BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dewasa ini Teknologi Informasi dan Komunikasi sudah berkembang
dengan pesat. Banyak hal yang dapat diambil dari pesatnya perkembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi. Salah satu teknologi informasi yang
berkembang pesat adalah teknologi komputer. Penggunaan komputer saat
ini sudah menjadi kebutuhan dalam setiap institusi kerja karena fungsinya
yang dapat mempermudah pekerjaan. Walau begitu, masih ada instansi /
institusi kerja yang belum bisa memanfaatkan penggunaan komputer
sebagai alat bantu kerja secara menyeluruh.
Salah satu institusi kerja / instansi yang belum memanfaatkan
penggunaan komputer secara menyeluruh sebagai alat bantu pekerjaan
diantaranya adalah Kantor Dinas Peternakan dan Perikanan ( DISNAKAN
) Kabupaten Bandung. Salah satu bentuk pekerjaan yang belum
menerapkan penggunaan komputer ialah seperti pengelolaan surat masuk
di Kantor Dinas Peternakan dan Perikanan ( DISNAKAN ) Kabupaten
Bandung.
Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima dari
instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah
semua jenis surat yang diterima dari instansi lain atau perorangan baik
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Dalam hal ini, pengelolaan data surat masuk di Kantor DISNAKAN
masih menggunakan cara manual, yaitu salah satunya menulis pada sebuah
buku khusus yang telah disediakan. Dengan melihat cara kerja sistem yang
seperti itu, maka ada beberapa kelemahan yang dapat dijumpai antara lain :
1. Belum efektifnya sistem pengelolaan data surat masuk, sehingga
memperlambat waktu pengerjaan.
2. Masih terdapat kesalahan dalam memasukkan data surat masuk
sehingga menggangu dan memperlambat pekerjaan.
3. Proses pengarsipan yang masih belum optimal membuat arsip menjadi
kurang tertata rapih dan akan lebih sulit untuk mencari bila arsip
tersebut dicari lagi.
Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang telah disebutkan diatas,
diperlukan sebuah sistem pengolahan data surat masuk untuk mengatasi
kekurangan tersebut. Hal tersebut diharapkan dapat mempercepat proses
entri data surat masuk sehingga pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan
arsip data surat masuk dapat dibuat dengan lebih rapih sehingga tidak sulit
untuk mencarinya bila data tersebut dibutuhkan lagi.
Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan oleh penulis
diatas, maka dapat dibuat rumusan masalahnya sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengelolaan data surat masuk yang berjalan di
2. Bagaimana sistem pengelolaan data surat masuk yang diusulkan di
Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
Maksud penulis melaksanakan kerja praktek ini adalah untuk
mengimplementasikan ilmu yang didapat selama kuliah. Sehubungan
permasalahan yang telah dikemukakan maka tujuan dari Kerja Praktek ini
adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem pengelolaan surat masuk yang sedang
berjalan di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)
2. Untuk membuat perancangan sistem pengelolaan surat masuk di Dinas
Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)
1.4. Batasan Masalah
Batasan masalah merupakan pembatasan ruang lingkup kerja praktik
terkait system yang diusulkan untuk perusahaan/instansi, dalam hal ini
DISNAKAN, agar penulis memiliki arah dan tujuan yang jelas dalam
penulisan laporan. Maka dari itu, penulis hanya akan membatasi
permasalahan dengan batasan-batasan sebagai berikut :
1. Proses yang terdapat dalam system informasi pengelolaan data surat
masuk di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN) terdiri dari
disposisi, pengarsipan data surat masuk sampai pembuatan laporan
surat masuk.
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Kerja Praktek ini dilaksanakan di kantor Dinas Perikanan dan
Peternakan (DISNAKAN) Kabupaten Bandung di Komplek Perkantoran
Pemerintahan Kabupaten Bandung Jl. Raya Soreang Km.17, selama
kurang lebih 1 bulan terhitung dari tanggal 12 Juli 2010 sampai dengan 12
Agustus 2010. Berikut adalah jadwal kegiatan kerja praktek :
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktik
N
O AKTIVITAS
WAKTU
Juli Agustus September
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Kerja
Praktek
2 Penerimaan Kerja
Praktek
3 Pelaksanaan Kerja
Praktek
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Banyak para pakar yang mencoba mengungkapkan pengertian sistem
dari berbagai sudut pandang yang berbeda, namun inti dan tujuannya sama.
Menurut Jogiyanto (1999 : 4) yang dimaksud dengan system adalah
jaringan daripada elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk
kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari system tersebut.
2.1.1 Elemen Sistem
1.Hardware (Perangkat Keras)
Hardware/Perangkat keras adalah peralatan di sistem komputer
yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah.
2.Software (Perangkat Lunak)
Software/Perangkat lunak adalah program yang berisi
perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data.
3.Brainware
Manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur
sistem komputer.
4.Basis Data (DataBase)
Basis Data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis dapat
diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau
yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa,
pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan
dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol,
teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yaitu mempunyai komponen (component), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface),
masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan tujuan
(goal).
1. Komponen sistem (component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu
kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap
sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsitem-subsitem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem
tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun yang terdapat diluar
batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar
sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem
ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem
dapat berintegrasi dengan subsitem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
5. Masukan sistem (input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)
dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah
energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan
keluaran.
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
8. Tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut
pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system)
dari sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem
yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)
dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah
adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat
manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic
system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsure probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan
sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem
yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari
pihak luarnya. Tetapi pada kenyataanya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system
(sistem relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem
terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem
2.2 Pengertian Informasi
Menurut Jogiyanto (1999:692), Informasi dapat didefinisikan sebagai
hasil dari pengolahan data pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk
pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu
yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa
suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan
terjadi.
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu
diantaranya :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai
keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat
fatal untuk organisasi.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang dengan yang lainnya
berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin
produksi kepada ahli teknik perusahaan akan lebih relevan bila
dibandingkan kepada akuntan perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai
harga pokok produksi untuk akuntan bila dibandingkan dengan meminta
informasi kepada ahli teknik.
2.3.Pengertian Sistem Informasi
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, menurut Jogiyanto
(1999:697) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,
teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang diajukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin
tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap
kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar
informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
2.4.Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Flowmap merupakan prosedur kerja atau Functional
Flowchart (Diagram Alir Fungsional). Flow Map/Functional
FlowChart merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan
proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus
menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas
sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan
sistem infomasi.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Flow Map :
1. Dokumen
Dokumen adalah data-data yang mengalir di dalam sistem
informasi. Dokumen dengan dokumen dalam satu kolom, tidak
dihubungkan secara langsung.
2. Proses pengolahan data (komputerisasi)
Proses yang terjadi dengan menggunakan perangkat komputer
(komputerisasi)
3. Disk atau database
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang
tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
2.4.2. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering
digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian
yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi
oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model
yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang
berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat
digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem
yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai
maupun pembuat program.
Ada 4 simbol atau komponen yang digunakan dalam DFD,
yaitu :
1. Komponen Terminator / Entitas Luar
Terminator mewakili entitas luar yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya Terminator sering
dikenal dengan nama entitas luar (External Entity) dan
digambarkan dalam bentuk kotak.
2. Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang
mentransformasi input menjadi output. Komponen proses
3. Komponen Data Store
Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan,
seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan
secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita
magnetik. Data store jaga berkaitan dengan penyimpanan secara
manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Suatu data
store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses,
tidak dengan komponen DFD lainnya. Data store dapat
disimbolkan dengan garis horizontal parallel yang ditutup salah
satunya.
4. Komponen Data Flow / Alur Data
Suatu data flow/alur data digambarkan dengan anak panah, yang
menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur
data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
paket data/informasi dari suatu bagian system ke bagian lainnya.
2.4.3. Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir
dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user
dan analisis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input,
output, dan komponen data store.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam
pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur.
Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan
perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi
antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam
sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi
yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan
sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dan
database.
2.4.4. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan langkah awal dari analisis
struktur dan level teratas dari diagram arus data dan merupakan
penggambaran sistem secara garis besar. Diagram konteks
menggambarkan hubungan aliran-aliran data kedalam dan keluar
sistem atau entitas-entitas yang terletak diluar sistem (output) atau
menerima data dari sistem tersebut (input). Satu hal yang perlu
diperhatikan, diagram konteks hanya menggunakan satu lingkungan
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umun Perusahaan
3.1.1. Gambaran Secara Umum Perusahaan
Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Bandung merupakan
salah satu organisasi yang dibentuk berdasarkan Perda Nomor 20 Tahun
2007, Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Bandung terletak di
Komplek Perkantoran Pemerintah Kabupaten Bandung, Jl. Raya
Soreang Km. 17 Soreang 40911.
Dinas Peternakan dan Perikanan mempunyai tugas pokok
merumuskan kebijaksanaan teknis dan melaksanakan kegiatan
operasional di bidang pelayanan dan pengembangan peternakan dan
perikanan serta melaksanakan ketatausahaan dinas.
Dinas Peternakan dan Perikanan mempunyai tugas dalam
pembangunan peternakan dan perikanan yang merupakan bagian dari
pembangunan ekonomi yang diarahkan untuk meningkatkan
pendapatan, kesejahteraan, taraf hidup, kapasitas dan kemandirian
peternak atau petani. Pembangunan yang dilakukan oleh Dinas
Peternakan dan Perikanan dalam artian luas terus mengembangkan dan
memajukan tingkat efisiensi agar meningkatkan kualitas dan kuantitas
produksi serta keanekaragaman hasil peternakan dan perikanan melalui
serta bahan baku industri, sehingga mampu memanfaatkan peluang
pasar dalam dan luar negeri, memperluas kesempatan usaha dan
lapangan kerja.
3.1.2. Visi dan Misi
Visi Dinas Peternakan dan Pertanian :
Visi Dinas peternakan Mengandung makna bahwa dalam kurun
waktu 2005 – 2010 , dinas peternakan berupaya untuk :
1. Mendorong peran serta seluruh lapisan masyarakat peternakan dan
perikanan sehingga masnyarakat mandiri dalam mewujudkan usaha
yang menyeluruh mulai pra, proses dan pasca produksi.
2. Memaksimalkan pencapaian target pembangunan peternakan dan
perikanan 2010 yang berperan dalam pembangunan ekonomi, fisik,
dan kultural masyarakat kabupaten Bandung.
3. Meminimalkan dampak negatif dari proses pembangunan peternakan
dan perikanan dengan mengoptimalkan pemanfaatan dan
pengelolaan sumber daya.
Misi Dinas Peternakan dan Pertanian :
Untuk mewujudkan Visi Dinas Peternakan dan Pertanian tersebut,
ditetapkan Misi sebagai berikut :
1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan
mengoptimalkan pertisipasi masyarakat dan propesionalisme apatur
2. Meningkatkan produksi dan produktivitas yang berdaya saing
dengan memanfaatkan sumber daya alan, pengembanagan kawasan
usaha, serta mengembangkan informasi dan teknologi
3. Mendorong peningkatan ketahanan pangan melalui pengendalian
penyakit hewan menular dan pengawasan kesmavet serta
ketersediaan daya dukung lingungan.
3.1.3. Tujuan dan Sasaran
Adapun tujuan dan sasaran dari program kerja Dinas Peternakan
dan Perikanan adalah :
1. Terwujudnya kelembagaan masyarakat yang mandiri dan berdaya
saing
2. Terwujudnya Apatur yang propesional
3. Meningkatkanya populasi, produksi dan konsumsi komoditas
peternakan dan perikanan
4. Meningkatnya penerapan teknologi peternakan dan perikanan
5. Terwujudnya kualitas, kuantitas dan kontinuitas produk peternakan
dan perikanan yang sesuai standar
6. Tersedianya hewan yang sehat dan produktif serta pengelolaan
lingkungan peternakan dan perikanan.
Berdasarkan Peraturan Bupati Bandung Nomor 5 Tahun 2008 tanggal
26 Pebruari 2008, disebutkan bahwa struktur organisasi Dinas Peternakan dan
Pertanian Kabupaten Bandung terdiri dari :
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris
2.1. Sub Bagian Penyusunan Program
2.2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2.3. Sub Bagian Keuangan
3. Jabatan Fungsional
4. Bidang Peternakan
4.1. Seksi Pembibitan
4.2. Seksi Produksi
4.3. Seksi Pengembagan
5. Bidang Perikanan
5.1. Seksi Pembibitan
5.2. Seksi Produksi
5.3. Seksi Kesehatan Ikan dan Lingkungan
6. Bidang Kesehatan Hewan
6.1. Seksi Pengendalian Penyakit Hewan
6.2. Seksi Sarana dan Pelayanan Kesehatan Hewan
6.3. Seksi Kesehatan Masyarakat Veteriner
7. Bidang Bina Usaha
7.2 Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan
7.3 Seksi Pelayanan Peternakan dan Perikanan
8. UPTD Perbibitan Ternak
9. UPTD Pembenihan Ikan
10.UPTD Rumah Potong Hewan
11.UPTD Pusat Kesehatan Hewan dan Laboratorium
Struktur Organisasi Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)
Kabupaten Bandung :
3.3. Deskripsi Kerja
Berdasarkan Peraturan Bupati Bandung Nomor 5 Tahun 2008 tanggal
26 Pebruari 2008, maka deskripsi kerja struktur organisasi yang ada di Dinas
Peternakan dan Perikanan Kabupaten Bandung antara lain :
1. Kepala Dinas :
Kepala Dinas Perternakan dan Perikanan mempunyai tugas memimpin,
mengatur, merumuskan, membina, mengendalikan, mengkoordinasikan
dan merumuskan serta mempertanggungjawabkan kebijkan teknis
pelaksanaan urusan pemerintah daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas
pembantuan di bidang kelautan dan perikanan serta sebagian bidang
pertanian dan ketahanan pangan.
2. Sekretaris :
Sekretaris mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan, dan
mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan pelayanan
kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian penyusunan program,
pengelolaan umum dan kepegawaian serta pengelolaan keuangan.
2.1.Sub Bagian Penyusunan Program
Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas merencanakan,
melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan tugas
pelayanan dan pengkoordinasian penyusunan rencana dan program.
2.2.Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas
pelaksanaan tugas pelayanan administrasi umum dan
kerumahtanggaan serta administrasi kepegawaian.
2.3.Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan,
melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayanan
administrasi dan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan dinas.
3. Jabatan Fungsional
Pengaturan tugas pokok dan fungsi jabatan fungsional diatur lebih lanjut
setelah dibentuk dan ditetapkan jenis dan jenjangnya oleh Bupati sesuai
dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
4. Bidang Peternakan
Bidang Peternakan mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan
mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan peternakan yang
meliputi perbibitan, produksi dan pengembangan
4.1.Seksi Perbibitan
Seksi Perbibitan mempunyai tugas merancanakan, melaksanakan,
mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayan pembibitan peternakan.
4.2.Seksi Produksi
Seksi Produksi mempunyai tugas merancanakan, melaksanakan,
mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayan produksi peternakan.
Seksi Pengembangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayanan pengembangan
peternakan.
5. Bidang Perikanan
Bidang Perikanan mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan
mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan perikana yang meliputi
pembenihan, produksi serta kesehatan ikan dan lingkungan.
5.1. Seksi Pembenihan
Seksi Pembenihan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan
pembenihan perikanan.
5.2. Seksi Produksi
Seksi Produksi mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan produksi
perikanan.
5.3.Seksi Kesehatan Ikan dan Lingkungan
Seksi Kesehatan Ikan dan Lingkungan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan tugas pelayanan kesehatan ikan dan lingkungan.
6. Bidang Kesehatan Hewan
Bidang Kesehatan Hewan mempunyai tugas memimpin,
mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan
pelayanan kesehatan hewan serta kesehatan masyarakat veteriner
(kesmavet).
6.1.Seksi Pengendalian Penyakit Hewan
Seksi Pengendalian Penyakit Hewan mempunyai tugas merencanakan,
melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas
pelayanan pengamatan, penyelidikan pencegahan, pemberantasan dan
mengendalikan penyakit hewan.
6.2.Seksi Sarana dan Pelayanan Kesahatan Hewan
Seksi Sarana dan Pelayanan Kesahatan Hewan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan tugas pelayanan sarana pelayanan kesehatan hewan.
6.3.Seksi Kesehatan Masnyarakat Ventriner
Seksi Kesehatan Masnyarakat Ventriner mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan tugas kesmavet dan kesejahteraan hewan.
7. Bidang Bina Usaha
Bidang Bina Usaha mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan
mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan pembinaan usaha
peternakan dan perikanan yang meliputi pengolahan dan pemasaran hasil
peternakan, pengelolaan dan pemasaran hasil peternakan, pengolahan dan
pemasaran hasil perikanan serta peternakan dan perikanan.
Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Peternakan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan tugas pelayanan pengolahan dan pemasaran hasil
peternakan.
7.2.Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan
Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan tugas pelayanan pengolahan dan pemasaran hasil
perikanan.
7.3.Seksi Pelayanan Peternakan dan Perikanan
Seksi Pelayanan Peternakan dan Perikanan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan tugas pelayanan peternakan dan perikanan
8. UPTD Perbibitan Ternak
UPTD Perbibitan Ternak mempunyai tugas memimpin, merencanakan,
melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian fungsi dinas di
bidang pelayanan dan pengembangan pembibitan ternak.
9. UPTD Pembenihan Ikan
UPTD Pembenihan Ikan mempunyai tugas memimpin, merencanakan,
melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian fungsi dinas di
bidang pelayanan dan pengembangan pembenihan ikan.
UPTD Rumah Potong Hewan mempunyai tugas memimpin,
merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian
fungsi dinas di bidang pelayanan dan pengendaliann rumah potong hewan
(HPH) dan rumah potong unggas (RPU).
11.UPTD Pusat Kesehatan dan Laboratorium
UPTD Pusat Kesehatan dan Laboratorium mempunyai tugas memimpin,
merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian
fungsi dinas di bidang pelayanan dan pengenbangan pusat kesehatan
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis yang dilakukan meliputi analisis sistem yang berjalan dan
analisis sistem yang penulis ajukan.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan langkah penganalisaan, dokumen
apa saja yang berjalan yang melewati sistem informasi pengelolaan data
masuk. Dokumen yang digunakan diantaranya :
1. Nama Dokumen : Surat Masuk
Deskripsi : Merupakan form isian data surat masuk
Sumber : Bagian Kepegawaian
Tujuan : Bidang Bina Usaha
Bentuk : Kartu
Fungsi : Sebagai form pengisian data surat masuk
Frekuensi : Setiap ada surat masuk
2. Nama Dokumen : Disposisi
Deskripsi : Merupakan form isian data disposisi surat masuk.
Tujuan : Bidang Bina Usaha
Bentuk : Kartu
Fungsi : Sebagai form pengisian data disposisi surat masuk
Frekuensi : Setiap ada surat masuk
3. Nama Dokumen : Laporan
Deskripsi : Merupakan laporan data surat masuk
Sumber : Bidang Bina Usaha
Tujuan : Kepala Dinas
Bentuk : Dokumen
Fungsi : Sebagai laporan data surat masuk
Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur kerja yang sedang berjalan dalam rangka memasukan
data surat masuk, penulis mencoba menyajikannya dalam bentuk
FlowMap, konteks diagram dan DFD.
4.1.2.1 Flow Map
Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan
pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda,
entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang
berhubungan dengan sistem infomasi.
Penulis mencoba menggambarkan pergerakan proses
Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Bag.Kepegawaian Kepala Dinas Bidang Bina Usaha Pengirim
Form Surat Masuk Form Surat Masuk Surat
4.1.2.2 Diagram Konteks
Gambar 4.2. Diagram konteks sistem yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Pengirim
1.0
Pengisian Form Form Surat Masuk
2.0
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Sistem yang sedang berjalan di Dinas Peternakan dan Perikanan
(DISNAKAN) Kabupaten Bandung khususnya dalam pengelolaan surat
masuk pada dasarnya sudah dibuat semudah mungkin agar prosesnya
tidak memakan waktu yang lama. Namun yang menjadi kendala adalah
saat proses pencatatan isi disposisi ke dalam buku arsip surat masuk,
karena masih menggunakan cara manual, sehingga proses yang terjadi
justru memperlambat kerja saat memasukkan isi disposisi tersebut. Selain
itu, data dalam buku arsip surat masuk dapat berpotensi hilang dan rusak
lebih besar dari data yang sudah terkomputerisasi. Maka dari itu penulis
mencoba membuat solusi permasalahan diatas agar
pencatatan/pemasukan data menjadi lebih cepat. Salah satunya dengan
membuat pengentrian data menggunakan komputer sehingga proses
pencatatan dan pengarsipan dapat lebih cepat dan dapat dengan mudah
dicari bila dibutuhkan.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang penulis ajukan, dapat memuat beberapa solusi
yang setidaknya dapat mengefisienkan waktu, karena terdapat proses yang
dihilangkan dan diganti dengan proses yang telah terkomperisasi, tetapi tidak
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dimana perancangan sistem yang baru dibuat adalah
diantaranya untuk :
1. Agar proses pengelolaan data surat masuk lebih cepat.
2. Agar proses penyimpanan data surat masuk dapat lebih efisien karena
proses pengarsipan yang telah terkomputerisasi sehingga bila
dibutuhkan dapat dicari lebih cepat.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perbedaannya dari prosedur yang sedang berjalan yakni terdapat
proses yang diganti dengan proses yang telah terkomputerisasi dalam
prosedur yang diusulkan, supaya dapat mempercepat pengelolaan data
dan dapat mengefisienkan waktu. Karena dalam proses yang sedang
berjalan pencatatan data surat masuk masih menggunakan proses manual
sehingga memperlambat waktu kerja.
4.2.2.1 Flow Map
Alur dokumen atau kegiatan proses yang diusulkan dalam
Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Bag.Kepegawaian Kepala Dinas Bidang Bina Usaha Pengirim Surat
Proses sistem pengelolaan surat masuk yang sebelumnya
belum terkomputerisasi diubah menjadi lebih terkomputerisasi
dengan mengganti proses pencatatan kartu surat masuk dan isi
disposisi yang sebelumnya manual (mencatat ke buku catatan
surat masuk) menjadi terkomputerisasi (entry data surat masuk),
agar proses pengelolaan data dapt lebih cepat dan efektif.
Hal terpenting yang yang diubah dalam sistem surat
masuk adalah proses pencatan data yang sebelumnya mencatat di
buku catatan surat masuk, diganti dengan entry data ke dalam
komputer dan disimpan di database surat masuk. Hal ini
dilakukan agar proses pencatatan dan pengelolaan data surat
masuk yang tadinya tidak efektif dan memiliki potensi kesalahan
yang besar menjadi lebih cepat, lebih efektif dari prosedur
system yang sedang berjalan dan mengurangi potensi kesalahan
yang ada. Proses untuk pengarsipan pun dapat lebih efisien dari
sistem yang berjalan sebelumnya karena tidak lagi membutuhkan
ruang/tempat yang besar (menggunakan filling cabinet), cukup
dengan disimpan dan diarsipkan di database surat masuk yang
4.2.2 Evaluasi Sistem yang Diusulkan/Dirancang
Dalam system yang diusulkan, penulis menambahkan
elemen-elemen yang belum ada dalam system yang sedang berjalan dengan tidak
merubah prosedur dasar system tersebut. Dalam system yang diusulkan,
penulis merubah proses pencatatan dan penyimpanan data surat masuk
yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi sehingga diharapkan
pemrosesan dan pengelolaan data surat masuk menjadi lebih cepat.
Diharapkan juga system yang diusulkan penulis dapat mengurangi beban
penyimpanan arsip data surat-surat yang masuk yang semakin hari
semakin banyak yang menyebabkan data surat masuk sulit dicari bila
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang terdapat pada
sistem informasi pengelolaan data surat masuk dan mencoba memberikan solusi
dengan membuat system informasi yang telah diusulkan, penulis mendapat
beberapa kesimpulan dan saran dalam perbaikan prosedur sistem.
5.1 Kesimpulan
Ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik penulis dalam
penulisan laporan kali ini, diantaranya :
1. System informasi surat masuk yang sedang berjalan di DINAS
PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) masih terdapat
beberapa kelemahan karena system yang masih belum
terkomputerisasi.
2. Proses pencatatan kartu surat masuk dan lembar isi disposisi di DINAS
PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) masih
menggunakan proses manual dengan cara mencatat di sebuah buku
catatan surat masuk sehingga memperlambat proses kerja dan
memunculkan potensi kesalahan pencatatan yang besar.
3. System informasi surat masuk yang diusulkan di DINAS
PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) dibuat dengan
yang masih menggunakan cara manual (mencatat data ke buku catatan
surat masuk) dengan proses entry ke computer dan disimpan di
database surat masuk
4. Dengan system informasi surat masuk yang penulis usulkan
diharapkan dapat menutupi kekurangan system sehingga membuat
proses kerja dapat lebih cepat.
5.2 Saran
Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan dalam laporan kerja
praktek adalah sebagai berikut:
1. Agar proses pengelolaan dapat berjalan lebih cepat, diharapkan
minimal terdapat sebuah computer untuk membantu proses
pemasukan data agar lebih cepat
2. Agar resiko kehilangan data pada database tidak terjadi, hendaknya
selalu membackup database dalam kurun waktu tertentu.
3. Agar sistem berjalan dengan baik maka diperlukan orang atau
karyawan yang mengerti dengan sistem program yang sedang
i
ANALISIS SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA BIDANG BINA USAHA
DI DINAS PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN)
KABUPATEN BANDUNG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Bangga Aria Purwaraga NIM. 10507149
Sholeh Hamdani NIM 10507169
