Tingkat Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam

BAB III: METODE PENELITIAN

C. Pembahasan

1. Tingkat Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam

Medis Rawat Inap ke Assembling ... 48 a. Menghitung prosentase tingkat keterlambatan ... 48 b. Menghitung Prosentase tingkat keterlambatan pada

masing-masing bangsal ... 49 2. Menghitung Rata-Rata Lamanya Tingkat

Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis

3. Alur Pengembalian di Assembling ... 52

4. Mengidentifikasi Penyebab Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling ... 53

a. Sumber Daya Manusia ... 53

b. Lokasi Assembling... 55

5. Protap ... 56

6. Prosedur Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling ... 57

C. Pembahasan ... 58

1. Tingkat Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling ... 58

2. Alur Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling... 59

3. Mengidentifikasi Penyebab Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling ... 60

a. Sumber Daya Manusia ... 61

b. Protap Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling ... 62

c. Lokasi Assembling... 63

4. Proses Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Ke Assembling ... 63

5. Kebijakan Pengembalian Dokumen rekam medis ... 63

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 65

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR SINGKATAN

1. Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan 2. Dirjen : Direktur Jendral

3. Depkes RI : Departemen Kesehatan Republik Indonesia

4. RM : Rekam Medis

5. DRM : Dokumen Rekam Medis

6. SDM : Sumber Daya Manusia 7. URI : Unit Rawat Inap

8. POLRI : Kepolisian Republik Indonesia 9. IRNA : Instalasi Rawat Inap

10. IMR :Incomplete Medical Recort 11. KK : Kartu Kendali

12. SHRI : Sensus Harian Rawat Inap

DAFTAR TABEL

4.1 Jenis Pelayanan RS Bhayangkara Semarang... 35 4.2 Kartu Kendali di Protap Pelayanan Rekam Medis...43 4.3 Tabel Lama Waktu Keterlambatan... 53

DAFTAR SKEMA

4.1 Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling...52 4.2 Alur Pengembalian di Assembling ... 57

DAFTAR GRAFIK

DAFTAR GAMBAR

4.1 Denah Lokasi Unit Rekam Medis... 54

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rekam Medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, pelayanan di rumah sakit utamanya ditunjukan untuk mengurangi kesakitan, kecacatan, kenyamanan, dan ketidak puasan pasien oleh sebab itu rumah sakit wajib memberikan pelayanan yang maksimum kepada pasien. Dari pelayanan pasien inilah akan diperoleh data yang akan menghasilkan informasi untuk berbagai keperluan di rumah sakit.

Dalam Permenkes No: 269/Menkes/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. ⁽⁶⁾

Pelayanan rekam medis terdiri dari pelayanan pencatatan dan pengolahan data. Salah satu pelayanan pencatatan data sekaligus pelayanan kesehatan yaitu Unit Rawat Inap. Unit Rawat Inap merupakan bagian pelayanan klinis yang melayani pasien karena keadaannya harus dirawat 1 hari atau lebih. Tugas pokok Unit Rawat Inap adalah mencatat semua hasil pelayanan klinis dicatat oleh petugas rekam medis dan dokter. Kemudian dokumen rawat inap diserahkan kebagian Unit Rekam Medis bagian assembling untuk diteliti kelengkapan isi rekam medis. Bila belum lengkap, maka dokumen rekam medis rawat inap diserahkan ke

unit pencatat data untuk dilengkapi isi rekam medisnya. Dalam melengkapi isi rekam medis pada dokumen rekam medis rawat inap ada batas waktu selambat-lambatnya 2x24 jam setelah pasien pulang.⁽¹⁰⁾ Assembling adalah perakitan dokumen atau berkas rekam medis dengan menganalisis kelengkapan berkas rekam medis^.(7) Tugas pokok dibagian Assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu: merakit kembali formulir-formulir dalam DRM dari rawat jalan,gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, meneliti kelengkapan data yang tercatat dalam formulir RM sesuai dengan kasus penyakitnya, mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan penggunaan nomor RM, mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir RM. Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam medis, meneliti kelengkapan data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis.⁽⁴⁾

Rumah Sakit Bhayangkara Semarang tidak hanya rumah sakit POLRI tetapi juga sebagai Rumah Sakit umum di bawah bimbingan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dalam upaya memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat secara paripurna, perlu mengelola Rumah Sakit secara profisional dengan didasarkan pada peraturan perundangan yang berlaku. Dalam memberikan pelayanan medis kepada setiap pasien wajib dibuatkan suatu dokumen yang berisi setiap tindakan pelayanan medis kepada pasien tersebut kronologis, yang disebut dengan rekam medis. Dengan perekam medis, pelayanan medis tersebut memiliki bukti

yang syah yang dapat dipertanggung jawabkan. Oleh sebab itu untuk mendukung kegiatan pelayanan medis dirumah sakit, diperlukan unit pelaksanaan teknis untuk pelayanan rekam medis. Rumah Sakit Bhayangkara Semarang cara penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi yaitu cara penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap secara terpisah didalam folder yang berbeda (tempat, ruang) penyimpanan.

Di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang cara pengembalian dokumen rekam medis ke assembling dengan cara petugas rekam medis mengambil dokumen rekam medis rawat inap ke bangsal-bangsal, guna mencegah keterlambatan dokumen rekam medis rawat inap untuk kembali ke filing.

Berdasarkan survey awal dan wawancara langsung dengan petugas Rekam Medis diketahui bahwa di unit rawat inap sering terjadi keterlambatan pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling dikarena adanya berkas rekam medis yang belum terisi dengan lengkap, pada item RM 1 (Lembar Masuk dan Keluar) yaitu tanggal masuk, tanggal keluar, umur pasien, nomor rekam medis, diagnosa masuk, dan diagnosa utama. RM 3 (Gafik) yaitu pada item gambar grafik belum digambar. RM 7 (Resum / Ringkasan Keluar) yaitu pada item tanggal, tanda tangan dokter yang merawat dan nama dokter. Dan RM 8 (Resume Keperawatan Pasien Pulang / Meninggal) yaitu pada item tanda tangan dan nama terang. Dan kurangnya SDM (Sumber Daya Manusia) di unit rekam medis, sebab di unit rekam medis hanya ada 2 pegawai yaitu lulusan dari DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Satu pegawai bertugas sebagai pembuat laporan, dan pegawai yang satunya bertugas di bagian assembling, koding indeksing, analising reporting dan filing.

Di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang belum melakukan sistem rekam medis berdasarkan protap atau kebijakan yang sudah ada dan yang sudah ditetapkan, sehingga masih terdapat ketidak sesuaian dalam pelaksanaan tersebut. Dokumen rekam medis rawat inap masih sering terlambat, karena petugas Unit Rawat Inap tidak mengetahui adanya Protap yang sudah di tetapkan sehingga tidak mengetahui batasan waktu pengembalian dokumen rekam medis ke assembling. Bisa dikatakan terlambat apadila lebih dari 2x24 jam, dan dikatakan tidak terlambat apa bila kurang dari 2x24 jam. Keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis bisa dilihat dari lembar RM 1 (Lembar Masuk dan Keluar) yaitu dari tanggal pasien pulang dan dari tanggal berapa dokumen rekam medis masuk ke assembling. Untuk mengetahui apakah dokumen rekam medis terlambat atau tidak terlambat juga bisa melalui buku ekspedisi yang ada di assembling. Keterlambatan menjadi kendala bagi petugas assembling dalam melakukan perakitan atau meneliti kelengkapan isi dokumen rekam medis. Mengingat pengisian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap dilakukan oleh banyak pemberi pelayanan kesehatan, oleh sebab itu pendokumentasiannya bisa saja tidak seakurat dan selengkap yang diinginkan. Maka dengan alasan tersebut peneliti tertarik ingin mengetahui tingkat keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis dari unit rawat inap ke bagian assembling di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana tingkat keterlambatan pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke bagian assembling di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Periode Februari 2013?.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Meninjau aspek pengendalian tingkat keterlambatan pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke assembling di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang.

2. Tujuan Khusus

a. Tingkat keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke assembling.

b. Mendeskripsikan alur pengembalian dokumen rekam medis rawat inap dari unit rawat inap ke bagian assembling.

c. Mengidentifikasi penyebab keterlambatan pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke assembling.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Penelitian

Memperoleh pengalaman dan pengelolaan tentang penerapan dan pelaksanaan rekam medis, khususnya hubungan tingkat keterlambatan pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke bagian assembling di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang.

2. Bagi Rumah Sakit

a. Mengetahui penyebab keterlambatan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang.

b. Menjadi masukan bagi rumah sakit untuk lebih meningkatkan, mengelola dokumen rekam medis.

c. Sebagai bahan masukan khususnya petugas bangsal dalam hal waktu pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke Assembling.

3. Bagi Program dan Akademik. a. Program

Mengurangi keterlambatan Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke bagian assembling.

b. Akademik

1) Sebagai bahan masukan penelitian lanjutan bagi pembaca yang ingin mengembangkan tentang ilmu rekam medis.

2) Dokumen digunakan sebagai dasar perbandingan antara teori yang diberikan dengan kenyataan yang ada dilapangan.

E. Keaslian Penelitian

No Nama Peneliti Judul Metode dan Hasil 1. Masruchah D22.2010.00676 Analisa factor-faktor keterlambatan penyerahan DRM Rawat Inap ke Assembling di RS Dr. Kariadi Semarang pada bulan Mei 2008. Metode: Metode yang digunakan adalah metode observasi dan wawancara. Hasil: 1. Alur penyerahan DRM Rawat Inap ke Assembling. 2. Tingkat keterlambatan dokumen ke assembling. 3. Penyebab keterlambatan pengisian DRM Rawat Inap ke Assembling adalah SDM (doter dan TU), proptap dan lokasi

assembling.

Perbedaan:

Adapun perbedaan antara penelitian sebelumnya dengan penelitian yang sekarang adalah lokasi yang berbeda. Variabel yang digunakan yang digunakan hampir sama namun permasalahannya berbeda, peneliti ingin mengetahui tentang tingkat keterlambatan dokumen rekam medis rawat inap, dan mengetahui keterlambatan tersebut disebabkan oleh apa saja dan siapa saja. Dan peneliti mendapatkan hasil dari petugas rekam medis dan petugas rawat inap. Sedangkan pada penelitian sebelumnya hanya mendapatkan data petugas assembling saja.

F. Ruang Lingkup

1. Lingkup Keilmuan

Dalam penelitian lingkup keilmuan yang digunakan adalah rekam medis dan informasi kesehatan.

2. Lingkup Materi

Dalam penelitian lingkup materi adalah alur dan prosedur pengelolaan rekam medis, khususnya mengenai aspek pengendalian tingkat keterlambatan pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke assembling.

3. Lingkup Lokasi

Dalam penelitian lingkup lokasi penelitian ini adalah unit rekam medis Rumah Sakit Bhayangkara Semarang dan petugas bangsal. 4. Lingkup Metode

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi, dan chechlist.

5. Lingkup Objek (Sasaran)

Objek dalam penelitian ini adalah buku ekspedisi dan dokumen rekam medis, khususnya RM 1.

6. Lingkup Waktu

Lingkup waktu penelitian ini adalah bulan Maret 2013.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

a. Menurut Permenkes No. 269 Tahun 2008

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, pelayanan lain yang telah diberkan kepada pasien. b. Menurut Huffman, EK.

Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang dimuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan lain yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.⁽¹⁾

2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis a. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya pelayanan kesehatan dirumah sakit. b. Kegunaan Rekam Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan

tanggung jawab sebagai tenaga medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

3. Aspek Rekam Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

a. Aspek Hukum

Sebagai alat bukti hukum yang dapat mellindungi hukum terhadap pasien, provider kesehatan (dokter, perawat, tenaga kesehatan lain).

b. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya termasuk data informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan, dan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan dirumah sakit.

c. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

d. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang

perkembangan kronologi dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien.

e. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

f. Aspek Medis

Suatu berkas medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada seorang pasien.⁽³⁾

4. Jenis Analisis Dokumentasi Rekam Medis

Ada 3 jenis analisis dokumentasi Rekam Medis, antara lain: a. Analisis kuantitatif

Analisi kuantitatif adalah suatu review tertentu catatan medis untuk mengidentifikasi definisiensi spesifik.

b. Analisis Kualitatif

Analisis kualitatif adalah review isi entri catatan medis untuk mencari inkonsistensi yang bisa menyebabkan catatan tersebut dianggap tidak tepat atau tidak lengkap.

c. Analisis Statistik

Analisis statistik adalah mencakup pengabstrakan (peringkasan) data dari catatan medik untuk mengambil keputusan administrasi dan klinik.⁽⁵⁾

5. Ketentuan Kelengkapan Isi Rekam Medis

a. Setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat-lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus di tulis dalam lembar formulir rekam medis.

b. Semua pencatatan harus di tandatangani oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal.

c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh dokter yang membimbing.

d. Pencatatan yang dibuat oleh residens harus diketahui oleh dokter yang membimbingnya.

e. Dokter yang merawat harus memperbaiki kesalahan penulisan dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf. Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.⁽²⁾

B. Unit Rawat Inap (URI)

Unit Rawat Inap (URI) atau Instansi Rawat Inap (IRNA) adalah salah satu bagian pelayanan klinis yang melayani pasien karena keadaannya harus dirawat selama 1 hari atau lebih.

1. Tugas Pokok dibagian URI dalam pelayanan rekam medis yaitu: a. Mencatat semua hasil-hasil pelayanan tersebut diatas ke dalam

formulir rawat inap yang sesuai.

b. Mencatat mutasi pasien pada formulir sensus harian Rawat Inap pada waktu yang telah ditentukan disebut cut of time.

c. Mencatat kegiatan Rawat Inap pada register pasien Rawat Inap. d. Membuat laporan kegiatan Rawat Inap.

Peran dan fungsi di unit rawat inap adalah sebagai pencatatan data hasil pelayanan dan kegiatan Rawat Inap.⁽⁴⁾ 2. Formulir, Catatan dan Laporan Yang digunakan di URI Untuk

Pelayanan Rekam Medis

a. Ringkasan riwayat masuk keluar.

b. Formulir perjalanan penyakit / instruksi / tindakan / terapi. c. Daftar pengobatan / form catatan pemberian obat.

d. Grafik S,N, T (obserasi). e. Permintaan pemeriksaan. f. Resume keluar (hidup / mati).

g. Formulir spesialisasi sesuai jenis spesialisasinya. h. Keseimbangan cairan.

i. Laporan Anasthesi. j. Laporan Operasi.

k. Laporan persalinan dan identifikasi bayi. l. Laporan identifikasi bayi lahir.

m. Konsultasi.

n. Informed Consent. o. Salinan Resep. p. Sebab Kematian. q. Surat Pulang Paksa.

r. Formulir asuhan keperawatan, meliputi:

2) Formulir rencana keperawatan. 3) Formulir tindakan keperawatan. 4) Formulir evaluasi keperawatan. 5) Formulir perencanaan pulang.

s. Formulir rawat inap khusus lainnya sesuai dengan kasus penyakit yang diderita pasien.

t. Formulir RL_2.1 untuk Laporan Morbiditas individual pasien umum.

u. Formulir RL_2.2 untuk laporan morbiditas individual pasien obstetri.

v. Formulir RL_2.3 untuk laporan morbiditas individual bayi baru lahir atau lahir mati.⁽⁴⁾

3. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis a. Prosedur penerimaan pasien rawat inap beserta DRM rawat inap

dari TPPRI.

b. Prosedur pencatatan hasil – hasil pelayanan rawat inap. c. Prosedur pencatatan mutasi pasien rawat inap.

d. Prosedur pencatat kegiatan pasien rawat inap kedalam register pelayanan pasien rawat inap dan SHRI.

e. Prosedur pencatan kelengkapan isi data DRM yang tidak lengkap. 4. Unsur-Unsur Pengendalian Yang Menjamin pelaksanaan Sistem

Pelayanan Rekam Medis.

Unsur – unsur pengendalian adalah unsur – unsur kegiatan yang dapat menjamin terlaksananya sistem artinya bila salah

satu unsur pengendalian tidak dilakukan maka akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan sistem.

a. Digunakannya formulir rekam medis rawat inap untuk pencatatan data hasil-hasil pelayanan rawat inap.

b. Digunakan buku ekspedisi untuk serah terima DRM.

c. Digunakan SHRI untuk mencatat mutasi pasien rawat inap.

d. Digunakannya buku register pelayanan pasien rawat inap untuk mencatat kegiatan pelayanan pasien rawat inap.

C. Assembling

1. Tugas pokok dan fungsi

Tugas pokok dibagian Assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu:

a. Merakit kembali formulir-formulir dalam DRM dari rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan

b. Meneliti kelengkapan data yang tercatat dalam formulir RM sesuai dengan kasus penyakitnya.

c. Mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap.

d. Mengendalikan penggunaan nomor RM.

e. Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir RM. Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam medis, meneliti kelengkapan data

rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis.⁽⁴⁾

2. Fungsi – Fungsi yang Terkait di Assembling

a. Fungsi pencatat data di rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap:

1) Pencatatan kelengkapan isi data rekam medis pada setiap forder DRM.

2) Penggunaan formulir yang digunakan untuk pelayanan klinis. 3) Penggunaan nomor rekam medis kamar bersalin (VK) untuk

bayi baru lahir.

b. Fungsi pencatat data pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang bertangggung jawab terhadap:

1) Penggunaan formulir rekam medis untuk pelayanan pasien. 2) Penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi. 3) Fungsi koding dan indeksing yang bertangggung jawab

terhadap pengkodean dan pengindekan penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks dokter.

4) Fungsi analising dan reporting yang bertanggung jawab terhadap pengumpulan dan pengolahan data rekam medis untuk disusun laporan kegiatan pelayanan.⁽⁴⁾

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis di Assembling

a. Prosedur penerimaan sensus harian dan DRM dari unit pencatat data rekam medis.

c. Prosedur pengembalian DRM ke unit pencatat data rekam medis untuk dilengkapi.

d. Prosedur penyimpanan KK untuk mengendalikan DRM tidak lengkap.⁽⁴⁾

4. Formulir, Catatan dan Laporan Yang digunakan di Assembling Untuk Pelayanan Rekam Medis

a. Kartu Kendali (KK) untuk:

1) Pencatatan data rekam medis guna pengendalian DRM tidak lengkap dan pengkodean penyakit, operasi, sebab kematian dan kode dokter.

2) Mengendalikan DRM yang tidak lengkap yang dikembalikan ke unit pencatat data.

3) Melacak keberadaan DRM yang sedang dilengkapi. 4) Menghitung angka IMR.

b. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis.⁽⁴⁾

5. Proses Pengembalian DRM Rawat Inap dari bangsal ke Asembling Proses pengemballian DRM Rawat Inap dari bangsal ke assembling adalah :

a. Setelah pasien dinyatakan keluar dari rumah sakit, maka DRM rawat inap tersebut harus dilengkapi.

b. DRM rawat inap diserahkan ke assembling dengan menggunakan buku ekspedisi.

c. Diassembling akan diteliti kelengkapan isi DRM rawat inapnya, sambil meneliti kelengkapan isi sekaligus formulir-formulir rekam medis diatur kembali sehingga riwayat penyakit mudah ditelusur.⁽⁴⁾

6. Unsur – Unsur Pengendalian yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di Assembling

Unsur-unsur pengendalian adalah unsur-unsur kegiatan yang dapat menjamin terlaksananya sistem artinya bila salah satu unsur pengendalian tidak dilakukan maka akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan sistem.

a. Digunakannya KK untuk mencatat dan mengendalikan DRM. b. Digunakannya buku ekspedisi untuk serah terima DRM.

c. Digunakannya buku catatan penggunaan dan pengendalian formulir rekam medis

d. Digunakannya buku catatan penggunaan nomor rekam medis.⁽⁴⁾

D. Filing

1. Tugas Pokok dan Fungsi

Bagian filing adalah bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok. Tugas pokok dibagian filing dalam pelayanan rekam medis:

a. Menyimpan DRM dengan metode penyimpanan DRM yang sesuai.

b. Mengambil kembali DRM untuk berbagai keperluan. c. Meretensi DRM sesuai dengan aktif dan in-aktif. d. Membantu dalam penilaian nilai guna RM. e. Menyimpan DRM yang diabadikan.

f. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir RM. g. Mengatasi dan memelihara arsip.

Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai:

a. Penyimpanan DRM.

b. Penyediaan DRM untuk berbagai keperluan.

c. Pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.

d. Pelindung arsip-arsip DRM terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk.⁽⁴⁾

2. Pengembalian Rekam Medis

Dilihat dari banyaknya fungsi dan kegunaan dokumen rekam medis maka banyak pula pihak yang berkepentingan untuk menggunakan dokumen rekam medis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Petugas Rekam Medis:

1) Petugas rekam medis mengambil dokumen rekam medis setiap hari maksimal 2x24 jam setelah pasien pulang ke setiap bangsal rawat inap.

2) Petugas rekam medis mencatat bukti penerimaan dokumen dari bangsal rawat inap kedalam buku ekspedisi pengembalian disertai tanda tangan perawat bangsal.

3) Petugas rekam medis mengoreksi kelengkapan dokumen rekam medis pasien dan apabila tidak lengkap maka

dokumen rekam medis dikembalikan lagi kebangsal untuk