauh dari ruangan rekam medis.
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahaan antara tekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik di simpan disuatu tempat penyimpannan, sedangkan rekam medis penderita dirawat di simpan di bagian pencatatan medis. (Depkes RI, 1991: 20)
Kebaikannya :
1. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayannan lebih cepat. 2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
3. Pengawasan terhadap isi berkas rekam medis lebih ketat karena lingkunganya sempit.
15
Kekurangannya :
1. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
2. Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak. 3. Bentuk dan isi rekam medis berbeda.
Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada sistem desentralisasi, tetapi pada pelaksanaanya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Hal- hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain: (Depkes RI, 1997: 8)
1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
2. Kemampuan dana rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah.
Fasilitas fisik ruang penyimpanan :
Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktifitas pegawai- pegawai yang bekerja disitu.
Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai :
1. Rak terbuka (open self file unit)
Disamping itu masih ada alat penyimpanan ini hanya lebih modern, misalnya roll opac, akan tetapi alat penyimpanan ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit, rumah sakit tertentu saja mengingat harganya yang mahal. Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya dengan alasan :
1. Harga lebih murah
2. Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat.
3. Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu banyak makan tempat.
Rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk : 1. Memelihara keutuhan susunan lembaran rekam medis.
2. Mencegah, lepas atau sobeknya lembaran, sebagai akibat sering di bolak balik lembaran tersebut.
Sampol yang sering dipakai adalah :
1. Sampul pelindung 2. Map
3. Amplop
Sampil pelindung dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk mengikat lembaran rekam medis atau disebelah kiri seperti lembaran buku. Penjepit dipasang pada bagian atas lembaran- lembaran rekam medis atau disebelah kiri seperti lembaran buku.Jika menggunakan bagian tengah map harus diberi lipatan, sehingga memungkinkan bertambah tebalnya lembaran- lembaran yang tersimpan di dalamnya. Sampil penyimpanan dapat disimpan dengan pencantuman nomor
17
yang dicetak, sehingga kelihatan rapi. Nama penderita harus jelas tertulis pada setiap sampul (map).
2.1.5.4. Aturan dan Prosedur Penyimpannan
Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Depkes, 2006: 94). Aturan dan prosedur di dalam penyimpanan dokumen rekam medis seorang petugas rekam medis khususnya di bagian filling harus dapat melakukan hal hal seperti berikut :
1. Pada saat dokumen rekam medis dikembalikan ke bagin rekam medis
(assembling), harus disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini
membantu menentukan rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada dalam tempat penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
2. Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugaspada sore hari dan malam hari. Dokter, staf rumah sakit, pegawai pada bagian lain yang diperkenankan mengambil berkas rekam medis dari tempat penyimpanan. 3. Rekam medis yang sampulnya rusak atau hilangnya lembaran yang diperlukan
harus diperbaiki atau di ganti.
4. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menentukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan.
6. Petugas yang mengepali kegiatan penyimpanan harus membuat lampiran rutin kegiatan yang meliputi:
1. Jumlah rekam medis yang dikeluarkan tiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan.
2. Jumlah permintaan darurat. 3. Jumlah salah simpan.
4. Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan.
7. Dokumen rekam medis yang melibatkan kasus hukum tidak boleh diletakkan pada file umum.
8. Setiap petugas filling, masing masing harus bertanggung jawab memelihara kerapian dan keteraturan rak file.
9. Dokumen rekam medis yang sedang di peroses atau masih di pergunakan pegawai harus ada di atas meja.
2.1.5.5. Bentuk Penyimpanan rekam Medis
Penyimpannan berkas pesien di unit rekam medis sangat membantu pasien untuk melakukan berobat kembali dengan cepat, untuk itu ada tiga bentuk penyimpannan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Manual
Sistem ini selain menghabiskan ruangan, kertas, karena tidak bisa untuk digerakan, bentuk penyimpannan ini juga dinilai kurang aman dari bahaya kebakaran karena bahanya terbuat dari kayu, sehingga dokumen yang ada di dalamnya jika ada kebakaran sangat mudah ikut terbakar.
19
2. Semi Manual
Bentuk penyimpanan semi manual yaitu bentuk penyimpanan yang dapat digerakan dengan alat bantu.
1. Filling mobile / bergerak
Yaitu bentuk penyimpanan yang dapat bergerak atau digeser ke kannan/kekiri.
2. Rotary Filling
Yaitu sistem penyimpanan dengan cara berputar atau melingkar, sistem penyimpanan ini dapat menghemat ruangan filling.
2.1.5.6.Desain Rak Filling.
Desain rak filling adalah kegiatan merancang rak penyimpannan dokumen rekam medis di pelayannan kesehatan. Faktor yang mempengaruhi didalam desain rak filling yaitu :
1. Folder Berkas Rekam Medis
Di dalam mendesain rak filling harus melihat dari bentuk anatomi folder dokumen rekam medis itu sendiri,bentuk anatomi dari folder penyimpannan ada dua macam yaitu vertikel dan horizontal.
2. Ruangan Penyimpanan
Ruangan penyimpanan jelas akan mempengaruhi di dalam mendesain rak filling, karena akan menghitung perkiraan dari tinggi dan lebar lemari disesuaikan dengan luas ruangan yang ada di unit kerja filling.
3. Frekuensi Penyimpanan
Frekuensi penyimpanan dokumen rekam medis tergantung dari tebal dan tipisnya dokumen rekam medis, karena hal ini juga akan terkait dengan volume dari rak filling kira kira beberapa dokumen yang harus di tata atau di tetapkan di dalam sub sub rak. Karena hal ini terkait dengan kebutuhan akan rak itu sendiri, seta lama waktu penyimpannan dokumen rekam medis.
4. Perlindungan Keamannan
Di dalam mendesain rak atau di dalam menentukan rak atau dokumen rekam medis, sebaiknya rak tersebut diperhatikan. Dengan memperhatikan faktor kegunaan atau fungsi dari rak tersebut misalnya rak dibust untuk menjaga dokumen rekam medis dari berbagai bencana misalnya, banjir, kebakaran dan sebagainya.
5. Lama Waktu Penyimpanan
Lama waktu penyimpanan terhadap dokumen rekam medis sudah pasti di dalam mendesain rak atau lemari filling, harus memperhatukan bahan yang di gunakan dalam mendesain rak tersebut dari kayu, juga memperhitungkan jenis kayu apa yang seharusnya di pakai untuk penyimpanan di dalam waktu lama.