Ditujukan untuk :
Bapak / Ibu Pimpinan
PT. TIMAH Tbk
Jalan Jendral SUdirman No.51, Pangkalpinang. Bangka Belitung
PROPOSAL PENAWARAN
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT
Kunjungi di
PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA
Jl. Danau Maninjau Raya No.29 Sawojajar, Kota Malang Jawa Timur – Indonesia 65139
www.sipas.id
Kontak
marketing@sipas.id (0341) 302 1661 0812 3277 6252 0812 3277 6252
| 2
www.sipas.id
Malang, 14 Agustus 2017 Nomor : 0227/P/SM/VIII/2017
Lampiran : Terlampir
Perihal : Penawaran Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Kepada Yth,
Bapak / Ibu Pimpinan PT. Timah Tbk
Di tempat
Dengan hormat,
Berkitan dengan hasil pertemuan sebelumnya, yang membahas tentang rencana Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di PT. Timah Tbk, bersama dengan ini kami dari PT. Sekawan Media Informatika bermaksud mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut.
Adapun untuk rincian detail dari Biaya dan Waktu pengerjaan sistem ini akan dijelaskan pada halaman-halaman berikutnya, dengan pengalaman dan keahlian kami pada bidang ini, kami berharap bisa memberikan layanan terbaik untuk anda.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas segala perhatian dengan memberikan skala prioritas pada penawaran ini kami ucapkan terima kasih, dan semoga terjalin kerjasama yang baik di kemudian hari.
Hormat Kami,
Dwiyana Dini Kurniawan Direktur
| 3
www.sipas.id
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) Instansi : PT. TIMAH Tbk
Ruang lingkup dari pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di PT. Timah Tbk adalah sebagai berikut :
1. Analisa dan inventarisasi semua kebutuhan penyesuaian aplikasi sesuai dengan kebutuhan 2. Melakukan perencanaan pengembangan sistem
3. Melakukan pengembangan/kustomisasi Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat dengan rincian sebagai berikut :
- Penyesuain fitur asistensi monitoring untuk Delegasi / PLT
- Menampilkan status surat pada korespondensi
- Penanda untuk atribut prioritas surat - Flag terima berkas, tampil mulai dari
awal distribusi surat
- Disposisi Rahasia, perintah Surat Rahasia, berkas tidak muncul pada ekspedisi ketika disposisi bestatus rahasia
- Surat Rahasia, berkas tidak tampil ketika surat berstatus Rahasia
- Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut untuk penerima disposisi
- Penyesuaian status disposisi "dicabut"
(untuk pengirim dan penerima disposisi)
- Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi
- Live Edit, pembuatan konsep surat langsung dari aplikasi
- Tambah status revisi pada konsep surat - History perubahan konsep surat - Pembeda jenis surat pada Surat Masuk
untuk Surat Eksternal/Internal
- Penambahan fitur upload berkas pada ekspedisi Surat Eksternal
- Laporan Presentase Surat Selesai - Ekspedisi Surat Eksternal ada
pemberian status Surat "Selesai"
4. Melakukan Konsultasi dan Revisi dari setiap tahapan proses untuk dapat menghasilkan aplikasi sesuai dengan yang diharapkan
5. Melakukan Testing dan Bug Fixing
6. Melakukan Penyusunan dan pencetakan laporan dan buku panduan pengoperasian 7. Melakukan instalasi aplikasi dan konfigurasi pada server
8. Melakukan Sosialisasi dan pelatihan sistem informasi
| 4
www.sipas.id
RENCANA ANGGARAN BIAYA
Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) Instansi : PT. TIMAH Tbk
NO KEGIATAN SATUAN VOLUME HARGA
SATUAN (Rp)
JUMLAH HARGA (Rp)
I. BIAYA LANGSUNG PERSONIL 111,000,000
A. TENAGA AHLI
1 Project Manajer OB 1 x 3 9,000,000 27,000,000
2 Analis Sistem OB 1 x 3 9,000,000 27,000,000
3 Ahli Programmer OB 2 x 3 6,000,000 36,000,000
4 Ahli Quality Control & Tester OB 1 x 1 6,000,000 6,000,000
A. TENAGA PENDUKUNG
1 Asisten Tenaga Ahli OB 1 x 3 5,000,000 15,000,000
II. BIAYA LANGSUNG NON PERSONIL 118,500,000
A. BIAYA BELANJA BARANG
1 Aplikasi SIPAS Paket Enterprise Paket 1 x 1 70,000,000 70,000,000 2 Add-On Aplikasi Android + IOS Paket 1 x 1 10,000,000 10,000,000
3 Add-On Direct Scanner Paket 1 x 1 1,000,000 1,000,000
4 Add-On Lacak Surat Paket 1 x 1 1,000,000 1,000,000
5 Add-On Notifikasi Email Paket 1 x 1 2,000,000 2,000,000
6 Add-On Notifikasi SMS Paket 1 x 1 3,000,000 3,000,000
C. BIAYA PELAPORAN
1 Pencetakan Buku Panduan Pengoperasian
Exemplar 3 x 1 400,000 1,200,000
2 CD (Backup Aplikasi, Source Code &
Manual Book) Keping 3 x 1 100,000 300,000
C. SUPPORT & MAINTENANCE
1 Support & Maintenance Paket 1 x 3 10,000,000 30,000,000
TOTAL BIAYA (Personil + Non Personil) 229,500,000
PPn 10% 22,950,000
GRAND TOTAL 252,450,000
Terbilang : Dua Ratus Lima Puluh Dua Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah
| 5
www.sipas.id
WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN
Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) Instansi : PT. TIMAH Tbk
Adapun proses pelaksanaan pekerjaan ini memakan waktu selama 12 Minggu, dengan rincian sebagai berikut :
NO KEGIATAN MINGGU
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Pengembangan & Kustomisasi Sistem Penyesuaian fitur asistensi monitoring untuk Delegasi / PLT
Menampilkan status surat pada korespondensi Penanda untuk atribut prioritas surat
Flag terima berkas, tampil mulai dari awal distribusi surat
Disposisi Rahasia, perintah Surat Rahasia, berkas tidak muncul pada ekspedisi ketika disposisi bestatus rahasia
Surat Rahasia, berkas tidak tampil ketika surat berstatus Rahasia
Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut untuk penerima disposisi
Penyesuaian status disposisi "dicabut" (untuk pengirim dan penerima disposisi)
Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi Live Edit, pembuatan konsep surat langsung dari aplikasi
Tambah status revisi pada konsep surat History perubahan konsep surat
Pembeda jenis surat pada Surat Masuk untuk Surat Eksternal/Internal
Penambahan fitur upload berkas pada ekspedisi Surat Eksternal
Laporan Presentase Surat Selesai
Ekspedisi Surat Eksternal ada pemberian status Surat "Selesai"
| 6
www.sipas.id
SYARAT DAN KETENTUAN
Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) Instansi : PT. TIMAH Tbk
1. Harga yang ditawarkan sudah termasuk seluruh biaya yang dijelaskan dalam ruang lingkup pekerjaan
2. Masa Garansi Support (Maintenance) yang diberikan adalah selama 3 bulan terhitung setelah serah terima pekerjaan, dengan ruang lingkup dan ketentuan sebagai berikut :
A. Ruang Lingkup
- Memonitoring aktivitas pada Sistem Informasi pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
- Melakukan backup berkala sistem informasi maupun database sehingga memiliki backup yang terupdate
- Perbaikan Bug & Eror yang terjadi pada sistem informasi
- Mengakomodir kebutuhan penyesuaian aplikasi dalam lingkup persuratan (Perubahan Minor)
- Dukungan Support melalui remote dan kunjungan jika diperlukan (Syarat dan Ketentuan Berlaku)
- Asistensi Operator B. Ketentuan
- Proses Maintenance dilaksanakan dengan jumlah dedicated resource sebanyak 2 orang yang terdiri dari 2 Orang yang memiliki kemampuan (Programmer dan implementator) - Biaya yang ditawarkan belum termasuk biaya akomodasi dan transportasi kunjungan
(saat masa garansi)
- Biaya yang ditawarkan tidak termasuk harga peralatan (Hardware)
- Penambahan Pekerjaan diluar lingkup pekerjaan akan dikenakan biaya dan waktu tambahan yang besarnya telah disepakati kedua pihak.
3. Pembayaran dilakukan 3 (tiga) kali termin, yaitu :
- 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi - 40% dibayarkan setelah proses implementasi
4. Perbaikan setelah masa garansi selesai akan dikenakan biaya tambahan yang besarnya sesuai dengan kesepakatan
5. Penambahan Pekerjaan diluar penawaran ruang lingkup yang ditawarkan akan dikenakan biaya tambahan yang nominalnya disepakati kedua belah pihak
| 7
www.sipas.id
SPESIFIKASI TEKNIS
Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) Instansi : PT. TIMAH Tbk
1. Aplikasi
No Item Spesifikasi
1 Basis Aplikasi - Web & Mobile (android + IOS) 2 Bahasa Pemrograman - PHP 5 (Framework Codeigniter)
- HTML 5 (Framework Ext JS)
3 Database - MySQL
2. Kebutuhan Infrastruktur
No Item Jumlah Spesifikasi
1 Server Aplikasi 1 Unit - Processor Intel® Xeon® Quad-Core Processor E3-1240 v5 (8M Cache, 3.50 GHz)
- Memmory 16 GB - Storage 1 TB (2 Unit)
- Sistem Operasi Linux Ubuntu Server 14.04 2 Server Database 1 Unit - Processor Intel® Xeon® Quad-Core Processor
E3-1240 v5 (8M Cache, 3.50 GHz) - Memmory 16 GB
- Storage 1 TB (2 Unit)
- Sistem Operasi Linux Ubuntu Server 14.04
3 PC Operator Menyesuaikan
kebutuhan
Standar PC Office
4 ADF Scanner Menyesuaikan
kebutuhan
| 8
www.sipas.id
LAMPIRAN
PRODUK KNOWLEDGE SIPAS
| 9
www.sipas.id
SEKILAS TENTANG SIPAS
SIPAS adalah aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi dan pencarian arsip surat. Dengan fitur yang lengkap, akan sangat membantu
mempermudah pengelolaan surat di Instansi atau Perusahaan Anda.
10 ALASAN MENGGUNAKAN SIPAS
1. Pengarsipan lebih terstruktur
2. Proses distribusi surat semakin mudah 3. Pencarian lebih mudah dan cepat 4. Lama respon pegawai terpantau 5. Data lebih rapi dan terpusat
6. Menggurangi penggunaan kertas (paperless) 7. Disposisi lebih cepat
8. Satu aplikasi untuk semua pengguna 9. Fitur Lengkap
10. Hemat waktu, biaya dan tenaga
Kelola Surat Dan Disposisi
Lebih Mudah, Cepat dan Akurat
| 10
www.sipas.id
GAMBARAN SINGKAT PENANGANAN SURAT DI SIPAS
1. Alur Surat Masuk
2. Alur Surat Keluar
| 11
www.sipas.id
FITUR UNGGULAN SIPAS
S U R A T M A S U K
Surat yang diterima oleh instansi lain
D I S P O S I S I
Pendistribusian surat masuk kepenerima terkait dalam internal
kantor
E K S P E D I S I
Rincian Alur Distribusi Surat Menyeluruh
K O N S E P S U R A T
Rancangan untuk surat keluar
S U R A T K E L U A R
Surat yang dikeluarkan untuk dikirimkan kepada instansi lain
K O R E S P O N D E N S I S U R A T
Penyampaian surat dari satu pihak ke pihak lain
B A N K S U R A T
Kumpulan dari semua surat A R S I P B E B A S
Pengarsipan file atau dokumen kantor
S U R A T I N T E R N A L
kebutuhan untuh pendistribusian surat dilingkungan internal kantor
P E L A P O R A N
Sajian akurat data rekapitulasi surat
H A K A K S E S
Kemudahan pengaturan otoritas pengguna
P E N O M O R A N O T O M A T I S
Pemberian nomor surat secara otomatis
| 12
www.sipas.id
ADD-ON SIPAS
Untuk menunjang sistem Ini agar lebih optimal, SIPAS Dilengkapi Dengan Add-On yang dapat anda pilih sesuai dengan kebutuhan persuratan anda diantaranya
SIPAS MOBILE (ANDROID) Rp. 7.000.000
Menanggapi disposisi jauh lebih mudah dengan akses melalui Smartphone Android anda
NOTIFIKASI EMAIL Rp. 2.000.000,-
Notifikasi email akan membuat anda selalu mendapatkan update perkembangan surat lagsung ke email anda
NOTIFIKASI SMS Rp. 3.000.000,-
Tidak ada koneksi internet? SIPAS juga dilengkapi dengan fitur notifikasi sms, apapun handphone anda perkembangan surat akan sampai ke anda
LACAK SURAT Rp. 1.000.000,-
Modul terpisah yang disediakan dan dimaksimalkan untuk pencarian dan pemantauan distribusi surat
DIRECT SCANNER Rp. 1.000.000,-
Memungkinkan scan dokumen atau surat langsung dari aplikasi SIPAS
| 13
www.sipas.id
PAKET FITUR SIPAS
FITUR PAKET PROFESSIONAL ENTERPRISE
Aplikasi Berbasis Web Browser dan Dukungan Jaringan
✓ ✓
Manajemen Surat Masuk
Pencatatan Agenda Surat Masuk
Penomoran Otomatis Agenda Surat Masuk Upload Berkas
Pencarian Surat Cetak Resi
Pelaporan Surat Masuk
✓ ✓
Registrasi Surat Masuk
Masa Aktif Surat Masuk
× ✓
Manajemen Surat Keluar
Pencatatan Agenda Surat Keluar Penomoran Otomatis Surat keluar Upload Berkas
Pencarian Surat Pelaporan Surat Keluar
✓ ✓
Konsep Surat
Korespondensi Surat Masuk dan Surat Keluar
× ✓
Disribusi Surat Disposisi Surat Ekspedisi Disposisi
Riwayat dan Pencabutan Disposisi
✓ ✓
Asistensi Monitoring
× ✓
Surat Internal
Arsip Bebas
✓ ✓
Surat Internal
Bank Surat
× ✓
Lain – Lain
Pengaturan Fitur Aplikasi Pengaturan Data Umum
Pengaturan Akun dan Hak Akses Pengaturan Unit Kerja dan Pegawai Kelompok Pegawai
✓ ✓
Instalasi, Pelatihan dan Pendampingan 2-3 Hari 3-5 Hari
Garansi 3 Bulan 6 Bulan
Demo Aplikasi SIPAS: https://demo.sipas.id
| 14
www.sipas.id
MITRA PENGGUNA SIPAS
Beberapa mitra kami telah mempercayakan Aplikasi SIPAS untuk kebutuhan persuratan mereka
D A N M A S I H B A N Y A K L A I N N Y A . . . .
| 15
www.sipas.id
KEBUTUHAN TEKNIS
Untuk membangun aplikasi SIPAS untuk bisa diakses secara jaringan lokal (LAN), dibutuhkan beberapa komponen diantaranya
1. SERVER dengan spesifikasi minimal
✓ Intel Xeon Prosesor
✓ 8GB ECC DDR3-UDIM 1333 MHZ
✓ HDD min 500 GB
2. Komputer/Laptop Operator/Pengguna 3. Jaringan Lan & Koneksi Internet 4. ADF Scanner & Printer
SYARAT DAN KETENTUAN UMUM
Adapun syarat dan ketentuan untuk membangun aplikasi SIPAS antara lain
1. Bisa diagendakan demo / presentasi di tempat
2. Harga belum termasuk biaya akomodasi implementasi dan pelatihan
3. Harga belum termasuk biaya kustomisasi (Jika ada penambahan / perubahan fitur)*
4. Harga yang ditawarkan tidak termasuk dengan ADD-On dan Perangkat Pendukung SIPAS 5. Masa Garansi Support (Maintenance) terhitung setelah serah terima pekerjaan,
Garansi Meliputi Perbaikan Bug , Error & Maintenance
6. Perbaikan setelah masa garansi selesai / penambahan pekerjaan diluar penawaran pekerjaan akan dikenakan biaya tambahan dengan nominalnya disepakati kedua belah pihak
7. Pembayaran dapat dilakukan (dua) kali termin, yaitu :
a. 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi b. 70% dibayarkan ketika sistem informasi sudah go live
8. Harga berlaku 30 hari setelah penawaran diterbitkan dan harga dapat berubah sewaktu - waktu
| 16
www.sipas.id
Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami
PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA
Jalan Danau Maninjau Raya No 29 Sawojajar Malang, Jawa Timur - Indonesia (65139)
(0341) 302 1661 0812 3277 6252
www.sekawanmedia.co.id info@sekawanmedia.co.id
