Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Menurut Sutabri (2012:16) [1], “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentuâ€.
Menurut Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2(2010:208)[2], sistem didefinisikan, “Analisa secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaanâ€. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistemadalahkegiatan-kegiatan yangberhubungan guna mencapai tujuan-tujuan.
Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri(2012:20)[1]“Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.â€
Selain itu,sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sbb:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya salingbekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapatberupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yangmenjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secarakeseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau
seringdisebut “supra sistem†2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikansistem tersebut.Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara,lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem(Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem lain disebut penghubung sistem atauinterface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satusubsistem ke sub sistemlain. Bentuk keluaran dari satu sub sistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu
kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupapemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (Signal Input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer “program†adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputerny adan “data†adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaranini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi.Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakansebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Pengolahan Sistem (Proses)
contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem(Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran makaoperasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenaisasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15), sistem dapat diklasifikasikandari berbaga sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atauide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatusistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan;sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia,dan lain sebagainya.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinyasiang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakansistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut
dengan humanmachine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi denganmanusia.
c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapatdiprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifatprobabilistik adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandungunsur probabilitas. d. Sistem Terbuka dan SistemTertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Konsep Dasar Informasi
Definisi Data
Menurut McLeod dalam Yakub (2012:5)[3], data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian -kejadian dan kesatuan nyataâ€. Kejadian (event) adalah sesuatu yangterjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul adadan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya,sehingga perlu suatu model
yang nantinya akan dikelompokkan dandiproses untukmenghasilkan informasi.
Informasi tanpa adanyadata maka informasitersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranandata dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangatmempengaruhi
terhadap keluaran informasi yang akanterbentuk.
Nilai Informasi
Nilai Informasi
Menurut Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu : 1. Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.
2. Luas dan lengkap
tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya. 3. Ketelitian
Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volume data yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran
lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya. 5. Ketepatan waktu
Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas, membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan beberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi
dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur. 8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. 4. Kualitas Informasi
Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:41) kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu : 1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Pada Waktunya (time line)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Konsep Dasar Sistem Informasi 1.Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri(2012:20)[1], sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yangmendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatanstrategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan – laporan yang diperlukanâ€.
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri(2012:20)[1], sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen ,diantaranya :
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, danmodel matematik yang akan memanipulasi dati inputdan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (techology block)
Teknologi merupakan “toolbox†dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan danmengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantupengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)bagian utama, yaitu teknisi (brainware),perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
4. Blok Basis Data (database block)
Basis data (database)merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupaagar informasi yang dihasilkan berkualitas. 5. Blok Kendali (control blok)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bilaterlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi
Konsep Dasar Analisa Sistem 1. Definisi Analisa Sistem
Menurut Sutabri (2012:220), “tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat
penting karena kesalahan ditahap iniakan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnyaâ€.
Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 :322)[4], Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalambagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinggadapat dibuat rancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.
2. Tahap Analisa Sistem
Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322)[4], “Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan,kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhanâ€.
Definisi Surat
Menurut Lamuddin dalam penelitian Astri Oktania (2014;17)[5], surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.
b. Surat Keluar
Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.
c. Pendistribusian Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat
dalam sebuah buku agenda surat keluar.