TINJAUAN PUSTAKA A. Landasan Teori 1. Sistem Akuntansi a. Pengertian Sistem
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan kegiatan atau untul melakukan sasaran yang tertentu”. (Jeperson Hutahaean, 2015 : 2)
b. Pengertian Prosedur
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. (Mulyadi, 2016:4)
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal merupakan kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar yaitu dengan menulis, menggandakan, menghitung, memberik kode, mendaftar, memilih (Mensortasi), memindah dan membandingkan. (Mulyadi, 2016:4)
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem informasi akuntansi (information system) adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke pengguna.
Sistem akuntansi merupakan suatu rangkaian bukti transaksi, dokumen, catatan – catatan akuntansi dan laporan – laporan serta alat – alat, prosedur, kebijakan, sumberdaya manusia maupun sumberdaya lain dalam suatu perusahaan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk mendukung dalam pencapaian apa yang menjadi tujuan perusahaan. (Atyanto Mahatmyo, S.E., M.M., Ak. , 2014 : 6 & 8)
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagi berikut :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru b. Untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
d. untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
e. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Mulyadi (2016:19-15).
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak – pihak luar dan pihak – pihak dalam perusahaan. (Rizki Ahmad Fauzi : 2017 : 25)
5. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, cara dan alat – alat yang dikoordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data – data akuntansi, meningkatkan efesiensi usaha dan menjaga agar kebijakan yang sudah ditetapkan dapat dilaksanakan sebaik mungkin. (Atyanto Mahatmyo, S.E., M.M., Ak. , 2014 : 94)
Sistem pengendalian intern memiliki unsur pokok yaitu:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pemisahan tanggung jawab fungsional dimaksudkan untuk membagi berbagai tahap transaksi sehingga semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pedapatan, dan biaya. Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya tiap transaksi dan penggunaan formulir perlu diawasi guna mengawasi pelaksanaan otorisasi sehingga menghasilkan dokumen pembukuan yang dapat dipercaya yang kemudian menghasilkan informasi yang tepat dan dapat dipercaya mengenai kekayaan utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat yaitu:
1) Penggunaan formulir urut yang tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga jika terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan akuntansi yang bersangkutan. Hal tersebut dimaksudkan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi yang dibuat.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang dapat ditempuh yaitu:
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, untuk memperoleh karyawan yang mempunyai
kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang terdapat dalam perusahaan serta menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya (Mulyadi, 2016:130).
6. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahan. (Mulyadi, 2016:379)
Berikut ini diuraikan lebih lanjut mengenai sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai.
a. Prosedur Penerimaan Kas Penjualan Tunai
1) Prosedur Penerimaan Kas dari Over The Counter Sales
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang keperusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli. Penerimaan
kas dari Over-the Counter Sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini:
a) Pembelian memesan barang langsung kepada wiraniaga (Sales Person) di Bagian Penjualan.
b) Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi ( personal check ) atau kartu kredit.
c) Bagian pengiriman menyerahkan barang keoada pembeli. d) Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
e) Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.
f) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. (Mulyadi, 2016:380)
Gambar 1
Prosedur Penerimaan Kas dari Over the Counter Sales
Sumber : Mulyadi (2016 :381)
Berikut merupakan bagan alir sistem penerimaan kas dari Over- The- Counter Sales :
Bagan 1
Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Over- The- Counter Sales
Lanjutan
PRK : Pita Register Kas Lanjutan
Sumber: Mulyadi (2016: 381)
2) Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Fungsi ini berada dibagian order penjualan. b) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Fungsi ini berada dibagian kas.
c) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. Fungsi ini ada di bagian gudang.
d) Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar hargannya kepada pembeli. Fungsi ini berada di bagian pengiriman.
e) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Fungsi ini berada dibagian Jurnal. (Mulyadi, 2016 : 385)
3) Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang umumnya diperlukan manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atay kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c) Jumlah harga pokok produksi yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d) Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
e) Kuantitas produk yang dijual.
f) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g) Otorisasi pejabat yang berwenang.
4) Dokumen dan Catatan yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a) Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Jika diliat kembali daftar informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai tersebut, maka formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan
kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang bersifat sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh faktur penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang telah ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang. Berikut merupakan contoh Faktur Penjualan Tunai :
Gambar 2 Penjualan Tunai
b) Pita Register Kas (Cash Regisiter Tape)
Dihasilkan oleh fungsi kas dengan mengoperasikan mesin register kas. Dokumen merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Berikut merupakan contoh pita register kas :
Gambar 3 Pita Register Kas
Sumber: Mulyadi (2016: 387)
c) Credit card sales slip
Credit card sales slip dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan anggota kartu kredit. Untuk perusahaan jasa / dagang dokumen ini
diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. d) Bill of lading
Bill of lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yaitu penyerahan barang dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
e) Faktur penjualan COD
Faktur penjualan COD merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur ini diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dengan memintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusannya kemudian digunakan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang dipesan pelanggan.
f) Bukti Setor Bank
Bukti setor bank dibuat oleh fungsi kas untuk melakukan penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar diserahkan fungsi kas ke bank bersamaan dengan penyetoran kas. Dua lembar
tembusannya dikembalikan setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank. Kemudian fungsi kas menyerahkannya kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
g) Rekap Harga Pokok Penjualan
Rekap harga pokok penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode dan dijadikan sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual Mulyadi(2016: 391).
5) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu :
a) Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
b) Jurnal Penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber seperti data penjualan tunai.
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d) Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual serta mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang. e) Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang sehingga kartu gudang tidak termasuk sebagai catatan akuntansi. Mulyadi(2016:391)
6) Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a) Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran atas harga barang ke fungsi kas serta memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
Fungsi kas menerima pembayaran atas harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c) Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
d) Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat atas berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. e) Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan dilakukannya penyetoran dengan segera ke bank atas semua kas yang diterima.
f) Prosedur pencatatan penerimaan kas
Fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat ke dalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk melakukan pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. Mulyadi (2016:392).
7) Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
a) Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern yang perlu diterapkan yaitu:
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
Fungsi penjualan merupakan fungsi operasi yang harus dipisahkan oleh fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek.
(2) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain. Hal ini berguna untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
(3) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan fungsi kas
Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara rangkap oleh satu fungsi. Sehingga terjadi pengecekan intern pekerjaan di setiap fungsi oleh fungsi lain.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Penerimaan order dari pembeli di otorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Formulir tersebut diterbitkan fungsi penjualan yang digunakan oleh fungsi kas saat menerima kas dan digunakan fungsi pengiriman pada saat menyerahkan barang kepada pembeli.
(2) Penerimaan kas di otorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
(3) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
(4) Penyerahan barang yang di otorisasi oleh fungsi pengiriman dengan membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai
(5) Pencatatan ke dalam buku jurnal di otorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
c) Praktik yang Sehat
Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai :
(1) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. (2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor
seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
(3) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Mulyadi (2016:393)
7. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
a. Pengertian Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil ialah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran – pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari – hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal – hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserhakan kepada kasir kas kecil
yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembal dari kas besar.
Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut :
1) Metode Fluktuasi
Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuaidengan keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
2) Metode Imprest
Pembetukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti – bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti pengeluaran ini dicap “telah dibayar”
agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.
Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu :
a) Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
b) Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas.
c) Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis meneriman tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran.
b. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1) Bukti Kas Keluar, bukti yang berisi tentang transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas perusahaan.
2) Cek
c. Catatan yang Digunakan
Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1) Jurnal Pengeluaran Kas 2) Register Cek
d. Fungsi yang Terkait :
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.
2) Fungsi Pencatat Utang
Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumeen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu.
3) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 4) Fungsi Akuntansi Biaya
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5) Fungsi Akuntansi Biaya
Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register.
6) Fungsi Audit Intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsialiasi bank secara periodik.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek yang sehat yang disebutkan di bawah ini :
a) Organisasi
(1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
(2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dari penjualan tunai tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang.
(2) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwewenang. (3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (dalam metode
pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen