A. Definisi Security Document adalah seperti yang dinyatakan di bawah:
2.3.7.7 Tatacara Pentadbiran KontrakTender
2.3.7.7.1 Peruntukan Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973).
(i) Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) menetapkan: ‘semua kontrak yang dibuat di Malaysia bagi pihak Kerajaan hendaklah, jika diturunkan secara bertulis, dibuat atas nama
Kerajaan Malaysia. Kontrak hendaklah
ditandatangani oleh Menteri atau oleh mana-mana pegawai Universiti yang diberi kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh Menteri, sama ada khususnya dalam mana-mana hal tertentu, atau amnya bagi semua kontrak di bawah suatu nilai yang tertentu dalam Universiti atau selainnya sebagaimana dinyatakan dalam pemberian kuasa itu’.
83
(ii) Sehubungan itu, Universiti hendaklah memastikan pemberian kuasa telah dibuat secara bertulis oleh Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti kepada Naib Canselor dan pegawai lain yang dinamakan (atas jawatan) sebelum kontrak ditandatangani. 2.3.7.7.2 Tempoh Bagi Menandatangani Kontrak
(i) Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya 4 (empat) bulan selepas Surat Setuju Terima ditanda tangani balasan oleh kontraktor. (ii) Tarikh kuatkuasa hendaklah dinyatakan sebagai
tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh petender yang berjaya manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak.
2.3.7.7.3 Pentadbiran Kontrak
(i) Pihak Pengurusan Universiti mengambil perhatian yang serius berkenaan pengurusan dan pentadbiran kontrak. Ini adalah bagi menjaga kepentingan Universiti dan melicinkan urusan yang berhubung kait dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.
(ii) Pemantauan kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah pelaksanaan kontrak dari peringkat awal lagi.
2.3.7.7.4 Tanggungjawab Ketua PTJ
(i) Pastikan pembekal memenuhi semua obligasi di bawah kontrak yang ditandatangani.
(ii) Pastikan Universiti mendapat nilai dan faedah maksimum untuk bayaran yang dibuat.
(iii) Pastikan kualiti dan mutu bekalan serta perkhidmatan menepati spesifikasi seperti yang dipersetujui dalam kontrak.
(iv) Bekalan/Perkhidmatan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh yang telah ditetapkan dalam kontrak.
84
(v) Jika pembekal gagal memenuhi obligasi dalam kontrak, Ketua PTJ hendaklah maklumkan segera kepada Jabatan Bendahari.
(vi) Pastikan peringatan bertulis telah dibuat oleh PTJ kepada pembekal untuk memudahkan Jabatan Bendahari mengambil tindakan.
(vii) Jika ada keperluan untuk menyambung kontrak dengan pembekal, PTJ hendaklah memajukan surat beserta sebab sokongan penyambungan kontrak kepada Pejabat Bendahari. Pejabat Bendahari akan
mengeluarkan surat persetujuan untuk
menyambung kontrak kepada pembekal.
Permohonan sambung kontrak hendaklah diterima Pejabat Bendahari sebelum kontrak asal tamat. 2.3.7.8 Bon Pelaksanaan
2.3.7.8.1 Bon Pelaksanaan Bagi Tender
(i) Kadar Bon Pelaksanaan bagi kontrak bekalan/perkhidmatan adalah 5% daripada jumlah harga kontrak bagi perolehan bernilai melebihi RM500,000.00.
(ii) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuatkuasa dalam tempoh 2 (dua) tahun atau lebih bagi tender, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran
harga kontrak setahun sahaja.
Walaubagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh pembekal hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
2.3.7.8.2 Pengecualian Bon Sumber Kerajaan dan Sumber Dalaman
(i) Sumber Kerajaan Persekutuan Sepenuhnya Atau Sebahagiannya;
(a) Tatacara pemakaian Bon hendaklah mematuhi peraturan perolehan sedia ada yang ditetapkan oleh Kernenterian Kewangan.
(b) Bagi perolehan dari satu sumber dan Universiti tidak mempunyai pilihan syarikat lain sebagai alternatif, sekiranya syarikat tidak bersetuju dengan syarat penetapan Bon, pengecualian boleh dipertimbangkan dengan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut:
85
Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus Melebihi RM200 ribu
hingga RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga ‘A’ Melebihi RM500 ribu
hingga RM100 juta Lembaga Perolehan
Melebihi RM100 juta
Kementerian Kewangan (melalui perakuan Lembaga Pengarah dan Pendidikan Malaysia)
(c) Selaras dengan pengecualian Bon yang diberikan Oleh Pihak Berkuasa Melulus, Universiti bertanggungjawab memastikan kepentingan Universiti adalah sentiasa terpelihara dan sebarang bayaran hendaklah dibuat hanya ke atas perkhidmatan yang diterima dengan sempurna berdasarkan syarat-syarat kontrak. Bayaran akhir hendaklah dipegang oleh Universiti sehingga obligasi terakhir syarikat diselesaikan dengan sempurna.
(ii) Sumber Dalaman Sepenuhnya
(a) Tatacara pemakaian Bon hendaklah mematuhi peraturan perolehan sedia ada yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan.
(b) Bagi perolehan dari satu sumber dan Universiti tidak mempunyai pilihan syarikat Iain sebagai alternatif, jika syarikat tidak bersetuju dengan syarat penetapan Bon pengecualian boleh dipertimbangkan dengan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut:
Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus Melebihi RM200 ribu
hingga RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga ‘A’ Melebihi RM500 ribu
86
Melebihi RM100 juta
Lembaga Pengarah Universiti (melalui perakuan Lembaga Perolehan)
(c) Sebarang bayaran hendaklah dibuat hanya ke atas perkhidmatan yang diterima dengan sempurna berdasarkan syarat-syarat kontrak. Bayaran akhir hendaklah dipegang oleh Universiti sehingga obligasi terakhir syarikat diselesaikan dengan sempurna.
2.3.7.8.3 Bentuk-Bentuk Jaminan Bon Pelaksanaan
(i) Bentuk-bentuk Jaminan yang boleh dikemukakan untuk Bon Pelaksanaan. Rujuk seperti di perkara 2.3.6.8.6 (i) hingga (v).
(ii) Peraturan Berkenaan Bon Pelaksanaan. Rujuk seperti di perkara 2.3.6.8.7.
(iii) Pelepasan Bon Pelaksanaan. Rujuk seperti di perkara 2.3.6.8.8.
2.3.7.8.4 Bon Pelaksanaan Bagi Kontrak Antarabangsa (i) Kontraktor adalah dikehendaki mengemukakan Bon
Pelaksanaan dalam bentuk Jaminan Bank dalam mata wang yang ditetapkan bagi harga kontrak daripada bank yang berlesen di bawah Akta Perkhidmatan Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di Malaysia.
(ii) Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat pelepasan (Letter of Discharge) hendaklah dikemukakan kepada bank. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Universiti sebagai rekod. 2.3.7.9 Bayaran Pendahuluan Tender
2.3.7.9.1 Definisi Bayaran Pendahuluan Tender
Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan kepada kontraktor tempatan sahaja tetapi tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana Universiti dan perkhidmatan perunding.
87
2.3.7.9.2 Syarat-syarat Bagi Bayaran Pendahuluan Tender (i) Bagi pembuat/pembekal tempatan, bayaran
pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.
(ii) Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah.
(iii) Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi:
(a) Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan.
(b) Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.
(c) Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan (iv) Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah
dikemukakan.
(v) Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti di perenggan 2.3.6.8.6 (i) hingga (v) yang tidak boleh batal (irrevocable) dan yang sama nilainya dengan bayaran pendahuluan.
(vi) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat bekalan dan perkhidmatan yang telah disempurnakan.
(vii) Pentadbir Kontrak hendaklah memastikan potongan bagi bayaran pendahuluan dapat diselesaikan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhir setelah semua bekalan/perkhidmatan disempurnakan dengan sepenuhnya. Tempoh pembayaran balik Bayaran Pendahuluan ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak.
(viii) Tempoh sah laku Jaminan tersebut untuk Bayaran Pendahuluan bagi kontrak mestilah meliputi tempoh kontrak atau ke satu tempoh lanjutan yang diluluskan dan akan dilepaskan apabila segala potongan selesai dibuat mengikut mana yang terdahulu.
88
(ix) Ketua PTJ hendaklah mengawasi kemajuan pelaksanaan sesuatu kontrak untuk menentukan sekiranya pihak kontraktor gagal, Bayaran Pendahuluan yang belum dibayar balik dapat dituntut daripada bank/syarikat kewangan/syarikat insurans/syarikat takaful yang mengeluarkan Jaminan tersebut yang telah dikemukakan oleh kontraktor dalam tempoh sah lakunya.
(x) Jaminan Bank/ Jaminan Syarikat Kewangan/ Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/Jaminan Takaful yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah disahkan oleh Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans/Bank Islam/ Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dan tidak boleh membatalkannya.