PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT DAN MANAJEMEN ARSIP KPRI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
Tugas Akhir
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Ahli Madya pada Program Studi DIII Teknik Informatika
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret
Oleh :
MAHARDHIKA GUNTUR SEGARA M 3113095
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET
ii
iv
HALAMAN PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Laporan Tugas Akhir ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan disuatu Perguruan Tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitka oleh orang lain, kecuali secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam Daftar Pustaka.
Surakarta, 02 Juni 2016
HALAMAN MOTTO
“Setiap Kesuksesan Pasti Disertai Kegagalan”
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Bapak Agus Rahardjo, Ibu Sumarni serta adik Dewani Anindhita Mega Prameswari yang selalu memberikan semangat dan motivasi dalam menyelesaikan pendidikan.
2. Adik Margita Selviana yang selama ini memberikan dukungan dan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Kalih Wanungputro Sholihun, Lintang Panjerina, Enggar Desi Tama, Laksmita Dewi, Intan Hikmah Firdiana, Moch. Khusnan Baihaqi, Mahfudz Shodiq, Agung Nugraha, Fadhlul Ilmi Khoirun, dan Bejo Priyanto yang telah bersedia direpotkan.
4. Teman-teman ASRIKA Films yang telah memberikan tempat dalam proses pembuatan tugas akhir ini.
5. Teman-teman komunitas Forum Bismania Indonesia Team Solo yang selalu memberikan hiburan walaupun hanya begitu –begitu saja.
6. Segenap keluarga besar TIB 2013 yang telah mengajarkan kebersamaan selama 3 tahun ini.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat-Nya, sehingga penyusunan Laporan Tugas Akhir dengan judul “Pembuatan Sistem Informasi Disposisi Surat dan Manajemen Arsip KPRI Universitas Sebelas Maret” ini dapat terselesaikan pada waktunya tampa halangan berarti.
Penyusunan laporan ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan untuk memperoleh gelar ahli madya pada Program Diploma III Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas maret Surakarta.
Dalam melakukan penelitian dan penyusunan laporan Tugas Akhir ini penulis telah mendapatkan banyak dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis mengucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada :
1. Bapak Abdul Aziz. S.Kom. , M.Cs. selaku ketua Program Studi Diploma III Teknik Informatika Universitas Sebelas Maret yang memberikan izin kepada penulis untuk mengikuti ujian Tugas Akhir ini.
2. Bapak Agus Purbayu, S.Si, M.kom selaku dosen pembimbing yang telah dengan penuh kesabaran dan ketulusan memberikan ilmu dan bimbingan terbaik kepada penulis.
3. Bapak Ir. Sugihardjo, M.S selaku Ketua II KPRI UNS yang selalu memberikan dorongan motivasi untuk berkembang dan memberikan teladan serta pengetahuan dalam dunia kerja
4. Keluarga Besar KPRI UNS Surakarta yang telah memberikan kerjasama yang baik selama pengerjaan Tugas Akhir
5. Para Dosen Program Studi Diploma III Teknik Informatika Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan bekal ilmu kepada penulis.
viii
manfaat dan memberikan wawasan tambahan bagi para pembaca dan khususnya bagi penulis sendiri.
Surakarta, 01 Juni 2016
DAFTAR ISI
HALAMAN COVER ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ... iv
HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
INTISARI ... xvi
ABSTRACT ... xvii
BAB I ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah Penelitian ... 2
1.4 Tujuan Penelitian ... 2
1.5 Manfaat Penelitian ... 2
1.6 Metodologi Penelitian ... 2
1.7 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II ... 6
2.1 Tinjauan Pustaka ... 6
2.2 Landasan Teori ... 9
2.2.1 Surat ... 9
2.2.2 Disposisi ... 9
2.2.3 Arsip ... 9
2.2.4 Sistem Informasi ... 10
2.2.5 Model-View-Controller (MVC) ... 10
2.2.6 Framework ... 10
2.2.7 CodeIgniter Framework ... 10
2.2.8 PHP (Hypertext Prepocessor) ... 11
x
2.2.10 MySQL ... 11
2.2.11 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 12
2.2.12 Unified Modeling Language (UML) ... 14
2.2.13 HyperText Markup Language (HTML) ... 16
2.2.14 JavaScript ... 16
BAB III ... 17
3.1 Deskripsi Data ... 17
3.2 Alat dan Bahan ... 17
3.2.1 Alat ... 17
3.2.2 Bahan... 18
3.3 Perancangan Sistem ... 18
3.3.1 Proses Bisnis ... 19
3.3.2 Analisa Data ... 19
3.3.3 Use case diagram... 21
3.3.4 Use case text ... 22
3.3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 33
3.3.6 Mapping Table ... 35
3.3.7 Tabel Fisik ... 35
3.3.8 Class Diagram ... 42
3.3.9 Sequence Diagram ... 43
3.4 Perancangan Desain Tampilan Sistem ... 55
3.4.1 Perancangan Desain Tampilan Sistem Berbasis Web ... 55
3.4.2 Perancangan Desain Tampilan Sistem Berbasis Android ... 57
BAB IV ... 61
4.1 Implementasi Sistem ... 61
4.1.1 Implementasi Sistem Berbasis Web ... 61
4.1.2 Implementasi Sistem Berbasis Android ... 85
4.2 Tabel Pengujian ... 94
BAB V ... 99
5.1 Kesimpulan ... 99
5.2 Saran ... 99
DAFTAR PUSTAKA ... 100
DAFTAR TABEL
Table 2. 1 Tabel perbandingan penelitian pembuatan sistem informasi arsip ... 6
Table 2. 2 Notasi simbolik Diagram E-R menurut Fathansyah (2012)... 12
Table 2. 3 Simbol pada use case diagram (Julius Hermawan, 2004) ... 14
Table 2. 4 Simbol-simbol pada use case diagram menurut Hermawan (2004) .... 15
Table 2. 5 Simbol-simbol pada class diagram menurut Hermawan (2004) ... 16
Tabel 3. 1 Data-data yang dibutuhkan ... 17
Tabel 3. 2 Analisa kebutuhan fungsional sistem ... 20
Tabel 3. 3 Analisa kebutuhan non fungsional sistem ... 20
Tabel 3. 4 Use case text manajemen data surat masuk ... 23
Tabel 3. 5 Use case text manajemen data surat keluar ... 24
Tabel 3. 6 Use case text manajemen data disposisi ... 25
Tabel 3. 7 Use case text manajemen data arsip ... 26
Tabel 3. 8 Use case text manajemen data peminjaman arsip ... 27
Tabel 3. 9 Use case text manajemen data retensi arsip ... 29
Tabel 3. 10 Use case text manajemen data user ... 30
Tabel 3. 11 Use case text manajemen data jabatan ... 31
Tabel 3. 12 Use case text manajemen data bagian ... 32
Tabel 3. 13 Use case text manajemen data klasifikasi arsip ... 33
Tabel 3. 14 Tabel surat_masuk ... 36
Tabel 3. 15 Tabel surat_keluar ... 36
Tabel 3. 16 Tabel disposisi ... 37
Tabel 3. 17 Tabel detail_disposisi ... 37
Tabel 3. 18 Tabel arsip ... 37
Tabel 3. 19 Tabel peminjaman ... 38
Tabel 3. 20 Tabel detail_peminjaman ... 39
Tabel 3. 21 Tabel retensi ... 39
Tabel 3. 22 Tabel user ... 40
Tabel 3. 23 Tabel klasifikasi ... 40
Tabel 3. 24 Tabel masalah ... 40
Tabel 3. 25 Tabel sub_masalah ... 41
Tabel 3. 26 Tabel bagian ... 41
Tabel 3. 27 Tabel jabatan ... 41
Tabel 3. 28 Tabel Login ... 42
Tabel 3. 29 Tabel file ... 42
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Use case diagram ... 21
Gambar 3. 2 Diagram ERD sistem informasi disposisi surat dan manajemen arsip KPRI Universitas Sebelas Maret ... 34
Gambar 3. 3 Relasi antar tabel sistem informasi disposisi surat dan manajemen arsip KPRI Universitas Sebelas Maret ... 35
Gambar 3. 4 Class diagram sistem berbasis web ... 43
Gambar 3. 5 Sequence diagram manajemen data surat masuk ... 44
Gambar 3. 6 Sequence diagram manajemen data surat keluar ... 45
Gambar 3. 7 Sequence diagram manajemen data disposisi ... 46
Gambar 3. 8 Sequence diagram manajemen data arsip... 47
Gambar 3. 9 Sequence diagram manajemen data peminjaman arsip ... 49
Gambar 3. 10 Sequence diagram manajemen data retensi arsip ... 50
Gambar 3. 11 Sequence diagram manajemen data user ... 51
Gambar 3. 12 Sequence diagram manajemen data jabatan ... 52
Gambar 3. 13 Sequence diagram manajemen data bagian ... 53
Gambar 3. 14 Sequence diagram manajemen data klasifikasi ... 54
Gambar 3. 15 Tampilan halaman login ... 55
Gambar 3. 16 Tampilan halaman depan ... 56
Gambar 3. 17 Tampilan halaman view data... 56
Gambar 3. 18 Tampilan form input dan edit data ... 57
Gambar 3. 19 Tampilan halaman lihat detail data ... 57
Gambar 3. 20 Tampilan halaman login sistem berbasis android ... 58
Gambar 3. 21 Tampilan halaman depan sistem berbasis android ... 58
Gambar 3. 22 Tampilan halaman menu sistem berbasis android... 59
Gambar 3. 23 Tampilan halaman view data sistem berbasis android ... 59
Gambar 3. 24 Tampilan halaman input dan edit data sistem berbasis android ... 60
Gambar 4. 1 Implementasi halaman login ... 61
Gambar 4. 2 Implementasi halaman home ... 62
Gambar 4. 3 Implementasi halaman surat masuk ... 63
Gambar 4. 4 Implementasi halaman detail surat masuk ... 63
Gambar 4. 5 Implementasi halaman form surat masuk... 64
Gambar 4. 6 Implementasi halaman hapus surat masuk ... 64
Gambar 4. 7 Implementasi halaman surat keluar ... 65
Gambar 4. 8 Implementasi halaman detail surat keluar ... 66
Gambar 4. 9 Implementasi halaman form surat keluar ... 66
Gambar 4. 10 Implementasi halaman hapus surat keluar ... 67
Gambar 4. 11 Implementasi halaman daftar ekspedisi surat keluar... 68
Gambar 4. 12 Implementasi halaman disposisi... 68
Gambar 4. 14 Implementasi halaman form disposisi ... 69
Gambar 4. 15 Implementasi halaman hapus disposisi ... 70
Gambar 4. 16 Implementasi halaman arsip ... 71
Gambar 4. 17 Implementasi halaman detail arsip ... 71
Gambar 4. 18 Implementasi halaman form arsip ... 72
Gambar 4. 19 Implementasi halaman verifikasi arsip ... 72
Gambar 4. 20 Implementasi halaman peminjaman arsip ... 73
Gambar 4. 21 Implementasi halaman detail peminjaman arsip ... 74
Gambar 4. 22 Implementasi halaman form peminjaman arsip ... 74
Gambar 4. 23 Implementasi halaman hapus peminjaman arsip ... 75
Gambar 4. 24 Implementasi halaman retensi arsip ... 76
Gambar 4. 25 Implementasi halaman form retensi arsip ... 76
Gambar 4. 26 Implementasi halaman hapus retensi arsip ... 77
Gambar 4. 27 Implementasi halaman cetak berita acara pemusnahan arsip ... 78
Gambar 4. 28 Implementasi halaman user ... 78
Gambar 4. 29 Implementasi halaman detail user ... 79
Gambar 4. 30 Implementasi halaman form user ... 79
Gambar 4. 31 Implementasi halaman hapus user... 80
Gambar 4. 32 Implementasi halaman klasifikasi arsip ... 80
Gambar 4. 33 Implementasi halaman form klasifikasi arsip ... 81
Gambar 4. 34 Implementasi halaman edit klasisifikasi arsip ... 81
Gambar 4. 35 Implementasi halaman hapus klasifikasi arsip ... 82
Gambar 4. 36 Implementasi halaman bagian ... 82
Gambar 4. 37 Implementasi halaman form bagian ... 83
Gambar 4. 38 Implementasi halaman hapus bagian... 83
Gambar 4. 39 Implementasi halaman jabatan ... 84
Gambar 4. 40 Implementasi halaman form jabatan ... 84
Gambar 4. 41 Implementasi halaman hapus jabatan ... 85
Gambar 4. 43 Implementasi halaman login ... 86
Gambar 4. 44 Implementasi halaman home ... 87
Gambar 4. 45 Implementasi halaman menu ... 87
Gambar 4. 46 Implementasi halaman notifikasi ... 88
Gambar 4. 47 Implementasi halaman verifikasi retensi ... 92
Gambar 4. 48 Implementasi halaman profile ... 93
xvi INTISARI
Koperasi Pegawai Republik Indonesia Universitas Sebelas Maret atau KPRI UNS merupakan koperasi primer yang beranggotakan pegawai negeri Universitas Sebelas Maret, beserta keluarganya, dan pensiunannya. Dalam kesehariannya KPRI UNS tentu tidak lepas dari kegiatan surat-menyurat sebagai sarana komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal organisasi. Proses pendataan arsip surat baik surat masuk maupun surat keluar di KPRI UNS masih bersifat manual pada buku dan Microsoft Excel. Selain itu KPRI UNS juga menghadapi kendala dalam proses pendistribusian surat, kendala yang terjadi adalah arsip surat yang membutuhkan pengesahan dari pimpinan seringkali membutuhkan waktu lama karena ketidakberadaan pimpinan di kantor. Solusi yang dapat dierikan untuk masalah tersebut adalah dibuatnya sistem informasi disposisi surat dan manajemen arsip untuk memudahkan kinerja pegawai dalam proses surat-menyurat.
Pembuatan sistem informasi ini menggunakan metode waterfall. Langkah-langkah dari metode ini adalah membuat analisa kebutuhan sistem, membuat desain sistem, desain database, coding dan testing. Sistem informasi disposisi surat dan manajemen arsip ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework codeigniter 3.
Sistem informasi ini mampu mengelola pendataan surat baik surat masuk maupun surat keluar, proses distribusi surat menggunakan lembar disposisi, manajemen arsip meliputi pendataan arsip, peminjaman arsip dan pemusnahan atau retensi arsip. Diharapkan dengan ada sistem informasi ini dapat memudahkan kinerja petugas, serta dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi jika dibandingkan dengan melakukan pengelolaan secara manual.
ABSTRACT
KPRI UNS is a primary cooperative whose members are public servants
Sebelas Maret University, and their families, and retirees. In everyday KPRI UNS
certainly not out of activities of the correspondence as a means of communication with internal and external organizations. The data collection process mail archives both incoming and outgoing mail letter in KPRI UNS still manual in book and Microsoft Excel. In addition KPRI UNS also face obstacles in the process of distributing the mail, the obstacles that happen is an archive of letters that require approval from leaders often take a long time because of absence of leadership in the office. Possible solutions to the problem dierikan is made of information systems and records management disposition letter to facilitate the performance of employees in the process of correspondence.
Making this information system using waterfall method. The steps of this method is to make the analysis needs of the system, making the system design, database design, coding and testing. Information systems and records management disposition letter is created using the programming language PHP with CodeIgniter framework 3.
The information system is able to manage the data collection letters both incoming and outgoing mail letters, mail distribution process using a sheet disposition, records management archive includes data collection, borrowing or destruction of archives and records retention. It is expected to last information system can facilitate the performance of the officers, as well as to minimize errors that may occur when compared to managing it manually.
