pertemuan/rapat (Notula)
G. TEORI PENDUKUNG 1. Pada saat rapat
Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan :
a. Mengecek kembali ruangan rapat
Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum. Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera dilakukan
b. Mengecek peralatan rapat
Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila perlu siapkan cadangannya.
c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta
Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta. Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat.
d. Mencatat jalannya rapat
Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian pada saat rapat sedang berlangsung
e.Memperhatikan sikap peserta rapat
Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama rapat berlangsung. Bila peserta ada yang merasa kurang nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya
f. Bertindak selaku notulis
Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama
rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan stenografi atau singkatan, tetapi saat ini yang sedang berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis jalannya rapat langsung dengan komputer.
g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila dikehendaki pimpinan.
Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus membacakannya dihadapan peserta rapat.
2. Setelah Rapat
Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan, antara lain :
a. Merapikan notula rapat
Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi, maka sekretaris harus segera menyelesaikannya.
b. Menindaklanjuti hasil rapat
Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya. Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.
c. Menggandakan hasil rapat
Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang, maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan harus sesuai kebutuhan.
e. Mengirimkan hasil rapat
Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik. Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2 hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.
3. Teknik Membuat Notula Rapat
Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini meliputi semua pembicaraan yang terjadi dan hasil keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat. Orang yang membuat notula disebut dengan Notulis.
Notula rapat ada dua macam yaitu : a. Notula harafiah / Verbatim
adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti
menguranginya.
b. Notula rangkuman / resume
adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh notulis. Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu mengambil intisari pembicaraan.
90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman.
Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut:
1). Judul Notula
Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan. Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara centering.
b). Waktu rapat.
Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat diselenggarakan.
c). Tempat Rapat
Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila perlu harus dibubuhkan alamatnya.
d). Peserta Rapat
ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan.
Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat e). Pemimpin Rapat
Adalah orang yang memimpin jalannya rapat. f). Agenda Rapat
Adalah daftar yang berisi tentang masalah yang akan dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan.
g). Acara rapat
Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda rapat
h). Jalannya rapat
Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang
dianggap penting.
i). Keputusan/kesimpulan rapat
Adalah catatan keputusan/kesimpulan yang diambil dan disepakati oleh peserta rapat.
j). Bagian penutup
Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh pemimpin rapat disebelah kiri.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan format notula berikut ini :
NOTULA RAPAT ………
NOTULA RAPAT ……….…….
H
Haarrii, , ttaannggggaall : …: ………
W Waakkttuu : : …………... . ss..dd. . ……… T Teemmppaatt : : ……….... Peserta rapat Peserta rapat H Haaddiirr : : 11.. 2. 2. 9. 9. B
Beerrhhaallaannggaann : : 11..
2. 2. Pe
Pemimimpmpin in RaRapapatt : : ………..
Acara/Agenda Rapat Acara/Agenda Rapat 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. Keputusan Rapat Keputusan Rapat 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. Catatan Khusus Catatan Khusus 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. ………….., ……….. ………….., ……….. Mengetahui Mengetahui P
Contoh Notula Rapat. Contoh Notula Rapat.
Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut ::
Pi
Pimpmpininan an : : SaSaududarara-a-sasaududarara a sesekalkaliaian, n, teteririma ma kakasisih h atatasas kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kes
kesibuibukan kan kitkita a sansangat gat padpadat, at, namnamun un kegkegiatiatan an iniini juga
juga sangat sangat penting, penting, mengingat mengingat maju maju mundurnyamundurnya usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan ya
yang ng adada, a, pepenjnjuaualalan n kikita ta seselalama ma bubulalan n ApApriril l ininii kur
kurang ang menmenggeggembimbirakrakan, an, menmengingingat gat tartarget get yanyangg k
kitita a ccaannaannggkkaan n yyaaititu u aaddaannyya a kkeennaaikikaan n 5 5 %% dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. M
Menenuururut t SSaaududaara ra ssekekaaliliaan n mmenengagapa pa teterjrjadadii demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk mengantisipasinya?
mengantisipasinya? Pada hari Rabu tanggal 30 April
Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan2009 pimpinan Anda mengadakan Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009
Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009 Rapat
Rapat dihadiri oleh Bamdihadiri oleh Bambang Setiawan, bang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Mardiana, Kusmirah, Bagus SetyadBagus Setyadi,i, Bur
Burhahanudnudin in dan dan SinSinta ta DewDewi. i. RapRapat at dildilanangsugsungkngkan an di di ruaruang ng pimpimpinpinan an dandan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.
dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.
Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Notula ditandatangani oleh anda dan
B
Baagguus s SSeettyyaaddii : M: Meemmaanng g bbeennaar r PPaakk, , ppaadda a bbuullaan n AApprriil l iinni i rarassaannyyaa agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga sayur mayur, dan daging.
sayur mayur, dan daging. M
Maarrddiiaannaa : S: Seellaaiin in ittu ju juugga ma muunnggkkiin kn kaarreenna pa paadda pa peerrtteennggaahhaann bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan me
melalakukukakan n lalaununchchining g dedengngan an cucukukup p memeririahah.. Mu
Mungngkikin n kikita ta peperlrlu u pepenanatataan an ululanang g agagar ar lelebibihh menarik.
menarik. S
Siinntta a DDeewwii : : MMeemmaanng g aappa a yyaanng g ddiissaammppaaiikkaan n BBaagguus s ddaann Ma
Mardrdiaiana na adada a bebenanarnrnya ya PaPak, k, nanamumun n dedemimikikianan seb
sebetuetulnylnya a konkonsusumen men kitkita a masmasih ih setsetia. ia. UntUntuk uk ituitu bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi tambahan dengan memberikan souvenir misalnya? tambahan dengan memberikan souvenir misalnya? B
Buurrhhaannuuddiinn : IIy: ya Pa Paakk, s, saayya sa seettuujjuu. S. Soouuvveenniir tr tiiddaak hk haarruus ms maahhaall,, ka
kalalau u peperlrlu u yayang ng dadapapat t memenanarik rik ananakak-a-ananak k dadann bermanfaat.
bermanfaat. K
Kuussmmiirraahh : P: Paadda pa prriinnssiippnnyyaa, s, saayya sa seettuujju du deennggaan un ussuullaan tn teemmaan n--teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena ser
seringingkalkali i sasaya ya melmelihaihat t bahbahwa wa kebkebutuutuhahan n ibuibu-ib-ibuu biasanya diwaktu pagi.
biasanya diwaktu pagi. P
Piimmppiinnaann : : BBaaiikkllaahh, , ssaayya a ssuuddaah h mmeennddeennggaar r uussuullaann--uussuullaann Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan
positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu :
1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau. 2. Bagus, Mardianah dan Kusmirah untuk
merencanakan penataan ulang, agar tampilan kita lebih fresh dan menarik.
Terimakasih atas usul dan saran Saudara semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses, mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat kerja masing-masing dan Selamat bertugas.
NOTULA
RAPAT EVALUASI KINERJA BULAN APRIL 2008
Hari : Rabu
Tanggal : 30 April 2009 Tempat : Ruang Pimpinan Waktu : 15.00 s.d. 15.50
Peserta Rapat
Hadir : 1. Ibu Dewi Kencono Ungu 2. Adm. kantor 3. Bambang Setiawan 4. Mardiana 5. Kusmirah 6. Bagus Setyadi 7. Burhanudin 8. Sinta Dewi Tidak hadir :
--Pemimpin Rapat : Ibu Dewi Kencono Ungu
Agenda Rapat : Evaluasi Kinerja Bulan April 2008
Jalannya Rapat
1. Pembukaan
2. Pembahasan
Masalah yang dibicarakan :
Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.
Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008. Usulan-usulan
Adanya penataan ulang toko
Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik anak-anak dan bermanfaat
Mengadakan perubahan jam buka toko.
3. Penutup
Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.
Jakarta, 30 April 2008 Mengetahui
Pemimpin Rapat, Notulis