BAB VI PENUTUP
B. Saran
Unit rekam medis harus mempunyai lokasi yang strategis sehingga pengambilan dokumen rekam medis lancar. Ruang kerja harus memadai, ruang penyimpanan cukup untuk dokumen rekam medis yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif sesuai dengan peraturan yang ada . Ruang penyimpanan yang ada harus menjamin bahwa dokumen rekam medis yang aktif dan inaktif tidak hilang, rusak atau diambil orang yang tidak berhak. Ruang penyimpanan peralatan harus cukup untuk menyimpan catatan medis sehingga mudah diambil jika diperlukandan tersedia buku peminjaman dokumen dan tracer untuk keperluan pengobatan, penelitian dan hukum .
Cukupnya peralatan filing, cahaya dan kontrol suhu adalah faktor penting agar dokumen terawat dengan baik. Cahaya harus mencukupi sehingga dapat membantu mengurangi kesalahan.. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu. c. Kebijakan Rumah Sakit
Standar kebijakan dan prosedur tetap rumah sakit bersumber dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan sendiri oleh kepala unit rekam medis.
Kebijakan dan prosedurnya antara lain tentang sistem penyimpanan dokumen yang memudahkan pencarian rekam medis, harus ada kebijakan mengenai penyimpanan dan cara penyimpanan rekam medis yang masih berlaku atau tidak ada kebijakan atau peraturan yang ditinjau tiap 3 tahun.
2. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Adapun tujuan dari penyimpanan dokumen rekam medis adalah :
a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dlam rak filing .
b. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. c. Mudah pengembaliannya.
d. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian.(2) 3. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen.
Ada dua macam penyimpanan yaitu : a. Penyimpanan Sentralisasi
Penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan misalnya, dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi dokumen dalam satu folder.
b. Penyimpanan Desentralisasi
Penyimpanan dokumen rekam medis terjadi pemisahan antara dokumen rekam medis rawat jalan dengan dokumen rekam medis rawat inap.(2)
4. Prosedur Peminjaman
Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara bersama – sama terhadap kegiatan peminjaman dokumen rekam medis antara lain perlu adanya :
a. Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis
Catatan ini digunakan untuk mencatat dokumen – dokumen rekam medis yang dipinjam.
b. Tracer
Kartu yang dibutuhkan dibagian penyimpanan untuk memudahkan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan dan dikembalikan dibagian penyimpanan.
c. Pihak-Pihak yang boleh Meminjam Dokumen Rekam Medis Pihak-Pihak yang boleh meminjam dokumen rekam medis :
1. Petugas rekam medis
2. Dokter yang bertanggung jawab 3. Pihak yang berwajib
E. Pengamanan Dokumen Rekam Medis
1. Pengamanan dari Faktor Fisik
a. Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab. Supaya tidak terlalu lembab dapat dipasang AC yang dihidupkan selama 24 jam terus menerus.
b. AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
c. Ruang harus terang dan sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari.
d. Kelembaban ruangan penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8ºC sampai 24.24oC. apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu relatife singkat arisp – arsip akan rusak.
e. Dalam hal – hal tertentu periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang atau saluran air dari atap yang bocor. f. Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran.
1) Menempatkan rak dokumen rekam medis jauh dari tempat penyimpanan barang – barang yang mudah terbakar (barang – barang kimia bahan bakar)
2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran.
3) Tidak diperkenankannya merokok bagi siapa saja yang ada di dalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis.
2. Pengamanan dari Faktor Kimiawi
Penggunaan tinta yang berkualitas tinggi tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan
merugikan, terutama bila secara sengaja tersentuh air atau tekanan udara yang lembab. Tinta yang terbuat dari bahan getah kayu, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas.
Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan dokumen rekam medis.
Karena apabila makanan atau inuman tersebut menempel ke kertas dokumen rekam medis kertas akan menjadi kotor atau terkena minyak, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas.(12)
3. Pengamanan dari Faktor Biologi
a. Usaha untuk mlindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan yakni dengan peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah.
b. Ngengat yang sering merusak kertas, biasanya terdapat pada dinding yang besar, jika kertas selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak ngenat. Untuk menghindarinya digunakan rak yang dipasang antara lantai dengan rak 6 inchi,.
c. Jamur adalah bukti langsung dari kelembaban karena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. Kegiatan jamur sangat cepat, karena sebenarnya jamur ini hidup dari pada perekat yang berbeda di kertas. Usaha menghindari adalah menempelkan dokumen rekam
medis yang lain di tempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi.(11)
F. Protap Filing
Standar kebijakan dari prosedur rumah sakit diperoleh dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelayanan pelaksanaan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan tersendiri oleh kepal Unit Rekam Medis.
Prosedur antara lain tentang sistem pengamanan dan pemeliharaan DRM. Prosedur yang tertulis harus tersedia yang dapat menerima pengolahan rekam medis untuk menjadi acuan bagi setiap petugas rekam medis.(10)
G. Kerangka Teori Tupoksi Petugas Filing Sarana dan Prasarana Filing Kebijakan Rumah Sakit dalam Pengelolaan DRM Protap Filing dalam Pengelolaan DRM Sistem Penyimpanan DRM Faktor-faktor Pengelolaan DRM di Filing Kerusakan DRM Gambar 2.1 Kerangka Teori
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Kerangka Konsep Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM Pelaksanaan Retensi Tugas Pokok Petugas Filing Sarana Pemeliharaan DRM Pemeliharaan DRM Gambar 2.2 Kerangka KonsepB. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif yaitu menggambarkan data sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan observasi dan wawancara yaitu metode penelitian yang meninjau langsung objek yang diteliti.
Pendekatan yang digunakan yaitu cross sectional dengan cara menganalisa variabel – variabel penelitian bersifat sewaktu – waktu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan tepat .
C. Variabel Penelitian
1. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM. 2. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM.
3. Pelaksanaan Retensi. 4. Tugas Pokok Petugas Filing. 5. Sarana Pemeliharaan DRM.
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Nama Variabel Definisi Operasional
Aturan yang menyangkut 1. Kebijakan Rumah Sakit dalam pelaksanaan pemeliharaan DRM
Pemeliharaan DRM. di bagian Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
2. Protap Filing dalam Prosedur tetep mengenai tata Pemeliharaan DRM. cara pelaksanaan pemeliharaan
DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
Meliputi prosedur, sarana dan 3. Pelaksanaan Retensi. jadwal retensi DRM di ruang
filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
Tugas pokok yang dilakukan 4. Tugas Pokok Petugas Filing. petugas filing dalam pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis.
Sarana yang ada di ruang filing 5. Sarana Pemeliharaan DRM. untuk pelaksanaan
pemeliharaan dokumen rekam medis.
Pelaksanaan Pemeliharaan
Upaya yang dilakukan untuk
6. menjaga keamanan dokumen
DRM.
rekam medis dari kerusakan. Pemeliharaan Dokumen Rekam
Medis :
1. Dari faktor Fisik : a. Suhu
Suhu yang tinggi mengakibatkan kelembaban menurun yang dapat berakibat pada rapuhnya 7 arsip. Suhu yang baik yaitu suhu
yang berkisar 18.8ºC sampai b. Kelembaban 24.24oC
Kelembaban udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan c. Pencahayaan menyebabkan jamur
Pencahayaan yang bagus untuk pengarsipan yaitu terhindar dari
d. Ventilasi
2.Dari Faktor Kimiawi yaitu Tinta
3. Dari Faktor Lingkungan yaitu Rak Filing
Petugas Filing
sinar matahari, sinar ultraviolet dan sinar listrik/lampu secara langsung karena akan
membuat arsip kertas menjadi kecoklatan, rapuh dan rusak, juga dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak.
Tempat yang kering, terang dan berventilasi dapat
menghindarkan DRM dari jamur. Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia, jangan tinta yang terbuat dari bahan getah kayu, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas.
Tempat penyimpanan
Dokumen Rekam Medis baik rawat jalan maupun rawat inap agar tetap tertata rapi.
Orang yang bertugas dalam penyimpanan dan pengambilan Dokumen Rekam Medis.
E. Populasi dan Sampel
Ridwan (2005) bahwa populasi merupakan objek atau subjek yang berada pada suatu wilayah dan memenuhi syarat-syarat tertentu
adalah petugas filing dan kepala rekam medis sejumlah 6 orang, 1 Kepala Rekam Medis dan 5 Petugas Filing.
Sampel adalah sebagian atau wakil dari populasi yang di teliti (Arikunto, 2006). Menurut Hidayat (2007), sampel merupakan bagian populasi yang akan diteliti atau sebagian jumlah dari karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah teknik total sampling, yaitu teknik penentuan sampel dengan mengambil seluruh anggota populasi sebagai responden atau sampel (Sugiyono, 2009). Dengan demikian, maka peneliti mengambil sampel dengan total populasi yaitu seluruh petugas filing dan kepala RM di RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang. Berdasarkan data kepegawaian jumlah petugas filing dan kepala rekam medis RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang adalah 6 , maka jumlah sampel dalam penelitian ini adalah 6 responden.(14)
F. Instrumen Penelitian
1. Pedoman Wawancara
Instrumen pedoman wawancara digunakan untuk mendapatkan data : a. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM.
b. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. c. Pelaksanaan Retensi.
d. Tugas Pokok Petugas Filing. e. Sarana Pemeliharaan DRM. f. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM.
2. Instrumen pedoman observasi digunakan untuk mendapatkan data : a. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM.
b. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. c. Pelaksanaan Retensi.
d. Tugas Pokok Petugas Filing. e. Sarana Pemeliharaan DRM. f. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM.
G. Pengumpulan Data
1. Wawancara
Peneliti mewawancarai petugas filing tentang upaya pengelolaan penyimpanan DRM, kebijakan dan protap, pelaksanaan pemeliharaan DRM .
2. Observasi
Pengumpulan data dengan mengamati objek penelitian secara mendalam tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis, dan kebijakan protap.
H. Sumber Data
1. Data Primer
Data yang diperoleh dari hasil observasi yaitu pengelolaan dan penyimpanan DRM. Sistem keamanan DRM dan melakukan wawancara dengan petugas filing untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan pemeliharaan DRM di filing.
2. Data Sekunder
Diambil melalui data yang sudah ada yaitu kebijakan dan prosedur tetap tentang pelaksanaan pemeliharaan DRM di filing.
I. Pengolahan Data
1. Editing
Kegiatan yang dilakukan dengan meneliti kembali data yang dikumpulkan guna mengetahui kesalahan – kesalahan pengumpulan data dalam pengolahan dokumen rekam medis.
2. Analising
Menganalisa penyimpanan, pemeliharaan, dan keawetan dokumen rekam medis.
3. Penyajian
Memberi nilai pada yang dihasilkan berupa keadaan ruang filing.(10)
J. Analisa Data
Dalam penelitian ini analisa yang digunakan yaitu analisa deskriptif tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis dengan menguraikan, mengambarkan keadaan yang ada di lapangan guna membandingkan antara teori dengan hasil penelitian.(10)
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit
Tahun 1948 muncul gagasan untuk mendirikan rumah sakit Kristen oleh pekerja Zending di Semarang yaitu Zr. N.G. de Jonge dan RH. Van Eyk. Kemudian dibentuk panitia pendiri Klinik Bersalin dengan ketua Ds. R. Soehardi Hadipranowo.
Tahun 1949, Zr. A.J. Heidema dari Nederland datang akan memimpin klinik yang akan dibentuk. Tanggal 19 Januari 1950 diresmikan Klinik Bersalin Panti Wilasa yang mengandung arti Rumah Sih Kamirahan/Kawilasan. Klinik ini di bawah pengawasan Dr. Thio Kee Tiong.
Akhir tahun 1950 ada 13 tempat tidur dan 18 orang karyawan. Kedatangan Dr. G.J. Dreckmeier pada bulan Januari 1952 memperkuat tim Klinik Bersalin Pantiwilasa.
Tahun 1959, Dr. J. Bouma Spesialis Kebidanan/Kandungan datang dari Nederland. Tahun 1959, Dr. Oei Kiem Hien datang dari Sumba. Ibu J.T de Jong juga datang dari Nederland menjadi ibu asrama. Dr. A. Hoogerwerf datang dari Netherland menggantikan Dr. J. Bouma. Tahun 1967–1968 Dr. Kwik Tjhiang Poen membantu RB. Panti Wilasa serta aktif dalam bidang KB.
Tahun 1969–1973 Dr. B. Kandu memimpin RS Bersalin dan Anak Panti Wilasa. Tanggal 9 November 1969 dilaksanakan peletakan batu
pertama kompleks Panti Wilasa baru yang berlokasi di Jalan Citarum 98 Semarang, oleh Bapak Walikota Dati II Kodya Semarang, dengan bantuan dana dari pemerintah Kerajaan Belanda.
Tanggal 28 November 1973 Dr. Mangkureno Sadijo memimpin komplek Panti Wilasa di Jl. Dr. Cipto 50 yang rencananya akan digunakan untuk Bagian Penyakit Dalam dan Bedah serta Balai Pengobatan Umum. Sedangkan di tahun yang sama, gedung baru di Jl. Citarum diresmikan sebagai RS Panti Wilasa I yang menangani Bagian Kebidanan/penyakit kandungan dan penyakit anak.
Tanggal 19 Januari 1974 merupakan saat bersejarah karena pada saat itu pelayanan di kompleks Jl. Dr. Cipto diresmikan : Rumah Sakit Umum Pantiwilasa Citarum.
Tanggal 1 November 1978 adalah pemisahan RS. Panti Wilasa di kompleks Jl. Dr. Cipto 50 menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa II, sedangkan kompleks di Jl. Citarum menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa.
Tahun 1985–1988 Dr. Guno Samekto, Direktur RS Bethesda Yogyakarta, ditetapkan sebagai pejabat Direktur di RS Panti Wilasa II. Tahun 1991 -1994 Jabatan Direktur dipegang oleh Dr. M. Haryanto.
Tahun 1994–1997, Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM menjabat sebagai Direktur RS Panti Wilasa II, jumlah tempat tidur 60 dan 90 orang karyawan.
Tanggal 1 April 1994 tepat pada permulaan Pembangunan Jangka Panjang RS tahap II, dimulai pula pembangunan dan renovasi RS Panti Wilasa “Dr. Cipto“ terjadi penggantian nama rumah sakit
melalui SK Direktur Jendral Pelayanan Medik tanggal 29 Agustus 1995 No. : YM. 02.04.3.5.03831, nama RS Panti Wilasa II diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Dr. Cipto, sedangkan nama RS Panti Wilasa I diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Citarum.
Pada tahun 1966 RS Panti Wilasa Dr. Cipto mendapat penghargaan Penampilan Terbaik Pertama Tingkat Nasional RSU Swasta setara kelas D. Di tahun yang sama jumlah tempat tidur ditingkatkan menjadi 100 tempat tidur sehingga meningkat dari RSU kelas pertama menjadi RSU kelas Madya.
Pada periode 1997–2001 kembali Direktur RS Pantiwilasa Dr. Cipto dijabat oleh Dr. Sri Kadarsih Subroto, MM, dan diperpanjang sampai dengan akhir tahun 2003.
Akhir tahun 1998 memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh dari Kesehatan Republik Indonesia untuk 5 standar pelayanan. Pada awal tahun 1999 jumlah tempat tidur ditingkatkan secara bertahap menjadi 120 dan karyawan sebanyak 228 orang.
Pada tahun 2000 jumlah tempat tidur bertambah menjaddi 125 buah. Pada bulan April 2001, RS Panti Wilasa Dr. Cipto mulai digunakan sesuai Rencana Induk Pemgembangan dengan pembangunan gedung 4 lantai yang akan digunakan untuk Ruang ICU dan Ruang VIP. September 2001, memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut 12 standar dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Pada tanggal 19 Januari 2002, gedung 4 lantai untuk Ruang ICU/CCU/PICU/NICU, Ruang VIP dan aula diresmikan. Bertepatan
dengan itu RS Pantiwilasa Dr. Cipto menerima sertifikat Akreditasi Tingkat Lanjut 12 standar yang diserahkan oleh Dirjen Yanmed DepkesRI.
Pada tanggal 28 Februari 2003, diresmikan Ruang Helsa dan Ruang Gamma (Gedung 2 lantai yang semula adalah Ruang Gamma). Dengan demikian jumlah tempat tidur menajdi 180 buah. Dengan dioperasionalkan lantai II ini, maka pelayanan Ruang Pasca beRSalin bisa dipusatkan di lantai I (Ruang Helsa). Sedangkan pelayanan Ruang Anak menempati lantai II (Ruang Gamma).
Pada bulan Maret 2003 mulai dibangun gedung (Instalansi Pengolahan Air Limbah) IPAL berlantai II yang telah selesai pada tanggal 31 Desember 2003. Uniknya, lantai dasar digunakan untuk parkir kendaraan roda 2, lantai II (atas) untuk “pot bunga raksasa“ sebagai indikator bagi IPAL teRSebut.
Akhir tahun 2003, Tim Akreditasi RS Panti Wilasa Dr. Cipto yang diketuai oleh Dr. Yoseph, M.Kes mulai mempersiapkan diri untuk akreditasi 16 standar yang rencananya akan maju pada pertengahan tahun 2004.
17 Januari 2004, dilakukan pelantikan dan serah terima jabatan Direktur dari Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM kepada Dr. Yoseph Candra M.Kes untuk periode 2004–2008.
2. Motto, Visi, Misi Rumah Sakit
a. Motto
b. Visi
1) Rumah sakit bermutu pilihan masyarakat.
2) Rumah sakit bermutu sebagai rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar pelayanan medis keperawatan dan menunjang secara professional untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. 3) Rumah sakit pilihan masyarakat sebagai rumah yang mampu
menjadi rujukan masyarakat yang memiliki pelayanan kualitas, penuh cinta kasih yang tulus, hangat, dan bersahabat.
c. Misi
1) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia 2) Meningkatkan mutu sistem pelayanan
3) Meningkatkan kepuasan pelanggan 4) Meningkatkan produktivitas dan efisiensi d. Jenis Pelayanan Rumah Sakit
1) Pelayanan Rawat Jalan 2) Pelayanan Rawat Inap 3) Pelayanan Gawat Darurat
B. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS 1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
DIREKTUR
SUB KOMITE WAKIL
REKAM MEDIS DIREKTUR
KOORD KEPALA INSTANSI PENUNJANG REKAM MEDIS
KEPALA INSTALANSI REKAM MEDIS
BAGIAN INFORMASI PENGELOLAAN
PENERIMAAN KESEHATAN DAN Adm REKAM
MEDIS MEDIK LEGAL TPPRJ REPORTING / ASSEMBLIN PELAPORAN G DAN TPPRI ASURANSI INPUT / INDEKSING
PEMBUATAN
TPPGD FILLING BALASAN
2. Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Rekam Medis.
a. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pencatatan Data Rekam Medis (TPPRJ, TPPRI, TPPGD, IPP, URJ, URI, UGD) 1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
a) Menyediakan catatan dan dokumen RM baru
b) Memberi informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di rumah sakit
c) Melakukan pendaftaran pasien secara komputerisasi yaitu: 1. Pencatatan identitas dengan jelas dan benar
2. Mencari nomor RM lama dengan komputerisasi bagi pasien kunjungan lama yang tidak membawa KIB 3. Mendistribusikan dokumen RM ke IRJ
4. Membuat KIB
5. Melakukan registasi pasien rawat jalan
6. Membuat buku catatan penggunaan nomor RM dan buku pengendalian pemakaian dokumen RM
7. Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan pasien rawat jalan setiap bulan kepada kepala urusan rekam medis
8. Bertanggung jawab masalah ketertiban, keamanan dan kebersihan di bagian penerimaan pasien rawat jalan
9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
2) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
a) Menerima dan mendaftar pasien dari IRJ dan IGD yang akan dirawat inap
b) Menyediakan dokumen RM yang sesuai dengan ruangan yang dituju atau sesuai dengan admission note.
c) Menyediakan informasi tentang :
1. Nama pasien-pasien yang dirawat inap sesuai dengan ruangan dan kelas perawatannya
2. Tarif rawat inap 3. Pelayanan BPJS.
4. Informasi lain yang diperlukan oleh berbagai pihak
d) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan rawat inap setiap bulannya kepala kepala urusan RM.
e) Bertanggung jawab terhadap masalah ketertiban, keamanan dan kebeRSihan serta inventarisasi barang di bagian penerimaan pasien rawat inap
f) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan.
b. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pengolahan Data Rekam Medis (Assembling, Koding/Indeksing, Filling, Analising/Reporting)
1) Assembling
a) Mengalokasikan dan mengendalikan penggunaan dokumen Rekam Medis
b) Memeriksa kelengkapan dokumen RM dan menyerahkan dokumen yang tidak lengkap ke kepala ruangan untuk dilengkapi
c) Menulis nomor RM pada formulir yang belum terisi nomornya
d) Melepas formulir yang tidak terpakai dan merakit kembali e) Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulirnya atau
riwayat pelayanan pasien
f) Menjaga ketertiban, keamanan, dan kebersihan di lingkungan urusan assembling
g) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan
2) Koding/Indeksing
a) Memberi kode diagnosis penyakit berdasarkan ICD-10 b) Membuat indeks pernyakit, operasi, kematian, dan indeks
dokter kemudian disimpan menurut abjad
c) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
3) Filing
a) Menerima dan mancatat dokumen RM pasien pulang b) Menyimpan dokumen yang sudah lengkap dengan metode
angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urut
c) Mengambil dokumen RM untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya
d) Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan non-aktif
e) Melayani peminjaman dokumen RM f) Mengusulkan pemusnahan dokumen RM
g) Membuat laporan kegiatan kepada urusan filing setiap bulannya kepada kepala RM
h) Bertangung jawab masalah ketertiban, keamanan pada bagian filing
i) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
4) Analising/Reporting
a) Mengumpulkan data RM sensus harian (rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat) dan buku laporan (instalasi pemeriksaan penunjang dan kebidanan & kandungan) b) Mengolah dan menabulasi data RM yang diperlukan untuk
pelaporan
c) Menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan data RM, sesuai dengan :
1. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI 2. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI
d) Menjaga ketertiban, keamanan dan kebeRSihan di lingkungan urusan analisis dan pelaporan.
e) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
C. HASIL PENGAMATAN
1. Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing.
Tabel 4.1
Presentase Karakteristik Responden Bagian Filing Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang
No Karakteristik Responden ∑ (%) 1 Umur a. 20-29 tahun 1 20 % b. 30-39 tahun 3 60% c. 40-49 tahun 1 20% 2 Pendidikan a. SMA 5 100 % 3 Masa Kerja a. 0-5 tahun 2 40 % b. 6-10 tahun 3 60 %
Berdasarkan tabel 4.1 sebagian besar petugas filing berumur 30-39 tahun (60%), dengan pendidikan terakhir SMA (100%), dan dengan masa kerja 6-10 tahun (60%).
Tabel 4.2
Sarana yang ada di bagian filing RS Panti Wilasa