APLIKASI SISTEM INFORMASI PELACAKAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS
PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG
Eka Rosdiana1) Adi Alfian2) Aris Sutanto3) Amalia Rahim4)
1,2,3,4) STMIK Raharja, Jln. Jend Sudirman 40 Modern Cikokol, Tangerang Kota. Email: eka.rosdiana@raharja.info; Adi@raharja.info;
arizsutanto@gmail.com; amaliarahim @raharja.info
ABSTRAK
Sistem informasi pelacakan yang berjalan saat ini dari pelacakan surat masuk dan surat keluar dan pembuatan laporan di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yang masih menggunakan metode manual hal tersebut mengakibatkan proses kegiatan pelacakan yang berjalan menjadi tidak efektif karena membutuhkan waktu yang banyak dimulai dari pencatatan di buku agenda hingga tahap akhir yaitu laporan surat masuk dan surat keluar. Penelitian yang dilakukan pada kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang selain sebagai sarana untuk mempermudah laporan surat masuk dan surat keluar. Penelitian ini juga dapat di jadikan pertimbangan pihak manajemen terhadap sistem yang dikaji agar proses pelacakan surat masuk dan surat keluar berjalan lebih efektif. Peneulisan ini menggunakan beberapa metode antara lain. Wawancara, observasi, study pustaka, data yang diperoleh dianalisis dalam bentuk UML (Unified Modelling Language) yang menggunakan sistem paradigm 6.4 dan perancangan sistem informasi pelacakan surat dibangun dengan menggunakan PHP dan MySQL untuk database, hasil karya ilmiah yang dilakukan penulis dapat meningkatkan keefektifan proses pelacakan
surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci: sistem informasi, pelacakan, surat masuk, surat keluar
1.Pendahuluan
Dalam era globalisasi saat ini, peran teknologi informasi sangat diperlukan untuk menunjang berbagai macam kegiatan. Teknologi informasi dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna diberbagai instansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta maupun pemerintah. Hampir seluruh perusahaan bahkan lembaga pendidikan di Indonesia yang sedang berkembang ataupun yang sudah maju menggunakan teknologi komputer dan sistem informasi sebagai sarana untuk mempermudah proses dalam sistem kerjanya. Salah satu penunjang kelancaran operasional suatu perusahaan/instansi adalah penggunaan pelacakan surat masuk dan surat keluar, untuk itu diperlukan satu sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien.
Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Dalam pelacakan data surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pendidikan yang dilakukan oleh pegawai memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pelacakan data surat masuk dan surat keluar masih harus dicatat dan dibukukan dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar. Dimana jumlah surat masuk dan surat keluar rata-rata 30 surat setiap harinya. Hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat. Selain itu proses pengolahan datanya masih manual dan belum menggunakan suatu program aplikasi oleh karena itu, salah satu cara untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan cara merancang sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar di lembaga dinas tersebut.
1. Bagaimana sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang?
2. Apakah sistem pelacakan surat masuk dan surat keluar yang tengah berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang sudah menghasilkan laporan yang akurat?
3. Kendala-kendala apaa saja yang didapat oleh pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar?
4. Bagaimana merancang sistem informasi pelacakan surat masuk dan surat keluar yang dibutuhkan tersebut?
2.Pembahasan
Dalam penelitian ini, metode yang digunakan Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian ini, menggunakan beberapa metode seperti gambar desain penelitian adapun metode yang digunakan sebagai berikut:
Gambar 1 . Desain Penelitian
Observasi yang dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada lokasi penelitian yaitu Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Metode wawancara ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan narasumber secara langsung pada tempat penelitian berlangsung. Selain melakukan observasi dan wawancara dilakukan juga pencarian data dengan cara studi pustaka. Dalam metode ini menggunakan sumber dari: buku-buku, jurnal dan penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan penelitian
membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.
Perancangan Sistem Informasi Pelacakan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web dibuat dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) yaitu Use Case
Diagram, Class Diagram dan Activity Diagram.
a.Berikut ini adalah Use Case Diagram
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Usulan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Berdasarkan gambar 2. Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:
a. 1 (satu) Sistem yang merupakan rancangan usulan proses sistem pada admin pelacakan surat.
b. 4 (empat) Actor yang melakukan kegiatan diantaranya, admin, bidang, umum, kepala dinas.
c. 14 (empat belas) Use case yang dilakuakan diantaranya, login, beranda, data, surat, laporan, akses, penerima, surat masuk, disposisi surat, surat keluar, surat masuk, disposisi, surat keluar.
Gambar 3. ActivityDiagram Sistem Usulan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Berdasarkan gambar 3. Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat: a. 1 (satu) Initial node dimana onjek memulai kegiatan
b. 4 (empat) Actor yang dapat melakukan kegiatan yang sama yaitu admin, bidang, umum, kepala dinas.
c. 35 (tiga puluh lima) action state yang berawal dari login jika gagal maka akan kembali ke login, jika benar maka akan masuk pada halaman beranda, data, akses, add, edit, delete, penerima, add, edit, delete, surat, surat masuk, add, edit, delete, disposisi surat, add, edit, delete, surat keluar, add, edit, delete, laporan, surat masuk, cetak, disposisi, cetak, surat keluar, cetak.
c.Berikut ini adalah Class Diagramyang diusulkan yang ditunjukkan pada gambar 4.
Gambar 4. Class Diagram Rancangan Sistem Usulam Surat Masuk Dan Surat Keluar
Berdasarkan gambar 4. Class Diagram Sistem Yang Diusulkan terdapat:
a. 6 (enam) Class dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama diantaranya, tbl_surat_masuk, tbl_penerima, tbl_disposisi, tbl_akses, tbl_surat_keluar, tbl_tujuan_surat.
b. 5 (Lima) Multiciply hubungan antara objek satu dengan objek yang lainnya yang mempunyai nilai.
d.Tampilan Login
Dibawah ini dapat diliha tampilan menu login sistem yang diusulkan
e.Tampilan Menu Beranda
Dibawah ini dapat diliha tampilan menu beranda sistem yang diusulkan pada gambar 6.
Gambar 6.Tampilan Menu Beranda
f.Tampilan Menu Akses
Dibawah ini dapat diliha tampilan menu akses sistem yang diusulkan ada gambar 7.
Gambar 7. Tampilan Menu Akses
g.Tampilan Menu Penerima
Dibawah ini dapat diliha tampilan menu penerima sistem yang diusulkan pada gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Menu Penerima
h.Tampilan Menu Surat Masuk
Gambar 9. Tampilan Menu Surat Masuk Informasi Pelacakan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ,sehingga tidak lagi terjadi kehilangan pada surat masuk tersebut.
b. Pada Aplikasi Sistem dimana surat keluar yang dibuat oleh masing-masing bagian bidang atau seksi langsung di upload untuk di proses lebih lanjut sehingga yang membuat surat keluar sudah dapat di ketahui surat tersebut sudah sampai kepada kepala dinas atau masih di bagian umum.
c. Penyimpanan berkas surat masuk dan surat keluar sudah tersimpat dalam database yang sangat terjaga sehingga tidak menimbulkan kesulitan saat pencarian suatu surat yang hendak dilihat kembali.
2. Aplikasi Sistem laporan surat masuk dan surat keluar yang sudah berjalan secara akurat sudah tidak membutuhkan waktu yang sangat lama sehingga bisa mengehemat waktu secara efektif untuk membuat laporan surat tersebut.
3. Kendala-kendala yang ditemukan oleh pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang dalam pelacakan surat masuk dan surat keluar sudah teratasi dimana surat keluar yang telah di buat oleh pegawai atau bagian bidang dapat di ketahui statusnya
Daftar Pustaka
1. Saputra, D, M, 2011, Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian “Simpeg” (Studi Kasus : Badan Litbang dan Diklat Kementrian Agama), Skripsi, Univeristas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah, Jakarta.
2. Anggraeni. Defi, Iriani. Siska, 2016. “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan
Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Pringkuku”. Jurnal Bianglala Informatika. Vol. 4
No. 2 September 2016 ISSN: 2338-8145.
3. Aji. Sapto, Migunani. Hakim. Nur. Fitro, 2014. “Rancang Bangun Sistem Informasi
Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum)”. Journal
On Networking And Security. Vol. 3 No. 3 2014 ISSN: 2302-5700.
4. Bactiar. Dede, Atikah. 2015. “Sistem Informasi Dashboard Kependudukan Di
Kelurahan Manis Jaya Kota Tangerang”. STMIK Bina Sarana Global. Jurnal Sisfotek
Global. Vol. 5 No. 1 Maret 2015 ISSN: 2088-1762.
9. Anhar. 2010. "Panduan menguasai php & mysql secara otodidak". Jakarta : Mediakita. 10. Komputer, Wahana. 2013. “Mobile Web Development With Adobe DreamweaverCS6”.
