BAB III METODE PENELITIAN
E. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ialah dengan menggunakan analisa deskriptif, yaitu dengan menjelaskan dan memaparkan secara keseluruhan mengenai sistem pengendalian informasi prosedur pengeluaran kas yang ada pada kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara. Langkah-langkah dalam menjawab rumusan masalah, sebagai berikut:
1. Mendeskripsikan kebijakan umum sistem pengendalian intern Sekretariat DPRD Sulawesi Tenggara.
2. Mendeskripsikan prosedur pengeluaran kas yang dikeluarkan Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada program
peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.
3. Mendeskripsikan sistem pengendalian intern prosedur pengeluaran kas Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.
4. Membandingkan sistem pengendalian intern prosedur pengeluaran kas kantor Sekretariat DPRD Sulawesi Tenggara dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008.
5. Mengevaluasi sistem pengendalian intern prosedur pengeluaran kas kantor Sekretariat DPRD Sulawesi Tenggara berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008.
6. Menarik kesimpulan mengenai sistem pengendalian intern prosedur pengeluaran kas pada kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara.
27 BAB IV
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
A. Sejarah Singkat Instansi Pemerintah
Keberadaan DPRD memiliki catatan panjang dalam sejarah bangsa Indonesia. Keberadaannya merupakan satu bagian dari episode sejarah yang turut memberikan konstribusi bagi negara dalam tatanan pemerintahan yang ada, utamanya terkait dengan penataan daerah-daerah yang menjadi penopang dalam negara.
Keberadaan DPRD Sulawesi Tenggara sangat terkait secara erat ketika daerah ini menjadi suatu Provinsi tersendiri yang secara sah berdiri sesuai amanat PERPU No.2 Tahun 1964 tanggal 13 Februari 1964 yang dikukuhkan pada tanggal 27 April 1964 dan kemudian ditindak lanjuti dengan penetapannya melalu UU No. 13 Tahun 1964 tentang Penetapan PERPU No. 2 Tahun 1964 tentang Pembentukan Daerah Tingkat I Sulawesi Tengah dan Daerah Tingkat I Sulawesi Tenggara Dengan Mengubah UU No. 47 Tahun 1960 tentang Pembentukan Daerah Tingkat I Sulawesi Utara-Tengah dan Daerah Tingkat I Sulawesi Selatan-Tenggara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1964 No. 7) menjadi Undang-undang.
Sebagai daerah provinsi yang baru terbentu untuk melaksanakan tatanan Pemerintahan Daerah yang akan membantu tugas-tugas Pimpinan Daerah Tingkat I (Gubernur) terhadap pengelolaan pemerintah daerah, maka keberadaan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah di Sulawesi Tenggara menjadi kebutuhan urgen dan bersifat mutlak. Karena itu, di masa-masa awal terbentuknya Provinsi Sulawesi Tenggara merupakan masa yang turut mempengaruhi ke arah lahirnya sejarah DPRD Sulawesi Tenggara untuk pertama kalinya.
Keberadaan DPRD Sulawesi Tenggara tidaklah dapat dipisahkan dengan eksistensi Sekretariat DPRD itu sendiri yang sejak paruh awal keberadaan DPRD telah hadir memberikan konstribusi serta peran penting dan mendasar dalam upaya mendukung terciptanya peran penting dan mendasar dalam upaya mendukung terciptanya peran kelembagaan DPRD Sulawesi Tenggara dari periode ke periode. Melalui Sekretariat DPRD, pola untuk mewujudkan tri fungsi kelembagaan DPRD diarahkan serta dikelola secara teknis dan administratif dalam upaya memberikan pelayanan kepada para anggota DPRD yang terkait dengan pelaksanaan hak dan kewajiban serta tugas dan fungsiya.
Sekretariat DPRD adalah suatu instansi setingkat organisasi perangkat daerah yang keberadaannya dimungkinkan menurut ketentuan perundang-undangan. Kebijakan peraturan perundang-undangan menemppatkan Sekretariat DPRD sebagai bagian dari perangkat daerah. Dalam Pertaturan Pemerintahan (PP) yang terbaru yang mengatur organisasi perangkat
daerah, yakni PP No. 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, keberadaan Sekretariat DPRD Provinsi menempati bagian dari Perangkat Daerah Provinsi sebagaimana disebutkan dalam pasal 5 ayat (1) bahwa “Perangkat Daerah Provinsi terdiri atas: A. Sekretariat Daerah; B. Sekretariat DPRD;
C. Inspektorat; D. Dinas; E. Badan”.
Meski berada pada lembaga perwakilan rakyat daerah tetapi, Sekretariat DPRD Provinsi merupakan perpanjang tangan pemerintah daerah yang memiliki peran spesifik untuk membantu tugas-tugas kelembagaan DPRD. Sebagaimana diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, Sekretariat DPRD Provinsi merupakan sistem pendukung DPRD Provinsi yang dibentuk dengan peran utamanya “untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas wewenang DPRD Provinsi” (pasal 201 ayat 1 UU No. 23/2014). Sedangkan menurut ketentuan pasal 202 UU No. 23/2014, susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat DPRD Provinsi ditetapkan dengan Peraturan Daerah (Perda) Provinsi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Selanjutnya, Sekretariat DPRD Provinsi dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD Provinsi yang diangkat dan diberhentikan dengan keputusan Gubernur atas persetujuan pimpinan DPRD Provinsi setelah berkonsultasi dengan pimpinan fraksi. Namun, walau berada pada dimensi kerja kelembagaan DPRD, tetapi personil mulai dari sekretaris DPRD dan aparatur kesekretariatan di DPRD berasal dari Pegawai Negeri Sipil (PNS).
Sekretariat DPRD menempatkan seorang sekretaris DPRD sebagai pemimpin tertinggi lingkup Sekretariat DPRD yang dalam pelaksanaan tugasnya secara teknis operasional bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD, dan secara administratif bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah (Pasal 215 ayat 3 UU No. 23/2014). Sedangkan dari aspek pelaksanaan tugas, Sekretariat DPRD mempunyai tugas sebagaiman digaris dalam ketentuan pasal 215 ayat (2) UU No. 23/2014 yang meliputi:
1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan;
2. Menyelenggarakan administrasi keuangan;
3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD; dan
4. Menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.
Sejalan dengan ketentuan di atas, Sekretariat DPRD Provinsi sebagai bagian dari perangkat daerah provinsi menurut ketentuan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 2016 merupakan unsur pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD Provinsi yang dalam penyelenggaraan tugas-tugas umumnya adalah menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD Provinsi, serta menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD Provinsi dalam melaksanakan hak
dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan (Pasal 9 ayat 4 PP. No. 18 Tahun 2016).
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat DPRD Provinsi juga menyelenggarakan fungsi sesuai ketentuan pasa 5 PP No. 18 Tahun 2016 yakni:
1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD Provinsi;
2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD Provinsi;
3. Fasilitas penyelenggaraan rapat DPRD Provinsi; dan
4. Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD Provinsi.
Melihat kedudukan, tugas dan fungsi Sekretariat DPRD tersebut, maka dapat dikatakan bahwa Sekretariat DPRD mempunyai peran sangat penting dan turut menentukan efektifitas pelaksanaan fungsi DPRD. Artinya, bahwa efektifitas pelaksanaa tugas dan fungsi Sekretariat DPRD dapat menentukan efektifitas pelaksanaan funsi DPRD. Oleh karena itu, untuk mewujudkan atau meningkatkan efektifitas DPRD maka Sekretariat DPRD harus dapat berperan maksimal sesuai dengan tugas dan fungsi yang diembannya
B. Visi dan Misi
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sulawesi Tenggara memiliki visi dan misi sebagai berikut:
1. Visi
Visi Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara adalah terwujudnya pelayanan Sekretariat Dewan yang professional, transparan, dan akuntabel dalam memfasilitasi pelaksanaan tugas DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara.
2. Misi
Misi adalah rumusan untuk mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi, untuk itu dalam rangka mewujudkan visi tersebutdiperlukan tindakan nyata yang sesuai dengan peran strategis dari Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara, yaitu:
a) Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara.
b) Meningkatkan Kedisiplinan.
c) Meningkatkan sistem informasi yang terbuka.
d) Menyempurnakan Standar Operasional Prosedur.
e) Melaksanakan pelayanan yang prima.
Plt. Sekretaris DPRD Prov.
Sulawesi Tenggara Robert Piter Raru, SH, M.Si
Kabag Umum dan Keuangan
H. Trio Prasetio Prahasto, S.Sos, M.Ap Robert Piter Raru, SH,
M.Si C. Struktur Organisasi
Susunan organisasi Sekretariat DPRD Provinsi dapat dilihat dalam bagan berikut :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sumber: Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
D. Tugas dan Fungsi
Dalam menjalankan kegiatan dan Program-program Sekretariat DPRD, Sekretaris Dewan, Kepala Bagian, dan Kepala Sub Bagian mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:
1. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Sekretariat DPRD menempatkan seorang sekretaris DPRD sebagai pemimpin tertinggi lingkup Sekretariat DPRD yang dalam pelaksanaan tugasnya secara teknis operasional bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD, dan secara administratif bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah (Pasal 215 ayat 3 UU No. 23/2014). Sekretaris Dewan mempunyai tugas memfasilitasi anggota DPRD dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi, keuangan, legislasi, pengawasan dan penganggaran.
2. Bagian Umum dan Keuangan
Bagian umum dan keuangan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kegiatan penyusunan rencana dan program, urusan keuangan, ketatausahaan, kepegawaian, rumah tangga, menyiapkan fasilitasi pelaksanaan peningkatan kapasitas anggota DPRD dan penyediaan tenaga ahli, fasilitasi penyiapan tempat dan sarana pelaksanaan rapat dan pertemuan DPRD, pengadaan barang dan jasa kebutuhan perlengkapan DPRD dan Sekretariat DPRD serta melaksanakan pemeliharaan sarana, prasanara dan gedung. Bagian Umum dan
Keuangan dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris DPRD.
Bagian Umum dan Keuangan dibagi kedalam beberapa Sub Bagian, yaitu:
a. Sub Bagian Program dan Keuangan, mempunyai tugas:
1) Menyusun bahan perencanaan;
2) Menyusun Rencana Kegiatan Anggaran dan DPA baik murni maupun perubahannya;
3) Menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga DPRD;
4) Merencanakan kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD;
5) Merencanakan pemverifikasian keuangan;
6) Memverifikasi pertanggungjawaban keuangan;
7) Mengkoordinasikan kepada PPTK, Bendahara dan pembantu PPK untuk pengajuan SPP dan SPM UP/GU/TU/LS;
8) Memverifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga;
9) Memverifikasi kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD;
10) Merencanakan penatausahaan keuangan;
11) Menyusun pengadministrasian dan pembukuan keuangan;
12) Mengkoordinasikan kepada PPTK dan Bendahara dalam pelaksanaan belanja dan pertanggungjawaban;
13) Melaksanakan pengelolaan keuangan Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD;
14) Menganalisis laporan keuangan;
15) Menganalisis laporan kinerja;
16) Menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan.
b. Sub Bagian Umum, mempunyai tugas:
1) Melaksanakan surat-menyurat dan naskah dinas Sekretariat DPRD dan pimpinan DPRD;
2) Melaksanakan kearsipan;
3) Menyusun administrasi kepegawaian;
4) Menyusun rencana kerja operasional kegiatan pelayanan administrasi kepegawaian;
5) Menyiapkan bahan administrasi kepegawaian;
6) Menganalisis kebutuhan dan merencanakan penyediaan tenanga ahli;
7) Menyiapkan bahan administrasi pembuatan daftar urut kepangkatan dan formasi pegawai;
8) Mengatur dan memelihara kebersihan kantor komplek Sekretariat DPRD;
9) Mengatur dan memlihara halaman dana taman di komplek Sekretariat DPRD;
10) Mengatur dan mengelola keamanan komplek Sekretariat DPRD;
11) Memfasilitasi penyiapan tempat dan sarana rapat dan pertemuan;
12) Mengadakan barang dan jasa kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD;
13) Mendistribusikan dan pengendalian bahan perlengkapan;
14) Merencanakan pemeliharaan alat-alat perlengkapan;
15) Menyediakan, mengurus, menyimpan, dan mengeluarkan barang untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
16) Mengatur pemeliharaan dan pengelolaan bahan bakar kendaraan dinas Sekretariat DPRD;
17) Mengatur penggunaan kendaraan dinas dan para pengemudi untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;
18) Melaksanakan pemeliharaan sarana, prasarana dan gedung.
3. Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan
Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan dan pelaksaan kegiatan penyelenggaraan pengkajian perundang-undangan, fasilitasi penyusunan program pembentukan peraturan daerah, naskah akademik dan draf raperda inisiatif, verifikasi, evaluasi dan analisis produk penyusunan peraturan perundang-undangan, menyiapkan administrasi persidangan, pembuatan risalah rapat, verifikasi daftar inventaris masalah, penyelenggaraan kehumasan serta keprotokolan. Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris DPRD.
Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan dibagi kedalam beberapa Sub Bagian, yaitu:
a. Sub Bagian Kajian Perundang-Undangan, mempunyai tugas:
1) Melaksanakan kajian perundang-undangan;
2) Membuat konsep bahan penyusunan Naskah Akademik;
3) Menyusun bahan analisis produk penyusunan perundang-undangan;
4) Membuat konsep bahan penyiapan Draf Perda inisiatif;
5) Merancang bahan pembahasan Perda;
6) Menyusun bahan Daftar Inventarisir Maslah (DIM).
b. Sub Bagian Persidangan, Risalah dan Publikasi, mempunyai tugas:
1) Merencanakan program, jadwal rapat dan siding;
2) Menyusun risalah, notulen dan catatan rapat-rapat;
3) Menyiapkan materi/bahan rapat DPRD;
4) Memfasilitasi rapat DPRD;
5) Menyiapkan bahan penyusunan rancangan Rencana Kerja DPRD;
6) Menyusun bahan komunikasi dan publikasi;
7) Merancang administrasi kunjungan kerja DPRD;
8) Menyusun bahan keprotokolan pimpinan DPRD;
9) Merencanakan kegiatan DPRD;
10) Merencanakan keprotokolan pimpinan DPRD.
4. Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan
Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kegiatan pembahasan kebijakan umum anggaran pelaporan plapon anggaran sementara, anggaran pendapatan dan belanja daerah/anggaran pendapatan dan belanja daerah perubahan, memfasilitasi, memverifikasi dan mengkoordinasikan laporan pertanggung jawaban kepala daerah, pembahasan tindak lanjut
hasil pemeriksaan BPK RI, penjaringan aspirasi masyarakat, penegakan kode etik DPRD, pengawan penggunaan anggaran dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan pokok-pokok pikiran DPRD serta persetujuan kerjasama daerah. Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan dipimpin oleh Kepala Bidang dibawah dan tanggung jawab kepada Sekretaris Dewan.
Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan dibagi kedalam beberapa Sub Bagian, yaitu:
a. Sub Bagian Fasilitasi Penganggaran, mempunyai tugas:
1) Merencanakan pembahasan KUA PPAS/KUPA PPAS Perubahan;
2) Menyusun bahan pembahasan APBD/APBDP;
3) Menyusun bahan pembahasan Raperda pertanggungjawaban perubahan APBD;
4) Menyusun bahan pembahasan laporan semester pertama dan prognosis enam bulan berikutnya;
5) Menyusun bahan pembahasan laporan keterangan pertanggungjawaban kepala daerah;
6) Menyusun bahan pembahasan terhadap tindak lanjut hasil pemeriksaan BPK RI;
7) Menganalisis data/bahan dukungan jaringan aspirasi.
b. Sub Bagian Fasilitasi Pengawasan, mempunyai tugas:
1) Mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
2) Merancang bahan rapat-rapat internal DPRD;
3) Menganalisis bahan dalam pelaksanaan penegakan kode etik DPRD;
4) Menyusun bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran;
5) Menyusun bahan pengawasan pelaksanaan kebijakan;
6) Memfasilitasi reses DPRD;
7) Merencanakan kegiatan hearing/dialog dengan pejabat pemerintah dan masyarakat;
8) Menyusun pokok-pokok pikiran DPRD;
9) Melaksanakan kerjasama Sekretariat DPRD dan DPRD.
42 BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Pengendalian Intern Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan Sekretariat DPRD Provinsi disampaikan dalam dokumen Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP). Dalam LKIP Tahun 2017 menggambarkan capaian kinerja Sekretariat DPRD Provinsi sulawesi Tenggara baik keberhasilan maupun kegagalan kinerja organisasi secara menyeluruh, pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang diamatkan oleh Gubernur Provinsi Sulawesi Tenggara telah dapat diselenggarakan sebagaimana menstinya. Dalam dokumen kinerja atau perjanjian kinerja Tahun 2017 yang telah disepakati oleh Sekretaris DPRD dan Gubernur Sulawesi Tenggara, ditetapkan 4 sasaran strategis, yaitu:
1. Terselenggaranya fungsi pembentukan Perda dan fungsi penganggaran DPRD secara optimal.
2. Meningkatnya peran representasi DPRD bagi konstituen dan masyarakat.
3. Terselenggaranya fungsi pengawasan DPRD secara optimal.
4. Menigkatnya kapasitas pimpinan dan anggota DPRD dalam menjalankan peran dan fungsi kedewanan.
Tujuan dari penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara Tahun 2017 adalah:
1. Dapat diketahuinya perkembangan kegiatan yang telah dilaksanakan.
2. Sebagai bukti laporan program dan hasil kegiatan kepada masyarakat.
3. Sebagai dasar untuk penyempurnaan dokumen perencanaan, pelaksanaan program, dan kegiatan periode yang akan datang.
4. Untuk penyempurnaan berbagai kebijakan yang diperlukan.
Dalam akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, perencanaan merupakan rencana strategis yang mana pada hakekatnya merupakan suatu program kerja yang akan dilakukan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun dengan memperhatikan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara. Rencana jangka menengah atau lebih dikenal sebagai Rencana Strategis ini merupakan suatu proses yang berorintasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau mungkin yang akan timbul.
Dalam merumuskan dan mempersiapkan perencanaan strategis, Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara:
1. Menentukan visi, misi, tujuan dan sasaran yang akan dicapai, dengan demikian dapat dikatakan nahwa perencanaan strategis merupakan
keputusan mendasar yang dinyatakan secara garis besar sebagai acuan operasional kegiatan organisasi terutama dalam pencapaian tujuan akhir organisasi.
2. Mengenali lingkungan dimana organisasi mengimplementasikan interaksinya, terutama suasana pelayanan yang wajib diselenggarakan oleh organisasi kepada masyarakat.
3. Melakukan berbagai analisis yang bermanfaat dalam positioning organisasi dalam percaturan memperebutkan kepercayaan pelayanan.
4. Mempersiapkan semua faktor penunjang yang diperlukan terutama dalam mencapai keberhasilan operasional organisasi.
Tujuan disusun dan ditetapkannya perjanjian kinerja Sekretariat DPRD Tahun 2017 adalah untuk:
1. Meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan kinerja aparatur lingkungan Sekretariat DPRD.
2. Memantau dan mengendalikan pencapaian kinerja organisasi.
3. Melaporkan capaian realisasi kinerja dalam Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara.
4. Menilai keberhasilan Sekretariat DPRD dalam menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi.
B. Deskripsi Pengeluaran Kas Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
Pengeluaran kas pada program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan terbilang sangat sedikit dibandingkan dengan beberapa program lain yang dibuat oleh Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara, biaya yang ditargetan pada program ini sebesar Rp 10.000.000,00 yang terbagi dalam dua kegiatan yaitu Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD dan Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun. Biaya Rp 10.000.000,00 dibagi kedalam dua kegiatan tersebut masing-masing kegiatan mendapatkan biaya sebesar Rp 5.000.000,00. Detail pengeluaran dari 2 kegiatan tersebut ialah:
1. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
Tabel 5.1 Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
Biaya Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) Rp 1.497.200,00
Biaya Pengadaan dan Penjilidan
Rp 1.745.700,00 Rp 1.745.700,00
Total Rp 4.988.600,00
Sumber: Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
2. Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun Tabel 5.2 Laporan Keuangan Akhir Tahun Biaya Pengadaan Alat Tulis Kantor
(ATK)
Rp 1.459.750,00 Biaya Pengadaan dan Penjilidan Rp 3.484.800,00
Total Rp 4.944.550.00
Sumber: Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
Total pengeluaran kas yang digunakan pada program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan sebesar Rp 9.933.150,00. Dana yang ditargetkan sebesar Rp 10.000.000,000 dan yang terealisasi sebesar Rp 9.933.150,00 jadi pada program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan mempunyai sisa dana sebesar Rp 66.850,00, sisa dana tersebut dikembalikan kepada Kas Daerah dikarenakan dana tersebut sudah tidak digunakan oleh Sekretariat DPRD, begitu pula dengan program-program lain yang masih memiliki sisa dana pada program tersebut.
Dalam dokumen Laporan Kinerja Instansi Keuangan, indikasi kinerja dari program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan adalah rasio ketersediaan dokumen pelaporan dan capaian yang didapatkan oleh program ini sebesar 99,33%, capaian ini dapat dikatakan sangat baik sesuai dengan pedoman good governance.
C. Deskripsi Pengendalian Intern Prosedur Pengeluaran Kas Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
Pengendalian internal prosedur pengeluaran kas Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan akan dipaparkan menggunakan flowchart dibantu dengan narasi. Sebelum masuk dalam pembahasan mengenai pengendalian internal prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Sekretariat DPRD ada baiknya jika mengetahui simbol-simbol apa saja yang akan digunakan dalam flowchart yang akan dipaparkan.
Simbol-simbol yang akan digunakan ialah:
1. Simbol Kapsul/Terminator ( ) digunakan untuk mendeskripsikan mulai dan berakhirnya kegiatan;
2. Simbol Kotak/Process ( ) digunakan untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan dieksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/ Decision ( ) digunakan untuk mendeskrisikan pengambilan keputusan;
4. Simbol Arah Panah/Arrow ( ) digunakan untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)
5. Simbol Segilima/Off-page Connector ( ) digunakan untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
Sebelum masuk pada deskripsi pengendalian internal prosedur pengeluaran kas Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara pada program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan yang akan menghasilkan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) ada baiknya untuk mengetahui proses penyusunan dari LKIP tersebut.
Tidak Ya
Tidak
Tidak Tabel 5.3 Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
No Uraian Kegiatan
Pelaksana
Berkoordinasi dengan bagian-bagian lain serta mengumpulkan bahan yang terkait penyusunan LKIP seluruh bagian.
5 Memeriksa dan mengoreksi draft Sekretariat DPRD beserta
paparannya
6 Memeriksa dan mengoreksi draft Sekretariat DPRD beserta
paparannya
7 Menandatangani LKIP Sekretariat DPRD beserta
paparannya
8 Menyerahkan LAKIP Sekretariat DPRD ke Instansi terkait untuk diarsipkan
Sumber: Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Pada penyusunan LKIP Sekretariat DPRD yang telah dipaparkan pada Tebal 5.3, Kepala Sub Bagian (Kasubag) Program dan Keuangan menugaskan kepada Staf Sub Bagian Program dan Keuangan untuk menyusun LKIP Sekretariat DPRD yang membutuhkan persyaratan kelengkapan berupa surat edaran dari instansi terkait. Setelah diberikan perintah untuk menyusun LKIP staf program dan keuangan selanjutnya melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain untuk mengumpulkan bahan-bahan terkait penyusunan LKIP, yang selanjutnya bahan-bahan dan data-data tersebut diserahkan kepada Kasubag Program dan Keuangan untuk dianalisa. Dari hasil analisa tersebut Kasubag Program dan Keuangan menugaskan staf untuk menyusun draft LKIP beserta paparannya.
Apabila draft yang dikerjakan oleh staf sudah selesai, draft tersebut diserahkan kepada Sekretaris DPRD untuk diperiksa dan dikoreksi, jika masih ada yang salah maka draft tersebut akan dikembalikan kepada staf untuk diperbaiki, tetapi jika draft tersebut sudah benar maka selanjutnya draft tersebut diserahkan kepada Kepala Bagian (Kabag) Umum dan Keuangan untuk diperiksa dan dikoreksi lagi, setelah dilakukan pemeriksaan dan dikoreksi oleh Kabag Umum dan Keuangan draft diserahkan kepada Sekretaris DPRD untuk ditanda tangani jika draft sudah sepenuhnya benar.
Setalah draft LKIP tersebut sudah benar dan telah ditanda tangani oleh Sekretaris DPRD maka draf tersebut sudah menjadi Laporan Kinerja Instansi Keuangan (LKIP) yang resmi dari Sekretariat DPRD dan LKIP tersebut
diserahkan kepada Kasubag Program dan Keuangan untuk diserahkan kepada
diserahkan kepada Kasubag Program dan Keuangan untuk diserahkan kepada