BAGIAN VII: LEMBAGA KEKARYAAN
STRUKTUR PIMPINAN
1. Tingkatan Struktur Organisasi A. Pengurus Besar
Pengurus Besar merupakan sebuah struktur perwujudan HMI itu sendiri yang dipimpin oleh Ketua Umum. Artinya sentral keberadaan HMI adalah Pengurus Besar itu sendiri. Pada Pengurus Besar Ketua Umum memimpin struktur yang terdiri dari Sekretaris Jendral, Bendahara Umum, Pengurus Harian Ketua-Ketua Komisi Kebijakan, Ketua-ketua Lembaga koordinasi yang bernama Badan Koordinasi, kepala lembaga-lembaga Kekaryaan dan Pimpinan Lembaga-lembaga Khusus.
Formasi struktur Pengurus Besar ditentukan oleh Formatur Kongres (Ketua Umum), dibantu oleh para Mide Formatur sebagai pemberi saran. Formaturiat (formatur dan mide Formatur) dapat menerima saran dari cabang-cabang dan dapat juga menolaknya. Pada Lembaga Koordinsai dan Lembaga Kekaryaan, forumatur (Ketua Umum) hanya dapat memilih 1 diantara 3 orang yang diusulkan oleh forum musyawarah lembaga tersebut sebagai Ketua Lembaga. Dan ketua lembaga memiliki wewenang menentukan sendiri aparatur lembaganya dengan status yang sama sebagai Pengurus Besar.
Ketua Umum dalam kondisi tidak mampu mengendalikan strukutur Pengurus Besar dalam jangka waktu tertentu dapat menunjuk Pejabat Sementara Ketua Umum.
Jangka Waktu penunjukan Pejabat Sementara Ketua Umum ini maksimal dalam waktu 3 bulan atau setengah jarak antar rapat Pleno. Jika Melebihi Jangka Waktu tersebut maka Ketua Umum harus diganti secara permanen. Pengganti Ketua Umum ini bernama pejabat Ketua Umum. Penggantian ini bisa dilakukan dengan penunjukan oleh Ketua Umum atau dengan keputusn Rapat Pleno PB.
Hal yang sama juga berlaku bagi Sekretaris Jendral, Ketua Lembaga – Lembaga, dan Ketua Komisi Kebijakan. Bagi staf Sekretaris Jendral, Bendahara Umum, Komisi-komisi Kebijakan dapat diganti oleh Ketua Umum sewaktu-waktu. Staf yang masuk dalam lembaga-lembaga hanya dapat diganti oleh Ketua lembaga tersebut atau dengan keputusan Rapat Pleno Pengurus Besar.
Pengurus Besar memiliki peran eksekutor atas hasil Kongres. Oleh sebab itu Ketua Umum sebagai kader yang diberi Amanah oleh Kongres dan sebagai pemimpin atas pelaksanaan amanah tersebut harus mempertanggungjawabkan perjalanan Pengurus Besar dalam satu periode. Pembeda peran struktur Pengurus Besar dan struktur pimpinan lainnya adalah sifat kerjanya. Pengurus Besar dalam HMI lebih bersifat sebagai pengambil kebijakan (regulator). Pengurus Besar hanya membuat kebijakan-kebijakan yang dipandang perlu bagi HMI dalam kehidupannya dengan organ lainnya dan kebijakan-kebijakan HMI dalam kehidupannnya sendiri.
Kebijakan-kebijakan organisasi yang bersifat strategis, yaitu: kebijakan yang mempengaruhi warna dan pola gerak organisasi, harus dikemukakan ke organ HMI lainnya secara baik. Hal ini dijalankan agar tingkat kesepahaman seluruh elemen organisasi mencapai pada tingkat yang bisa terhindar dari kesalahan komunikasi. Ada beberapa ciri utama yang bisa dikatakan sebagai sebuah kebijakan strategis yaitu:
1. Melibatkan struktur cabang atau struktur komisariat secara menyeluruh dalam pelaksanaannya.
2. Mempengaruhi posisi organisasi diantara posisi organisasi lainnya ditingkat nasional ataupun internasional.
3. Melibatkan sumber daya yang lebih besar dari sumber daya yanga ada di Pengurus Besar selama satu semeter, baik itu sumber daya Manusia ataupun sumber daya finansial.
Ciri khas nomer 1 dan 2 merupakan ciri khas yang tidak terpisahkan sedangkan nomer 3 merupakan ciri khas yang bisa diambil dan bisa juga tidak. Dengan kata lain ada 2 kondisi dimana suatu kebijakan Pengurus Besar disebut dengan kebijakan strategis yaitu kondisi yang memiliki unsur nomer 1 dan 2 atau juga dan 3 dan kondisi yang yang memiliki unsur nomer 3 saja.
Kebijakan strategis yang diambil oleh Pengurus Besar ini dalam pola komunikasinya harus dikemukakan dalam Rapat pimpinan cabang. Pada forum inilah Pengurus Besar diwajibkan bertukar pikiran atas kebijakan strategis yang diambilnya. Pada dasarnya rapat pimpinan cabang tidak bisa menolak atau memveto kebijakan strategis yang diambil Pengurus Besar karena hubungan antara PB dan pimpinan cabang dalam rapat pimpinan ini adalah hubungan konsultasi dimana kehadran PB ada jika ada yang perlu dikonsultasikan atau dikomunikasikan. Namun demikian sikap penolakan para pimpinan cabang akan menjadi pertimbangan dalam pelaksanaan kebijakan strategis Pengurus Besar.
B. Pengurus Cabang
Pengurus Cabang merupakan sebuah struktur pimpinan dari sebuah cabang yang dibentuk oleh Pengurus Besar. Pembentukan Cabang dilakukan jika:
1. Adanya sumber daya yang dipandang mampu menggerakkan cabang selama kurun waktu minimal 2 tahun.
2. Adanya sarana komunikasi yang dapat menciptakan kondisi transfer informasi antara cabang dan Pengurus Besar dan dengan cabang-cabang lainnya.
3. Pembentukan cabang didasarkan atas pertimbangan dan kemampuan elemen Pengurus Besar yang bernama Badan Koordinasi dalam menjaga eksistensi cabang minimal selama 2 tahun.
4. Pembentukkan cabang baru oleh disuatu kota atau kabupaten yang sudah ada cabangnya harus seizin cabang yang bersangkutan.
Suatu Cabang dapat ”diberikan sanksi” oleh Pengurus Besar jika Pengurus Cabang melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan kebijakan Pengurus Besar atau melakukan pelanggaran-pelanggaran konstitusi. Tahapannya adalah:
Teguran 1 : Dalam waktu maksimal 3 bulan cabang harus melakukan tindakan sesuai dengan yang diminta Pengurus Besar. Teguran ini hanya diketahui oleh Cabang dan Pengurus Besar.
Teguran 2 : Dalam waktu maksimal 3 bulan berikutnya cabang harus melakukan tindakan sesuai dengan yang diminta Pengurus Besar.
Teguran ini dapat diketahui oleh cabang lain di satu wilayah Badan Koordinasinya.
Teguran 3 : Dalam waktu maksimal 3 bulan berikutnya cabang harus melakukan tindakan sesuai dengan yang diminta Pengurus Besar.
Teguran ini dapat diketahui oleh cabang lain diseluruh Indonesia.
Sanksi : Penurunan status cabang dari status cabang penuh ke cabang persiapan,kemudian cabang diberi waktu maksimal 3 bulan untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan permintaan Pengurus Besar.
Pembekuan : Jika cabang tetap tidak mengikuti kebijakan Pengurus Besar maka Pengurus Besar berhak membekukan pengurus cabang tersebut dan menggantinya dengan kepengurusan baru melalui penunjukan langsung. Masa pembekuan sampai terbentuknya Pengurus Cabang baru ini dilakukan maksimal selama 2 tahun. Dalam kurun waktu ini, Badan Koordinasi melakukan pemulihan kondisi agar kebijakan PB dapat diikuti atau pelanggaran konstitusi dapat diatasi dan agar syarat-syarat cabang dapat terpenuhi.
Pembubaran : Jika dalam kurun waktu 2 tahun tidak ada tanda-tanda kedua kondisi diatas dapat dipenuhi secara menyeluruh maka PB dapat melakukan pembubaran Cabang.
Cabang yang dibekukan tidak memiliki hak apapun dalam kongres dan forum-forum lainnya kecuali hak untuk hadir dan hak mendapatkan informasi atas segala hal yang berkaitan dengan HMI. Aktifitas keanggotaan dapat terus berlangsung dengan kendali ketua Badan Koordinasi sebagai pimpinan cabang. Namun aktifitas eksternal tidak dapat dilakukan sama sekali.
Cabang yang dibentuk dari status ”tidak ada cabang” atau Cabang yang dipulihkan dari status ”Cabang dibekukan” adalah Cabang yang berstatus ”Persiapan”.
Perbedaan status ini hanya memiliki perbedaan pada hak jumlah utusan yang bisa dikirim ke kongres. Utusan bagi cabang persiapan maksimal hanya 1 utusan saja walaupun jumlah anggotanya melebihi dari porsi 1 utusan cabang. Status cabang Persiapan dapat berlaku maksimal dalam waktu 1 tahun.
Pengurus Cabang terdiri dari Pengurus Harian, Pimpinan Lembaga Koordinasi, Pimpinan Lembaga Khusus dan Pimpinan Lembaga Kekaryaan serta semua stafnya.
Pengurus Harian dipilih oleh Formatur dan ditetapkan oleh Ketua Umum, sedangkan Pimpinan Lembaga Koordinasi, Lembaga Khusus dan Lembaga Kekaryaan ditetapkan oleh Ketua Umum berdasarkan usulan musyawarah Lembaga. Staf yang ada dikepengurusan ditetapkan oleh Ketua Umum.
Pengurus cabang memiliki peran yang berbeda dengan Pengurus Besar. Pengurus cabang memiliki fungsi Mobilisator organisasi. Hal ini mengakibatkan wilayah kerjanya yang berbeda dengan PB. Wilayah kerja Pengurus Cabang adalah;
1. Melaksanakan kebijakan Pengurus Besar 2. Melaksanakan Keputusan Konferensi 3. Mengangkat dan memberhentikan Kader.
4. Menggerakan Kader HMI dalam menjalankan kebijakan Pengurus Besar.
5. Meningkatkan kapasitas Kader HMI.
6. Melibatkan anggota dalam partisipasi dinamika masyarakat di wilayahnya.
Dari gambaran diatas maka akan terlihat bahwa kemampuan yang dituntut dalam diri seorang Pengurus Cabang atau sekelompok Pengurus Cabang adalah:
1. Mengkonsep sebuah aktifitas dalam sebuah tahapan beserta target dan tujuan selama satu periode kepngurusan.
2. Kemampuan mengajak Kader dalam beraktifitas dalam sebuah Tim.
3. Menjadi figur tauladan bagi struktur dibawahnya yaitu komisariat.
4. Mampu menggerakan organisasi HMI dalam dinamika lingkungan sekitarnya.
C. Pengurus Komisariat
Pengurus Komisariat merupakan sebuah struktur Pimpinan di bawah tingkatan cabang yang dibentuk oleh Pengurus Cabang. Pembentukan Komisariat dilakukan jika memenuhi beberapa syarat utama yaitu:
1. Adanya institusi pendidikan tinggi yang jelas dapat dikelompokan dalam satu komisariat atau lebih.
2. Adanya sumber daya yang dipandang mampu menggerakan Komisariat selama kurun waktu minimal 1 tahun.
3. Letak geografis institusi pendidikan tinggi dengan sekretariat cabang yang berjarak 5 Kilometer.
4. Pembentukan Komisariat didasarkan atas pertimbangan dan kemampuan elemen Pengurus Cabang yang bernama Koordinasi Komisariat atau Bidang kerja yang memiliki fungsi dan peran internal (bagi cabang yang tidak memiliki Koordinator Komisariat) dalam menjaga eksistensi Komisariat minimal selama 1 tahun.
Suatu Komisariat dapat ”diberikan sanksi” oleh Pengurus Cabang jika Pengurus Komisariat melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan kebijakan Pengurus Cabang atau melakukan pelanggaran-pelanggaran konstitusi. Tahapannya sanksi terebut adalah:
Teguran 1 : Dalam waktu maksimal 3 bulan Komisariat harus melakukan tindakan sesuai dengan yang diminta Pengurus Cabang. Teguran ini hanya diketahui oleh Komisariat dan Pengurus Cabang.
Teguran 2 : Dalam waktu maksimal 3 bulan berikutnya Komisariat harus melakukan tindakan sesuai dengan yang diminta Pengurus Cabang.
Teguran ini dapat diketahui oleh Komisariat lain di satu wilayah Badan Koordinasinya.
Teguran 3 : Dalam waktu maksimal 3 bulan berikutnya Pengurus Komisariat harus melakukan tindakan sesuai dengan yang diminta Pengurus Cabang. Teguran ini dapat diketahui oleh Komisariat lain diseluruh Cabang.
Sanksi : Penurunan status Komisriat dari status Komisariat penuh ke komisariat persiapan, kemudian pengurus komisariat diberi waktu maksimal 3 bulan untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan permintaan pengurus cabang.
Pembekuan : Jika Pengurus Komisariat tetap tidak mengikuti kebijakan Pengurus Cabang maka Pengurus cabang berhak membekukan Kepengurusan Komisariat tersebut dan menggantinya dengan kepengurusan baru melalui penunjukan langsung. Masa pembekuan sampai terbentuknya Pengurus Komisariat baru ini dilakukan maksimal selama 2 tahun. Dalam kurun waktu ini, Koordinator Komisariat melakukan pemulihan kondisi agar kebijakan Pengurus Cabang dapat diikuti atau pelanggaran konstitusi dapat diatasi dan agar syarat Komisariat terpenuhi.
Pembubaran : Jika dalam kurun waktu 2 tahun tidak ada tanda-tanda kedua kondisi diatas dapat dipenuhi secara menyeluruh maka Pengurus Cabang dapat melakukan pembubaran Komisariat.
Komisariat yang dibekukan tidak memiliki hak apapun dalam Konferensi dan forum-forum HMI lainnya kecuali hak untuk hadir dan Hak mendapatkan informasi atas
segala hal yang berkaitan dengan HMI. Aktifitas keanggotaan dapat terus berlangsung dengan kendali ketua Koordinator Komisariat sebagai pimpinan cabang.
Namun aktifitas eksternal tidak dapat dilakukan.
Komisariat yang dibentuk dari status ”tidak ada Komisariat” atau Komisariat yang dipulihkan dari status “Komisariat dibekukan” adalah komisariat yang berstatus
”Persiapan”. Perbedaan status ini hanya memiliki perbedaan pada hak jumlah utusan yang bisa dikirim ke Konferensi. Utusan bagi Komisariat persiapan maksimal hanya 1 utusan saja walaupun jumlah anggotanya melebihi dari porsi 1 utusan. Status Komisariat Persiapan dapat berlaku maksimal dalam waktu 1 tahun.
Pengurus Komisariat minimal terdiri dari pimpinan Komisariat yang bernama ”Ketua Komisariat” dan Sekretaris Komisariat. Kemudian Ketua Komisariat dapat membentuk struktur dibawahnya atau tidak sama sekali. Seperti halnya Pengurus Cabang, Pengurus Komisariat memiliki peran yang berbeda dengan Struktur pimpinan lainnya. Pengurus Komisariat memiliki fungsi sebagai kantong massa. Hal ini mengakibatkan wilayah kerjanya yang berbeda dengan Pengurus Cabang.
Wilayah kerja Pengurus Komisariat adalah:
1. Melaksanakan Kebijakan Pengurus Cabang 2. Melaksanakan Keputusan Rapat Anggota
3. Melindungi Kader HMI dalam aktifitas dilingkungannya 4. Menjaga kekerabatan antar anggota HMI.
5. Melibatkan kader agar berpartisipasi dalam dinamika lingkungan akademisnya.
2. Struktur Organisasi Tiap Tingkatan