PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN DALAM PELAKSANAAN OPERASIONAL FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT DI HOTEL EMERALD GARDEN INTERNATIONAL
MEDAN KERTAS KARYA
Dikerjakan O L E H
VELY OKTAVIA TAMBUNAN NIM :072204013
PEMBINGBING Tengku Djohan Monel, HE.
Kertas karya ini diajukan kepada panitia ujian Program Pendidikan Non Gelar Fakultas Sastra
Universitas Sumatra Utara Salah satu syarat ujian Diploma III
Dalam Program Studi Pariwisata
UNIVERSITAS SUMATRA UTARA FAKULTAS SASTRA
PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA
BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN MEDAN
PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN DALAM PELAKSANAAN OPERASIONAL FOOD AND BEVERAGE DI HOTEL EMERALD GARDEN INTERNATIONAL MEDAN
KERTAS KARYA
DIKERJAKAN O
L E H
VELY OKTAVIA TAMBUNAN 072204013
PROGRAM PENDIDIKAN NONGELAR DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN FAKULTAS SASTRA
Disetujui Oleh :
PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATRA UTARA MEDAN
Medan, Maret 2010
PROGRAM STUDI D III PARIWISATA
PENGESAHAN
Diterima oleh :
Panitia Ujian Program Pendidikan Non Gelar Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara Medan Untuk Melengkapi Salah Satu Ujian Diploma III Dalam Program Studi Pariwisata
Pada : Tanggal :
Hari :
PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA DEKAN
Prof. Syaifuddin. M.A..Ph.D NIP 196509091994031004
PANITIA UJIAN
No Nama Tanda Tangan
1 Drs. Ridwan Azhar, M. Hum ( )
2 Drs. Muctar Madjid, S, Sos,Ma ( )
3 Tengku Djohan Monel, HE ( )
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya
yang begitu besar, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang
berjudul "Pengendalian Harga Pokok Makanan Dan Minuman Dalam
Pelaksanaan Operasional Food And Beverage Department Di Hotel Emerald
Garden International". Kertas karya ini merupakan syarat akademis untuk
menyelesaikan studi dari Program Ahli Madya Pariwisata Bidang Keahlian
Perhotelan Fakultas Sastra Universitas Sumatra Utara.
Penulisan kertas karya ini diperoleh berdasarkan pengetahuan dan
pengalaman penulis selama masa perkuliahan dan PKL di Emerald Garden
International Hotel. Penulis berharap agar kertas karya ini dapat memberikan
gambaran pengendalian harga pokok makanan dan minuman di hotel. Penulis
menyadari bahwa kertas karya ini memiliki kekurangan baik secara bahasa
maupun penulisan, oleh karenanya semua kritik maupun saran demi
kesempurnaan kertas karya ini akan penulis terima dengan tangan dan hati
terbuka.
Dalam penyusunan kertas karya ini, penulis banyak menerima bantuan dan
bimbingan dalam menyelesaikan kertas karya ini dengan baik. Untuk itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Drs. Syafruddin, M.A, Ph.D selaku Dekan Fakultas Sastra
Universitas Sumatra Utara.
Studi D III Pariwisata Universitas Sumatra Utara.
3. Bapak Drs. Mukhtar Madjid, S.Sos. selaku sekretaris Jurusan
Program Studi D III Pariwisata.
4. Bapak T. Djohan Monel, H.E selaku dosen pembimbing yang telah
banyak membantu dalam menyelesaikan kertas karya ini.
5. Ibu Dra. Nur Cahaya Bangun, M.Si. selaku dosen pembaca yang
telah banyak membantu dalam menyelesaikan kertas karya ini.
6. Dosen, Staf, Program Studi DIII Pariwisata Universitas Sumatra
Utara.
7. Pimpinan, staf, karyawan hotel Emerald Garden International
Medan yang telah membantu penulis selama PKL.
8. Teristimewa buat kedua orang tuaku B.Tambunan dan
E.Manurung, bg Douglas, Mindo, Jandri, Gilbert, yang senantiasa
mendukung, mengasihi, menyayangi dan membimbing penulis
dengan tulus.
9. Buat sahabat-sahabat tercinta di kampus Susy, Willy, Hesti, Putri,
dan Fitri ,dan semua anak-anak perhotelan dan usaha wisata 2007
yang tidak penulis sebutkan satu persatu terimakasih buat
dukungannya.
10.Tidak lupa untuk keluarga besar Tante Rotua dan Uda tobing, juga
oppung yang senantiasa mendukung baik pada saat penulis masih
kuliah hingga telah selesai.
11.Untuk keluarga besar Amang Tua M. Sitorus dan R.Manurung
beserta seluruh keluarga yang senantiasa mendukung penulis.
12.Untuk seluruh rekan mahasiswa angkatan 2008 dan 2009.
13.Buat teman-teman SMA penulis, Pangeran, Rosindah,
Harlini,Lilies, Nining, Dermawan, trimakasi buat dukungannya ya
guys.
14.Tidak lupa juga buat sahabat-sahabat penulis Hinode Group, Ida
Margarita Nainggolan, Ruth Noveria Manroex, Sentiara Djoentaks.
15.Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu
yang telah memberikan motivasi dan semangat kepada penulis
dalam menyelesaikan kertas karya ini (thanks for all).
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI………..i
KATA PENGANTAR………ii
DAFTAR ISI……….iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1Alasan pemilihan Judul………...1
1.2Tujuan Penulisan………..3
1.3Metode Penulisan……….4
1.4Sistematika Penulisan………..5
BAB II URAIAN TEORITIS 2.1Kalkulasi Standar Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman………..9
2.2 Dasar Perhitungan ………12
2.3 Standart Portion Size ………....18
2.4 Food and Beverage Inventory Control……….19
3.3 Fasilitas yang dimiliki………27
3.4 Struktur Organisasi………29
BAB IV PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN
MINUMAN DALAM PELAKSANAAN OPERASIONAL F& B DEPARTMENT DI HOTEL EMERALD GARDEN
INTERNATIONAL MEDAN
4.Pengertian pengendalian Harga Pokok Makanan Dan Minuman
………..30
4.1 Siklus pada Pengendalian Harga Pokok Makanan
Dan Minuman ...31
4.2 Struktur Organisasi………34
4.3 Langkah-Langkah Dasar Pengendalian Harga Pokok
Makanan dan Minuman………...35
4.4 Kegiatan Dasar Operasional………..35
5. Tujuan………50
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ………54
5.2 Saran………....56
ABSTRAKSI
Food and Beverage adalah salah satu devisi di hotel yang memproduksi, menyajikan dan menjual makanan serta minuman. Kegiatan bagian ini sangat penting bagi peningkatan hasil pendapatan hotel. Dengan adanya kegiatan penjualan makanan dan minuman tersebut maka Food and Beverage Department adalah salah satu bagian di hotel yang mendatangkan pendapatan atau sebagai salah satu bagian yang digolongkan kepada revenue centre department.
Untuk mencapai tingkat keuntungan yang wajar dari kegiatan penjualan tersebut banyak faktor yang harus diperhitungkan seperti faktor pemasaran, ketrampilan penjual makanan dan minuman serta pengendalian biaya sehingga mencapai tingkat seefisien mungkin. Menyadari hal di atas, cost dari Food and Beverage di dalam usaha hotel merupakan pengeluaran yang terbesar jika dibandingkan dengan pengeluaran lainnya. Keberhasilan bagian Food and Beverage sangat tergantung dari kecakapan manajemen dan kebijakan dalam pengendalian harga pokok makanan dan minuman.
ABSTRAKSI
Food and Beverage adalah salah satu devisi di hotel yang memproduksi, menyajikan dan menjual makanan serta minuman. Kegiatan bagian ini sangat penting bagi peningkatan hasil pendapatan hotel. Dengan adanya kegiatan penjualan makanan dan minuman tersebut maka Food and Beverage Department adalah salah satu bagian di hotel yang mendatangkan pendapatan atau sebagai salah satu bagian yang digolongkan kepada revenue centre department.
Untuk mencapai tingkat keuntungan yang wajar dari kegiatan penjualan tersebut banyak faktor yang harus diperhitungkan seperti faktor pemasaran, ketrampilan penjual makanan dan minuman serta pengendalian biaya sehingga mencapai tingkat seefisien mungkin. Menyadari hal di atas, cost dari Food and Beverage di dalam usaha hotel merupakan pengeluaran yang terbesar jika dibandingkan dengan pengeluaran lainnya. Keberhasilan bagian Food and Beverage sangat tergantung dari kecakapan manajemen dan kebijakan dalam pengendalian harga pokok makanan dan minuman.
BAB I
PENDAHULUAN
1. Alasan Pemilihan Judul
Indonesia secara geografis letaknya sangat strategis di antara negara-negara
tetangga, seperti : Malaysia, Singapura, Thailand, Fhilipina, Vietnam, Brunei
Darussalam, dan Kamboja. Posisi Indonesia di apit oleh dua Benua yaitu Benua
Asia dan Benua Australia, dan dua Samudera yaitu Samudera Hindia dan
Samudera Pasifik. Dengan letak yang sangat strategis, maka tidak sedikit
kapal-kapal asing singgah dan beristirahat di Indonesia.
Dari segi geografis dapat dilihat, bahwa Indonesi memiliki banyak daerah
tujuan wisata yang memiliki potensi untuk dikembangkan dan diperkenalkan ke
masyarakat dunia. Hotel merupakan salah satu faktor pendukung pariwisata yang
mempunyai peranan penting dalam mengembangkan sarana dan prasarana
pariwisata, di mana hotel sebagai salah satu jenis akomodasi terlibat secara
langsung dalam penyediaan jasa penginapan, makanan dan minuman serta
fasilitas lain dalam memenuhi kebutuhan wisatawan yang henadak berwisata dan
berbisnis. Di sini peranan industri perhotelan sangat dibutuhkan untuk mencapai
tujuan secara kolektif.
Perkembangan Industri Perhotelan dewasa ini semakin meningkat baik dari
segi kuantitas maupun dari segi kualitasnya. Perkembangan ini dapat dilihat dari
fasilitas fisik yang semakin baik, didukung dengan penerapan teknologi maju
yang sangat membantu operasional hotel dalam meningkatkan pelayanan. Dengan
pesatnya pembangunan dan perkembangan usaha perhotelan maka, sistem
operasional dan sistem administrasi pada hotel-hotel tersebut perlu diseragamkan,
sehingga sesuai dengan pelaksanaan ketentuan usaha dan penggolongan kelas
hotel.
Menyadari hal ini, Food and Beverage Department yang merupakan
bagian dari akomodasi hotel yaitu penyajian hidangan makanan dan minuman
serta berfungsi sebagai salah satu tulang punggung pengelolahan hotel,
diharapkan lebih serius dalam menangani pengelolahan sistem harga pokok
makanan dan minuman yang benar.
Pemasukan terbesar yang didapat dari sebuah hotel adalah hasil penjualan
kamar dan hasil pemasukan terbesar kedua setelah kamar adalah pendapatan yang
dihasilkan dari penjualan fasilitas jasa penyajian makanan dan minuman. Karena
itu Food and Beverage Department disebut sebagai salah satu tulang punggung
pengolalaan hotel yang bertanggung jawab penuh dalam pengolahan makanan dan
minuman sampai pada saat penyajian makanan dan minuman yang diharapkan
dapat memberikan kepuasan bagi setiap orang yang memakai jasa tersebut. Dalam
upaya peningkatan pendapatan bagi Food and Beverage Department yang tidak
kalah penting adalah masalah pengendalian harga pokok makanan dan minuman
itu sendiri. Masalah tersebut berkaitan langsung dengan pendapatan perusahaan
karena dengan adanya tertib administrasi pada pengendalian harga makanan dan
minuman yang baik dengan prinsip-prinsip akuntansi serta pengelolahan data
tersebut, maka penulis memilih judul pengendalian harga pokok makanan dan minuman dalam pelaksanaan operasional Food and Beverage department di Hotel Emerald Garden International Medan.
2. Batasan Masalah
Untuk menghindari meluasnya uraian dan keterangan yang dapat
menyebabkan kerancuan bahasa yang akan di tulis, maka dalam penyusunan
kertas karya ini, penulis membatasi dan memusatkan permasalahan pada hal-hal
yang menjadi prioritas dalam pengendalian harga pokok makanan dan minuman
dalam mendukung operasional F&B Department dengan judul "Pengendalian
Harga Pokok Makanan dan Minuman dalam Pelaksanaan Operasional Food and
Beverage Department di Hotel Emerald Garden International Medan.
3. Tujuan Penulisan
Maju mundurnya usaha perhotelan dapat ditentukan oleh dua unsur, yakni
Accomodation Industry dan Food Service Industry. Bahkan suatu hotel dikatakan
berhasil apabila pendapatan Food Service Industry lebih besar daripada
Accomodation Industry.
Dengan adanya pengawasan dan pengelolahan biaya makanan dan minuman
atau pengendalian harga pokok makanan dan minuman yang benar dan akurat
disebuah perusahaan, maka hal itu akan meningkatkan pendapatan perusahaan
bagian Food and Beverage dan bagian Accounting Hotel Emerald Garden
International Medan.
Tujuan penulis mengangkat sebuah judul mengenai “pengendalian harga
pokok makanan dan minuman dalam mendukung operasional B&F Department
adalah sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu persyaratan untuk menyelesaikan program studi
Diploma III Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatra Utara.
2. Menganalisa antara teori dan praktek yang diperoleh dalam
perkuliahan.
3. Penulis ingin memecahkan masalah yang berkaitan dengan judul di
atas.
4. Penulis ingin mengetahui sejauh mana penulis dapat
mengaplikasikan ilmu dan pengetahuan yang didapat pada saat
aktif berkuliah pada bidang pariwisata perhotelan dan masyarakat.
4. Metode Penelitian
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data dan informasi
yang akurat yang berhubungan dengan pengendalian harga pokok makanan dan
minuman yang diperoleh dari penelitian.
Adapun metode penelitian yang digunakan adalah:
Penelitian dan pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca
dan mempelajari dari berbagai buku, majalah,media cetak lainnya yang
berkaitan dengan kertas karya ini.
2. Penelitian lapangan (Field Reserch)
a. Praktek Kerja Lapangan adalah penelitian langsung yang
dilakukan oleh penulis dengan turut serta melakukan kegiatan
operasional hotel dibagian F&B Department dengan
mengadakan praktek kerja lapangan (PKL) selama dua bulan
sehingga dapat mengetahui pokok permasalhan yang akan
dibahas.
b. Wawancara, dilakukan untuk memperoleh informasi yang
akurat dan tepat. Penulis melakukan wawancara langsung
dengan berbagai informan yang berwenang di F&B Cost
Control Hotel Emerald Garden International Medan.
5. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan kertas karya ini ,penulis menggambarkan secara sistematis
garis besar materi yang akan dibahas lima (V) bab, yaitu :
Bab ini menjelaskan mengenai alasan pemilihan judul kertas
karya,tujuan penulis, pembatasan masalah yang akan dibahas
,metode penulisan yang digunakan dan sistematika penulisan.
BAB II : URAIA TEORITIS TAHAP PENGENALAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN
Bab ini menjelaskan mengenai uraian kalkulasi standar pada Food
and Beverage, dasar perhitungan, Food and Beverage Inventory
Control.
BAB III : TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL EMERALD GARDEN INTERNATIONAL MEDAN
Bab ini menjelaskan tentang Sejarah berdirinya hotel,Klasifikasi
hotel, Fasilitas yang dimiliki hotel, dan Struktur organisasi chart di
hotel Emerald Garden International Medan.
BAB IV : PEMBAHASAN PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN DALAM PELAKSANAAN OPERASIONAL FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT
Bab ini penulis menjelaskan dan memaparkan isi dari tema judul
kertas karya ini secara teknis dan sistematis dalam kebijakan
Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman,
pengertian,struktur organisasi, langkah-langkah dasar dalam
BAB V : PENUTUP
Bab ini menjelaskan keseluruhan materi yang berisikan ringkasan
BAB II
TAHAP PENGENALAN PADA PENGENDALIAN HARGA
POKOK MAKANAN DAN MINUMAN
2.Kalkulasi Standard Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman
Perusahaan yang ingin mengembangkan dan menyesuaikan kondisi
internal dan eksternal perusahaan, haruslah menetapkan suatu kebijakan yang
jelas dan tegas. Food and Beverage Department (pengendalian harga pokok
makanan dan minuman) adalah suatu kebijakan yang diambil untuk menekan
suatu biaya produksi dan memperkcil biaya pengeluaran pada Food and Beverage
Department.
Dalam Food and Beverage Department harus ada suatu bagian yang
mengawasi dan mengendalikan biaya dan hasil penjualan yang disebut dengan
cost control (pengendalian Harga )yang secara teknis bertanggung jawab kepada
Accounting Department dan secara operasional bertanggung jawab kepada Food
and Beverage Department.
Tujuan utama dari standar biaya makanan dan minuman adalah untuk
menolong sebahagian besar persamaan atau perbandingan dalam mengevaluasi
biaya makanan dan minuman. Biasanya standar suatu biaya makanan dan
minuman ditetapkan dengan menganalisa pencampuran penjualan untuk suatu
jangka waktu yang telah ditetapkan atau periode tertentu dalam pengkalkulasian
Dalam tahap dari lembaran atau laporan hasil penjualan dan hasil
rekapitulasi pada tabel analisa penjualan, dimulai sejak masa percobaan biaya
penjualan dan biaya-biaya porsi rasio makanan dan minuman yang standar untuk
setiap jenis, dan jumlah seluruhan biaya dapur makanan dan minuman yang telah
dikalkulasikan. Penjelasan daripada kertas kerja untuk pengkalkulasian standar
biaya makanan, adalah sebagai berikut :
1) Jenis menu/ menu item
2) nomor penjualan/ the number of sales
3) daftar biaya/ recipes cost
4) harga penjualan/ sales cost
5) jumlah biaya/ total cost
6) jumlah penjualan/ total sales
Keseluruhan persentase standar untuk seluruh menu diperoleh melalui
hasil akhir dan jumlah biaya dengan jumlah penjualan. Secara umum, setiap tahap
dalam pengkalkulasian biaya makanan yang standar harus diteliti secara cermat.
Pihak manajemen hotel harus mengambil peluang dari setiap perencanaan yang
akan ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditargetkan pada masa sekarang
ini. Dengan mensejajarkan keuntungan yang diperoleh dapat dilihat biaya-biaya
rasio penjualan atau biaya persentase yang akurat, dan biaya operasional yang
telah dikalkulasikan. Tahap-tahap dari setiap pengkalkulasian dapat dilakukan
dengan :
Tujuan dari prosedur Food and Beverage cost adalah untuk menentukan
Actual Cost of Beverage Consummed dan The Actual of Food and Beverage Sold.
Dalam hal ini penting artinya untuk mengetahui kedua biaya tersebut sehingga
perbandingan antara bahan makanan dan minuman yang digunakan dengan harga
pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan untuk dijual dapat dibuat.
Actual cost dihitung dari hari ke hari dan dijumlahkan pada akhir bulan.
Mengetahui actual cost setiap hari adalah merupakan gambaran dari operasional
Food and Beverage Department. Jika biaya menyimpang dari yang telah
digariskan, maka dapat dilakukan perbaikan. Laporan pertanggungjawaban setiap
ahir bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statemant. Jika metode
yang dipakai sesuai dengan perhitungan sebelumnya berdasarkan perencanaan,
maka Food and Beverage Cost pada akhir bulan setidak-tidaknya mendekati biaya
yang telah digariskan. Beberapa terminasi yang sering digunakan pada
perhitungan Food and Beverage Cost adalah :
a. Cost of Food and Beverage Consummed
Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan pemakaian bahan
makanan, bahan minuman, bahan keseluruhannya, termasuk yang terjual pada
tamu, pada karyawan, untuk makanan karyawan, untuk bar ,dan sebagainya.
Cost of Food and Beverage Consummed = Beginning Inventori+ Purhase
– Ending Inventory.
b Cost and Food Beverage Sold
Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan pemakaian bahan
makanan yang terjual kepada tamu.
Cost of Employee Meals - Food Transfer to Bar +Beverage Transfer to Kitchen.
c Month End Actual Food and Beverage
Sejumlah uang yang merupakan food and beverage cost baik sebagai
actual cost of food and beverage consummed dan actual cost of food and
beverage sold.
Formulasi untuk pengkalkulasian biaya penjualan makanan per bulan
adalah sebagai berikut :
Opening Food Inventory Add :Food Purcase for...
Total :Food merchandise Available
Deduet :Closing Food Inventory
Total :Close of Food Consummed
Deduet :Employee Meal Cost, Food Transfer to Bar
Add :Beverage transferred to Kitchen
Total Cost of Food Sold
Untuk memperoleh pesentase Food Cost digunakan rumus sebagai berikut:
Food Cost % = Food Cost Consummed : Food Sale x 100%
contoh :Rp. 6.700 :rP. 19.142 X100% = 35%
Formulasi untuk pengkalkulasian biaya penjualan minuman perbulan
adalah sebagai berikut :
Setiap akhir bulan perusahaan wajib membuat perhitungan mengenai besarnya
biaya pokok minuman yang telah dibeli, baik dalam bentuk jumlah real (uang)
adalah sebagai berikut :
Overpouring yaitu ukuran yang lebih dari semestinya atau terjadi
kecerobohan bartender dalam penuangan minuman.
Spoilage merupakan minuman yang tumpah sebelum sampai ke tangan
tamu pemesan.
Breakage merupakan minuman yang rusak atau pecah dan expired
sehingga tidak dapat lagi digunakan semuanya.
Pilferage merupakan pencurian oleh petugas bar sendiri dengan tidak
membayar.
Incorrect Order merupakan kesalahan dalam mengambil pesanan
sehimgga terjadi pembuatan minuman yang tidak sesuai dengan pesanan
tamu.
Untuk menghitung besarnya biaya pokok minuman dapat dilakukan dengan
cara menghitung sebagai berikut :
Starting inventory merupakan inventory awal yang harus sama dengan
inventori akhir pada periode yang lalu.
Requestion merupakan permintaan untuk persediaan yang dilaksanakan
pada periode tersebut.
Transfer merupakan jumlah minuma atau bahan yang dipindahkan
ketempat lain atau yang diterima dari tempat lain.
Sales merupakan jumlah atau hasil penjualan pada periode yang lalu.
Starting inventory + requstion + transfer – transfer – ending inventory – beverage
consummed.
Beverage Cost % = Beverage Cost Consummed : Beverage Sales x 100%
Contoh : Rp. 1.367,50 : Rp. 6.511,90 x 100% = 21%
2.2 Dasar Perhitungan
Faktor pendorong yang paling mendasar pada kebijakan pengendalian
harga pokok makanan dan minuman, dalam menetapkan dasar perhitungan harga
pokok makanan dan minumsangat diperlukan hal- hal kelengkapan kegiatan
pengumpulan data secepat mungkin, dan tindakan korektif jika dibutuhkan pada
waktunya oleh pihak manajemen hotel. Pengendalian harga pokok makanan dan
minuman bukanlah untuk pemotongan biaya-biaya dalam segala petunjuknya
tetapi untuk pengurangan biaya yang dan untuk mencegah terjadinya pemborosan,
tanpa harus melibatkan mutu dan jumlah makanan yang akan disajikan kepada
tamu.
Kebijakan pengendalian harga pokok makanan dan minuman dalam
menentukan suatu harga, diperlukan suatu dasar untuk melakukan perhitungan
yang dapat dikategorikan dalam suatu “standarisasi”. Standarisasi adalah suatu
patokan atau ukuran untuk dapat membandingkan apakah usaha itu mencapai
hasil yang maksimal atau sebaliknya. Hal tersebut sangat penting sekali agar
semua kegiatan tidak menyimpang dari apa yang ditentukan terutama dalam hal
biaya atau cost.
Untuk menentukan harga jual makanan dan minuman harus dilakukan
secara cermat dengan memperhatikan faktor-faktor penting, seperti :
1 Standard Cost Sale
penjualan. Pada saat penulis melakukan penelitian di Hotel Emerald Garden
International Medan tepatnya di Accounting Departmen dan Food and Beverage
Department. Hotel Emerald Garden Medan menetapkan persentase biaya untuk
food adalah 35 % dan beverage 21%. Dengan demikian penentuan harga jual
makanan didasarkan kepada perhitungan-perhitungan sebagai berikut :
Food Cost……… 35%
Employed……… 18%
Heat, Light dan Power……… 8%
Overhead……… 34%
Net Profit……… 5%
Harga Jual makanan 100%
Food sales = 100% (sales) : Persentase Food Cost x Food Cost
Contoh:
Food cost 200 gram fillet of beef……….Rp. 4.620;
60 gram potatoes………...Rp. 1.200;
Butter/ olive oil………..Rp. 500;
Carrot ………Rp. 250;
Seasoning ………..Rp. 130;
Food cost………....Rp. 6. 700;
Food sales 100 % : 35 % x 6.700;………....Rp. 19.145;
Untuk membuat standar penjualan di dalam beverage control dilakukan
dengan berbagai cara, diantaranya adalah :
a. Inventory atau Ounce Control System
Menghitung jumlah komsumsi tiap macam minuman berdasarkan
inventory dan pengalamam. Perhitungan minuman alkohol maupun
tidak alkohol dilakukan berdasarkan ml, serta dengan dasar porsi
minuman tersebut. Sedangkan mengontrol sales dilakukan berdasarkan
bill atau check yang dibandingkan dengan jumlah konsumsi
berdasarkan konsumsi sebagai hasil inventory.
Namun demikian sistem ini memiliki kelemahan, diantaranya adalah Cost
Control disibukkan untuk menghitung penjualan tiap hari bedasarkan bill atau
check, dan hal ini kadang-kadang dikacaukan oleh adanya transfer dari bar ke bar,
adanya perbedaan ukuran minuman yang diberikan bartender kepada tamu,
maupun adanya adjusment lainnya.
b. Mechanical and Automated Beverage Dispensing System
Pada saat ini di Amerika banyak dijual Beverage Dispensing Control System
yang dibuat untuk membantu manajemen mengontrol liquer cost. Perkembangan
mesin tersebut semakin maju dan sudah dilengkapi dengan peralatan yang
disesuaikan kebutuhan serta diatur oleh komputer. Namun demikian tetap saja ada
kebaikan maupun keburukan atau kelemahannya sebagai berikut :
Kebaikannya :
Memberikan ukuran yang pasti pada setiap botol minuman sehingga dapat
diketahui barapa harga beli dan berapa pendapatan dari minuman tersebut.
Jumlah yang tumpah ketika menuang dapat diperkecil
Banyaknya minuman yang tertuang dapat terbaca pada materai pengukur
yang ada sehingga sales analisis dapat dilakukan dengan mudah dan
Contrl bill dan cash dapat segera dibaca.
Bartender dapat lebih bertanggung jawab sebab semua sales harus sesuai
dengan apa yang tercatat dalm mesin tersebut.
Manipulasi stock minuman dan rekening dapat diminimalisis.
Pelayanan saat peak hour dapat lebih cepat.
Keburukannya :
Tidak ada service personal sehingga Bartender hanya memiliki sedikit
kesempatan berkomunikasi dengan tamu, semua serba otomatis dan tamu tidak
perlu menanyakan berapa harus dibayarnya karena dapat membaca sendiri pada
mesin tersebut sewaktu memesan minuman. Tamu kurang merasa adanya human
relation dari petugas bar.
2. Potential Sale Value Control System
Cara ketiga untuk menentukan sistem beverage control adalah dengan apa
yang disebut Standard Sales Value System. Sistem ini dimaksudkan untuk
mengontrol cost of beverage sales dengan jalan mentukan harga jual tiap botol
yang ada dibar. Jumlah harga tiap botol ditentukan berdasarkan ukuran minuman,
isi botol, dan harga tiap porsi minuman. Harga jual (sales value) tiap botol disebut
standard sales value. Standar ini diperoleh dengan menentukan :
Standard drink size Standard drink recipes Standard sales
Di dalam menetukan harga jual suatu minuman perlu diperhatikan hal-hal yang
berikut ini :
Glases replacement……….... 10 %
Depriciation………10 %
Building, tax & service………...10 %
Advertaising & promotion……….. 5 %
Spoilage……… 5%
Repayment of Capital invest………...10 %
Total other expenses………....70 %
Beverage cost………..21 %
Total cost………...91 %
Selling price………100 %
Net profit………... 9 %
Beverage sales = 100 (sales) :persentase beverage cost x beverage cost
Contoh :
Whisky sour recipes : 1 jigger whisky J.W.Red Label, 1,5 jigger lemon juice,
1 tsp sugar, soda spalsh,ice cube, cherry & slice orange for garnitures.
Beverage cost : 1 jigger whisky RL (1/17x Rp. 15.000;)…….Rp. 880;
½ jigger lemon juice (1/2 x Rp. 585;)……….Rp. 292,50;
1 tea spoon sugar……….Rp. 50;
Soda water………...Rp. 50;
Ice cube………...Rp. 10;
Tooth pick………Rp. 10;
Cherry ……….Rp. 50;
Slice orange……….Rp. 25;
Beverage sales :100 (sales) :21 % x 1.367,50;……….Rp. 6.511,90;
Dari persentase di atas dapat dilihat bahwa untuk kedua nomor sumber
pendapatan ini telah ditentukan norma perbandingan biaya dengan penjualan yang
dalam kenyataannya mengalami perubahan (naik-turun). Untuk melihat atau
mengetahui perubahan persentase dimaksud dapat dilihat dari food and beverage
mounthly report. Naik turunya persentase dimaksud dapat dilihat dan dipengaruhi
oleh beberapa kegiatan seperti :
Kehilangan atau kecurian
Poesi
Purcahasing Receiving Storing Inventory Price
Party atau out catering.
3. Persentase di Bawah Norma
Gambaran ini akan menunjukkan bahwa sektor biaya telah melampaui dari
ketentuan-ketentuan jika dibandingkan dengan penjualan.
Contoh :
Sale :Rp.15.000.000
Cost :Rp. 5.550.000
Persentase :Rp. 37%
Dari contoh di atas, bahwa sektor biaya termasuk personel yang
Food and beverage cost Controller sangat diharapkan untuk turun melihat dan
mengambil jalan keluarnya.
4. Persentase di Bawah Normal
Gambaran ini akan menunjukkan bahwa sektor biaya termasuk personnel
yang membawahi seksi ini telah berbuat sesuai dengan ketentuan-ketentuan, juga
telah mengadakan penghematan-penghematan dari semua kegiatan yang
berkenaan dengan cost.
Contoh :
Sale Rp. 15.000.000
Cost Rp. 5.550.000
Persentase Rp. 37%
Hal ini yang selalu diharapkan perusahaan bahwa biaya dapat
dikembalikan atau ditekan sekecil mungkin.
2.3 Standard Portion Size
Gambaran yang menentukan jumlah berat dan ukuran dari setiap jenis
makanan yang akan dijual kepada tamu untuk penentuan harga dari makanan dan
minuman, dan tujuannya adalah :
Memberikan kepada tamu dengan jumlah makanan yang akan dibayar.
Mengendalikan cost pada jalurnya.
Pelanggaran pada portion size dapat menggambarkan alasan prinsip terhadap
naiknya biaya. Biasanya pihak hotel akan mengambil suatu kebijaksanaan dalam
penentuan harga pada standard portion size ini dengan memperhatikan hal-hal
sebagai beriku :
Gambaran yang memberikan perintah secara tertulis untuk produksi jenis
makanan dan minuman yang sangat terstruktur dan terperinci dengan kualitas
yang diharapkan. Tujuannya adalah :
Membantu dalam menentukan biaya untuk setiap jenis makanan.
Membantu dalam keseragaman mutu makanan atau teste.
2 Persaingan
Dalam membuat suatu dasar perhitungan harga dari suatu makanan dan
minuman adalah melihat siapa pesaing dalam produk makanan dan minuman.
Penetapan harga yang kompetitif dapat membuat kita lebih kreatif dan inovatif
serta melahirkan persaingan yang sehat sesama perusahaan.
3 Kegemaran Tamu
Harus dilihat kebiasaan dan minat serta keinginan dari para tamu yang
diharapkan akan datang berkunjung ke outlet food and beverage department.
4 Jenis Perusahaan
Harus dilihat bentuk dan jenis dari perusahaan seperti klasifikasi hotel,
klasifikasi restoran, serta bar yang dioprasikan.
2.4 Food and Beverage Inventory Control
Inventory control merupakan usaha pengawasan atau pengotrolan untuk
mengetahui berapa jumlah barang yang diambil, jumlah yang dipergunakan, dan
jumlah yang masih tersisa. Dengan adanya inventory maka sistem dan fungsi
kontrol tetap ada dan tetap terlaksana. Inventory dapat dilakukan dengan dua cara
yaitu :
Administrativ inventory disebut juga dengan Perpetual inventory yaitu
kegiatan mencatat dan melakukan record atas semua pemasukan dan pengeluaran
bahan-bahan makanan dan minuman (move-in dan move-out) di dalam suatu buku
khusus yang disebut dengan inventory book. Setiap perubahan selalu dicatat di
dalam buku tersebut, yaitu dengan menuliskan antara lain :
Nama makanan dan minuman yang masuk dan keluar.
Tangal pemasukan dan pengeluaran.
Nomor requestion.
Nomor invoice.
Tanda tangan yang bersangkutan.
Harga pembelian masing-masing makanan dan minuman.
Total harga pembelian.
Total harga pengeluaran.
Saldo atau sisa barang.
Harga saldo atau sisa (total saldo).
Dengan demikian jelaslah bahwa administrative inventory adalah merupakan
pencatatan atau pembukuan daripada makanan dan minuman.
2) Physical Inventori
Merupakan pengontrolan secara fisik atas barang-barang ditempat
penyimpanannya, dan pemeriksaan on the spot ini pada dasarnya adalah kegiatan
pencocokan sado akhir pada inventory book dengan keadaan yang sebenarnya.
Oleh sebab itu physical inventory merupakan cross-check atas administrative
inventory. Kegiatan ini dilakukan secara periodik seperti mingguan atau akhir
secara umum semua perusahaan mengadakan inventory pada akhir bulan, sebab
untuk mengadakan perhitungan apakah perusahaan memperoleh keuntungan atau
mengalami kerugian.
Secara umum dapat dikatakan bahwa jika perusahaan sudah berjalan dengan
baik dan sistem kontrolnya sudah efisien, maka inventory cukup dilaksanakan satu
minggu sekali. Prinsip pelaksanaan inventory adalah untuk mengetahui berbagai
aspek yang mendesak atau terjadi hal-hal yang diragukan.
Jika terdapat perbedaan antara administrative inventory dengan physical
inventory seperti tersebut di atas, maka ada beberapa kemungkinan kesalahan
yang terjadi diantaranya :
Terjadi kesalahan dalam menganalisa data yang masuk dalam
administrative inventory (wrong inventory).
Pengeluaran tanpa requestion (anauthorize issue).
Terjadinya pencurian atas barang-barang.
Kesalahan dalam penghitungan.
Dengan adanya kesalahan dalam arti tidak terdapat kecocokan antara data
dengan keadaan yang sebenarnya, maka harus diadakan pemeriksaan kembali atas
pembukuan dalam inventory book serta memeriksa formulir permintaan barang,
dan sebagainya. Jika dengan cara tersebut tetap tidak ditemuka kesalahan, maka
kemungkinan terjadi pencurian atau anauthorized issue atau pengeluaran barang
tanpa adanya requestion. Dengan keadaan ini dapatlah diketahui bahwa store
room tidak dapat mengeluarkan barang dengan alasan apapun juga tanpa adanya
requestion yang diminta oleh bagian yang memerlukan.
dilakukan oleh store room dan dapat pula dilakukan pada bagian yang
bersangkutan dalam rangka pengawasan atas persediaan makanan dan minuman
yang tersedia di outlet masing-masing. Untuk mengetahui berapa jumlah
penggunaan suatu bahan makanan dan minuman dapat digunakan rumus sebagai
berikut :
OI + P- = CI
Keterangan :
O : opening inventory.
P : purchase.
C : issue = Closing Inventory.
Keuntungan –keuntungan yang diperoleh dengan adanya inventory diantaranya
adalah sebagai berikut :
Akan memudahkan dalam memenuhi kebutuhan pesanan bahan.
Akan mengurangi stock cost (biaya persediaan) karena stock in- hand bisa
dikurangi.
Akan diketahui bahan-bahan yang cepat dan lambat lakunya.
Mempermudah perhitungan laba rugi penjualan.
Modal tidak tertanam lebih lama.
Oleh sebab itu purchasing atau pembelian bahan-bahan makanan dan
minuman harus didasarkan kepada sales record sehingga perputaran modal yang
BAB III
TINJAUAN UMUM EMERALD GARDEN INTERNATIONAL
HOTEL MEDAN
3.I Sejarah Berdirinya
Hotel Emerald Garden International Medan berada pada lokasi yang
strategis, tepatnya di jl. Yos sudarso No.1 Medan tidak jauh dengan pusat
perbelanjaan, Polonia, pelabuhan Belawan, dan stasiun kreta api.
Melihat perkembangan pariwisata, khususnya di bidang jasa akomodasi di
Indonesia makin berkembang , maka Bapak Arsyad Lis mempunyai gagasan yang
mantap untuk mendirikan sebuah hotel internasional untuk menampung arus
wisata domestik maupun mancanegara.
Adapun lokasi tempat berdirinya Emerald Garden International Hotel
Medan ini adalah :Eks. PTP IX seluas 1,8 Ha, termasuk salah satu group mujur
timber yang sudah berdiri sebelumnya dan merupakan induk dari berbagai bidang
usaha.
Pelaksanaan pembangunan Emerald Garden International Hotel Medan
adalah tahun 1994, diresmikan pada tanggal 15 Desembar 1996 oleh General
Manager pertama adalah Mr. Doug King. Tingkat operasional hotel 163 kamar
dengan outlet yang sudah ada antara lain :
_ Meranti Coffee House
_ Ho Phin Court Restaurant
Ebony Bar Swimming Pool Fitness Center Business Center
3.2 Klasifikasi Hotel
Industri perhotelan ditinjau dari beberapa aspek di bagi dalam beberapa
pengklasifikasian, diantaranya : jenis fasilitas yang dimiliki hotel tersebut. jenis
tamu yang menginap , lamanya tamu yang tinggal, lokasi hotel berbintang dan
penetapan harga kamar hotel.
Berikut ini untuk lebih jelasnya Emerald Garden International Hotel
Medan dapat ditinjau dari berbagai aspek klasifikasi ilmu perhotelan, antara lain :
1) Ditinjau Menurut Plan (Penetapan Harga Kamar)
Manajemen hotel merupakan Continental Plan adalah harga kamar sudah
termasuk makan pagi untuk kamar Executive room, Fan sintes room.
Secara rinci kamar yang dimiliki Emerald Garden International Hotel Medan
sebagai berikut :
No Tipe Kamar Harga Kamar
2 Executive Deluxe 1.180.000,-nett
3 Ex. Junior Suite 2.130.000,-nett
4 Ex. Suite 2.560.000,-nett
5 Penthouse Suite 6.900.000,-nett
Harga kamar belum termasuk 10% pajak, 11% service dan
satu jenis ruangan yang khususnya dipakai untuk kepentingan operasional hotel
sebanyak 6 ruangan.
A. Dinning and Entertainment
Meranti Coffee House
Restoran dibuka 24 jam dan menyajikan berbagai jenis makanan
Eropa. Coffee House menghadap ke swimming pool dengan kapasitas
120-140 kursi.
Ho Phin Court Chinese Restaurant
Restoran ini khususnya menyediakan makanan cina . seperti :Dimsum,
desertai Chinese tea sebagai minuman mayoritas. Makanan yang
ditawarkan Fresh Seafood. Dan tamu dapat memilih ikan di aquarium
sesuai selera tamu. Tatanan ruangannya menggambarkan suasana khas
Chinese, peralatan, perlengkapan makanan dan minuman. Untuk lebih
baju model Shanghai. Chinese restaurant ini berkapasitas dimana
terdapat 7 ruangan VIP.
Lobby Lounge
Tempat bersantai bagi tamu , dimana tamu dapat memesan minuman
alkohol maupun tidak alkohol sambil menikmati suguhan musik yang
mengalun lembut. Berkapasitas 40-45 kursi dan dibuka tiap hari.
Room Service
Beroperasi 24 jam ,melayani pesanan makanan dan minuman dari
tamu yang menginap dihotel.
Banquet Service
Grand Ballroom berkapasitas 800-1000 kursi. Tempat ini digunakan
untuk keperluan pesta perkawinan, ulang tahun, seminar, dan lain
sebagainya.
B. Fasilitas Sporting and Recreation
Swimming Pool
Berhadapan dengan Meranti Coffee house dan disampingnya terdapat
open stage yang biasanya digunakan untuk acara tertentu, misalnya
konser musik yang dimeriahkan dengan penyanyi terkenal.
Fitness Center and Gymnastic
Untuk kebutuhan berkaitan dengan olahraga dan kesehatan ,maka hotel
menyediakan fasilitas, seperti : Tennis Court, Fitness center dengan
2) Ditinjau Menurut Ukuran atau Jumlah Kamar
Jumlah kamar memiliki Emerald Garden International Hotel Medan
sejumlah 158 kamar.
3) Ditinjau Menurut Tipe Tamu
Merupakan tipe bisnis dan hotel transit , jenis tamu yang menginap
mayoritasnya adalah pengusaha.
4) Ditinjau Menurut Lamanya Tamu Menginap
Semi Residential Hotel ,tamu tinggal tidak lama dan tidak terlalu cepat.
5) Ditinjau Menurut Lokasi
Emeral Garden International Hotel ini berlokasi di kota Medan.
Penggolongan hotel yang ditinjau menurut peraturan pemerintah setempat
disahkan dengan persyaratan , maka setiap Negara menganut Penggolongan
Kelas Hotel berdasarkan "Grade System" yaitu sistem kelas dan sistem menurut
bintang. Khususnya hotel di Indonesia menetapkan ketentuan bintang satu sampai
dengan bintang lima.
Ditinjau dari "Under The Government Regulation " yaitu pembagian tarif
kamar sesuai dengan peraturan pemerintah, Emerald Garden International Hotel
Medan didukung melalui pengoperasian yang aktif sepanjang tahun..
3.3 Fasilitas yang dimiliki
Untuk menarik perhatian para tamu serta memenuhi kebutuhan dan
bertaraf bintang empat ,berupaya memberikan kepuasan dan pelayanan baik pada
tamu, melalui fasilitas yang sesuai standar internasional.
Adapun fasilitas yang dimiliki Emerald Garden International Hotel Medan
adalah sebagai berikut
Rooms
Emerald Garden International Hotel Medan memiiliki 158 kamar berlantai
karpet dengan fasilitas kamar, yaitu :
Air conditioner
Telephone
Tv Mini bar
Bath Room with Shower and Bath tup
Luggage rack
Dan fasilitas lainnya
Fasilitas Meeting
Untuk kebutuhan rapat ,pertemuan dan kegiatan lain. Hotel ini memiliki
ruangan yang khusus dapat disewakan pada tamu yaitu Merbau Room, dengan
kapasitas 250-300 kursi, dilengkapi dengan Audio Visual dan Support
equipment yang lengkap untuk memberikan kemudahan pada tamu. Ruangan
ini ditata sesuai dengan jenis kegiatan dan permintaan tamu.
Fasilitas Lain
Laundry and dry cleaning Business center
Souvenir show
Telephone, telex, fax
3.4 Srtuktur Organisasi
Struktur orgnisasi Emerald Garden International Hotel Medan sesuai
kebutuhan hotel agar terciptanya mekanisme kegiatan yang efisien dan efektif .
stuktur organisasi berdasarkan penekanan kepada posisi atau jabatan. Pada tanggal
BAB IV
PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN DALAM PELAKSANAAN OPERASIONAL F&B DEPARTMENT DI
HOTEL EMERALD GARDEN INTERNATIONAL MEDAN
4. Pengertian pengedalian harga pokok makanan dan minuman
Pengendalian harga pokok makanan dan minuman adalah suatu proses di
mana menejer berusaha untuk mengatur harga dan menjaga kemungkinan
terjadinya pertentangan biaya. Food and Beverage department memiliki bagian
pengendalian biaya bahan yaitu Food and Beverage cost control. Ditinjau dari
kegiatannya, cost control dibagi atas 4 kegiatan yaitu :
1) Food Control
2) Beverage Control
3) Material and Supplies Control
4) Property Control
Pengendalian harga pokok makanan dan minuman adalah salah satu fungsi
pengelolahan usaha yang bergerak di dalam ruang lingkup Food and Beverage
Department yang harus dilaksanakan. Hal ini dikarenakan profitabilitas
perusahaan yang diinginkan akan terwujud jika actual food cost ini masi berada
Peranan pengendalian biaya bahan sangat penting, karena untuk mencapai
profibilitas yang diinginkan, harga makanan dan minuman kemungkinan perlu
mengalami fluktuasi dalam batas-batas kebijaksanaan perusahaan.dan ini
merupakan suatu proses yang berlanjut dan dilibatkan dalam setiap langkah pada
rantai Purchasing – Receiving –Food Control -Beverage Control -Storing –Issuing
- service untuk dijual.
4.1 Siklus Pada Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman di Hotel Emerald Garden International
Sebelum melangkah lebih jauh, sebaiknya penulis melihat lebih dulu apa itu
‘Cost’. Cost dikaitkan dengan sebuah perusahaan adalah uang yang dikorbankan
dalam satu periode akuntansi. Dalam operasi pelayanan makanan dan minuman
ada beberapa prinsip cost yang menarik bagi penulis.
Pertama :Cost yang disediakan untuk biaya makanan dan minuman
yang dijual kepada tamu (materials)
Kedua :Pembayaran gaji yang berupa biaya-biaya yang dikeluarkan
untuk para karyawan (labour cost)
Ketiga :Ongkos-ongkos yang dipergunakan secara langsung dalam
operasional (overhead)
Perbandingan antara jumlah keseluruhan biaya materials, labour cost, dan
over head dengan hasil penjualan akan menghasilkan pendapatan bersih. Hal-hal
menyusut. Dalam hal ini yang khusus dibahas adalah bagian-bagian yang
berhubungan dengan penenaman modal, yang berlanjut dengan berhasilnya
perusahaan. Membangun dan berkembang dalam operasionalnya. Dan hal-hal
yang paling utama adalah keuntungan yang didapatkan dengan pengoperasian
yang disertai dengan pengawasan dan control yang baik dari perusahaan.
Cost dapat di kategorikan :
1. Variable cost : cost yang langsung berhubungan dengan sales,
misalnya food and beverage cost.
2. Fixed cost : cost yang berhubungan dengan kebijaksanaan
pemerintah dan sudah diperhitungkan dengan baik dan dilihat dari
jumlah penjualan misalnya : tax.
3. Mixed cost: cost yang dihitung mulai yang terkecil sampai yang
berhubungan dengan sales volume, misalnya hari perayaan ulang
tahun ,pengajian, dan hari besar agama.
Siklus daripada Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman.
Kebutuhan → aktivitas → pengawasan atau sumber data
Perkembangan menu → biaya dan taksiran → menu yang paling populer
Perkembangan resep → Pesanan Makanan → Persaingan
Resep Sesudah perhitungn biaya →Penerimaan → perhitungan perbandingan
Sfesifikasi pembelian→ masuk gudang → otoritas WHU Pengamanan Seleksi
agen penjual → dipersiapkan dijual → pengawasan resep dan porsi
4.2 Struktur Organisasi
Pelaksanaan Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman pada
umumnya mempunyai ruang lingkup tugas yang berbeda dengan pelaksanaan
operasional, baik individu, maupun secara organisasional. Di dalam ruang lingkup
perusahaan atau hotel yang kecil, pelaksanaan pengendaliaan harga pokok
makanan dan minuman mungkin hanya dilakukan oleh seorang atau lebih
sehingga memiliki organisasi yang kecil saja.
Berbeda dengan hotel yang sedang atau besar dengan outlet Food and
Beverage Departmen yang besar juga, dalam kondisi demikian cost control
memiliki departemen yang rangkap atau tidak berdiri sendiri. Bagian ini dipimpin
oleh Cost Controller yang bertanggung jawab kepada Chief Accounting ataupun
langsung kepada General Manager. Dalam hal ini terdapat prinsip kegiatan yang
tegas bahwa yang bertanggungjawab mengenai Food and Beverage Control
adalah Food and Beverage Manager bukan Cost Controller.
Food and Beverage Manager membagi tanggung jawab tersebut kepada Chef
de Cousine untuk food cost dan beverage cost saat ini. Dengan adanya mekanisme
demikian, maka Cost Controller bukan saja membantu Chef, tetapi juga
membantu Purchasing, Food C ontrol, Beverage Control, Receiving, Storeing,
4.3 Langkah-langkah Dasar Pengendalian harga Pokok Makanan dan Minuman
Badan atau seksi ini tidak berdiri sendiri, dalam operasi ini Food and
Beverage Manager dan Controller, bersama-sama dengan departmen lainnya
untuk mengawasi personel pada biaya atau sektor biaya. Food and Beverage
Control perlu mengadakan koordinasi kerja dengan Food and Beverage Manager
yang harus pada setiap saat melihat serta mengawasi : Purchasing, Receiving,
Food and Beverage Control, Storeing, Issuing, Checker, maka dapat disimpulkan
bahwa dari mulai bahan sampai proses-proses lainnya, hingga bahan dijual
berkaitan erat dengan biaya.
4.4Kegiatan Dasar Operasional
Basic Operating Activity
Pembelian atau perbelanjaan Purchasing
Pengawasan makanan Food Control
Pengawasan minuman Beverage control
Penerimaan Receiving
Penyimpanan Storing
Persiapan bahan mentah Preparation
Penentuan porsi atau ukuran Portioning
(siap untuk disajikan)
Penyajian atau pelayanan Service
Perhitungan atau penjualan Accounting and Sales
Gambaran diatas adalah merupakan gambaran aktivitas yang
menyebabkan timbulnya biaya dari sejak pembelian dan melalui proses lainnya
hingga bahan dijual kepada tamu.
Selanjutnya,penulis akan menjabarkannya satu-persatu di bawah ini.
1. Purchasing disebut juga purchaser (petugas perbelanjaan)
Tugas utama dari purchasing adalah mencari barang dengan kualitas
terbaik berdasarkan Standard Qualification dengan harga serendah
mungkin. Hal ini bisa berjalan baik jika :
a. Mempunyai tenaga pembeli yang trampil ,mengetahui seluk-beluk
pembelian serta semua jenis bahan yang diperlukan.
b. Mempunyai standard Purchase Spesification, dalam hal ini
diperlukan seorang pembeli yang jujur, karena cost control tidak
bisa mengontrol pembeli, yang dapat dikontrol adalah hasil
pembelian atau bahan yang dibeli tersebut.
c. Mempunyai metode atau prosedur pembelian yang efektif ,dalam
hal ini biasanya telah digariskan oleh manajemen, apakah membeli
bahan secara harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya, yang
d. Barang yang dibeli secara harian senantiasa dalam keadaan segar
(fresh), baru,dan dapat langsung dikontrol. Namun jika tidak sesuai
dengan estimasi tamu yang akan datang hal ini akan menimbulkan
kesukaran.
e. Sebaliknya barang yang dibeli secara periodik akan memungkinkan
kelancaran karena persediaan selalu ada. Akan tetapi jika ditinjau
dari segi keuangan akan rugi karena uang tertanam dalam
persediaan (stock). Disamping itu jika gudang tidak memenuhi
syarat ,dapat menimbulkan pemborosan atau kerugian.
Pembeli (Buyer atau Purchase )
Seorang buyer atau purchaser harus mempunyai kualifikasi :
a. Mengetahui sumber-sumber dari barang yang dibutuhkan
b. Mengetahui bahan-bahan yang memenuhi syarat atau tidak
c. Mengetahui temperatur bahan-bahan perishable.
d. Mengetahui akibat-akibat jika penyimpanan bahan, temperatur, dan
sebagainya tidak memenuhi syarat dan aturan yang telah
ditentukan.
e. Mengetahui Yield Tasting.
f. Mengetahui Food and Beverage preparation.
Standart Purchase specification
yang dimaksud dengan standard specification adalah suatu ketentuan yang
telah diputuskan untuk membatasi persyaratan barang-barang yang sudah dibeli,
misalnya :
a) Bagian kualitas barang yang dikehendaki.
b) Ukuran dan berat barang atau
c) Berapa dalam satu kilogram.-
Spesifikasi dari barang-barang tersebut harus jelas diterangkan kepada
seller, receiving, dan store room. Yang menentukan spesifikasi tersebut adalah
manajemen berdasarkan pengalaman maupun kebutuhan bagian yang
bersangkutan. Sekali standar sudah ditentukan, maka semua yang bersangkutan
harus mengikutinya. Purchasing Manager, Purveyor (penjual), Receiving Clerk
harus mengikuti ketentuan tersebut berdasarkan kualitas barang, ukuran, berat,
dan jumlah barang dalam satu kilogram.
Mengontrol Purchasing.
Walaupun manajemen telah memutuskan hal-hal seperti persyaratan Buyer,
Standart Purchse Specification maupun metode prosedur pembelian , tidak berarti
purchasing tidak usah diawasi. Mengawasi purchasing meliputi :
a) Melihat penawaran barang dari penjual.
b) Membandingkan saingan perusahaan dalam pembelian barang
c) Menganalisis pembagian pesanan ke beberapa penjual.
d) Memeriksa barang yang telah dibeli Purchasing.
Petugas perbelanjaan tidak hanya satu orang saja, guna mendapat harga, mutu
untuk setiap jenis barang . Di hotel Emeral Garden Medan sistem perbelanjaan
dilakukan oleh beberapa orang juga termasuk controler bukan saja sebagai
petugas perbelanjaan, juga bertindak sebagai petugas “checking on the
spot”,tentang kebenaran dari harga pasaran, karena hal itu sangat penting guna
menjaga kestabilan biaya jika dibandingkan dengan penjualan.
1. Food Contol
Tugas dan pekerjaan :
a) Posting in/out:
Memposting kedalam Cardex facture atau P.R.R (barang persediaan ,daily
requestion, transfer, dari general store dan dari outlet ke store dan dari unit ke
unit lainnya.
b) Pricing
Memberikan harga dan mengalikan serta menjumlahkan setiap item pada
requestion, transfer, officer check, fruit basket, write off.
c) Klasifikasi
Mengelompokkan requestion per masing-masing outlet dan
d) Tally Sheet
Menyusun hasil pricing requestion ,faktur direct, transfer, fruit basket
requestion, kedalam format sesuai dengan outlets dan jenis kelompok barang
masing-masing.
e) Daily Food Flash Cost
Melaporkan gambaran jumlah persentase pemakaian H.p makanan yang
dibandingkan dengan hasil penjualan restoran.
f) Consumption Book
Menyusun jumlah pemakaian barang (dalam rupiah) yang sudah
dikomsumsi sesuai jenis barang dari masing-masing outlet.
g) Checking/ verified/ faktur
Meneliti kewajaran harga ,kuantitas, size, last price, dan delivered date
pada P.R(Purchase Ruquestion) . pengecekan kelengkapan dokumen pembelian
dan jumlah perkaliaannya (antara kuantitas dan harga satuan) .
h) Sidak
Melakukan pengawasan sewaktu-waktu di opersional..
i) Inventory
Melakukan checking ke store yaitu mencocokan fisik barang , dimana
administrasi cardex cost control dengan Bin Card store keeper harus benar
j) Balancing Purchase
Melakukan balancing semua faktur pembelian baik secara global jumlah
perkiraan,persediaan, maupun perkiraan masing-masing vendor.
k) Tutup Buku
Menutup atau membuka buku kembali cardex sesuai dengan hasil
physicall inventory di akhir bulan.
l) Rekonsiliasi
Membuat laporan pemakaian jumlah barang persediaan selama satu bulan
yang terdiri dari saldo awal persediaan ditambah jumlah pembelian atau transfer,
dikurangi saldo akhir persediaan dan perincian beban perkiraan biaya termasuk
short/ over.
m) Journal Voucher
Ω. Membuat jurnal voucher 13 yang berisi transaksi- transaksi debet beban biaya
dan kredit beban perkiraan.
Ω. Membuat journal voucher 14 yang berisi transaksi- transaksi beban perkiraan
makanan pegawai.
Ω. Membuat journal voucher 15 yang berisi transaksi-transaksi baban perkiraa
A&G/ A&P entertaining.
Melakukan peninjauan harga, langsung terjun ke beberapa tempat pasar untuk
mendapatkan tingkat kewajaran harga dihotel.
2. Beverage Control.
Tugas dan Pekerjaan :
a) Posting in /out
Memposting ke dalam cardex semua faktur pembeliaan ,store
requestion,transfer dari general store ke dayli store,dan transfer antar unit.
b) Pricing
Memberikan harga , mengalihkan,dan menjumlahkan setiap item pada
requestion, transfer, officer check, welcome drink card (berupa transfer ).
c.Klasifikasi
Mengelompokkan requestion masing-masing outlet serta
mengelompokkan jumlah harga jenis barang per requestion (kelompok liquer,
wine atau champagne, beers, soft drink, dan juice).
d) Consumption Book
Menyusun jumlah harga barang yang sudah dikomsumsi sesuai dengan jenis
kelompok barang dari masing-masing outlet.
e) Checking /verified P.R
Meneliti kebenaran dari harga, kualitas, ukuran, harga terakhir,dan tanggal
f) Sidak
Melakukan pengawasan sewaktu-waktu di semua outlets. Mengecek
stempel pada botol minuman.
g) Inventory Outlets
Menghitung semua sisa-sisa persediaan yang ada disemua outlet secara
physical seminggu sekali.
h) Weekly Report
- Melaporkan jumlah harga pokok minuman yang sudah terjual dari
masing-masing outlets sesuai dengan hasil break down check yang dibandingkan dengan
hasil psysical inventory pada masing-masing outlets.
- Membuat analisis cost &potential sales dari masing-masing outlets sesuai
dengan kelompok jenis barang.
i) Inventory
Mengadakan inventory baik secara psysical maupun secara administrasi
(mencocokkan perhitungan physical barang dengan administrasi antara cardex
dengan bin card) di store room di mana jumlahnya harus sama. Mengadakan
inventory disemua outlets, menghitung kembali sisa persediaan yang ada.
j) Balancing Purchasing
melakukan balancing semua faktur pembelian baik Secara global jumlah
k) Tutup Buku
Menutup atau membuka kembali administrasi cardex sesuai dengan hasil psysical
inventory pada akhir bulan
l) Rekonsiliasi
Membuat rekonsiliasi persediaan barang dalam satu bulan yang terdiri dari
saldo awal persediaan ditambah jumlah pembelian atau transfer dikurangi saldo
akhir persediaan dan perinciaan perkiraan beban biaya atau cost.
m) Journal Voucher
membuat journal voucer 13 yang berisi transaksi -transaksi debet beban
biaya dan kredit beban perkiraan.
Membuat joutnal voucher 14 yang berisi transaksi-transaksi beban
perkiraan makanan pegawai.
Membuat journal voucher 15 yang berisi transaksi-transaksi beban
perkiraan A&G/ A&P entertaining.
3. Receiving.
Receiving bertugas menerima barang bersama-sama dengan Executive
Chef dan Controller berdasarkan order pembelian dengan memperhatikan :
kualitas barang sangat ini sangatlah penting demi menjaga pembuangan
Kualitas barang harus diperhatikan agar tidak melibatkan inventory setiap
hari. Jika receiving hanya mengecap, maka terjadilah perbedaan yang sulit
diterima.
Harga hrus diperiksa atau mencocokkan harga dari barang yang hendak
diterima pada purchase order dengan receiving report atau blanko
receiving.
Oleh sebab itu receiving clerk harus memenuhi persyaratan antara lain ,
mengenal berbagai jenis barang yang dibeli (purchase specification), model,
kualitas, dan sebagainya. Petugas receiving tidak dibenarkan bersifat lemah untuk
menerima perbedaan dalam penerimaan harus tegas dan jujur. Mengontrol
receiving dapat dilakukan dengan jalan spot- check untuk mengetahui apakah
barang yang masuk tersebut sudah memenuhi persyaratan yang ditentukan.
4. Storing
Bagian ini adalah bagian penyimpanan barang dan petugas penjaga gudang
disebut Store Keeper. Menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan adalah
metodenya, maka petugas ini harus :
membersihkan ruangan gudang kamar pendingin agar sirkulasi udara
cukup baik.
Menjaga suhu, penempatan barang sesuai dengan daya tahan asal.
Klasifikasi barang (sayuran jangan dicampur dengan daging)
menyimpang barang dalam keadaan bersih (sayuran dan lain-lain)
tidak menyimpan barang pada tempat yang berlainan (untuk satu jenis)
Pada lembaran terdahulu bahwa biaya itu terjadi dari awal bahan dibeli
sampai dijual kepada tamu melalui proses-proses lain, namun pada sentral
operasinya adalah dapur. Karena dapur merupakan sentral biaya , maka
karyawan dapur harus melaksanakan beberapa ketentuan untuk
menghindari hal-hal yang menyebabkan kenaikan biaya, antara lain :
Amprah atau Rappel pembelian ke gudang atau pasar harus terbuka,
inventory yang terlebih dahulu harus diketahui oleh controller.
Penerimaan barang-barang harus sesuai dengan amprah untuk menghindari
over stock dan harus memperhatikan hal kualitas dan kuantitas bahan.
Menghindarkan pemborosan sebanyak mungkin serta menjaga mutu bahan
dalam pembersihan.
Menyimpan bahan dengan :
1) sistem fifo
2) sejenis
3) tidak bertumpuk
4) daya tahan (suhu)
mempergunakan bahan sesuai ketentuan
Mengolah bahan makanan berdasarkan pesanan.
Tujuan utama diselenggarakannya storing adalah untuk menyimpan
barang-barang sebelum dipergunakan serta menjaga barang-barang itu dari
kehilangan maupun kerusakan. Perencanaan penyimpanan untuk menjaga
persediaan tidak kurang dan tidak berlebihan disebut dengan par stock.
Mengontrol gudang harus didasari kepada kondisi fisik gudang
penyimpanan, persyaratan-persyaratan gudang, aturan-aturan penempatan atau
penyimpann, temperatur, administrasi gudang, dan sebagainya.
5. Checker
dalam pelaksanaan operasi, bahwa jembatan outlet penjualan makanan dan
minuman dengan kitchen adalah checker, maka petugas ini harus :
meminta catatan pesanan saat seksi lain memesan makanan diteruskan ke
dapur untuk proses bahan.
Mencocokkan makanan yang keluar dengan pesanan dalam hal kuantitas,
jenis makanan dan porsi makanan.
Harus mengetahui jumlah tamu yang sudah atau belum makan (pagi,siang,
malam).
6. Food Issuing
maksud utama dari prosedur pengeluaran barang adalah :
Mengetahui barang apa saja yang dikeluarkan hari itu.
Dasar-dasar pengontrolan pengeluaran barang adalah inventory dan requestion.
Alur dari Dokumen :
kitchen
keterangan gambar :
= Flow of Document
pada gambar di atas jelaslah bahwa peranan controller sangat menentukan
dalam prosedur administrasi dari mulai bahan di amprah hingga bahan dibeli dan
diterima di dapur. Dalam pengesahan amprah ,controller harus berdasarkan
persediaan akhir, bahan di dapur untuk menghindari over stock. Dalam
kitchen controler
Manager(acc.d ept
storage receiving
penerimaan bahan, Controller harus berdasarkan amprah pembelian, juga untuk
menghindari over stock dan bersama-sama dengan Executive Chef dalam hal
kualitas dan kuantitas barang, apakah barang yang dibeli telah sesuai dengan
pesanan dan kebutuhan.
5. Tujuan
Food and beverage cost di dalam usaha hotell merupakan pengeluaran yang
terbesar jika dibandingkan dengan pengeluaran lainnya. Keberhasilan bagian
Food and Beverage sangat tergantung dari kecakapan manajemen dalam
pengendalian dan pengontrolan Food and Beverage cost. Disebabkan food and
beverage cost harus dikontrol maka pengelola atau manajemen food and beverage
harus :
dapat meramalkan apa kira-kira yang diinginkan oleh tamu.
Membeli dan mempersiapkan bahan-bahan mentah menurut kebutuhan
yang didasarkan kepada ramalan tadi.
Harus memiliki standard porsi bagi bahan-bahan yang akan dihidangkan.
Menghindari pengeluaran sia-sia, seperti tidak membeli bahan-bahan yang
tidak diperlukan, atau tidak dipakai, menghindarkan terjadinya
Tujuan dari cost control adalah menjaga kestabilan dari cost dengan tidak
mengurangi kualitas maupun kuantitas sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi
tamu. Prosedur kontrol yang efektif adalah sebagai berikut :
Membantu mempopulerkan makanan yang sudah terkenal
Dengan bantuan cost control dapat dilihat makanan mana yang kurang
laku sehingga pada masa-masa yang akan datang makanan yang kurang
disenangi tamu bisa dihapuskan dari daftar menu. Sedangkan untuk
makanan yang paling laris bisa dipertahankan mutunya, meningkatkan
resep makanan dan minuman serta meningkatkan harga jual. Cost control
dapat melakukan penganalisaan secara cermat.
Membantu menaikkan mutu produksi
Suatu kontrol yang baik memberikan pengertian bahwa dalam
menganalisa bahan mentah selalu konstan, sementara dari pihak cost
control senantiasa memberikan keterangan atau data-data jika ada bahan
yang perlu dipertimbangkan untuk diganti yang disebabkan harganya yang
terlalu tinggi. Perlu dipertimbangkan bahwa adanya cost yang rendah
dapat menaikan mutu makanan menjadi lebih baik.
Membantu menaikkan profit
Pada dasarnya seorang Food and Beverage Manager sangat tidak
menyenangi jika disarankan untuk menaikkan harga menu. Hal itu
disebabkan adanya kekhawatiran akan pindahnya langganan serta volume
Dokumen terkait
Judul Kertas Karya : PERANAN PUBLIC BAR SEBAGAI PENDUKUNG KEGIATAN FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT DI HOTEL GRAND MUTIARA BERASTAGI.. Oleh :
Permasalah yang dikaji didalam penelitian ini adalah mengenai rendahnya kepuasan kerja karyawan Food and Beverage Product Department The Papandayan Hotel Bandung
Dalam meningkatkan pengaruh efektivitas penilaian kinerja terhadap kepuasan kerja karyawan food & beverage department di Aston Braga Hotel & Residence Bandung,
dan Food and Beverage Department , dan untuk mengetahui persepsi karyawan terhadap penerapan sistem informasi Power Pro pada Front Office dan Food and Beverage Department di
organisasi.. Nurmahani : Food And Beverage Department Berperan Penting Dalam Meningkatkan Pendapatan Hotel Grand Antares Indonesia, 2009. USU Repository © 2009. 3) Karyawan
Sedangkan menurut I Gusti Bagus (2016) hotel adalah suatu usaha akomodasi dengan menyediakan pelayanan penginapan, makanan, minuman, dan fasilitas lainnya, yang dikelola
manajemen Food & Beverage Service Hotel (2000 : 1 ) “meliputi kegiatan menganalisis, merencana, menghasilkan beraneka ragam produk makanan dan minuman berikut
Analisis Pengaruh Efektivitas Penilaian Kinerja Terhadap Kepuasan Kerja Karyawan Food & Beverage Department di Aston Braga Hotel & Residence Bandung .... Analisis
