PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
SKRIPSI
SKRIPSI
Disusun Oleh : Disusun Oleh : NIM : NIM : 10110114648821464882 NAMA :NAMA : AndriyonoAndriyono
JURUSAN
JURUSAN SISTEM INFORMASISISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
STMIK RAHARJA STMIK RAHARJA TANGERANG TANGERANG (2013/2014) (2013/2014)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
SKRIPSI
SKRIPSI
Disusun Oleh : Disusun Oleh : NIM : NIM : 10110114648821464882 NAMA :NAMA : AndriyonoAndriyono
JURUSAN
JURUSAN SISTEM INFORMASISISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
STMIK RAHARJA STMIK RAHARJA TANGERANG TANGERANG (2013/2014) (2013/2014)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA (STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN
PEKERJAAN UMUM KOTA TUMUM KOTA TANGERANGANGERANG
Disusun Oleh : Disusun Oleh : NIM
NIM : 1011: 1011464882464882 Nama
Nama :: AndriyonoAndriyono Jenja
Jenjang Studng Studii : Strata S: Strata Satuatu
JJuurruussaann : S: Siisstteem Im Innffoorrmmaassii Kon
Konsensentrastrasii : Si: Sistestem Inm Informformasasi Mai Manajnajemeemenn
Disahkan Oleh : Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2015 Tangerang, Januari 2015 K
Keettuuaa KKeeppaalla a JJuurruussaann S
STTMMIIK K RRAAHHAARRJJAA JJuurruussaan n SSiitteem m IInnffoorrmmaassii
(Ir.
(Ir. Untung RahardjaUntung Rahardja, , MM..TT..II)) ((MaimunahMaimunah, M.Kom), M.Kom) NIP : 00594
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA (STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN
PEKERJAAN UMUM KOTA TUMUM KOTA TANGERANGANGERANG
Dibuat Oleh : Dibuat Oleh : NIM
NIM : 101: 10114648821464882 Nama
Nama :: AndriyonoAndriyono
T
Telah disetujui elah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif Ujian Komprehensif Jurusan Sistem Informasi
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh : Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2015 Tangerang, Januari 2015 P
Peemmbbiimmbbiinng g II PPeemmbbiimmbbiinng g IIII
((Syarah, S.KomSyarah, S.Kom)) ((Giandari Maulani, M.KomGiandari Maulani, M.Kom)) NID : 08175
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
Dibuat Oleh : NIM : 1011464882 Nama : Andriyono
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Penguji :
Tangerang, Januari 2015 Ketua Penguji Penguji I Penguji II
(_______________) (_______________) (_______________)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG
Disusun Oleh : NIM : 1011464882 Nama : Andriyono
Jenjang Studi : Strata Satu
Jurusan : Sistem Informasi
Konsentrasi : Sistem Informasi Manajemen
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di
lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang,... Januari 2015
NIM : 1011464882
ABSTRACT
The development of information technology, especially in developing countries to make the needed information is increasingly easy to get, it can be seen from the increasing and ever-growing needs of the community, companies and Governmentagencies as well as in obtaining data and information. As with any Office of the Department of public works city of Tangerang is one of the Government agencies inadministering his Government needs the information system has been computerizedas well. Information systems required by the Office of public works city of Tangerang who can handle the processing and delivery of logging incoming mail and outgoing mail currently running are still done by manual ways such as the recording of incoming mail and out going mail using a great book or appointment book the logging system is still the manual cause has not been optimal in the search data is necessary especially if they are needed in the future and also for the purposes of archiving documentation in the mail. The researchers then wanted to propose research with the title design of information system logging incoming mail and outgoing mail Web-based, expectable will be the delivery of information systems that can provide convenience in terms of processing correspondence for officers of theGeneral section in particular in conducting processing and data storage as well as incoming mail and outgoing mail.
Keywords: Incoming Mail, Outgoing Mail, Mail Logging, Tangerang.
ABSTRAKSI
Berkembangnyateknologi informasi khususnya di negara yang berkembang membuat informasi yangdibutuhkan semakin mudah untuk didapatkan, hal ini dapat dilihat darimeningkatnya dan berkembangnya kebutuhan masyarakat, perusahaan dan jugainstansi pemerintahan dalam mendapatkan data dan informasi. Seperti halnyakantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang merupakan salah satu instansipemerintahan dalam menjalankan roda pemerintahannya membutuhkan sisteminformasi yang telah terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yangdibutuhkan oleh kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang dapat menanganipengolahan dan penyampaian informasi mengenai data-data surat masuk dan suratkeluar. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat inimasih dilakukan dengan cara-cara manual seperti pencatatan surat masuk dansurat keluar menggunakan buku besar atau buku agenda, sistem pendataan yangmasih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya
dalam pencarian data suratyang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukan dikemudian haridan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat. Berdasarkan haltersebut maka peneliti ingin mengusulkan penelitian dengan judul PerancanganSistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web yangdiharapkan nantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapatmemberikan kemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas bagianumum pada khususnya dalam melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data suratmasuk dan surat keluar. Kata kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat, Kota Tangerang
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrohim. Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha esa yang telah memberikan Rahmat, serta Hidayah – Nya kepada penulis. Sehingga penulis dapat
menyusun Skripsi ini dengan lacar karena atas ijinya.
Laporan Skripsi ini berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANGâ€, Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi Manajemen di Sekolah Tinggi Manajemen Ilmu Komputer Raharja.
Penulis menyadari bahwa Skripsi ini jauh dari sempurna, karena tidak menutup kemungkinan didalamnya masih terdapat berbagai kekurangan dan kelemahan, hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman penulis yang masih terbatas.
Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, akhirnya Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada :
Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja. 1.
Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua I bidang akademik STMIK R aharja 2.
Ibu Maimunah, M.kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja. 3.
Ibu Syarah S.Kom, selaku dosen Pembimbing 1 yang telah banyak meluangkan waktu serta memberikan bimbingan dan petunjuk selama penyusunan laporan berlangsung.
4.
Ibu Giandari Maulani M.kom, selaku dosen Pembimbing 2 yang telah banyak meluangkan waktu serta memberikan bimbingan dan petunjuk selama penyusunan laporan berlangsung.
5.
Bapak dan Ibu Dosen Amik Raharja Informatika yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis
6.
Bapak Drs. Suarno, selaku Stakeholder, pembimbing lapangan , staff dan keluarga besar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang telah membantu penulis mendapatkan data selama penulis melakukan riset atau penelitian.
7.
Kedua orang tua, adik dan keluarga tercinta yang telah banyak memberikan motivasi serta doanya sehingga laporan ini bisa terselesaikan.
8.
Untuk Sahabatku Dika, Adit, Andriyanto, Dear, Riana, Dara, Yuni, Rika, Tania, Fenti, Aya, Shinta dan teman-teman seperjuangan yang telah banyak membantu dan berdiskusi dalam penyusunan laporan ini
Menyadari akan keterbatasan dan kekurangan dalam penyusunan laporan ini, penulis serahkan kepada pembaca untuk mengoreksi dan memberikan saran yang bersifat membangun untuk penyempurnaan laporan selanjutnya.
Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha
Kuasa Allah Subhanahu Wata’ala, Amin.
Tangerang, Januari 2015
(Andriyono) NIM : 1011464882
Daftar isi
1 BAB I
1.1 Latar Belakang 1.2 Rumusan Masalah
1.3 Ruang Lingkup Penelitian 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian 1.4.2 Manfaat Penelitian 1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data 1.5.2 Metode Analisa
1.5.3 Metode Testing 1.6 Sistematika Penulisan 2 BAB II
2.1 Teori Umum
2.1.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1.1 Definisi Sistem 2.1.1.2 Karakteristik Sistem 2.1.1.3 Klasifikasi Sistem 2.1.2 Konsep Dasar Informasi
2.1.2.1 Definisi Data 2.1.3 Nilai Informasi
2.1.4 Kualitas Informasi
2.1.4.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.4.2 Konsep Dasar Analisa Sistem 2.1.5 Definisi Surat
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Definisi UML (Unified Modeling Language)
2.2.2 Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language) 2.2.3 Dreamweaver CS5
2.2.4 Konsep Dasar Database 2.2.4.1 Definisi Database 2.2.5 Definisi Website
2.2.6 Pengertian Elisitasi 2.2.6.1 Elisitasi Tahap I 2.2.6.2 Elisitasi Tahap II 2.2.6.3 Elisitasi Tahap III 2.2.6.4 Final Draft Elisitasi 2.2.7 Literature Review
3 BAB III
3.1 Analisa Organisasi
3.1.1 Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang 3.1.2 Struktur Organisasi
3.1.3 Tugas dan Wewenang Organisasi
3.1.4 Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang 3.2 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan
3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan 3.3.1 Metode Analisa
3.4 Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah 3.4.1 Permasalahan yang dihadapi
3.4.2 Alternatif Pemecahan Masalah 3.5 User Requirement
3.5.1 Elisitasi Tahap I 3.5.2 Elisitasi Tahap II 3.5.3 Elisitasi Tahap III 3.5.4 Final Draft Elisitasi 4 BAB IV
4.1 Rancangan Sistem Usulan
4.1.1 Prosedur Sistem Usulan
4.1.2 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan 4.1.3 Activity Diagram Yang Diusulkan
4.1.4 Sequence Diagram Yang Diusulkan 4.1.5 State chart Diagram Yang Diusulkan
4.1.6 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan 4.2 Rancangan Basis Data
4.2.1 Class Diagram Yang Diusulkan 4.2.2 spesifikasi Basis Data
4.3 Rancangan Program 4.4 Rancangan Prototype
4.5 Konfigurasi Sistem Usulan 4.5.1 Spesifikasi Hardware 4.5.2 Aplikasi Yang Digunakan 4.5.3 Hak Akses
4.6 Testing
4.6.1 Pengujian Black Box 4.7 Implementasi
4.7.1 Schedule 4.8 Etimasi Biaya 5 BAB V
5.1 Kesimpulan
5.1.1 Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah
5.1.2 Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian 5.1.3 Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian
5.2 Saran
6 DAFTAR PUSTAKA 7 DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III Tabel 3.4 Final Elisitasi
Tabel 4.1 Tabel Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan Tabel 4.2 Tabel Pegawai
Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar Tabel 4.5 Tabel Pengguna Tabel 4.6 Tabel Login
Tabel 4.7 Tabel Input Pegawai Tabel 4.8 Tabel Input Surat Masuk Tabel 4.9 Tabel Input Surat Keluar Tabel 4.10 Tabel Input Pengguna
Tabel 4.11 Tabel Schedule dan Penulisan Skripsi Tabel 4.12 Tabel Estimasi Biaya
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem surat masuk
Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem surat keluar Gambar 3.4 Activity Diagram sistem surat masuk Gambar 3.5Activity Diagram sistem surat keluar Gambar 3.6 Sequence Diagram sistem surat masuk Gambar 3.7 Sequence Diagram sistem surat keluar Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan Gambar 4.4 State Chart Diagram yang diusulkan Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan
Gambar 4.6 Tampilan Menu Login Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.8 Tampilan Menu Input Pegawai
Gambar 4.9 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.10 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.11 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.12 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.13 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.14 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.15 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.16 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.17 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.18 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.19 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.20 Use Case Diagram sistem surat masuk Gambar 4.21 Use Case Diagram sistem surat masuk
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
BAB I
PENDAHULUANLatar Belakang
Perkembangan teknologi khususnya komputer semakin meningkat terutama dalam bidang bisnis dan sains. Hampir seluruh bidang usaha melakukan aktifitasnya dengan bantuan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Komputer mempunyai kelebihan seperti
mengolah dan menyimpan data, sehingga informasi yang dihasilkan cepat, tepat dan akurat.
Seiring pesatnya perkembangan teknologi informatika saat ini, komputer sangat membantu untuk pencapaian sasaran atau kegiatan baik perusahaan maupun individual. Maka penggunaan teknologi
informasi yang handal menjadi kebutuhan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Penggunaan komputer sebagai alat bantu untuk mengelola suatu pekerjaan menjadi kebutuhan yang sangat vital dimana informasi yang cepat dan akurat menjadi suatu hal yang sangat penting untuk dilakukan.
Namun pada saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan proses pengelolaan data surat menyuratnya masih menggunakan sistem data manual dalam pengerjaannya. Salah satunya pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang hingga saat ini masih menggunakan sistem manual dalam proses arsip yang meliputi pendataan surat masuk dan surat keluar.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang saat ini masih berjalan secara manual, sehingga menyebabkan proses pendataan atau pencarian surat masuk maupun surat keluar menjadi lambat. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, dengan adanya sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi akan lebih memudahkan pegawai dalam melakukan kegiatan pengelolaan data surat.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu usaha untuk membantu dan mempermudah pegawai dalam melakukan pengelolaan data surat,sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka penulis mengambil judul penelitian “Perancangan Sistem Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerangâ€
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang diantaranya:
Bagaimana sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang sudah berjalan ?
1.
Apakah sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanan data yang efisien sehingga tidak akan terjadi kehilangan data ?
2.
Bagaimana membuat sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang?
3.
Ruang Lingkup Penelitian
Karena luasnya permasalahan yang ada di dalam penelitian ini, maka peneliti membatasi ruang lingkup penelitian. Adapun batasan masalah yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
Tujuan Operasional 1. Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang. 2. Dapat mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem surat menyurat yang berjalan saat ini.
1.
Tujuan fungsional 1. Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehingga data-data tersebut dapat disimpan dengan baik.
2.
Tujuan Individual 1. Untuk mendapatkan gelar sarjana. 2. Untuk menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatansebuah sistem berjalan di Dinas Pekerjaan Umum Kota 3.
Tangerang,sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Skripsi.
Manfaat Penelitian
Ini adalah manfaat penelitian
Manfaat Operasional 1. Mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik.
1.
Manfaat Fungsional 1. Hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat dimaanfaatkan dan digunakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang sebagai bahan referensi dasar untuk mengoptimalkan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sudah berjalan.2. Terciptanya hasil pendataan yang baik, efektif dan efisien.
2.
Manfaat Individual 1. Menambah wawasan bagi penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.
3.
Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Skripsi, peneliti menggunakan beberapa metode yang digunakan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
Observasi (Pengamatan)
Observasi adalah metode yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data dan mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secara langsung ke kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.
1.
Wawancara
Peneliti melakukan sesi tanya jawab kepada narasumber yaitu pada pegawai yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat.
2.
Studi Pustaka
Peneliti melakukan penelitian keperpustakaan dengan tujuan agar memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber (literature) seperti buku, majalah, internet, hasil seminar, artikel, 3.
jurnal, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi ini.
Metode Analisa
Metode Analisa Sistem
Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan -temuan hasil penelitian. Hal ini disebabkan, data akan menuntun kita ke arah -temuan ilmiah, bila dianalisis dengan teknik - teknik yang tepat. Analisa sistem dilakukan menggunakan Metode Analisa SWOT, yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunities), dan yang menjadi ancaman (threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganlisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT denganmenggunakan pendekatan pemecahan masalah menggunakan konsep service marketing mix (bauran pemasaran jasa) 7P-Product, price, promotion, plance, people, process, dan physical Evidence.
1.
Metode Analisa Perancangan Program
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :
2.
a. Perencanaan (Planning) : Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.
b. Analisis (Analysis) : Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untukmerancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visualparadigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian darisebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO†(Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu:
(1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.
c. Disain (Design) : Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity
Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.
d. Implementasi (Implementation) Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.
e. Pemeliharaan (Maintenance) : Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan
dan pengembangan sistem.
Metode Testing
Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akanmelatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan
interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, ksalahan performa,kesalahan inisialisasi, dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran yang diteliti pada laporan ini pada setiap bab, adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa system saat ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini merupakan penjabaran hasil rancanagan yang diusulkan, yang menerangkan tentang : usulan system yang akan digambarkandengan diagram rancangan sistem berupa UML(Unified Modelling Language), rancangan basis data, rancangan program yang dibuat, rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
yang dapat penulis berikan agar permasalahan yang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik dari hasil laporan Skripsi ini.
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORITeori Umum
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Menurut Sutabri (2012:16) [1], “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentuâ€.
Menurut Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2(2010:208)[2], sistem didefinisikan, “Analisa secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaanâ€. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistemadalahkegiatan-kegiatan yangberhubungan guna mencapai tujuan-tujuan.
Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri(2012:20)[1]“Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.â€
Selain itu,sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sbb:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya salingbekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapatberupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yangmenjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secarakeseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau
seringdisebut “supra sistem†2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikansistem tersebut.Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara,lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem(Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem lain disebut penghubung sistem atauinterface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satusubsistem ke sub sistemlain. Bentuk keluaran dari satu sub sistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu
kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupapemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (Signal Input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer “program†adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputerny adan “data†adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaranini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi.Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakansebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Pengolahan Sistem (Proses)
contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem(Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran makaoperasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenaisasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15), sistem dapat diklasifikasikandari berbaga sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atauide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatusistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan;sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia,dan lain sebagainya.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinyasiang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakansistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut
dengan humanmachine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi denganmanusia.
c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapatdiprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifatprobabilistik adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandungunsur probabilitas. d. Sistem Terbuka dan SistemTertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Konsep Dasar Informasi
Definisi Data
Menurut McLeod dalam Yakub (2012:5)[3], data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian -kejadian dan kesatuan nyataâ€. Kejadian (event) adalah sesuatu yangterjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul adadan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya,sehingga perlu suatu model
yang nantinya akan dikelompokkan dandiproses untukmenghasilkan informasi.
Informasi tanpa adanyadata maka informasitersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranandata dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangatmempengaruhi
terhadap keluaran informasi yang akanterbentuk.
Nilai Informasi
Nilai Informasi
Menurut Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu : 1. Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.
2. Luas dan lengkap
tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya. 3. Ketelitian
Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volume data yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran
lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya. 5. Ketepatan waktu
Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas, membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan beberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi
dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur. 8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. 4. Kualitas Informasi
Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:41) kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu : 1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Pada Waktunya (time line)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Konsep Dasar Sistem Informasi 1.Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri(2012:20)[1], sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yangmendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatanstrategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan – laporan yang diperlukanâ€.
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri(2012:20)[1], sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen ,diantaranya :
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, danmodel matematik yang akan memanipulasi dati inputdan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (techology block)
Teknologi merupakan “toolbox†dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan danmengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantupengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)bagian utama, yaitu teknisi (brainware),perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
4. Blok Basis Data (database block)
Basis data (database)merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupaagar informasi yang dihasilkan berkualitas. 5. Blok Kendali (control blok)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bilaterlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi
Konsep Dasar Analisa Sistem 1. Definisi Analisa Sistem
Menurut Sutabri (2012:220), “tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat
penting karena kesalahan ditahap iniakan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnyaâ€.
Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 :322)[4], Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalambagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinggadapat dibuat rancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.
2. Tahap Analisa Sistem
Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322)[4], “Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan,kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhanâ€.
Definisi Surat
Menurut Lamuddin dalam penelitian Astri Oktania (2014;17)[5], surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.
b. Surat Keluar
Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.
c. Pendistribusian Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat
dalam sebuah buku agenda surat keluar.
Teori Khusus
Definisi UML (Unified Modeling Language)
Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalam Jurnal CCIT Vol 7 No.1 ,September 2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad FatwaAwaludin)[6], ketika membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satudengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedar
diagram tetapi juga menceritakan konteksnya.
Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22)[7], â€UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistematau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).†Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingg alebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuh sistem perangkat lunak.
Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)
1. Use Case Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCITVol 7 (2013:57)[8] , “Diagram Use Caseadalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi,yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang userâ€.
2. Activity Diagram
diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatuaktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa prosesâ€.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapatdisimpulkan bahwa activity diagramd ibuat berdasarkan use case diagramyang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.
3. Sequence Diagram
Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.
Menurut Nugroho (2010:42)[9]. , sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra(dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiriyang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasipada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.
4. Class Diagram
Menurut Wijayanto (2013:33), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistemâ€. 5. State Chart Diagram
Menurut Henderi dkk (2010:6)[10] , State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu s tate ke state yang lain.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.
Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4No 3 (2009:223),"Macromedia Dreamweaver yaitu sebuah program web editor yang dapat digunakan untuk membuat dan mendesain web". Dreamweaver mempunyai kehandalan dalam membuat dan desain web tanpa harus menuliskan tag-tag HTML satu persatu, dreamweaver juga memiliki kemampuan untuk mendukung pemrograman Server Side dan Client Side.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan dreamweaver adalah suatu aplikasi yang digunakan dalam membangun atau membuat sebuah web.
Konsep Dasar Database
Definisi Database 1. Definisi Database
Menurut Haerudin,dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:118) [11] database merupakan salah satu komponen penting di dalam sistem informasi,karena berfungsi sebagai baris penyedia informasi bagi para pemakainya.Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem database(database
system).
Menurut Rahardja, dkk dalam jurnal CCIT (2011:238)[12]"Database adalah kumpulan fakta-faktasebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu."
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulaninformasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
2. Jenis Database yang digunakan 1. Web Server
Menurut Arief (2011:19)[13], “Web Server adalah program aplikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web. Jadi semua dokumen web baik yang ditulis menggunakan client side scripting maupun server scripting tersimpan didalam direktori utama Web Serverâ€.
permintaan informasi dari pengguna melalui web browser, dan mengirimkan permintaan kembali informasi yang diminta melalui HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Biasanya Web Server diletakkan di komputer tertentu pada web hostingâ€.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa web server merupakan apilikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen web yang berguna untuk menerima permintaan informasi dari pengguna melalui HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).
2. Xampp
Menurut Arif M Rudyanto dalam Esa Wijayanti (2014:34), XAMPP merupakan aplikasi yang mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model PHP, MySQL, web server Apache, yang mana pejelasannya adalah sbb:
1. PHP
Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting,PHP juga bersifat open source. Sistem management database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL, namun PHP juga mendukung system management database oracle,
Microsoft acces, inter base,d-base dan postgreSQL. 2. MySQL
SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat opensource dan relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL yang berada di Swedia. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk menambahkan,mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.
Definisi Website
1. Definisi Website
Menurut Murad, dkk, dalam dari Jurnal CCIT Vol.7 No.1(2013:49)[14], “website adalah sistemdengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertextâ€.
Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22)[7], “website adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transferprotocol) dan untukmengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browserâ€.
Berdasarkan beberapa pendapat yangdikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan website adalah sebuah tempat diinternet, yang menyajikan informasi dengan berbagai macam format data sepertiteks gambar, bahkan video dan dapat diakses menggunakan berbagai aplikasi client shingga memungkinkan penyajianinformasi yang lebih menarik dan dinamis dengan pengelolaan yang terorganisasi.
2. Fungsi Web
Menurut Rahmat Hidayat dalam Esa Wijayanti (2014:31). Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:
Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang. 1.
Commercial Website; Websiteyang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis. 2.
Government Website; Websiteyang dimiliki oleh instansi pemerintah, pendidikan yang bertujuan memberikanpelayanan kepada pengguna.
3.
Non-Profit Organization Website;Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profitatau tidak bersifat bisnis.
4.
Pengertian Elisitasi
Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No 3(2011:302)[15], â€Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.â€
Elisitasi Tahap I
Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara(Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303)[15].
Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap Iberdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi (SuryoGuritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).
(M) pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harusada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
1.
(D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan.Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan
membuat sistem tersebut lebih perfect. 2.
(I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
3.
Elisitasi Tahap III
Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).
(T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
a.
(O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
b.
(E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yangdiperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.
c.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :
High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatandan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
a.
Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan. b.
Low (L) : Mudah untuk dikerjakan. c.
Final Draft Elisitasi
Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung
Rahardja 2010 : 304)[15].
Literature Review
Literature review adalah suatu survey literature tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian (Warsito, 2009 : 42).
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain:
Penelitian yang di lakukan oleh Fauzi Andayu (2009)[16]. Penelitian ini berjudul â€Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Simeulue Baratâ€. Dalam laporannya penulis memaparkannya masalah yang terjadi adalah pengarsifan surat yang tidak teratur dan terarah. Solusi penulis adalah meningkatan fasilitas yang terdapat pada kantor kecamatan.
1.
Penelitian yang dilakukan oleh Dwi Agus Diartono (2009)[17]. Penelitian ini berjudul â€Rancangan Bangun Sistem Informasi Manajement Suratâ€.Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah Kurang efisennya pencarian data ,pencatata surat masuk dan pencatatan surat keluar. Maka dari itu penulis merancang suatu sistem administrasi surat pada bidang surat menyurat sihingga dapat membuat pegawai tata usaha lebih cepat dan mudah dalam penangan masalah administrasi surat.
2.
Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Marup (2010)[18] . Penelitian ini berjudul â€Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Terpadu Pada FTIâ€. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah sangat rentan dengan kehilangan arsif surat masuk keluar dan menghabat usaha untuk pencarian data.Maka dari itu penulis suatu sistem utuk mengola surat supaya informasi terkandung di dalamnya dapat di gunakan lebih baik di lingkungan tata usaha FTI. 3.
Penelitian yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011)[19] Penelitian ini berjudul â€Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk Surat Keluar Di Polteknik Pos Indonesiaâ€. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah pengasesaan data masih bersifat manual, pendataan dan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk katalog sederhana yang bisa hilang dan rusak pemberkasan surat belum memiliki aplikasi pendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian surat membutuhkan waktu
yang sangat lama. 4.
Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (2012)[20] . Penelitian ini berjudul â€Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan†Dalam laporn penulis merupakan masalah yang terjadi Prosedur yang di terapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan,pembuatan penerimaan,pedekumtasian,hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional, dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan dibuku besar sedangkan pada saat pengarsipan surat hanya mengunakan dokumen hardcopy.
5.
Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Faisal (2009)[21] Tangerang. “Perancangan sistem register surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Madya,Tangerangâ€. Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskan tentang sestem register surat masuk dan surat keluar.
BAB III
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Analisa Organisasi
Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
Berdasarkan Peraturan Walikota Tangerang nomor 31 tahun 2008 tentang susunan organisasi dan tata kerja Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, maka terbentuklah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang. Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang ialah unit kerja yang bertugas membantu Walikota dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah, khususnya dalam bidang Pekerjaan Umum.
Ditetapkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, telah membawa perubahan dalam sistem pemerintah di daerah.Daerah diberi kewenangan otonomi yang didasarkan pada asas desentralisasi dalam wujud otonomi yang luas, nyata, dan bertanggung jawab. Otonomi Daerah yang secara serentak diberlakukan di seluruh Indonesia sejak awal tahun 2001, telah ditindak lanjuti oleh Daerah yaitu dengan keluarnya peraturan Daerah nomor 4 tahun 2001 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Tingkat II Kota Tangerang.
Struktur Organisasi
Sebuah Organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian danpenyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan di antara fungsi,bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, struktur organisasi tertinggi dikepalai oleh seorang Kepala Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Sekretaris dan 3 (tiga) kepala bidang yaitu bidang umum & kepegawaian, bidang keuangan dan bidang perencanaan, yang masing-masing membawahkan 3 kepala seksi / kasubag. Struktur organisasi Dinas Pekerjaan Umum kota Tangerang diatur berdasarkan Peraturan Walikota, yang terdiri dari:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
Tugas dan Wewenang Organisasi
Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, adalah: a. Kepala Dinas
b. Sekretariat, membawahkan :
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 1.
Sub Bagian Keuangan 2.
Sub Bagian Perencanaan 3.
c. Bidang Bina Marga, membawahkan :
Seksi Pembangunan Jalan Kota & Jembatan 1.
Seksi Pemeliharaan Jalan Kota & Jembatan 2.
Seksi Pembangunan & Pemeliharaan Jalan Lingkungan 3.
d. Bidang Sumber Daya Air, membawahkan : Seksi Pembangunan & Rehab SDA 1.
Seksi Operasi & Pemeliharaan 2.
Seksi Pengendalian Air Bawah Tanah & Air Bersih 3.
e. Bidang Drainase & Air Limbah, membawahkan : Seksi Pembangunan Drainase
1.
Seksi Pemeliharaan Drainase 2.
Seksi Pengendalian Air Limbah 3.
f. Bidang Perumahan & Pemukiman, membawahkan : Seksi Pembangunan Perumahan & Pemukiman 1.
Seksi Pengelolaan & Pengaturan Perumahan 2.
Seksi Pengelolaan Pemakaman 3.
g. UPTD
1. Kepala Dinas
Penyelenggaraan dan pembinaan kesekretariatan dinas a.
Penyelenggaraan dan pembinaas dibidang Usaha Kecil dan Menengah. b.
Penyelenggaraan dan pembinaas dibidang koperasi. c.
2. Sekretaris
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Penyediaanbahan rencana dan program kerja. a.
Pelaksaankoordinasi bidang umum dan kepegawaiaan ldi lingkungan Dinas. b.
Pelaksaandan pelayanan adninistrasi bidang umum dan kepegawaian yang meliputi urusan rumah tangga, surat menyurat,kebersihan, keamanan, pemeliharaan, humas, protokol dan tata usaha kepegawaian di lingkungan Dinas.
c.
Evaluasi, monitoring dan pelaporan bidang Umum dan Kepegawaian di Lingkungan Dinas. d.
2. Sub Bagian Keuangan
Penyediaan bahan rencana dan programkerja. a.
Pelaksanaan koordinasi bidang keuangan dilingkungan Dinas. b.
Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan tekhnis bidang keuangan meliputi urusan anggaran perbendaharaan dan akuntansi di lingkungan Dinas.
c.
Evaluasi,monitoring dan pelaporan bidang keuangan di lingkungan Dinas. d.
3. Sub Bagian Perencanaan
Penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Sub Bagian Perencanaan. a.
Penyusunan usulan program dan rencana kerja tahunan Dinas. b.
Pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi perencanaan.</p></div> c.
Pengawasan dan pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya. d.
Pelaporan. e.
3. Bidang Bina Marga
1. Seksi Pembangunan Jalan Kota & Jembatan
Penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi Pembangunan Jalan Kota Dan Jembatan.
a.
Pelaksanaan perencanaan teknis pembangunan dan peningkatan jalan kota serta pembangunan dan penggantian jembatan.
b.
Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang
Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang memiliki visi yakni “Membangun peradaban baru di bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan dengan Pelayanan yang Akhlakul Karimahâ€. Dalam pencapaian visi tersebut Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang memiliki beberapa misi, yaitu :.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan prasarana dan sarana perumahan dan permukiman. 1.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan prasarana dan sarana kebinamargaan. 2.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas prasarana drainase, air minum, dan air. 3.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, suratkeluar, serta pembuatan laporan.
1.Prosedur Surat yang Masuk
Suratyang masuk diterima oleh bagian umum, kemudian bagian umum mencatat surat yangmasuk di kartu penerus disposisi setelah itu mencatat di buku agenda. Setelahdi catat dibuku agenda, bagian umum mendistribusikan surat ke penerima surat.
Bagianumum membuat surat keluar, kemudian memberikan kepada bagian sekretariat untukmemperoleh persetujuan. Jika tidak disetujui oleh Sekretariat,maka surat yangdibuat dikembalikan ke bagian umum untuk diperbaharui,dan jika disetujui olehSekretariat, maka bagian umum harus mencatatnya di buku agenda. Setelah dicatatdibuku agenda, bagian umum menyerahkan surat keluar yang telah disetujui olehSekretariat ke bagian pengirim surat untuk mengirimkan surat tersebut.
3.Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
Bagian umum membuat laporan surat masuk dan Surat Keluar kemudian diserahkan kepada bagian Sekretariat. Setelah itu, bagian Sekretariat memberikan laporan surat masuk dan surat masuk yang
telah dibuat oleh bagian umum ke Kepala Dinas.
Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan
Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling Language(UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :
1. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Use CaseDiagram Pendataan Surat Masuk
Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem pendataan surat masuk
Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :
1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk a.
4 actor di antaranya : bagian umum, penerima surat, sekretariat, dan kepala dinas b.
6 Use case di antaranya : menerima surat, mencatat di Kartu Penerus Disposisi, mencatat di buku agenda, mendistribusikan surat, membuat laporan surat masuk, memberikan laporan surat masuk. c.
b. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar
Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem pendataan surat keluar
Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :
1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat keluar a.
5 actor di antaranya : bagian umum, pengirim surat, sekretariat, kepala dinas, penerima surat b.
1 extend : surat diterima dan surat dikembalikan. c.
7 Use case di antaranya : membuat surat keluar, cek surat keluar, mencatat surat keluar di buku agenda, memberikan surat untuk di kirim, mengirim surat, menerima surat, membuat laporan surat keluar, memberikan laporan surat keluar.
d.
Prosedurnya:
2. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut
Gambar 3.4 Activity Diagram sistem Pendataan surat masuk a. 1 Intial Node, objek yang diawali
b. 12 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi. c. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
d. 1 Final Node, objek yang di akhiri. e. 4 vertical swimelane
b. Activity Diagram Pendataan Surat Keluar
Gambar 3.5 Activity Diagram sistem Pendataan surat keluar a. 1 Intial Node,objek yang diawali
b. 19 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi daridsuatu aksi. c. 2 Decision Node, yang mencerminkan sebagaipilihan eksekusi.
d. 1 Final Node, objek yang di akhiri. e. 5 vertical Swimelane
3. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk
Gambar 3.6 Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk
a. 4 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, penerima surat, sekretariat, kepala dinas
b. 4 Lifeline yang dilakukan : menerima surat masuk,mencatat di kartu disposisi, mencatat di buku agenda, membuat laporan
c. 12 Message diantaranya : menerima surat masuk, mencatat di kartu disposisi, mencatat di buku agenda,mendistribusikan surat, menerima surat, memberikan surat, membuat laporan,memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan.
Gambar 3.7 Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar
a. 5 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, pengirim surat, penerima surat, kepala dinas b. 4 Lifeline yang dilakukan : membuat surat keluar,mencatat di buku agenda, mengirim surat, membuat laporan
c. 19 Message diantaranya : membuat surat keluar, memberikan surat, menerima surat, mengecek surat,acc surat, memberikan surat yang telah di acc, menerima surat acc, mencatat di buku agenda,memberikan surat untuk dikirim, ,menerima surat untuk di kirim, mengirimkan surat, membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan,memberikan laporan ke kepala dinas, cek laporan, acc laporan.
Analisa Sistem Yang Berjalan
Metode Analisa
Metode analisa sistem yang di gunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.
1. Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.
Fungsi : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar Sumber : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar Media : Kertas
Distribusi : Bagian Umum ke Sekretariat
Frekuensi : Setiap ada surat yang masuk dan surat yang keluar Keterangan : Surat masuk dan surat keluar
2. Analisa Proses
Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalahy ang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.Ketika ada surat yang masuk maka bagian umum mencatat di kartu penerus disposisi dan dibuku agenda,kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan dan menyerahkan ke sekretariat dan ketika ada membuat surat keluar bagian umum menyerahkan ke sekretariat untuk di acc,setelah di acc menyerahkan surat ke pengirim surat kemudian membuat laporan.
Nama Proses :Pendataan surat masuk dan surat keluar Masukan :Form_pendataan surat masuk dan surat keluar Keluaran :Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar
Ringkasan proses : Proses ini menginput Pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku agenda Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa proses yang sedang berjalan digambarkan denganmenggunakan Unified Modeling Language(UML)
3. Analisa Keluaran
Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.Meliputi :
