PIMPINAN FAKULTAS
7. Sub Bagian Perlengkapan
3.4 Tata Ruang Perkantoran
Dapat Dibedakan Dalam 2 Macam :
1. Tata ruang yang terpisah-pisah
Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisahan buatan, misalnya dengan sekosel kayu atau dinding kaca.
2. Tata ruang yang terbuka
Susunan ini ruangan kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan.Jadi, bagi bagian penjualan seperti contoh di atas semua aktivitasnya dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka.Tidak lagi terpisah-pisah menurut kamar atau pedengan-pedengan buatan.
Pada kantor wakil dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU melalui sumber dari wawancara oleh Bapak Arman sebagai pegawai di kantor wakil dekan II pada tanggal 15 Juli 2016 menyatakan bahwa tata ruang yang digunakan pada kantor wakil dekan II yaitu tata ruang terbuka, yaitu para pegawai bekerja pada ruang besar yang terbuka dan dipisahkan hanya dengan pembatas sekat-sekat yang memisahkan antar meja saja.
3.5 Inventaris
Inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah yang penggunaanya lebih dari satu tahun dan di catat serta didaftarkan dalam buku inventaris.Pengelolaan inventaris berpengaruh terhadap semua fungsi sistem operasi. Selayaknya proses manajerial, inventaris sangat diperlukan dalam serangkaian proses perencanaan hingga penghapusan suatu barang inventaris.
Perencanaan inventaris berperan penting dalam kegiatan manajerial suatu
32
instansi.Berkaitan dengan aktivitas pembekalan, inventaris dipahami sebagai pencatatan selengkapnya mengenai barang-barang perkantoran yang telah dibeli, diterima, dibagikan dan dipakai pada seluruh komponen organisasi, baik mengenai barang tahan lama maupun habis pakai.
Ada beberapa pendapat para ahli tentang pengertian inventaris sebagai berikut.
1. Poerwardaminta (2003:56), Inventaris ialah daftar barang-barang yang dipakai dikantor, perusahaan dan sebagainya.
2. Gie (2001:42), Inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang milik instansi.
Ketika suatu instansi menerapkan konsep inventaris terstruktur, maka kegiatan manajerial maupun operasional yang berlangsung di dalamnya juga akan berjalan dengan efektif. Pengelolaan inventaris berpengaruh terhadap semua fungsi sistem operasi. Tujuan pengelolaan inventaris adalah menyediakan persediaan peralatan kantor dengan jumlah dan waktu yang sesuai dengan kebutuhan.
Menurut pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Inventaris adalah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang yang dipakai dikantor serta barang milik instansi atau perusahaan. Dalam daftar inventaris harus disusun secara sistematis dan teratur sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan dan penambahan barang-barang inventaris
3.5.1 Jenis – Jenis Inventaris 1. Mutasi Barang
Mutasi barang akan terjadi karena permintaan yang mendesak.
Kebutuhan tersebut berpengaruh pada pengurangan dan bertambahnya stok inventaris.
2. Penghapusan
Penghapusan barang inventaris dapat diartikan meniadakan daftar barang karena tidak berfungsi untuk proses lancarnya pelaksanaan pencapaian di suatu organisasi.
3. Inventaris Statis
a. Barang Tidak Habis Pakai
Barang tersebut memang tidak untuk dimutasi ke lapangan dan tidak juga di hapus dalam daftar inventaris.
b. Barang Habis Pakai
Barang tersebut memang berupa barang inventaris yang dimasukkan dalam kategori dalam ruangan, dan jumlahnya tidak terhingga.
Kegiatan dalam inventaris meliputi kegiatan klasifikasi dan kode barang inventaris serta pelaksanaan inventaris itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Klasifikasi dan kode barang inventaris
Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut adalah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik
34
secara fisik maupun melaui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang, sandi, kode sebagai pengganti nama untuk tiap golongan, kelompok, jenis barang.
Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka bilangan numeric yang pada umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.
Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukkan sandi,kode pokok untuk kelompok barang serta nomor urut barang.
Empat angka di belakang titik menunjukkan kelompok barang serta nomor urut barang.
2. Pelaksanaan inventaris
Di dalam inventaris diperlukan buku dua jenis yaitu : 1. Buku Induk Inventaris
Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik kekayaan Negara yang berada di lingkungan kantor, proyek, satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kemampuan pengadaan barang.
Kolom-kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu : No urut, tanggal, pembukaan, kode barang, nama barang, merk, ukuran, jumlah, keadaan, mutunya, harga (satuan dan keseluruhan), tahun pembuatan, tahun pembelian, asal, sumber dan kolom keterangan.
2. Buku Golongan Inventaris
Buku golongan inventris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing-masing, seperti inventaris bangunan, termasuk rumah dinas, inventaris tanah dan lain-lain.
Kolom-kolom yang ada dalam buku olonan inventaris ini sama dengan kolom yang ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan, jenis barang di bagian atas dan penambahan satu kolom tentang tempat, lokasi barang yang diinventariskan.
Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventaris adalah:
1. Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “ Buku Golongan Inventaris”.
2. Memberikan koding pada barang-barang yang diinventariskan.
3. Membuat laporan triwulan tentang laporan mutasi barang.
4. Membuat daftar isian, format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 april tentang keadaan barang.
5. Membuat daftar rekapitulasi tahunan, Mutasi selama satu tahun dan keadaan barang anggaran berikutnya.
3. Buku Barang Inventaris
36
Buku barang adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengeluaran barang-barang yang diperlukan sehari-hari, perbulan,triwulan atau semesteran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Cara Penggunaannya :
a. Halaman pertama digunakan untuk petunjuk ( indeks beberapa macam barang ),
b. Halaman seterusnya digunakan untuk mencatat tiap-tiap macam alat dan sebagainya.
3.6 Prosedur Pengelolaan dan Layout Pemeliharaan Barang Inventaris Di