Berdasarkan AD ART No . 1 Tahun 2015 Pasal XXVII, maka di buatkanlah tata tertib yang berlaku di Asperda sebagai berikut :
1. Identitas anggota organisasi :
1. Kartu Anggota
2. Surat Ketetapan Anggota
2. Pedoman bertransaksi sewa mobil :
Sebelum melakukan transaksi, anggota yang akan menyewa mobil wajib bertanya (berkomunikasi) mengenai aturan yang berlaku dari pemilik kendaraan tersebut, apakah mengikuti organisasi atau memiliki aturan tersendiri atau memakai aturan kedua – duanya, untuk menghindari kesalahpahaman atau misskomunikasi atau buat surat kerjasama (bilamana perlu).
3. Aturan pemesanan sewa mobil antar anggota (rent by rent) off line :
Berikut ini cara penyampaian yang bisa di gunakan anggota untuk memesan unit ke pemilik mobil (anggota organisasi yang lain), baik itu mobil saja, atau mobil dengan driver 1. Bila anggota bertanya kepada pemilik rental mobil mengenai harga ataupun ketersediaan unit, dan ternyata barang masih ada dan pemilik kendaraan mau bertransaksi dengan anggota tersebut, maka pemilik kendaraan wajib mengatakan ‘ada’ atau ‘open’. Dan pastikan kendaraan yang di sewa dalam keadaan siap pakai. 2. Pemilik kendaraan juga di perkenankan untuk balik bertanya kepada anggota yang
akan menyewa, apakah mobilnya di gunakan untuk pelayanan (dengan driver), di sewakan kembali ke rekan yang lainnya atau di lepas kuncikan.
3. Hal tanya dan bertanya masih dikatakan bukan suatu kesepakatan atau ‘deal’, kecuali anggota meminta ‘hold’ atau ‘tahan’ barangnya (mobilnya) dan pemilik kendaraan setuju, maka transaksi sewa mobil akan di lanjutkan.
4. Bila anggota tersebut minta ‘Hold’ atau ‘Tahan’ barangnya yang akan di sewa kepada pemilik kendaraan. Masa waktu menahan mobil yang akan disewa, diatur oleh pemilik kendaraan bersama dengan anggota yang akan menyewa. Pemilik kendaraan wajib menginformasikan kepada anggota yang akan menyewa tersebut bilamana ada user lain yang mau sewa unit yang sama selama masa ‘hold’ tersebut. Apabila masa ‘hold’ berakhir dan ternyata anggota tersebut tidak jadi menyewa, maka anggota tersebut wajib memberikan konfirmasi kepada pemilik kendaraan. Bila tidak, maka secara otomatis, maka barang tersebut di nyatakan open kembali.
5. Apabila sudah ‘deal’ maka anggota pemakai kendaraan dan pemilik kendaraan yang akan disewa akan terikat dalam suatu perjanjian transaksi sewa mobil. Di sini pemilik kendaraan bisa meminta Down Payment (DP) kepada anggota yang akan memakai kendaraan tersebut atau tanpa DP , itu tergantung kesepakatan dari kedua belah pihak. 6. Bila sudah deal dan pemilik kendaraan sudah ok, maka unit itu wajib di ‘kunci’ atau di ‘lock’ oleh pemilik kendaraan. Bilamana terjadi sesuatu kejadian (tabrakan, mobil rusak, unit masih di perpanjang sama user yang lain) maka pemilik kendaraan berkewajiban memberikan kendaraan yang sama jenis atau tahun dan dengan harga
ORGANISASI PENGUSAHA RENT CAR DAERAH (ASPERDA)
S.K. MENKUMHAM : AHU-0005827.AH.01.07.TAHUN 2016
Jl. Medokan Sawah No 108 – 110, Kel. Medokan Ayu, Kec. Rungkut Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Website resmi : www.asperda.com E-mail : asperdapusat@gmail.com
7. Pemilik kendaran di wajibkan dan memastikan bahwa kendaraan yang akan di sewa sesuai order dari anggota itu tersebut. Bilamana terjadi perbedaan, maka anggota yang menyewa bisa mengajukan komplain, berupa ganti rugi atau pembatalan. Oleh karena itu pemilik kendaraan wajib menginformasikan kepada anggota yang penyewa bilamana terjadi kekosongan unit atau unit yang akan di kirim berbeda dengan barang yang di pesan oleh anggota.
8. Bilamana pada hari H ternyata unit yang di kirim tidak ada, maka pihak pemilik kendaraan di wajibkan bekerja sama dengan anggota yang memesan, untuk mencari unit kendaraan yang di butuhkan oleh pemesan dan bila sudah dapat, dan bilamana terdapat selisih harga, maka biaya selisih harga itu akan di tanggung oleh pemilik kendaraan tersebut.
9. Bila sudah ok, maka di lakukan proses serah terima kendaraan (untuk order lepas kunci), dimana pemilik kendaraan wajib melakukan check list kendaraan dengan anggota yang menyewa, dimana arsip checklist satu untuk anggota yang menyewa, yang satunya untuk pemilik kendaraan. Kendaraan yang disewa wajib bersih, bila tidak maka pemilik kendaraan wajib menginformasikan kepada anggota yang menyewa untuk di cari solusi nya apakah memberikan uang cuci kepada anggota yang menyewa atau di bersihkan driver yang memakai unit itu atau di biarkan dengan kondisi seperti itu.
10. Mobil yang sudah selesai di pakai wajib di cek list ulang oleh pemilik kendaraan dan juga pemakai kendaraan tersebut, bila dinyatakan ‘OK’ atau sudah di setujui (ACC) oleh pemilik kendaraan. Bilamana setelah pengecekan timbul masalah, maka pihak pemilik kendaraan tidak dapat mengklaim perkara tersebut kepada pihak pemakai kendaraan. 11. Tetapi bilamana dalam kegiatannya terjadi accident (kecelakaan) terhadap kendaraan
yang disewa oleh rekanan / anggota organisasi (khususnya mobil yang lepas kunci) oleh pemakai tersebut maka pemakai dikenakan biaya penggantian ganti rugi sebagai berikut :
1. Bila itu kerusakan berat, maka anggota yang menyewa dikenakan Biaya Klaim (OR) sesuai besaran yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi yang menaungi mobil tersebut
2. Bila itu kerusakan berat dalam perbaikannya membutuhkan waktu yang lama (Lebih dari 2 hari) dalam pengerjaannya dibengkel, maka pemakai dikenakan Biaya Penggantian Pemakaian (BPP) selama dibengkel dengan Ratio 50 : 50 dengan Pemilik kendaraan
3. Atau bila itu kerusakan ringan , baret tipis atau bisa di tangani sendiri maka pemilik kendaraan bisa menyerahkan urusan itu kembali kepada anggota yang menyewa untuk di perbaiki, bisa di poles ulang atau replacement dengan spare part yang baru 4. Atau bisa melalui proses kesepakatan bersama bagaimana sebaiknya untuk
menangani hal tersebut.
4. Aturan pelayanan anggota menyewa mobil anggota lain berikut mobil dan drivernya :
1. Pastikan bahwa pemilik kendaraan tersebut membawakan surat jalan / invoice ( wajib ) dan kuintansi (bilamana diperlukan) kepada drivernya. Surat jalan itu bisa surat jalan dari anggota yang menyewa atau dari pemilik kendaraan (surat jalan yang di pakai di
ORGANISASI PENGUSAHA RENT CAR DAERAH (ASPERDA)
S.K. MENKUMHAM : AHU-0005827.AH.01.07.TAHUN 2016
Jl. Medokan Sawah No 108 – 110, Kel. Medokan Ayu, Kec. Rungkut Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Website resmi : www.asperda.com E-mail : asperdapusat@gmail.com
putuskan oleh mereka yang terlibat dalam transaksi), agar user dan driver memahami betul paket sewa mobil nya, supaya tidak terjadi miss komunikasi
2. Driver wajib berpakaian rapi dan wangi, pakai sepatu , hem atau batik, dan bersepatu. Dan menjalankan orderan sesuai perintah dari pengorder yang sudah tertuang dalam surat jalan.
3. Driver wajib menghormati yang memberi order, tidak ugal – ugalan dalam mengemudi, santun dalam berbicara, supel dan berusaha memahami keinginan user yang di layani, dan memberikan pelayanan sepenuh hati, agar memberikan nama baik bagi pengorder dan kepada organisasi itu sendiri. Bekerja seperti layaknya beribadah.
4. Driver tersebut wajib konfirmasi via sms ke pemilik orderan dan user yang menyewa bila sudah di lokasi penjemputan baik start dan finish (sudah selesai pelayanan) atau laporan itu dilakukan oleh pemilik kendaraan.
5. Biaya pembatalan (cancellation fee) sewa mobil untuk unit kecil seperti mobil niaga / mpv (mobil box, pickup, xenia, avanza, ertiga, apv, luxio, innova, livina) , mobil city car (agya, ayla, brio, honda, jazz, karimun) atau jenis mobil yang setara :
Bilamana pembatalan sebelum mobil di kirim, dan DP sudah di terima pihak rental mobil (sebelum hari H), maka penyewa akan dikenakan biaya cancellation fee minimal 30 % dari total biaya sewa atau DP Hangus atau sesuai kesepakatan di awal , pada saat 'deal'. Bilamana pembatalan dilakukan dimana mobil telah dikirim atau di batalkan (pada hari H), maka uang muka / down payment (DP) akan menjadi milik dari pemilik kendaraan, bila belum memberi uang muka, maka penyewa dikenakan biaya cancelation fee minimal sebesar 30% atau sesuai kesepakatan di awal , pada saat 'deal'.
Bila orderan dadakan pada hari itu juga kemudian di cancel itu pengecualian.
6. Biaya pembatalan (cancellation fee) sewa mobil untuk unit seperti hi ace,travello , pregio, elf long, short atau jenis mobil penumpang yang berkapasitas > 11 orang yang setara :
Bilamana pembatalan sebelum mobil di kirim, dan DP sudah di terima pihak rental mobil (sebelum hari H), maka penyewa akan dikenakan biaya cancellation fee minimal 30 % dari total biaya sewa atau DP Hangus atau sesuai kesepakatan di awal , pada saat 'deal'. Bilamana pembatalan dilakukan dimana mobil telah dikirim atau di batalkan (pada hari H), maka uang muka / down payment (DP) akan menjadi milik dari pemilik kendaraan, bila belum memberi uang muka, maka penyewa dikenakan biaya cancelation fee minimal sebesar 30% atau sesuai kesepakatan di awal , pada saat 'deal'.
Bila orderan dadakan pada hari itu juga kemudian di cancel itu pengecualian.
7. Biaya pembatalan (cancellation fee) sewa mobil untuk mobil premium seperti
fortuner, pajero, camry, serena, mercedes, bmw, jaguar, alphard, vellvire atau jenis mobil mewah lainnya yang belum di sebutkan satu per satu :
Bilamana pembatalan sebelum mobil di kirim, dan DP sudah di terima pihak rental mobil (sebelum hari H), maka penyewa akan dikenakan biaya cancellation fee minimal 30 % dari total biaya sewa atau DP Hangus atau sesuai kesepakatan di awal , pada saat 'deal'.
ORGANISASI PENGUSAHA RENT CAR DAERAH (ASPERDA)
S.K. MENKUMHAM : AHU-0005827.AH.01.07.TAHUN 2016
Jl. Medokan Sawah No 108 – 110, Kel. Medokan Ayu, Kec. Rungkut Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Website resmi : www.asperda.com E-mail : asperdapusat@gmail.com
Bilamana pembatalan dilakukan dimana mobil telah dikirim atau di batalkan (pada hari H), maka uang muka / down payment (DP) akan menjadi milik dari pemilik kendaraan, bila belum memberi uang muka, maka penyewa dikenakan biaya cancelation fee minimal sebesar 30% atau sesuai kesepakatan di awal , pada saat 'deal'.
Bila orderan dadakan pada hari itu juga kemudian di cancel itu pengecualian.
8. Aturan pembayaran sewa mobil antar anggota (rent by rent) offline :
1. Pembayaran sewa mobil adalah mutlak mengikuti regulasi / aturan pemilik kendaraan, di sini anggota pemakai wajib menghormati dan melaksanakan aturan dari pemilik kendaraan tersebut.
2. Kesepakatan tanggal jatuh tempo pembayaran di atur oleh kedua belah pihak yang bertransaksi (anggota yang memakai kendaraan dan pemilik kendaraan)
3. Bilamana terjadi gagal bayar, pemilik kendaraan (anggota asperda) bisa meminta bantuan dari divisi keamanan organisasi untuk meminta pendapat mengenai masalah yang terjadi, dimana nantinya divisi keamanan akan bertindak membantu pemilik kendaraan tersebut untuk menyelesaikan masalahnya, dan tentu saja pemilik kendaraan juga berkewajiban memberikan bonus fee kepada anggota yang membantu menyelesaikan masalah pemilik kendaraan tersebut bisa berupa uang, pulsa atau lainnya.
4. Transaksi dikatakan ‘selesai’ atau ‘closing’, bilamana seluruh pembayaran sewa mobil sudah di bayar lunas
9. Masa jatuh tempo pembayaran dan golongan pembayaran dari anggota :
1. Anggota organisasi yang membayar sewa mobil paling lambat 1 bulan (terhitung sejak berakhirnya sewa mobil) atau masa jatuh tempo pembayaran berdasarkan kesepakatan anggota yang menyewa dengan pemilik kendaraan.
Bilamana pihak anggota menyewa membayar tepat waktu sesuai kesepakatan, maka anggota tersebut masuk dalam kategori white list (baik)
2. Bilamana sudah terjadi kesepakatan masa jatuh tempo pembayaran antara pemilik kendaraan dengan anggota yang menyewa (idealnya paling lama 1 bulan) Dan ternyata terjadi kemunduran waktu. Maka pihak pemilik kendaraan bisa mengajukan tanggal jatuh tempo ke – 2, idealnya paling lama 2 bulan (terhitung berakhirnya masa sewa mobil) atau sesuai kesepakatan kembali. Untuk perjanjian nya di usahakan di atas form (surat perjanjian).
Bilamana pihak anggota menyewa tersebut akhirnya membayar pada jatuh tempo ke - 2, maka anggota tersebut masuk dalam kategori red list (kurang baik)
3. Bilamana sudah terjadi kesepakatan masa jatuh tempo pembayaran antara pemilik kendaraan dengan anggota yang menyewa (idealnya paling lama 1 bulan) Dan ternyata terjadi kemunduran waktu. Maka pihak pemilik kendaraan bisa mengajukan tanggal jatuh tempo ke – 2, idealnya paling lama 2 bulan (terhitung berakhirnya masa sewa mobil) atau sesuai kesepakatan kembali. Tapi ternyata anggota yang menyewa itu masih belum membayar, maka di atur kembali, masa jatuh tempo ke – 3, idealnya paling lama 3 bulan (terhitung berakhirnya masa sewa mobil) atau sesuai kesepakatan. Untuk perjanjian nya di usahakan di atas form (surat perjanjian).
ORGANISASI PENGUSAHA RENT CAR DAERAH (ASPERDA)
S.K. MENKUMHAM : AHU-0005827.AH.01.07.TAHUN 2016
Jl. Medokan Sawah No 108 – 110, Kel. Medokan Ayu, Kec. Rungkut Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Website resmi : www.asperda.com E-mail : asperdapusat@gmail.com
Bilamana pihak anggota menyewa tersebut akhirnya membayar pada jatuh tempo ke - 3, atau masih tidak membayar maka anggota tersebut masuk dalam kategori black list (buruk / tidak dianjurkan). Disini pihak pemilik kendaraan bisa meminta bantuan divisi keamanan organisasi atau bila itu terlalu berat tidak dapat diselesaikan oleh pihak pengurus organisasi, pemilik kendaraan bisa melaporkan anggota tersebut kepada yang berwajib untuk di tindak lanjuti sesuai hukum yang berlaku di Indonesia.
10. Aturan memberikan informasi data driver, penyewa pribadi atau perusahaan yang bermasalah, rental mobil (non anggota) :
Anggota yang melaporkan wajib memberikan surat pernyataan bahwa data yang dikirimkan adalah benar dan dapat di pertanggung jawabkan , terlebih baik lagi bilamana ada laporan kepolisian dan informasi ini hanya di gunakan untuk internal organisasi. Dengan melampiri data – data pendukung informasi tersebut. Kegunaan daftar ini untuk membantu anggota lain untuk berhati – hati dalam bertransaksi dengan para pelaku tersebut.
11. Aturan memposting DPO (Daftar Pencarian Orang) :
Bilamana seorang anggota mengalami suatu masalah dengan seseorang dan masalah itu berhubungan dengan transaksi rental mobil dan anggota tersebut kehilangan jejak dengan seseorang itu, maka anggota tersebut bisa menginformasikan ke sekretariat dengan melampirkan surat pernyataan dan berkas – berkas transaksi atau data pendukung juga bisa di lengkapi dengan laporan kepolisian (bilamana ada) agar bisa di broadcast di group wa dan di website organisasi
12. Aturan memposting kendaraan hilang :
Bilamana anggota kehilangan kendaraan atau kendaraannya di gelapkan, maka anggota tersebut bisa minta ke pihak kesekretariat untuk memposting unitnya di WA atau di website, dengan melampirkan surat pernyataan yang dikirimkan ke kantor sekretariat atau bisa dikirimkan via e-mail.
13. Aturan pengamanan kendaraan untuk rental mobil bagi anggota organisasi :
1. Anggota wajib memasang GPS Tracking di dalam mobil
2. Anggota bilamana memungkinkan mengasuransikan kendaraan tersebut dengan jenis comprehensive (all risk)
14. Aturan proses transaksi pembayaran kendaraan :
1. Anggota di wajibkan memiliki surat jalan / invoice yang bernumerator (ada urutan) yang bisa di gunakan untuk melakukan penagihan ke pihak penyewa.
2. Anggota di wajibkan memiliki kuintansi lengkap kop surat rental mobilnya.
15. Pengurus aplikasi chat dan sarana publikasi ASPERDA di kelola oleh :
1. Staf Sekretariat 2. Divisi Humas
ORGANISASI PENGUSAHA RENT CAR DAERAH (ASPERDA)
S.K. MENKUMHAM : AHU-0005827.AH.01.07.TAHUN 2016
Jl. Medokan Sawah No 108 – 110, Kel. Medokan Ayu, Kec. Rungkut Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Website resmi : www.asperda.com E-mail : asperdapusat@gmail.com
16. Tata tertib posting di group aplikasi chat (disini memakai whatsapp) Asperda :
1. Dilarang posting & up load foto yang berbau SARA & Pornografi
2. Dilarang memasang atau mengangkat topik atau komentar yang berpotensi menimbulkan perselisihan, permusuhan, kebencian, dan sebagainya.
3. Dilarang membuat posting topik atau komentar yang menggunakan kata-kata vulgar, jorok, dan tidak sopan
4. Contoh posting yang di perbolehkan : 1. Humor
2. Teknologi, Otomotif, Olahraga , Kesehatan, Ekonomi , Sosial , Budaya dan Pariwisata
3. Promosi unit kendaraan sewa
4. Kebutuhan unit kendaraan untuk di sewa
5. Topik yang bersifat membangun rohani dan jasmani 6. Bisnis jual beli dari anggota
7. Informasi lowongan kerja dari anggota
8. Segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi
5. Anggota yang melakukan kesalahan posting akan di berikan peringatan oleh admin group melalui jaringan pribadi anggota untuk memperbaiki kesalahannya
6. Bilamana butir no. 5 masih di langgar, maka anggota yang melanggar akan di banned (dikeluarkan) sementara waktu, dan pelanggaran anggota tersebut akan di proses sesuai mekanisme di ART yang berlaku apakah di berikan sanksi , denda atau penalti (tidak boleh masuk di group untuk sementara waktu, masa penalti adalah 1 – 24 minggu, tergantung tingkat kesalahan yang di lakukan oleh anggota)
17. Tata tertib posting di group aplikasi chat (disini memakai whatsapp) pengurus :
1. Hanya di gunakan untuk rapat rapat pengurus sesuai agenda kerja dan open diskusi mengenai segala sesuatu mengenai AD / ART / Tata tertib organisasi
2. Dilarang posting & up load foto yang berbau SARA & Pornografi
3. Dilarang memasang atau mengangkat topik atau komentar yang berpotensi menimbulkan perselisihan, permusuhan, kebencian, dan sebagainya.
4. Dilarang membuat posting topik atau komentar yang menggunakan kata-kata vulgar, jorok, dan tidak sopan
5. Contoh posting yang di perbolehkan a. Humor
b. Topik yang bersifat membangun rohani dan jasmani
6. Anggota yang melakukan kesalahan posting akan di berikan peringatan oleh admin group melalui jaringan pribadi anggota untuk memperbaiki kesalahannya
ORGANISASI PENGUSAHA RENT CAR DAERAH (ASPERDA)
S.K. MENKUMHAM : AHU-0005827.AH.01.07.TAHUN 2016
Jl. Medokan Sawah No 108 – 110, Kel. Medokan Ayu, Kec. Rungkut Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Website resmi : www.asperda.com E-mail : asperdapusat@gmail.com
7. Bilamana butir no. 6 masih di langgar, maka anggota yang melanggar akan di banned (dikeluarkan) sementara waktu, dan pelanggaran anggota tersebut akan di proses sesuai mekanisme di ART yang berlaku apakah di berikan sanksi , denda atau penalti (tidak boleh masuk di group untuk sementara waktu, masa penalti adalah 1 – 24 minggu, tergantung tingkat kesalahan)
18. Tata tertib posting di group aplikasi chat (disini memakai whatsapp) bisnis :
1. Posting hanya share unit 2. Posting hanya share order
3. Guyonan atau suport boleh asal sewajarnya saja
4. Bila berminat handel order, japri atau telpon sama yang bersangkutan 5. Bila order yang di share sudah ada yang handel, mohon di info close order
19. Anggota yang bisa masuk ke dalam group aplikasi chat (disini memakai whatsapp) :
1. Anggota tetap atau khusus (terverifikasi) yang sudah terdaftar di organisasi
2. Anggota khusus akan di masukkan ke dalam group sesuai dengan regional / wilayah kerjanya.
20. Tata tertib rapat pengurus di group aplikasi chat whatsapp :
Sebelum rapat di mulai , pihak sekretariat akan memberikan pengumuman terlebih dahulu kepada seluruh pengurus organisasi.
Berikut ini mekanismenya :
1. Pembukaan Rapat oleh Ketua Umum
2. Pembacaan waktu rapat , diskusi dan voting
3. Seluruh anggota di wajibkan untuk mengisi Berita Acara Rapat yang sudah di berikan pihak Sekretariat
4. Pembacaan agenda kerja atau bisa lihat unduh di website asperda.com
5. Anggota pengurus pada saat voting via wa harus membuat salinan suara yang dipilih di form meeting via wa yang di buat oleh pihak sekretariat dan harus sama. Bisa di kirim ke e-mail organisasi atau di kirm ke kantor sekretariat.
6. Setelah form terkumpul , maka Ketua Umum akan membuatkan SK hasil rapat sebagai acuan kerja dari organisasi.