2.2.1. Pengertian Siklus Pengeluaran
Menurut Boockholdt (1999, p64), siklus pengeluaran merupakan transaksi akuntansi yang disebabkan melalui kejadian ekonomi yang diperlukan untuk memperoleh bahan baku dan perlengkapan untuk entitas akuntansi.
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p403), siklus pengeluaran merupakan sekumpulan aktivitas bisnis yang berulang-ulang dan operasi-operasi pemrosesan data yang saling berhubungan, terkait dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa siklus pengeluaran merupakan transaksi akuntansi yang berkaitan dengan pembelian bahan baku dan perlengkapan serta pembayaran atas pembelian tersebut
2.2.2. Aktivitas Bisnis dalam Siklus Pengeluaran
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p411), terdapat tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran, yaitu :
a. Pemesanan barang-barang, persediaan, dan jasa-jasa.
b. Penerimaan dan penyimpanan barang-barang, persediaan, dan jasa-jasa.
c. Pembayaran atas barang-barang, persediaan, dan jasa-jasa.
Menurut Hall (2001, p264-265), proses-proses yang terdapat dalam sistem pemrosesan pembelian adalah :
a. Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan. Tingkat persediaan menurun melalui penjualan langsung ke pelanggan. Informasi kebutuhan persediaan dikirimkan ke pemrosesan pembelian dan utang dagang.
b. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok maupun ke tempat pemrosesan utang dagang.
c. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok. Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudang.
d. Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan.
e. Proses utang dagang menerima faktur dari pemasok. Utang dagang merekonsiliasi ini dengan informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa yang akan datang, bergantung pada syarat perdagangan dengan pemasoknya. Biasanya pembayaran akan muncul pada hari terakhir yang mungkin untuk mengambil manfaat dari bunga dan diskon yang ditawarkan.
f. Buku besar menerima rangkuman dari utang dagang (kenaikan total dalam kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasikan untuk keakuratannya dan diposkan ke akun kontrol utang dagang dan persediaan.
2.2.3. Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Pengeluaran
Menurut Wilkinson et al. (2000, p 470-471), siklus pengeluaran secara umum dijalankan di bawah arahan fungsi-fungsi organisasi berikut ini :
a. Pengelolaan persediaan/logistik
Di dalam sebuah perusahaan dagang, sasaran daru fungsi pengelolaan persediaan adalah untuk mengatur persediaan barang dagang yang diperoleh perusahaan untuk dijual kembali. Di dalam perusahaan manufaktur, aktivitas-aktivitas yang terlibat dalam pengelolaan persediaan dapat digabungkan dengan produksi untuk membentuk fungsi logistik yang lebih luas. Fungsi distribusi mungkin saja dimasukkan ke dalam fungsi yang luas tersebut atau mungkin saja
ditugaskan kepada fungsi pemasaran/distribusi. Selain tanggung jawab atas perencanaan, pengelolaan persediaan juga meliputi fungsi pembelian, penerimaan dan penyimpanan.
Fungsi pembelian terutama berfokus pada pemilihan supplier atau vendor yang paling tepat. Pemilihan didasarkan pada beberapa faktor seperti harga barang atau jasa, kualitas dari barang dan jasa yang ditawarkan, syarat pembelian dan tanggal pengiriman yang dijanjikan, serta keandalan supplier. Bersama dengan pengendalian persediaan (yang berada di bawah fungsi akuntansi), fungsi pembelian memastikan kuantitas dari barang yang diperoleh. Fungsi penerimaan memilik tanggung jawab untuk hanya menerima barang-barang yang telah dipesan, memverifikasi kuantitas dan kondisi barang tersebut, serta memindahkan barang tersebut ke ruang penyimpanan. Fungsi penyimpanan memiliki tanggung jawab untuk untuk mengamankan barang-barang dari pencurian, kehilangan, dan kerusakan, serta untuk merakit barang-barang tepat pada waktunya ketika ada permintaan.
b. Keuangan/akuntansi
Di dalam siklus pengeluaran, sasaran pengelolaan keuangan dan akuntansi dibatasi pada perencanaan dan pengendalian kas, data-data yang berkaitan dengan pembelian dan akun supplier, pengendalian persediaan, serta informasi yang berkaitan dengan kas dan pembelian dan supplier. Fungsi keuangan dan akuntansi di dalam siklus pengeluaran meliputi fungsi pengeluaran kas, pengendalian persediaan, utang usaha, dan buku besar. Fungsi pengeluaran kas mempersiapkan cek-cek untuk pengeluaran dan memelihara catatan-catatan
yang berhubungan. Fungsi pengendalian persediaan memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan saldo persediaan dan mengajukan pemesanan kembali atas barang. Fungsi utang usaha memeihara catatan atas supplier individu dan menyetujui faktur-faktur untuk pembayaran kepada mereka. Fungsi buku besar memelihara pengendalian atas semua akun harta, ekuitas, beban, dan pendapatan.
2.2.4. Dokumen-dokumen yang Terkait dengan Siklus Pengeluaran
Menurut Wilkinson et al. (2000, p472), dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus pengeluaran antara lain :
a. Purchase requisition
Formulir pendahuluan dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi pemesanan untuk barang dan jasa.
b. Purchase order
Sebuah formulir formal dan berangkap yang disiapkan dari purchase requisition yang digunakan untuk melakukan pembelian ke supplier.
c. Receiving report
Sebuah dokumen yang mencatat penerimaan barang.
d. Supplier’s invoice
Sebuah dokumen penagihan dari supplier yang menyediakan barang dan jasa.
e. Disbursement voucher
Sebuah dokumen di dalam sistem voucher yang mengakumulasikan faktur-faktur dari supplier untuk pembayaran.
f. Disbursement check
Dokumen terakhir di dalam siklus pengeluaran yang meliputi pembayaran kepada supplier untuk beberapa barang dan jasa.
g. Debit memorandum
Sebuah dokumen yang mengotorisasi sebuah retur atau penyisihan pembelian.
h. New supplier form
Sebuah formulir yang digunakan dalam pemilihan terhadap supplier-supplier baru, menunjukkan data seperti harga, jenis barang dan jasa yang disediakan, pengalaman, kemampuan kredit, dan referensi.
i. Request for proposal (quotation)
Sebuah formulir yang digunakan untuk dalam sebuah prosedur penawaran yang kompetitif, menunjukkan barang atau jasa yang dibutuhkan serta harga yang dapat dibandingkan, syarat, dan seterusnya.
2.2.5. Pengendalian Internal pada Siklus Pengeluaran
Menurut Wilkinson (2000, p498-500), pengendalian terhadap siklus pengeluaran memiliki beberapa sasaran, antara lain untuk menjamin bahwa :
a. Seluruh pembelian telah diotorisasi berdasarkan urutan waktu ketika dibutuhkan dan didasarkan pada perhitungan perhitungan economic order quantity.
b. Seluruh barang yang diterina diverifikasi untuk menetapkan bahwa kuantitas barang tersebut sama dengan kuantitas barang yang dipesan dan barang-barang tersebut berada dalam kondisi yang baik.
c. Seluruh jasa telah diotorisasi sebelum dilakukan dan diawasi untuk memastikan bahwa jasa-jasa tersebut dilakukan dengan wajar.
d. Seluruh faktur dari supplier telah diverifikasi berdasarkan urutan waktu dan telah dicocokkan dengan barang yang diterima atau jasa-jasa yang telah dilakukan.
e. Seluruh potongan harga atas pembelian diidentifikasi.
f. Seluruh retur pembelian diotorisasi dan dicatat secara akurat serta didasarkan pada jumlah aktual barang yang diretur.
g. Seluruh pengeluaran kas dicatat secara lengkap dan akurat.
h. Seluruh transaksi pembelian kredit dan pengeluaran kas dipos ke akun supplier yang tepat dalam buku besar utang usaha.
i. Seluruh catatan akuntansi dan persediaan barang dijaga keamanannya.