BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga medis kesehatan lainnya kepada pasien. Bukti tertulis pelayanan dilakukan setelah pemeriksaan, tindakan dan pengobatan. Dengan adanya rekam medis, maka pasien memiliki bukti yang sah yang dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini sesuai dengan definisi rekam medis menurut permenkes No.749a/menkes/xii/1989 pasal 2 menyatakan bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan / rawat inap wajib membuat rekam medis. Sedangkan permenkes No.749/menkes/per/1989 pasal 10 ayat 1 bahwa rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan, ayat 2 bahwa isi rekam medis merupakan milik pasien, maka rumah sakit berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis dan memelihara keawetannya mengingat rekam medis adalah berisikan catatan, identitas pasien, pemeriksaan, tindakan dan pengobatan. Dengan adanya rekam medis, maka pasien memiliki bukti yang sah yang dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini sesuai dengan definisi rekam medis menurut permenkes No.749a/menkes/xii/1989 pasal 2 menyatakan bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan / rawat inap wajib membuat rekam medis. Sedangkan permenkes No.749/menkes/per/1989 pasal 10 ayat 1 bahwa rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan, ayat 2 bahwa isi rekam medis merupakan
1 1
milik pasien, maka rumah sakit berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis dan memelihara keawetannya mengingat rekam medis adalah berisikan catatan, identitas pasien, pemeriksaan, riwayat penyakit pasien, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien. Semua ini merupakan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk memberikan pelayanan kepada pasien. Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.269 tahun 2008 bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di Unit-unit Rawat Jalan, Unit Gawat Darurat, Unit Rawat Inap.(1)
Pelayanan perawatan medis tidak dapat dijalankan dengan efektif bilamana DRM rusak atau hilang karena tidak adanya kesinambungan informasi medis. Fungsi dokumen bagi rumah sakit adalah sebagai sumber ingatan dan sumber informasi dalam rangka melaksanakan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, penilaian dan dipertanggung jawabkan dengan sebaik-baiknya, untuk mendukung terciptanya keberhasilan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan dokumen DRM diperlukan adanya ketentuan pokok kearsipan yaitu tempat, sarana prasarana, pemeliharaan dokumen dari bahaya kerusakan.(2)
Adapun bahaya dan kerusakan yang dimaksud meliputi bahaya biologis, bahaya kimiawi, bahaya fisik serta pencurian dan pemalsuan. Bahaya biologis adalah kerusakan dokumen yang disebabkan oleh serangga, jamur, kutu. Bahaya kimiawi adalah kerusakan dokumen yang disebabkan oleh gas yang berbahaya, cat, plitur, tinta, karet, kayu dll. Bahaya fisik adalah
kerusakan dokumen yang disebakan oleh suhu, kelembaban udara, ventilasi, kebersihan ruangan, pencahayaan, keamanan dari air atau banjir dan keamanan ruang dari kebakaran. Sedangkan untuk keamanan isi dari dokumen rekam medis perlu adanya ketentuan peminjaman dalam peminjaman dokumen rekam medis sehingga dapat diketahui keberadaan dokumen dan siapa peminjamnya, selain itu perlu diketahui juga kepentingan peminjaman dokumen dan harus diperhatikan dari aspek hukumnya. (3)
Keamanan merupakan keadaan bebas dari bahaya. Istilah ini bisa digunakan dengan hubungan kepada kejahatan, segala bentuk kecelakaan, dan lain-lain.(11) Selain itu untuk menjaga keamanan isi dari dokumen perlu adanya tempat atau alat yang digunakan untuk menaruh, meletakkan, menyimpan arsip harus aman dan menjaga informasi yang terkandung di dalamnya, serta terhadap pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab dan pengawetan arsip. Sehubungan dengan dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu.(3)
Berdasarkan observasi pada bulan Maret 2014 di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang, keadaan ruang filling belum sesuai dengan teori. Hal ini terjadi dikarenakan petugas lain dapat masuk ke ruang filling sehingga tidak terjaga kerahasiaanya, tidak terdapatnya AC sehingga DRM menjadi lembab dan berdebu, tidak terdapatnya kamfer di sub rak DRM sehingga DRM mudah terkena serangan serangga, tidak terdapatnya tracer dalam peminjaman dokumen dan ditemukan juga sebagian dokumen yang
rusak karena tidak dirawat dengan baik. Kadang ada juga formulir rekam medis yang lepas dan tercecer dari amplopnya, selain itu ditemukan juga rak filling yang masih sangat kurang baik. Dampak dari segi fisik yaitu dokumen rekam medis dapat rusak, sehingga apabila terjadi perkara hukum DRM tidak akurat untuk dijadikan sebagai alat bukti. Dampak dari segi kimiawi yaitu dapat membuat isi DRM pudar dan tidak bisa terbaca. Dampak dari segi biologi yaitu dapat membuat isi DRM mengalami kerusakan pada beberapa formulir karena kemakan rayap maupun jenis serangga lainnya, sehingga mengakibatkan formulir mengalami kerusakan. Dari hasil survei awal terdapat 55 DRM yang rusak dari 145 DRM yang diambil dari hasil campuran masing-masing sub rak yang diambil.
Atas dasar tersebut, maka peneliti tertarik untuk malakukan penelitian tentang Aspek Keamanan Pada Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang periode 2014.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana aspek keamanan pada pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang periode 2014?
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Meningkatkan aspek-aspek keamanan pada pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang periode 2014
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan pengelolaan dan penyimpanan DRM. b. Mendekripsikan petugas filing rawat jalan
c. Medeskripsikan alat pengelolaan DRM
d. Mendeskripsikan dana untuk kebutuhan di filing e. Mendeskripsikan kebijakan pengelolaan DRM f. Mendeskripsikan protap pengelolaan DRM g. Mendeskripsikan bahan pengelolaan DRM
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi peneliti
a. Mendapatkan pengalaman tentang pelaksanaan rekam medis khususnya dalam pengamanan pada pengelolaan dokumen rekam medis di ruang filing dan dapat berguna untuk memantau pengetahuan peneliti
b. Mengetahui isi DRM, peminjaman DRM harus sesuai prosedur yang berlaku di rumah sakit
2. Bagi rumah sakit
Sebagai masukan bagi rumah sakit untuk lebih meningkatkan pengamanan dalam pengelolaan dokumen rekam medis, sehingga pelayanan juga dapat ditingkatkan.
3. Bagi institusi pendidikan
Sebagai dasar perbandingan antara teori yang diberikan oleh institusi pendidikan dengan kenyataan yang ada di lapangan.
E. Ruang Lingkup Penelitian 1. Ruang Lingkup Penelitian
Ilmu rekam medis 2. Ruang Lingkup Materi
Pengamanan dan pengelolaan rekam medis di bagian rekam medis Rumah Sakit Kabupaten Kota Semarang.
3. Ruang Lingkup Pokok
Pengelolaan dokumen rekam medis di rumah Sakit Kabupaten Kota Semarang.
4. Ruang Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian dilaksanakan diruang filing 5. Ruang Lingkup Metode
Lingkup metode yang digunakan adalah observasi 6. Ruang Lingkup Waktu
F. Keaslian Penelitian
No Penelitian Judul Metode Hasil 1. 2. Suseno Esty Suci Lestari Isni Chasanah Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan DRM di Bagian Filling RS Tugurejo Semarang periode 2004. Tinjauan Aspek Keamanan Isi dan Fisik DRM di RSUD Blora bulan Maret 2004. Tinjauan Pelaksanaan Pengamanan dan Metode yang digunakan adalah metode observasi. Metode yang digunakan adalah metode observasi. Metode yang digunakan adalah metode observasi. Hasil dari penelitian yang dilakukan bahwa dalam pengembalian DRM dari poli – poli sering terlambat dan tidak menggunakan buku ekspedisi secara maksimal. Hasil dari penelitian yang dilakukan menjaga
keamanan isi dan fisik DRM.
Hasil pengamatan dalam
pengamanan dan pemeliharaan fisik
Pemeliharaan Fisik DRM Aktif di RST.Dr.Soedjon o Magelang Periode Bulan Maret – April 2005 DRM aktif.
Perbedaan : Adapun perbedaan antara penelitian sebelumnya dengan penelitian yang sekarang adalah lokasi yang berbeda. Variabel yang digunakan juga hampir sama namun permasalahannya berbeda, peneliti hanya ingin mengetahui aspek keamanan dan kerahasiaan, keamanan isi dan fisik DRM, serta pengamanan dan pengelolaan DRM aktif rawat jalan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
a. Permenkes 749 a tahun 1989
Menurut surat peraturan Menteri Kesehatan RI No. 749a tahun 1989, pasal 10 tentang dokumen rekam medis adalah berkas rekam medis milik sarana kesehatan, isi rekam medis milik pasien dan merupakan berkas yang wajib dijaga kerahasiaannya.(1)
b. Direktorat Jendral Pelayanan Medik no. 78 tahun 1991
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan unit rawat inap.(3)
c. Edna K. Huffman
Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemu kenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.(6)
2. Tujuan dan manfaat rekam medis a. Tujuan rekam medis
Adalah untuk menunjang terciptanya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit.
b. Manfaat rekam medis
Adapun manfaat rekam medis antara lain :
1) Sumber informasi medis dari pasien yang berobat kerumah sakit yang berguna untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien.
2) Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainya, antara dokter dengan paramedik dalam usaha memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan.
3) Bukti tertulis (documentary evidence) tentang pelayanan yang telah diberikan oleh semua rumah sakit dalam keperluan lain. 4) Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan
yang diberikan oleh rumah sakit.
5) Alat untuk melindungi kepentingan hukum bagi pasien, dokter, tenaga kesehatan lainnya dirumah sakit.
6) Untuk penelitian dan pendidikan.
7) Untuk perencanaan dan pemanfaatan sumber daya.
8) Untuk keperluan lain yang ada kaitanya dengan rekam medis.(1)
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dilihat dari beberapa aspek antara lain :
Dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan yang optimal.
b. Legal
Dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atau dasar keadilan, dalam menegakkan hukum sesuai dengan kepastian hukum yang ada dan merupakan bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Financial
Dokumen rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data informasi yang dapat dipergunakan sebagai buku catatan tindakan/pelayanan untuk menetapkan biaya pembayaran di rumah sakit.
d. Research
Dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian perkembangan ilmu penelitian di bidang pelayanan kesehatan.
e. Education
Dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan/referensi di bidang profesi si pemakai.
f. Documentation
Dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. (2)
B. Filing
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang diabadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpanan DRM, Penyedia DRM untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis serta perlindungan arsip-arsip DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kimia dan biologi). Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. Yang berhak untuk meminjam dokumen rekam medis yaitu pasien yang bersangkutan, dokter yang terlebih dahulu meminta izin ke petugas rekam medis untuk meminjam DRM, mahasiswa praktek/magang yang juga telah meminta izin untuk keperluan pendidikan. (6)
C. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaannya yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, cara penyimpanannya harus diatur sedemikian rupa sehingga terjaga karahasiaannya. Agar mudah mencari kembali untuk disediakan guna pelayanan pasien yang pernah berobat di sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan.
1. Faktor-Faktor Pengaruh sistem Penyimpanan a. Petugas
Dalam penyimpanan dokumen rekam medis sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting, semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan yang berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu pelyanannya. b. Sarana dan Prasarana
Unit rekam medis harus mempunyai lokasi yang strategis sehingga pengambilan rekam medis lancar, ruang kerja harus memadai, ruang penyimpanan cukup untuk dokumen rekam medis yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif sesuai dengan peraturan yang ada. Ruang penyimpanan yang ada harus menjamin bahwa rekam medis aktif dan inaktif tidak hilang, rusak atau diambil orang yang tidak berhak. Ruang penyimpanan peralatan harus cukup untuk penyimpanan catatan medis sehingga mudah diambil jika diperlukan dan tersedia buku peminjaman dokumen dan tracer untuk
mengontrol dokumen rekam medis yang dipinjam/keluar baik untuk keperluan pengobatan, penelitian, hukum dsb.
Cukupnya peralatan filing, cahaya dan kontrol suhu adalah faktor penting agar dokumen terawat dengan baik, cahaya harus mencukupi sehingga dapat membantu mengurangi kelelahan mata, pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu, kelembaban dan debu penting dalam mencegah kebakaran.
c. Kebijakan Rumah Sakit
Standar kebijakan dan prosedur rumah sakit bersumber dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan sendiri oleh kepala unit rekam medis.
Kebijakan dan prosedurnya antara lain tentang sistem dokumen yang memudahkan pencarian rekam medis, harus ada kebijakan mengenai penyimpanan dan cara penyimpanan rekam medis yang masih berlaku atau tidak. Ada kebijakan atau peraturan yang ditinjau tiap 3 tahun.
2. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Adapun tujuan dari penyimpanan dokumen rekam medis adalah :
a. Menyediakan rekam medis secara utuh atau lengkap apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
b. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam penemuan kembali.
c. Memanfaatkan tempat atau sarana penyimpanan.
d. Mengamankan atau melindungi rekam ,medis dari bahaya bencana kebakaran dan kebanjiran.
e. Menjaga informasi yang terkandung di dalamnya. 3. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen, ada dua macam penyimpanan yaitu :
a. Penyimpanan Sentralisasi
Penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan misal, dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi satu dalam satu folder.
b. Penyimpanan desentralisasi
Penyimpanan rekam medis terjadi pemisahan atara rekam medis rawat jalan dengan rekam medis rawat inap.
4. Prosedur Peminjaman
Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara bersama-sama terhadap kegiatan peminjaman dokumen rekam medis antara lain perlu adanya :
a. Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis
Catatan ini digunakan untuk mencatat dokumen-dokumen rekam medis yang dipinjam.
b. Tracer
Kartu yang dibutuhkan di bagian penyimpanan untuk memudahkan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan dan dikembalikan di bagian penyimpanan.
D. Keamanan Dokumen Rekam Medis dari Segi Isi Kerahasiaan
Pengamanan dokumen rekam medis menyangkut pengelolaan dokumen dari segi fisik, yaitu pengamanan kertas dari segi kerusakan dan informasinya, pengamanan dokumen dari segi kerahasiaan isi yang harus disimpan sebaik-baiknya yang antara lain :
1. Pengamanan dari pencurian dokumen rekam medis
a. Tidak diperkenankanya seseorang masuk ke ruang filing kecuali petugas yang berkepentingan, untuk mengantisipasinya di pintu masuk ruangan filing dipasang tulisan “Selain Petugas Di larang Masuk”.
b. Dokumen rekam medis tidak boleh keluar dari ruang filing, kecuali dengan memenuhi syarat telah ditentukan.
c. Penempatan ruang filing yang terpisah dengan ruang lain. 2. Pengamanan dari kehilangan dokumen rekam medis
a. Pengambilan dokumen rekam medis dari rak filing harus menggunakan tracer.
b. Setiap dokumen keluar dicatat di buku peminjaman dokumen.
E. Pengamanan Dokumen Rekam Medis 1. Pengamanan dari faktor 5M
5M adalah istilah yang merujuk pada faktor produksi utama yang dibutuhkan oleh suatu organisasi agar dapat beroperasi secara maksimal. Dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah Model 5 M.
Isi dari model 5M adalah :
a. Man (Manusia), merujuk pada manusia sebagai tenaga kerja.
b. Machines (Mesin), merujuk pada mesin sebagai fasilitas/alat penunjang
kegiatan perusahaan baik operasional maupun nonoprasional.
c. Money(Uang/Modal),merujuk pada uang sebagai modal untuk
pembiayaan seluruh kegiatan perusahaan.
d. Method (Metode/Prosedur), merujuk pada metode/prosedur sebagai
panduan pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Materials (Bahan Baku), merujuk pada bahan baku sebagai unsur utama
untuk diolah sampai menjadi produk akhir untuk diserahkan pada konsumen.(7)
2. Pengamanan dari faktor fisik
a. Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab. Supaya tidak terlalu lembab dapat dipasang AC yang dihidupkan selama 24 jam terus menerus.
b. AC selain untuk mengukur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
c. Ruang harus terang dan sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari.
d. Kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu ruangan penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu
udara berkisar antara 18,8°C sampai 24,24°C apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu relatif singkat arsip-arsip akan rusak. e. Dalam hal-hal tertentu periksalah ruangan untuk mengetahui
kemungkinanan adanya talang, saluran air dari atap bocor. f. Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran
1) Menempatkan rak dokumen Rekam Medis jauh dari tempat penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar (barang-barang kimia bahan bakar).
2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran.
3) Tidak diperkenankannya merokok bagi siapa saja yang ada di dalam ruangan penyimpanan Dokumen Rekam Medis.
3. Pengamanan dari faktor kimiawi
Penggunaan tinta yang berkualitas tinggi tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan, terutama bila secara sengaja tersentuh air atau karena udara yang lembab. Tinta yang terbuat dari bahan getah kayu oak, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas. Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi-aksi kimia. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan atau minuman tersebut menempel dikertas DRM kertas akan menjadi kotor atau terkena minyak, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas.
4. Pengamanan dari faktor biologi.
a. Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan yakni dengan peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah.
b. Ngengat yang sering merusak kertas, biasanya terdapat pada dinding yang besar. Jika kertas selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak ngengat. Untuk menghindarinya digunakan rak yang dipasang antara lain dengan rak 6 inci.
c. Jamur adalah bukti langsung dari kelembaban arena temperature udara yang tidak terkontrol. Jamur Nampak sebagai lapisan tipis yang keputih-putihan. Kegiatan jamur sangat cepat, karena sebenarnya jamur ini hidup dari pada perekat yang berada di kertas. Usaha menghindari adalah menempatkan Dokumen Rekam Medis yang lai di tempat yang kering, terang dan ruangan yeng berventilasi sempurna.
F. Pengelolaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Yang dimaksud dengan pengelolaan dokumen adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga dan memelihara dokumen dari kerusakan, kecurian dan kehilangan. Kerusakan dan kehilangan dokumen yang datangnya dari dokumen itu sendiri maupun yang disebabkan oleh serangan-serangan dari luar dokumen tersebut, sedangkan yang dikatakan pengamanan dokumen adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen dari kecurian maupun kehilangan.
Usaha pengelolaan dokumen dapat berupa menjaga dari kecurian dokumen rekam medis tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan dokumen-dokumen berikut informasi serta menjamin kelangsungan hidup dokumen dari pemusnahan yang tidak diinginkan.
G. Aspek Hukum
Secara umum telah disadari bahwa informasi yang dapat direkam medis sifatnya rahasia, tetapi kalau dianalisa konsep kerahasiaan ini akan ditemui banyak masalah. Yang menjadi masalah disini adalah bagi siapa rekam medis ini dirahasiakan, dan dalam keadaan yang bagaimana rekam medis itu dirahasiakan.Informasi di dalam rekam medis bersifat rahasia karena hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan dokter.Yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai dengan kode etik kedokteran dan peraturan perundangan yang berlaku.
1. Pertanggung jawaban terhadap rekam medis
Dokter yang merawat, petugas rekam medis, pimpinan rumah sakit, staf medik yang mempunyai tanggung jawab terhadap rekam medis. Tanggung jawab utama akan kelengkapan rekam medis terletak pada dokter yang merawat pasien tersebut, sekaligus memberikan gambaran mutu pelayanan kesehatan selama dirawat di rumah sakit.
2. Pemilikan rekam medis
a. Rumah sakit memliki berkas rekam medis yang dipergunakan dirumah sakit tersebut.
c. Dengan adanya minat pihak ketiga seperti badan asuransi, pengadilan dan sebagainya terhadap rekam medis seseorang seakan-akan rekam medis itu “milik umum” namun disini bukan bararti bebas dibaca masyarakat.
3. Kerahasiaan Rekam Medis
Pada dasarnya informasi yang bersumber dari rekam medis ada 2 kategori yaitu :
a. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan.
Yaitu laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rakam medis sebagai hasil pemeriksaan pengobatan, observasi, wawancara dengan pasien.Informasi tidak boleh disebar luaskan individu langsung pasien.
b. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan.
Jenis informasi yang dimaksud disini adalah perihal identitas (nama, alamat dll) serta informasi lain yang tidak mengandung nilai medis. Sumber hukum yang bisa dijadikan acuan dalam masalah kerahasiaan suatu informasi yang menyangkut rekam medis pasien dapat dilihat pada peraturan pemerintah kesehatan no.749a tentang rekam medis yang berbunyi pada pasal 11 “ Rekam Medis merupakan berkas atau dokumen yang wajib dijaga kerahasiaannya”. Sedangkan lembaran isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter yang merawat pasien dengan ijin tertulis pasien atau pimpinan sarana pelayanan kesehatan tanpa seijin pasien berdasarkan perundang-undangan yang berlaku.(4)
H. Kebijakan dan protap
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Prosedur tetap adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang.(8)Standar kebijakan dan prosedur rumah sakit diperoleh dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan tersendiri oleh Unit Rekam Medis.
Kebijakan dan prosedur antara lain tentang sistem pengamanan dan pemngelolaan DRM. Kebijakan dan prosedur yang tertulis harus tersedia yang dapat menerima pengelolaan rekam medis untuk menjadi acuan bagi setiap petugas rekam medis.(3)
I. Kerangka Teori
Modifikasi antara teori Maasaki Imai dengan teori Bambang Shofari.
Gambar 2.1 Kerangka Teori Fisik :
- Keamanan segi fisik - Keamanan segi kimiawi - Keamanan segi biologi Isi : -Kerahasiaan DRM Pengelolaan Penyimpanan DRM -Man (manusia) -Machines (mesin) -Money (dana) -Method (metode) -Materials (bahan)
J. Kerangka Konsep
Gambar 2.2 Kerangka Konsep
Pengelolaan Penyimpanan
DRM -Petugas filing rawat jalan
-Alat pengelolaan DRM -Dana untuk kebutuhan filing
-Kebijakan pengelolaan DRM
-Protap pengelolaan DRM -Bahan pengelolaan DRM
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif yaitu menggambarkan data sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan observasi yaitu metode penelitian dengan meninjau langsung objek yang diteliti. Pendekatan yang digunakan yaitu cross sectional dengan cara menganalisis variabel–variabel penelitian bersifat sewaktu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan tepat. (5)
B. Variable Penelitian
1. Pengelolaan penyimpanan DRM. 2. Petugas filing rawat jalan
3. Alat pengelolaan DRM
4. Dana untuk kebutuhan di filing 5. Kebijakan pengelolaan DRM 6. Protap pengelolaan DRM 7. Bahan pengelolaan DRM
C. Definisi Operasional
Nama Variabel Definisi Operasional
1. Alat pengelolaan DRM Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan dokumen rekam medis dari alat pengelolaan misalnya tracer, rak filing, buku ekspedisi.
2. Petugas filing rawat jalan Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan dokumen rekam medis dari kompetensi petugas filing rawat jalan.
3. Dana untuk kebutuhan filing Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan dokumen rekam medis dengan dana / biaya untuk kebutuhan filing.
4. Kebijakan pengelolaan DRM Usaha – usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis dengan memberikan kebijakan dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang ditetapkan oleh unit rekam medis.
5. Protap pengelolaan DRM Upaya yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis dengan menetapkan prosedur tetap dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis yang ditetapkan oleh unit rekam medis.
6. Bahan pengelolaan DRM Usaha – usaha yang dilakukan untuk menjaga dan merawat dokumen rekam medis dari bahan yang dibuat untuk dokumen rekam medis harus berkualitas bagus. 7. Pengelolaan dan Penyimpanan
DRM
Usaha – usaha yang dilakukan untuk menjaga dan memelihara dokumen dari segi pengaturan ruangan penyimpanan, kebersihan, pencurian, dan kehilangan DRM.
D. Objek Studi
1. Objek = pengelolaan dan penyimpanan DRM, serta keamanan dan kerahasiaan DRM di filing rawat jalan.
E. Instrument Penelitian 1. Pedoman Wawancara
Instrumen pedoman wawancara digunakan untuk mendapatkan data : a. Upaya pengelolaan penyimpanan DRM
b. Kebijakan dan protap
c. Keamanan DRM (segi fisik, kimia, biologi) d. Kerahasiaan DRM
2. Pedoman Observasi
Instrument pedoman Observasi digunakan untuk mendapatkan data : a. Keamanan dokumen rekam medis
b. Kerahasiaan dokumen rekam medis c. Kebijakan dan protap
F. Pengumpulan Data
1. Wawancara terhadap kepala rekam medis dan petugas filing
Membuat daftar pertanyaan yang sudah dipersiapkan oleh peneliti untuk mendapatkan jawaban dari petugas rekam medis tentang upaya pengelolaan penyimpanan DRM, kebijakan dan protap, keamanan dari segi (fisik, kimia, Biologi).
2. Observasi
Pengumpulan data dengan mengetahui obyek penelitian secara tentang keamanan dokumen rekam medis, kerahasiaan dokumen rekam medis dan kebijakan protap.
G. Sumber Data 1. Data Primer
Data yang diperoleh dari hasil observasi, yaitu pengelolaan dan penyimpanan DRM pasien rawat inap, system keamanan DRM dari segi fisik, kimiawi, biologi, kerahasiaan DRM dan melakukan wawancara dengan petugas filing untuk mendapatkan informasi tentang keamanan dan kerahasiaan DRM di filing rawat inap.
2. Data Sekunder
Diambil melalui data yang sudah ada yaitu kebijakan prosedur tetap tentang keamanan dan kerahasiaan DRM di filing rawat inap.
H. Pengelolaan Data 1. Editing
Kegiatan yang dilakukan dengan meneliti atau mengorek kembali data yang dikumpulkan guna mengetahui kesalahan – kesalahan pengumpulan data dalam pengolahan dokumen rekam medis.
2. Analising
Menganalisa penyimpanan dan pemeliharaan tentang keamanan dan keawetan dokumen rekam medis.
3. Penyajian
I. Analisis Data
Dalam penelitian ini analisa yang digunakan yaitu analisa deskriptif tentang aspek keamanan dokumen rekam medis dengan menguraikan, menggambarkan keadaan yang ada dilapangan guna membandingkan antara teori dengan hasil penelitian.
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan
1. Gambaran Umum Rumah Sakit
a. Sejarah Singkat RSUD Kota Semarang
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang adalah Rumah Sakit Umum yang diresmikan penggunaannya pada tanggal 13 Januari 1991 dengan mengandalkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Tingkat II Semarang.
Konsep pemikiran didirikannya Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang diprakarsai oleh dr. H.Imam Soebakti, MPH yang mengatasi data pasien rumah sakit dr. Kariadi yang sebagian besar adalah warga kota semarang, maka untuk mengurangi beban rumah sakit dr. Kariadi dan mensejahterakan masyarakat dibidang kesehatan khususnya masyarakat Kota Semarang, maka dr. H. imam soebakti, MPH bermaksud mendirikan rumah sakit umum kelas C.
Pemerintah Kotamadya Tingkat II Semarang, akhirnya pada tahun 1989 bertekad mendirikan bangunan pertama ( poliklinik ) diatas tanah bengkok Kelurahan Sendang Mulyo sebagai awal dibangunnya Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang yang diresmikan
penggunaannya pda tanggal 13 Januari 1991 oleh Walikotamadya Tingkat II Semarang.
Pada tahun 1990 / 1991 telah terealisasi bangunan fisik berupa gedung poliklinik, administrasi, gedung gawat darurat, gedung perawatan dan gedung persalinan yang masing- masing dibangun sejajar. Pada tahun 1992 Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang menambah sebuah gedung perawatan dengan kapasitas 20 tempat tidur. Bulan juli 1999 Rumah Sakit Kodya Semarang berubah menjadi Rumah Sakit Umum Kota Semarang.
b. Letak Geografis
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang terletak dijalan ketileng raya no.1 semarang, tepatnya di Kelurahan Sendang Mulyo, Kecamatan Tembalang. Bangunan fisik terdiri diatas tanah seluas ± 9,2hektar dikelilingi persawahan. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang sangat jauh dari hiruk pikuknya aktifitas perkotaan sehingga menjadi Rumah Sakit yang nyaman dan menunjang proses penyembuhan penyakit pasien. Lokasi Rumah Sakit terletak di Semarang Selatan sehingga dapat mencakup masyarakat dibagian Timur dan Selatan.
c. Status Kepemilikan
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang adalah Rumah Sakit milik pemerintah yang dipimpin oleh seorang direktur yang secara teknis fungsional bertanggung jawab kepada Walikotamadya kepala daerah. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang mempunyai tugas pokok melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna
dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan (
kuratif ), pemulihan ( rehabilitative ), yang dilaksanakan secara
terpadu . upaya peningkatan ( promotif ) serta melaksanakan upaya rujukan.
Untuk melaksankan tugas pokok, Rumah Sakit Umum Daerah mempunyai fungsi :
1) Penyelenggaraan pelayanan medis
2) Penyelenggaraan pelayan dan asuhan keperawatan 3) Penyelenggaraan pelayan rujukan
4) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan 5) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan 6) Penyelenggaraan administarsi umum dan keuangan
7) Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan oleh Walikotamadya kepala daerah
d. Organisasi dan Tata Laksana
Organisasi dan tata laksana Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang berdasar Peraturan Daerah Kota Semarang nomor 3 tahun 2006.
Susunan organisasi RSUD Kota Semarang terdiri dari : a. Direktur
b. Wakil direktur pelayanan membawahkan :
1) Bidang pelayanan medik dan penunjang medik, terdiri dari :
a) Sub bidang pelayanan medic dan b) Sub bidang penunjang medic
2) Bidang keperawatan dan penunjang non medic
terdiri dari:
a) Sub bidang keperawatan dan b) Sub bidang penunjang non medic
c. Wakil direktur umum dan keuangan membawahkan : 1) Bagian tata usaha terdiri dari:
a) Sub bagian umum dan b) Sub bagian kepegawaian 2) Bagian keuangan terdiri dari :
a) Sub bagian penyusunan anggaran dan akuntansi dan
b) Sub bagian perbendaharaan dan mobilisasi dana
3) Bagian pengembangan dan informasi
a) Sub bagian pengembangan dan evaluasi dan
b) Sub bagian informasi dan pemasaran. d. Komite medik
e. Komite keperawatan f. Instalasi
g. Kelompok jabatan fungsional h. Dewan penasehat
Bagian dari instalasi sebagaimana dimaksud diatas, masing- masing dipimpin oleh seorang kepala yang berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada direktur. Bagan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang sebagaimana tercantum pada lampiran yang merupakan bagian yang tak terpisahkan
Sub bagian kesekretariatan dan rekam medis mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, kerumahtanggaan, perlengkapan, rekam medis, laporan, hukum dan perpustakaan, publikasi, pemasaran sosial dan informasiuntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada peraturan daerah sub bagian kesekretariatan dan rekam medis mempunyai fungsi :
1) Pengelolaan surat menyurat
2) Pengelolaan administrasi kepegawaian 3) Pengelolaan administarsi rekam medis
4) Penyiapan laporan, naskah dan peraturan pelaksanaan, keputusan-keputusan, instruksi dan menghimpun peraturan perundang-undangan dibidang kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang dan perpustakaan.
5) Pelaksanaan kegiatan publikasi, pemasaran social dan informasi
6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh direktur Sub bagian kesekretariatan dan rekam medis terdiri dari : a. Urusan umum
b. Urusan kepegawaian c. Urusan rekam medis d. Urusan tata usaha
Masing- masing urusan dipimpin oleh seorang kepala yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada sub bagian kesekretariatan dan rekam medis. Tugas masing- masing urusan adalah sebagai berikut :
a. Urusan umum mempunyai tugas melaksanakan kegiatan perlengkapan, kerumahtanggaan, publikasi, pemasaran, social, informasi dan penyusunan laporan.
b. Urusan kepegawaian mempunyai tugas mengelola administrasi kepegawaian, kesejahteraan dan pelatihan pegawai.
c. Urusan rekam medis mempunyai tugas mengelola administrasi rekam medis.
d. Urusan tata usaha mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, hukum, dan perpustakaan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang.
2. Gambaran Umum Unit Rekam Medis a. Bagian Dalam Unit Rekam Medis
1) Assembling
Di bagian assembling ditangani oleh 2 petugas. Semua dokumen rekam medis dari bangsal diambil oleh petugas assembling dengan menggunakan buku ekspedisi, kemudian dokumen tersebut akan diteliti kelengkapannya. Kebanyakan dokumen yang belum lengkap adalah pada diagnosis dokter. Untuk
dokumen yang belum lengkap akan dikembalikan pada poli yang menangani untuk dilengkap kembali. Dokumen yang sudah lengkap akan dirakit.
2) Koding
Semua dokumen yang sudah diproses di assembling akan dikode. Di bagian koding sudah menggunakan buku ICD 10 CM dan ICD 9 CM. Koding dilakukan oleh 5 petugas. Untuk diagnose utama dengan sebab luar akan dikode ganda, kode tindakan operasi juga akan dikode.
3) Indeksing
Dari koding dokumen akan diindek, dibagian indeksing hanya ditangani oleh satu petugas. Petugas indeksing membuat indeks yang terdiri dari indeks penyakit, indeks kematian serta indeks analisingn atau reporting. Operasi semua hasil indeksing akan dijumlahkan untuk bahan pelaporan morbiditas, indeks disimpan pada map berdasarkan kodenya masing-masing.
4) Analising / Reporting
Analising / reporting dilayani oleh 2 petugas, bagian pelaporan melakukan rekapitulasi akan diinput ke dalam komputer dengan menggunakan program exel, selanjutnya kan diproses untuk menghasilkan laporan. Petugas pelaporan bertugas merekap kegiatan Rumah Sakit ke dalam RPI berdasarkan sensus harian, dan membuat laporan meliputi RL 1, RL 2, RL 3, RL 4 dan RL 5. 5) Filing
Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem desentralisasi. Desentralisasi adalah dokumen rawat jalan dipisahkan dengan dokumen rawat inap. Sistem penjajaran yang digunakan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing). Petugas yang melayani penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan ditangani oleh 7 orang, sedangkan untuk rawat inap ada 8 orang petugas.
b. Visi dan misi URM
1) Visi Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang yang profesional, mandiri, dan berdaya saing.
2) Misi Unit Rekam Medis
a. Mewujudkan pelayanan kesehatan paripurna yang profesional dan terjangkau
b. Mewujudkan kemandirian rumah sakit dengan prinsip otonomi dalam pengelolaan keunagan dan Sumber Daya Manusia c. Mewujudkan peningkatan kepercayaan masyarakat melalui
pelaksanaan pelayanan unggulan
3. Pengelolaan dan penyimpanan DRM di Filing. a. Pengaturan ruang penyimpanan
1) Kondisi Pencahayaan
Untuk penerangan di ruang filing rawat jalan digunakan lampu neon ruangan sebanyak 4 buah, dengan daya lampu 24 watt. Pada ruang tersebut juga sudah diberi jandela sebanyak 6 buah tetapi tidak pernah dibuka, ventilasi udara, pintu sebanyak 4 buah dan masih menggunakan kipas angin. Sinar matahari sebagai penerangan alami dapat masuk ke ruangan, namun tidak langsung mengenai DRM karena ventilasi berada disebelah utara.
2) Temperatur Udara (suhu dan kelembaban udara)
Pada ruang filing RSUD Kota Semarang belum terdapat AC sehingga suhunya stabil tetapi kelembaban udara di ruangan tersebut berubah-ubah.
Dari hasil pengukuran dengan menggunakan alat
thermohygrometer di ruang filing di dapat hasil sebagai berikut :
Tabel 3.1
Ruang filing yang menggunakan AC Suhu dan Kelembaban udara ruang filing
Hari Jam Suhu Kelembaban
°C °F % Senin 11 Agustus 2011 09.00 12.00 14.00 26 26 26 80,6 82,1 80,6 70 75 82
3) Keamanan ruangan dari serangan api / kebakaran.
Untuk mencegah kemungkinan terjadinya serangan api di ruang filing belum ditempelnya poster larangan merokok di ruang filing rawat jalan. Penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh dari tempat penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar serta sudah tersedianya tabung pemadam kebakaran.
4) Keamanan ruangan dari serangan air atau banjir.
Di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang tidak terdapat saluran air (talang pipa air) yang melalui ruang tersebut, ruang filing tersebut berada di lantai 1 sehingga resiko kebocoran semakin kecil dibandingkan lantai 2 yang langsung berhubungan dengan atap dan pipa air dan ruang filing tersebut belum pernah mengalami kebanjiran.
5) Keamanan ruang dari hama pemakan kertas.
Untuk menjaga DRM dari serangan hama pemakan kertas, petugas filing rawat jalan tidak memberikan kapur kertas akan tetapi petugas filing melakukan pembersihan ruang filing setiap hari dengan mengoleskan dieldreen yang dioleskan setiap 6 bulan sekali dan menggunakan kemoceng maupun sapu.
6) Ventilasi
Pada ruang filing rawat jalan terdapat jendela sebanyak 6 buah tetapi tidak pernah dibuka, ventilasi dan pintu sebanyak 4 buah. .
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud meliputi: 1) Kebersihan ruangan
Untuk menjaga kebersihan ruang filing rawat jalan, maka setiap hari petugas filing membersihkan ruangan tersebut dengan dipel atau disapu. Meskipun sudah ada larangan tertulis tentang makan dan minum dalam ruang filing, namun petugas filing masih membawa masuk makanan dan minuman kedalam ruang filing. 2) Kebersihan DRM
Untuk menjaga kebersihan DRM di Rumah Sakit Umum Daerah Semarang dilakukan dengan cara membersihkan DRM setiap hari dengan menggunakan kemoceng.
c. Aspek pencurian DRM
Pada ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang belum sepenuhnya aman, meskipun sudah ada larangan tentang tidak diperkenankannya seseorang masuk ke ruang filing kecuali petugas yang berkepentingan, akan tetapi masih banyak petugas lain selain petugas rekam medis yang masuk ke ruang filing dan terkadang masih juga ditemukan petugas lain tersebut mengambil dokumen rekam medis itu sendiri.
d. Aspek kehilangan DRM
Pengamanan dokumen rekam medis di RSUD Kota Semarang belum sepenuhnya baik dikarenakan pengambilan dokumen rekam medis
dari rak filing belum menggunakan tracer sehingga kemungkinan dokumen rekam medis hilang sangat besar.
4. Petugas Filing Rawat Jalan
Tabel 4.1
Karakteristik Responden Petugas Filling Rawat Jalan RSUD Kota Semarang
No Nama Umur Jenis kelamin Pendidikan terakhir
1. Bejo 58 th Pria SMA
2. Kus 42 th Pria SMA
3. Tatik 45 th Wanita SMA
4. Puji 42 th Wanita SMA
5. Eko 38 th Pria D3 Rekam Medis
6. Angga 30 th Pria D3 Rekam Medis 7. Imam 49 th Pria D3 Rekam Medis
Sumber : hasil wawancara dengan petugas filing rawat jalan RSUD Kota Semarang
Di filing rawat jalan terdapat 7 orang petugas. Metode penyimpanan DRM menggunakan sistem desentralisasi (rawat jalan dan rawat inap terpisah). Sistem penjajaran dilakukan dengan metode
Terminal Digit Filling. Tugas pokok petugas filling adalah petugas filling
menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap dari fungsi assembling, mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan angka akhir nomor rekam medis, menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan Terminal Digit Filling (metode angka akhir), menyimpan
dokumen rekam medis pada rak yang sesuai nomor rekam medis, melayani peminjaman dokumen rekam medis dengan buku ekspedisi, menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis, dan memelihara dokumen rekam medis. Kompetensi petugas filing rawat jalan belum sesuai dengan teori yaitu masih terdapat petugas yang lulusan SMA.
5. Alat Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
Di filing rawat jalan belum terdapat tracer untuk mengambil dokumen sehingga pernah dijumpai dokumen yang hilang. Tempat penyimpanan DRM sudah menggunakan rak yang terbuat dari logam, papan rak yang terbuat dari kayu, akan tetapi pada rak tersebut masih kurang baik dikarenakan rak masih terbuka dan bisa diambil dari sisi kanan kiri karena tidak adanya papan di belakang untuk penutup rak.
6. Dana Untuk Kebutuhan di Filing
Dana yang dikeluarkan di ruang filing rawat jalan sesuai dengan tanggung jawab kebijakan rumah sakit dan ada anggaran tersendiri.
7. Kebijakan dan Prosedur Tentang Peminjaman Rekam Medis a. Kebijakan Peminjaman Dokumen rekam Medis
Rekam medis hanya boleh dipinjam oleh :
1. Dokter ruangan / dokter poliklinik dan dokter yang merawat pasien.
2. Dokter dari rumah sakit lain yang meminta penjelasan tentang riwayat penyakit, pemeriksaan, pengobatan, dan diagnose, dari
orang pasien yang berobat / dirawat di rumah sakit, dengan menunjukan surat permohonan dari dokter medis.
3. Para mahasiswa yang sedang mengadakan penelitian, pembuatan makalah dan lain-lain yang membutuhkan rekam medis dalam jumlah yang banyak dengan mendaftarkan sehari sebelumnya.
b. Prosedur peminjaman rekam Medis
1. Peminjam datang langsung ke ruang rekam medis dengan membawa identitas pasien yang akan dipinjam serta mengisi blankon bon pinjam.
2. Petugas rekam medis urusan filing mencari dokumen rekam medis yang dimaksud.
3. Dokumen diberikan peminjam.
4. Dokumen dibuka diruang urusan rekam medis, tidak boleh dibaa keluar (untuk riset), kecuali untuk follow up atau opname untuk tindak lanjut perwatan.
5. Peminjam bertanggung jawab atas keutuhan dan urutan lembar dokumen dan tidak boleh terjadi kerusakan.
8. Protap Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
Protap bertujuan sebagai penyimpanan dan pengendali peminjaman dokumen rekam medis pasien supaya terjaga kerahasiaan isinya serta melindungi keadaan fisik dokumen agar tidak cepat rusak. Prosedur tetap yang terdapat dalam pelayanan rekam medis di ruang filling yaitu :
a. Penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu ruang penyimpanan rawat jalan dan rawat inap terpisah
b. Penyimpanan dokumen aktif dan in – aktif terpisah c. Digunakannya rak penyimpanan dokumen rekam medis
d. Tracer digunakan sebagai petunjuk dokumen rekam medis yang keluar
e. Buku ekspedisi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis.
Berdasarkan kebijakan yang terdapat di atas adapun isi prosedur tetap yang terdapat di RSUD Kota Semarang yaitu :
a. Petugas filling menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap dari fungsi assembling.
b. Mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan angka akhir nomor rekam medis.
c. Menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan TDF (terminal
digit filling) metode angka akhir
d. Menyimpan dokumen rekam medis pada rak yang sesuai nomor rekam medis
e. Melayani peminjaman dokumen rekam medis dengan buku ekspedisi
f. Menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis g. Memelihara dokumen rekam medis.
9. Bahan Pengelolaan Dokumen Rekam Medis a. Kertas
Formulir DRM menggunkan kertas HVS 80 gram. Folder rekam medis berbentuk map berwarna, berdasarkan teori yang ada bahan yang digunakan yaitu menggunakan HVS 80 gram sehingga formulir tebal dan tidak cepat rusak.
b. Penjepit kertas
Untuk menyatukan dokumen tersebut hanya dengan menggunakan steples, padahal bahan steples tersebut mudah berkarat apabila menggunakan bahan penjepit kertas yang mudah berkarat tersebut harus sering diganti agar tidak merusak kertas bahan penjepit kertas yang terbuat dari bahan yang tidak mudah berkarat seperti dari bahan plastik atau atom.
c. Tinta
Perlindungan sudah dilakukan dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak mudah luntur untuk mengisi DRM.
B. Pembahasan
1. Pengelolaan dan penyimpanan
a. Pengaturan Ruangan Penyimpanan 1) Kondisi pencahayaan
Untuk penerangan yang digunakan filing menggunakan lampu neon 4 buah dengan daya 24 watt. Pada ruangan filing agar sinar matahari dapat masuk di ruangan filing di ruang tersebut sudah dibuat pintu 4 buah dan menggunakan kipas angin. Ruangan
sudah sesuai dengan teori karena sudah terdapat penerangan alami yaitu sinar matahari dan tidak mengenai DRM secara langsung sehingga tidak menyebabkan DRM cepat rusak. (2)
2) Temperatur udara
Berdasarkan hasil pengukuran yang diperoleh suhu dan kelembaban udara di ruang filing sebagai berikut :
Ruang filing udaranya berkisar antara 26°C sedangkan kelembaban udaranya sekitar 70% - 82%, menurut teori suhu ruang filing yaitu 65°F - 75°F (18,3°C – 23,9°C) sedangkan kelembaban udaranya sekitar 50% - 65%, jadi pada ruang filing tersebut masih kurang baik karena suhu dan kelembabannya masih di bawah normal, akibatnya dokumen akan cepat getas / rusak.
3) Keamanan ruangan dari serangan api / kebakaran
Di ruang filing untuk mencegah kemungkinan terjadinya kebakaran pada penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh dari tempat penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar dan juga sudah terdapatnya tabung pemadam kebakaran serta poster larangan untuk tidak merokok di dalam ruang filing. Menurut teori ruang filing harus terhindar dari barang – barang yang mudah terbakar.(2) Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kebakaran di ruang filing, karena di ruang filing berisikan kertas-kertas yang mudah terbakar. Dengan adanya larangan tersebut maka tidak ditemukan petugas atau orang yang merokok di ruang
filing, untuk menghindari ruang filing dari serangan api / kebakaran.
4) Keamanan ruangan dari serangan air / banjir
Di filing rawat jalan tidak terdapat adanya saluran air (talang pipa air) yang melalui ruang tersebut dan ruang filing tersebut berada di lantai 1 sehingga ruang filing tersebut dalam keadaan baik dan tidak mengalami kebocoran.
5) Keamanan ruangan dari hama pemakan kertas.
Di filing rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang, untuk menghindari DRM dari serangan hama pemakan kertas digunakan penyemprotan serangga yang dilakukan seminggu sekali pada saat usai jam kerja, memberikan kapur barus di setiap section rak file dan mengoleskan dieldreen pada rak filing setiap 6 bulan sekali. Pemakaian dieldreen tidak sampai mengenai DRM karena jika mengenai DRM juga dapat merusak kertas. Petugas membersihkan ruang filing tersebut setiap hari dengan sapu dan dipel.
6) Ventilasi
Di ruang filing terdapat jendela tetapi tidak pernah dibuka, ventilasi udara di atas jendela dan pintu sehingga tidak terdapat sirkulasi udara di ruang filing. Pengukuran ventilasi yang baik yaitu 10% dari ruang filing, luas filing rawat jalan di RSUD Kota Semarang yaitu 400cm x 300cm, luas ventilasi yaitu 60cm x 30cm, sehingga
bisa dihitung =
=
x 100% =
= 6%
Jadi ukuran ventilasi di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang belum baik karena masih di bawah 10%.
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud meliputi : 1) Kebersihan ruangan
Di filing RSUD Kota Semarang untuk menjaga kebersihan di ruangan tersebut hanya dengan sapu dan dipel dengan alat yang sederhana. Dengan menggunkan alat tersebut hanya akan memindahkan debu dari lantai ke dokumen, sehingga di filing masih ditemukan adanya sebagaian DRM yang berdebu dan akibatnya dokumen rekam medis akan cepat lapuk / rusak, selain itu di ruang filing juga meskipun sudah ada aturan tentang larangan untuk makan dan minum dalam ruang filing, tetapi masih ada petugas filing yang makan dan minum di ruang filing, sehingga hai ini akan mengundang timbulnya banyak semut dan kecoa, selain itu apabila ada bekas makanan dan minuman tersebut menempel pada kertas maka kertas akan terkena misalnya minyak atau bahan kimia yang terkandung di dalam makanan dan kinuman tersebut yang mengakibatkan dokumen menjadi cepat rusak.
2) Kebersihan DRM
DRM dibersihkan setiap hari oleh petugas filing hanya dengan sapu atau sulak, sehingga masih banyak debu yang masuk dan
menempel di DRM, debu yang menempel pada DRM akan membuat DRM cepat lapuk / rusak
c. Aspek pencurian DRM
Di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang meskipun sudah ada larangan tidak diperkenankanya seseorang masuk ke ruang filing kecuali petugas yang berkepentingan akan tetapi ruang filing tetap belum sepenuhnya aman dikarenakan masih banyak petugas lain selain petugas rekam medis yang masuk ruangan filing dan terkadang masih juga ditemukan petugas lain tersebut mengambil dokumen rekam medis itu sendiri dan dapat berakibat dokumen rekam medis tersebut tidak terlacak keberadaannya dan tidak terjaga isi kerahasiaannya, padahal menurut teori selain petugas dilarang masuk ke ruang filing dan dokumen rekam medis merupakan milik sarana layanan kesehatan dan isinya merupakan milik pasien. (1)
d. Aspek kehilangan DRM
Untuk pengaman dokumen rekam medis di RSUD Kota Semarang belum sepenuhnya baik dikarenakan pengambilan dokumen rekam medis di rak filing rawat jalan belum menggunakan tracer sehingga kemungkinan dokumen rekam medis hilang sangat besar, guna tracer adalah sebagai alat pencatat keluar masuknya peminjaman dokumen, untuk menghindari kehilangan dokumen rekam medis di ruang filing tersebut maka pengambilan dokumen rekam medis dari rak filing
harus menggunakan tracer dan setiap dokumen keluar dicatat di buku peminjaman dokumen rekam medis. (1)
2. Petugas Filing Rawat Jalan
Berdasarkan hasil observasi di RSUD Kota Semarang tentang tugas pokok petugas filling sebagian besar belum sesuai dengan teori, yaitu : a). Petugas filling menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap dari fungsi assembling, b). Melayani peminjaman dokumen rekam medis dengan buku ekspedisi,
c). Menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis, dan d). Memelihara dokumen rekam medis. Sedangkan tugas pokok filling menurut teori yaitu : 1). Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, 2). Mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, 3). Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, 4). Memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, 5). Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, dan 6). Menyimpan DRM yang diabadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. Dan kompetensi petugas belum sesuai teori karena masih terdapat petugas yang lulusan SMA seharusnya lulusan D3 Rekam Medis.
3. Alat Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
Untuk menghindari kehilangan dokumen rekam medis di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang tersebut maka pengambilan dokumen rekam medis dari rak filing harus menggunakan tracer dan setiap dokumen keluar dicatat di buku peminjaman dokumen rekam medis.
Tempat penyimpanan DRM sudah menggunakan rak yang terbuat dari logam, papan rak yang terbuat dari kayu. Dengan bahan yang terbuat dari logam maka kemungkinan cepat rapuhnya rak file tersebut kecil, akan tetapi rak tersebut masih kurang baik dikarenakan rak bisa diambil dari sisi kanan kiri karena tidak adanya papan belakang untuk menutup rak, untuk menghindari kerusakan DRM sebaiknya menambahkan penutup rak file dan untuk papan rak yang terbuat dari kayu biasa dengan mengolesi dieldrin yang dilakukan setiap 6 bulan sekali. (2)
4. Dana Untuk Kebutuhan di Filing
Dana yang dikeluarkan untuk kebutuhan filiing rawat jalan RSUD Kota Semarang sesuai dengan kebijakan rumah sakit.
5. Kebijakan dan Prosedur Tentang Peminjaman Rekam Medis
Kebijakan dan protap yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang sudah ada, yaitu kebijakan dan prosedur tentang peminjaman rekam medis. Pada kebijakan tentang peminjaman rekam medis hanya peminjam intern saja yang tertulis, padahal dokumen rekam medis juga boleh di pinjam oleh pihak eksternal juga seperti pihak berwajib, pengadilan dan asuransi, namun belum terdapat aturan tertulisnya. Selain itu belum terdapatnya kebijakan dan prosedur tentang sarana dan prasarana dalam mengelola dalam keamanan dokumen rekam medis dan hal-hal yang mengenai kerahasiaan rekam medis itu sendiri. Tujuan dari dibuatnya kebijakan atau protap itu sendiri adalah sebagai landasan dan pedoman agar petugas dapat melaksanakan
tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Akibatnya bila tidak ada kebijakan atau prosedur tetap maka apabila ada petugas yang melakukan kesalahan tidak ada yang bias menegur karena tidak ada aturan / pedomannya. Standar kebijakan dan prosedur rumah sakit diperoleh dari buku petunjuk dan buku pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan perturan perundang-undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan sendiri oleh kepala unit rekam medis. (5)
6. Protap Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian di RSUD Kota Semarang tentang prosedur tetap filling rawat jalan sebagian besar sudah sesuai dengan teori, tapi masih ada yang belum sesuai teori yaitu : a. tracer digunakan sebagai petunjuk dokumen rekam medis yang keluar, sedangkan berdasarkan hasil observasi di RSUD Kota Semarang belum menggunakan tracer di filing rawat jalan, kegunaan tracer adalah untuk mengetahui dokumen rekam medis yang telah diambil atau dipinjam.
7. Bahan Pengelolaan Dokumen Rekam Medis a. Kertas
Formulir DRM menggunkan kertas HVS 80 gram. Folder rekam medis berbentuk map berwarna, berdasarkan teori yang ada bahan yang digunakan untuk pembuatan formulir yaitu menggunakan HVS 80 gram sehingga formulir tebal dan tidak cepat rusak.
b. Penjepit kertas
Untuk menyatukan dokumen tersebut hanya dengan menggunakan staples hal ini belum sesuai teori, karena bahan staples tersebut mudah berkarat apabila menggunakan bahan penjepit kertas yang mudah berkarat tersebut harus sering diganti agar tidak merusak kertas bahan penjepit kertas yang terbuat dari bahan yang tidak mudah berkarat seperti dari bahan plastik atau atom.
c. Tinta
Perlindungan sudah dilakukan dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak mudah luntur untuk mengisi DRM, hal ini sudah sesuai teori.
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Di RSUD Kota Semarang sudah terdapat kebijakan dan prosedur mengenai peminjaman dokumen rekam medis, akan tetapi belum ada untuk peminjam eksternalnya, selain itu juga belum ada kebijakan dan prosedur tentang sarana dan prasarana dalam mengelola dalam keamanan dokumen rekam medis dan hal – hal tentang kerahasiaan dokumen rekam medis.
a. Kondisi pencahayaan di RSUD Kota Semarang sudah sesuai dengan teori karena ruangan sudah menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari dan tidak langsung mengenai DRM karena pintu ruangan menghadap ke utara.
b. Di ruang filing rawat jalan RSUD Kota Semarang belum menggunakan AC, hanya menggunakan kipas angin. Berdasarkan hasil pengukuran suhu dan kelembaban udara di filing masih tinggi, untuk suhu ruang filing 26˚C (80,6˚F – 82,1˚F), sedangkan kelembabannya (70% - 82%).
c. Kondisi ruang filing RSUD Kota Semarang dalam keamanan ruangan dari serangan api / kebakaran sudah sesuai dengan teori karena sudah jauh dari tempat penyimpanan barang – barang yang mudah terbakar dan juga sudah terdapatnya tabung
pemadam kebakaran di ruang filing tetapi tidak terdapat tulisan untuk dilarang merokok di ruang filing.
d. Di filing rawat jalan RSUD Kota Semarang tidak terdapat adanya saluran air yang melalui ruangan tersebut dan ruang filing berada di lantai 1 sehingga masih dalam keadaan baik dan di ruang filing tersebut belum pernah kebanjiran.
e. Di filing rawat jalan RSUD Kota Semarang menghindari DRM dari serangan hama pemakan kertas dengan memberikan obat penyemprotan serangga, mengoleskan dieldreen pada setiap rak, disapu dan dipel.
f. Di filing rawat jalan RSUD Kota Semarang ventilasinya belum baik karena ukuran ventilasinya 6% dan masih di bawah standar yaitu 10%.
g. DRM dibersihkan secara berkala oleh petugas filing, sedangkan untuk menjaga kebersihan ruangan tersebut maka filing ruang tersebut disapu dan dipel setiap hari, selain itu sudah terdapatnya larangan untuk makan dan minum di ruang filing.
h. Sudah terdapatnya larangan tidak diperkenankannya seseorang masuk ke ruang filing kecuali petugas yang berkepentingan, tetapi masih banyak petugas lain selain petugas filing yang masuk, selain itu dalam pengambilan DRM belum menggunakan tracer. 2. Petugas filing rawat jalan masih terdapat yang lulusan SMA.
3. Untuk bahan rak file yang digunakan sudah terbuat dari logam, papan rak file terbuat dari kayu, serta tidak ada papan penutup rak.
4. Dana yang dikeluarkan untuk kebutuhan filiing rawat jalan RSUD Kota sesuai dengan tanggung jawab kebijakan rumah sakit.
5. Pelaksanaan perlindungan terhadap kerahasiaan rekam medis dari pihak intern dan ekstern sudah sesuai dengan teori yang ada.
6. Protap RSUD Kota Semarang belum sesuai teori yaitu belum menggunakan tracer di filing rawat jalan.
7. a. DRM menggunakan kertas HVS 80 gram dan folder rekam medisnya berbentuk map berwarna sudah sesuai dengan teori dan menyatukan dokumennya menggunakan staples.
i. Untuk tinta menggunakan pena warna hitam yang tidak mudah luntur.
B. Saran
1. Untuk meningkatkan mutu rumah sakit sebaiknya menambahkan isi protap tentang isi peminjam eksternalnya, selain itu juga menambahkan protap lain tentang sarana dan prasarana pengolahan dalam keamanan dokumen rekam medis serta hal – hal tentang kerahasiaan dokumen rekam medis.
2. Untuk pengaturan suhu dan kelembaban udara normal sebaiknya ruangan diberi AC dan pemasangan AC suhunya dibesarkan sampai memenuhi standar normal untuk menjaga keawetan DRM.
3. Untuk menghindari DRM dari serangan hama pemakan kertas sebaikya digunakan racun serangga ataupun kapur barus di setiap section rak, penyemprotan dilakukan setiap seminggu sekali pada saat setelah selesai kerja dan diusahakan jangan mengenai DRM karena dapat merusak kertas.
4. Sebaiknya dalam membersihkan DRM maupun ruangan filing disediakan vacum cleaner supaya debu yang terdapat di ruang filing dan DRM bersih secara maksimal. Untuk petugas yang masih makan dan minum di ruang filing sebaiknya diberi peringatan langsung / menegur dan sesekali diberi pengarahan tentang pentingnya kebersihan di ruang filing.
5. Untuk rak filing yang papanya terbuat dari kayu sebaiknya setiap 2 bulan sekali diolesi dieldreen untuk mencegah timbulnya rayap pada rak filing tersebut dan sebaiknya memberikan papan penutup pada rak file yang sudah ada.
6. Untuk keamanan ruang filing yang dikarenakan masih banyak petugas lain selain petugas filing masuk sebaiknya memberi peringatan langsung kepada petugas tersebut dan menegaskan kembali akan larangan tersebut, serta untuk pengambilan dokumen dari rak filing yang belum menggunakan tracer sebaiknya mengsulkan pengadaan tracer sehingga dapat menghindari kehilangan dokumen rekam medis di ruang filing. 7. Untuk penjepit kertas apabila memakai staples maka dalam jangka waktu
yang lama akan mudah berkarat, sebaiknya menggunakan penjepit kertas yang dilapisi bahan plastik atau atom, sehingga tidak mudah berkarat dan tidak merusak DRM.
8. Untuk kompetensi petugas filing rawat jalan seharusnya lulusan D3 Rekam Medis agar sesuai dengan teori dan pelaksanaan pengelolaan DRM di ruang filing menjadi lebih baik.
9. Agar ruangan filing rawat jalan tidak pengap, sebaiknya ventilasi udara ditambah agar sirkulasi udara baik dan memenuhi standar.
