2.2 Teori Khusus
2.2.1 Penggajian
2.2.1.1 Pengertian Gaji
Berdasarkan pernyataan Warren et al. ( 2005, p.552 ), dalam akuntansi, istilah gaji diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa - jasa yang mereka berikan selama suatu periode tertentu.
Diambil dari tulisan Horngren et al. ( 2002, p.430 ), gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung pertahun, perbulan, atau per minggu, per hari.
M enurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 2009, p.263 ), gaji adalah upah kerja yang dibayar di waktu yang ditetapkan ; balas jasa yang diterima diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu.
Berarti dapat disimpulkan bahwa gaji adalah suatu timbal
balik yang dapat dikatakan sebagai pendapatan, yang diperoleh dari hasil bekerja suatu individu dalam suatu jangka waktu tertentu.
2.2.1.2 Pengertian Penggajian
M enurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 2009, p.263 ), penggajian merupakan proses, cara, perbuatan membayar gaji.
M aka dapat kita simpulkan bahwa penggajian adalah suatu tahapan dalam pembayaran gaji.
2.2.1.3 Fungsi Terkait
Dirujuk dari Wilkinson et al. ( 2000, CD p110 ), beliau mengemukakan bahwa fungsi – fungsi yang terkait di dalam
Human Resource Management Cycle adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Personalia
Bagian ini memiliki tujuan untuk perencanaan, pengendalian, dan pengkoordinasian karyawan di dalam sebuah organisasi. Fungsi personalia ini berada di bawah naungan Wakil Presiden bagian personalia. Manager yang melapor padanya adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap kepegawaian dan perencanaan personalia, keamanan, keuntungan, hubungan industri, pengembangan pegawai dan administrasi sumber daya manusia.
Unit kepegawaian dan perencanaan personalia berhubungan dengan perekrutan dan pengujian karyawan yang berpotensi, mempekerjakan karyawan yang terpilih, memastikan promosi yang berkualitas dan prosedur pemecatan serta menentukan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang ( dalam kriteria
skill dan level ). Safety and benefit unit bertanggung jawab
untuk keamanan dan kesehatan pegawai, seperti menyediakan iklim kerja yang mendukung. Industrial relation unit bertanggung jawab untuk berhubungan dengan serikat pekerja dan organisasi pekerja lainnya. Employee development unit bertanggung jawab atas perencanaan kompensasi ( gaji ),
asuransi dan program lain yang relevan, unit ini juga mengatur data pegawai dan kegiatan kepegawaian lainnya. Dengan demikian unit administrasi sumber daya manusia ( personalia ) memiliki hubungan yang paling dekat dengan kegiatan penggajian.
2. Fungsi Keuangan / Akuntansi a. Timekeeping
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pengendalian waktu dan daftar kehadiran yang dibayar per jam.
b. Payroll
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan pembayaran, mengurus data penggajian dan melengkapi laporan yang diperlukan.
c. Account Payable
Dalam konteks jasa kepegawaian, menyetujui disbursement
voucher yang berhubungan dengan jasa. karyawan.
d. Cash Disbursement
Bagian ini bersama dengan kasir, menandatangani dan mendistribusikan cek pembayaran.
e. Cost Distribution
Bagian ini mengurus data yang menggambarkan perincian biaya produk.
f. General Ledger
Bagian ini mengurus pengendalian keseluruhan akun asset,
equity, expense dan income.
Sebagai catatan, bagian timekeeping dan cost distribution pada umumnya terdapat pada perusahaan manufaktur.
2.2.1.4 Dokumen Yang Biasa Digunakan
Dikutip dari Wilkinson et al. ( 2000, CD p.111 ), dokumen
sumber yang biasa digunakan dalam manajemen jasa kepegawaian adalah:
1. Personal action form
Formulir ini digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak - pihak lain yang terkait dengan kegiatan kepegawaian. Kegiatan ini termasuk keputusan untuk mempekerjakan karyawan baru, perubahan status, evaluasi kinerja pekerjaan, dan masih banyak lagi. Formulir ini yang memberi informasi kepada departemen penggajian mengenai situasi atau perubahan yang mempengaruhi status pembayaran pegawai. Kategori lain dari tindakan personalia adalah mengenai pengurangan.
2. Time card
Kartu ini mencatat waktu actual yang dihabiskan oleh karyawan upahan dilokasi kerja mereka. Kartu ini berisi nama karyawan dan nomor karyawan, serta tanggal - tanggal pada
periode pembayaran. Setiap kali karyawan masuk atau pulang, maka ia memasukkan kartu ke dalam time clock. Pada bagian bawah kartu terdapat tempat untuk tanda tangan pengawas. Formulir kehadiran lain turut memasukkan time sheet untuk digunakan oleh karyawan yang memiliki gaji tetap.
3. Job - time ticket
Berbeda dengan time card, yang berfokus pada kehadiran di lokasi kerja, job time ticket berfokus pada pekerjaan spesifik atau pesanan pekerjaan. Setiap kali karyawan upahan, seperti pekerja di bagian produksi, memulai dan mengakhiri pekerjaan, mereka mencatat waktu yang diperlukan untuk satu pekerjaan spesifik pada kartu ini. Pencatatan dilakukan dengan memasukan kartu tersebut ke alat berupa time clock atau
terminal. 4. Paycheck
Bersama dengan voucher stub, paycheck merupakan dokumen akhir pada siklus manajemen sumber daya manusia. Paycheck pada umumnya disiapkan oleh komputer. Stub menunjukan semua detail yang diperlukan, termasuk pembayaran uang lembar berikut dengan pengurangan.
2.2.2 Sistem Pengendalian Internal
2.2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Berdasarkan pendapat Romney & Steinbart ( 2006, p.192 ), pengendalian internal adalah sebuah proses yang diterapkan oleh dewan direksi, manajemen dan orang - orang yang berada di bawah arahan mereka untuk menyediakan dasar - dasar yang relevan bahwa tujuan dari pengendalian bisa terwujud.
Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah kebijakan ataupun instruksi yang ditetapkan oleh dewan direksi, sebagai suatu panduan dalam mengendalikan seluruh kegiatan demi mencapai tujuan organisasi.
2.2.2.2 Sistem Pengendalian Internal Penggajian
2.2.2.2.1 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Penggajian
Tujuan pengendalian internal penggajian adalah : 1. Semua jasa yang dilakukan oleh pegawai, termasuk
durasi kerja pada jenis pekerjaan tertentu, misalnya produksi, dicatat secara akurat dan cepat.
2. Semua pegawai dibayar berdasarkan kontrak kerja atau kebijakan lainnya.
3. Semua paycheck dihitung secara akurat dengan tunjangan, potongan dan insentif lainnya.
4. Semua biaya kepegawaian dibukukan sesuai dengan kebijakan akuntansi yang ada.
5. Semua laporan yang dibutuhkan disiapkan secara akurat dan lengkap sehubungan dengan hukum dan peraturan dan diserahkan tepat waktu.
2.2.2.3 Ancaman dan Prosedur Pengendalian Internal Penggajian
Romney dan Steinbart mengungkapkan ( 2006, p504 ), ada beberapa ancaman dalam siklus penggajian dan prosedur pengendalian untuk meminimalisasi ancaman – ancaman tersebut. Ancaman tersebut adalah :