Skripsi
PENERAPAN ELEKTRONIC DATA PROCESSING DALAM
PENCATATAN DATA PERSEDIAAN PADA
PT. INDOSAT CABANG MEDAN
Oleh :
Nama : Eka Syofna
NIK : 020522043
Departemen : Akutansi
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
i
“Penerapan Elektronic Data Processing Dalam Pencatatan Data Persediaan Pada PT.Indosat Cabang Medan”
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.
Medan, 21 Januari 2008 Yang membuat pernyataan
vi
KATA PENGANTAR ii
ABSTRAK iv
ABSTRACT v
DAFTAR ISI vi
DAFTAR GAMBAR viii
DAFTAR LAMPIRAN ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………... 1
B. Perumusan masalah ………... 4
C. Tujuan dan manfaat Penelitian ……….... 5
D. Kerangka Konseptual ……… 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Akuntansi sebagai Suatu Sistem Informasi … 7
B. Konfigurasi Komputer ……….. 17
C. Electronic Data Prosessing ……… 24
D. EDP Sistem untuk Pencatatan Persediaan……….. 33
E. EDP Sistem sebagai Pengawasan Persediaan ……… 37
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... ………... 44
vii
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Sejarah Singkat Perusahaan ……….. 47 2. Struktur Organisasi Perusahaan ……….51 3. Konfigurasi komputer yang digunakan per……… 55 4. Pengawasan Persediaan dalam EDP Sistem …………. 58 5. Pengawasan Persediaan dalam EDP Sistem …………. 61 B. Analisis Hasil Penelitian
1. Electronic Data Processing Pada Pencatatan
persediaan ... 62 2. Pengawasan persediaan dalam Electronic Data
Processing Sistem ... 68 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN ... 71 B. SARAN ... 72
DAFTAR PUSTAKA ... 73
viii
No Judul Gambar Hal
Gambar 2.1 : Accounting Information System Components 16 ( Komponen Sistem Informasi Akuntansi)
Gambar 2.2 : Struktur dan Fungsi Komputer 21 Gambar 2.3 : Gambar Hubungan Antara Informasi Persediaan 37
Dengan Sistem Informasi Akuntansi
ix
Lampiran I : Bon Permintaan Barang dari Galeri ke Cabang
Lampiran II : Struktur Organisasi Medan Branch ( Cabang Medan ) Lampiran III : Starone Postpaid Card Request Form
Lampiran IV : Formulir Pemesanan Stok Konsinyasi Untuk Galeri Indosat Untuk Voucher Mentari dan IM3
Lampiran V : Formulir Pemesanan Stock Konsinyasi Untuk Galeri Indosat Untuk Voucher Starone
Lampiran VI : Sales Matrix Card Request Form
iv
pengawasan yang lebih intensif terhadap perusahaan, untuk mengetahui apakan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat menunjangkan operasional perusahaan dalam mencapai tujuan dengan efektif dan bahkan efisien.
Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif. Adapun metode yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu metode dimana data dikumpulkan, diinterpetasikan dan dianalisa sehingga memberikan keterangan-keterangan lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Data yang dikumpulkan adalah data primer dan data sekunder. Menggunakan berbagai tekhnik pengumpulan data, antara lain yaitu tekhnik wawancara, dokumentasi dan kepustakaan.
Hasil penelitian menunjukkan kesimpulan (a) pencatatan dan distribusi tugas utnuk pencatatan dan pendistribusian persediaan sudah memenuhipedomanakuntansi yang berlaku umum (b) dalam sistem pencatatan persediaan itu sendiri, menu yang tersedia sebagai Elektronik Data Processing pencatatan sudah cukup memadai kebutuhan dari berbagai pengguna yang berhubungan dengan persediaan, (c) Pengadaan Elektronic Data Processing ini cukup praktis dan sangat membantu untuk mengetahui posisi persediaan sehingga dapa menyediakan data kapan saja diperlukan, (d) Sistem yang terintegrasi secara nasional dan memiliki back up source yang jelas, membuat sistem pencatatan ini aman dari segala kehilangan data, data rusak dan sebagainya, (e) walaupun telah menerapkan Elektronic Data Processing, tetap tidak dapat menghilangkan fungsi form permintaan dan pengeluaran barang, dalam hal ini form manual tetap diperlukan dan dijalankan, (f) Elektronic Data Processing persediaan ini terintegrasi langsung dengan SAP dimana berkaintan langsung dengan bagian Akuntansi sehingga memudahkan pengecekan kembali data yang tercatat dibagian akuntansi dengan data persediaan yang dicata digudang apakah sesuai atau tidak.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Persediaan merupakan salah satu modal perusahaan dalam menjalankan usahanya, baik untuk perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang. Untuk perusahaan manufaktur memiliki berbagai jenis persediaan, berbeda dengan perusahaan dagang yang hanya memiliki satu jenis perusahaan yaitu persediaan yang dibeli atau diperoleh untuk dijual kembali.
Persediaan harus diawasi dalam kelancaran pendistribusiannya, pemakaian, dan pemeliharaannya adalam kegiatan opersional perusahaan. Perusahaan yang tidak memperdulikan mengenai hal-hal ini akan mengalami kerugian dalam operasional perusahaan tersebut. Kendala ini mencerminkan perusahaan belum cermat dalam hal pengelolaan persediaan.
Masih banyak perusahaan yang tidak menyadari sepenuhnya pentingnya komponen persediaan ini bagi kelangsungan perusahaannya. Pengelolaan dan pengawasan yang kurang baik dari persediaan menimbulkan kendala-kendala yang sifatnya langsung sepertinya terhambatnya distribusi, terlambatnya produksi dan secara tidak langsung akan memperbesar biaya opersional dan hal ini sudah dapat dipastikan akan menghambat kinerja perusahaan. Penghambatan kinerja berarti menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Baik kerugian materi maupun kerugian dari sisi moril, dimana kepercayaan konsumen biasa menurun akibat terhambatnya distribusi.
Disinilah diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mencatat persediaan, pencatatan persediaan ini akan menjadi control atas arus persediaan. metode pencatatan persediaan ini juga ada dua macam tergantung dari kebutuhan perusahaan, antara lain yaitu sistem pencatatan periodical dan sistem pencatatan perpectual. Dalam hal ini metode yang dipakai haruslah konsisten dari waktu
kewaktu agar memudahkan dalam perhitungan persediaan yang sebenarnya juga, sebagai acuan prediksi persediaan yang dibutuhkan, dan berkaitan erat dalam pencatatan laporan keuangan. Disini penulis ingin mengungkapkan bagaimana sebenarnya sistem pencatatan persediaan yang digunakan pada objek penelitian penulis meneliti sekaligus menitik beratkan penelitian pada sistem Electronic Data Processing yang digunakan oleh perusahaan dalam membantu pencatatan persediaan baik dalam jumlah yang banyak maupun retail. Dan apakah sistem Electronic Data Processing itu dapat memperkecil masalah-masalah yang timbul
Kesalahan dalam pengiriman data sebaiknya dapat ditekan sekecil mungkin dengan adannya penerapan Electronic Data Processing ini, yang seharusnya diprogram untuk mengolah data persediaan dengan akurat. Sistem Elektronic Data Processing ini merupakan suatu program pengolah data secara komputerisasi yang menggunakan program-program yang diperuntukkan untuk mengolah data-data yang ada menjadi suatu laporan yang teratur, sistematis, dimengerti dan memberikan informasi yang dibutuhkan bagi manajemen perusahaan. Sistem pengolah data ini hanya dapat dioperasikan melalui sistem komputerisasi. Penggunaan sistem komputerisasi ini diharapkan dapat membantu operasional perusahaan, dimana data yang biasanya dikumpulkan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya, ternyata dapat dilakukan dalam waktu yang lebih cepat dan membutuhkan personil yang relatif lebih sedikit bila dibandingkan dengan cara manual. Secara tidak langsung ini akan memperkecil biaya. Komputerisasi diharapkan juga dapat memberikan data yang tidak hanya akurat tetapi juga dalam waktu relatif singkat dapat terangkum hanya dalam satu program komputer. Informasi yang diberikan oleh sistem komputerisasi dapat disimpan dalam waktu yang lama, tidak usang dan dapat dipergunakan kembali jika diperlukan.
Alasan - alasan dan pertimbangan-pertimbangan tersebut memotivasi penulis untuk meneliti sistem Electronic Data Processing yang dipergunakan oleh perusahaan dalam proses pencatatan persediaan di PT. Indosat Cabang Medan, yang bergerak dibidang jasa telekomunikasi seluler sekaligus mengeluarkan produk-produk sendiri antara lain produk kartu seluler dan voucer isi ulang kartu seluler untuk mendukung pelayanannya kepada pelanggan. Persediaan yang ada dalam perusahaan ini adalah merupakan barang jadi yang dapat langsung dipasarkan sesuai dengan program yang sedang dijalankan. Dalam hal ini Penulis mengangkat judul skripsi “Penerapan Elektronic Data Processing dalam Pencatatan Data Persediaan pada PT Indosat Cabang Medan”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang telah dilakukan penulis di PT Indosat Cabang Medan, maka permasalahan yang dapat disimpulkan tentang penerapan Electronic Data Processing di perusahaan ini adalah :
1. Apakah penerapan Electronic Data Processing yang digunakan dalam perusahaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dan mendukung sistem pencatatan persediaan yang lebih efektif?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
a. Tujuan Penelitian :
Untuk mengetahui sistem Elektronic Data Processing yang dipergunakan oleh peruahaan apakah dapat memberikan pengawasan yang lebih intensif terhadap perusahaan.
Untuk mengetahui apakah sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat menunjang operasional perusahaan dalam mencapai tujuan dengan efektif dan bahkan efisien.
b. Manfaat peninjauan
Manfaat penelitian yang diharapkan penulis antara lain :
1. Penulis, yaitu dapat berguna baik dalam memberikan kontribusi pemikiran maupun dalam praktek bagaimana sebenarnya sistem Elektronic Data Processing yang dipergunakan diperusahaan.
2. Perusahaan, yaitu dapat memberikan masukan bagi bagian keuangan dan logistik dalam perbandingan pelaksanaan sistem pencatatan yang diberlakukan di perusahan dengan teori-teori dan perkembangan ilmu pengetahuan yang sekarang.
D. Kerangka Konseptual
PT. INDOSAT Tbk. CABANG MEDAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN
SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN
ELEKTRONIC DATA PROCESSING
SISTEM PENGAWASAN TERHADAP PENCATATA
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H, dan Hopwaood Williams S, 2000, Accounting Information System (Sistem Informasi Akuntansi). Buku I. Terjemahan Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba Empat Jakarta.
Bodnar, George H dan Hopwood Williams S, 2004. Accounting Information System. Pearson Education. Inc. Upper Saddle River. New Jersey.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi Hall, James, A. 2001 Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Salemba Empat,
Jakarta
Hartono, Jogiyanto. 2004 Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga, Andi Yogyakarta. Ikatan Akuntan Indonesia 2007, Standar Profesional Akuntan Publik, Salemba
empat Jakarta,
Kuncoro Mudrajad Phd 2003, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit Erlangga, Jakarta
Mulyadi., 2001. Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
Rosjidi., 1999, Teori Akuntansi : Tujuan, Konsep dan Struktur, Edisi Pertama, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Jakarta.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul 2004, Accounting Information System, Nineth Edition, Pearson Education Inc.New Jersey.
Siagian, Sondang P., 2002. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua PT. Bumi Aksara Jakarta
Smith, M, Jay K Fred Skousen 1999, Akutansi Intermediete, Jilid I Edisi 9 Penerbit Erlangga, Jakarta
Skousen, K. Fred, Stice, Earl K.Stice, James DD, 2001. Akuntansi Keuangan Menengah, Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Jakarta.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi
Informasi merupakan hal pokok dalam suatu organisasi sehingga dapat diibaratkan sebagai nafas kehidupan organisasi. Suatu organisasi yang tidak memperoleh dan tidak memiliki informasi yang akurat dan tepat waktu, akan segera mati dan berakhir. Bagian terpenting dari seluruh informasi yang dibutuhkan manajemen, khususnya manajemen perusahaan adalah Informasi Akuntansi.
Akuntansi sebagai suatu sistem informasi adalah untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang tergantung kebutuhan dari masing-masih pihak. Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat sedangkan sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
1. Pengertian Sistem
Menurut Hall dalam (dalam Yusuf 2001: 5), “ Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuaan yang sama”.
Menurut Mulyadi (2001:2) “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
Dari defenisi diatas memberikan sistem secara umum, yakni merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan / berinteraksi untuk mencapai tujuan dan sasaran. Sistem selalu terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan setiap subsistem melaksanakan fungsi-fungsi yang spesifik yang mendorong sistem secara keseluruhan. Sistem memiliki 3 (tiga) karakteristik menurut Mulyadi (2001 : 2), yaitu :
1. Sistem merupakan elemen, yaitu setiap sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian
2. Sistem merupakan proses, yaitu dimana bagian-bagian tersebut bekerjasama sebagai satu kesatuan dan memiliki keterkaitan.
2. Pengertian Informasi
Informasi dapat diibaratkan darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah, kerdil dan akhirnya berakhir.
Adapun pengertian informasi oleh Bodnar, George H, William (dalam Yusuf dan Tambunan 2001 :1) ”Informasi adalah data yang berguna diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan pengertian informasi menurut Wilkonson (2000:5) : ” Information is inteligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”. Tujuan dari sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakaian dengan mengacu pada kondisi bahwa informasi yang digunakan relevan, tepat dan akurat. Sedangkan defenisi data menurut Nugroho Wijayanto (2001:5) bahwa ” Data adalah bahan baku dari informasi sehingga data akuntansi adalah input bagi informasi akuntansi. Dimana proses akuntansi mengubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi
Menurut Romney and Steinbart (dalam Ftriasari dan Kwary, 2004:10) ada beberapa karakteristik yang harus dimiliki:
1. Dipercaya, harus bebas dari kesalahan dan akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi.
2. Relevan, yaitu harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi yang relevan dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan nilai-nilai dari sebuah keputusan.
3. Tepat waktu, artinya disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
4. Lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.
5. Dimengerti, bahwa informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pembuat keputusan.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi sering disebut sebagai bahasa bisnis “(The Language of Business) atau dengan istilah yang lebih baik adalah bahasa dari
Menurut Warren Reeve Fees (dalam Farahmita, Amanungrahani dan Hendrawan 2005 : 10) ”Akuntansi adalah Sistem informasi yang memberikan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan”.Menurut Rosjidi (1999:7) menyatakan definisi akuntansi sebagai berikut : “Akuntansi adalah keseluruhan pengetahuan dan fungsi yang berhubungan dengan penciptaan, pengesahan, pencatatan, pengelompokan pengolahan, penganalisaan penafsiran dan penyajian informasi yang dapat dipercaya dan penting artinya secara sistematik mengenai transaski-transaksi yang bersifat finansial yang diperlukan oleh pimpinan dan operasi suatu badan dan untuk laporan-laporan yang harus diajukan mengenai hal tadi guna memenuhi pertangungjawaban yang bersifat keuangan atau lainnya.”
Informasi akuntansi atau accounting information penting sekali bagi manajemen dari suatu ekonomi yang efisien. Dalam suatu organisasi perusahaan informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem. Dari pengertian sistem, informasi dan akuntasi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa setiap komponen-komponen kata tersebut mempunyai hubungan yang erat antara satu dengan yang lain. Dan dari definisi sistem, informasi dan akuntansi, maka dapatlah definisi sistem informasi akuntansi.
Menurut Ulric J Gelinas Jr dan Steve G Sutton (2002:14) mendefinisikan “Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut : “The Accounting Information System is a specialized sub system of the Management Information System.” It is Purpose is to collect, process and report information related to the financial
aspect of business events”.
Dari beberapa definisi Sistem Informasi Akuntansi diatas jelas bahwa Sistem Informasi Akuntansi memproses data yang diterima untuk menghasilkan dokumen, laporan dan informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Romney and Steinbart (dalam Fitriasari dan Kwary 2004:1) ada 5 (lima) fungsi utama yang saling berkaitan didalam Sistem Informasi Akuntansi, yaitu :
1. Pengumpulan data
Terdiri dari beberapa aktivitas pengumpulan yang meliputi penjaringan data, pencatatan data ke dalam formulir, pemeriksaan dan validasi data sehingga data yang akan diinput sudah benar dan lengkap.
2. Pengolahan Data
3. Pengelolaan data
Terdiri dari tiga langkah yaitu penyimpanan, pemutakhiran, dan pencarian. Penyimpanan meliputi penempatan data ke file atau database. Pemutakhiran merupakan penyesuaian dari data yang disimpan menurut kejadian-kejadian yang diinput. Pencarian terdiri dari akses dan pengambilan data untuk keperluan pengolahan dan pelaporan.
4. Pengendalian Data
Mempunyai dua fungsi yaitu (1) mengamankan dan menjamin aktiva perusahaan termasuk datanya; (2) memastikan bahwa data yang diolah dengan cepat, lengkap dan diolah dengan sempurna.
5. Pembuatan Informasi
Fungsi ini meliputi interprestasi, pelaporan dan pengkomunikasian informasi Pembuatan ataupun pengolahan informasi merupakan output dari pengolahan transaksi dan pengolahan informasi
Ada beberapa keunggulan dari Sistem Informasi Akuntansi apabila diterapkan dalam organisasi antara lain :
a. Kecepatan b. Volume hasil
c. Pencegahan Kekeliruan d. Posting Otomatis
Secara konseptual, komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi yang didapat dalam suatu perusahaan dapat digambarkan pada gambar 2.1 berikut:
Gambar 2.1 Accounting Information System Components
Sumber : James A.Hall 2004. SIstem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Gambar 2.1 menggambarkan komponen Sistem Informasi Akuntansi yang terdiri dari :
a. Sasaran dan Objective (Goal and Objective)
Setiap Sistem Informasi Akuntansi dirancang untuk mencapai satu atau lebih sasaran dan objective
b. Masukan (Input)
Data harus dimasukkan dan dikumpulkan sebagai input ke dalam sistem. Data yang umum dari Sistem Informasi Akuntansi adalah data transaksi dan ayat-ayat jurnal.
INSTRUCTION AND
PROCEDURS
OUTPUT
PROCESS
DATA STORAGE
USERS
GOAL AND OBJECTIVE
c. Keluaran (Output)
Informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut output. Output dari sistem dimasukkan kembali kedalam sistem disebut Feedback.
d. Penyimpanan (Data Storage)
Data Storage adalah tempat penyimpanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi untuk penggunaan data di masa yang akan datang. Data tersebut harus tetap diupdate.
e. Pemrosesan (Processor)
Data harus diproses utuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komputer.
f. Instruksi dan Prosedur
Sistem Informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa transaksi dan prosedur yang terperinci.
g. Pemakai (user)
Pemakai adalah manusia yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkannya. Dalam perusahaan yang dimaksud dengan pemakai adalah mereka yang mencatat transaksi dan yang me-manage serta yang mengendalikan sistem.
perusahaan yang antar lain : pemegang saham, investor, kreditor, pelanggan dan pemasok, pesaing, serikat pekerja, pemerintah dan masyarakat pada umumnya.
Adapun Subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi menurut Hall (dalam terjemahan Yusuf 2001:56) adalah sebagai berikut :
a. Siklus pendapatan (Revenue Cycle)
Siklus pendapatan adalah siklus yang berorientasi kepada transaksi yang mengubah jasa atau produk menjadi pendapatan dari pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi penjualan, penerimaan dan pemrosessan order, pengiriman barang dan piutang dagang.
b. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Siklus pengeluaran adalah siklus yang berhubungan dengan usaha untuk mendapatkan sumber-sumber barang dan jasa dari luar maupun karyawan di dalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, hutang dan sistem panggajian.
c. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia
Siklus ini disebut dengan siklus personalia. Siklus ini bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan , penetapan tariff gaji dan upah, promosi, mutasi dan penghentian karyawan sertap penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
d. Siklus Produksi (Production Cycle)
produksi, melaksanakan proses produksi, menghitung biaya overhead dan mengalokasikan ke pekerjaan yang sesuai, menyelesaikan produksi bahan yang masih dalam proses dan menyiapkan produk sebelum terjual.
e. Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan (General Ledger and Financial Reporting)
Siklus ini berhubungan dengan proses pembaharuan dan pembuatan laporan, siklus ini merupakan muara bagi semua subsistem yang lain. Sistem ini menerima data yang mengalir dari sistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan disetiap periode yang telah ditetapkan.
B. Konfigurasi Komputer
Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda bagi setiap orang. Istilah computer (computer) diambil dari bahasa latin yang berarti menghitung. Menurut Cusing (2002:2) komputer adalah ”suatu alat elektronic dengan kecepatan tinggi dan mampu melaksanakan perhitungan juga operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan serangkaian instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.”
Kumpulan data akan diolah menjadi informasi yang dapat dipahami bagi orang yang membutuhkannya.
Sistem komputer diperlukan untuk mengolah data-data yang tersedia. Sistem komputer diperlukan karena semakin berkembangnya kebutuhan dari suatu perusahaan yang diikuti semakin banyak data-data yang harus diolah menjadi informasi yang diperlukan. Tujuan dari sistem informasi itu sendiri adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi sehingga perlu didukung oleh elemen-elemen yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat pikir (brainware).
1. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer yang digunakan untuk mengolah data teknis secara periodik digunakan untuk mengolah data teknik yaitu akuntansi, untuk mengolah data tersebut digunakan Komputer. Hardware adalah peralatan fisik yang secara keseluruhan menyusun sistem komputer seperti :
a. Input Devices b. Output Devices c. I/O Port Devices
d. Central Processing Unit (CPU) e. Data Communication
Hal tersebut tergambar pada gambar 2.2 berikut :
Gambar 2.1 Struktur dan Fungsi Komputer
Sumber :(2007)
Sedangkan fungsi komputer sebagai operasi masing-masing, komponen sebagai bagian dari struktur. Adapun fungsi dari masing-masing komponen dalam struktur diatas adalah sebagai berikut :
1. Input Device (alat masukan)
Adalah alat yang digunakan untuk menerima input dari luar sistem, dan dapat berupa signal input atau maintenance input. Didalam sistem komputer sedangkan maintenance input berupa program yang digunakan untuk mengolah data yang dimasukkan. Dengan demikian, alat input selain digunakan untuk memasukkan data juga untuk memasukkan program. Beberapa alat mempunyai fungsi ganda, yaitu disamping sebagai alat input juga berfungsi sebagai alat output sekaligus.
I / O ports Input device
Output device
Alat yang demikian disebut sebagai terminal. Terminal dapat
dihubungkan ke sistem komputer dengan menggunakan kabel langsung atau lewat alat komunikasi. Peralatan yang hanya berfungsi sebagai alat input dapat digolongkan menjadi alat input langsung dan alat input tidak langsung. Alat input langsung yaitu input yang dimasukkan langsung proses oleh alat pemroses, sedangkan alat input tidak langsung melalui media tertentu sebelum suatu input diproses oleh alat pemroses. Input device berupa papan ketik (keyboard), pointing device seperti mouse, scanner, sensor dan lain-lain.
2. Output device (alat keluaran)
Alat-alat output disebut juga sebagai device yang berfungsi untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data. Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi 4 bentuk, yaitu tulisan(huruf, angka, symbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine radable form). Peralatan output dapat berupa :
- Hard copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras sperti kertas/film
- Soft copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan
lain dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronic.
- Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam
3. I/O Ports (Input / output ports )
Bagian ini digunakan untuk menerima ataupun mengirim data kedalam dan keluar sistem. Peralatan input dan output diatas terhubung melalui port ini. 4. CPU (Central Processing Unit)
CPU adalah bagian intern dari komputer yang menjalankan instruksi-instruksi yang diberikan kepadanya oleh program-program komputer. CPU terdiri dari tiga komponen yaitu :
Unit pengendalian (control unit) : mengarahkan dan mengkoordinasi
tindakan komponen-komponen lainnya, untuk memasukkan data untuk diproses di unit penyimpanan utama. Menyimpan dan memindahkan data dan hasil-hasil yang dihitung.
Unit Logika Aritmatika (ALU),
Yaitu bagian yang melaksanakan pekerjaan seperti : perhitungan-perhitungan, pemindahan data, penyatuan data, pemilihan data, penyusunan data, membandingkan, mempertemukan dan lain-lain
Unit Memory (Main Memory)
a. Input Storage, digunakan untuk menampung input yang dimasukkan melalui alat input
b. Program storage, digunakan untuk menyimpan semua instruksi-instruksi program yang akan diakses.
c. Working storage, digunakan untuk menyimpan data yang akan diolah dan hasil pengolahan.
d. Output storage, digunakan untuk menampung hasil akhir dari pengolahan data yang akan ditampilan kealat output.
ROM (read only Memory) yaitu memori yang hanya bisa dibaca dan
berguna sebagai penyedia perintah awal pada saat komputer pertama kali dinyalakan. Isi dari ROM ini tidak boleh hilang atau rusak karena bila terjadi demikian, maka sistem komputer tidak akan bisa berfungsi.
e. Data Communication
Data Communication berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai
dengan CPU atau dengan pemakai lainnya. Data Communication juga berfungsi untuk menghubungkan pemakai dari satu lokasi ke lokasi lainnya, misalnya dari bagian gudang mengirim data kekomputer induk (server) yang bisa digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan nama LAN (Local Area Network)
f. Secondary Storage Devices
waktu relatif panjang. Kemampuan dari memori CPU biasanya tidak akan mampu menampung semua data yang diterima yang sudah diolah sehingga perlu disimpan dalam secondary storage. Media penyimpanan dapat berupa magnetic disk atau floppy disk.
2. Perangkat Lunak (Software)
Software adalah kumpulan dari program-program, prosedur-posedur dan
peralatan. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer dalam melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu.dokumentasi merupakan catatan dari penjelasan dari program komputer yang dibuat dengan maksud untuk memudahkan memahami suatu program atau sistem.
Untuk menyusun program computer diperlukan langkah-langkah yaitu mendefenisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, kode adalah computer itu sendiri dan memeriksa kesalahan dan memperbaikinya. Sesudah langkah-langkah itu dijalankan kemudian dokumentasi dari program yang disusun itu dilengkapi. Secara umum software terdiri dari dua jenis yaitu :
a. Program sistem operasi
b. Program Aplikasi
Program aplikasi adalah susunan instruksi yang dibuat untuk suatu maksud atau proses perhitungan nota yaitu berupa perintah mengalikan produk dengan tarif.
3. Perangkat Pelaksana (Brainware)
Komputer merupakan alat elektronic yang bekerja berdasarkan instruksi yang diterimanya. Yang memerintahkan instruksi tersebut adalah manusia sebagai perangkat pelaksananya. Ketiga elemen sistem komputer ini harus saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan. Perangkat keras tanpa perangkat lunak tidak akan berarti apa-apa hanya berupa benda mati. Kedua perangkat keras dan lunak juga tidak dapat berfungsi jika tidak ada manusia yang mengoperasikannya.
C. Data Processing System
1. Pengertian EDP
otomatis dan memenuhi kebutuhan pengguna bagi penyediaan informasi yang tepat, akurat dan tepat.
Alat yang dibutuhkan adalah alat elektronic berupa perangkat komputer. Penggunaan komputer ini dapat memenuhi kualifikasi kebutuhan akan penyediaan dan pengolahan data. Faktor-faktor ini lah yang sulit dilakukan oleh manusia karena keterbatasan sebagai seorang individu.
Memang tidak dapat dipungkiri bahwasanya dalam sistem komputerisasi pun ada hal-hal yang dilakukan secara manual. Misalnya saja pada saat memasukkan data pada pertama sekali untuk diolah, tentu saja harus diinput secara manual. Namun dalam proses kerja memang berbeda, dalam sistem komputerisasi semua data akan dimasukkan dalam suatu program yang akan mengolah data yang dimasukkan menjadi suatu informasi yang berguna dan lebih dapat dimengerti bagi yang membutuhkan dengan secara otomatis.
Suatu langkah cepat yang lebih tinggi dalam sistem pengolahan data adalah tingkat pengolahan data elektronic ( Data Processing). Ada beberapa pengertian dari Electronic Data Processing (EDP), yaitu :
Menurut Sondang, P Siagian (2002:8) : “Elektronic Data Processing adalah pengolahan data secara elektronic yang merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksud unuk menyediakan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan,. Pemrosessan, penyimpanan dan pengawasan hasil olahan tersebut”. Menurut George H.Bodnar dan William S.Hopwood (2004:4): “ Data Processing is the use of computer technology to perform an organization’s
transaction-oriented data processing” Menurut Jogiyanto Hartono (2004:3) :“EDP adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronic yaitu komputer.
Ketiga defenisi diatas menunjukkan hubungan yang sangat erat antara komputer dengan sistem Data Procesing dan komputer merupakan alat utama yang digunakan dalam sistem Data Procesing karena komputer merupakan salah satu alat dengan kecepatan tinggi dan mampu menjalankan serangkaian instruksi yang memungkinkan untuk melaksanakan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.
1. Data masukan yang akan diproses
2. Kumpulan instruksi yang biasanya disusun dalam suatu program yang dimengerti oleh komputer tentang apa yang harus dilakukan atas data yang diterima.
Komputer dapat diklasifikasikan menurut fungsi , tujuan dan kemampuannya. Menurut fungsinya computer dapat digolongkan atas :
1. Analog Komputer
yaitu komputer yang dibuat mengolah data kualitatif, misalnya mengukur suhu, ketegangan, kecepatan suara dan lain-lain. Biasanya analog komputer ini digunakan untuk mengontrol mesin dalam memproduksi barang.
2. Digital Komputer
yaitu komputer yang dirancang untuk mengolah data kuantitatif, berupa angka, huruf, dan simbol. Digital komputer umumnya digunakan untuk memproses data dalam bidang bisnis.
3. Hybrid Komputer
2. Komponen EDP
Agar Elektronic Data Processing dapat bekerja dengan baik maka pengolahan data tersebut harus didukung oleh beberapa peralatan, dalam penerapan Elektronic Data Procesing dibutuhkan hardware, soft ware, data base, prosedur dan personel.
Hard Ware
Hard ware atau perangkat keras adalah perangkat komputer itu sendiri yang menjadi dasar atau media untuk membentuk sistem komputer. Konfigurasi hardware komputer ini telah dijelaskan sebagian pada hal sebelumnya, berikut
konfigurasi hard ware lainnya yang belum dijelaskan yaitu antara lain : 1. Alat-alat storage sekunder
Nama lain yang sering juga digunakan untuk bagian ini adalah secondary devices. Perangkat ini merupakan media penyimpanan data masukan atau data keluaran yang berada di luar Central Processing Unit. Media ini berfungsi untuk menampung data yang sudah diolah maupun yang akan diolah yang jangka waktunya relative panjang. Kemampuan dari memori Central Processing Unit Biasanya tidak akan mampu untuk menampung data yang sudah diterima maupun yang sudah diolahnya, sehingga perlu disimpan pada secondary storage. Media penyimpanan ini antara lain seperti magnetic tape,
magnetic disk.
2. Computer Communication Equipment.
untuk mengirim data dari satu lokasi ke lokasi lainnya, misalnya bagian gudang mengirimkan data ke komputer induk (server) yang biasanya digunakan dalam suatu perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan nama Local Area Network (LAN)
Software
Komputer merupakan mesin yang memproses data atau fakta menjadi suatu informasi. Komputer digunakan orang untuk meningkatkan hasil kerja dan memecahkan berbagai masalah. Yang menjadi pemroses data atau pemecah masalah itu adalah perangkat lunak. Komputer tidak akan dapat berbuat apapun kalau tidak dikendalikan program yang berupa instruksi. Instruksi-instruksi dikatakan juga sebagai soft ware.
Perangkat lunak secara umum dapat dibagi 2 yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem dapat dibagai lagi menjadi 2 macam yaitu :
1. Sistem Software
Sistem Software yaitu perangkat lunak yang dipakai untuk menunjang kerja application software, yang termasuk sistem software adalah :
a) Sistem Operasi (Operating System)
Sistem operasilah yang berfungsi untuk menjalankan komputer pada saat pertama kali dihidupkan. Sistem operasi yang mengatur seluruh proses, menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, memanajemen penggunaan memori dan memberikan keluaran ke peralatan yang bersesuaian, contoh sistem operasi : DOS, Unix, Windows 98 dan lain-lain.
b) Bahasa pemrograman ( Languange)
Bahasa adalah alat dasar yang dipakai oleh seorang programmer komputer untuk mengistruksikan atau memerintahkan komputer. Terdapat banyak programming yang berlainan/berbeda. Hal ini mengakibatkan komputer mempunyai bahasa mesin sendiri-sendiri, dimana setiap instruksi yang bermacam-macam dan dituliskan dalam kode binary yang dapat diintrepretasikan oleh sirkuit intern komputer.
c) Utility Program
Utility program merupakan program yang dapat membantu tugas-tugas tertentu. Misalnya : mempersiapkan pemakaian media disk, membuat duplikat disk dan file, membuat proteksi suatu sistem software dan lain-lain.
2. Application software
Application software merupakan software yang dibuat khusus untuk suatu kebutuhan tertentu. Application software dapat dibedakan atas 3 jenis yaitu :
- Tailor made, yaitu aplikasi yang dibuat berdasarkan pesanan
- Package software, yaitu aplikasi yang tersedia dipasaran, misalnya
WS,Llotus 123, Microsoft office. Data Base
Pengolahan data senantiasa merupakan tugas yang paling penting dari informasi bagi suatu perusahaan. Dalam suatu program aplikasi komputer sering terjadi beberapa file yang sama dibuat oleh beberapa programmer yang berbeda sehinga timbul penyimpanan data yang sama dibeberapa tempat berbeda. Hal ini tentu jasa menimbulkan pemborosan untuk mengatasi hal ini diperlukan suatu data base. Data base adalah sekumpulan data sejenis yang mempunyai struktur tetap. Suatu file data base terdiri dari beberapa dokumen yang terdiri dari beberapa tempat penyimpanan data.
Procedures
Untuk mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data maka disusun suatu prosedur yang menjelaskan tentang langkah-langkah yang dilalui dengan adanya prosedur ini maka semua bagian akan dapat menjalankan fungsinya secara terarah dan sangat penting dalam rangka menjamin tercapainya informasi yang tepat dan akurat.
Personnel
manusia tetap dibutuhkan. Peranan manusia dalam pengolahan data dengan komputer dapat digolongkan berdasarkan tugas yang dilakukan sebagai berikut :
a. Operator
Berfungsi untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer.
b. Data preparation
Berfungsi untuk memasukkan bentuk kode (dari programmer) kedalam media masukan atau keluaran, memasukkan data dari sumber dokumen serta melakukan verifikasi atas kebenaran masukan tersebut.
c. Scheduler
Berfungsi untuk menerima dan membukukan pekerjaan-pekerjaan yang sudah dilakukan komputer, menyerahkan pekerjaan-pekerjaan dari pemakain ke operator untuk diolah, memeriksa dan memberikan hasilnya kepada pemakai.
d. Librarian
Berfungsi untuk mengatur keluar masuknya data yang disimpan dalam suatu ruangan khusus.
e. Programmer
Berfungsi untuk merencakan suatu program, menyusun program, mengadakan implementasikan sistem dan dokumentasi.
f. System Analyst
Fungsi – fungsi seperti tersebut diatas dapat beroperasi menurut kebutuhan perusahaan. Fungsi-fungsi ini lebih bersifat flekxibel tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaan.
D. EDP Sistem untuk Pencatatan Persediaan.
Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva perusahaan yang sangat penting yang selalu dalam keadaan berputar dan mengalami perubahan yang relatif cepat yang mempengaruhi pertumbuhan, kontinuitas, dan efisiensi perusahaan. Oleh karena itu, maka pencatatan persediaan merupakan salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi kedudukan dari persediaan dalam suatu perusahaan.
Pencatatan persediaan yang akurat dapat mengurangi berbagai permasalahan yang mungkin timbul dari persediaan ini. Misalnya saja mengenai jumlah minimum yang harus diperhatikan untuk melakukan pemesanan kembali. Dan berbagai masalah lainnya. Dalam akuntansi dikenal dua macam cara pencatatan persediaan, yaitu :
1. Sistem pencatatan periodik
Sistem persediaan periodik ini biasanya digunakan dalam perusahaan dagang yang menjual barang-barang dagangan yang harganya murah dan frekuensi pembelianya tinggi. Ciri – ciri sistem ini adalah :
1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening pembelian 2. Harga pokok penjualan dihitung pada akhir periode akuntansi dan dicatat
pembelian, selanjutnyaa mendebit persediaan dan mengkredit harga pokok penjualan.
3. Sistem Persediaan Perpetual
Sistem persediaan perpetual berbeda dengan sistem persediaan periodik. Sistem perpetual biasanya digunakan pada perusahaan yang menjual barang dagangan yang mahal harganya seperti TV, mobil, dll. Ciri-ciri metode ini adalah :
1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening persediaan
2. Harga perolehan dihitung untuk setiap penjualan dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan
3. Persediaan merupakan rekening control dan dilengkapi dengan buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk tiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan kuantitas dan harga perolehan untuk setiap jenis barang yang ada dalam perusahaan
Gambar 2.3 : Gambar Hubungan antara Informasi Persediaan dengan Sistem Informasi Akuntansi
Sumber : George H.Bodnar, SIstem Informasi Akuntansi, 2000
a. Data Collection
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan dan pencatatan dalam arti logis yang sesuai dengan sumbernya dengan menggunakan sumber-sumbernya yang telah dirancang sebelumnya.
b. Data Processing
Aktifitas pemrosessan data termasuk kedalam beberapa tahap sebagai berikut : 1. Klasifikasi atau penentuan data yang terkumpul untuk penetapan kembali
kategori data tersebut.
3. Pemilihan atau penyusunan data menurut satu atau lebih karakteristik 4. penggolongan atau pengumpulan group-group transaksi yang memiliki
karakteristik yang sama.
5. penggabungan atau perangkaian dua atau lebih golongan atau data file
6. penjumlahan/penampilan perhitungan penambahan, pengurangan, perkalian atau pembagian
c. Data Control
Aktifitas pengawasan data memiliki tujuan untuk pengamanan data atau menjaga keakuratan data
d. Data Management
Aktifitas manajemen data terdiri dari 3 langkah yaitu : penyimpanan, update data dan penampilan data. Penyimpanan data yaitu penempatan data dalam file atau data base. Update data termasuk pengaturan data yang disimpan untuk pemunculan kejadian-kejadian yang baru terjadi, operasi, atau keputusan-keputusan penampilan kembali termasuk akses ke penyimpanan data baik untuk proses selanjutnya atau untuk pelaporan pengguna.
dengan inventory misalnya : bagian gudang, logistik, akuntansi, bagian pembelian dan lain-lain.
E. Elektronic Data Procesing Sebagai Pengawasan Persediaan.
Sistem inventory yang baik harus mimiliki pengawasan yang baik pula agar asset perusahaan dapat dikendalikan secara efisien. Mimiliki informasi yang akurat, cepat dan terpercaya dapat membuat pekerjaan pengawasan menjadi lebih efektif. Dalam hal ini pencatatan persediaan yang tepat sangat diperlukan sehingga kegiatan pengawasanpun dapat dijalankan dengan baik dan mendapat hasil yang baik pula. Hal ini dinamakan pengawasan intern bagi inventory. Pengawasan intern dalam Elektronic Data Procesing sistem diuraikan berikut ini.
Pengawasan intern dalam elektronic data procesing atau online sistem merupakan pengendalian atas pengolahan komputer, yang dapat membantu pencapaian tujuan pengendalian intern secara keseluruhan, mencakup baik prosedur manual maupau prosedur yang didesain dalam program komputer. Prosedur pengendalia manual dan komputer terdiri atas pengendalian meyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan sistem informasi komputer (pengendalian umum sistem informasi komputer) dan pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi. Pengendalian umum meliputi :
2. Pengendalian terhadap pengembangan dan pemeliharaaan sistem aplikasi didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara dalam suatu cara efisien dan melalui proses otosiasi semestinya. Pengendalian ini didesain untuk menciptakan pengendalian atas :
a. Pengujian, perubahan, implementasi dan dokumentasi sistem baru atau sistem direvisi.
b. Perubahan terhadap sistem aplikasi c. Akses terhadap dokumentasi sistem
d. Perolehan sistem aplikasi dan lasting program dari pihak ketiga.
3. Pengendalian terhadap operasi sistem, didesain untuk mengendalikan operasi sistem dan untuk memberikan keyakinan memadai bahwa :
a. Sistem digunakan hanya untuk tujuan yang telah diotorisasi
b. Akses ke operasi komputer dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi
c. Hanya program yang telah diotorisasi yang digunakan d. Kekeliruan pengolahan dapat dideteksi dan dikoreksi
4. Pengendalian terhadap perangkat lunak sistem, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa perangkat lunak sistem diperoleh atau dikembangkan dengan cara yang efisien dan melalui porses otorisasi semestinya, termasuk :
b. Pembatasan akses terhadap perangkat lunak dan dokumentasi sistem hanya bagi karyawan yang telah mendapat kan otorisasi.
5. Pengendalian terhadap entry data dan program, didesain untuk memberikan keyakinan bahwa :
a. Struktur otorisasi telah diterapkan atas transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem.
b. Akses data dan program dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapatkan otorisasi.
Pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi mencakup :
1. Pengendalian atas masukan, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa :
a. Transaksi diotorisasi sebagaimana semestinya sebelum diolah dengan komputer
b. Transaksi diubah dengan cermin kedalam bentuk yang dapat dibaca mesin dan dicatat dalam file data komputer.
c. Transaksi yang tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya.
d. Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu dimasukkan kembali secara tepat waktu.
2. Pengendalian atas pengolahan dan file data komputer, didesain untuk memberi keyakinan memadai bahwa :
b. Transaksi sudah hilang, digandakan dan diubah tidak semestinya
c. Kekeliruan pengolahan dan diidentifikasikan dan dikoreksi seara tepat waktu.
3. Pengendalian atas keluaran, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa :
a. Hasil pengolahan adalah cermat
b. Akses terhadap keluaran dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapatkan otorisasi.
c. Keluaran disediakan secara tepat waktu bagi karyawan yang mendapatkan otorisasi semestinya.
4. Pengendalian Masukan, pengolahan, dan keluaran dalam sistem online.
a. Pengendalian masukan pada sistem online didesain untuk memberikan keyakinan bahwa :
- Transaksi dientry ke terminal yang semestinya - Data dientry dengan semestinya
- Transaksi dientry dengan cermat
- Data dientry keperiode akuntansi yang sebenarnya
- Data yang dientry telah diklasifikasikan dengan benar dan pada nilai transaksi yang sah.
- Data yang tidak sah
- Transaksi tidak dientry lebih dari sekali
- Transaksi yang tidak diotorisasi tidak dientry selama transmisi berlangsung
b. Pengendalin pengolahan pada sistem online didesain untuk memberikan keyakian bahwa :
- Hasil penghitungan telah diprogram dengan benar
- Logika yang digunakna dalam proses pengolahan adalah benar - File yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar. - Record yang digunakan dalma proses pengolahan adalah benar - Operator yang telah memasukkan data kekomputer console yang
semestinya.
- Tabel yang digunakan selama proses pengolahan adalah benar
- Selama proses pengolahan telah digunakan standar operasi yang semestinya
- Data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses pengolahan - Proses pengolahan tidak menggunakan program dengan versi yang
salah
- Hasil Perhitungan yang dilakukan secara otomatis oleh program adalah sesuai dengan kebijakan manajemen entitas
- Data masukan yang diolah adalah data yang berotorisasi.
c. Pengendalian keluaran pada sistem online didesain untuk memberikan keyakinan bahwa :
- Keluaran didistribusikan ke personel yang berotorisasi (Ikatan Akuntan Indonesia, 2007 seksi 314.3 pr 05-08)
Dari penguraian sistem pengawasan intern dengan Elektronic Data Procesing, maka diperlukan juga pengawasan intern terhadap inventory karena inventory merupakan aset perusahaan dan salah satu merupakan faktor utama yang menyebabkan suatu perusahaan berjalan. Frekuensi transaksi inventory yang cukup tinggi dapat menyebabkan resiko yang tinggi dalam pengelolaannya. Dan inventory merupakan salah satu aktiva lancar sehingga mudah untuk disalah gunakan.
Elektronic Data Processing dalam hal ini diharapkan dapat menjadi pengendalian yang tingkat akurasinya dapat dipertanggunjawabkan. Elektronic Data Procesing merupakan internal control yang baik terhadap persediaan, karena Elektronic Data Procesing diharapkan dapat menyiapkan data yang diperlukan kapan saja data ingin dilihat. Hal ini sangat berguna bagi pelaksanaan audit.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitan
Sesuai dengan tujuan penelitian maka desain penelitian yang digunakan dalam penulisan ini dalam bentuk descriptive studies, dimana bentuk desain ini dimaksud adalah untuk menguraikan sifat-sifat penelitan mengenai suatu keadaan. Oleh karena itu penelitian yang dilakukan penulis ini menguraikan tentang masalah tentang pencatatan data persediaan dengan menggunakan system komputerisasi pada PT. Indosat Cabang Medan
B. Jenis Data
Data menurut jenisnya dapat berbagi atas 4 bagian yaitu : data kualitatif dan kuantitatif, data menurut dimensi waktu dan data menurut sumbernya. Data kualitatif merupakan data yang tidak dapat diukur dalam skala numeric, namun karena dalam statistic semua data harus dalam bentuk angka makan data kualitatif umumnya dikuantitatifkan agar dapat diproses lebih lanjut. Sedangkan data kuantitatif adalah data yang diukur dalam skala numeric (angka).
1. Data Internal dan Data Eksternal
Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi tersebut sedangkan data eksternal yang berasal dari luar organisasi.
2. Data primer atau data sekunder
Data primer biasanya diperoleh dengan survey lapangan yang menggunakan semua metode pengumpulan data original. Dipihak lain data sekunder biasanya telah dikumpulkan oleh lembaga pengumpul data dan dipublikasikan kepada masyarakat pengguna data. Data-data diperoleh oleh penulis dari objek penelitian yaitu PT. Indosat Cabang Medan yang dibandingkan dengan berbagai literature yang berkaitan dengan objek penelitian.
C. Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang diperlukan penulis mempergunakan teknik sebagai berikut :
1. Teknik Observasi yaitu dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap flow dari pencatatan persediaan yang tersedia di perusahaan serta dokumen-dokumen pendukung.
2. Teknik Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab atau wawancara secara langsung dengan baigan-bagian terkait PT.Indosat Cabang Medan, misalnya : Bagian keuangan, logistic atau gudang
D. Metode Penganalisaan Data
Metode Analisis data yang digunakan adalah dengan metode Deskriptif yaitu suatu metode dengan mengumpulkan data , disusun, diinterpretasikan dan dianalisa sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan permasalah yang dihadapi.
E. Lokasi Penelitian
BAB IV
ANALISA DAN EVALUASI
A. Elektronic Data Processing pada Pencatatan Persediaan
Setelah diteliti lebih lanjut ternyata penerapan Elektronic Data Procesing dalam pencatatan persediaan maupun pengendaliannya sangat membantu pekerjaan dan meningkatkan efiseinsi yang sangat tinggi sifatnya. Karena ternyata pencatatan manual sangat banyak menghabiskan waktu dalam pengerjaannya, tidak efisien dalam pengaturan laporan karena setiap divisi atau setiap bagian yang mengambil bagian dalam pengelolaan persediaan ternyata memberikan laporan dalam format yang berbeda-beda yang tentu saja akan sangat menyulitkan dalam pembacaan laporan jika sewaktu-waktu diperlukan. Misalnya saja untuk audit, stock opname dan lain-lain. Belum lagi kesalahan yang dilakukan oleh
human error yang sagat tinggi sifatnya manakala saat penghitungan stock dan
Dalam hal ini Electronic Data Procesing yang dipakai dalam pencatatan persediaan ini sudah memenuhi tujuan dari pemakaian Elektronic Data Procesing yaitu antar lain :
1. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan telah menyakinkan dan membawa suatu perubahan dalma tingkat kerja namun tetap memiliki otorisasi dan persetujuan manajemen dalma pelaksanannya.
2. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan memiliki desain dan implementasi dari program-program aplikasi yang dipergunakan disajikan secara spesifik namun memiliki otorisasi manajemen umum.
3. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan dapat menyakinkan bahwa data source yang ada dapat tersimpan dengan aman dan terjaga integritas
dari info yang tersimpan.
4. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan dapat menyakinkan bahwa program aplikasi data sumber yang tidak cermat atau tidak diotorisasikan dengan tepat diindentifikasikan dan ditangani sesuai degan kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan.
5. Elektronic Data Processing yang digunakan dapat menyakinkan para operator komputer dan orang-orang lainnya yang turut campur secara on
line dengan sistem (user) tidak dapat melaksanakan modifikasi tanpa
diotorisir terlebih dahulu.
Komponen – komponen komputer yang dipergunakan pada PT. Indosat Tbk, Divisi seluler in adalah sebagai berikut :
a. Hardware
Komponen perangkat keras terdiri dari unit masukan , proses dan keluaran yang paling penting diperhatikan adalah pemeliharaan dan perawatan secara berkala dan teratur agar terhindar dari kerusakan yang akan menghabiskan biaya yang besar.
b. Software
Program yang digunakan perusahaan ada yang dirancang khusus oleh sistem analyst (programmer) perusahaan, namun ada juga yang dibuat oleh perusahaan software untuk program general ledger dan integrated system. Dibuat oleh perusahaan software. Namun untuk sistem pencatatannya persediaannya dibuat oleh programer perusahaan.
c. Brainware
Manusia merupakan aspek yang berhubungan dengan sistem brainware. Semakin tinggi kemampuan sumber daya manusia mengoperasikannya maka semakin besar peranannya sebagai pengolah data dalam perusahaan.
Dalam hal ini perusahaan dalam pengolahan data menggunakan sistem pengolahan online processing. Dalam sistem online processing ini diartikan sebagai pengolahan transaksi secara individual melalui suatu sistem pada saat transaksi terjadi dan dari tempat timbulnya sebagai lawan dari pengakumulasikan transaksi dalam grup (batch). Dalam hal ini data dipelihara dan diupdate dalam penyimpanan data secara direct acces. Jadi siapa saja yang memiliki user akan aplikasi prottam yang berkaitan akan dapat mengupdate dan mengetahui perubahan yang terjadi terhadap fisik persediaan. Tentu saja dengan pengawasan bagian otorisasi sesuai dengan alur prosedur kerja.
Untuk pengaplikasian sistem ini, penulis melihat memang telah diterapkan kepada bagian-bagian terkait agar selalu dapat mengupdate data. Penulis melihat onlie processing ini sangat bermanfaat dan cocok bagi pencatatan persediaan ini
karena perputaran persediaan yang sangat cepat membuat informasi mengenai persediaan sangatlah dibutuhkan. Jika sewaktu-waktu diperlukan sebagai basic data pemesanan kembali persediaan kepada headquarter (Pusat). Online processing ini mencakup pemeliharaan file, pembuatan laporan, pencarian
informasi dan pemecahan masalah.
service yang harus dimanfaatkan keberadaan Elektronic Data Processing ini
sebagai salah satu basic service yang harus dimanfaatkan diperusahaan selain pencatatan secara manual, memang ternyata harus diakui pencatatan secara manual masih diperlukan seabgai salah satu back up data yang diperlukan untuk mencek kembali antara pencatatan secara komputerisasi dengan pencatatan manual.
Data yang dimasukkan dalam Elektronic Data Processing ini dapat berupa : - Transaksi langsung (retail) antar pelanggan dengan kasir front line
- Transaksi langsung antara pihak Channel Managemet dengan dealer.
Jenis transaksi ini dicatat dihead quarter (pusat). Fungsi Channel Management akan memberi laporannya jika transaksi telah selesai
dilaksanakan.
Diperusahaan ini, komputer yang digunakan adalah komputer probadi dengan menjalankan sistem operasi windows XP dan linux. Dimana untuk berkomounikasi antara CPU yang satu dengan CPU yang lain menggunakan server dengan menggunakan sistem jaringan terbatas yaitu LAN.
Di perusahaan in mempergunakan LAN untuk berhubungan antara satu komputer dengan komputer yang lain. Secara garis besar terdapat dua tipe jaringan / LAN yaitu jaringan peer to peer dan jaringan client server. Pada jaringan peer to peer, setiap komputer yang terhubungan ke jaringan dapat bertindak baik sebagai workstation maupun server. Sedangkan pada jaringan client server, hanya satu komputer yang bertugas sebagai server dan komputer
menggunakan tipe jaringan client server untuk berhubungan antar satu komputer dengan komputer lainnya.
Elektronic data processing untuk pencatatan persediaan menurut pengamatan penulis telah mengikuti kaidah akuntansi yang berlaku umum. Dimana setiap fungsi memiliki tugas masing-masing yang pada akhirnya menjadi satu team untuk menjalankan pendistribusian persediaan termasuk administrasi pencatatan persediaan sehingga dalam teori seharunya dapat menghitung revenue yang didapat dari persediaan ini yaitu untuk voucher dan penjualan simcard itu sendiri.
Data persediaan retail dientri setiap hari memberi kemudahan bagi setiap fungsi untuk mengetahui persediaan mana yang telah terjual. Misalnya saja untuk penjualan voucher setiap voucher memiliki nomor seri yang berbeda. Setiap penjualan voucher terjadi, data nomor seri ini dimasukkan ke dalam sistem pencatatan persediaan sehingga jika diperiksa kembali ke dalam sistem akan didapati keterangan yang memunculkan informasi bahwasanya voucher dengan nomor serial tersebut telah terjual. Dan juga diketahui dipusat pelayanan voucher tersebut terjual. Lengkap dengan hari dan tanggal penjualan serta petugas yang melakukan transaksi tersebut.
harinya. Bahkan juga sistem ini dipersiapkan untuk persediaan yang rusak atau yang diberikan untuk gift.
B. Pengawasan persediaan dalam EDP Sistem
Pengendalian akuntansi sebenarnya meliputi rencana organisasi dan semua metode serta yagn berkaitan terutama dengan dan berhubungan langsung dengan pengaman harta/kekayaan dan keandalan catatan keuangan sedangkan pengendalian administratif meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan efiseinsi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen. (AICPA, 1958, hal 36-37)
Dari pengendalian atau pengawasan inilah yang pada akhirnya akan menjadi tolak ukur sejauh mana manajemen atau fungsi-fungsi terkait yang berkaitan dengan persediaan baik dari mulai pemesanan, produksi, pendistribusian dan adiministrasi sendiri dapat dinilai. Pengawasan menjadi suatu kegiatan agar setiap fungsi dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar sehingga mencapai tujuan akhir yang diharapkan setiap perusahaan.
pengukuran yang merupakan serangkaian pencatatan persediaan. Disinilah Electronic Data Processing diperlukan sebagai fungsi pencatatan dan sebagai fungsi pengukuran yang notabene akan menjadi bahan baku bagi pengawasan dan pengendalian persediaan. Pengawasan dan pengendalian di perusahaan ini dilakukan di fungsi administrasi yang berada diheadquarter (Pusat). Fungsi inilah yang akan mengendalikan dan melihat sejauh mana proses pencatatan dan distribusi dilakukan dicabang. Dan akan langsung mengambil tindakan jika ada cabang yang melakukan kesalahan. Fungsi administratif ini terdapat dalam sistem pencatatan persediaan tentu saja dengan tingkat otorisasi tertentu yang dimiliki oleh orang yg memiliki tugas dan wewenang tersebut.
Fungsi inilah yang akan memberikan dan mengumpulkan pencatatan mengenai persediaan yang diperlukan oleh fungsi keuangan. Sehingga dapat diketahui cabang mana yang memilili pencatatan persediaan yang paling baik. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi performansi cabang di pusat jika ternyata terdapat cabang yang pencatatan persediaannya tidak baik dimana hal ini akan mengakibatkan laporan keuangan dan flow piutang menjadi berantakan.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan penelaahan yang telah dilakukan penulis dan telah dijabarkan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis ingin memberikan kesimpulan bahwa:
1. Pencatatan dan distribusi tugas untuk persediaan dan pendistribusian persediaan sudah memenuhi pedoman akuntansi yang berlaku umum. Dimana fungsi otorisasi, pencatatan, petugas gudang ditangani oleh orang-orang yang berbeda sehingga akan sangat kecil terjadi penyelewengan sehingga pencatatan ini seharusnya sudah memadai.
2. Dalam sistem pencatatan persediaan ini sendiri, menu yang tesedia sebagai Elektronic Data Procesing pencatatan sudah cukup memadai kebutuhan dari berbagai pengguna yang berhubungan dengan persediaan. Baik sebagai fungsi administrasi maupun sebagai fungsi pengawasan. Pencatatan dari sistem Elektronk Data Procesing ini juga dapat dikompile dalam bentuk hardcopy tergantung dari masing-masing pengguna.
sebagainya. Namun jika sistem ini error maka secara nasional pula pengguna sistem tidak dapat mengakses.
5. Walaupun telah menerapkan Elektronic Data Procesing , tetap tidak dapat menghilangkan fungsi form permintaan dan pengeluaran barang, dalam hal ini form manual tetap diperlukan dan dijalankan.
6. Elektronic Data Processing persediaan ini terintegrasi langsung dengan SAP dimana berkaitan langsung dengan bagian akuntansi sehingga memudahkan pengecekan kembali data yang tercatat dibagian akuntansi dengan data persediaan yang dicatat logistik/gudang apakah sesuai atau tidak
B. SARAN
penerima barang akan mencatat kedalam sistem pencatatan bahwasanya barang yang diminta telah dikirimkan disertai dengan keterangan pengiriman Pada saat penerimaan barang oleh cabang, pihak card management cabang akan mengubah posisi pencatatan menjadi “ barang yang diterima “. Disini terlihat jelas adanya link antara cardmanagement cabang dengan card management yang dipusat sehingga persediaan dipusat dan dicabang tercatat dengan rapi dan berkesinambungan dan langsung dapat diketahui brapa barang yang tersisa di pusat dan brapa barang yang bertambah dicabang.
Bodnar, George H, dan Hopwaood Williams S, 2000, Accounting Information
System (Sistem Informasi Akuntansi). Buku I. Terjemahan Amir Abadi
Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba Empat Jakarta.
Bodnar, George H dan Hopwood Williams S, 2004. Accounting Information System. Pearson Education. Inc. Upper Saddle River. New Jersey.
Hall, James, A. 2001 Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Salemba Empat,
Jakarta
Hartono, Jogiyanto. 2004 Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga, Andi Yogyakarta. Kuncoro Mudrajad 2003, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit
Erlangga, Jakarta
Mulyadi., 2001. Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
Rosjidi., 1999, Teori Akuntansi : Tujuan, Konsep dan Struktur, Edisi Pertama, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Jakarta.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul 2004, Accounting Information System,
Nineth Edition, Pearson Education Inc.New Jersey.
Siagian, Sondang P., 2002. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua PT. Bumi Aksara Jakarta
Smith, M, Jay K Fred Skousen 1999, Akutansi Intermediete, Jilid I Edisi 9 Penerbit Erlangga, Jakarta
Fees, Warren Reeve 2005, Accounting (Pengantar Akuntansi), Buku I Terjemahan Ana Farahmita, Amanungrahami, Taufik Hendrawan, Salemba Empat Jakarta
Wilkinson, Josep W, 2000, Accounting Information System Essential Concept and Application 4 Edition, John Willey & Sons Inc, New York- USA
Wijayanto, Nugraha, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi Medan
Gambar : Bagan Inventory Flow Sumber : Bagian Card Managemen
Dealer
Gift
Galeri
Good Issue Wholesale
Posting Alocation
