BAB I BAB I
PENDAHULUAN PENDAHULUAN
A.
A. Latar Belakang Pelaksanaan Magang Program Studi Ilmu ALatar Belakang Pelaksanaan Magang Program Studi Ilmu A dministrasi Negaradministrasi Negara Fis UNP
Fis UNP
Magang Profesi Program Studi Ilmu Administrasi Negara merupakan salah satu Magang Profesi Program Studi Ilmu Administrasi Negara merupakan salah satu kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan, sikap dan keterampilan kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai Administrasi Negara, dalam melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai Administrasi Negara, Pelaksanaan m
Pelaksanaan magang agang ini bertujuan untuk ini bertujuan untuk melatih mahasiswa agar mmelatih mahasiswa agar memiliki kemampuanemiliki kemampuan mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh di bangku perkuliahan agar mahasiswa mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh di bangku perkuliahan agar mahasiswa memperoleh pengalaman praktis di lapangan yang berkaitan dengan bidang garapan. memperoleh pengalaman praktis di lapangan yang berkaitan dengan bidang garapan.
Disamping memberikan perkuliahan yang bersifat teori, Program Studi Ilmu Disamping memberikan perkuliahan yang bersifat teori, Program Studi Ilmu Administrasi Negara memandang perlu memberikan latihan dan membekali mahasiswa Administrasi Negara memandang perlu memberikan latihan dan membekali mahasiswa dengan melakukan praktek-praktek lapangan di lembaga-lembaga/instansi Pemerintah dengan melakukan praktek-praktek lapangan di lembaga-lembaga/instansi Pemerintah maupun Swasta, sehingga mahasiswa dapat menimba pengalaman nyata dari maupun Swasta, sehingga mahasiswa dapat menimba pengalaman nyata dari praktek-praktek tersebut.
praktek tersebut.
Berdasarkan dan maksud Magang di atas maka mahasiswa bisa melatih dan Berdasarkan dan maksud Magang di atas maka mahasiswa bisa melatih dan membekali ilmu yang dimilikinya di lapangan. Dalam melakukan Magang, mahasiswa membekali ilmu yang dimilikinya di lapangan. Dalam melakukan Magang, mahasiswa benar-benar dituntut untuk melakukan berbagai kegiatan selama jangka waktu tertentu benar-benar dituntut untuk melakukan berbagai kegiatan selama jangka waktu tertentu yang dibimbing oleh “Supervisor” di lap
yang dibimbing oleh “Supervisor” di lapangan dan dibantu oleh dosen pangan dan dibantu oleh dosen pembimbingembimbing.. Dalam Pelaksanaan Magang banyak pengalaman yang dapat diperoleh oleh Dalam Pelaksanaan Magang banyak pengalaman yang dapat diperoleh oleh mahasiswa dilapangan. Disamping ilmu, mereka juga mengalami proses langsung dan mahasiswa dilapangan. Disamping ilmu, mereka juga mengalami proses langsung dan penerapan dari berbagai teori yang telah dipelajari, juga dikenalkan langsung dengan penerapan dari berbagai teori yang telah dipelajari, juga dikenalkan langsung dengan dunia kerja yang sebenarnya. Dengan adanya Program Magang ini, mahasiswa dunia kerja yang sebenarnya. Dengan adanya Program Magang ini, mahasiswa diharapkan siap untuk terjun ke dunia kerja yang sesuai dengan keahliannya.
B.Deskripsi Tentang Instansi B.Deskripsi Tentang Instansi a.
a. Letak Lokasi PraktekLetak Lokasi Praktek
Praktek Lapangan Teknologi Pendidikan dilaksanakan di UPTD Balai Diklat Praktek Lapangan Teknologi Pendidikan dilaksanakan di UPTD Balai Diklat Koperasi yang terletak di Ulak Karang Padang tepatnya di Jl. S. Parman No.121. UPTD Koperasi yang terletak di Ulak Karang Padang tepatnya di Jl. S. Parman No.121. UPTD Balai Diklat Koperasi merupakan cabang dari Dinas Koperasi, Perindustrian dan Balai Diklat Koperasi merupakan cabang dari Dinas Koperasi, Perindustrian dan Perdagangan (Dinas Koperindang
Perdagangan (Dinas Koperindang) ) yang terletak di Jl. Jend Sudirman No. 51 yang terletak di Jl. Jend Sudirman No. 51 Padang.Padang. Berkenaaan dengan Keputusan Gubenur Sumatera Barat melalui surat Berkenaaan dengan Keputusan Gubenur Sumatera Barat melalui surat keputusan Nomor 22 Tahun 2001 tentang pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Dinas keputusan Nomor 22 Tahun 2001 tentang pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Dinas Daerah Propinsi Sumatera Barat, salah satu d
Daerah Propinsi Sumatera Barat, salah satu d iantaranya adalah UPTD Balai Pendidikaniantaranya adalah UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi, yang menpunyai tugas pokok yaitu melaksanakan sebahagian dan Latihan Koperasi, yang menpunyai tugas pokok yaitu melaksanakan sebahagian tugas teknis operasional Dinas dibidang Pendidikan dan Latihan Koperasi. Dalam tugas teknis operasional Dinas dibidang Pendidikan dan Latihan Koperasi. Dalam menjalankan tugasnya UPTD Balai Diklat Koperasi bertanggung jawab kepada Dinas menjalankan tugasnya UPTD Balai Diklat Koperasi bertanggung jawab kepada Dinas Koperasi, Perindustrian dan perdagangan (Dinas K
Koperasi, Perindustrian dan perdagangan (Dinas K operindag).operindag).
Letak Balai Diklat Koperasi sangat kondusif dan strategis terletak di pinggir Letak Balai Diklat Koperasi sangat kondusif dan strategis terletak di pinggir jalan
jalan raya raya menuju menuju Pasar Pasar Raya Raya dengan dengan mudah mudah dijangkau dijangkau melalui melalui kendaraan, kendaraan, baik baik rodaroda empat maupun roda dua. Secara geografis letak Balai Diklat Koperasi adalah sebagai empat maupun roda dua. Secara geografis letak Balai Diklat Koperasi adalah sebagai berikut:
berikut: 1.
1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kantor Sebelah Utara berbatasan dengan Kantor Pengadaian.Pengadaian. 2.
2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Perumahan PeSebelah Selatan berbatasan dengan Perumahan Pe nduduk.nduduk. 3.
3. Sebelah Timur berbatasan dengan Perumahan Penduduk.Sebelah Timur berbatasan dengan Perumahan Penduduk. 4.
4. Sebelah Barat berbatasan dengan Jalan RaSebelah Barat berbatasan dengan Jalan Ra ya Menuju Pasar Raya Menuju Pasar Raya Padang.ya Padang.
Ditinjau dari kondisi fisik UPTD Balai Diklat Koperasi mempunyai fasilitas Ditinjau dari kondisi fisik UPTD Balai Diklat Koperasi mempunyai fasilitas yang terdiri dari :
yang terdiri dari : 1.
Ruangan ini Khusus dipakai untuk ruangan kerja kepala UPTD Balai Diklat Ruangan ini Khusus dipakai untuk ruangan kerja kepala UPTD Balai Diklat Koperasi, dan
Koperasi, dan berukuran + berukuran + 48 m48 m22.. Tabel 1. Sarana dan
Tabel 1. Sarana dan Prasarana Ruang Tata UsahaPrasarana Ruang Tata Usaha No
No Nama Nama sarana sarana Jumlah Jumlah KondisiKondisi 1
1 Televisi Televisi 1 1 Baik Baik
2
2 AC AC 2 2 Baik Baik
3
3 Meja Meja 4 4 Baik Baik
4
4 Kursi Kursi 2 2 Baik Baik
5
5 Sofa Sofa 4 4 Baik Baik
2.
2. Ruangan Ta Ruangan Tata Usahata Usaha
Ruangan Tata Usaha UPTD Balai diklat Koperasi berukuran + 48 m
Ruangan Tata Usaha UPTD Balai diklat Koperasi berukuran + 48 m22dengandengan dilengkapi sarana sebagai berikut:
dilengkapi sarana sebagai berikut: Tabel 2. Sarana dan
Tabel 2. Sarana dan Prasarana Ruang Tata UsahaPrasarana Ruang Tata Usaha No
No Nama Nama sarana sarana Jumlah Jumlah KondisiKondisi 1
1 Komputer Komputer 1 1 Baik Baik
2
2 Meja Meja 8 8 Baik Baik
3
3 Kursi Kursi 8 8 Baik Baik
4
4 Lemari Lemari 2 2 Baik Baik
5
5 Printer Printer 1 1 Baik Baik
2.
2. Ruangan Prog Ruangan Prog ramram
Ruangan Program ini digunakan untuk merencanakan dan merancang Program Ruangan Program ini digunakan untuk merencanakan dan merancang Program pelatihan / diklat, yang berukuran + 40 m
pelatihan / diklat, yang berukuran + 40 m22, kondisi baik, dilengkapi fasilitas sebagai, kondisi baik, dilengkapi fasilitas sebagai berikut:
berikut:
Tabel 3. Sarana dan Prasarana Ruang Program Tabel 3. Sarana dan Prasarana Ruang Program
No
No Nama Nama sarana sarana Jumlah Jumlah KondisiKondisi 1
1 Komputer Komputer 2 2 Baik Baik
2
2 Meja Meja 4 4 Baik Baik
3
3 Kursi Kursi 4 4 Baik Baik
4
4 Lemari Lemari 3 3 Baik Baik
5
5 Printer Printer 2 2 Baik Baik
3.
Ruangan ini digunakan oleh tim pengajar, yang berukuran + 40 m
Ruangan ini digunakan oleh tim pengajar, yang berukuran + 40 m22, dengan fasilitas, dengan fasilitas sebagai berikut:
sebagai berikut:
Tabel 4. Sarana dan Prasarana Ruang Widyaiswara Tabel 4. Sarana dan Prasarana Ruang Widyaiswara
No
No Nama Nama asrama asrama Jumlah Jumlah KondisiKondisi 1
1 Komputer Komputer 1 1 Baik Baik
2
2 Meja Meja 4 4 Baik Baik
3
3 Kursi Kursi 4 4 Baik Baik
4
4 Lemari Lemari 2 2 Baik Baik
4.
4. Ruang Belaja Ruang Belajar r
Ruang belajar yang dimiliki UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi Ruang belajar yang dimiliki UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi 1 buah, ukuran 60 m2 kondisi baik dengan dilengkapi sarana belajar yang terlihat 1 buah, ukuran 60 m2 kondisi baik dengan dilengkapi sarana belajar yang terlihat pada tabel di bawah ini:
pada tabel di bawah ini:
Tabel 5. Sarana dan Prasarana Ruang Belajar Tabel 5. Sarana dan Prasarana Ruang Belajar
No
No Nama Nama Sarana Sarana Jumlah Jumlah KondisiKondisi 1
1 Kursi Kursi Belajar Belajar 30 30 Buah Buah Baik Baik 2
2 Meja Meja Belajar Belajar 30 30 Buah Buah Baik Baik 3
3 White White Board Board 2 2 Buah Buah Baik Baik 4
4 AC AC 2 2 Buah Buah Baik Baik 5
5 Microphon Microphon 1 Unit 1 Unit Baik Baik 6
6 OHP OHP 1 1 Unit Unit Baik Baik 7
7 Infocus/LCD Infocus/LCD 1 1 Unit Unit Baik Baik 8
8 Laptop Laptop 1 1 Unit Unit Baik Baik
5.
5. Ruang Penunjang Ruang Penunjang a.
a. MushalaMushala
Untuk keperluan ibadah UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki sebuah Untuk keperluan ibadah UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki sebuah mushala yang berukuran 24 m2 dengan kondisi cukup baik.
mushala yang berukuran 24 m2 dengan kondisi cukup baik. b.
Biasanya aula digunakan untuk ruangan pertemuan, seminar dan pelatihan. Biasanya aula digunakan untuk ruangan pertemuan, seminar dan pelatihan. Ukuran aula yang dimiliki oleh UPTD Balai Diklat Koperasi cukup representatif Ukuran aula yang dimiliki oleh UPTD Balai Diklat Koperasi cukup representatif dengan ukuran 120 m2 dengan kondisi baik dan dile
dengan ukuran 120 m2 dengan kondisi baik dan dile ngkapi sarana sebagai berikutngkapi sarana sebagai berikut ::
Tabel 6. Sarana dan Pra
Tabel 6. Sarana dan Prasarana Aulasarana Aula No
No Nama Nama Sarana Sarana Jumlah Jumlah KondisiKondisi 1
1 Kursi Kursi Belajar Belajar 90 90 Buah Buah Baik Baik 2
2 Podini Podini 1 1 Unit Unit Baik Baik 3
3 Sound Sound Sistem Sistem 1 1 Unit Unit Baik Baik 4
4 AC AC 4 4 Unit Unit Baik Baik 5 Kapasitas
5 Kapasitas Ruangan Ruangan 100 100 Orang Orang Baik Baik
7.
7. Asrama Asrama
Asrama yang dimiliki UPTD Balai Diklat berbeda letak dengan Kantor Asrama yang dimiliki UPTD Balai Diklat berbeda letak dengan Kantor UPTD Balai Diklat Koperasi, asrama terletak di JL. S. Parman No. 233. Letak UPTD Balai Diklat Koperasi, asrama terletak di JL. S. Parman No. 233. Letak asrama berseberangan jalan dengan kantor UPTD Balai Diklat Koperasi. Asrama asrama berseberangan jalan dengan kantor UPTD Balai Diklat Koperasi. Asrama adalah fasilitas yang menbedakan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan dengan adalah fasilitas yang menbedakan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan dengan lembaga non pelatihan lainnya, fasilitas yang ada di asrama UPTD Balai Diklat lembaga non pelatihan lainnya, fasilitas yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi adalah
Koperasi adalah a.
a. KamarKamar
Asrama UPTD Balai Diklat Koperasi memiliki kamar sebanyak 14 buah. Asrama UPTD Balai Diklat Koperasi memiliki kamar sebanyak 14 buah. Ukuran tiap kamarnya 24 m2 dengan kapasitas 4-6 orang sekamar, dilengkapi Ukuran tiap kamarnya 24 m2 dengan kapasitas 4-6 orang sekamar, dilengkapi kamar mandi, kipas angin dan 2 buah tempat t
kamar mandi, kipas angin dan 2 buah tempat t idur bertingkat.idur bertingkat. b.
b. Ruang MakanRuang Makan
Ruang makan yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi dilengkapi 60 Ruang makan yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi dilengkapi 60 buah kursi dan 60 buah meja makan dan 2 buah kipas angin.
buah kursi dan 60 buah meja makan dan 2 buah kipas angin. 8.
Ruangan perpustakaan yang dimiliki UPTD Balai Diklat
Ruangan perpustakaan yang dimiliki UPTD Balai Diklat Koperasi berukuranKoperasi berukuran 48 m2 dengan kondisi cukup baik, dengan jumlah koleksi buku-buku tentang 48 m2 dengan kondisi cukup baik, dengan jumlah koleksi buku-buku tentang perkoperasian dan umum sebanyak 2.951 buku yang terdiri dari :
perkoperasian dan umum sebanyak 2.951 buku yang terdiri dari : a.
a. Buku tentang perkoperasian dan buku umum terdiri dari 1.218 Judul.Buku tentang perkoperasian dan buku umum terdiri dari 1.218 Judul. b.
b. Modul diklat terdiri dari 54 Modul diklat terdiri dari 54 eksemplar.eksemplar. c.
c. Laporan sebanyak 260 Laporan sebanyak 260 eksemplareksemplar d.
d. Majalah/kliping terdiri dari Majalah/kliping terdiri dari 275 eksemplar275 eksemplar e.
e. Brosur sebanyak 45 Brosur sebanyak 45 eksemplar.eksemplar.
(Denah Ruangan dan Mess UPTD Balai Diklat Kopera
(Denah Ruangan dan Mess UPTD Balai Diklat Kopera si dapat dilihat pada lampiran 1-2)si dapat dilihat pada lampiran 1-2) b.Fungsi
b.Fungsi
Tugas pokok UPTD Balai Pendidikan dan latihan Koperasi ialah melaksanakan Tugas pokok UPTD Balai Pendidikan dan latihan Koperasi ialah melaksanakan sebagian tugas teknis operasional Dinas di bidang Pendidikan dan latihan Koperasi. sebagian tugas teknis operasional Dinas di bidang Pendidikan dan latihan Koperasi. Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Unit Pelaksanaan Teknis Dinas mempunyai Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Unit Pelaksanaan Teknis Dinas mempunyai fungsi:
fungsi: 1.
1. Penyusunan Rencana Pembangunan Teknis Operasional.Penyusunan Rencana Pembangunan Teknis Operasional. 2.
2. Pengkajian dan Analisis Teknis operasionalPengkajian dan Analisis Teknis operasional 3.
3. Pengujian dan persiapan Teknologi di Pengujian dan persiapan Teknologi di Lapangan .Lapangan . 4.
4. Pelaksanaan Kebijakan Teknis di bidangnya.Pelaksanaan Kebijakan Teknis di bidangnya. 5.
5. Pelaksanaan Operasional Pelayanan Kepada Masyarakat sesuai dengan bidangPelaksanaan Operasional Pelayanan Kepada Masyarakat sesuai dengan bidang tugasnya.
tugasnya. 6.
6. Pelaksanaan Operasional Tugas Teknis Dinas Sesuai Dengan Bidangnya.Pelaksanaan Operasional Tugas Teknis Dinas Sesuai Dengan Bidangnya. 7.
7. Pelaksanaan Pelayanan Teknis administrasi Teknis ketatausahaan Unit PelaksanaPelaksanaan Pelayanan Teknis administrasi Teknis ketatausahaan Unit Pelaksana Teknis Dinas.
Teknis Dinas.
Di samping tugas pokok dan fungs
Di samping tugas pokok dan fungs ii dari UPTD Balai Diklat Koperasi jugadari UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugasnya. Visi dari UPTD Balai Diklat memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugasnya. Visi dari UPTD Balai Diklat
Koperasi adalah Balai Pendidikan Latihan Koperasi sebagai lembaga Terpercaya dari Koperasi adalah Balai Pendidikan Latihan Koperasi sebagai lembaga Terpercaya dari UPTD Balai Diklat Kop
UPTD Balai Diklat Koperasi adalaherasi adalah 1.
1. Meningkatkan kualitas Program Pendidikan dan LatiMeningkatkan kualitas Program Pendidikan dan Lati han.han. 2.
2. Meningkatkan Profesional SDM Balai Diklat Pendidikan dan Latihan KoperasiMeningkatkan Profesional SDM Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi (Widyaiswara dan Pen
(Widyaiswara dan Penyelenggayelenggara)ra) 3.
3. Memfasilitasi dan menjalin jejering Pelatihan KUKM.Memfasilitasi dan menjalin jejering Pelatihan KUKM. 4.
4. Meningkatkan produktivitas dan daya Saing SDM Meningkatkan produktivitas dan daya Saing SDM KUKM.KUKM. 5.
5. Meningkatkan Peran Serta dan Prakarya Masyarakat dalam Pengembagangan SDMMeningkatkan Peran Serta dan Prakarya Masyarakat dalam Pengembagangan SDM KUKM.
KUKM. 6.
6. Meningkatkan Pelaksanaan sistim monitoring dan evaluasi pMeningkatkan Pelaksanaan sistim monitoring dan evaluasi p endidikendidikan dan latihan dan latihan.an. 7.
7. Melengkapi sarMelengkapi sarana, prasarana dan sana, prasarana dan sumber daya Pendidikan umber daya Pendidikan dan Latihan dan Latihan UPTD BalaiUPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi.
Pendidikan dan Latihan Koperasi. B.
B. Struktur Organisasi dan PersonilStruktur Organisasi dan Personil
UPTD Balai Diklat Koperasi, dalam menjalankan tugasnya memiliki struktur UPTD Balai Diklat Koperasi, dalam menjalankan tugasnya memiliki struktur organisasi yang berkerjasama dalam menjalankan semua tugas-tugas dalam organisasi yang berkerjasama dalam menjalankan semua tugas-tugas dalam penyelenggaraan Diklat, struktur atau susunan organisasi Balai Pendidikan dan Latihan penyelenggaraan Diklat, struktur atau susunan organisasi Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi Sumatera Barat adalah seperti yang tergambar dibawah ini:
Gambar 1: Bagan Susunan Organisasi Balai Pendidikan Dan Latihan Gambar 1: Bagan Susunan Organisasi Balai Pendidikan Dan Latihan
Koperasi
Koperasi Sumatera Sumatera BaratBarat C.
C. Perincian Tugas Bagian/UnitPerincian Tugas Bagian/Unit
Uraian Tugas Kepala, Sub Bagian, Kasi pada UPTD Dinas Koperasi Propinsi Uraian Tugas Kepala, Sub Bagian, Kasi pada UPTD Dinas Koperasi Propinsi Sumatera Barat.
Sumatera Barat. 1.
1. Uraian Tugas dan Fungsi Kepala UPTDUraian Tugas dan Fungsi Kepala UPTD a.
a. Kepala UPTD Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi dalamKepala UPTD Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi dalam melaksanakan tugasnya meliputi perencanaan, perumusan kebijaksanaan serta melaksanakan tugasnya meliputi perencanaan, perumusan kebijaksanaan serta peny
penyusunan program usunan program kerja dalam rangka pelaksana tugas.kerja dalam rangka pelaksana tugas. b.
b. Dalam melaksanakan tugas tersebut Kepala UPTD mempunyai fungsi:Dalam melaksanakan tugas tersebut Kepala UPTD mempunyai fungsi:
1). Penyusunan rencana pembangunan teknis operasional Balai Pendidikan Dan 1). Penyusunan rencana pembangunan teknis operasional Balai Pendidikan Dan
Latihan Koperasi. Latihan Koperasi.
2). Pengkajian dan analisis teknis operasional pelaksanaan tugas Balai Pendidikan 2). Pengkajian dan analisis teknis operasional pelaksanaan tugas Balai Pendidikan
dan Latihan Koperasi. dan Latihan Koperasi.
KEPALA KEPALA H. Erman, SE. MM H. Erman, SE. MM
Sub BagianTata Usaha Sub BagianTata Usaha
Nurmelli. RA, SE Nurmelli. RA, SE
Seksi
Seksi PenyelenggarPenyelenggaraa Pendidikan Dan Latihan Pendidikan Dan Latihan
Ir. Anizar Ir. Anizar Seksi PelaksanaanProgram Seksi PelaksanaanProgram Dan Pengembangan Dan Pengembangan Melyanti Syahrial, SH. MM Melyanti Syahrial, SH. MM
3). Pelaksanaan kebijakkan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan 3). Pelaksanaan kebijakkan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan
Koperasi. Koperasi.
4). Melakukan pengawasan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan 4). Melakukan pengawasan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan
Koperasi. Koperasi.
5). Pelaksanaan pelayanan teknis administrasi ketatausahaan UPTD Balai 5). Pelaksanaan pelayanan teknis administrasi ketatausahaan UPTD Balai
Pendidikan dan Latihan Koperasi. Pendidikan dan Latihan Koperasi.
6). Pelaksanaan operasional pelayanan kepada masyarakat Balai Pendidikan dan 6). Pelaksanaan operasional pelayanan kepada masyarakat Balai Pendidikan dan
Latihan Koperasi. Latihan Koperasi. 2.
2. Uraian Tugas Uraian Tugas dan Fungsi dan Fungsi Sub Bagian Tata Sub Bagian Tata UsahaUsaha a.
a. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan rumahSub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, protokol, keuangan, kepegawaian, tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, protokol, keuangan, kepegawaian, organisasi dan tatalaksana dan
organisasi dan tatalaksana dan hubungan masyarakat.hubungan masyarakat. b.
b. Dalam melakukan Tugas Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagaiDalam melakukan Tugas Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut:
berikut:
1). Pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, 1). Pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat,
pengadaan barang dan jasa dan p
pengadaan barang dan jasa dan protokoler.rotokoler. 2).
2). Pengelolaan Pengelolaan administrasi kadministrasi keuangan.euangan. 3).
3). Pengelolaan Pengelolaan administrasi kadministrasi kepegawaian.epegawaian. 4).
4). Pengelolaan Pengelolaan organisasi dan organisasi dan tatalaksanatatalaksana
5). Pengelolaan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi 5). Pengelolaan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi
kepentingan UPTD. kepentingan UPTD. 6).
6). Melaksanakan pelMelaksanakan pelayanan informasi dan hayanan informasi dan hubungan masyarakaubungan masyarakat.t. 7).
7). Menbuat rencanMenbuat rencana kerja sa kerja sub bagian tata usub bagian tata usaha.aha. c.
c. Sub Bagian Tata Usaha, terdiri dari ;Sub Bagian Tata Usaha, terdiri dari ; 1). Bagian umum
Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat dan Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat dan surat keluar, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan, humas dan
surat keluar, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan, humas dan protokoler.protokoler. 2). Bagian Kepegawaian
2). Bagian Kepegawaian Bagian
Bagian kepegawaikepegawaian mempunyan mempunyai ai tugas tugas melaksanakan melaksanakan penyiapan penyiapan bahanbahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi, gaji berkala, pendidikan penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi, gaji berkala, pendidikan dan latihan, cuti, kesejahteraan pegawai, kehadiran dan administrasi dan latihan, cuti, kesejahteraan pegawai, kehadiran dan administrasi kepegawaian lainnya.
kepegawaian lainnya. 3). Bagian Keuangan 3). Bagian Keuangan
Bagian keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan keuangan Bagian keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan keuangan rutin dan pendapatan, menata pembukuan keuangan, membuat laporan rutin dan pendapatan, menata pembukuan keuangan, membuat laporan keuangan rutin dan pendapatan, memelihara dokumen keuangan serta keuangan rutin dan pendapatan, memelihara dokumen keuangan serta membuat laporan pertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan dan peraturan membuat laporan pertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
yang berlaku.
3.
3. Uraian Tugas dan Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Pelaksana Program dan PengembanganFungsi Seksi Pelaksana Program dan Pengembangan a.
a. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan dipimpin oleh seorang kepala seksiSeksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang bertanggung jawab kepada Kepala UPTD.
yang bertanggung jawab kepada Kepala UPTD. b.
b. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan mempunyai tugas menyiapkanSeksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan mempunyai tugas menyiapkan bahan rencana dan program kerja serta mengawasi pelaksanaan kerjanya sesuai bahan rencana dan program kerja serta mengawasi pelaksanaan kerjanya sesuai ketentuan yang berlaku.
ketentuan yang berlaku. c.
c. Uraian Tugas Seksi Program dan Pengembangan adalah :Uraian Tugas Seksi Program dan Pengembangan adalah :
1). Mengumpulkan data dan bahan tentang Program dan Pengembangan 1). Mengumpulkan data dan bahan tentang Program dan Pengembangan
Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
2). Menyiapkan Bahan penyusunan rencana Program dan Pengembangan 2). Menyiapkan Bahan penyusunan rencana Program dan Pengembangan
Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
3).
3). Menyusun RenMenyusun Rencana Anggaran Satuan Kecana Anggaran Satuan Kerja (RASK) dan Rencrja (RASK) dan Rencana Dokumenana Dokumen Anggaran Satuan Kerja (DASK) Program dan Pengembangan Pendidikan dan Anggaran Satuan Kerja (DASK) Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
Latihan Koperasi dan UKM.
4). Mengkoordinasikan rencana program Diklat dengan bidang di lingkungan 4). Mengkoordinasikan rencana program Diklat dengan bidang di lingkungan
Dinas Koperindag. Dinas Koperindag. 5).
5). Melakukan koordinMelakukan koordinasi kegiatan program diklaasi kegiatan program diklat dengan Dinas terkait dengan Dinas terkait dan staket dan stake holder.
holder.
6). Menyusun dan penilaian kinerja Program dan Pengembangan Pendidikan dan 6). Menyusun dan penilaian kinerja Program dan Pengembangan Pendidikan dan
Latihan Koperasi dan UKM. Latihan Koperasi dan UKM. 7).
7). Menyiapkan bahan dan mensMenyiapkan bahan dan mensosialisasikan prosedur dan tata kosialisasikan prosedur dan tata kerja, petunjuk erja, petunjuk teknis Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan teknis Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
UKM.
8). Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan 8). Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan penyusunan Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi penyusunan Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
dan UKM.
9). Mengindentifikasi Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan 9). Mengindentifikasi Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan
Koperasi dan UKM. Koperasi dan UKM. 10). Memberi
10). Memberikan petunjuk dan kan petunjuk dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pmengawasi pelaksanaan kegiatan perpustakaerpustakaan.an. 11).
11). Mendata dMendata dan menganalisa an menganalisa kegiatan pkegiatan pelatihan dan elatihan dan peserta pendidikan peserta pendidikan dandan pelatihan Koperasi dan UKM.
pelatihan Koperasi dan UKM.
12). Mengevaluasi penyelenggara pendidikan dan pelatihan Koperasi UKM. 12). Mengevaluasi penyelenggara pendidikan dan pelatihan Koperasi UKM.
13). Menghimpun laporan program tindak lanjut kegiatan pelatihan perkoperasian 13). Menghimpun laporan program tindak lanjut kegiatan pelatihan perkoperasian
dan UKM oleh KAB d
dan UKM oleh KAB dan Kota serta Dinas Instansi terkait dan BUMN.an Kota serta Dinas Instansi terkait dan BUMN. 14). Men
15).
15). Menyiapkan bahan Menyiapkan bahan penyusunpenyusunan an sistim sistim informasi manajemen pinformasi manajemen p endidikan danendidikan dan latihan koperasi dan UKM.
latihan koperasi dan UKM.
16). Melaksanakan tugas lainnya yang diber
16). Melaksanakan tugas lainnya yang diber ikan oleh pimpinan.ikan oleh pimpinan. 17). Menyerahkan laporan p
17). Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas.elaksanaan tugas. 4.
4. Uraian Tugas dan Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Penyelenggara Pendidikan dan LatihanFungsi Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan a.
a. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan dipimpin oleh seorang kepala seksiSeksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang bertanggung jawab pada Kepala UPTD.
yang bertanggung jawab pada Kepala UPTD. b.
b. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan mempunyai tugas menyiapkanSeksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
bahan dan data Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. c.
c. Uraian Tugas Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan adalahUraian Tugas Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan adalah 1)
1) Menghimpun dan mengolah data yang menyangkut pelaksana pendidikan danMenghimpun dan mengolah data yang menyangkut pelaksana pendidikan dan latihan.
latihan. 2)
2) Menghimpun dan mengolah materi Diklat dan mengkoordinasi denganMenghimpun dan mengolah materi Diklat dan mengkoordinasi dengan Widyaiswara/Instruktur/Ten
Widyaiswara/Instruktur/Tenaga aga Pengajar.Pengajar. 3)
3) Menghimpun kurikulum, silabi daan modul Diklat.Menghimpun kurikulum, silabi daan modul Diklat. 4)
4) Membuat kelompok sasaran masing-masing jenis Diklat.Membuat kelompok sasaran masing-masing jenis Diklat. 5)
5) Mengindentifikasi keunggulan-keunggMengindentifikasi keunggulan-keunggulan ulan kurikulum dan jenis Dikkurikulum dan jenis Diklat.lat. 6)
6) Menyusun kurikulum dan silabi Diklat yang baru dan merencanakanMenyusun kurikulum dan silabi Diklat yang baru dan merencanakan pengembangan modul-modul Diklat.
pengembangan modul-modul Diklat. 7)
7) Menjaga kelancaran tersedianya sarana kebutuhan Diklat.Menjaga kelancaran tersedianya sarana kebutuhan Diklat. 8)
8) Merencanakan teknis pelaksana Diklat yang baik, persiapan panitia besertaMerencanakan teknis pelaksana Diklat yang baik, persiapan panitia beserta penugasannya.
penugasannya. 9)
9) Membuat jadwal pelaksanaan Diklat dan mengkoordinasikan denganMembuat jadwal pelaksanaan Diklat dan mengkoordinasikan dengan Widyaiswara//Instruktur/Tena
Widyaiswara//Instruktur/Tenaga ga Pengajar.Pengajar. 10)
11)
11) Menganalis dan melakukan evaluasi proses pMenganalis dan melakukan evaluasi proses pelaksanelaksanaan Diklat.aan Diklat. 12)
12) Membuat rencana dan program kerja Seksi Penyelenggara Pendidikan danMembuat rencana dan program kerja Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan.
Latihan. 13)
13) Menyiapkan bahan pelaksanaan Diklat.Menyiapkan bahan pelaksanaan Diklat. 14)
14) Menganalisa, menilai dan mengevaluasi kegiatan pelaMenganalisa, menilai dan mengevaluasi kegiatan pela ksanaan Diklat.ksanaan Diklat. 15)
15) Melaksanakan tugas lainnya Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.yang diberikan oleh pimpinan. 16)
16) Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas.Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas. 17)
17) Mengkoordinasikan kegiatan pelatihan dengan Kabag di lingkungan DinasMengkoordinasikan kegiatan pelatihan dengan Kabag di lingkungan Dinas Koperindag.
Koperindag. 18)
18) Melakukan koordinasi dengan instansi lain/BUMN/Badan-badan lain dalamMelakukan koordinasi dengan instansi lain/BUMN/Badan-badan lain dalam pelaksanaan pelatihan pada UPTD Dinas
pelaksanaan pelatihan pada UPTD Dinas Koperindag Sumbar.Koperindag Sumbar.
5.
5. Uraian Tugas Kelompok Jabatan Uraian Tugas Kelompok Jabatan FungsiFungsional onal a.
a. Fungsional PustakawanFungsional Pustakawan Uraian Tugas Pustakawan ; Uraian Tugas Pustakawan ; 1)
1) MenjagaMenjaga, , mengawasi pencatatan buku-buku pustaka.mengawasi pencatatan buku-buku pustaka. 2)
2) Menjaga kebersihan dan kerapian Menjaga kebersihan dan kerapian buku-buku pustaka.buku-buku pustaka. 3)
3) Menghimpun dan mengolah catalog.Menghimpun dan mengolah catalog. 4)
4) Memberikan dan melaksanakan pelaMemberikan dan melaksanakan pelayanan kepustakaanyanan kepustakaan.. 5)
5) Mengolah, menghimpun, menyusun bMengolah, menghimpun, menyusun buku-buku perpustakaan.uku-buku perpustakaan. 6)
6) Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka.Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka. 7)
7) Menghimpun dan mengkliping berita-berita koperasi dan UKM.Menghimpun dan mengkliping berita-berita koperasi dan UKM. 8)
8) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pMelaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh p impinan.impinan. b.
b. Fungsional WFungsional Widyaiswara/Instrukidyaiswara/Instrukturtur Uraian Tugas Widyaiswara/Instruktur : Uraian Tugas Widyaiswara/Instruktur :
1)
1) Mengumpulkan data dan bahan untuk menyusun kurikulum pelatihan bagiMengumpulkan data dan bahan untuk menyusun kurikulum pelatihan bagi aparatur dan gerakan koperasi dan u
aparatur dan gerakan koperasi dan u saha kecil dan menengah.saha kecil dan menengah. 2)
2) Membantu menyiapkan kurikulum dan silabi Diklat.Membantu menyiapkan kurikulum dan silabi Diklat. 3)
3) Menyusun modul Diklat sesuai dengan kurikulum dan silabi yang dibuat.Menyusun modul Diklat sesuai dengan kurikulum dan silabi yang dibuat. 4)
4) Memilih metode pelatihan yang tepat untuk melaksanakan Diklat.Memilih metode pelatihan yang tepat untuk melaksanakan Diklat. 5)
5) Menelaah hasil evaluasi pelaksanaan Diklat.Menelaah hasil evaluasi pelaksanaan Diklat. 6)
6) Membuat Membuat rencana rencana peningkatan peningkatan dan dan pengembangan pengembangan kemampuankemampuan Widyaiswara/Instruktur.
Widyaiswara/Instruktur. 7)
7) Mencari dan menyiapkan rencana kegiatan penelitian tentang hasil dan tindak Mencari dan menyiapkan rencana kegiatan penelitian tentang hasil dan tindak lanjut Diklat.
lanjut Diklat. 8)
8) Merencanakan kegiatan seminar-seminar pengembangan SDM Koperasi danMerencanakan kegiatan seminar-seminar pengembangan SDM Koperasi dan UKM.
UKM. 9)
9) Aktif melakukan studi Aktif melakukan studi kepustakaankepustakaan.. 10)
10) Mengembangan kegiatan penelitian tentang koperasi dan UKM.Mengembangan kegiatan penelitian tentang koperasi dan UKM. 11)
11) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan. C.Perencanaan Kegiatan Magang
C.Perencanaan Kegiatan Magang
Magang dilaksanakan setiap hari kerja selama 45 hari kerja,mulai tanggal 2 Magang dilaksanakan setiap hari kerja selama 45 hari kerja,mulai tanggal 2 Januari sampai 20 Februari 2012.sebagaimana yang telah penulis jelaskan pada Januari sampai 20 Februari 2012.sebagaimana yang telah penulis jelaskan pada proposal Magang ,Penulis ingin mengetahui tentang Manajemen Penataan dan proposal Magang ,Penulis ingin mengetahui tentang Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Pemusnahan Arsip di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat .
Propinsi Sumatera Barat .
Penempatan penulis pada bidang Tata Usaha dan Perpustakaan selama Penempatan penulis pada bidang Tata Usaha dan Perpustakaan selama program magang berlangsung telah banyak membantu penulis untuk mengetahui program magang berlangsung telah banyak membantu penulis untuk mengetahui Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip yang sesuai dengan ketentuan yang Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku .Tugas-tugas yang akan dilakukan selama proses magang adalah pekerjaan berlaku .Tugas-tugas yang akan dilakukan selama proses magang adalah pekerjaan
yang berkaitan dengan Administrasi perkantoran seperti mengelola surat masuk dan yang berkaitan dengan Administrasi perkantoran seperti mengelola surat masuk dan surat keluar ,Pembuatan Jurnal Kas masuk dan Kas Keluar serta yang berhubungan surat keluar ,Pembuatan Jurnal Kas masuk dan Kas Keluar serta yang berhubungan dengan kepegawaian .sebelumnya agar pekerjaan yang dilakukan dapat lebih fokus dengan kepegawaian .sebelumnya agar pekerjaan yang dilakukan dapat lebih fokus maka penulis meny
maka penulis menyusun suatu perencanaan kusun suatu perencanaan kegiatan egiatan pada Instansi tersebut sehinggpada Instansi tersebut sehinggaa memudahkan mendapatkan informasi ,dan semua pekerjaan itu dilakukan sesuai memudahkan mendapatkan informasi ,dan semua pekerjaan itu dilakukan sesuai dengan arahan dan bimbingan supervisor selama diTempat
dengan arahan dan bimbingan supervisor selama diTempat Magang :Magang :
Adapun rencana kegiatan Magang yang akan dilakukan adalah: Adapun rencana kegiatan Magang yang akan dilakukan adalah: 1.Melakukan Observasi ,mempelajari prosedur k
1.Melakukan Observasi ,mempelajari prosedur kerja Kaerja Kantor di instansi tempat penulisntor di instansi tempat penulis magang dan ikut serta dalam proses penataan arsip di ruang tata usaha serta di ruang magang dan ikut serta dalam proses penataan arsip di ruang tata usaha serta di ruang Perpustakaan
Perpustakaan
2.Melihat dan ikut serta dalam membantu para staf/Pegawai dalam pelaksanaa 2.Melihat dan ikut serta dalam membantu para staf/Pegawai dalam pelaksanaa kegiatan teknis lainnya.
kegiatan teknis lainnya.
3.Melakukan kegiatan studi kepustakaan yaitu mencari sumber bacaan atau referensi 3.Melakukan kegiatan studi kepustakaan yaitu mencari sumber bacaan atau referensi yang berkaitan dengan Pen
yang berkaitan dengan Pengarsipan dan pengelolaannya.garsipan dan pengelolaannya.
4.Mencari dan mengumpulkan data untuk bahan penyusunan laporan magang sesuai 4.Mencari dan mengumpulkan data untuk bahan penyusunan laporan magang sesuai dengan topik yang diambil.
dengan topik yang diambil.
D.Pelaksanaan Kegiatan Magang D.Pelaksanaan Kegiatan Magang
Kegiatan Magang yang penulis lakukan sudah terlaksana dengan baik yang Kegiatan Magang yang penulis lakukan sudah terlaksana dengan baik yang mana Penulis laksanakan mulai tanggal 2 Januari samapai 20 Februari 2012 .Penulis mana Penulis laksanakan mulai tanggal 2 Januari samapai 20 Februari 2012 .Penulis terdiri dari 4 Mahasiswa Magang di Kantor UPTD Balatkop perindustrian dan terdiri dari 4 Mahasiswa Magang di Kantor UPTD Balatkop perindustrian dan Perdagangan Propinsi Sumatera Barat yang mana penempatannya pada bagian-bagian Perdagangan Propinsi Sumatera Barat yang mana penempatannya pada bagian-bagian yang berbeda ,Penulis sendiri ditempatkan pada bagian Tata Usaha dan Kepustakaan yang berbeda ,Penulis sendiri ditempatkan pada bagian Tata Usaha dan Kepustakaan yang mana kegiatannya menyangkut tentang Adminstrasi Perkantoran seperti yang mana kegiatannya menyangkut tentang Adminstrasi Perkantoran seperti mengelola surat masuk dan surat keluar,Laporan perjalanan Dinas Pegawai serta mengelola surat masuk dan surat keluar,Laporan perjalanan Dinas Pegawai serta
kegiatan lain seperti pembuatan Laporan keuangan seperti pengelolaan anggaran kegiatan lain seperti pembuatan Laporan keuangan seperti pengelolaan anggaran APBN dan
APBN dan APBD di unAPBD di untuk tahun tuk tahun 2012 2012 yang yang akan dicanangakan dicanangkan dan kan dan sedangkan sedangkan tugastugas lain yang diberikan oleh supervisor adalah penyusunan Buku-buku perpustakaan dan lain yang diberikan oleh supervisor adalah penyusunan Buku-buku perpustakaan dan arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku .
arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku .
Dalam kegiatan Magang ini penulis tidak terfokus pada satu kegiatan saja Dalam kegiatan Magang ini penulis tidak terfokus pada satu kegiatan saja sehingga penulis bisa mengetahui lebih banyak kegiatan –kegiatan yang dilakukan sehingga penulis bisa mengetahui lebih banyak kegiatan –kegiatan yang dilakukan pada Instansi
pada Instansi tersebut tersebut .berhubung.berhubungan dengan rencana kegiatan yan dengan rencana kegiatan yang telah dilakukanang telah dilakukan dikatakan sudah terlaksana dengan baik yaitu penulis bisa membantu pegawai dan staf dikatakan sudah terlaksana dengan baik yaitu penulis bisa membantu pegawai dan staf dalam melaksanakan
dalam melaksanakan tugas-tugasnyatugas-tugasnya..
Permasalahan yang penulis temukan dilapangan tidak begitu banyak dan Permasalahan yang penulis temukan dilapangan tidak begitu banyak dan semua bisa dipecahkan karena pegawai dan stafnya selalu bersedia menolong dan semua bisa dipecahkan karena pegawai dan stafnya selalu bersedia menolong dan membantu.seperti permasalahan penulis temuai dilapangan terutama di bagian membantu.seperti permasalahan penulis temuai dilapangan terutama di bagian Kepustakaan masih ada buku –buku perpustakan yang belum terdata dengan baik Kepustakaan masih ada buku –buku perpustakan yang belum terdata dengan baik sesuai dengan penataannya sehingga buku-buku yang belum terdata lebih rentan sesuai dengan penataannya sehingga buku-buku yang belum terdata lebih rentan hilang atau berpindah tempat dari lemari yang satu
hilang atau berpindah tempat dari lemari yang satu ke lemari yang lain sehingga untuk ke lemari yang lain sehingga untuk mencari dan menemukan kembali memerlukan waktu yang cukup lama.disini penulis mencari dan menemukan kembali memerlukan waktu yang cukup lama.disini penulis diberi tugas oleh supervisor untuk menata kembali daftar buku yang belum terdata diberi tugas oleh supervisor untuk menata kembali daftar buku yang belum terdata dan menyusunnya sesuai dengan administrasi perkantoran yang sudah penulis pelajari dan menyusunnya sesuai dengan administrasi perkantoran yang sudah penulis pelajari di kampus ,disini penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana manajemen penataan di kampus ,disini penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana manajemen penataan arsip dan pemusnahannya di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Kop
arsip dan pemusnahannya di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Kop erasi dan UKMerasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat.
BAB II BAB II
PROSES MENGELOLA PENATAAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP PROSES MENGELOLA PENATAAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP DI UPTD BALAI DIKLAT KOPERASI DAN USAHA MIKRO,KECIL DAN DI UPTD BALAI DIKLAT KOPERASI DAN USAHA MIKRO,KECIL DAN
MENENGAH (UKM) PROPINSI SUMBAR MENENGAH (UKM) PROPINSI SUMBAR A.Aspek-Aspek Teoritis
A.Aspek-Aspek Teoritis
Arsip(Archieves) berasal dari bahasa yunani ,yang diartikan sebagai tempat atau Arsip(Archieves) berasal dari bahasa yunani ,yang diartikan sebagai tempat atau gedung untuk penyimpanan surat-surat dan dokumen-dokumen .pada pasal 1 UU No.7 tahun gedung untuk penyimpanan surat-surat dan dokumen-dokumen .pada pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ,arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan 1971 ,arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah,swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan badan pemerintah,swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal mapun kelompok ,
tunggal mapun kelompok ,yyang digunakan untuk kegiatan ang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.administrasi sehari-hari.
Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbaga ibentuk dan media Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbaga ibentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknolog iinformasi dan komunikasi yang sesuai dengan perkembangan teknolog iinformasi dan komunikasi yang dibuatdanditerimaolehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, dibuatdanditerimaolehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisas ipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan perusahaan, organisas ipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan
dalampelaksanaan kehidupan bermakehidupan bermasyarakat, bersyarakat, berbangsadan bangsadan bernegara bernegara (UU No. 43 tah(UU No. 43 tahunun 2009)
2009)
Menurut kamus ensiklopedia indonesia : Menurut kamus ensiklopedia indonesia :
Arsip adalah simpanan surat – surat penting yang mana surat penting merupakan Arsip adalah simpanan surat – surat penting yang mana surat penting merupakan apabila memenuhi
apabila memenuhi persyaratan mempunypersyaratan mempunyai kepentingan baik masa kini ai kepentingan baik masa kini maupun untuk maupun untuk masamasa yang akan datang bagi organisasi dan harus di simpan dengan mempergunakan suatu sistem yang akan datang bagi organisasi dan harus di simpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dapat
tertentu sehingga dengan mudah dapat di temukan.di temukan.
Menurut para ahli : Menurut para ahli :
a.
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun dalam Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun dalam bentuk bagan yang memuat keterangan – keterangan mengenai suatu subjek bentuk bagan yang memuat keterangan – keterangan mengenai suatu subjek ataupun peristiwa yang di buat orang untuk membantu daya ingat orang ataupun peristiwa yang di buat orang untuk membantu daya ingat orang tersebut.,
tersebut., b.
b. Idris dkk.Idris dkk.
Arsip adal
Arsip adalah kah kumpulan umpulan dari surat dari surat menyurat ymenyurat yang terjadi ang terjadi karena skarena suatuuatu perbuatan aksi transaksi yang disimpan , dan bila di butuhkan dapat perbuatan aksi transaksi yang disimpan , dan bila di butuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.
dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya. c.
c. T. R ST. R Schlellenchlellenbergberg
Arsip dapat di rumuskan sebagai warkat dari
Arsip dapat di rumuskan sebagai warkat dari suatu badan pemerintahansuatu badan pemerintahan atau swasta yang di[utuskan sebagai dokumen berharga untuk di awetkan atau swasta yang di[utuskan sebagai dokumen berharga untuk di awetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan penelitian d
secara tetap guna keperluan mencari keterangan penelitian d an disimpan atauan disimpan atau telah di pilih untuk disi
telah di pilih untuk disimpan mpan pada suatu badan pada suatu badan kearsipan.kearsipan.
Kita lihat pengertian arsip bermacam-macam dilihat dari sudut Kita lihat pengertian arsip bermacam-macam dilihat dari sudut peninjauanny
peninjauannya, a, yaitu :yaitu : 1)
1) UU No. 7 th 1UU No. 7 th 1970 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 adalah :970 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 adalah : a.
a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badanNaskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan k
kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.ehidupan pemerintah.
Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau pemerintah, per orangan dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk pemerintah, per orangan dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk tunggal atau kelompok dalam
tunggal atau kelompok dalam rangkrangka pa pelaksanaan roda pemerintahan.elaksanaan roda pemerintahan. Kearsipan
“Tata cara pengurusan dan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang “Tata cara pengurusan dan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan menging
berlaku dengan mengingat tat tiga unsur pokok yang meliputi :iga unsur pokok yang meliputi : a.
a. Storing (Penyimpanan)Storing (Penyimpanan) b.
b. Planing (Penetapan)Planing (Penetapan) c.
c. Finding (Penemuan kembali)Finding (Penemuan kembali)
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan usaha yang Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan usaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usahan swasta. Kearsipan berhubungan dengan kegiatan penyimpanan
usahan swasta. Kearsipan berhubungan dengan kegiatan penyimpanan warkat warkat dandan surat – surat serta dokumen lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan surat – surat serta dokumen lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat – surat serta dokumen inilah yang selanjutnya disebut penyimpanan warkat, surat – surat serta dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
kearsipan. 1.
1. Sistem Penyimpanan ArsipSistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudian kemudahan kerja menyimpan dapat diciptakan dan penemuan warkat agar kemudian kemudahan kerja menyimpan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat sewaktu-waktu diperlukan.
waktu diperlukan.
Sistem penyimpanan pada prinsipnya menyimpan berdasarkan kata tangkap Sistem penyimpanan pada prinsipnya menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dan warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun (caption) dan warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan yaitu urutan Abjad menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan yaitu urutan Abjad dan urutan Angka. Sistem p
dan urutan Angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah :enyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah : Sistem dimana
Sistem dimana,, sistem geografis dan sistem objek.sistem geografis dan sistem objek. Sedangkan sistem menurutSedangkan sistem menurut angka adalah : sistem numerik, sistem kronologis dan sistem sabjek numerik.
angka adalah : sistem numerik, sistem kronologis dan sistem sabjek numerik.
Sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem yang standar adalah Sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem yang standar adalah Sistem Abjad (sistem-nama), Sistem Numerik, Sistem Geografis dan Sistem Sabjek. Sistem Abjad (sistem-nama), Sistem Numerik, Sistem Geografis dan Sistem Sabjek.
Disamping sistem tersebut juga ada Sistem Bentuk. Sistem Bentuk adalah : sistem Disamping sistem tersebut juga ada Sistem Bentuk. Sistem Bentuk adalah : sistem kelompok yang sudah lama digunakan dan sekarang tidak lagi dipakai.
kelompok yang sudah lama digunakan dan sekarang tidak lagi dipakai.
Sistem disini biasanya dipakai dipakai untuk menyatakan model penyimpanan Sistem disini biasanya dipakai dipakai untuk menyatakan model penyimpanan sistem penyimpanan atau sistem penyusunan atau
sistem penyimpanan atau sistem penyusunan atau juga disebut sistem penataanjuga disebut sistem penataan Tujuan Penyimpanan arsip:
Tujuan Penyimpanan arsip:
1.Sebagai referewnsi ,bila diperlukan suatu keterangan terte 1.Sebagai referewnsi ,bila diperlukan suatu keterangan terte ntuntu
2.Memberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai 2.Memberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai kewengan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil /kinerja dimasa yang kewengan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil /kinerja dimasa yang lalu,selanjutnya dij
lalu,selanjutnya dijadikan adikan sebagai dasar sebagai dasar mengambil kmengambil keputusan eputusan untuk masa untuk masa yang yang akanakan datang
datang
3.Memberikan keterangan vital,misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan 3.Memberikan keterangan vital,misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum
hukum
oleh karena itu dewasa ini dikenal 5
oleh karena itu dewasa ini dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu :(lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu : A.)
A.) Sistem Kronologis (Sitem Tanggal)Sistem Kronologis (Sitem Tanggal)
Adalah : Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada urutan waktu Adalah : Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan sistem ini biasanya surat diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan sistem ini biasanya menggunakan
menggunakan Map OrdnerMap Ordner hubungan penyimpanannya sangat erat dengan bukuhubungan penyimpanannya sangat erat dengan buku agenda karena semuanya sama-sama
agenda karena semuanya sama-sama kronologis.kronologis. B.)
B.) Sistem AbjadSistem Abjad
Ada 2 (dua) macam susunan penyimpanan yaitu : Ada 2 (dua) macam susunan penyimpanan yaitu :
a.
a. Susunan AbjadSusunan Abjad b.
b. Susunan NomorSusunan Nomor
Sistem penyimpanan menurut abjad adalah sistem nama, sistem geografis dan Sistem penyimpanan menurut abjad adalah sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek.
Sistem subjek adalah : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan Sistem subjek adalah : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dan kata tangkap
abjad dan kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan, nama terdiri dari 2 (nama) dokumen bersangkutan, nama terdiri dari 2 (dua) jenis.(dua) jenis. 1.
1. Nama orangNama orang 2.
2. Nama badanNama badan
Prosedur Penyimpanan Prosedur Penyimpanan
a.
a. MemeriksaMemeriksa
Apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan misalnya Apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan misalnya melihat tanda perintah penyimpanan oleh atasan atau petugas surat sudah melihat tanda perintah penyimpanan oleh atasan atau petugas surat sudah selesai di proses dan boleh disimpan.
selesai di proses dan boleh disimpan. b.
b. Mengindek Mengindek
Adalah memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas Adalah memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikan yang menjadi unit-unit untuk penyimpanan dan kemudian menguraikan yang menjadi unit-unit untuk keperluan meng abjad.
keperluan meng abjad.
c.
c. Memberi TandaMemberi Tanda
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah di indek sebagai Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah di indek sebagai unit di beri tanda. Tanda ini dapat memudahkan petugas mengembalikan surat unit di beri tanda. Tanda ini dapat memudahkan petugas mengembalikan surat kedalam laci, bilamana surat tersebut keluar laci karena dipinjam.
kedalam laci, bilamana surat tersebut keluar laci karena dipinjam. d.
d. MenyortirMenyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing-masing agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir, yaitu masing agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir, yaitu menyimpan, menyotir sangat perlu sekali untuk
menyimpan, menyotir sangat perlu sekali untuk surat-surat yang banyak.surat-surat yang banyak. e.
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati sekali keliru Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati sekali keliru menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya atau sekali keliru atau menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya atau sekali keliru atau kartu tersebut
kartu tersebut hilanghilang..
Gambar 4 : Karton P
Gambar 4 : Karton Penyekatenyekat
Karton
Karton penyekat penyekat abjad abjad Map Map ordner ordner sistem sistem abjadabjad
C.)
C.) Sistem NomorSistem Nomor
Sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari Sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor hal ini sama dengan sistem abjad nama orang atau nama badan disebut sistem nomor hal ini sama dengan sistem abjad yang menyimpan warkat berdasarkan kepada nama, sistem nomor juga berdasarkan yang menyimpan warkat berdasarkan kepada nama, sistem nomor juga berdasarkan nama hanya pada nama diganti dengan kode nomor.
nama hanya pada nama diganti dengan kode nomor. Keuntungan memakai sistem nomor adalah : Keuntungan memakai sistem nomor adalah :
--
TelitiTeliti--
Kode nomor dapat disamakan pada semua unit kerjaKode nomor dapat disamakan pada semua unit kerja--
Perluasan nomor tidak terbatasPerluasan nomor tidak terbatas--
Petunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeksPetunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeksKelemahan memakai sistem nomor : Kelemahan memakai sistem nomor :
--
Filing tidak langsungFiling tidak langsung--
Untuk map campuran dUntuk map campuran diperlukan map tersendiriiperlukan map tersendiri--
Biaya yang dipakai agak tinggiBiaya yang dipakai agak tinggiD.)
D.) Sistem GeografisSistem Geografis
Sistem
Sistem geografis geografis adalah adalah sistem sistem penyimpanan penyimpanan dokumen dokumen berdasarkanberdasarkan kepada pengelompokkan nama tempat tersebut sistem ini juga sering disebut kepada pengelompokkan nama tempat tersebut sistem ini juga sering disebut sistem lokasi (sistem nama tempat).
sistem lokasi (sistem nama tempat). Prosedur penyimpanan
Prosedur penyimpanan
Peralatan yang digunakan penyimpanan data berbagai macam tergantung Peralatan yang digunakan penyimpanan data berbagai macam tergantung pada keadaan dan anggaran yang disediakan serta peralatan yang tersedia pada keadaan dan anggaran yang disediakan serta peralatan yang tersedia dipasaran. Prosedur dan langkahnya sama untuk semua sistem perbedaan hanya dipasaran. Prosedur dan langkahnya sama untuk semua sistem perbedaan hanya pada cara kerja.
pada cara kerja. E.)
E.) Sistem SubjekSistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi dari dokumen tersebut. Sistem ini sistem yang paling bersangkutan dan sistem ini dari dokumen tersebut. Sistem ini sistem yang paling bersangkutan dan sistem ini juga sistem yang paling sulit ditangani. Untuk ar
juga sistem yang paling sulit ditangani. Untuk ar sip instansi atau perusahaan yangsip instansi atau perusahaan yang disimpan secara sentral (terpusat disatu tempat tertentu) maka sistem subjek yang disimpan secara sentral (terpusat disatu tempat tertentu) maka sistem subjek yang paling tepat dipergunakan sebab sistem arsip berasal dari semua bagian atau unit paling tepat dipergunakan sebab sistem arsip berasal dari semua bagian atau unit kerja yang mempunyai subjek
kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri.(kegiatan) sendiri-sendiri. Macam-Macam arsip
Macam-Macam arsip menurmenurut ut fungsinyfungsinya:a: 1.
1. Arsip Arsip Dinamis, Dinamis, yaitu yaitu arsip arsip yang yang masih masih dipergunakan dipergunakan secara secara langsung langsung dalam prdalam prosesoses perencanaan ,pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya,atau perencanaan ,pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya,atau
arsip yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi arsip yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi negara
negara 2.
2. Arsip Arsip Statis yStatis yaitu aitu arsip arsip yang yang sudah sudah dipergunakdipergunakan an secara secara langsung langsung dalam kdalam kegiatanegiatan perkantoran sehari-hari.
perkantoran sehari-hari.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan kearsipan yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pen
umumnya maupun penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada yelenggaraan kehidupan kebangsaan pada khususnykhususnyaa Arsip Dinamis dibagi menjadi 2(dua) kelompok yaitu:
Arsip Dinamis dibagi menjadi 2(dua) kelompok yaitu:
•Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus-menerus dalam •Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus-menerus dalam pelaksanaan penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun pelaksanaan penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh pusat
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh pusat arsiparsip
•Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan secara langsung untuk •Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,mauypun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan mempunyai umumnya,mauypun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan mempunyai nilai informasi tinggi disimpan di arsip nasional
nilai informasi tinggi disimpan di arsip nasional
Menurut kebutuhannya,arsip dapat digolongkan menjadi Menurut kebutuhannya,arsip dapat digolongkan menjadi
•Arsip Vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini •Arsip Vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi ,dan organisasi tidak akan hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi ,dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima .contoh dari arsip mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima .contoh dari arsip vital ini adalah akta pendirian perusahaan ,piutang asuransi,kebijakan,data vital ini adalah akta pendirian perusahaan ,piutang asuransi,kebijakan,data penelitian,daftar gaji
penelitian,daftar gaji
•Arsip penting adalah arsip yang masih aktif dan setiap saat diperlukan karena •Arsip penting adalah arsip yang masih aktif dan setiap saat diperlukan karena masalahnya masih memerlukan penyelesaian
•Arsip berguna,yaitu yang pada waktu su
•Arsip berguna,yaitu yang pada waktu suatu waktu akan berguna dan dapat atu waktu akan berguna dan dapat membantumembantu suatu penyelesaian atau masalah yang ada hubungannya dengan arsip tersebut,sesudah suatu penyelesaian atau masalah yang ada hubungannya dengan arsip tersebut,sesudah 3 atau 4
3 atau 4 tahun arsip itu dimusnahkantahun arsip itu dimusnahkan
•Arsip tidak berguna,yaitu arsip yang sudah tidak berguna lagi ,arsip ini disebut arsip •Arsip tidak berguna,yaitu arsip yang sudah tidak berguna lagi ,arsip ini disebut arsip mati oleh karena itu d
mati oleh karena itu d apat dimusnahkapat dimusnahkanan Tipologi Arsip biasanya dikaitkan d
Tipologi Arsip biasanya dikaitkan dengan media penyimpanan informasi arsipengan media penyimpanan informasi arsip .bentuk media arsip dapat berupa kertas ,film ,suara,maupun eletronik.secara rinci .bentuk media arsip dapat berupa kertas ,film ,suara,maupun eletronik.secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut: a.
a. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatasArsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas .bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai asip bersifat kertas .bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai asip bersifat konvensional
konvensional b.
b. Arsip pandang dengar (audio-visual record) merupakan arsip yang dapat dilihatArsip pandang dengar (audio-visual record) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar ,arsi pandsang dengar dapat dirinci dalam tiga kategori :
dan didengar ,arsi pandsang dengar dapat dirinci dalam tiga kategori :
1.Arsip gambar statik
1.Arsip gambar statik (stotic Image)(stotic Image) contohnya fotocontohnya foto 2.arsip citra bergerak
2.arsip citra bergerak (maving image)(maving image) contohnya film,video dsb.contohnya film,video dsb. 3.arsip rekaman suara
3.arsip rekaman suara (sound record)(sound record) contoh kasetcontoh kaset c.
c. Arsip elArsip eletronik,merupakan etronik,merupakan arsip-arsip yarsip-arsip yang disimpan ang disimpan dan diolah dan diolah dalam suatudalam suatu format
format ,dimana ,dimana hanya hanya komputer komputer yang yang dapat dapat memprosesnymemprosesnya a maka maka seringsering dikatakan sebagai Machine-Rodabl-records.contonya flopy disk,hard disk,pita dikatakan sebagai Machine-Rodabl-records.contonya flopy disk,hard disk,pita magnetik,optical disk dll
magnetik,optical disk dll Siklus hidup arsip
Siklus hidup arsip 1.Tahap penciptaan 1.Tahap penciptaan
Arsip diciptakan /dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian Arsip diciptakan /dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian informasi,sebagai dasar perencanaan ,pengorganisasian dan pengambilan informasi,sebagai dasar perencanaan ,pengorganisasian dan pengambilan keputusan,peng
keputusan,pengawasan daawasan dan sebagainn sebagainya.ya. Ada dua cara Arsip dicptakan antara lain: Ada dua cara Arsip dicptakan antara lain:
•diterima dari organisasi atu seseorang yang berasal dari luar organisasi •diterima dari organisasi atu seseorang yang berasal dari luar organisasi •dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau leb
•dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau leb ihih 2.Tahap pemanfaatan arsip
2.Tahap pemanfaatan arsip (filling)(filling)
Arsip in dapat dikategorikan sebagai arsip dinamiss. selanjutnya arsip dinamis dapat Arsip in dapat dikategorikan sebagai arsip dinamiss. selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan legi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif
dikategorikan legi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif
3.Tahap Penyimpanan dan p
3.Tahap Penyimpanan dan penemuan kembalienemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu Arsip disimpan untuk tujuan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan dikemuadian hari .
dibutuhkan dikemuadian hari . 4.Tahap Pemindahan
4.Tahap Pemindahan
Arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan maka dimusnahkan atau Arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan maka dimusnahkan atau dipindashkan
dipindashkan
5.Tahap Pemusnahan 5.Tahap Pemusnahan
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: a.
a. Sulitnya mencari kembali arsip pSulitnya mencari kembali arsip p ada saatdiperlukanada saatdiperlukan b.
b. Hilangnya arsip yang pentingHilangnya arsip yang penting c.
c. “Banjir arsip” arsip-arsip yang sama disimpan di beberapa lokasi/tempat“Banjir arsip” arsip-arsip yang sama disimpan di beberapa lokasi/tempat penyimpanan ,atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih penyimpanan ,atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan
disimpan d.
B.
B. TEMUAN DALAM PROSES MAGANGTEMUAN DALAM PROSES MAGANG
Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis dapatkan. Mengenai pelaksan
dapatkan. Mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di Kantor aan manajemen kearsipan di Kantor Kantor UPTD BalaiKantor UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum bisa dikatakan telah berjalan d
bisa dikatakan telah berjalan dengan cukup baik.engan cukup baik.
Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil judul Proses
judul Proses manajemen Penataan manajemen Penataan Arsip dan Arsip dan Pemusnahan Arsip sebagai Pemusnahan Arsip sebagai fokus kajianfokus kajian dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang secara langsung berhubung
secara langsung berhubungan dengan pan dengan pengelolaan arsip di ruengelolaan arsip di ruangan tersebut.angan tersebut.
Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru bagi penulis mengenai”Proses Manajemen Penataan dan
