HOTEL EMERALD GARDEN INTERNATIONAL MEDAN
4. Pengertian pengedalian harga pokok makanan dan minuman
4.4 Kegiatan Dasar Operasional
Basic Operating Activity
Pembelian atau perbelanjaan Purchasing
Pengawasan makanan Food Control
Pengawasan minuman Beverage control
Penerimaan Receiving
Penyimpanan Storing
Persiapan bahan mentah Preparation
Penentuan porsi atau ukuran Portioning
(siap untuk disajikan)
Penyajian atau pelayanan Service
Perhitungan atau penjualan Accounting and Sales
Gambaran diatas adalah merupakan gambaran aktivitas yang menyebabkan timbulnya biaya dari sejak pembelian dan melalui proses lainnya hingga bahan dijual kepada tamu.
Selanjutnya,penulis akan menjabarkannya satu-persatu di bawah ini.
1. Purchasing disebut juga purchaser (petugas perbelanjaan)
Tugas utama dari purchasing adalah mencari barang dengan kualitas
terbaik berdasarkan Standard Qualification dengan harga serendah
mungkin. Hal ini bisa berjalan baik jika :
a. Mempunyai tenaga pembeli yang trampil ,mengetahui seluk-beluk
pembelian serta semua jenis bahan yang diperlukan.
b. Mempunyai standard Purchase Spesification, dalam hal ini
diperlukan seorang pembeli yang jujur, karena cost control tidak
bisa mengontrol pembeli, yang dapat dikontrol adalah hasil pembelian atau bahan yang dibeli tersebut.
c. Mempunyai metode atau prosedur pembelian yang efektif ,dalam
hal ini biasanya telah digariskan oleh manajemen, apakah membeli bahan secara harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya, yang semua sistem tersebut mempunyai kebaikan dan kelemahan.
d. Barang yang dibeli secara harian senantiasa dalam keadaan segar
(fresh), baru,dan dapat langsung dikontrol. Namun jika tidak sesuai dengan estimasi tamu yang akan datang hal ini akan menimbulkan kesukaran.
e. Sebaliknya barang yang dibeli secara periodik akan memungkinkan
kelancaran karena persediaan selalu ada. Akan tetapi jika ditinjau dari segi keuangan akan rugi karena uang tertanam dalam
persediaan (stock). Disamping itu jika gudang tidak memenuhi
syarat ,dapat menimbulkan pemborosan atau kerugian.
Pembeli (Buyer atau Purchase )
Seorang buyer atau purchaser harus mempunyai kualifikasi :
a. Mengetahui sumber-sumber dari barang yang dibutuhkan
b. Mengetahui bahan-bahan yang memenuhi syarat atau tidak
c. Mengetahui temperatur bahan-bahan perishable.
d. Mengetahui akibat-akibat jika penyimpanan bahan, temperatur, dan
sebagainya tidak memenuhi syarat dan aturan yang telah ditentukan.
e. Mengetahui Yield Tasting.
f. Mengetahui Food and Beverage preparation.
Standart Purchase specification
yang dimaksud dengan standard specification adalah suatu ketentuan yang
telah diputuskan untuk membatasi persyaratan barang-barang yang sudah dibeli, misalnya :
a) Bagian kualitas barang yang dikehendaki.
b) Ukuran dan berat barang atau
c) Berapa dalam satu kilogram.-
Spesifikasi dari barang-barang tersebut harus jelas diterangkan kepada
seller, receiving, dan store room. Yang menentukan spesifikasi tersebut adalah manajemen berdasarkan pengalaman maupun kebutuhan bagian yang bersangkutan. Sekali standar sudah ditentukan, maka semua yang bersangkutan
harus mengikutinya. Purchasing Manager, Purveyor (penjual), Receiving Clerk
harus mengikuti ketentuan tersebut berdasarkan kualitas barang, ukuran, berat, dan jumlah barang dalam satu kilogram.
Mengontrol Purchasing.
Walaupun manajemen telah memutuskan hal-hal seperti persyaratan Buyer,
Standart Purchse Specification maupun metode prosedur pembelian , tidak berarti
purchasing tidak usah diawasi. Mengawasi purchasing meliputi :
a) Melihat penawaran barang dari penjual.
b) Membandingkan saingan perusahaan dalam pembelian barang
c) Menganalisis pembagian pesanan ke beberapa penjual.
d) Memeriksa barang yang telah dibeli Purchasing.
Petugas perbelanjaan tidak hanya satu orang saja, guna mendapat harga, mutu untuk setiap jenis barang . Di hotel Emeral Garden Medan sistem perbelanjaan
dilakukan oleh beberapa orang juga termasuk controler bukan saja sebagai
petugas perbelanjaan, juga bertindak sebagai petugas “checking on the spot”,tentang kebenaran dari harga pasaran, karena hal itu sangat penting guna menjaga kestabilan biaya jika dibandingkan dengan penjualan.
1. Food Contol
Tugas dan pekerjaan :
a) Posting in/out:
Memposting kedalam Cardex facture atau P.R.R (barang persediaan ,daily
requestion, transfer, dari general store dan dari outlet ke store dan dari unit ke unit lainnya.
b) Pricing
Memberikan harga dan mengalikan serta menjumlahkan setiap item pada
requestion, transfer, officer check, fruit basket, write off.
c) Klasifikasi
Mengelompokkan requestion per masing-masing outlet dan
d) Tally Sheet
Menyusun hasil pricing requestion ,faktur direct, transfer, fruit basket
requestion, kedalam format sesuai dengan outlets dan jenis kelompok barang masing-masing.
e) Daily Food Flash Cost
Melaporkan gambaran jumlah persentase pemakaian H.p makanan yang dibandingkan dengan hasil penjualan restoran.
f) Consumption Book
Menyusun jumlah pemakaian barang (dalam rupiah) yang sudah
dikomsumsi sesuai jenis barang dari masing-masing outlet.
g) Checking/ verified/ faktur
Meneliti kewajaran harga ,kuantitas, size, last price, dan delivered date
pada P.R(Purchase Ruquestion) . pengecekan kelengkapan dokumen pembelian
dan jumlah perkaliaannya (antara kuantitas dan harga satuan) .
h) Sidak
Melakukan pengawasan sewaktu-waktu di opersional..
i) Inventory
Melakukan checking ke store yaitu mencocokan fisik barang , dimana
administrasi cardex cost control dengan Bin Card store keeper harus benar
j) Balancing Purchase
Melakukan balancing semua faktur pembelian baik secara global jumlah
perkiraan,persediaan, maupun perkiraan masing-masing vendor.
k) Tutup Buku
Menutup atau membuka buku kembali cardex sesuai dengan hasil
physicall inventory di akhir bulan.
l) Rekonsiliasi
Membuat laporan pemakaian jumlah barang persediaan selama satu bulan yang terdiri dari saldo awal persediaan ditambah jumlah pembelian atau transfer, dikurangi saldo akhir persediaan dan perincian beban perkiraan biaya termasuk
short/ over.
m) Journal Voucher
Ω. Membuat jurnal voucher 13 yang berisi transaksi- transaksi debet beban biaya
dan kredit beban perkiraan.
Ω. Membuat journal voucher 14 yang berisi transaksi- transaksi beban perkiraan
makanan pegawai.
Ω. Membuat journal voucher 15 yang berisi transaksi-transaksi baban perkiraa
A&G/ A&P entertaining.
Melakukan peninjauan harga, langsung terjun ke beberapa tempat pasar untuk mendapatkan tingkat kewajaran harga dihotel.
2. Beverage Control.
Tugas dan Pekerjaan :
a) Posting in /out
Memposting ke dalam cardex semua faktur pembeliaan ,store
requestion,transfer dari general store ke dayli store,dan transfer antar unit.
b) Pricing
Memberikan harga , mengalihkan,dan menjumlahkan setiap item pada
requestion, transfer, officer check, welcome drink card (berupa transfer ).
c.Klasifikasi
Mengelompokkan requestion masing-masing outlet serta
mengelompokkan jumlah harga jenis barang per requestion (kelompok liquer,
wine atau champagne, beers, soft drink, dan juice).
d) Consumption Book
Menyusun jumlah harga barang yang sudah dikomsumsi sesuai dengan jenis
kelompok barang dari masing-masing outlet.
e) Checking /verified P.R
Meneliti kebenaran dari harga, kualitas, ukuran, harga terakhir,dan tanggal
f) Sidak
Melakukan pengawasan sewaktu-waktu di semua outlets. Mengecek
stempel pada botol minuman.
g) Inventory Outlets
Menghitung semua sisa-sisa persediaan yang ada disemua outlet secara
physical seminggu sekali.
h) Weekly Report
- Melaporkan jumlah harga pokok minuman yang sudah terjual dari
masing-masing outlets sesuai dengan hasil break down check yang dibandingkan dengan
hasil psysical inventory pada masing-masing outlets.
- Membuat analisis cost &potential sales dari masing-masing outlets sesuai
dengan kelompok jenis barang.
i) Inventory
Mengadakan inventory baik secara psysical maupun secara administrasi
(mencocokkan perhitungan physical barang dengan administrasi antara cardex
dengan bin card) di store room di mana jumlahnya harus sama. Mengadakan
inventory disemua outlets, menghitung kembali sisa persediaan yang ada.
j) Balancing Purchasing
melakukan balancing semua faktur pembelian baik Secara global jumlah
k) Tutup Buku
Menutup atau membuka kembali administrasi cardex sesuai dengan hasil psysical
inventory pada akhir bulan
l) Rekonsiliasi
Membuat rekonsiliasi persediaan barang dalam satu bulan yang terdiri dari saldo awal persediaan ditambah jumlah pembelian atau transfer dikurangi saldo
akhir persediaan dan perinciaan perkiraan beban biaya atau cost.
m) Journal Voucher
membuat journal voucer 13 yang berisi transaksi -transaksi debet beban
biaya dan kredit beban perkiraan.
Membuat joutnal voucher 14 yang berisi transaksi-transaksi beban
perkiraan makanan pegawai.
Membuat journal voucher 15 yang berisi transaksi-transaksi beban
perkiraan A&G/ A&P entertaining.
3. Receiving.
Receiving bertugas menerima barang bersama-sama dengan Executive Chef dan Controller berdasarkan order pembelian dengan memperhatikan :
kualitas barang sangat ini sangatlah penting demi menjaga pembuangan
Kualitas barang harus diperhatikan agar tidak melibatkan inventory setiap
hari. Jika receiving hanya mengecap, maka terjadilah perbedaan yang sulit
diterima.
Harga hrus diperiksa atau mencocokkan harga dari barang yang hendak
diterima pada purchase order dengan receiving report atau blanko
receiving.
Oleh sebab itu receiving clerk harus memenuhi persyaratan antara lain ,
mengenal berbagai jenis barang yang dibeli (purchase specification), model,
kualitas, dan sebagainya. Petugas receiving tidak dibenarkan bersifat lemah untuk
menerima perbedaan dalam penerimaan harus tegas dan jujur. Mengontrol
receiving dapat dilakukan dengan jalan spot- check untuk mengetahui apakah barang yang masuk tersebut sudah memenuhi persyaratan yang ditentukan.
4. Storing
Bagian ini adalah bagian penyimpanan barang dan petugas penjaga gudang
disebut Store Keeper. Menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan adalah
metodenya, maka petugas ini harus :
membersihkan ruangan gudang kamar pendingin agar sirkulasi udara
cukup baik.
Menjaga suhu, penempatan barang sesuai dengan daya tahan asal.
Klasifikasi barang (sayuran jangan dicampur dengan daging)
menyimpang barang dalam keadaan bersih (sayuran dan lain-lain)
tidak menyimpan barang pada tempat yang berlainan (untuk satu jenis)
Pada lembaran terdahulu bahwa biaya itu terjadi dari awal bahan dibeli sampai dijual kepada tamu melalui proses-proses lain, namun pada sentral operasinya adalah dapur. Karena dapur merupakan sentral biaya , maka karyawan dapur harus melaksanakan beberapa ketentuan untuk menghindari hal-hal yang menyebabkan kenaikan biaya, antara lain :
Amprah atau Rappel pembelian ke gudang atau pasar harus terbuka,
inventory yang terlebih dahulu harus diketahui oleh controller.
Penerimaan barang-barang harus sesuai dengan amprah untuk menghindari
over stock dan harus memperhatikan hal kualitas dan kuantitas bahan.
Menghindarkan pemborosan sebanyak mungkin serta menjaga mutu bahan
dalam pembersihan.
Menyimpan bahan dengan :
1) sistem fifo
2) sejenis
3) tidak bertumpuk
4) daya tahan (suhu)
mempergunakan bahan sesuai ketentuan
Mengolah bahan makanan berdasarkan pesanan.
Tujuan utama diselenggarakannya storing adalah untuk menyimpan
barang-barang sebelum dipergunakan serta menjaga barang-barang itu dari kehilangan maupun kerusakan. Perencanaan penyimpanan untuk menjaga
persediaan tidak kurang dan tidak berlebihan disebut dengan par stock.
Mengontrol gudang harus didasari kepada kondisi fisik gudang penyimpanan, persyaratan-persyaratan gudang, aturan-aturan penempatan atau penyimpann, temperatur, administrasi gudang, dan sebagainya.
5. Checker
dalam pelaksanaan operasi, bahwa jembatan outlet penjualan makanan dan
minuman dengan kitchen adalah checker, maka petugas ini harus :
meminta catatan pesanan saat seksi lain memesan makanan diteruskan ke
dapur untuk proses bahan.
Mencocokkan makanan yang keluar dengan pesanan dalam hal kuantitas,
jenis makanan dan porsi makanan.
Harus mengetahui jumlah tamu yang sudah atau belum makan (pagi,siang,
malam).
6. Food Issuing
maksud utama dari prosedur pengeluaran barang adalah :
Mengetahui barang apa saja yang dikeluarkan hari itu.
Dasar-dasar pengontrolan pengeluaran barang adalah inventory dan requestion.
Alur dari Dokumen :
kitchen
keterangan gambar :
= Flow of Document
pada gambar di atas jelaslah bahwa peranan controller sangat menentukan
dalam prosedur administrasi dari mulai bahan di amprah hingga bahan dibeli dan
diterima di dapur. Dalam pengesahan amprah ,controller harus berdasarkan
persediaan akhir, bahan di dapur untuk menghindari over stock. Dalam
kitchen controler Manager(acc.d ept storage receiving General chasier purchasing
penerimaan bahan, Controller harus berdasarkan amprah pembelian, juga untuk
menghindari over stock dan bersama-sama dengan Executive Chef dalam hal
kualitas dan kuantitas barang, apakah barang yang dibeli telah sesuai dengan pesanan dan kebutuhan.
5. Tujuan
Food and beverage cost di dalam usaha hotell merupakan pengeluaran yang terbesar jika dibandingkan dengan pengeluaran lainnya. Keberhasilan bagian
Food and Beverage sangat tergantung dari kecakapan manajemen dalam
pengendalian dan pengontrolan Food and Beverage cost. Disebabkan food and
beverage cost harus dikontrol maka pengelola atau manajemen food and beverage
harus :
dapat meramalkan apa kira-kira yang diinginkan oleh tamu.
Membeli dan mempersiapkan bahan-bahan mentah menurut kebutuhan
yang didasarkan kepada ramalan tadi.
Harus memiliki standard porsi bagi bahan-bahan yang akan dihidangkan.
Menghindari pengeluaran sia-sia, seperti tidak membeli bahan-bahan yang
tidak diperlukan, atau tidak dipakai, menghindarkan terjadinya pemborosan bahan, dan sebagainya.
Tujuan dari cost control adalah menjaga kestabilan dari cost dengan tidak mengurangi kualitas maupun kuantitas sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi tamu. Prosedur kontrol yang efektif adalah sebagai berikut :
Membantu mempopulerkan makanan yang sudah terkenal
Dengan bantuan cost control dapat dilihat makanan mana yang kurang
laku sehingga pada masa-masa yang akan datang makanan yang kurang disenangi tamu bisa dihapuskan dari daftar menu. Sedangkan untuk makanan yang paling laris bisa dipertahankan mutunya, meningkatkan
resep makanan dan minuman serta meningkatkan harga jual. Cost control
dapat melakukan penganalisaan secara cermat.
Membantu menaikkan mutu produksi
Suatu kontrol yang baik memberikan pengertian bahwa dalam
menganalisa bahan mentah selalu konstan, sementara dari pihak cost
control senantiasa memberikan keterangan atau data-data jika ada bahan yang perlu dipertimbangkan untuk diganti yang disebabkan harganya yang
terlalu tinggi. Perlu dipertimbangkan bahwa adanya cost yang rendah
dapat menaikan mutu makanan menjadi lebih baik.
Membantu menaikkan profit
Pada dasarnya seorang Food and Beverage Manager sangat tidak
menyenangi jika disarankan untuk menaikkan harga menu. Hal itu
disebabkan adanya kekhawatiran akan pindahnya langganan serta volume
saran-sarannya dengan data-data yang akurat mengenai kenaikan bahan mentah, kenaikan biaya-biaya lainnya dan sebagainya hal itu akan sangat
membantu Food and Beverage Manager tersebut. Apalagi jika data secara
jelas menunjukkan bahwa kenaikan cost akan menyebabkan turunnya
profit. Turunnya profit merupakan hal yang senantiasa dihindarkan oleh manajemen.
Berbagai cara ditempuh oleh manajemen untuk memperoleh prinsip pengotrolan yang efektif. Penilaian dari sistem pengontrolan yang efektif terletak pada manajemen itu sendiri, sistem yang efektif tergantung dari adanya pengertian dan tanggung jawab seluruh unsur pengelola. Adanya pengertian dan tanggung jawab besar dari semua unsur pengelola tersebut akan memudahkan penerapan berbagai metode yang berhubungan dengan prinsip pengontrolan untuk
memperbaiki cost. Oleh karenan itu pengontrolan biaya harus dilakukan oleh
orang-orang yang bertanggungjawab agar tidak terjadi kekeliruan.
Sistem kontrol (pengendalian) yang meliputi 4 phase yaitu :
1. phase perencanaan merupakan salah satu tugas utama manajemen. Suatu tindakan tergantung dari perencanaan, oleh karenanya harus didasarkan kepada perhitungan dan pertimbangan yang cepat dan tepat.
2. Phase perbandingan yaitu perbandingan harus dilaksanakan secara
berkesinambungan, misalnya antara standard cost dengan actual cost.
3. Phase pembetulan merupakan implementasi perencanaan kemungkinan yang tidak tepat atau kurang tepat. Hal ini perlu tindakan pengoreksia, jika
tinggi. Penyebabnya, misalnya terjadi kehilangan , kerusakan dan penyelewengan.
4. Phase perbaikan adalah melalui ketiga phase terdahulu dapat dilihat dimana titik kelemahannya, apakah di dalam perencanaan atau di dalam
mekanisme operasionalnya. Pada phase ini harus dilakukan
perbaikan-perbaikan dengan prinsip memperbaiki dan mencegah agar hal yang sama tidak terulang kembali di masa yang akan datang.
Sebagai pedoman dari pengawasan yang efektif adalah penggunaan bermacam-macam standar. Standar yang dimaksudkan disini ialah mempunyai arti
sesuatu yang seharusnya demikian. Di dalam kamus bahasa Inggris standard
berarti sesuatu yang telah dipastikan mengenai peraturan, prinsip, ukuran, dan
sebagainya. Dalam prosedur kontrol, standar pada food and beverage control
adalah dengan mengungkapkan :
standard purchase specification standard portion size
standard recipes standard yield
Keempat standar tersebut di atas merupakan pedoman-pedoman untuk membandingkan atau mengontrol antara yang sudah ditentukan di atas kertas
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan.
Emerald Garden International Medan merupakan hotel bintang empat,
yang di kelola oleh Emerald Garden Hotel Management Cooperative dan dimiliki
oleh Bapak Arsyad Lis. Hotel ini memiliki berbagai macam fasilitas yang sangat mendukung terlaksananya kegiatan operasional hotel dalam memenuhi kebutuhan tamu dan kepentingan pihak hotel.
Salah satu kegiatan operasional hotel yang dibahas pada kertas karya ini,
Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman untuk Mendukung
Operasional F&B Department, yang berkaitan dengan penyediaan makanan dan
minuman mulai dari purchasing, Food Control, Beverage Control, Receiving,
Storing, Checker, dan Issuing.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengkalkulasian untuk
mengetahui naik turunnya persentase pihak managemen Hotel Emerald Garden
International Medan mengambil suatu kebijakan mengenai Food and Beverage
Cost Control yaitu Mountly Food and Beverage Calculation dan Reconsiliation.
Dan juga Emerald Garden International Hotel Medan menetapkan suatu
standarisasi perhitungan yang dilakukan pada pengendalian harga pokok makanan
dan minuman (food and beverage cost control) dalam menghitung biaya atau cost
yang berdasarkan :
Standard cost to sale. Standard portion size.
Standard recipes
Kegiatan dasar perhitungan di atas diambil adalah guna mencapai tujuan
dari budgeting yang telah ditetapkan oleh Emerald Garden International Hotel
Medan. Keuntungan dengan menerapkan keuntungan di atas adalah :
Harta perusahaan dan dokumen-dokumen rahasia serta catatan-catatan
perusahaan terlindungi.
Biaya dapat tertib sewajar mungkin.
Mendorong efisiensi pada seluruh biaya makanan dan minuman serta asset
Food and Beverage Department.
Dapat melakukan pengecekan terhadap ketelitian, keakuratan, dan
5.2 Saran
Sesuai dengan pengalaman Praktek Kerja Lapangan, perlu adanya suatu saran untuk bahan pertimbangan dan perbaikan pada Hotel Emerald Garden
International Medan, yaitu :
i.Petugas hotel harus memiliki pengetahuan yang luas, berkepribadian
menarik, jujur ,serta profesinal.
ii.Perlu memperhatikan tugas dan kewajiban yang harus dilakukan untuk
menangani masalah dalam purchasing cost control.
iii.Sebagai seorang yang bekerja di bagian cost control diwajibkan punya rasa
ketelitian yang tinggi dalam menangani dan memeriksa barang-barang yang masuk dan keluar.
iv.Mampu melakukan kerjasama yang baik dengan departemen lainnya yang