BPPK JAKARTA SELATAN
BPPK JAKARTA SELATAN
JOB 1
JOB 1
MERENCANAKAN/
MERENCANAKAN/
MEMPERSIAPKAN
MEMPERSIAPKAN
ERTEMUAN/RAPAT
ERTEMUAN/RAPAT
KodeKode : : ADM. ADM. PK PK 02.032.0102.032.01 Waktu
Waktu : : 3 3 x x 45 45 menitmenit
A.
A. TUJUAN TUJUAN PEMBELAJARANPEMBELAJARAN
Se
Setetelalah h memenynyelelesesaiaikakan n kkegegiaiatatan n pepembmbelelajajararan an tetentntanangg merencanakan/mem
merencanakan/mempersiapkan persiapkan pertemuan pertemuan /rapat /rapat diharapkan diharapkan siswasiswa dapat :
dapat : 1.
1. Mengetahui Mengetahui hal-hal yahal-hal yang akan ng akan dipersiapkan dipersiapkan dalam rapatdalam rapat 2..Membuat surat undangan (mail merge)
2..Membuat surat undangan (mail merge) 3.
3. MempeMempersiaprsiapkan kan ruanruang rag rapatpat
B.
B. KOMPETENSI KOMPETENSI YANG YANG HARUS DIHARUS DIKUASAIKUASAI
ADM. PK 01.003.01 Beker
ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolegjasama dengan kolega dan pelanggana dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Meng
ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kagunakan Peralatan Kantor ntor ADM. PK 02.007.01 Melaku
ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administraskan Prosedur Administrasii ADM. PK 02.033.01 Membu
ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasiat Presentasi
C. PRASYARAT
C. PRASYARAT
Seb
Sebeluelum m melmelaksaksanaanakakan n prapraktektek k ini ini sissiswa wa harharus us susudah dah menmenguaguasaisai kompetensi:
kompetensi: 1.
1. KetKetramrampilpilan an berberkomkomununikaikasisi 2.
2. BekeBekerja srja sama ama dengdengan kan kolega olega dan dan pelanpelangganggan 3.
3. MenMengogoperperasiasikan kan komkompuputer ter 4.
5.
5. MenMenggggunaunakan kan perperalaalatan ktan kantantor or
D.
D. PERALATAN PERALATAN DAN DAN BAHANBAHAN
1.
1. SeSepeperarangngkakat kt komompuputeter r 2
2.. PPrriinntteer r 3 3.. KKeerrttaas s HHVVSS 4 4.. AAmmpplloopp 5 5.. AATTKK E.
E. KESELAMATAN KESELAMATAN KERJAKERJA
1.
1. Berdoalah Berdoalah sebelum sebelum melakukan melakukan langkah langkah kerja.kerja. 2.
2. Pergunakan Pergunakan komputer skomputer sesuai esuai dengan dengan prosedur prosedur 3.
3. PergPergunakunakan waktan waktu dengau dengan tepat.n tepat. 4.
4. Lakukan langLakukan langkah kerja seckah kerja secara urut sesuai ara urut sesuai petunjuk yang petunjuk yang ada.ada.
F.
F. LANGKAH LANGKAH KERJAKERJA
1.
1. PelaPelajari materjari materi dengan sei dengan seksamaksama. Tanyak. Tanyakan kepaan kepada guru/ida guru/instrunstruktur ktur bila ada hal yang belum jelas
bila ada hal yang belum jelas 2.
2. PaPahamhami tugai tugas dan ps dan perierintantah denh dengan bgan baikaik 3.
3. AktifAktifkan kokan komputemputer, kerjr, kerjakan dakan dengaengan benn benar dan ar dan telititeliti 4.
4. MuMulalai i bebekekerjrja a sesesusuai ai dedengngan an tutugagas s ( ( memembmbuauat t unundadangngan an dadann design tempat duduk rapat).
design tempat duduk rapat). a.
5.
5. MenMenggggunaunakan kan perperalaalatan ktan kantantor or
D.
D. PERALATAN PERALATAN DAN DAN BAHANBAHAN
1.
1. SeSepeperarangngkakat kt komompuputeter r 2
2.. PPrriinntteer r 3 3.. KKeerrttaas s HHVVSS 4 4.. AAmmpplloopp 5 5.. AATTKK E.
E. KESELAMATAN KESELAMATAN KERJAKERJA
1.
1. Berdoalah Berdoalah sebelum sebelum melakukan melakukan langkah langkah kerja.kerja. 2.
2. Pergunakan Pergunakan komputer skomputer sesuai esuai dengan dengan prosedur prosedur 3.
3. PergPergunakunakan waktan waktu dengau dengan tepat.n tepat. 4.
4. Lakukan langLakukan langkah kerja seckah kerja secara urut sesuai ara urut sesuai petunjuk yang petunjuk yang ada.ada.
F.
F. LANGKAH LANGKAH KERJAKERJA
1.
1. PelaPelajari materjari materi dengan sei dengan seksamaksama. Tanyak. Tanyakan kepaan kepada guru/ida guru/instrunstruktur ktur bila ada hal yang belum jelas
bila ada hal yang belum jelas 2.
2. PaPahamhami tugai tugas dan ps dan perierintantah denh dengan bgan baikaik 3.
3. AktifAktifkan kokan komputemputer, kerjr, kerjakan dakan dengaengan benn benar dan ar dan telititeliti 4.
4. MuMulalai i bebekekerjrja a sesesusuai ai dedengngan an tutugagas s ( ( memembmbuauat t unundadangngan an dadann design tempat duduk rapat).
design tempat duduk rapat). a.
1)
1) BukBuka pa progrogram ram micmicrosrosoft oft worwordd 2)
2) AtuAtur ukr ukurauran ken kertartas das dan man margirginn 3)
3) KetikKetiklah lah nasknaskah ah surat surat undaundangan ngan rapat rapat dengdengan lan langkangkah mah mailail merge sebagai berikut:
merge sebagai berikut: a
a) ) KKlliik k TToooolls s LLeetttteerrs s aannd d MMaaiilliinngg MaMaiil l mmeerrggee wizard
wizard
b) Pilih Option letter
b) Pilih Option letter pada sheet dokumen typepada sheet dokumen type c) Klik Next : starting dokumen
c) Klik Next : starting dokumen
d) Pastikan option use the current dokumen aktif d) Pastikan option use the current dokumen aktif e) Klik Next: select r
e) Klik Next: select recepientsecepients f)
f) Pastikan opPastikan option use an tion use an exiting list akexiting list aktif tif g) Next : Write your letter
g) Next : Write your letter h) Pilih da
h) Pilih data sourcta source yang tele yang telah dibuaah dibuat di data MS. t di data MS. ExceExcellll open
open i)
i) Akan Akan muncul muncul window window select. select. table table pilih sheet pilih sheet 11 j)
j) Mail Mail Merge Merge Recipients Recipients Klik Klik tombol tombol select select AllAll l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian
l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian
•
• Klik Klik tomtombol bol insinsert ert mermerge ge fiefields lds makmaka a akaakan n munmunculcul
window
window insert insert merge field.merge field.
•
• Pilih nama Pilih nama Insert Insert CloseClose
4)
4) CetCetak sak suraurat unt undandangan gan tertersebsebutut 5)
5) Ketik Ketik amploamplop surap surat sesut sesuai denai dengan agan alamat lamat yang dyang ditujuituju 6)
7) Kirim surat tersebut
b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya :
1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat duduk rapat
2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya 3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya 4) Tentukan model / design tempat duduk rapat 5) Gambarkan design tempat duduk rapat
5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah sesuai kebutuhan (lihat print priview)
6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar
7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib
G. TEORI PENDUKUNG 1. Pengertian rapat.
Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri
permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.
Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila :
1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.
2. Beberapa istilah rapat
Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat, antara lain sebagai berikut :
a. Konferensi
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan antar negara. Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintah.
b. Kongres
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai politik.
c. Seminar
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.
d. Lokakarya
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak atau maksud.
Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah atau persoalan.
f. Diskusi
Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap. g. Musyawarah
Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan bersama.
h. Muktamar
Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang
mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah sama dengan kongres dan musyawarah.
i. Kampanye
Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis pertemuan yang mencari dukungan.
3. Alasan diselenggarakannya rapat :
a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki. b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera
dipecahkan.
c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung
mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah: a. Memberikan / memperoleh informasi
Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan peserta rapat menyimak dengan seksama.
b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas terjadinya suatu kegiatan sebelumnya.
c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting)
Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas permasalahan tersebut.
d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination meeting)
Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk mengembangkan kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar peserta dalam satu tim kerja tertentu.
e. Mengutarakan keluhan
Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat atau pimpinan rapat.
f. Mengambil keputusan
Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil keputusan bersama. Biasanya keputusan bersama akan lebih efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui batas kewenangannya.
g. Menyampaikan pengetahuan atau metode baru dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan seperti ini biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.
h. Negosiasi
Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari masing – masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.
5. Manfaat rapat
1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang 2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan
kesalahpahaman
3. Dapat menghemat waktu
4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide
5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang saling bertentangan dengan diskusi
6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru
7. Melatih diri atau pengembangan pribadi
6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan a. Dilihat dari Sifatnya
1). Rapat Formal (Resmi)
Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
2). Rapat Informal (tidak resmi)
Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara santai, tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler. 3). Rapat terbuka
Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
4). Rapat tertutup
Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia.
b. Dilihat dari segi frekuensinya 1). Rapat Rutin
Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua peserta rapat sudah mengetahuinya.
2). Rapat insidentil
Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah.
c. Ditinjau dari jangka waktunya 1). Rapat mingguan
Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing peserta.
2). Rapat bulanan
Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu. 3). Rapat semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan
mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam bulan berikutnya.
4). Rapat tahunan
Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang saham.
d. Dilihat dari Media rapat 1). Teleconference
Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat adalah 50 orang.
2). Videoconference
Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat , sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya.
e. Dilihat dari Peserta Rapat
1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP)
Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu perusahaan tertentu.
2). Rapat direksi / dewan pengurus
Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan pengurus guna untuk membahas masalah tertentu.
3). Rapat Internal
Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan, rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan.
7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
• Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
• Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi Pertemuan Bersifat Ilmiah Untuk memecahkan masalah-masalah praktis Untuk mencari dukungan Diskusi Simposium Seminar Lokakarya Konferensi Kongres Rapat Musyawarah Muktamar Kampanye Rapat Akbar Rapat Umum
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
• Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:
• DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon • POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan
biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
• DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
• SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
• Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
• TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi. • SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara
alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
• LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
• SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
• TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
• PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
• PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis
8. Perencanaan/Persiapan Rapat
Keberhasilan rapat yang akan diadakan tergantung dari persiapannya. Semakin baik persiapannya, Semakin baik persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How)
a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan )
Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui penyiapan rapat yang baik.
b. What (Rapat apakah)
Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk mengetahui jenis rapat apakah yang akan dilangsungkan. Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu dengan baik.
c. Who (Siapa peserta rapat)
Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon
peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada waktunya.
d. Where (Dimana rapat diselenggarakan)
Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan
sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas.
e. When (Kapan rapat dilangsungkan)
Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri dan mempersiapkan jadwal kegiatannya.
f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan)
Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai, teleconference, dll
Dari pertanyaan–pertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris dapat membuat persiapan yang baik agar rapat yang akan dilangsungkan dapat berjalan dengan baik.
Kegiatan peserta rapat meliputi:
2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.
3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada rapat.
4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS.
5). Membuat susunan acara rapat
Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan siang dll.
Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas.
6). Menyiapkan bahan rapat
Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus.
7). Mempersiapkan ruang rapat
Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang
bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih.
8) Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum.
9). Mempersiapkan Peralatan Rapat
Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis, LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll.
10). Administrasi rapat
Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima tamu.
9. Mempersiapkan Ruang Rapat
Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman.
Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi: a. Memilih ruangan
Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2 meter persegi.
b. Mengatur penerangan
Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau didalam ruangan yang tertutup rapat dan kurang memiliki pencahayaan yang cukup.
Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan
penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di satu titik saja).
c. Mengatur tempat duduk
Kegiatan yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat.
Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Bila rapat memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan tertentu, maka tempat duduk harus dibuat sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai kedudukan yang sama.
Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang, maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang.
Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama.
Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.
1). Tempat duduk model O atau konferensi
• Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu
peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.
• Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu
masalah.
• Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
• Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala
arah.
1 2 3 4 1 4 9 8 5 1 2 1 3 7 6 1 1 1 0 Ket : 1. Pimpinan 2. Notulis 3. No 3 s/d 14 peserta rapat
2). Tempat duduk model U
• Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran • Sangat bagus untuk presentasi
• Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
2 3 1 6 5 4 7 8 1 3 1 2 1 1 1 0 9 LAYAR Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 13 adalah peserta rapat
3). Bentuk Kelas
• Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar • Cocok untuk rapat penyampaian informasi
• Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah • Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
1 2 1 1 9 1 0 8 6 5 4 7 2 1 2 0 1 9 1 8 1 7 1 6 1 5 1 4 1 3 Meja Penyaji Materi
2 1 3 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 21 peserta rapat
4). Bentuk theater / Klasikal
• Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar • Tidak menggunakan meja
• Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
Layar 1 2 1 1 2 1 2 0 1 0 9 8 7 6 5 4 1 9 18 17 1 6 1 5 1 4 1 3 3 0 2 9 2 8 27 26 2 5 2 2 2 3 2 4 3 1 1 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 30 2 1
Layar
5). Bentuk meja bundar (Round Table)
• Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi
kelompok-kelompok kecil
• Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah
permeja 1 0 6 4 8 5 9 1 1 7 Meja Penyaji Materi
3 2 1 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notula 4. No 4 s/d 11
Layar
6). Bentuk tulang iklan
• Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar
pikiran
• Sangat bagus untuk presentasi
• Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
4 2 3 1 6 5 3 2 1
Meja Penyaji Materi
Ket :
1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan
d. Menyiapkan peralatan lainnya
Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu disiapkan, antara lain :
1) Papan tulis dan perlengkapannya
Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu ada spidol warna.
2). LCD/OHP dan perangkatnya
LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa yang disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu :
a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang dibutuhkan.
b). Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP.
c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP d). Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan
tulis)
3). Sound sistem
Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi.
4). AC atau Kipas angin
Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi.
5). Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan
bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat
Contoh presentasi:
7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas :
Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan, dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima mempunyai waktu cukup leluasa untuk melakukan persiapan pemenuhan undangan tersebut.
a. Bagian-Bagian Undangan Dinas
Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya. Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah:
1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan
”lampiran”, keterangan ”hal”, tanggal dibuatnya surat, dan alamat yang dituju;
2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan, misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang harus dibawa, dan sebagainya;
3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.
b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan dinas antara lain :
1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya. 2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan. 3). mencantumkan perihal surat undangan.
4). alamat tujuan harus jelas.
5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya acara.
6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.
7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi
Contoh surat undangan
PT LENTENG AGUNG MANDIRI
Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560
e-mail : bppkla@yahoo.co.id
Nomor : 14/VI/2010 21 Juni 2010
Lampiran :
-Hal : Undangan
Kepada Yth.
Drs. Dudung Suryadi Di Jakarta
Kami mengharap kehadiran Saudara pada:
Hari : Senin
Tanggal : 27 Juni 2010 Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri Jakarta Selatan
Acara : Pengembangan Produk Baru
Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir 10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Pimpinan
Drs. Muhammad, MM
Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan
menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan. Manfaat agenda rapat:
1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda
2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing butuir agenda
3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat berlangsung
4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik
5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci 6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta
Contoh agenda rapat
H. LATIHAN Pekerjaan Kasus 1
Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI
Tujuan rapat : Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan produk baru
Kepada : Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan,
Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie, Parto
Dari : Halizah
Tanggal : 25 Mei 2010
Waktu : 10.00 – selesai
Tempat : Ruang pertemuan
Butir Agenda Waktu
1. Ucapan selamat dating 20 menit
2. Melihat kembali riwayat munculnya ide ini
10 meni
3. Memahami peran tim ini 20 menit
4. Membahas informasi dalam kelompok kecil
15 menit
5. Istirahat 10 menit
6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok kecil
20 menit 7. Menjelaskan komponen utama dalam
proses
15 menit
8. Menyepakati tindakan berikutnya 20 menit
9. Merencanakan rapat berikutnya 5 menit
diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal 15 Mei 2010 pukul 09.00 sampai dengan 12.00 undangan dibuat di jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK Global Mandiri (Ibu Dra. Ambari Ramadhani, M. Pd). Buatlah surat undangan dari kepala SMK Global Mandiri kepada orang tua Murid kelas XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan tersebut tanpa disertai agenda rapat.
Adapun nama – nama orang tua yang diundang adalah ; 1. Orang tua Andri dari kelas XI AP
2. Orang tua Herawati dari kelas XI AK 3. Orang tua Febrila dari kelas XI AP
Kasus 2
Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama, yang akan diselenggarakan pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai pertemuan PT Andhika Pratama Jalan Raya Bogor Km. 20 Jakarta Timur, dengan susunan acara: 1. Pembukaan; 2. Pembahasan Evaluasi Keuangan; 3.Usulan; 4. Keputusan; 5. Penutup. Dalam bentuk semi block style. Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda
Kunci kasus 1
SMK GLOBAL MANDIRI Jalan Raya Condet No. 35
Jakarta Timur Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224 No. : 55/GM/V/10 8 Mei 2010 Lamp : -Hal : Undangan Kepada Yth.
Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP) Di Tempat
Dengan hormat,
Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada : Hari/tanggal : Rabu, 15 Mei 2010
Pukul : 09.00 Wib
Tempat : Ruang pertemuan Acara : Rapat koordinasi
Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
SMK GLOBAL MANDIRI Jalan Raya Condet No. 35
Jakarta Timur Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224 No. : 55/GM/V/10 8 Mei 2010 Lamp : -Hal : Undangan Kepada Yth.
Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP) Di Tempat
Dengan hormat,
Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada : Hari/tanggal : Rabu, 15 Mei 2010
Pukul : 09.00 Wib
Tempat : Ruang pertemuan Acara : Rapat koordinasi
Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Kasus 3.
Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?
Kasus 4.
Gambarkan design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?
Latihan 1
1. Jelaskan pengertian rapat?
2. Apakah tujuan diadakannya pertemuan /
rapat?
3. Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?
4. Jelaskan tata cara membuat surat undangan dinas!
5. Banyak faktor yang mempengauhi macam
persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor tersebut!
LEMBAR PENILAIAN
MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT
No Unsur Penilaian Perolehan Nilai Keterangan
Maks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
1 Persiapan a. Langkah kerja b. Sikap kerja c. Penggunaan alat d. Keselamatan kerja 5 10 10 5 2 Proses kerja
Pengoperasian komputer untuk surat dan notula rapat
20
3
Hasil kerja
a. Print out notula rapat b. Isi notula rapat
1. Urut kegiatan 2. Keterbacaan 3. Logis 4. Lengkap 20 5 15 5 5 Total 100
Administrasi Perkantoran - 43- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan /
BPPK JAKARTA SELATAN
JOB 2
Melaksanakan
penyelenggaraan rapat dan
mencatat/membuat laporan
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan / rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat:
1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan saat rapat dilangsungkan
2. Membuat notula rapat
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor
ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil: 1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office
2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan
BPPK JAKARTA SELATAN
JOB 2
Melaksanakan
penyelenggaraan rapat dan
mencatat/membuat laporan
D. PERALATAN DAN BAHAN 1. Seperangkat Komputer 2. Mesin printer
3. Format rapat dan notula rapat
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja
2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar 3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang
ada
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik
2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula 3. Baca dan cermati rekaman rapat
4. Buka program Microsoft Word 5. Ketik notula
6. Cetak notula
G. TEORI PENDUKUNG 1. Pada saat rapat
Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan :
a. Mengecek kembali ruangan rapat
Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum. Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera dilakukan
b. Mengecek peralatan rapat
Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila perlu siapkan cadangannya.
c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta
Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta. Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat.
d. Mencatat jalannya rapat
Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian pada saat rapat sedang berlangsung
e.Memperhatikan sikap peserta rapat
Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama rapat berlangsung. Bila peserta ada yang merasa kurang nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya
f. Bertindak selaku notulis
Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama
rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan stenografi atau singkatan, tetapi saat ini yang sedang berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis jalannya rapat langsung dengan komputer.
g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila dikehendaki pimpinan.
Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus membacakannya dihadapan peserta rapat.
2. Setelah Rapat
Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan, antara lain :
a. Merapikan notula rapat
Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi, maka sekretaris harus segera menyelesaikannya.
b. Menindaklanjuti hasil rapat
Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya. Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.
c. Menggandakan hasil rapat
Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang, maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan harus sesuai kebutuhan.
e. Mengirimkan hasil rapat
Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik. Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2 hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.
3. Teknik Membuat Notula Rapat
Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini meliputi semua pembicaraan yang terjadi dan hasil keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat. Orang yang membuat notula disebut dengan Notulis.
Notula rapat ada dua macam yaitu : a. Notula harafiah / Verbatim
adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti
menguranginya.
b. Notula rangkuman / resume
adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh notulis. Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu mengambil intisari pembicaraan.
90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman.
Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut:
1). Judul Notula
Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan. Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara centering.
b). Waktu rapat.
Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat diselenggarakan.
c). Tempat Rapat
Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila perlu harus dibubuhkan alamatnya.
d). Peserta Rapat
ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan.
Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat e). Pemimpin Rapat
Adalah orang yang memimpin jalannya rapat. f). Agenda Rapat
Adalah daftar yang berisi tentang masalah yang akan dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan.
g). Acara rapat
Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda rapat
h). Jalannya rapat
Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang
dianggap penting.
i). Keputusan/kesimpulan rapat
Adalah catatan keputusan/kesimpulan yang diambil dan disepakati oleh peserta rapat.
j). Bagian penutup
Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh pemimpin rapat disebelah kiri.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan format notula berikut ini :
NOTULA RAPAT ………
NOTULA RAPAT ……….…….
H
Haarrii, , ttaannggggaall : …: ………
W Waakkttuu : : …………... . ss..dd. . ……… T Teemmppaatt : : ……….... Peserta rapat Peserta rapat H Haaddiirr : : 11.. 2. 2. 9. 9. B
Beerrhhaallaannggaann : : 11..
2. 2. Pe
Pemimimpmpin in RaRapapatt : : ………..
Acara/Agenda Rapat Acara/Agenda Rapat 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. Keputusan Rapat Keputusan Rapat 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. Catatan Khusus Catatan Khusus 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. ………….., ……….. ………….., ……….. Mengetahui Mengetahui P
Contoh Notula Rapat. Contoh Notula Rapat.
Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut ::
Pi
Pimpmpininan an : : SaSaududarara-a-sasaududarara a sesekalkaliaian, n, teteririma ma kakasisih h atatasas kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kes
kesibuibukan kan kitkita a sansangat gat padpadat, at, namnamun un kegkegiatiatan an iniini juga
juga sangat sangat penting, penting, mengingat mengingat maju maju mundurnyamundurnya usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan ya
yang ng adada, a, pepenjnjuaualalan n kikita ta seselalama ma bubulalan n ApApriril l ininii kur
kurang ang menmenggeggembimbirakrakan, an, menmengingingat gat tartarget get yanyangg k
kitita a ccaannaannggkkaan n yyaaititu u aaddaannyya a kkeennaaikikaan n 5 5 %% dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. M
Menenuururut t SSaaududaara ra ssekekaaliliaan n mmenengagapa pa teterjrjadadii demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk mengantisipasinya?
mengantisipasinya? Pada hari Rabu tanggal 30 April
Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan2009 pimpinan Anda mengadakan Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009
Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009 Rapat
Rapat dihadiri oleh Bamdihadiri oleh Bambang Setiawan, bang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Mardiana, Kusmirah, Bagus SetyadBagus Setyadi,i, Bur
Burhahanudnudin in dan dan SinSinta ta DewDewi. i. RapRapat at dildilanangsugsungkngkan an di di ruaruang ng pimpimpinpinan an dandan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.
dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.
Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Notula ditandatangani oleh anda dan
B
Baagguus s SSeettyyaaddii : M: Meemmaanng g bbeennaar r PPaakk, , ppaadda a bbuullaan n AApprriil l iinni i rarassaannyyaa agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga sayur mayur, dan daging.
sayur mayur, dan daging. M
Maarrddiiaannaa : S: Seellaaiin in ittu ju juugga ma muunnggkkiin kn kaarreenna pa paadda pa peerrtteennggaahhaann bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan me
melalakukukakan n lalaununchchining g dedengngan an cucukukup p memeririahah.. Mu
Mungngkikin n kikita ta peperlrlu u pepenanatataan an ululanang g agagar ar lelebibihh menarik.
menarik. S
Siinntta a DDeewwii : : MMeemmaanng g aappa a yyaanng g ddiissaammppaaiikkaan n BBaagguus s ddaann Ma
Mardrdiaiana na adada a bebenanarnrnya ya PaPak, k, nanamumun n dedemimikikianan seb
sebetuetulnylnya a konkonsusumen men kitkita a masmasih ih setsetia. ia. UntUntuk uk ituitu bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi tambahan dengan memberikan souvenir misalnya? tambahan dengan memberikan souvenir misalnya? B
Buurrhhaannuuddiinn : IIy: ya Pa Paakk, s, saayya sa seettuujjuu. S. Soouuvveenniir tr tiiddaak hk haarruus ms maahhaall,, ka
kalalau u peperlrlu u yayang ng dadapapat t memenanarik rik ananakak-a-ananak k dadann bermanfaat.
bermanfaat. K
Kuussmmiirraahh : P: Paadda pa prriinnssiippnnyyaa, s, saayya sa seettuujju du deennggaan un ussuullaan tn teemmaan n--teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena ser
seringingkalkali i sasaya ya melmelihaihat t bahbahwa wa kebkebutuutuhahan n ibuibu-ib-ibuu biasanya diwaktu pagi.
biasanya diwaktu pagi. P
Piimmppiinnaann : : BBaaiikkllaahh, , ssaayya a ssuuddaah h mmeennddeennggaar r uussuullaann--uussuullaann Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan
positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu :
1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau. 2. Bagus, Mardianah dan Kusmirah untuk
merencanakan penataan ulang, agar tampilan kita lebih fresh dan menarik.
Terimakasih atas usul dan saran Saudara semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses, mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat kerja masing-masing dan Selamat bertugas.
NOTULA
RAPAT EVALUASI KINERJA BULAN APRIL 2008
Hari : Rabu
Tanggal : 30 April 2009 Tempat : Ruang Pimpinan Waktu : 15.00 s.d. 15.50
Peserta Rapat
Hadir : 1. Ibu Dewi Kencono Ungu 2. Adm. kantor 3. Bambang Setiawan 4. Mardiana 5. Kusmirah 6. Bagus Setyadi 7. Burhanudin 8. Sinta Dewi Tidak hadir :
--Pemimpin Rapat : Ibu Dewi Kencono Ungu
Agenda Rapat : Evaluasi Kinerja Bulan April 2008
Jalannya Rapat
1. Pembukaan
2. Pembahasan
Masalah yang dibicarakan :
Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.
Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008. Usulan-usulan
Adanya penataan ulang toko
Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik anak-anak dan bermanfaat
Mengadakan perubahan jam buka toko.
3. Penutup
Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.
Jakarta, 30 April 2008 Mengetahui
Pemimpin Rapat, Notulis
Notulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009
Tanggal : 25 Mei 2009
Waktu : Pkl. 10.15 – 12.30
Tempat : Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UI Peserta : 14 orang (daftar terlampir)
Dipimpin oleh : Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet) Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :
1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet) 2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini muncul
usulan-usulan, diantaranya sebagai berikut:
• Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar ― hari saja, sisanya
paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya masukan
tema IT juga.
• Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session ambil
keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang MIPA.
• Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja tapi
harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan
• Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya.
• Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub tema yang
• Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema
karena
menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI • Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh Menteri
dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan Page 2 dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan
mengenai
bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD, agar
menghemat anggaran.
• Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat leaflet
untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan agenda
kerja MIPAnet
Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society Sub Tema : 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote
Speaker: Dirjen Dikti, Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK) 2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI, Prof. Dr. Lukman Hakim)
3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan Perubahan Iklim Global
(Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi) Tanggal Pelaksanaan : 13-14 Agustus 2009
Tempat : Universitas Udayana Bali
:
Kamis, 13 Agustus 2009
08.00 – 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker 13.00 – 17.00 WITA Presentasi Paper
19.00 – 21.00 WITA Pemilihan Sekjen Jumat, 14 Agustus 2009
08.00 – 11.00 WITA Presentasi Paper 13.30 – Selesai WITA Trip (Optional)
Kasus 1.
Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :
Pimpinan : Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah kami periksa laporan dari tim Riset tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Dalam memperoleh informasi tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim Riset telah melakukan penelitian terhadap
Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset
Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT
Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni
2009
Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah,
Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat
dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh
beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30.
Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada
kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri kepada konsumen yang telah menggunakan berbagai macam produk-produk elektronik buatan kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok. PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV, AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll, sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng Agung Mandiri.
Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami mengambil kesimpulan sbb; bahwa secara keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan mereka, oleh karena itu kami minta kepada saudara-saudara untuk memberikan tanggapan atau usulan anda demi kemajuan usaha kita.
Bagus setyadi : Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini penjualan produk perusahaan kita mengalami peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik yang kita jual sudah dapat diterima oleh masyarakat.
Mardiana : Berdasarkan hasil Riset tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus ditingkatkan lagi.
Sinta Dewi : Walaupun secara umum seluruh responden yang mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri, tetapi masih terdapat factor-faktor yang dinilai kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas factor-faktor tersebut sedangkan faktor – faktor yang dinilai puas hendaknya di pertahankan.
Burhanudin : Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikan-perbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan, mutu produk dll agar masyarakat makin setia pada produk kita.
Kusmirah : Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada pelanggan harus terus di tingkatkan melalui pelayanan prima, seperti pembungkusan barang yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya tidak ada komplain dari pelanggan.
Pimpinan : Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan saudara semua, dan menurut saya informasi dan usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat pagi ini dapat di simpulkan sbb:
- Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
- Meningkatkan mutu produk.
Terima kasih atas usul dan saran saudara semuanya semoga kedepan kita lebih sukses, silahkan kembali ketempat kerja masing-masing dan selamat bertugas
Kasus 2.
Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat
berlangsung.
Agendanya adalah “Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3
bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009)”.
Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan
format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
Anda diminta untuk menjadi notulisnya.
Kasus 3.
Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata. Pada acara rapat “Pelepasan Siswa Kelas XII” SMK Islam Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam 10.00 – 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina
osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas sebanyak 3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas.
Kasus 4.
Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan moderator kemudian buat notulen rapatnnya
Pertanyaan:
1. Jelaskan pengertian notula. 2. Jelaskan fungsi notula .
3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula rangkuman/ resume.
4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan.
5. Gambarkan bagan Notula.
