B. TEMUAN DALAM PROSES MAGANGTEMUAN DALAM PROSES MAGANG
Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis dapatkan. Mengenai pelaksan
dapatkan. Mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di Kantor aan manajemen kearsipan di Kantor Kantor UPTD BalaiKantor UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum bisa dikatakan telah berjalan d
bisa dikatakan telah berjalan dengan cukup baik.engan cukup baik.
Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil judul Proses
judul Proses manajemen Penataan manajemen Penataan Arsip dan Arsip dan Pemusnahan Arsip sebagai Pemusnahan Arsip sebagai fokus kajianfokus kajian dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang secara langsung berhubung
secara langsung berhubungan dengan pan dengan pengelolaan arsip di ruengelolaan arsip di ruangan tersebut.angan tersebut.
Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru bagi penulis mengenai”Proses Manajemen Penataan dan
Sistem Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kantor UPTD Balatkop dan UKM Sistem Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kantor UPTD Balatkop dan UKM Propinsi Sumatera Barat menurut azas Sentralisasi dalam kebijakan Desentralisasi Propinsi Sumatera Barat menurut azas Sentralisasi dalam kebijakan Desentralisasi dalam
dalam pelaksanaanpelaksanaan..
Prosedur Penataan arsip aktif Prosedur Penataan arsip aktif 1.Persiapan
1.Persiapan
•• Memisah-misahkMemisah-misahkan antara an antara arsip yang sudah ada arsip yang sudah ada disposisisi simpan/akdisposisisi simpan/akan disimpan danan disimpan dan yang masih dalam proses pekerjaan
yang masih dalam proses pekerjaan
•• Menyatukan antara konsep surat,tindakan surat keluar dan surat masuknya yangMenyatukan antara konsep surat,tindakan surat keluar dan surat masuknya yang saling berhubungan
saling berhubungan
•• Memeriksa kelengkapan lampiran-lampirannya lengkap sesuai dengan apa yangMemeriksa kelengkapan lampiran-lampirannya lengkap sesuai dengan apa yang terdapat dalam surat .Apabila terdapat dalam surat lampirannya yang tidak lengkap terdapat dalam surat .Apabila terdapat dalam surat lampirannya yang tidak lengkap harus dicatat dalam kolom catatan kartu kendali .juga diperiksa apakah lampiran harus dicatat dalam kolom catatan kartu kendali .juga diperiksa apakah lampiran tersebut perlu disimpan bersama atau karenan ukurannya tidak dapat disimpan dalam tersebut perlu disimpan bersama atau karenan ukurannya tidak dapat disimpan dalam filling cabinet
filling cabinet
•• Menulis indeks dokumen kode klasifikasi dan indeks berkas(di tulis dalam kurung)Menulis indeks dokumen kode klasifikasi dan indeks berkas(di tulis dalam kurung) pada sudut kanan bawah surat
pada sudut kanan bawah surat
•• Apabila dalam surat terdapat Apabila dalam surat terdapat lebih dari dua masalah yang berbeda maka masalah lebih dari dua masalah yang berbeda maka masalah yangyang pertama dijadikan indeks dan kode dicatat pada surat.
pertama dijadikan indeks dan kode dicatat pada surat.
Cara penataan Arsip dalam folder Cara penataan Arsip dalam folder
•• PengelompokkPengelompokkan arsip an arsip menurut bentuk dosir ,arsip yang saling bermenurut bentuk dosir ,arsip yang saling ber kaitan dalam suatukaitan dalam suatu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.penyusunan arsipnya kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis ,yaitu tanggal arsip
diurutkan atas dasar kronologis ,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaanmenurut proses pekerjaan
•• Pengelompokkan arsip menurut bentuk ruprik .penyusunanaya diurutkan atas dasarPengelompokkan arsip menurut bentuk ruprik .penyusunanaya diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaiyu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur indeks dokumen ,yaiyu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur
menurut abjad ,apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) susunan arsip diatur menurut abjad ,apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka.
menurut urutan angka.
•• Pengelompokkan arsip menurut bentuk seri.Arsip yang jenisnya sama sepertiPengelompokkan arsip menurut bentuk seri.Arsip yang jenisnya sama seperti peraturan perundang-undangan misalnya keputusan menteri,surat edaran peraturan perundang-undangan misalnya keputusan menteri,surat edaran menteri,keputusan gubernur.penyusunananya diatur atas dasar indeks dokumen menteri,keputusan gubernur.penyusunananya diatur atas dasar indeks dokumen nya,yaitu Nomor dari peraturan perundang-undangan yang disusun menurut abjad nya,yaitu Nomor dari peraturan perundang-undangan yang disusun menurut abjad indeks dokumennya.
indeks dokumennya. Cara Penataannya Cara Penataannya
»Kartu kendali I disimpan di pencatatan surat sebagai sarana pengendalian »Kartu kendali I disimpan di pencatatan surat sebagai sarana pengendalian surat,disimpan berdasarkan abjad Instansi asal surat/yang dituju surat dan disususn surat,disimpan berdasarkan abjad Instansi asal surat/yang dituju surat dan disususn secara kronologis tanggal surat.
secara kronologis tanggal surat.
»Kartu kendali II disimpan di pinata arsip sebagai pengganti arsip selama arsipnya »Kartu kendali II disimpan di pinata arsip sebagai pengganti arsip selama arsipnya masih aktif sebagai berkas kerja masing-masing unit pengolah.Disimpan berdasarkan masih aktif sebagai berkas kerja masing-masing unit pengolah.Disimpan berdasarkan nama unit pengolah penerima/pengirim surat dan diatur menurut klasifikasi arsip nama unit pengolah penerima/pengirim surat dan diatur menurut klasifikasi arsip sebagaimana penataan arsip
sebagaimana penataan arsip aktifnyaaktifnya »Kartu kendali III disimpan di Tata usaha »Kartu kendali III disimpan di Tata usaha Kode Klasifikasi Arsip
Kode Klasifikasi Arsip
•• Kode membedakan satu masalah dengan masalah yang lain dalam berbagaiKode membedakan satu masalah dengan masalah yang lain dalam berbagai penyimpanan yang sama
penyimpanan yang sama •• Syarat-syarat KodeSyarat-syarat Kode
--
Singkat dan jelasSingkat dan jelas--
Mudah diingatMudah diingat--
Mudah dibacaMudah dibaca•• Kode berupa gabungan Huruf dan AngkaKode berupa gabungan Huruf dan Angka
Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah ,misalnya keuangan disingkat Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah ,misalnya keuangan disingkat KU,Kepegawaian disingkat KP,hurut tidak boleh lebih dari dua huruf.Angka KU,Kepegawaian disingkat KP,hurut tidak boleh lebih dari dua huruf.Angka merupakan perincian pokok mesalah lebih lanjut yaitu sub masalah dan sub-sub merupakan perincian pokok mesalah lebih lanjut yaitu sub masalah dan sub-sub masalah.
masalah.
Prinsip Penataannya. Prinsip Penataannya.
•• Penataan arsip inaktif di pusataka ke unit kearsipan dalam tiap satuan OrganisasiPenataan arsip inaktif di pusataka ke unit kearsipan dalam tiap satuan Organisasi UPTD Diklat Koperasi dan UKM propinsi sumatera barat ,tetapi sebelum UPTD Diklat Koperasi dan UKM propinsi sumatera barat ,tetapi sebelum dipindahkan ke unit kearsipan disimpan sementara terlebih dahulu dimasing tata dipindahkan ke unit kearsipan disimpan sementara terlebih dahulu dimasing tata usaha.
usaha.
•• Setelah memalui proses pemindahan arsip ,penataan arsip in aktif dapat tetapSetelah memalui proses pemindahan arsip ,penataan arsip in aktif dapat tetap mempertahank
mempertahankan penataan sewaktu an penataan sewaktu masih aktif masih aktif
•• Ukuran penemuan kembali arsip inaktif maka perlu dibuatkan daftar indeks danUkuran penemuan kembali arsip inaktif maka perlu dibuatkan daftar indeks dan berkas
berkas
Prosedur Penataan Prosedur Penataan »
» Arsip inakArsip inaktif yang tif yang akan disimakan disimpan diteliti kpan diteliti kebenaran dan ebenaran dan kelengkapannya kelengkapannya antara linantara lin title,klasifikasi,isi berkasnya apakah sidah benar atau belum ,bila belum dapat dibetulkan title,klasifikasi,isi berkasnya apakah sidah benar atau belum ,bila belum dapat dibetulkan seperlunya.
seperlunya. »
» Mempersiapkan Mempersiapkan Books yBooks yang telah diberi ang telah diberi label untuk melabel untuk menerangkan nerangkan isi berkas isi berkas secarasecara keseluruhan .
keseluruhan .
Keterangan yang perlu ditulis dalam label adalah Keterangan yang perlu ditulis dalam label adalah
--
Kode klasifikasi yang menunjukkan isi berkasKode klasifikasi yang menunjukkan isi berkas--
Nomor books arsipNomor books arsip»Folder yang berisi arsip inaktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam »Folder yang berisi arsip inaktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam books arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam label.
books arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam label.
»Books yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam rak samping menyamping sesuai »Books yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam rak samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah diper
dengan urutan yang telah dipersiapksiapkan.an. Proses Pemusnahan Arsi
Proses Pemusnahan Arsip di Kantor p di Kantor UPTD Diklat Koperasi dan UKM Propinsi SumateraUPTD Diklat Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera barat.
barat. a.
a. Pemusnahan arsip dilakPemusnahan arsip dilakukan terbatas pada arsip yang tidak diperlukan baik dari uniukan terbatas pada arsip yang tidak diperlukan baik dari unitt pengolah atau Departemen secara menyeluruh serta terbatas pada arsip yang retensinya pengolah atau Departemen secara menyeluruh serta terbatas pada arsip yang retensinya kurang dari 15 tahun
kurang dari 15 tahun b.
b. Usul pemusnUsul pemusnahan disampaikan ahan disampaikan pada pimpinanpada pimpinan c.
c. Arsip yArsip yang dimusnahkang dimusnahkan dibuat dafan dibuat daftar pertelaantar pertelaan d. Pemusnahan arsip pada um
d. Pemusnahan arsip pada umumnya umnya dapat dilaksanakan dapat dilaksanakan setelah ada setelah ada surat keputusansurat keputusan dari p
dari pimpinanimpinan..
e. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan bersamaan dengan pemindahan arsip e. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan bersamaan dengan pemindahan arsip aktif.
aktif. f.
f. pelaksanaan pelaksanaan pemusnahan pemusnahan arsip harus arsip harus betul-betul musnbetul-betul musnah.ah. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip
•• Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkanBahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan sepengetahuan pimpinan departemen
dengan sepengetahuan pimpinan departemen
•• Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan-ketentuanArsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan-ketentuan bahwa:
bahwa:
--
Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengarUntuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan badan pemeriksa keuangan seperti bendahara suatu orpertimbangan badan pemeriksa keuangan seperti bendahara suatu or ganisganisasiasi
--
Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengarUntuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar bebrapa pertimbangan--
Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikanUntuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang berlakketentuan-ketentuan yang berlaku untuk ituu untuk itu..
•• Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isiPemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
maupun bentuknya.
•• Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar Pertelaan arsip yang akanPemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar Pertelaan arsip yang akan dimusnahkan
dimusnahkan
C.PEMBAHASAN C.PEMBAHASAN
Dalam Pelaksanaan proses penataan kearsipan penulis melihat ada sedikit Dalam Pelaksanaan proses penataan kearsipan penulis melihat ada sedikit kejanggalan antara teori dengan praktik.Dimana di Kantor tersebut penyusunan dan kejanggalan antara teori dengan praktik.Dimana di Kantor tersebut penyusunan dan penataan kearsiapnnya masih sedikit kacau dan t
penataan kearsiapnnya masih sedikit kacau dan t idak berurutan sistem penomoran danidak berurutan sistem penomoran dan tidak menurut abjad sehingga penemuan kembali arsip tersebut oleh pegawai akan tidak menurut abjad sehingga penemuan kembali arsip tersebut oleh pegawai akan mengalami sedikit kendala karena tidak sesuai dengan No arsip tersebut.
mengalami sedikit kendala karena tidak sesuai dengan No arsip tersebut.
Dan penulis disana melakukan kegiatan penatan arsip kembali ,dimana semua Dan penulis disana melakukan kegiatan penatan arsip kembali ,dimana semua arsip-arsip
arsip-arsip pegawai ypegawai yang ada diruanang ada diruang Tata Usaha g Tata Usaha ,dan menyus,dan menyusun kembali seun kembali semuamua arsip-arsip menurut nomor dari yang terkecil sampai nomor terbesar dan menyusun arsip-arsip menurut nomor dari yang terkecil sampai nomor terbesar dan menyusun arsip tersebut menurut bidang dan ab
arsip tersebut menurut bidang dan ab jadnyjadnya.a.
Dan arsip-arsip yang sudah tidak menurut no nya lagi atau arsip yang kacau Dan arsip-arsip yang sudah tidak menurut no nya lagi atau arsip yang kacau penulis melakukan penataan dengan cara dikelompokkan dan diatur kembali dengan penulis melakukan penataan dengan cara dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asal-usul ,sehingga arsip-arsip tersebut merupakan suatu kesatuan menerapkan asal-usul ,sehingga arsip-arsip tersebut merupakan suatu kesatuan kelompok atau unit kerja,dan berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam books arsip kelompok atau unit kerja,dan berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam books arsip yang telah diberi label yang memuat keterangan berkas-berkas yang ada atas dasar yang telah diberi label yang memuat keterangan berkas-berkas yang ada atas dasar keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan. Sehingga keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan. Sehingga arsip-arsip irtu bis
arsip-arsip irtu bisa tersusun denga tersusun dengan rapi menurut Nomor an rapi menurut Nomor dan huruf abjad dan dan huruf abjad dan jugajuga unit kerjanya dan pada waktu diperlukan akan lebih mudah ditemui karena sudah unit kerjanya dan pada waktu diperlukan akan lebih mudah ditemui karena sudah tersusun dan tertata rapi.
BAB III BAB III PENUTUP PENUTUP A.Kesimpulan A.Kesimpulan
Pada dasarnya setiap lembaga negara atau badan pemerintahan mempunyai satu unit Pada dasarnya setiap lembaga negara atau badan pemerintahan mempunyai satu unit kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip .Ruang lingkup tugas unit kearsipan disamping kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip .Ruang lingkup tugas unit kearsipan disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) . begitu juga cara penataan dan inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) . begitu juga cara penataan dan pemusnahan kearsipan cara penataan arsip dalam folder mengelompokkan arsip menurut pemusnahan kearsipan cara penataan arsip dalam folder mengelompokkan arsip menurut bentuk dosir,arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu bentuk dosir,arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis,yaitu tanggal arsip himpunan berkas.Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan .penyusunan arsip diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaitu menurut proses pekerjaan .penyusunan arsip diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaitu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur menurut urutan abjad indeks apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur menurut urutan abjad indeks ,apabila indeks dokumen berupa angka (Nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka ,apabila indeks dokumen berupa angka (Nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka ,sedangkan
,sedangkan pemusnahan pemusnahan arsip –arsiarsip –arsip yp yang mempunyang mempunyai waktu ai waktu penyimpanan penyimpanan arsip arsip 1010 (sepuluh) tah
(sepuluh) tahun atau lun atau lebih.Pemusnahan aebih.Pemusnahan arsip dilakukan rsip dilakukan dengan dengan tindakan atau tindakan atau kegiatankegiatan menghancurkan s
menghancurkan secara fisik arsip yang secara fisik arsip yang sudah berakhir udah berakhir fungsinya serta tidak fungsinya serta tidak memiliki nilaimemiliki nilai guna,
guna, penghancuran penghancuran tersebut tersebut harus harus dilaksanakan dilaksanakan secara secara total,yaitu dentotal,yaitu dengan gan cara cara membakarmembakar habis ,dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dikenal b
B.Saran B.Saran
Dari Kesimpulan diatas penulis memberikan beberapa saran dalam mengatasi mesalah Dari Kesimpulan diatas penulis memberikan beberapa saran dalam mengatasi mesalah yang dihadapi dalam proses penataan kearsipan d
yang dihadapi dalam proses penataan kearsipan d an proses pemusnahannya:an proses pemusnahannya:
1).untuk menjamin keserasian ,keterpaduan dalam proses pengarsipan sangat perlu 1).untuk menjamin keserasian ,keterpaduan dalam proses pengarsipan sangat perlu adanya
adanya ketegasan ketegasan dan dan kejelasan kejelasan pembagian pembagian model model pengarsipan pengarsipan yang yang akan akan dipilihdipilih untuk memudahkan apabila nantinya ada kesalahan serta memudahkan dalam untuk memudahkan apabila nantinya ada kesalahan serta memudahkan dalam penyimpanan.
penyimpanan.
2).Pemakaian model dan penataan kearsipan secara tepat dan opt
2).Pemakaian model dan penataan kearsipan secara tepat dan opt imal sangat diperlukanimal sangat diperlukan untuk menciptakan tertip administrasi sebagai unsur pendorong proses jalannya sebuah untuk menciptakan tertip administrasi sebagai unsur pendorong proses jalannya sebuah organisasi.
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR PUSTAKA
Bartoh,Basir.2005
Bartoh,Basir.2005.Manajemen Kearsipan...Manajemen Kearsipan..Jakarta:Bumi AksaraJakarta:Bumi Aksara Dr.Sedarmayanti.2003.
Dr.Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Bandung:Bandung: Cv.Mandar Maju
Cv.Mandar Maju Soetrisno,Dkk.2003.
Soetrisno,Dkk.2003. Manajemen Perkantora Manajemen Perkantoran Modern.n Modern. Jakarta:Lembaga Administrasi NegaraJakarta:Lembaga Administrasi Negara Renaldi,Brisma.2003.
Renaldi,Brisma.2003. Manajemen Perkantoran Mod Manajemen Perkantoran Modern.ern.Jakarta: Lembaga AdministrasiJakarta: Lembaga Administrasi Negara