TINJAUAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN
DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING
RS PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar diploma
(Amd.RMIK) dari program studi DIII RMIK
Oleh :
MUHAMMAD AFIF NURUL IHSAN
NIM D22.2013.01401
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2016
HALAMAN HAK CIPTA
© 2016
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti
Kupersembahkan Karya Tulis Ilmiah ini kepada :
ALLAH SWT yang telah memberikan limpahan berkah &
nikmat yang luar biasa kepada ku .... Alhamdulillah
Kedua orang tua ku tercinta, Abah & ibuk yang telah
memberikan kasih sayangnya yang tak terhingga dan
selalu mendoakanku serta menanti keberhasilanku....
We are the best pokoknya ^_^
Kakak dan adikku tersayang ( Azib & Nurul ) serta
keluarga besarku terima kasih atas dukungannya ...
My Lovely Ratna puspitasari my patner terimakaih
untuk motivasi, supportnya, ngomelin kalau pas lagi
males megang KTI, konsul KTI, dan ketemu dosen
pembimbing .hehehehehe...
Sahabat-sahabat kumpul bareng mas zufron,mas
windu,mas rinto, mbak decil, mbak ella terima kasih
untuk semangatnya ..
Temen-temen angkatan 2013 , khusus kelas D22.66
sukses pokoknya kalian kocak luar biasa ...
Temen-temen kos bulu terima kasih doa dan
semangatnya ...
Dan semua orang yang telah mendoakan terselesainya
KTI ini, makasih banyak geeh ..
Almamater yang ku banggakan UDINUS ...
Nama : Muhammad Afif Nurul Ihsan Tempat, tanggal lahir : Grobogan, 16 Februari 1994 Jenis Kelamin : Laki - laki
Agama : Islam
Alamat : Jl. Danyang – kuwu, Ds Jetis Nambuhan Rt.03/08 Desa Nambuhan Kec. Purwodadi,Kab. Grobogan
Riwayat Pendidikan :
SD Negeri 02 Nambuhan tahun 2000 - 2006 SMP IT AMTSILATI Jepara tahun 2007 - 2010 SMK IT AMTSILATI Jepara tahun 2010 - 2013
Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013 – 2016
Puji syukur dipanjatkan oleh peneliti kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan judul Tinjauan faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di filing RS Panti Wilasa dr.cipto Semarang tahun 2016
.
Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak, baik moril maupun materiil. Oleh sebab itu, peneliti ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan selama penyusunan karya tulis ini.
3. Retno Astuti S, SS, MM selaku Dosen Ketua Penguji 4.
Jaka Prasetya, S.Kep, M.Kes
selaku Dosen Penguji.5. Andri Asmorowati, S.KM, selaku kepala Instalasi Rekam Medis RS Panti Wilasa dr.cipto Semarang.
6. Keluarga dan teman-teman semua, terimakasih dukungan dan perhatian serta doanya.
7. Semua pihak yang terkait yang telah membantu dan mendukung dalam penyelesaian KTI ini.
Akhirnya, peneliti berharap semoga karya tulis ini bermanfaat bagi semua walapun penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran sangat diharapkan guna kesempurnaannya.
Semarang, September 2016
Peneliti
SEMARANG 2016
ABSTRAK MUHAMMAD AFIF NURUL IHSAN
TINJAUAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RS PANTI WILASA DR.CIPTO SEMARANG TAHUN 2016
xvii + 55 hal + 5 tabel + 3 gambar + 10 lampiran
Dokumen rekam medis (DRM) harus dikelola dengan baik, karena mempunyai nilai manfaat yang besarbagi Rumah Sakit, dalam pengelolaannya diperlukan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan upaya tidak cepat rusak. Berdasarkan survei awal di Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto terdapat 38 DRM dari 50 DRM yang rusak (76%) DRM rusak seperti cover DRM dan lembar formulir robek, sehingga identitas berupa nomer rekam medis pasien tidak terbaca.Petugas filing di RS tersebut masih kurang pengetahuan dalam pemeliharaan DRM.Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan faktor-faktor peyebab kerusakan dokumen rekam medis di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan Pendekatan cross sectional. Subjeknya adalah 5 petugas filing dan 1 kepala rekam medis.Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman wawancara dan observasi.
Hasil penelitian menunjukkan dari sampel sejumlah 1629DRM didapatkan 50,7% rusak dikarenakan penataan DRM tidak di sesuaikan dengan lebar dan panjang DRM.Pelaksanaan retensi di RS Panti Wilasa Dr.Cipto setiap 5 tahun sekali. Setiap map DRM yang rusak tidak lengkap di ganti dengan baik.Sarana di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto berdasarkan pengamatan belum memadai, karena sebagian rak filing masih terbuat dari kayu sehingga menyebabkan mudah terjadinya serangan rayap, kurangnya AC dan pencahayaan serta banyak map yang rusak dan belum diganti. Metode penyimpanan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang menggunakan sistem sentralisasi dengan sistem penjajaran digunakan dengan metode TDF (Terminal Digit Filling).
Rekomendasi, sebaiknya diadakan pelatihan tentang pengelolaan pemeliharaan dokumen rekam medis agar petugas filing dapat melakukan pemeliharaan DRM dengan benar.Setiap map DRM yang sudah rusak langsung diganti dengan map DRM yang lebih tebal agar memudahkan petugas filing dalam melakukan pencarian DRM.
Kata Kunci : Petugas Filing, Pemeliharaan, Faktor Penyebab Kerusakan Kepustakaan : 15 (1991-2016.
SEMARANG 2016
ABSTRACT MUHAMMAD AFIF NURUL IHSAN
REVIEW CAUSES OF DAMAGE FACTORS TO MEDICAL RECORD DOCUMENTS IN FILING PANTI WILASA DR.CIPTO HOSPITAL, SEMARANG 2016
xvii + 55 pages + 5 Tables + 3 pictures + 10 appendix
Medical records document should be properly managed, because it has great benefits value for The Hospital. so that medical records will not get damaged easily. Based on the preliminary survey, there are 38 of 50 medical records documents were broken (76%) in Filing Panti Wilasa dr.Cipto Hospital. A torn in cover and form sheets could cause medical record number unreadable. Filing officers in the Hospital have lack of knowledge about how to maintain medical records document. The purpose of this study was to describe cause of damage factors to medical record documents in filing Panti Wilasa Dr.Cipto Hospital.
A descriptive observational study with cross sectional approach were use in this study. Data collection by observation and an interview. Subjects were 5 filing officers and 1 chief of medical records unit. The research instrument used interview and observation guides.
The results showed that there were 50.7% of the 1629 document medical records was broken because of the arrangement of document medical records did not adjusted to the width and length of the document the medical record. Retention in Panti Wilasa Dr.Cipto conducted once every 5 years. Each medical records document folder were broken and not replaced properly. Facility in the filing room Panti Wilasa Dr.Cipto insufficient, because some of the filing shelf made from wood, It caused easy occurrence of termite infestation, lack of air conditioning and lighting as well as many folders were broken and has not been replaced. Document storage method used in Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang is a centralized system with Terminal Digit Filling alignment system.
We recommend that filing officers should be trained in the maintenance management of medical record documents. Each medical records documents broken folder, be replaced immediately with medical record document folders that are thicker so that easier for officers to search medical record documents in filing section.
Keywords: Filing Officer, Maintenance, Cause Of Damage Bibliography: 15 (1991-2016)
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN HAK CIPTA ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN ... v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii
RIWAYAT HIDUP ... viii
PRAKATA ... ix
ABSTRAK ... x
ABSTRACT ... xi
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR SINGKATAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 3 D. Manfaat Penelitian ... 3 xii
F. Keaslian Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit ... 9
B. Rekam Medis ...12
C. Filing ...17
D. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ...18
E. Pengamanan Dokumen Rekam Medis ...22
F. Protap Filing ...24
G. Kerangka Teori ...25
BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep ...26
B. Jenis Penelitian ...27
C. Variabel Penelitian ...27
D. Definisi Operasional ...27
E. Populasi dan Sampel Penelitian ...29
F. Instrumen Penelitian ...30 G. Pengumpulan Data ...31 H. Sumber Data ...31 I. Pengolahan Data ...32 J. Analisa Data ...32 xiii
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum RS Panti Wilasa Dr Cipto Semarang ...33
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis ...38
C. Hasil Pengamatan ...43
BAB V PEMBAHASAN A. Karasteristik Responden ... 47
B. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemliharaan DRM ... 48
C. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM ... 49
D. Pelaksanaan Retensi ... 50
E. Tugas Pokok Petugas Filing ... 50
F. Sarana Pemeliharan DRM ... 50 G. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM ... 51 H. Menjaga Keamanan DRM ... 51 BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan ... 53 B. Saran ... 54 DAFTAR PUSTAKA ...56 xiv
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian ... 5
Tabel 3.1 Definisi Operasional ... 27
Tabel 4.1 Karakteristik Responden ... 43
Tabel 4.1 Sarana di bagian Filing ... 43
Tabel 5.1 Karakteristik Responden ... 47
Gambar 2.1 Kerangka Teori ... 25 Gambar 3.1 Kerangka Konsep ... 26 Gambar 4.1 Struktur Organisasi ... 38
RM : Rekam Medis
DRM : Dokumen Rekam Medis RS : Rumah Sakit
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam Medis adalah adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan maka rumah sakit berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis yang berisikan catatan, identitas pasien, pemeriksaan, riwayat penyakit pasien, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien karena rekam medis merupakan bukti yang sah yang dapat dipertanggung jawabkan.(1)
Menurut Peraturan Menteri Republik Indonesia No.340 /Permenkes /Per/III/ 2010 tentang rumah sakit, Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan peroragan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. (1)
Dokumen rekam medis (DRM) harus dijaga sebaik – baiknya karena dokumen rekam medis bagi rumah sakit adalah sebagai sumber ingatan dan sebagai sumber informasi yang harus dipertanggungjawabkan sebaik-baiknya, maka dari itu diperlukan adanya penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan DRM diperlukan adanya ketentuan pokok kearsipan yaitu
tempat, sarana prasarana, pemeliharaan dokumen dari bahaya dan kerusakan.(2)
Untuk keamanan isi dari dokumen rekam medis perlu adanya ketentuan peminjaman dokumen rekam medis sehingga dapat diketahui keberadaan dokumen dan siapa peminjamnya. (2)
Berdasarkan survei awal di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” bagian unit filing diambil 50 sampel dokumen rekam medis dan dilakukan penelitian terdapat 38 dokumen rekam medis yang rusak atau 76% DRM rusak seperti cover DRM dan lembar formulir robek sehingga identitas dan no rekam medis pasien tidak terbaca.
Faktor penyebab masalah yaitu bahan cover DRM yang tipis dan seringnya petugas membalik cover untuk melihat isi DRM sehingga DRM dan covernya menjadi rusak. Selain itu sarana dan prasarana di ruang filing juga bisa menyebabkan terjadinya kerusakan pada DRM seperti masih ada beberapa rak filing yang terbuat dari kayu sehingga mudah diserang rayap. Sumber daya manusia (SDM) di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” juga masih kurang pengetahuan dalam pemeliharaan DRM. Untuk itu peneliti tertarik melakukan penelitian tentang Tinjauan Faktor-faktor Penyebab Kerusakan
Dokumen Rekam Medis di Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang
Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di Filing RS Panti Wilasa dr.cipto semarang tahun 2016
.
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mendeskripsikan faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang tahun 2016
.
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan tugas pokok petugas filing dalam pemeliharaan DRM.
b. Mendeskripsikan sarana dan prasarana yang ada di ruang filing. c. Mendeskripsikan kebijakan rumah sakit dalam pengelolaan DRM. d. Mendeskripsikan prosedur tetap (protap) filing dalam pengelolaan
DRM.
e. Mendeskripsikan sistem penyimpanan dokumen rekam medis. f. Mendeskripsikan sistem penjajaran dokumen rekam medis.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Peneliti
Mendapatkan pengalaman tentang penatalaksaan rekam medis khususnya dalam mengetahui faktor-faktor kerusakan dokumen rekam medis dan pemeliharaan pada dokumen rekam medis di ruang filing.
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukan bagi rumah sakit untuk meningkatkan pemeliharaan dalam dokumen rekam medis di bagian filing agar dokumen tidak mudah rusak sehingga pelayanan juga dapat ditingkatkan.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Sebagai dasar perbandingan antara teori yang diberikan oleh institusi pendidikan dengan kenyataan yang ada di lapangan.
E. Ruang Lingkup Penelitian
1. Ruang Lingkup Keilmuan
Penelitian ini termasuk dalam ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Ruang Lingkup Materi
Materi yang diambil dalam penelitian ini adalah materi factor-faktor kerusakan DRM di Filing RS Panti Wilasa Dr. Cipto.
3. Ruang Lingkup objek dan subjek
Objek penelitian adalah factor-faktor kerusakan D
RM di Filing dan subjek penelitian yaitu kepala rekam medis dan enam orang petugas Filing RS Panti Wilasa Dr. Cipto..
4. Ruang Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian dilaksanakan di Filing RS Panti Wilasa Dr. Cipto 5. Ruang Lingkup Metode
Lingkup metode yang digunakan adalah deskriptif. 6. Ruang Lingkup Waktu
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
No Penelitian Judul Metode Hasil Perbedaan 1. Mona Aspek Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan
Meidya Keamanan yang didapatkan terletak pada Mustika Pada adalah dalam variabel
Pengelolaan menjaga keamanan penelitian, Dokumen dan kerahasiaan waktu dan Rekam Medis dokumen rekam tempat di Filing Rawat medis di ruang filing penelitian. Jalan Rumah rawat jalan RSUD variabel Sakit Umum Kota Semarang penelitian Daerah Kota telah menetapkan sebelumnya Semarang beberapa kebijakan yaitu sumber Tahun 2014 dan prosedur daya manusia,
tentang peminjaman sarana dan rekam medis,serta prasarana serta tempat kebijakan penyimpanan rumah sakit dokumen rekam tetang sistem medis (filing) dengan keamanan
melarang siapapun masuk
selain petugas.
2. Dewi Indah Tinjauan Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan Sari pelaksanaan dan ini adalah di RSU terletak pada
pemeliharaan Wawancara Ra Kartini Jepara variabel
dokumen Tahun penelitian,
rekam medis di 2015pemeliharaan waktu dan ruang filing rsu dokumen rekam tempat ra kartini jepara medis meliputi penelitian. tahun 2015 kebijakan Rrumah variabel
Sakit dalam penelitian pengelolaan DRM, sebelumnya protap, filing, tupoksi yaitu kebijakan petugas filing, rumah sakit pelaksanaan dalam pemeliharaan DRM. pengelolaan DRM, protap filing serta pelaksanaan pemeliharaan DRM.
3. Endang Sri Analisis Faktor- Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan Lestari
faktor ini adalah untuk terletak pada Penyebab pemeliharaan DRM variabel
Kerusakan fisik petugas hanya penelitian, Dokumen menjaga kebersihan waktu dan Rekam Medis ruangan filing tempat Rawat Inap di dengan disapu dan penelitian. RS PKU dipel setiap hari, variabel Muhammadiyah sedangkan dokumen penelitian Gombong tidak pernah sebelumnya Tahun 2011 dibersihkan secara yaitu faktor-
berkala, sudah ada faktor kebijakan tentang penyebab pencegahan kerusakan fisik kerusakan DRM. dokumen rekam medis rawat inap RS PKU Muhammadiyah Gombong 4 Ningsari Tinjauan Aspek Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan
Keamanan dan dan ini adalah dalam terletak pada Kerahasiaan Wawancara menjaga variabel Dokumen keamanandan penelitian, Rekam Medis kerahasiaan DRM waktu dan untuk untuk persiapan tempat Persiapan akreditasi di bagian penelitian. Akreditasi di filing rawat inap Variabel
bagian Filing RSUD Dr. H penelitian Rawat Inap Soewondo Kendal sebelumnya RSUD tahun 2008 telah yaitu sumber Dr.H.Soewondo menetapkan daya manusia, Kendal tahun beberapa prosedur prosedur tetap 2008. tetap antara lain tentang
. prosedur menjaga keamanan
rekam medis agar DRM, serta tidak mudah rusak sarana dan dan hilang dan prasarana prosedur ruang filing. kerahasiaan rekam
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
a. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 340/Menkes/PER/III/2010 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
b. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1204/Menkes/SK/X/2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit, Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan, tempat berkumpulnya orang sakit maupun orang sehat, atau dapat menjadi tempat penularan penyakit serta memungkinkan terjadinya pencemaran lingkungan dan gangguan kesehatan.(13)
c. Menurut (World Health Organization) WHO Rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.
d. Berdasarkan undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
2. Tugas
Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan upaya rujukan
3. Fungsi
Menurut undang-undang no. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit,fungsi rumah sakit adalah :
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan seuai dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
c. Penyelenggaaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatn.
d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan.
4. Susunan organisasi dan tatanan kerja Rumah Sakit a. Organisasi RS
Disusun dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi RS dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan tata kelola klinis yang baik.
b. Struktur Organisasi RS
Terbentuk berdasarkan azas organisasi yang hemat struktur dan kaya fungsi, yang menggambarkan kewenangan, tanggung jawab dan komunikasi dalam menyelenggarakan pelayanan serta manajemen. c. Organisasi Rekam Medis
Keberadaan organisasi rekam medis dalam struktur organisasi rumah sakit tergantung dari klasifikasi rumah sakit baik organisasi RSU (kelas A, B (pendidikan), B (non pendidikan), C, D) dan organisasi RSK (kelas A, B, C) yang diatur dalam Permenkes RI No. 1045/Menkes/PER/XI/2006 tentang pedoman organisasi rumah sakit lingkungan departemen kesehatan.
d. Sub Komite Rekam Medis / Panitia Rekam Medis
Suatu bagian yang beranggotakan beberapa perwakilan dari beberapa staf medis atau non medis yang mempunyai andil di dalam pengisian berkas rekam medis untuk memberikan pelayanan medis kepada pasien.
B. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesehatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.(1)
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.269 tahun 2008 tentang Rekam Medis disebutkan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(3)
Sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medis atau kesehatan kepada seorang pasien. (4)
Selain pengertian di atas, adapun pengertian Rekam Medis adalah rekaman mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukan, membenarkan, diagnosis dan pengobatan pasien serta merekam hasilnya. (5)
Pengertian yang terkandung dalam definisi tersebut, dikatakan rekam medis bila berisi keterangan dan catatan serta rekaman tentang pasien
secara lengkap meliputi identitas pribadi, identitas sosial dan semua keterangan lainnya yang menjelaskan tentang pasien tersebut.
Isi keterangan dan catatan tersebut meliputi :
a. Identitas siapa yang melayani dan siapa yang dilayani.
b. Pelayanan apa saja yang dilakukan atau diberikan kepada pasien. c. Alasan mengapa pelayanan tersebut diberikan atau sering disebut
dengan indikasi medis.
d. Bilamana pelayanan tersebut diberikan yang menunjukkan waktu (tanggal, jam dan menit).
Bagaimana proses pelayanan tersebut diberikan kepada pasien
2. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
Tujuan dilaksanakannya Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi rumah sakit agar berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menetukan dalam upaya pelayanan kesehatan yang bermutu di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan Rekam Medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan manfaat Rekam Medis secara umum menurut Depkes RI, 1997 yaitu :
a. Sebagai alat komunikasi antar dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian dalam memberikan pelayanan pengobatan, serta perawatan terhadap pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
e. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum.(1)
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek,antara lain : a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas
dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyedian bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengadung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan/referensi pengjaran di bidang profesi si pemakai.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumen, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.(9)
4. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadao kerahasiaan isi data rekam medis, pelindung arsip–arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan.(7)
Dalam Permenkes no.269 tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib di simpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (Lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. setelah batas waktu 5 (Lima) tahun, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. ringkasan pulang dan persetujuan tindakan harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Penyimpan ringkasan pulang dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pemimpin sarana pelayanan kesehatan.(1)
Dalam Permenkes no.269 pasal 9 tentang rekam medis, rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah melampaui batas waktu wajib simpan yaitu dua tahun maka dokumen rekam medis dapat dimusnahkan.(1)
C. Filing
1. Peran dan Fungsi Filing
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan (meretensi DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanann kesehatan, memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang diabadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. Peran dakan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, pelindung arsip – arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis serta pelindung arsip – arsip DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kima dan biologis). Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan petunjuk bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. (1)
2. Ketentuan Pokok Bagian Filing
a. Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi petugas rekam medis.
b. Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan.
d. Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan.
e. Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk dibawa ke ruang kerja selama jam kerja, maka rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
f. Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis.
g. Rekam medis yang digunakan oleh beberapa orang perpindahan dari satu orang ke orang lain harus dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan. Kartu pindah tangan berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa.(6)
D. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan permenkes no.269 tahun 2008 tentang rekam medis, dokumen rekam medis harus disimpan oleh sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis tersebut terkait dengan kepemilikan terhadap rekam medis sebagai dokumen. Hal tersebut sebagai alat bukti bila diemudian hari terjadi tuntutan hukum maka saran pelayanan kesehatan dapat menunjukan proses pelayananannya dengan dokumen rekam medis. Selain itu dokumen rekam medis harus dijaga kerahasiaannya. Karena sifat dokumen rekam medis adalah rahasia pasien.(1)
1. Faktor – Faktor Pengaruh Sistem Penyimpanan a. Petugas
Dalam penyimpanan dokumen rekam medis sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan yang berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu pelayanannya.
b. Sarana dan Prasarana
Unit rekam medis harus mempunyai lokasi yang strategis sehingga pengambilan dokumen rekam medis lancar. Ruang kerja harus memadai, ruang penyimpanan cukup untuk dokumen rekam medis yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif sesuai dengan peraturan yang ada . Ruang penyimpanan yang ada harus menjamin bahwa dokumen rekam medis yang aktif dan inaktif tidak hilang, rusak atau diambil orang yang tidak berhak. Ruang penyimpanan peralatan harus cukup untuk menyimpan catatan medis sehingga mudah diambil jika diperlukandan tersedia buku peminjaman dokumen dan tracer untuk keperluan pengobatan, penelitian dan hukum .
Cukupnya peralatan filing, cahaya dan kontrol suhu adalah faktor penting agar dokumen terawat dengan baik. Cahaya harus mencukupi sehingga dapat membantu mengurangi kesalahan.. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu. c. Kebijakan Rumah Sakit
Standar kebijakan dan prosedur tetap rumah sakit bersumber dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan sendiri oleh kepala unit rekam medis.
Kebijakan dan prosedurnya antara lain tentang sistem penyimpanan dokumen yang memudahkan pencarian rekam medis, harus ada kebijakan mengenai penyimpanan dan cara penyimpanan rekam medis yang masih berlaku atau tidak ada kebijakan atau peraturan yang ditinjau tiap 3 tahun.
2. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Adapun tujuan dari penyimpanan dokumen rekam medis adalah :
a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dlam rak filing .
b. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. c. Mudah pengembaliannya.
d. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian.(2) 3. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen.
Ada dua macam penyimpanan yaitu : a. Penyimpanan Sentralisasi
Penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan misalnya, dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi dokumen dalam satu folder.
b. Penyimpanan Desentralisasi
Penyimpanan dokumen rekam medis terjadi pemisahan antara dokumen rekam medis rawat jalan dengan dokumen rekam medis rawat inap.(2)
4. Prosedur Peminjaman
Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara bersama – sama terhadap kegiatan peminjaman dokumen rekam medis antara lain perlu adanya :
a. Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis
Catatan ini digunakan untuk mencatat dokumen – dokumen rekam medis yang dipinjam.
b. Tracer
Kartu yang dibutuhkan dibagian penyimpanan untuk memudahkan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan dan dikembalikan dibagian penyimpanan.
c. Pihak-Pihak yang boleh Meminjam Dokumen Rekam Medis Pihak-Pihak yang boleh meminjam dokumen rekam medis :
1. Petugas rekam medis
2. Dokter yang bertanggung jawab 3. Pihak yang berwajib
E. Pengamanan Dokumen Rekam Medis
1. Pengamanan dari Faktor Fisik
a. Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab. Supaya tidak terlalu lembab dapat dipasang AC yang dihidupkan selama 24 jam terus menerus.
b. AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
c. Ruang harus terang dan sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari.
d. Kelembaban ruangan penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8ºC sampai 24.24oC. apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu relatife singkat arisp – arsip akan rusak.
e. Dalam hal – hal tertentu periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang atau saluran air dari atap yang bocor. f. Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran.
1) Menempatkan rak dokumen rekam medis jauh dari tempat penyimpanan barang – barang yang mudah terbakar (barang – barang kimia bahan bakar)
2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran.
3) Tidak diperkenankannya merokok bagi siapa saja yang ada di dalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis.
2. Pengamanan dari Faktor Kimiawi
Penggunaan tinta yang berkualitas tinggi tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan
merugikan, terutama bila secara sengaja tersentuh air atau tekanan udara yang lembab. Tinta yang terbuat dari bahan getah kayu, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas.
Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan dokumen rekam medis.
Karena apabila makanan atau inuman tersebut menempel ke kertas dokumen rekam medis kertas akan menjadi kotor atau terkena minyak, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas.(12)
3. Pengamanan dari Faktor Biologi
a. Usaha untuk mlindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan yakni dengan peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah.
b. Ngengat yang sering merusak kertas, biasanya terdapat pada dinding yang besar, jika kertas selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak ngenat. Untuk menghindarinya digunakan rak yang dipasang antara lantai dengan rak 6 inchi,.
c. Jamur adalah bukti langsung dari kelembaban karena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. Kegiatan jamur sangat cepat, karena sebenarnya jamur ini hidup dari pada perekat yang berbeda di kertas. Usaha menghindari adalah menempelkan dokumen rekam
medis yang lain di tempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi.(11)
F. Protap Filing
Standar kebijakan dari prosedur rumah sakit diperoleh dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelayanan pelaksanaan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan tersendiri oleh kepal Unit Rekam Medis.
Prosedur antara lain tentang sistem pengamanan dan pemeliharaan DRM. Prosedur yang tertulis harus tersedia yang dapat menerima pengolahan rekam medis untuk menjadi acuan bagi setiap petugas rekam medis.(10)
G. Kerangka Teori Tupoksi Petugas Filing Sarana dan Prasarana Filing Kebijakan Rumah Sakit dalam Pengelolaan DRM Protap Filing dalam Pengelolaan DRM Sistem Penyimpanan DRM Faktor-faktor Pengelolaan DRM di Filing Kerusakan DRM Gambar 2.1 Kerangka Teori
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Kerangka Konsep Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM Pelaksanaan Retensi Tugas Pokok Petugas Filing Sarana Pemeliharaan DRM Pemeliharaan DRM Gambar 2.2 Kerangka KonsepB. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif yaitu menggambarkan data sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan observasi dan wawancara yaitu metode penelitian yang meninjau langsung objek yang diteliti.
Pendekatan yang digunakan yaitu cross sectional dengan cara menganalisa variabel – variabel penelitian bersifat sewaktu – waktu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan tepat .
C. Variabel Penelitian
1. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM. 2. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM.
3. Pelaksanaan Retensi. 4. Tugas Pokok Petugas Filing. 5. Sarana Pemeliharaan DRM.
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Nama Variabel Definisi Operasional
Aturan yang menyangkut 1. Kebijakan Rumah Sakit dalam pelaksanaan pemeliharaan DRM
Pemeliharaan DRM. di bagian Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
2. Protap Filing dalam Prosedur tetep mengenai tata Pemeliharaan DRM. cara pelaksanaan pemeliharaan
DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
Meliputi prosedur, sarana dan 3. Pelaksanaan Retensi. jadwal retensi DRM di ruang
filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
Tugas pokok yang dilakukan 4. Tugas Pokok Petugas Filing. petugas filing dalam pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis.
Sarana yang ada di ruang filing 5. Sarana Pemeliharaan DRM. untuk pelaksanaan
pemeliharaan dokumen rekam medis.
Pelaksanaan Pemeliharaan
Upaya yang dilakukan untuk
6. menjaga keamanan dokumen
DRM.
rekam medis dari kerusakan. Pemeliharaan Dokumen Rekam
Medis :
1. Dari faktor Fisik : a. Suhu
Suhu yang tinggi mengakibatkan kelembaban menurun yang dapat berakibat pada rapuhnya 7 arsip. Suhu yang baik yaitu suhu
yang berkisar 18.8ºC sampai b. Kelembaban 24.24oC
Kelembaban udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan c. Pencahayaan menyebabkan jamur
Pencahayaan yang bagus untuk pengarsipan yaitu terhindar dari
d. Ventilasi
2.Dari Faktor Kimiawi yaitu Tinta
3. Dari Faktor Lingkungan yaitu Rak Filing
Petugas Filing
sinar matahari, sinar ultraviolet dan sinar listrik/lampu secara langsung karena akan
membuat arsip kertas menjadi kecoklatan, rapuh dan rusak, juga dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak.
Tempat yang kering, terang dan berventilasi dapat
menghindarkan DRM dari jamur. Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia, jangan tinta yang terbuat dari bahan getah kayu, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas.
Tempat penyimpanan
Dokumen Rekam Medis baik rawat jalan maupun rawat inap agar tetap tertata rapi.
Orang yang bertugas dalam penyimpanan dan pengambilan Dokumen Rekam Medis.
E. Populasi dan Sampel
Ridwan (2005) bahwa populasi merupakan objek atau subjek yang berada pada suatu wilayah dan memenuhi syarat-syarat tertentu
adalah petugas filing dan kepala rekam medis sejumlah 6 orang, 1 Kepala Rekam Medis dan 5 Petugas Filing.
Sampel adalah sebagian atau wakil dari populasi yang di teliti (Arikunto, 2006). Menurut Hidayat (2007), sampel merupakan bagian populasi yang akan diteliti atau sebagian jumlah dari karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah teknik total sampling, yaitu teknik penentuan sampel dengan mengambil seluruh anggota populasi sebagai responden atau sampel (Sugiyono, 2009). Dengan demikian, maka peneliti mengambil sampel dengan total populasi yaitu seluruh petugas filing dan kepala RM di RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang. Berdasarkan data kepegawaian jumlah petugas filing dan kepala rekam medis RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang adalah 6 , maka jumlah sampel dalam penelitian ini adalah 6 responden.(14)
F. Instrumen Penelitian
1. Pedoman Wawancara
Instrumen pedoman wawancara digunakan untuk mendapatkan data : a. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM.
b. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. c. Pelaksanaan Retensi.
d. Tugas Pokok Petugas Filing. e. Sarana Pemeliharaan DRM. f. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM.
2. Instrumen pedoman observasi digunakan untuk mendapatkan data : a. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM.
b. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. c. Pelaksanaan Retensi.
d. Tugas Pokok Petugas Filing. e. Sarana Pemeliharaan DRM. f. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM.
G. Pengumpulan Data
1. Wawancara
Peneliti mewawancarai petugas filing tentang upaya pengelolaan penyimpanan DRM, kebijakan dan protap, pelaksanaan pemeliharaan DRM .
2. Observasi
Pengumpulan data dengan mengamati objek penelitian secara mendalam tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis, dan kebijakan protap.
H. Sumber Data
1. Data Primer
Data yang diperoleh dari hasil observasi yaitu pengelolaan dan penyimpanan DRM. Sistem keamanan DRM dan melakukan wawancara dengan petugas filing untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan pemeliharaan DRM di filing.
2. Data Sekunder
Diambil melalui data yang sudah ada yaitu kebijakan dan prosedur tetap tentang pelaksanaan pemeliharaan DRM di filing.
I. Pengolahan Data
1. Editing
Kegiatan yang dilakukan dengan meneliti kembali data yang dikumpulkan guna mengetahui kesalahan – kesalahan pengumpulan data dalam pengolahan dokumen rekam medis.
2. Analising
Menganalisa penyimpanan, pemeliharaan, dan keawetan dokumen rekam medis.
3. Penyajian
Memberi nilai pada yang dihasilkan berupa keadaan ruang filing.(10)
J. Analisa Data
Dalam penelitian ini analisa yang digunakan yaitu analisa deskriptif tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis dengan menguraikan, mengambarkan keadaan yang ada di lapangan guna membandingkan antara teori dengan hasil penelitian.(10)
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit
Tahun 1948 muncul gagasan untuk mendirikan rumah sakit Kristen oleh pekerja Zending di Semarang yaitu Zr. N.G. de Jonge dan RH. Van Eyk. Kemudian dibentuk panitia pendiri Klinik Bersalin dengan ketua Ds. R. Soehardi Hadipranowo.
Tahun 1949, Zr. A.J. Heidema dari Nederland datang akan memimpin klinik yang akan dibentuk. Tanggal 19 Januari 1950 diresmikan Klinik Bersalin Panti Wilasa yang mengandung arti Rumah Sih Kamirahan/Kawilasan. Klinik ini di bawah pengawasan Dr. Thio Kee Tiong.
Akhir tahun 1950 ada 13 tempat tidur dan 18 orang karyawan. Kedatangan Dr. G.J. Dreckmeier pada bulan Januari 1952 memperkuat tim Klinik Bersalin Pantiwilasa.
Tahun 1959, Dr. J. Bouma Spesialis Kebidanan/Kandungan datang dari Nederland. Tahun 1959, Dr. Oei Kiem Hien datang dari Sumba. Ibu J.T de Jong juga datang dari Nederland menjadi ibu asrama. Dr. A. Hoogerwerf datang dari Netherland menggantikan Dr. J. Bouma. Tahun 1967–1968 Dr. Kwik Tjhiang Poen membantu RB. Panti Wilasa serta aktif dalam bidang KB.
Tahun 1969–1973 Dr. B. Kandu memimpin RS Bersalin dan Anak Panti Wilasa. Tanggal 9 November 1969 dilaksanakan peletakan batu
pertama kompleks Panti Wilasa baru yang berlokasi di Jalan Citarum 98 Semarang, oleh Bapak Walikota Dati II Kodya Semarang, dengan bantuan dana dari pemerintah Kerajaan Belanda.
Tanggal 28 November 1973 Dr. Mangkureno Sadijo memimpin komplek Panti Wilasa di Jl. Dr. Cipto 50 yang rencananya akan digunakan untuk Bagian Penyakit Dalam dan Bedah serta Balai Pengobatan Umum. Sedangkan di tahun yang sama, gedung baru di Jl. Citarum diresmikan sebagai RS Panti Wilasa I yang menangani Bagian Kebidanan/penyakit kandungan dan penyakit anak.
Tanggal 19 Januari 1974 merupakan saat bersejarah karena pada saat itu pelayanan di kompleks Jl. Dr. Cipto diresmikan : Rumah Sakit Umum Pantiwilasa Citarum.
Tanggal 1 November 1978 adalah pemisahan RS. Panti Wilasa di kompleks Jl. Dr. Cipto 50 menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa II, sedangkan kompleks di Jl. Citarum menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa.
Tahun 1985–1988 Dr. Guno Samekto, Direktur RS Bethesda Yogyakarta, ditetapkan sebagai pejabat Direktur di RS Panti Wilasa II. Tahun 1991 -1994 Jabatan Direktur dipegang oleh Dr. M. Haryanto.
Tahun 1994–1997, Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM menjabat sebagai Direktur RS Panti Wilasa II, jumlah tempat tidur 60 dan 90 orang karyawan.
Tanggal 1 April 1994 tepat pada permulaan Pembangunan Jangka Panjang RS tahap II, dimulai pula pembangunan dan renovasi RS Panti Wilasa “Dr. Cipto“ terjadi penggantian nama rumah sakit
melalui SK Direktur Jendral Pelayanan Medik tanggal 29 Agustus 1995 No. : YM. 02.04.3.5.03831, nama RS Panti Wilasa II diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Dr. Cipto, sedangkan nama RS Panti Wilasa I diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Citarum.
Pada tahun 1966 RS Panti Wilasa Dr. Cipto mendapat penghargaan Penampilan Terbaik Pertama Tingkat Nasional RSU Swasta setara kelas D. Di tahun yang sama jumlah tempat tidur ditingkatkan menjadi 100 tempat tidur sehingga meningkat dari RSU kelas pertama menjadi RSU kelas Madya.
Pada periode 1997–2001 kembali Direktur RS Pantiwilasa Dr. Cipto dijabat oleh Dr. Sri Kadarsih Subroto, MM, dan diperpanjang sampai dengan akhir tahun 2003.
Akhir tahun 1998 memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh dari Kesehatan Republik Indonesia untuk 5 standar pelayanan. Pada awal tahun 1999 jumlah tempat tidur ditingkatkan secara bertahap menjadi 120 dan karyawan sebanyak 228 orang.
Pada tahun 2000 jumlah tempat tidur bertambah menjaddi 125 buah. Pada bulan April 2001, RS Panti Wilasa Dr. Cipto mulai digunakan sesuai Rencana Induk Pemgembangan dengan pembangunan gedung 4 lantai yang akan digunakan untuk Ruang ICU dan Ruang VIP. September 2001, memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut 12 standar dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Pada tanggal 19 Januari 2002, gedung 4 lantai untuk Ruang ICU/CCU/PICU/NICU, Ruang VIP dan aula diresmikan. Bertepatan
dengan itu RS Pantiwilasa Dr. Cipto menerima sertifikat Akreditasi Tingkat Lanjut 12 standar yang diserahkan oleh Dirjen Yanmed DepkesRI.
Pada tanggal 28 Februari 2003, diresmikan Ruang Helsa dan Ruang Gamma (Gedung 2 lantai yang semula adalah Ruang Gamma). Dengan demikian jumlah tempat tidur menajdi 180 buah. Dengan dioperasionalkan lantai II ini, maka pelayanan Ruang Pasca beRSalin bisa dipusatkan di lantai I (Ruang Helsa). Sedangkan pelayanan Ruang Anak menempati lantai II (Ruang Gamma).
Pada bulan Maret 2003 mulai dibangun gedung (Instalansi Pengolahan Air Limbah) IPAL berlantai II yang telah selesai pada tanggal 31 Desember 2003. Uniknya, lantai dasar digunakan untuk parkir kendaraan roda 2, lantai II (atas) untuk “pot bunga raksasa“ sebagai indikator bagi IPAL teRSebut.
Akhir tahun 2003, Tim Akreditasi RS Panti Wilasa Dr. Cipto yang diketuai oleh Dr. Yoseph, M.Kes mulai mempersiapkan diri untuk akreditasi 16 standar yang rencananya akan maju pada pertengahan tahun 2004.
17 Januari 2004, dilakukan pelantikan dan serah terima jabatan Direktur dari Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM kepada Dr. Yoseph Candra M.Kes untuk periode 2004–2008.
2. Motto, Visi, Misi Rumah Sakit
a. Motto
b. Visi
1) Rumah sakit bermutu pilihan masyarakat.
2) Rumah sakit bermutu sebagai rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar pelayanan medis keperawatan dan menunjang secara professional untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. 3) Rumah sakit pilihan masyarakat sebagai rumah yang mampu
menjadi rujukan masyarakat yang memiliki pelayanan kualitas, penuh cinta kasih yang tulus, hangat, dan bersahabat.
c. Misi
1) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia 2) Meningkatkan mutu sistem pelayanan
3) Meningkatkan kepuasan pelanggan 4) Meningkatkan produktivitas dan efisiensi d. Jenis Pelayanan Rumah Sakit
1) Pelayanan Rawat Jalan 2) Pelayanan Rawat Inap 3) Pelayanan Gawat Darurat
B. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS 1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
DIREKTUR
SUB KOMITE WAKIL
REKAM MEDIS DIREKTUR
KOORD KEPALA INSTANSI PENUNJANG REKAM MEDIS
KEPALA INSTALANSI REKAM MEDIS
BAGIAN INFORMASI PENGELOLAAN
PENERIMAAN KESEHATAN DAN Adm REKAM
MEDIS MEDIK LEGAL TPPRJ REPORTING / ASSEMBLIN PELAPORAN G DAN TPPRI ASURANSI INPUT / INDEKSING
PEMBUATAN
TPPGD FILLING BALASAN
2. Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Rekam Medis.
a. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pencatatan Data Rekam Medis (TPPRJ, TPPRI, TPPGD, IPP, URJ, URI, UGD) 1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
a) Menyediakan catatan dan dokumen RM baru
b) Memberi informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di rumah sakit
c) Melakukan pendaftaran pasien secara komputerisasi yaitu: 1. Pencatatan identitas dengan jelas dan benar
2. Mencari nomor RM lama dengan komputerisasi bagi pasien kunjungan lama yang tidak membawa KIB 3. Mendistribusikan dokumen RM ke IRJ
4. Membuat KIB
5. Melakukan registasi pasien rawat jalan
6. Membuat buku catatan penggunaan nomor RM dan buku pengendalian pemakaian dokumen RM
7. Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan pasien rawat jalan setiap bulan kepada kepala urusan rekam medis
8. Bertanggung jawab masalah ketertiban, keamanan dan kebersihan di bagian penerimaan pasien rawat jalan
9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
2) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
a) Menerima dan mendaftar pasien dari IRJ dan IGD yang akan dirawat inap
b) Menyediakan dokumen RM yang sesuai dengan ruangan yang dituju atau sesuai dengan admission note.
c) Menyediakan informasi tentang :
1. Nama pasien-pasien yang dirawat inap sesuai dengan ruangan dan kelas perawatannya
2. Tarif rawat inap 3. Pelayanan BPJS.
4. Informasi lain yang diperlukan oleh berbagai pihak
d) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan rawat inap setiap bulannya kepala kepala urusan RM.
e) Bertanggung jawab terhadap masalah ketertiban, keamanan dan kebeRSihan serta inventarisasi barang di bagian penerimaan pasien rawat inap
f) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan.
b. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pengolahan Data Rekam Medis (Assembling, Koding/Indeksing, Filling, Analising/Reporting)
1) Assembling
a) Mengalokasikan dan mengendalikan penggunaan dokumen Rekam Medis
b) Memeriksa kelengkapan dokumen RM dan menyerahkan dokumen yang tidak lengkap ke kepala ruangan untuk dilengkapi
c) Menulis nomor RM pada formulir yang belum terisi nomornya
d) Melepas formulir yang tidak terpakai dan merakit kembali e) Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulirnya atau
riwayat pelayanan pasien
f) Menjaga ketertiban, keamanan, dan kebersihan di lingkungan urusan assembling
g) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan
2) Koding/Indeksing
a) Memberi kode diagnosis penyakit berdasarkan ICD-10 b) Membuat indeks pernyakit, operasi, kematian, dan indeks
dokter kemudian disimpan menurut abjad
c) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
3) Filing
a) Menerima dan mancatat dokumen RM pasien pulang b) Menyimpan dokumen yang sudah lengkap dengan metode
angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urut
c) Mengambil dokumen RM untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya
d) Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan non-aktif
e) Melayani peminjaman dokumen RM f) Mengusulkan pemusnahan dokumen RM
g) Membuat laporan kegiatan kepada urusan filing setiap bulannya kepada kepala RM
h) Bertangung jawab masalah ketertiban, keamanan pada bagian filing
i) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
4) Analising/Reporting
a) Mengumpulkan data RM sensus harian (rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat) dan buku laporan (instalasi pemeriksaan penunjang dan kebidanan & kandungan) b) Mengolah dan menabulasi data RM yang diperlukan untuk
pelaporan
c) Menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan data RM, sesuai dengan :
1. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI 2. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI
d) Menjaga ketertiban, keamanan dan kebeRSihan di lingkungan urusan analisis dan pelaporan.
e) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
C. HASIL PENGAMATAN
1. Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing.
Tabel 4.1
Presentase Karakteristik Responden Bagian Filing Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang
No Karakteristik Responden ∑ (%) 1 Umur a. 20-29 tahun 1 20 % b. 30-39 tahun 3 60% c. 40-49 tahun 1 20% 2 Pendidikan a. SMA 5 100 % 3 Masa Kerja a. 0-5 tahun 2 40 % b. 6-10 tahun 3 60 %
Berdasarkan tabel 4.1 sebagian besar petugas filing berumur 30-39 tahun (60%), dengan pendidikan terakhir SMA (100%), dan dengan masa kerja 6-10 tahun (60%).
Tabel 4.2
Sarana yang ada di bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang
No. Nama Sarana 1. Tracer
2. Bon Pinjam (Buku ekspedisi) 3. DRM (Dokumen Rekam Medis) 4. Rak Penyimpanan
5. AC 6. Kursi 7. Meja
2. Tugas Pokok Petugas Filing
Berdasarkan hasil wawancara dengan 5 orang petugas filing di bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang. Metode penyimpanan DRM menggunakan sistem sentralisasi (rawat jalan dan rawat inap jadi satu). Sistem penjajaran digunakan dengan metode TDF (Terminal Digit Filling).
Tugas pokok petugas filing adalah petugas filing menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dari fungsi assembling. Mengelompokkan nomor rekam medis berdasarkan angka akhir nomor rekam medis, menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan Terminal Digit Filling (metode angka akhir), menyimpan dokumen rekam medis pada rak yang sesuai nomor rekam medis, melayani peminjaman dokumen rekam medis dengan bon pinjam, menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis dan memelihara dokumen rekam medis dengan baik sesuai protap yang ada namun pada kenyataanya masih ada beberapa DRM yang tercecer tidak langsung dimasukan ke dalam rak setelah dari assembling, setiap melakukan peminjaman tidak ditulis terlebih dahulu di dalam buku ekspedisi.
3. Sarana Pemeliharaan DRM
Berdasarkan hasil pengamatan di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sarana dalam pemeliharaan DRM belum memadai, sebagian rak filing masih terbuat dari kayu tipis sehingga menyebabkan mudah terjadinya serangan rayap dan
mudah patah, kurangnya AC dan pencahayaan yang menyebabkan map DRM menjadi kering dan kuning.
4. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM
Berdasarkan hasil pengamatan keadaan di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum bisa dikatakan rapi dalam menata DRM karena lebar dan panjang sub rak tidak sesuai dengan tebal dan panjang sub rak sehingga menyebabkan terjadi kerusakan pada DRM dan map DRM, di samping itu suhu dan pencahayaan diruangan filing pun tidak sesuai standar, karena suhunya kurang dingin dan di sudut sudut ruangan pencahayaannya kurang.
5. Protap Filing dalam Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
Di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” Semarang banyak DRM yang rusak akibat lebar dan tinggi sub rak yang tidak sesuai dengan tinggi dan lebar dokumen rekam medis. Disini peneliti meneliti DRM 1 sub rak dengan total 1.629 DRM dan 827 DRm rusak, dengan rumus penghitungan :
DRM =
x 100% = .
Prosedur tetap yang terdapat dalam pelayanan rekam medis di ruang filing yaitu :
a. Penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu ruang penyimpanan rawat inap dan rawat jalan jadi satu.
b. Setiap petugas filing yang baru dilarang mengembalikan dokumen rekam medis hingga minimal 3 bulan.
c. Penyimpanan dokumen aktif dan in-aktif terpisah. d. Digunakan rak penyimpanan dokumen rekam medis.
e. Tracer digunakan sebagai petunjuk dokumen rekam medis yang keluar.
f. Setiap ada dokumen rekam medis yang keluar dicatat dalam bon peminjaman.
6. Pelaksanaan Retensi
Berdasarkan hasil pengamatan di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah pernah dilakukan retensi yaitu setiap 5 tahun sekali.
7. Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
Berdasarkan hasil pengamatan pelaksanaan pemeliharaan DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum sepenuhnya dilakukan dengan baik, karena ada sebagian map yang rusak dan belum diganti.
BAB V
PEMBAHASAN
A. Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing Tabel 5.1
Karakteristik Responden Bagian Filing Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang
No Nama Jabatan Umur Pendidikan Lama Terakhir Kerja 1. Petugas AS Kepala 35 th Sarjana 14 th
Rekam Medis Kesehatan Masyarakat
2. Petugas P Petugas Filing 38 th SMA 7 th 3. Petugas X Petugas Filing 48 th SMA 7 th 4. Petugas B Petugas Filing 35 th SMA 2 th 5. Petugas A Petugas Filing 33 th SMA 3 th 6. Petugas T Petugas Filing 27 th SMA 9 th Sumber : Hasil Wawancara dengan Kepala Rekam Medis
dan Petugas Filing.
Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan. Alat ukur umur dibedakan berdasarkan umur muda ≤ 39 tahun dan umur dewasa ≥ 39 tahun. (15) Dari hasil pengamatan
didapatkan prosentase tertinggi yaitu sejumlah 60% petugas berumur 30-39 tahun maka dikatakan jika petugas filing masih berumur muda sehingga kemungkinan bisa berdampak pada kurang terampilnya dalam memberikan pelayanan dan bekerja.
Sebanyak 5 petugas filing berpendidikan SMA dengan jumlah prosentase 100%. Dengan pendidikan SMA maka belum sesuai dengan standar yang ada, karena standar yang seharusnya harus
berpendidikan akhir DIII Rekam Medis jika sudah sesuai maka kualitas kinerjanya akan baik. Karena makin tinggi tingkat pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya.(15)
Masa kerja 3 petugas filing dari 5 petugas filing didapatkan dalam jangka waktu 6-10 tahun dengan jumlah prosentase sebanyak 60%. Perbedaan kelompok masa kerja dibedakan berdasarkan masa kerja baru ≤14 tahun dan masa kerja lama ≥14tahun. Jika semakin lama seseorang bekerja maka semakin baik pula dalam memberikan pelayanan.(15) Menurut pengamatan, rata-rata masa kerja responden ≤14 tahun maka dikelompokkan sebagai petugas dengan masa kerja baru sehingga hal teRSebut kemungkinan berdampak pada pemeliharaan dan tugas sebagai petugas filing.
B. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara kebijakan kepala rekam medis di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan untuk menjaga keamanan dri kehilangan atau kerusakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab dan pemeliharaan dokumen rekam medis dari kerusakan dan kotor menata DRM dengan rapi, menjaga kebeRSihan DRM dan menempatkan DRM sesuai dengan tempatnya, tidak sembarangan dalam meletakkan DRM serta menjaga rekam medis dari kerahasiaan, sedangkan keadaan di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum bisa dikatakan rapi dalam menata DRM
karena lebar dan panjang sub rak tidak sesuai dengan tebal dan panjang sub rak sehingga menyebabkan terjadi kerusakan pada DRM.
Kebijakan yang terdapat di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang tentang pemeliharaan Dokumen Rekam Medis keputusan direktur RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang yaitu :
a. Selain petugas rekam medis dilarang masuk ke ruang filing.
b. Selain petugas rekam medis dilarang mengambil atau membawa dokumen rekam medis baik milik pribadi ataupun milik pasien di ruang penyimpanan.
c. Setiap peminjaman harus melalui petugas filing dan dicatat dalam bon peminjaman.
d. Menjaga kerapian serta pemeliharaan dokumen rekam medis dan menyediakan alat pemadam kebakaran untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerahasiaan.
C. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM
Berdasarkan hasil wawancara dengan 5 petugas filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dalam pemeliharaan dokumen rekam medis yaitu setiap petugas filing yang baru tidak boleh mengembalikan DRM, sistem penyimpanan dan penggunaan tracerpun sudah sesuai dengan teori yaitu menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dan tracer di gunakan sebagai penanda suatu dokumen sedang di pinjam. Berdasarkan hasil penelitian jumlah DRM yang rusak adalah
50,7 % ini menunjukan bahwa pemeliharaan DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto sangatlah kurang. Hal ini di sebabkan lebar dan tinggi sub rak yang tidak sesuai dengan ukuran DRM dan seringnya cover DRM yang di bolak balik oleh petugas.
D. Pelaksanaan Retensi
Di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sebelumnya sudah pernah dilakukan retensi yaitu 5 tahun sekali dan sudah sesuai dengan teori yang ada.
E. Tugas Pokok Petugas Filing
Berdasarkan hasil pengamatan tugas pokok petugas filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dalam pemeliharaan dan menjaga keamanan DRM sudah sesuai dengan kebijakan yang ada, yaitu DRM pasien pulang yang sudah di assembling dan koding diberikan map lalu disimpan kedalam rak file sesuai dengan nomor rekam medisnya. Jika ada dokter yang ingin meminjam DRM untuk kebutuhan pasien, diambilkan DRMnya dan digantikan dengan tracer kemudian menulis di buku bon pinjam.
F. Sarana Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
Sarana dalam pemeliharaan DRM yang terdapat di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum sesuai dengan teori karena belum sepenuhnya memadai, sebagian rak filing masih terbuat dari
