ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN SURAT
BERBASIS KOMPUTER (DI PUSLITBANG TEKMIRA)
1Diqy Fakhrun Siddieq,S.T,M.Kom. , 2Wisnu Ramayadi
1Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA
2Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email: 1diqy@lpkia.ac.id, 2wisnuramayadi@gmail.com
Abstrak
Pengelolaan Surat diperlukan karena dalam suatu lembaga swasta maupun pemerintahan tidak lepas dari kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang sungguh karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada Puslitbang tekMIRA mulai dari penerimaan, pedokumentasiaan hingga verifikasi surat, serta dokumentasi surat masuk dan surat keluar. Maka dari itu diperlukan Pengeloaan dan alur pengendaliaan surat masuk dan surat keluar terhadap penyajian informasi dalam pengelolaan surat masuk (Disposisi) dan surat keluar.
Metode Pembuatan aplikasi ini digunakan prototype agar menghemat waktu dalam pengembangan sistem serta penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa saja yang diharapkan.
Aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dengan Framework Yii versi 2 dengan tools notepad++, serta melakukan pembentukan database menggunakan MySQL dengan tools PHPMyAdmin.
1. Pendahuluan
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintahan dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi atau perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. (Wafa,2007)
Pada sistem yang sudah berjalan pada perusahaan Puslitbang tekMIRA terdapat beberapa kekurangan yaitu pendataan surat keluar surat masuk belum berjalan dengan baik, proses pengarsipan surat kurang teratur disebabkan proses pengkodean pada lembar disposisi sering terjadi penggandaan atau pengulangan sehingga pada saat pencarian data surat akan mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu lama. Selain itu keterlambatan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan mengganggu perkembangan perusahaan. semakin lama semakin dirasakan bahwa pengolahan data yang ada semakin banyak menunjukan kelemahan. Maka dari itu diperlukan suatu pengolahan data berbasis tekonologi informasi yang baik, cepat, akurat dan tepat waktu.
Prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada Puslitbang tekMIRA mulai dari penerimaan , pendokumentasian hingga verifikasi surat semua belum dilakukan secara baik. Dokumentasi surat masuk dan keluar berupa penulisan dibuku besar dan penyimpanannya masih dalam bentuk salinan. sehingga bagian pusat tidak dapat memantau apakah surat telah diterma dengan tepat waktu sesuai dengan isi surat dan tujuan nya. Pada pencarian dokumen lama dikarenakan kesulitan harus membuka data-data lama dan mencarinya satu persatu, Kesulitan dalam laporan surat keluar surat keluar dan surat masuk, hilang dan rusaknya dokumen, status surat yang belum dapat dimonitor oleh pemohon surat, serta membutuhkan waktu lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi. Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka diperlukan bagaimana prosedur dan alur serta pengendalian dalam pengelolaan surat berbasis Teknologi informasi dan sistem informasi.
Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat teridentifikasi permasalahan yaitu:
1. Kesulitan dalam pencarian data arsip karena prosedur dalam pengelolaan surat belum terkelola secara baik.
2. Kesulitan dalam penyajian informasi laporan dalam pengelolaan surat dalam bidang manajemen.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi ruang lingkup penelitian yang akan dibahas agar lebih terarah dan dapat berjalan dengan baik, yaitu:
1. Fokus pada tahapan Analisis yang terkait pada proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
2. Fokus Pada Pengelolaan Prosedur dan alur pengendalian dalam pengelolaan surat keluar dan surat masuk.
3. Fokus terhadap penyajian Informasi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 4. Membahas proses pembuatan laporan surat
keluar surat masuk
1.1. Landasan Teori
Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan dibidang administrasi yang dilaksanakan dalam rangka memberi pelayanan kepada berbagai unit organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Setiap Organisasi pasti memiliki prosedur dalam menjalankan kegiatan pengelolaan surat –menyurat. Pengelolaan surat suatu organisasi tidak selalu sama dengan pengelolaan srat pada organisasi lainnya. Prosedur Pengelolaan surat merupakan serangkaian langkah yang dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar sebagai usaha penunjang kelancaran kegiatan administrasi dalam suatu organisasi.
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi / perusahaan atau bagian dalam suatu instansi / perusahaan, baik yang berasal dari instansi / perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak eksternal maupun pihak internal instansi/perusahaan tersebut.
2. Gambaran Sistem
2.1 Busines Process Modelling Notation
Busines process Modelling Natation (BPMN)
adalah suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh Busines Process Modelling Intiative sebagai suatu standart baru pada pemodelan proses bisnis dan juga sebagai alat desain pada sistem yang kompleks seperti sistem e-business process
modelling intiative sebagai suatu standart baru
pada pemodelan proses bisnis dan juga sebagai alat desain pada sistem yang komples seperti
e-business yang berbasis pesan (message-based).
Gambar II.1 Bisnis Proses Surat Masuk
Gambar II.2 Bisnis Proses Surat Keluar
2.2 Use Case Diagram
Usecase Diagram menggambarkan siapa saja aktor yang melakukan prosedur dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi pada sistem tersebut.
Gambar II.3 Use Case Diagram Surat Masuk Surat
Keluar
Tabel 1 Use Case Scenario Pengajuan Barang ATK
2.3 Activity Diagram
Jika use case scenario menjelaskan sistem secara tekstual maka dengan activity diagram akan dijelaskan secara visual lalu dijelaskan kembali menggunakan uraian.
Gambar II.4 Activity Diagram Kelola Surat Masuk
Gambar II.5 Activity Diagram Kelola Persediaan
2.4 Class Diagram
Class diagram adalah suatu diagram yang menyediakan sekumpulan class objek antar muka interface dan relasinya, dan juga untuk memodelkan database logic. pilih menu surat masuk input data klik simpan update
pilih data yang akan diperbarui Klik Tambah data edit data Klik Update Hapus
Pilih data yang akan dihapus
Klik Hapus
Klik Ok
klik batal
menampilkan form surat masuk
menampilkan form tambah data
menampilkan pesan dan data tersimpan menampilkan form data surat masuk
menampilkan pesan dan data diperbarui menampilkan pesan "apakah
data akan dihapus"
data terhapus menampilkan data awal Sistem Tata persuratan Pilih menu surat keluar
Tambah data update Hapus
input data
klik simpan edit data pilih data yang akan diperbarui
Klik Update Pilih data yang
akan dihapus
Klik Ok
klik batal
menampilkan form surat keluar
menampilkan form tambah data
menampilkan pesan dan data tersimpan menampilkan pesan
dan data diperbarui menampilkan pesan "apakah
data akan dihapus"
data terhapus
menampilkan data awal
Sistem Tata persuratan
Gambar II.6 Class Diagram
3.Implementasi
Sub bab ini menjelaskan langkah – langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak yang di gambarkan dengan menggunakan Metode Prototype.
Langkah Langkah dalm kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut :
1. Tahap Analisis Kebutuhan Sistem
Tahap Analisis bertujuan menganalisis dan memperbaiki sistem dengan melakukan pemahaman yang lebih tepat dari kebutuhan dan untuk mencapai deskripsi persyaratan yang mudah untuk mempertahankan dan membantu memberi struktur seluruh sistem termasuk arsitektur. Tahapan analisis dan menguraikan dengan menyusun use case diagram, use case
skenario, diagram activity, class diagram, dan sequence diagram.
2. Desain Sistem
Tahap design bertujuan membentuk dan menentukan sistem. Tahap perancangan struktur statis sistem subsistem, kelas-kelas dan antarmuka-antarmuka serta hubungannya masing-masing dalam kerangka sistem atau perangkat lunak yang sedang dikembangkan. 3. Implementasi
Tahap implementasi bertujuan menerapkan sistem dalam suatu komponen untuk menyempurnakan sistem secara keseluruhan. Tahap implementasi mendistribusikan sistem dengan melakukan pemetaan kelas untuk komponen, melaksanakan desain kelas dan subsistem yang ditentukan selama desain dengan membuat script atau souurce code. Di dalam model implementasi juga membuat deployment
diagram untuk mendefinisikan simpul-simpul
komputer secara fisik dan melakukan pemetaan
masing-masing komponen ke setiap simpul komputer yang ada.
4. Pengujian Sistem
Tahap test mendeskripsikan dan menjelaskan kasus-kasus serta prosedur pengujian dengan tujuan yaitu melakukan verifikasi terhadap perangkat lunak yang dihasilkan dengan cara melihat dan memastikan apakah pada masing-masing use case telah diimplementasikan sesuai dengan fungsionalitas utama yang tercakup didalamnya. Pada tahap ini pengujian dilakukan dengan menggunakan metode black box testing.
Gambar III.7 Gantt Chart
3.1 Lingkup dan Lingkungan
Lingkup dan batasan pengujian aplikasi pengelolaan surat masuk surat keluar sebagai berikut:
1. Pengujian aplikasi menggunakan metode pengujian Blackbox. 2. Fungsi yang diuji yaitu akses web, Fungsi,
validasi, fungsi pengelolaan, dan fungsi pelaporan.
Sedangkan lingkungan pengujian sebagai berikut: 1. Pengujiaan aplikasi ini dilakukan di Pusat
penelitian dan pengembangan teknologi Mineral dan Batubara (Puslitbang tekMIRA).
2. Pengujian dilakukan oleh Staff IT Publikasi (Bidang Afiliasi dan Informasi).
3.2 Implementasi Antarmuka A. Halaman Antarmuka Gambar
Gambar III.9 Dialog Screen Catat Surat Penjelasan Antar Muka Form Catat Surat : 1. Terdapat Form Surat Masuk Dan Surat
Keluar.
2. Dalam Form Surat Masuk untuk mendata surat masuk.
3. Form Surat Masuk seperti berikut :
Gambar III.10 Form Surat Masuk 4. Dalam Form tersebut terdapat Tambah
Surat Masuk, Disposisi, Print, View,Update, Delete.
5.
Dalam form Tambah Surat sebagai berikut:
Gambar III.11 Form Tambah Surat
6.
Data yang telah diinputkan sebagai berikut:
Gambar III.12 Form Data Surat Masuk
1. Hasil Pengujian N o Fungsi Yang Diuji Cara Pengujiaa n Hasil Yang Diharapka n Hasil Peng ujiaa n Hasil 1 . Akses Web Ketik Url : http://loca lhost//sura t_new pada web browser Masuk ke tampilan utama web Mena mpilk an menu utama web Sukses 2 . Valida si Login: -Login Benar Input Username dan Password dengan benar. Pada tampilan dashboard (berisi opsi-opsi) perangkat lunak sesuai level user. Masu k Kehal aman User Sukses -Login Gagal Input Username dan password yang tidak terdaftar. Menampilk an Pesan “Login Error” Tidak dapat masu k kehal aman user dan mena mpilk an pesan “Logi n Error ” Sukses 4 . Surat Masuk -Input Surat Masuk Input data surat masuk dan klik simpan Pesan tersimpan dan menampilk an pesan“Data Tersimpan” Pesan tersim pan dan meng hasilk an pesan “Data Tersi mpan ” Sukses -Update Surat Masuk Pilih data surat masuk,kli k edit lalu ubah data terbaru Pesan tersimpan dan menampilk an pesan “Data Pesan tersim pan dan mena mpilk Sukses
dan klik update telah diupdate” an pesan “Data telah diupd ate” 5 . Surat Dispos isi -Input Surat Dispos isi Klik Form Disposisi lalu input data setelah itu klik simpan. Pesan tersimpan dan menampilk an pesan “Data Tersimpan” Pesan tersim pan dan mena mpilk an pesan “Data Tersi mpan ” Sukses -Update Surat Dispos isi Pilih data surat Disposisi , klik edit lalu ubah data terbaru, dan klik update. Pesan tersimpan dan menampilk an pesan “Data Terupdate” Pesan tersim pan dan mena mpilk an pesan “Data Terup date” Sukses 6 . Surat Keluar -Input Surat Keluar Klik Form Keluar lalu input data setelah itu klik simpan. Pesan tersimpan dan menampilk an pesan “Data Tersimpan” Pesan tersim pan dan mena mpilk an pesan “Data Tersi mpan ” Sukses -Update Surat Keluar Pilih data surat Keluar , klik edit lalu ubah data terbaru, dan klik update. Pesan tersimpan dan menampilk an pesan “Data Terupdate” Pesan tersim pan dan mena mpilk an pesan “Data Terup date” Sukses 7 . Buat Agend a -Input Agenda Surat masuk Pesan tersimpan dan menampilk Pesan tersim pan dan Sukses atau surat keluar dari tanggal sampai tanggal, lalu klik cetak an pesan “data tersimpan” namun jika gagal muncul pesan “data sudah tersedia” mena mpilk an pesan “data tersim pan ” namu n jika gagal munc ul pesan “data pesan sudah tersed ia” 8 . Lihat Lapora n -Pilih laporan yang akan ditampilka n surat masuk atau surat keluar input kan tanggal sampai dengan tanggal yang ditentukan lalu klik view. Menampilk an laporan surat masuk atau surat keluar sesuai tanggal yang ditentukan. Mena mpilk an lapora n surat atau surat keluar sesuai tangg al yang ditent ukan. Sukses DAFTAR PUSTAKA
1. Aniqul Wafa’ 2007. Prosedur Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor dinas pendapatan daerah provinsi Jawa Tengah, Fakultas Ekonomi Negeri Semarang 2. Firmansyah, M. (2015). Aplikasi Report
Ip/Ipk Mahasiswa Berdasarkan Asal Sekolah Jalur Masuk Pmdk-Pn Politeknik Negeri Sriwijaya (Doctoral dissertation, Politeknik
Negeri Sriwijaya).
3. Gaol, C. J. L. (2008). Sistem Informasi
Manajemen. Grasindo
4. Hasibuan Melayu. S.P 2012 Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi Jakarta. PT. Bumi Aksara
5. Hariandja, M. T. E. (2002). Manajemen
