I BANGUNAN FASILITAS
3.5 Teknik Pengawasan Intern Aktiva Tetap .1 Teknik Pengawasan
Menurut Krismanji (2010:222) “pengawasan intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga dan melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
Konsep dasar yang terkandung dalam definisi tersebut adalah:
a. Pengendalian Intern adalah suatu proses. Pengendalian Intern merupakan cara untuk mencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri.
b. Pengendalian Intern dipengaruhi oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orang-orang pada berbagai jenjang dalam suatu organisasi, termasuk dewan komisaris, manajemen, serta personel lainnya.
c. Pengendalian Intern diharapkan memberikan keyakinan memadai, bukannya keyakinan penuh, bagi manajemen dan dewan komisaris satuan usaha karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan yang melekat pada seluruh system pengendalian intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat.
d. Pengendalian Intern adalah alat untuk mencapai tujuan, yaitu pelaporan keuangan, kesesuaian operasi.
Menurut Diana (2011;82), “pengendalian Intern adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinnya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan”.
Menurut Robbins (2010;182) “pengendalian (Controlling) adalah proses mengawasi (monitoring), membandingkan (comparing) dan mengoreksi (correcting) kinerja”.
Dalam melakukan teknik pengawasan aktiva tetap tentunya tidak terlepas dari sistem pengawasan intern yang terdapat di dalam suatu perusahaan, sebab teknik pengawasan aktiva tetap merupakan bagian dari cara–cara yang digunakan oleh pimpinan untuk mengawasi operasional suatu perusahaan.
PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan melakukan teknik pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut:
a. Menempatkan karyawan yang cakap, dipercaya dan bisa mengoperasikan komputer
b. Setiap aktiva diberi nomor aktiva yang berurut dan ditandai pada aktiva yang bersangkutan
c. Secara periodik setahun sekali dilakukan pengecekkan fisik atas Dasar Kumpulan Aktiva Tetap (DKAT) yang bersangkutan dan hasil pemeriksaan akan dilaporan ke direksi kantor pusat. Untuk aktiva yang hilang, atau tidak bisa dipakai unit usaha diwajibkan membuat permohonan ke direksi untuk proses pengajuan afkir atas aktiva yang bersangkutan. Dari permohonan unit usaha tersebut direksi menugaskan tim dari bagian akuntansi dan bagian
tekhnik berkunjung ke unit usaha untuk mengajukan permohonan tersebut.
Hasil dari kunjungan tersebut berupa berita acara pemeriksaan aktiva tetap yang di afkir. Berita acara tersebut direksi memutuskan untuk menyetujui atau tidak. Bentuk persetujuan direksi berupa SK afkir. Aktiva tetap yang telah disetujui disimpan ditempat yang khusus dan wajib dijaga oleh unit usaha yang bersangkutan
d. Untuk aktiva tetap yang di afkir, apabila hendak dihapus bukukan dari laporan keuangan perusahaan. Direksi membuat surat permohonan persetujuan Dewan Komisaris dan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) Kementerian BUMN. Penghapusan bukuan bisa dengan jalan pelelangan kerjasama dengan Badan Lelang Negara (BLN) atau pembangunan kembali terhadap aktiva-aktiva
e. Setiap tutup buku bulanan controller memeriksa biaya penyusutan dan akumulasi penyusutan perkebun, apakah sudah sesuai dengan neraca percobaan dengan Daftar Kumpulan Aktiva Tetap (DKAT)
Menurut peneliti sistem teknik pengawasan aktiva tetap pada PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan telah sesuai dengan teori pada kutipan yang peneliti sajikan, dimana metode yang digunakan perusahaan telah dipergunakan sepenuhnya begitu juga dengan tujuan pengawasan aktiva tetap, maka pengawasan yang dilakukan perusahaan sudah baik.
3.5.2 Tujuan Pengawasan Aktiva Tetap
Dalam suatu organisasi yang memiliki nilai aktiva tetap yang dominan dari total nilai aktiva organisasi harus memiliki sistem akuntansi yang baik yang mendukung pengawasan intern (internal control) terhadap intern aktiva tetap
yang diandalkan. Sistem akuntansi yang baik harus meliputi semua teknik, metode dan prosedur dalam pencatatan dan pengolahan data akuntansi untuk memperoleh pengawasan intern yang baik dalam organisasi. Dengan sistem akuntansi yang baik maka kita dapat mengetahui kecurangan kecurangan atau penyelewengan aktiva yang terjadi di organisasi. Dari kecurangan dan penyelewengan tersebut maka dapat diterapkan system pengawasan intern yang baik sebagai upaya untuk mengurangi atau menghindari kecurangan dan penyelewengan yang sering terjadi dalam organisasi. Dalam kaitannya dengan pengawasan aktiva tetap secara spesifik, tekanan dari tujuan sistem pengawasan intern lebih diutamakan pada perlindungan terhadap kekayaan aktiva tetap.
Menurut Mardi (2011:59) tujuan pengawasan yaitu:
a. Menjaga Keamanan harta milik perusahaan b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran akuntansi c. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
d. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan
Adapun menurut Siswandi (2009:183) mengatakan bahwa tujuan pengawasan adalah:
a. Pengukuran kepatuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan hukum yang berlaku
b. Menjaga sumber daya yang dimiliki organisasi
c. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi
d. Dipercayainya informasi dan keterpaduan informasi yang ada di dalam organisasi
e. Kinerja yang sedang berlangsung dan kemudian membandingkan kinerja aktual dengan standar serta menetapkan tingkat penyimpangan yang kemudian mencari solusi yang tepat.
Menurut PT Pelabuhan Indonesia I Persero (Medan) mengenai penjelasan tujuan pengawasan aktiva tetap sebagai berikut:
a. Menghindari kecurangan terhadap pencatatan fisik aktiva tetap dengan yang sebenarnya dilakukan dengan cara memeriksa daftar kumpulan aktiva tetap kemudian mengadakan pengecekan langsung kelapangan, apakah sesuai catatan dengan kenyataan yang ada dilapangan. Apabila ada aktiva tetap yang berkurang karena sudah rusak dan akan diafkir, akan dilakukan pemeriksaan daftar usulan pengafkiran aktiva tetap. Aktiva tetap apabila mengalami kecurian, harus dibuat berita acara kehilangan agar barang tersebut bisa diundurkan dari barang produktif
b. Untuk mendeteksi aktiva tetap yang telah hilang, rusak atau menganggur, perhitungan fisik persediaan aktiva tetap harus dilakukan secara periodik dalam rangka memeriksa keakuratan catatan akuntansi. Selain itu aktiva tetap harus diperiksa secara periodik untuk menentukan kondisinya. Pengawaan yang hati-hati harus dilaksanakan dalam pelepasan aktiva tetap. Semua pelepasan harus diotorisasi dan disetujui secara benar
c. Mengetahui keberadaan aktiva tetap apakah sesuai dengan fungsinya dilakukan dengan cara adanya daftar kumpulan aktiva tetap maka dapat diketahui keberadaan aktiva tetap dan fungsinya masing-masing. Pengecekan langsung dilakukan untuk memeriksa keberadaan aktiva tetap berdasarkan catatan yang ada pada kumpulan aktiva tetap
Menurut peneliti sistem tujuan pengawasan aktiva tetap pada PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan telah sesuai dengan teori pada kutipan yang peneliti sajikan, dimana metode yang digunakan perusahaan telah dipergunakan sepenuhnya begitu juga dengan tujuan pengawasan aktiva tetap, maka pengawasan yang dilakukan perusahaan sudah baik.
3.6 Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Pengawasan Intern Aktiva Tetap