HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan
2) Temperatur udara
Berdasarkan hasil pengukuran yang diperoleh suhu dan kelembaban udara di ruang filing sebagai berikut :
Ruang filing udaranya berkisar antara 26°C sedangkan kelembaban udaranya sekitar 70% - 82%, menurut teori suhu ruang filing yaitu 65°F - 75°F (18,3°C – 23,9°C) sedangkan kelembaban udaranya sekitar 50% - 65%, jadi pada ruang filing tersebut masih kurang baik karena suhu dan kelembabannya masih di bawah normal, akibatnya dokumen akan cepat getas / rusak.
3) Keamanan ruangan dari serangan api / kebakaran
Di ruang filing untuk mencegah kemungkinan terjadinya kebakaran pada penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh dari tempat penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar dan juga sudah terdapatnya tabung pemadam kebakaran serta poster larangan untuk tidak merokok di dalam ruang filing. Menurut teori ruang filing harus terhindar dari barang – barang yang mudah terbakar.(2) Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kebakaran di ruang filing, karena di ruang filing berisikan kertas-kertas yang mudah terbakar. Dengan adanya larangan tersebut maka tidak ditemukan petugas atau orang yang merokok di ruang
filing, untuk menghindari ruang filing dari serangan api / kebakaran.
4) Keamanan ruangan dari serangan air / banjir
Di filing rawat jalan tidak terdapat adanya saluran air (talang pipa air) yang melalui ruang tersebut dan ruang filing tersebut berada di lantai 1 sehingga ruang filing tersebut dalam keadaan baik dan tidak mengalami kebocoran.
5) Keamanan ruangan dari hama pemakan kertas.
Di filing rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang, untuk menghindari DRM dari serangan hama pemakan kertas digunakan penyemprotan serangga yang dilakukan seminggu sekali pada saat usai jam kerja, memberikan kapur barus di setiap section rak file dan mengoleskan dieldreen pada rak filing setiap 6 bulan sekali. Pemakaian dieldreen tidak sampai mengenai DRM karena jika mengenai DRM juga dapat merusak kertas. Petugas membersihkan ruang filing tersebut setiap hari dengan sapu dan dipel.
6) Ventilasi
Di ruang filing terdapat jendela tetapi tidak pernah dibuka, ventilasi udara di atas jendela dan pintu sehingga tidak terdapat sirkulasi udara di ruang filing. Pengukuran ventilasi yang baik yaitu 10% dari ruang filing, luas filing rawat jalan di RSUD Kota Semarang yaitu 400cm x 300cm, luas ventilasi yaitu 60cm x 30cm, sehingga
bisa dihitung =
=
x 100% =
= 6%
Jadi ukuran ventilasi di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang belum baik karena masih di bawah 10%.
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud meliputi : 1) Kebersihan ruangan
Di filing RSUD Kota Semarang untuk menjaga kebersihan di ruangan tersebut hanya dengan sapu dan dipel dengan alat yang sederhana. Dengan menggunkan alat tersebut hanya akan memindahkan debu dari lantai ke dokumen, sehingga di filing masih ditemukan adanya sebagaian DRM yang berdebu dan akibatnya dokumen rekam medis akan cepat lapuk / rusak, selain itu di ruang filing juga meskipun sudah ada aturan tentang larangan untuk makan dan minum dalam ruang filing, tetapi masih ada petugas filing yang makan dan minum di ruang filing, sehingga hai ini akan mengundang timbulnya banyak semut dan kecoa, selain itu apabila ada bekas makanan dan minuman tersebut menempel pada kertas maka kertas akan terkena misalnya minyak atau bahan kimia yang terkandung di dalam makanan dan kinuman tersebut yang mengakibatkan dokumen menjadi cepat rusak.
2) Kebersihan DRM
DRM dibersihkan setiap hari oleh petugas filing hanya dengan sapu atau sulak, sehingga masih banyak debu yang masuk dan
menempel di DRM, debu yang menempel pada DRM akan membuat DRM cepat lapuk / rusak
c. Aspek pencurian DRM
Di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang meskipun sudah ada larangan tidak diperkenankanya seseorang masuk ke ruang filing kecuali petugas yang berkepentingan akan tetapi ruang filing tetap belum sepenuhnya aman dikarenakan masih banyak petugas lain selain petugas rekam medis yang masuk ruangan filing dan terkadang masih juga ditemukan petugas lain tersebut mengambil dokumen rekam medis itu sendiri dan dapat berakibat dokumen rekam medis tersebut tidak terlacak keberadaannya dan tidak terjaga isi kerahasiaannya, padahal menurut teori selain petugas dilarang masuk ke ruang filing dan dokumen rekam medis merupakan milik sarana layanan kesehatan dan isinya merupakan milik pasien. (1)
d. Aspek kehilangan DRM
Untuk pengaman dokumen rekam medis di RSUD Kota Semarang belum sepenuhnya baik dikarenakan pengambilan dokumen rekam medis di rak filing rawat jalan belum menggunakan tracer sehingga kemungkinan dokumen rekam medis hilang sangat besar, guna tracer adalah sebagai alat pencatat keluar masuknya peminjaman dokumen, untuk menghindari kehilangan dokumen rekam medis di ruang filing tersebut maka pengambilan dokumen rekam medis dari rak filing
harus menggunakan tracer dan setiap dokumen keluar dicatat di buku peminjaman dokumen rekam medis. (1)
2. Petugas Filing Rawat Jalan
Berdasarkan hasil observasi di RSUD Kota Semarang tentang tugas pokok petugas filling sebagian besar belum sesuai dengan teori, yaitu : a). Petugas filling menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap dari fungsi assembling, b). Melayani peminjaman dokumen rekam medis dengan buku ekspedisi,
c). Menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis, dan d). Memelihara dokumen rekam medis. Sedangkan tugas pokok filling menurut teori yaitu : 1). Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, 2). Mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, 3). Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, 4). Memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, 5). Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, dan 6). Menyimpan DRM yang diabadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. Dan kompetensi petugas belum sesuai teori karena masih terdapat petugas yang lulusan SMA seharusnya lulusan D3 Rekam Medis.
3. Alat Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
Untuk menghindari kehilangan dokumen rekam medis di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang tersebut maka pengambilan dokumen rekam medis dari rak filing harus menggunakan tracer dan setiap dokumen keluar dicatat di buku peminjaman dokumen rekam medis.
Tempat penyimpanan DRM sudah menggunakan rak yang terbuat dari logam, papan rak yang terbuat dari kayu. Dengan bahan yang terbuat dari logam maka kemungkinan cepat rapuhnya rak file tersebut kecil, akan tetapi rak tersebut masih kurang baik dikarenakan rak bisa diambil dari sisi kanan kiri karena tidak adanya papan belakang untuk menutup rak, untuk menghindari kerusakan DRM sebaiknya menambahkan penutup rak file dan untuk papan rak yang terbuat dari kayu biasa dengan mengolesi dieldrin yang dilakukan setiap 6 bulan sekali. (2)
4. Dana Untuk Kebutuhan di Filing
Dana yang dikeluarkan untuk kebutuhan filiing rawat jalan RSUD Kota Semarang sesuai dengan kebijakan rumah sakit.