TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi
Informasi merupakan hal pokok dalam suatu organisasi sehingga dapat diibaratkan sebagai nafas kehidupan organisasi. Suatu organisasi yang tidak memperoleh dan tidak memiliki informasi yang akurat dan tepat waktu, akan segera mati dan berakhir. Bagian terpenting dari seluruh informasi yang dibutuhkan manajemen, khususnya manajemen perusahaan adalah Informasi Akuntansi.
Akuntansi sebagai suatu sistem informasi adalah untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang tergantung kebutuhan dari masing-masih pihak. Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat sedangkan sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Untuk menghasilkan informasi yang memenuhi kualitas relevan dan dapat diandalkan, diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola data akuntansi menjadi informasi akuntansi yang disebut dengan Sistem Informasi Akuntansi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih jelas mengenai defenisi sistem informasi akuntansi, yaitu :
1. Pengertian Sistem
Menurut Hall dalam (dalam Yusuf 2001: 5), “ Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuaan yang sama”.
Menurut Mulyadi (2001:2) “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
Dari defenisi diatas memberikan sistem secara umum, yakni merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan / berinteraksi untuk mencapai tujuan dan sasaran. Sistem selalu terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan setiap subsistem melaksanakan fungsi-fungsi yang spesifik yang mendorong sistem secara keseluruhan. Sistem memiliki 3 (tiga) karakteristik menurut Mulyadi (2001 : 2), yaitu :
1. Sistem merupakan elemen, yaitu setiap sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian
2. Sistem merupakan proses, yaitu dimana bagian-bagian tersebut bekerjasama sebagai satu kesatuan dan memiliki keterkaitan.
3. Sistem merupakan tujuan, yaitu sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi sistem dapat juga melayani beberapa tujuan.
2. Pengertian Informasi
Informasi dapat diibaratkan darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah, kerdil dan akhirnya berakhir.
Adapun pengertian informasi oleh Bodnar, George H, William (dalam Yusuf dan Tambunan 2001 :1) ”Informasi adalah data yang berguna diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan pengertian informasi menurut Wilkonson (2000:5) : ” Information is inteligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”. Tujuan dari sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakaian dengan mengacu pada kondisi bahwa informasi yang digunakan relevan, tepat dan akurat. Sedangkan defenisi data menurut Nugroho Wijayanto (2001:5) bahwa ” Data adalah bahan baku dari informasi sehingga data akuntansi adalah input bagi informasi akuntansi. Dimana proses akuntansi mengubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi
Data sesungguhnya tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil keputusan. Hanya informasilah yang mempunyai nilai, dalam arti informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan. Jadi data merupakan sumber informasi, bahan informasi dan dengan sendirinya data erat hubungannya dengan informasi.
Menurut Romney and Steinbart (dalam Ftriasari dan Kwary, 2004:10) ada beberapa karakteristik yang harus dimiliki:
1. Dipercaya, harus bebas dari kesalahan dan akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi.
2. Relevan, yaitu harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi yang relevan dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan nilai-nilai dari sebuah keputusan.
3. Tepat waktu, artinya disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
4. Lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.
5. Dimengerti, bahwa informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pembuat keputusan.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi sering disebut sebagai bahasa bisnis “(The Language of Business) atau dengan istilah yang lebih baik adalah bahasa dari keputusan-keputusan keuangan. Akuntansi merupakan proses perhitungan transaksi keuangan. Transaksi keuangan merupakan kejadian yang mengakibatkan berubahnya posisi keuangan suatu perusahaan, baik yang bertujuan untuk mencari laba maupun tidak. Posisi keuangan suatu perusahaan dapat berupa posisi harta, utang dan modal. Transaksi keuangan merupakan input dari akuntansi dan outputnya adalah laporan kuangan.
Menurut Warren Reeve Fees (dalam Farahmita, Amanungrahani dan Hendrawan 2005 : 10) ”Akuntansi adalah Sistem informasi yang memberikan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan”.Menurut Rosjidi (1999:7) menyatakan definisi akuntansi sebagai berikut : “Akuntansi adalah keseluruhan pengetahuan dan fungsi yang berhubungan dengan penciptaan, pengesahan, pencatatan, pengelompokan pengolahan, penganalisaan penafsiran dan penyajian informasi yang dapat dipercaya dan penting artinya secara sistematik mengenai transaski-transaksi yang bersifat finansial yang diperlukan oleh pimpinan dan operasi suatu badan dan untuk laporan-laporan yang harus diajukan mengenai hal tadi guna memenuhi pertangungjawaban yang bersifat keuangan atau lainnya.”
Informasi akuntansi atau accounting information penting sekali bagi manajemen dari suatu ekonomi yang efisien. Dalam suatu organisasi perusahaan informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem. Dari pengertian sistem, informasi dan akuntasi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa setiap komponen-komponen kata tersebut mempunyai hubungan yang erat antara satu dengan yang lain. Dan dari definisi sistem, informasi dan akuntansi, maka dapatlah definisi sistem informasi akuntansi.
Menurut Bodnar dan Hopwood (dalam Yusuf dan Tambunan 2004:1) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut : “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber, seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasi data keuangan menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan”.
Menurut Ulric J Gelinas Jr dan Steve G Sutton (2002:14) mendefinisikan “Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut : “The Accounting Information System is a specialized sub system of the Management Information System.” It is Purpose is to collect, process and report information related to the financial aspect of business events”.
Dari beberapa definisi Sistem Informasi Akuntansi diatas jelas bahwa Sistem Informasi Akuntansi memproses data yang diterima untuk menghasilkan dokumen, laporan dan informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Romney and Steinbart (dalam Fitriasari dan Kwary 2004:1) ada 5 (lima) fungsi utama yang saling berkaitan didalam Sistem Informasi Akuntansi, yaitu :
1. Pengumpulan data
Terdiri dari beberapa aktivitas pengumpulan yang meliputi penjaringan data, pencatatan data ke dalam formulir, pemeriksaan dan validasi data sehingga data yang akan diinput sudah benar dan lengkap.
2. Pengolahan Data
Akan meliputi langkah-langkah penglaksifikasikan data, perekaman data pada formulir ataupun media lainnya. Sortasi elemen data, pengumpulan data menurut jenisnya. Penggabungan dari dua atau lebih kelompok file data, perhitungan, pengikhtisaran, pembandingan dan pemeriksaan hal-hal dari kelompok-kelompok data yang berbeda untuk mendapatkan data yang cocok ataupun yang berbeda.
3. Pengelolaan data
Terdiri dari tiga langkah yaitu penyimpanan, pemutakhiran, dan pencarian. Penyimpanan meliputi penempatan data ke file atau database. Pemutakhiran merupakan penyesuaian dari data yang disimpan menurut kejadian-kejadian yang diinput. Pencarian terdiri dari akses dan pengambilan data untuk keperluan pengolahan dan pelaporan.
4. Pengendalian Data
Mempunyai dua fungsi yaitu (1) mengamankan dan menjamin aktiva perusahaan termasuk datanya; (2) memastikan bahwa data yang diolah dengan cepat, lengkap dan diolah dengan sempurna.
5. Pembuatan Informasi
Fungsi ini meliputi interprestasi, pelaporan dan pengkomunikasian informasi Pembuatan ataupun pengolahan informasi merupakan output dari pengolahan transaksi dan pengolahan informasi
Ada beberapa keunggulan dari Sistem Informasi Akuntansi apabila diterapkan dalam organisasi antara lain :
a. Kecepatan b. Volume hasil
c. Pencegahan Kekeliruan d. Posting Otomatis
e. Penyusunan Laporan Otomatis f. Pencetakan Dokumen Otomatis.
Secara konseptual, komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi yang didapat dalam suatu perusahaan dapat digambarkan pada gambar 2.1 berikut:
Gambar 2.1 Accounting Information System Components
Sumber : James A.Hall 2004. SIstem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Gambar 2.1 menggambarkan komponen Sistem Informasi Akuntansi yang terdiri dari :
a. Sasaran dan Objective (Goal and Objective)
Setiap Sistem Informasi Akuntansi dirancang untuk mencapai satu atau lebih sasaran dan objective
b. Masukan (Input)
Data harus dimasukkan dan dikumpulkan sebagai input ke dalam sistem. Data yang umum dari Sistem Informasi Akuntansi adalah data transaksi dan ayat-ayat jurnal.
INSTRUCTION AND
PROCEDURS
OUTPUT
PROCESS
DATA STORAGE
USERS GOAL AND OBJECTIVEINPUT
c. Keluaran (Output)
Informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut output. Output dari sistem dimasukkan kembali kedalam sistem disebut Feedback.
d. Penyimpanan (Data Storage)
Data Storage adalah tempat penyimpanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi untuk penggunaan data di masa yang akan datang. Data tersebut harus tetap diupdate.
e. Pemrosesan (Processor)
Data harus diproses utuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komputer.
f. Instruksi dan Prosedur
Sistem Informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa transaksi dan prosedur yang terperinci.
g. Pemakai (user)
Pemakai adalah manusia yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkannya. Dalam perusahaan yang dimaksud dengan pemakai adalah mereka yang mencatat transaksi dan yang me-manage serta yang mengendalikan sistem.
Dalam hal ini SIA dibutuhkan dalam mengambil keputusan yang penting mengenai suatu keadaaan perusahaan. Akuntansi akan menyediakan informasi mengenai data-data akuntansi yang berkaitan dengan perusahaan seperti, neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas perusahaan, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Data-data ini biasanya ditujukan bagi pihak luar
perusahaan yang antar lain : pemegang saham, investor, kreditor, pelanggan dan pemasok, pesaing, serikat pekerja, pemerintah dan masyarakat pada umumnya.
Adapun Subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi menurut Hall (dalam terjemahan Yusuf 2001:56) adalah sebagai berikut :
a. Siklus pendapatan (Revenue Cycle)
Siklus pendapatan adalah siklus yang berorientasi kepada transaksi yang mengubah jasa atau produk menjadi pendapatan dari pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi penjualan, penerimaan dan pemrosessan order, pengiriman barang dan piutang dagang.
b. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Siklus pengeluaran adalah siklus yang berhubungan dengan usaha untuk mendapatkan sumber-sumber barang dan jasa dari luar maupun karyawan di dalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, hutang dan sistem panggajian.
c. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia
Siklus ini disebut dengan siklus personalia. Siklus ini bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan , penetapan tariff gaji dan upah, promosi, mutasi dan penghentian karyawan sertap penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
d. Siklus Produksi (Production Cycle)
Siklus produksi berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi, siklus ini dapat meliputi sistem produksi dan sistem pengendalian persediaan, siklus produksi ini meliputi kegiatan, yaitu :
produksi, melaksanakan proses produksi, menghitung biaya overhead dan mengalokasikan ke pekerjaan yang sesuai, menyelesaikan produksi bahan yang masih dalam proses dan menyiapkan produk sebelum terjual.
e. Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan (General Ledger and Financial Reporting)
Siklus ini berhubungan dengan proses pembaharuan dan pembuatan laporan, siklus ini merupakan muara bagi semua subsistem yang lain. Sistem ini menerima data yang mengalir dari sistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan disetiap periode yang telah ditetapkan.
B. Konfigurasi Komputer
Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda bagi setiap orang. Istilah computer (computer) diambil dari bahasa latin yang berarti menghitung. Menurut Cusing (2002:2) komputer adalah ”suatu alat elektronic dengan kecepatan tinggi dan mampu melaksanakan perhitungan juga operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan serangkaian instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.”
Informasi yang dimaksudkan dalam skripsi ini adalah setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan yang merupakan catatan yang berisikan informasi mengenai transaksi yagn akan dikumpulkan menjadi suatu file. File adalah kumpulan dari beberapa catatan yang berkaitan. File terbentuk dari kumpulan data. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol khusus, atau gabungan dari ketiganya.
Kumpulan data akan diolah menjadi informasi yang dapat dipahami bagi orang yang membutuhkannya.
Sistem komputer diperlukan untuk mengolah data-data yang tersedia. Sistem komputer diperlukan karena semakin berkembangnya kebutuhan dari suatu perusahaan yang diikuti semakin banyak data-data yang harus diolah menjadi informasi yang diperlukan. Tujuan dari sistem informasi itu sendiri adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi sehingga perlu didukung oleh elemen-elemen yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat pikir (brainware).
1. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer yang digunakan untuk mengolah data teknis secara periodik digunakan untuk mengolah data teknik yaitu akuntansi, untuk mengolah data tersebut digunakan Komputer. Hardware adalah peralatan fisik yang secara keseluruhan menyusun sistem komputer seperti :
a. Input Devices b. Output Devices c. I/O Port Devices
d. Central Processing Unit (CPU) e. Data Communication
Hal tersebut tergambar pada gambar 2.2 berikut :
Gambar 2.1 Struktur dan Fungsi Komputer
Sumber :(2007)
Sedangkan fungsi komputer sebagai operasi masing-masing, komponen sebagai bagian dari struktur. Adapun fungsi dari masing-masing komponen dalam struktur diatas adalah sebagai berikut :
1. Input Device (alat masukan)
Adalah alat yang digunakan untuk menerima input dari luar sistem, dan dapat berupa signal input atau maintenance input. Didalam sistem komputer sedangkan maintenance input berupa program yang digunakan untuk mengolah data yang dimasukkan. Dengan demikian, alat input selain digunakan untuk memasukkan data juga untuk memasukkan program. Beberapa alat mempunyai fungsi ganda, yaitu disamping sebagai alat input juga berfungsi sebagai alat output sekaligus.
I / O ports Input device
Output device
Alat yang demikian disebut sebagai terminal. Terminal dapat dihubungkan ke sistem komputer dengan menggunakan kabel langsung atau lewat alat komunikasi. Peralatan yang hanya berfungsi sebagai alat input dapat digolongkan menjadi alat input langsung dan alat input tidak langsung. Alat input langsung yaitu input yang dimasukkan langsung proses oleh alat pemroses, sedangkan alat input tidak langsung melalui media tertentu sebelum suatu input diproses oleh alat pemroses. Input device berupa papan ketik (keyboard), pointing device seperti mouse, scanner, sensor dan lain-lain.
2. Output device (alat keluaran)
Alat-alat output disebut juga sebagai device yang berfungsi untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data. Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi 4 bentuk, yaitu tulisan(huruf, angka, symbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine radable form). Peralatan output dapat berupa :
- Hard copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras sperti kertas/film
- Soft copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan lain dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronic.
- Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam symbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca.
3. I/O Ports (Input / output ports )
Bagian ini digunakan untuk menerima ataupun mengirim data kedalam dan keluar sistem. Peralatan input dan output diatas terhubung melalui port ini. 4. CPU (Central Processing Unit)
CPU adalah bagian intern dari komputer yang menjalankan instruksi-instruksi yang diberikan kepadanya oleh program-program komputer. CPU terdiri dari tiga komponen yaitu :
Unit pengendalian (control unit) : mengarahkan dan mengkoordinasi tindakan komponen-komponen lainnya, untuk memasukkan data untuk diproses di unit penyimpanan utama. Menyimpan dan memindahkan data dan hasil-hasil yang dihitung.
Unit Logika Aritmatika (ALU),
Yaitu bagian yang melaksanakan pekerjaan seperti : perhitungan-perhitungan, pemindahan data, penyatuan data, pemilihan data, penyusunan data, membandingkan, mempertemukan dan lain-lain
Unit Memory (Main Memory)
Memori adalah tempat menampung atau tempat penyimpanan data / program yang merupakan suatu filling cabinet dalam suatu sistem komputer. Memori terbagi menjadi dua bagian yaitu memori internal dan memori internal. Memori internal berupa RAM (Random Access Memory) yang berfungsi untuk menyimpan program yang kita olah untuk sementara waktu. Struktur RAM terbagi menjadi 4 bagian utama yaitu :
a. Input Storage, digunakan untuk menampung input yang dimasukkan melalui alat input
b. Program storage, digunakan untuk menyimpan semua instruksi-instruksi program yang akan diakses.
c. Working storage, digunakan untuk menyimpan data yang akan diolah dan hasil pengolahan.
d. Output storage, digunakan untuk menampung hasil akhir dari pengolahan data yang akan ditampilan kealat output.
ROM (read only Memory) yaitu memori yang hanya bisa dibaca dan berguna sebagai penyedia perintah awal pada saat komputer pertama kali dinyalakan. Isi dari ROM ini tidak boleh hilang atau rusak karena bila terjadi demikian, maka sistem komputer tidak akan bisa berfungsi.
e. Data Communication
Data Communication berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan CPU atau dengan pemakai lainnya. Data Communication juga berfungsi untuk menghubungkan pemakai dari satu lokasi ke lokasi lainnya, misalnya dari bagian gudang mengirim data kekomputer induk (server) yang bisa digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan nama LAN (Local Area Network)
f. Secondary Storage Devices
Secondary Storage Devices merupakan media penyimpan data input maupun data output yang berada di luar CPU. Media penyimpanan berfungsi untuk menampung data baik sesudah diolah maupun yang akan diolah dalam
waktu relatif panjang. Kemampuan dari memori CPU biasanya tidak akan mampu menampung semua data yang diterima yang sudah diolah sehingga perlu disimpan dalam secondary storage. Media penyimpanan dapat berupa magnetic disk atau floppy disk.
2. Perangkat Lunak (Software)
Software adalah kumpulan dari program-program, prosedur-posedur dan peralatan. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer dalam melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu.dokumentasi merupakan catatan dari penjelasan dari program komputer yang dibuat dengan maksud untuk memudahkan memahami suatu program atau sistem.
Untuk menyusun program computer diperlukan langkah-langkah yaitu mendefenisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, kode adalah computer itu sendiri dan memeriksa kesalahan dan memperbaikinya. Sesudah langkah-langkah itu dijalankan kemudian dokumentasi dari program yang disusun itu dilengkapi. Secara umum software terdiri dari dua jenis yaitu :
a. Program sistem operasi
Program sistem operasi adalah susunan instruksi yang dibuat sehingga komputer sebagai mesin berada dalam kondisi siap kerja untuk menjalankan perintah lebih lanjut. Biasanya program sistem operasi dibuat dan disediakan oleh satu perusahaan pembuat software yang bekerja sama dengan pabrik pembuat hardware
b. Program Aplikasi
Program aplikasi adalah susunan instruksi yang dibuat untuk suatu maksud atau proses perhitungan nota yaitu berupa perintah mengalikan produk dengan tarif.
3. Perangkat Pelaksana (Brainware)
Komputer merupakan alat elektronic yang bekerja berdasarkan instruksi yang diterimanya. Yang memerintahkan instruksi tersebut adalah manusia sebagai perangkat pelaksananya. Ketiga elemen sistem komputer ini harus saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan. Perangkat keras tanpa perangkat lunak tidak akan berarti apa-apa hanya berupa benda mati. Kedua perangkat keras dan lunak juga tidak dapat berfungsi jika tidak ada manusia yang mengoperasikannya.
C. Data Processing System
1. Pengertian EDP
Pengolahan data akuntansi pada awalnya dilakukan secara manual yaitu semata-mata bergantung kepada sumber daya manusia. Namun dengan perkembangan yang pesat dari dunia usaha memaksa organisasi atau perusahaan untuk memikirkan jalan keluar yang lebih baik, lebih cepat dan lebih efisien dalam mengolah data yang juga semakin besar, sementara kebutuhan akan informasi itu juga diharapkan semakin cepat tersedia akan semakin baik lagi bagi kelangsungan perusahaan. Dibutuhkanlah suatu sistem pengolahan data secara ,
otomatis dan memenuhi kebutuhan pengguna bagi penyediaan informasi yang tepat, akurat dan tepat.
Alat yang dibutuhkan adalah alat elektronic berupa perangkat komputer. Penggunaan komputer ini dapat memenuhi kualifikasi kebutuhan akan penyediaan dan pengolahan data. Faktor-faktor ini lah yang sulit dilakukan oleh manusia karena keterbatasan sebagai seorang individu.
Memang tidak dapat dipungkiri bahwasanya dalam sistem komputerisasi pun ada hal-hal yang dilakukan secara manual. Misalnya saja pada saat memasukkan data pada pertama sekali untuk diolah, tentu saja harus diinput secara manual. Namun dalam proses kerja memang berbeda, dalam sistem komputerisasi semua data akan dimasukkan dalam suatu program yang akan mengolah data yang dimasukkan menjadi suatu informasi yang berguna dan lebih dapat dimengerti bagi yang membutuhkan dengan secara otomatis.
Istilah data processing menunjukkan aktivitas pengolahan data tentang suatu kejadian tertentu menjadi suatu informasi. Istilah data dan informasi terkadang sulit untuk dibedakan namun demikian data pada umumnya merupakan suatu sel karakter atau simbol yang diterima sebagai masukan pada suatu sistem informasi untuk disimpan dan diproses. Jadi data ini belum tentu bisa digunakan sebagai alat dalam pengambilan keputusan. Setelah data tersebut diolah dengan memasukkan variasi-variasi yang lain yang telah dipilih barulah menghasilkan informasi keluaran. Dalam hal ini keluaran hanya dapat dikatakan sebagai informasi jika berguna bagi pemakai khususnya dalam pengambilan keputusan.
Suatu langkah cepat yang lebih tinggi dalam sistem pengolahan data