BAB III PROSEDUR MEMPERSIAPKAN PERJALANAN DINAS DAN
3.3 Teknik Pengumpulan Data
6. Kelompok Jabatan Fungsional
1) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing sesuai dengan keahliannya;
2) Masing-masing kelompok jabatan fungsional dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional yang dipilih oleh kelompok jabatan fungsional yang bersangkutan dan ditetapkan oleh Kepala BBLM;
3) Jumlah dan jenis tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja;
4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur berdasarkan peraturan.
3.3 Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang penulis ambil dari beberapa cara sebagai berikut :
1. Observasi
Menurut Sugiyono (2017:231), “Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis.
Dua di antara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan”
Penulis melakukan observasi langsung selama melaksanakan Praktek Kerja serta mengerjakan tugas sekretaris yang diberikan kepada penulis.
2. Wawancara
Menurut Sugiyono (2017:231), “ Wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab,sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topic tertentu”
34
Penulis melakukan komunikasi langsung khususnya dengan pimpinan dan umumnya dengan pegawai Balai Besar Logam dan Mesin Bandung.
3. Studi Pustaka
Menurut Sugiyono (2017:230), “Studi pustaka adalah kajian teoritis, referensi, serta literature ilmiah lainnya berkaitan dengan budaya mulai dari norma yang berkembang pada situasi social yang diteliti”
Penulis melakukan pencarian buku, jurnal serta artikel yang ada di perpustakaan sebagai referensi dari penulisan tugas akhir ini.
4. Teknik Dokumentasi
Menurut Sugiyono (2017:240), “Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bias berbentuk tulisan, gambar atau karya- karya monumental dari seseorang. Strudi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif”.
Penulis melakukan studi dokumentasi dengan cara mengumpulkan sejumlah dokumen yang diperlukan serta gambar sebagai data informasi seperti dokumen yang ditulis secara langsung saat pelaksanaan kerja praktik.
35 3.4 Unit Tempat Kerja Praktik
Gambar 3.3 Unit Praktik Kerja
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020) Penulis melakukan kerja praktik di Balai Besar Logam dan Mesin sebagai sekretaris Kepala Balai Besar Logam dan Mesin Bandung. Selama Praktik Kerja penulis melakukan tugas-tugas sekretaris diantaranya mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan dan menpersiapkan rapat. Selain itu tugas sekretaris di Balai Besar Logam dan Mesin yaitu:
1) Melakukan pengelolaan surat masuk dengan cara mengagendakan surat masuk dan surat keluar sebagai bahan untuk disampaikan kepada pimpinan agar dapat ditndaklanjuti.
2) Melakukan pengelolaan dokumen dengan cara melakukan penklasifikasian sesuai dengan prosedur kearsipan yang berlaku untuk memudahkan pencarian dokumen.
3) Melakukan pengelolaan informasi yang diperlukan atau perlu disampaikan kepada unit lain dengan cara menerima atau membuat telepon dan mengirim intrafax dan e-pesan untuk kemudian disampaikan kepada pimpinan agar dapat ditindaklanjuti.
36
4) Mengatur jadwal pimpinan dengan cara menyusun agenda pimpinan agar kegiatan pimpinan dapat terorganisir dengan baik.
5) Melaksanaan penyiapan bahan yang diperlukan oleh pimpinan dengan cara mengeik memo dinas, surat undangan, dan kegiatan sejenis.
6) Membantu persiapan pelaksanaan rapat pimpinan dengan cara memastikan kehadiran peserta rapat, menggandakan bahan rapat, menyiapkan peralatan pendukung (proyektor,laptop,dll), menyusun meja dan kursi, serta menyiapkan konsumsi rapat.
7) Melaksanakan pelayanan keperluan pimpinan melalui penerimaan dan pelayanan tamu yang akan menemui pimpinan.
8) Melaksanakan pelayanan keperluan pimpinan dengan cara menyediakan bahan/alat keperluan pimpinan untuk kelanacran pelaksanaan tugas pimpinan.
37 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Analisis Prosedur Mempersiapkan Perjalanan dinas dan Mempersiapkan Rapat di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung
Pada saat melaksanakan praktik kerja, penulis ditempatkan sebagai sekretaris kepala balai, sehingga penulis mengetahui secara langsung bagaimana pekerjaan sekretaris yang sesungguhnya.
Berdasarkan pengalaman penulis selama melakukan Praktik Kerja penulis dapat mengetahui tugas-tugas sekretaris diantaranya mengenai proses dalam mempersiapkan perjalanan dinas dan proses mempersiapkan rapat. Penulis melaksanakan Praktik Kerja sebagai sekretaris kepala balai di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung.
Berdasarkan data dan pengamatan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis membandingkan bahwa proses mempersiapkan perjalanan dinas dan proses mempersiapkan rapat sudah sesuai dengan teori.
4.1.1 Prosedur Mempersiapak Perjalanan Dinas
Penulis akan menjelaskan mengenai proses mempersiapkan perjalanan dinas di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung. Perjalanan dinas yang dipersiapkan oleh penulis adalah perjalanan dinas yang akan dilaksanakan oleh Kepala Balai Besar.
Berikut Prosedur Mempersiapkan Perjalanan Dinas:
38
Gambar 4.1 Proses Perjalanan Dinas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
39
1. Menerima surat masuk berupa surat undangan, yang kemudian di disposisi oleh pimpinan untuk disetujui jika pimpinan akan melakukan perjalanan dinas.
Gambar 4.2
Menerima dan Menyetujui Surat Undangan
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
40
2. Mempersiapkan surat tugas untuk dibawa oleh kepala balai sebagai bukti bahwa ada surat tugas untuk melakukan perjalanan dinas. Surat tugas dibuat ketika Kepala Balai sudah menyetujui surat undangan dan akan melaksanakan kegiatan perjalanan dinas sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Gambar 4.3 Surat Tugas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
41
3. Surat Perjalanan Dinas yang dibuat bersamaan dengan surat tugas guna melengkapi dokumen yang harus dibawa pada saat melakukan perjalanan dinas.
Surat Perjalanan Dinas ini perlu di tanda tangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan tembusan surat ini diketahui oleh bagian keuangan di Balai Besar Logam dan Mesin Bandung.
Gambar 4.4 Surat Perjalanan Dinas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
42
4. Membuat perhitungan biaya perjalanan dinas berdasarkan peraturan yang berlaku. Mempersiapkan keperluan Tiket Pesawat dan Hotel (jika dinas ke luar kota).
.
Gambar 4.5
Pemabayaran Pemesanan Tiket Pesawat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
43
Transaksi yang dilakukan pada saat pemesanan hotel dan tiket pesawat yang akan digunakanan pada saat pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota
Gambar 4.6
Pembayaran Pemesanan Hotel
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
44
5. Blanko kosong untuk ditanda tangani dan di cap oleh perusahaan yang dikunjungi sebagai bukti bahwa pimpinan melakukan perjalanan dinas. Dan membuat laporan kunjungan untuk dikirim ke atasan yang lebih tinggi.
Gambar 4.7
Blanko Sebagai Bukti Perjalanan Dinas
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
Gambar 4.8
Laporan Kunjungan SPD
Sumber Balai Besar Logam dan Mesin Bandung (2020)
45 4.1.2 Prosedur Mempersiapak Rapat
Dalam mempersiapkan rapat di Balai Besar Logam dan Mesin penulis meperhatikan beberapa keperluan yang dibutuhkan, dan memiliki proses sebelum melaksanakan rapat sebagai berikut:
Gambar 4. 9 Proses Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
46
1. Sebelum menyelenggarakan rapat, langkah pertama yang dilakukan penulis yaitu membuat undangan rapat berupa Nota Dinas. Undangan rapat tersebut berisi perihal atau agenda rapat, waktu rapat dan tempat diselenggarakannya rapat. Undangan rapat tersebut disetujui dan di tandatangani oleh pimpinan.
Gambar 4.10 Undangan Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
47
2. Setelah disetujui oleh kepala balai atau pimpinan rapat, maka undangan rapat disebarkan melalui e-Pesan kepada peserta rapat yang bersangkutan.
Gambar 4.11 Tampilan Menu e-Pesan
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin-2020
48
3. Aplikasi WhatsApp digunakan sebagai pengingat peserta rapat atau digunakan sebagai alat disebarkannya undangan rapat. Aplikasi WhatsApp juga digunakan ketika adanya rapat yang mendadak sehingga aplikasi tersebut membantu tersebarnya undangan rapat dengan cepat.
Gambar 4. 12
Tampilan Undangan Melalui WhatsApp
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
49
4. Sekretaris membuat daftar hadir dan menyebarkan daftar hadir untuk diisi dan di tanda tangan oleh peserta rapat.
Gambar 4.13
Daftar Hadir Peserta Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
50
5. Ruang rapat platinum berada di lantai 4, ruang rapat ini dapat digunakan sekitar 40 peserta rapat, biasanya ruang rapat platinum digunakan oleh staff Balai Besar Logam dan Mesin Bandung. Di ruang rapat platinum menggunakan jenis kursi meeting yang didesain dengan sandaran yang condong ke belakang agar pengguna tetap nyaman.
Ruang rapat platinum menggunakan bentuk meja hollow round table, sehingga ruang kosong yang berada di dalam meja diisi dengan TV yang dapat tersambung dengan layar flip chart yang biasa digunakan oleh pimpinan rapat.
Gambar 4.14
Ruang Rapat Platinum Lt. 4
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
51
6. Ruang Rapat Auditorium Titanium berada di lantai 2, ruang rapat ini dapat digunakan sekitar 70 peserta rapat, biasanya ruang rapat platinum digunakan oleh staff Balai Besar Logam dan Mesin Bandung ruang rapat auditorim titanium juga dapat digunakan oleh tamu yang sifatnya kunjungan. Di ruang rapat auditorim titanium menggunakan jenis kursi event yang didesain dengan sandaran yang lurus, walaupum terlihat simple tetapi kursi ini tetap nyaman digunakan karena sandaran dan bantalan yang empuk sehingga pengguna tetap nyaman. Ruang rapat auditorium titanium menggunakan bentuk meja hollow rectangular table style.
Gambar 4.15
Ruang Rapat Auditorium Titanium Lt. 2
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
52
7. Sebelum rapat dimulai, sekretaris menyiapkan konsumsi untuk peserta rapat serta konsumsi tersebut dibagikan pada saat rapat terselenggara. Konsumsi rapat disiapkan satu hari sebelum rapat, jika ada rapat yang mendadak, sekretaris harus sigap untuk membeli konsumsi tersebut. Konsumsi tersebut dapat berupa buah-buahan, snack, makanan berat, dan lain sebagainya.
Gambar 4.16 Konsumsi Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
53
Gambar 4.17 Konsumsi Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
54
8. Notula hasil pertemuan rapat di ketik dan di tampilkan di layar flip chart, guna peserta rapat dapat melihat langsung apa yang sedang dibahas pada saat rapat sekaligus mengetahui langsung hasil rapat yang dibahas. Yang kemudian hasil rapat disebarkan kepada perserta rapat, baik melalui e-pesan ataupun whatsapp.
Gambar 4.18 Notula Rapat
Sumber: Balai Besar Logam dan Mesin (2020)
4.2 Analisis Kondisi Realita dengan Teori Prosedur Mempersiapkan Persiapan Perjalanan Dinas dan Mempresiapkan Rapat
Berdasarkan teori yang telah diuraikan pada Bab II mengenai proses persiapan perjalanan dinas di Balai Besar Logam dan Mesin, dalam pelaksanaannya dapat dikatakan sudah sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Silvana (2015:18). Sesuai dengan analisis selama melakukan kerja praktik, penulis dapat menyimpulkan bahwa persiapan perjalanan dinas pimpinan harus sangat
55
diperhatikan karena persiapan yang baik dapat mempengaruhi perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Persiapan rapat di Balai Besar Logam dan Mesin sudah sesuai dengan teori yaitu menurut Sarkonah (2017: 26). Dalam melaksanakan praktik kerja penulis dapat mengetahui bahwa rapat dapat membuat sebuah keputusan bersama dan persiapan rapat yang baik dapat memberikan kelancaran dalam mengambil keputusan.
4.3 Hambatan dan Penyelesaian
Penulis menemukan kendala di Balai Besar Logam dan Mesin yaitu, kurangnya persediaan Laptop pada saat mengadakan rapat, terkadang laptop yang digunakan mengalami gangguan (error).
Berdasarkan kendala yang telah dikemukakan penulis, berikut pemecahan masalah yaitu dengan membawa laptop pribadi agar tidak terjadi gangguan pada saat rapat berlangsung.
55 BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah melaksanakan praktik kerja dan menganalisis permasalahan yang ada, makapenulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Persiapan perjalanan dinas pimpinan baik prosedur dan pengerjaanya sudah sesuai dengan teori, sehingga kegiatan perjalanan dinas kepala balai berjalan dengan tertib dan lancar.
2. Persiapan Rapat di Balai Besar Logam dan Mesin sudah sangat baik dan prosedur pengerjaannya sudah sesuia dengan teori, sehingga dengan adanya rapat dapat mengambil keputusan dengan baik.
5.2 Saran
Setelah penulis menguraikan simpulan, penulis memiliki saran yaitu alangkah baiknya jika Balai Besar Logam dan Mesin memperbanyak persediaan laptop, agar proses persiapan rapat lebih cepat dan tidak memakan waktu jika terjadi gangguan (error) pada laptop.
56
DAFTAR PUSTAKA
Gaol, Jimmy L. 2015.Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi. Jakarta: Kompas Gramedia
Herlambang, Susatyo., dan Bambang Heru Marwoto. 2014a. Manajemen Kesekretariatan. Yogyakarta: Gosyen Publishing.
Makmur dan Thahier, Rohana.2016. Konseptual dan Kontekstual Administrai dan Organisasi Terhadap Kebijakan Publik. Bandung:
Refika Aditama.
Nuraida, Ida Rr. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran. Daerah Istimewa Yogyakarta: PT Kanisius
Priansa, Donni Juni. 2014. Kesekretarisan. Bandung: Alfabeta.
Priansa, Donni Juni dan Fenny Damayanti. 2015. Administrasi &
Operasional Perkantoran. Bandung: Alfabeta
Sarkonah. 2017. Mengelola Rapat dengan Baik. Jakarta Barat: Multi Kreasi Satudelapan
Sedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional Untuk Meraih Keberhasilan. Bandung: Mandar Maju
Setyawan, Eko. 2017. Sekretaris dan Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: Irelasi Inti Media Group
Sugiyono. 2017. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitati, dan R&D.
Bandung: Alfabeta,CV.
Jurnal:
Daulay, Maslina. 2014. Peran Organisasi Dakwah dalam Pelaksanaan Bimbingan dan Penyuluhan.
Lisdiantini, Netty. 2017. Tinjauan Teoritis Peran Sekretaris Dalam Mendukung Efisiensi Kerja Pimpinan. Politeknik Negeri Madiun.
Nindyastuti, Dewi. 2014. Faktor-Faktor Efektivitas Sistem E-Audit.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dipenogoro Semarang.
57
Purwanto, Agus Joko. 2014. Pentingnya Mempelajari Teori Organisasi.Modul 1.
Silvana, Meza dan Fajrin, Hafiz.2015. Analisis Proses Bisnis Sistem Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas Kantor Regional II PT. Pos Indonesia.
Universitas Andalas.
Dewi, Desi P. dan Lestari, Catherine I. 2016. Peran Sekretaris dalam Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan. 01:67-82
58
RIWAYAT HIDUP BIODATA:
Nama : Jeniar Saumia
Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 08 Januari 1998
Alamat : Jalan Kolonel Masturi, Kp. Kancah, Rt.02/Rw.16, Cihideung, Parongpong, Bandung Barat.
Agama : Islam
Status : Belum Menikah
Kewarganegaraan : Warga Negara Indonesia (WNI)
PENDIDIKAN:
Tahun 2003-2004 : TK Al-Amin Tahun 2004-2010 : SD Kartika X-3 Tahun 2010-2013 : SMPN 1 Lembang Tahun 2013-2016 : SMAN 1 Lembang
Tahun 2017-2020 : Diploma III, Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti