Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Eggyl Fakhta Dwi NasutionProgram Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan Jl.HM Jhoni No.70-A Medan
Faktaeggyl@yahoo.com
ABSTRAK
Sistem Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan media dokumentasi. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang lama pada prodi sistem informasi mempunyai kelemahan utama yaitu, membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan pengolahan data surat. Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat sistem pengarsipan yang terkomputerisasi untuk prodi sistem informasi agar mendukung kegiatan pengarsipan supaya tercapai efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip, serta mampu mendokumentasikan arsip yang memiliki informasi atau nilai penting untuk program studi sistem informasi STT Harapan. Dalam penelitian ini penulis membuat sistem pengarsipan yang terkomputerisasi dengan menggunakan bahasa DFD, perangkat lunak yang digunakan adalah : windows 7, Microsoft visual basic.net 2008, Microsoft access yang dimana perangkat lunak tersebut berfungsi untuk penelitian ini. Hasil dari penelitian ini memungkinkan membantu proses pendataan surat masuk dan surat keluar secara bersamaan pada prodi sistem informasi, sebab sistem tersebut dirancang untuk pengaksesan pengarsipan surat masuk dan keluar.
Kata Kunci: Sistem Arsip Terkomputerisasi, Sistem Arsip Manual
ABSTRACT
Archive systems has an important role as a source of information and documentation media. Data collection systems incoming and outgoing mail at the old Prodi information systems has major drawbacks namely, takes a long time to perform data processing mail. In this study the authors create a computerized filing systems using DFD Language, The software used is: Windows 7, Microsoft Visual Basic.net 2008, Microsoft access is the software which serves for the study the result of this study allow aid data collection process incoming and outgoing mail at the same time Prodi information system, because the systems is designed for accessing archiving incoming and outgoing mail.
Keywords : Systems Computerized Archive, Archive Systems Manual
1.PENDAHULUAN
Sistem pengarsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Sistem pengarsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagu setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap yang ada di dalam empat bidang yakni bidang pendataan dan penyuluhan. Bidang sekertaris, bidang pencatatan sipil dan kependudukan[1].
Sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan
secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar[2].
Arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam bentuk dan ciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan, atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta[3].
Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedure kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi unuk mencapai suatu tujuan dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan [4].
Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi dan untuk mengendalikan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan [6].
Berdasakan latar belakang masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, maka permasalahan pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah bagaimana mengembangkan sistem arsip Prodi sistem informasi STTH yang diharapkan dapat membantu Prodi dalam mengoptimalkan waktu dan tempat dalam hal pengarsipan.
Adapun tujuan yang ingin penulis lakukan sejalan dengan permasalahan yang dirumuskanpada penelitian ini adalah : 1. Dibuatkan sebuah program khusus
untuk mengolah file arsip dengan menggunakan bahasa pemrograman pada Program Studi Sistem Informasi STTH Medan.
2. Dapat mengoptimalkan waktu dan tempat dalam hal pengarsipan.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Pada bagian pendahuluan telah dijelaskan mengenai latar belakang perancangan sistem ini, yaitu karena belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal, kegiatan pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada administrasi kajur sistem informasi hanya terbatas pada aplikasi Ms.Word dan Ms.Excel. Masalah lamanya surat masuk dan surat keluar pada administrasi kajur sistem informasi kurang optimal karena masih manual. Oleh karena itu, dibuatlah sebuah perancangan sistem yang berfungsi untuk mempercepat laporan surat masuk dan surat keluar.
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, surat keluar, sertapembuatan laporan.
• Prosedur Surat yang Masuk
Bagian pengarsipan menerima surat, kemudian mendata surat lalu mencatat dikartu disposisi dan memberikan surat kepada penerima surat setelah itu bagian pengarsipan membuat laporan untuk diberikan ketua jurusan sistem informas
i
• Prosedur Surat KeluarBagian pengarsipan membuat surat lalu diberikan kepada ketua jurusan sistem informasi surat tersebut dan surat tersebut bisa diterima atau ditolak oleh ketua jurusan setelah itu bagian pengarsipan mengirim surat kemudian membuat laporan untuk diberikan ketua jurusan
• Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
Bagian pengarsipan membuat laporan surat masuk dan surat keluar kemudian diserahkan kepada ketua jurusan. Setelah itu admin mengecek surat masuk dan surat keluar.
Sistem yang sedang berjalan pada administrasi jurusan sistem informasi masih secara manual, sehingga sering kali menghadapi beberapa masalah yang berkaitan dengan mengolah data surat surat masuk dan surat keluar. Adapun masalah yang timbul akibat sistem manual antara lain adalah :
a. Pendataan surat masuk dan keluar sulit sekali untuk di update secara cepat dan tepat kedalam sistem informasi
b. Sulit sekali mencari data pendataan surat masuk dan keluar dalam jumlah penyimpanan ruang yang besar
c. Tidak dapat mengetahui jumlah data pendataan surat masuk dan surat keluar yang terbaru secara efektif dan efisien
d. Admin mengalami kesulitan dalam mencari data pendataan surat masuk dan keluar yang sudah diajukan dengan spesifikasi harga yang ditawarkan.
Sistem manual yang digunakan pada saat ini sangatlah tidak praktis dan efisien digunakan untuk mencari data dengan cepat dan tepat. Hal ini disebabkan di dalam memproses data permohonan cuti akan menghabiskan waktu yang cukup lama. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input atau output dari sistem, diagram tersebut terdiri dari simbol proses yang menggambarkan seluruh sistem, seperti pada gambar dibawah ini :
Kajur Sistem Informasi
Gambar 1DFD level 0 Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Keterangan:
1) Pada Gambar terlihat ada tiga entitas yang saling berinteraksi dengan sistem, yaitu entitas admin dan kajur system informasi. 2) Data pengarsipan yang akan
dijalankan berupa data surat masuk, surat keluar dan pembuatan laporan 3) Entitas admin bertugas untuk
mengolah arsip surat berupa surat
masuk, surat keluar dan laporan yang akan diterima dari luar kampus ataupun yang akan antarkan keluar kampus
4) Entitas kajur sistem informasi tidak ada memberikan masukkan kepada sistem atau tidak ikut serta dalam pengolahan data atau arsip, namun kajur sistem informasi menerima surat masuk atau surat keluar yg telah diproses oleh admin yang selanjutnya akan diterima jika itu surat masuk dan akan di antar jika iitu surat keluar.
Flowchart adalah salah satu cara untuk memodelkan proses secara mendetail yang terjadi dalam sebuah sistem. Berikut ini flowchart dari sistem arsip.
Gambar 2flowchart Sistem Arsip Prodi Sistem Infornasi STTH
Keterangan:
Flowchart diatas menggambarkan proses yang terjadi pada sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar prodi sistem informasi stth. Berikut adalah proses pada sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar:
1) Proses awal dilalukan dengan menggunakan system login akun terlebih dahulu dengan menginput
username dan password karna tidak semua pekerja prodi bisa membuka aksesnya.
2) Proses kedua jika username dan password yg diinput sudah valid maka admin dapat langsung login ke menu utama dan jika username dan password yg diinput ternyata tidak valid maka akan kembali pada halaman login utama.
3) Jika admin sudah masuk ke menu utama maka admin sudah dapat memperoses pengarsipan surat masuk maupun surat keluar dengan cara terkomputerisasi.
4) Selanjutnya adalah tahap pemeriksaan surat masuk dan surat keluar yang nantinya apakah akan disimpan atau langsung dibagikan. Jika surat tersebut bersifat penting dan dalam kepentingan jangka pangjang maka surat tersubut akan disimpan dalam database dan jika surat tersebut besifat dibagikan maka akan langsung dicetak dan di sebarkan.
5) Tahap terakhir adalah pencetakan surat jika memang akan diantarkan dan penimpanan surat berupa softcopy yg telah discan kedalam databe system pengarsipan.
Setelah itu admmin dapat kembali kehalaman utama jika pekerjaan sudah selesai atau admin dapat logout (End Proses)
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Agar Sistem Arsip Prodi Sistem Infornasi STTH ini dapat berjalan dengan baik akan dibahas mengenai kebutuhan
software (perangkat lunak) yang diperlukan untuk mendesain sistem informasi pengarsipan surat. Saat ini perkembangan teknologi informasi yang kian marak tidak dapat dipisahkan dari popularitas desktop
aplikasi visual, dan database pendukungnya yaitu ms.access yang telah menjadi salah satu pilihan dalam membangun sebuah aplikasi berbasis sistem informasi berbasis
desktop. Untuk mengoperasikan perancangan sistem sistem informasi, dibutuhkan berupa perangkat keras dan perangkat lunak yang memenuhi syarat. Adapun hardware, software dan brainware
yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Hardware
Merupakan suatu komponen yang sangat dibutuhkan dalam mewujudkan sistem yang diusulkan. Dalam hal ini penulis merinci spesifikasi komponen hardware yaitu:
a. CPU : Pentium IV 3.0 GHz atau lebih tinggi
b. Memory : 512 MB atau lebih tinggi c. Video Card : 64 MB atau lebih tinggi d. Display : 1024 by 860 pixels
f. Disk Space : 20 GB atau lebih tinggi g. Keyboard
h. Mouse 2. Software
Software tidak akan dapat memecahkan suatu masalah tanpa adanya komponen software. Adapun software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi dan website ini adalah:
a. Operation System Windows 7 b. Microsoft Visual Basic.Net 2008 c. Photoshop CS 2 sebagai desain
layout. d. Ms.Access
Tampilan program merupakan hasil output dari implementasi sistem yang dibuat berdasarkan perancangan system sebelumnya. Adapun hasil tampilan program dari Sistem Arsip Prodi Sistem Infornasi STTH ini adalah sebagai berikut :
Gambar 3 Halaman InputLogin Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Tampilan halaman login merupakan tampilan yang paling awal yang dijumpai oleh user ketika membuka sistem informasi. Di halaman login ini terdapat menu login
user untuk melakukan akses ke sistem. Gambar halaman login untuk user (pengguna)
Gambar 4 Tampilan halaman utama Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Tampilan halaman utama merupakan tampilan yang tampil setelah melakukan
login yang dijumpai oleh user ketika membuka sistem informasi. Di halaman menu utama ini terdapat menu registrasi users, surat masuk, surat keluar, laporan dan
logout untuk melakukan akses ke sistem.
Gambar 5 Halaman Input Menu Registrasi User Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Halaman input menu registrasi user berfungsi untuk menginputkan data menu registrasi pengguna yang ingin melakukan akses ke sistem informasi.
Gambar 6 Halaman Input Data Surat Masuk Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Halaman input data surat masuk berfungsi untuk menginputkan data surat keluar bedasarkan tambah data dan isi ringkas dari file.
Gambar 7 Halaman Output Data Surat Masuk Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Halaman output laporan surat masuk berfungsi untuk menampilkan seluruh data surat masuk yang sudah diinputkan ke sistem informasi.
Gambar 8 Halaman Output Laporan Surat Masuk Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Halaman output laporan surat masuk berfungsi untuk menampilkan seluruh data surat masuk yang sudah diinputkan ke sistem informasi.
Gambar 9 Halaman Output Laporan Surat Keluar Sistem Arsip Prodi Sistem Informasi STTH
Halaman output laporan surat keluar berfungsi untuk menampilkan seluruh data surat keluar yang sudah diinputkan ke sistem informasi.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan pada tulisan ini, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar berbasis desktop merupakan salah satu sistem yang dapat diterapkan pada administrasi di jurusan sistem informasi.
2. Aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang lama mempunyai kelemahan utama yaitu, membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan pengolahan data surat.
3. Sistem yang dirancang memungkinkan proses pendataan surat masuk dan surat keluar secara bersamaan, sebab sistem tersebut dirancang untuk pengaksesan pengarsipan surat masuk dan keluar. 4. Sistem yang sedang berjalan (sistem
manual) sudah tidak relevan lagi untuk terus diterapkan, hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi dimasa sekarang yang cepat dan akurat.
5. Diharapkan kepada administrasi jurusan sistem informasi agar dapat menerapkan sistem yang telah dirancang si penulis. 6. Sistem yang telah dibuat si penulis
sangat sederhana dan praktis, sehingga tidak ada suatu alasan khusus yang menyebabkan pendataan surat masuk dan surat keluar tidak dapat terlaksana. 5. DAFTAR PUSTAKA
[1.] Lestari, Tri Pamuji. (2013). Kobtribusi Sistem Pengarsipan Dan Layanan Satu Atap Terhadap Efisiensi Kerja Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Lamongan. Jurnal Sistem Informasi. 3(1), 320-326.
[2.] Sibali, H.M. Nawawi Dg. (2010).
Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat. Jurnal eksis. 6(2), 36-43.
[3.] Oetari, Dwi. (2010). Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Zenith Djaja Palembang. Jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP Palembang : Tesis Tidak Diterbitkan. [4.] Dwipunti, Ratna, (2014). Perancangan
Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Sanggar Tari Sekar Tanjung Kendal Berbasis CLIENT
SERVER. Jurusan Akuntansi Komputer STEKOM Semarang : Tesis Tidak Diterbitkan.
[5.] Fahrudin, Alex. (2011).Pembangunan Sistem Informasi Layanan Haji Berbasis WEB Kepada Kelompok Bimbingan Ibadah Haji Ar Rohman Mabrur Kudus. Jurnal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. 3(1), 35-43.
[6.] Daud, Rochmawati. (2014).
Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan KasBerbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada PT. TRUST TECHNOLOGY). Jurnal Manajemen. 12(1), 18-28.
[7.] Ibrahim, Ali. (2011). Perancangan Sistem Pemesanan Tiket Pesawat Berbasis WEB.Jurnal Sistem Informasi. 3(1), 320-326.
[8.] Haviluddin. (2010). Memahami Penggunaan Diagram Arus Data. Jurnal informatika mulawarman. 4(3), 1-6.
[9.] Herriyance. Sulindawaty. (2011).
Sistem Informasi Pengolahan Nilai Siswa Pada Smp Swasta Bakti Medan. 10(1), 53-69.
[10.] Silvianingrum. Hilda. (2013). Manfaat Database Dalam Kehidupan Sehari-hari. Jurnal ilmiah database. 4(1),459-4
