BAB II : PROFIL INSTANS
G. Tinjauan Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Koordinas
Organisasi dan manajemen mempunyai hubungan yang erat. Organisasi adalah salah satu dari alat manajemen untuk mencapai tujuan sedangkan manajemen adalah cara untuk mencapai tujuan dengan mempergunakan sumber daya yang ada. Manajemen dan organisasi yang baik akan memberikan pendelegasian dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas masing – masing bagian yang terlibat dalam perusahaan. Hal ini membawa efek yang positif terhadap organisasi karena di dalam pelaksanaan kinerja organisasinya dalam mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh pembagian tugas yang baik. Dengan mengetahui wewenang dan tanggung tanggung jawabnya setiap individu atau pegawai akan dapat melaksanakan kewajiban dengan tepat dan terkoordinir. Struktur organisasi merupakan kerangka dasar yang menunjukkan hirarki organisasi dan batasan wewenang serta hubungan antara unit-unit organisasi dalam suatu organisasi. Di dalam struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas-tugas kedalam satuan – satuan organisasi. Pembagian tugas – tugas ini terdiri dari tugas-tugas yang telah dirumuskan kedalam suatu uraian tugas. Nantinya satuan – satuan organisasi ini dikoordinir dengan mengisi orang – orang kebagian organisasi berdasarkan keahlian serta mampu bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya. Jadi struktur organisasi akan memudahkan seorang pegawai mengetahui kedudukannya, apa tugasnya, apa wewenangnya, apa tanggung jawabnya, apa kewajibannya, apa fungsinya dan kepada siapa akan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Struktur organisasi akan membantu membantu kelancaran jalannya pelaksanaan organisasi itu sendiri. Sehingga dengan sendirinya tercipta koordinasi kerja.
Koordinasi kerja tidak dapat berjalan tanpa adanya komunikasi. Koordinasi yang baik dalam suatu organisasi tidak lepas dari kemampuan pimpinan dalam bekerja sama dengan orang lain, untuk meneruskan ide dan saran guna pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi secara garis besar dibedakan atas dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi kebawah, misanya pimpinan organisasi memberikan informasi dalam upaya mengarahkan, menginstruksikan dan mengevaluasi kinerja setiap bawahannya. Komunikasi keatas misalnya kepala bawahan memberikan informasi kepada kepala bagian organisasi dalam hal laporan kegiatan kerja. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antar sesama pegawai atau sesama rekan sekerja. Maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.
Jika ditinjau dari bentuk organisasinya, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menganut struktur organisasi fungsional dan staf, dimana dalam organisasi ini wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan – satuan kerja dibawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan memintah pertangunggjawaban dari semua kepala bagian. Dalam bentuk organisasi ini juga Fakultas Ekonomi USU mengangkat pejabat yang tidak memiliki kewenangan langsung dengan aktivitas yang dijalankan fakultas, melainkan hanya dapat memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan fakultas, misalnya dalam pembukaan jurusan baru mereka memberi nasehat dan pertimbangan.
Dekan bertugas memimpin fakultas ekonomi dalam pencapaian visi dan misinya. Mengingat kompleksnya tugas yang harus dijalankan oleh dekan tidak mungkin
dilaksanakan sendiri. Untuk itu dekan sebagai pimpinan puncak melakukan pembagian kerja atas dasar fungsi dan bagiannya ( spesialisasi ). Pembagian tugas ini diiringi dengan pendelegasian wewenang agar setiap fungsi atau bagian yang diserahi tugas dapat melaksanakan tindakan-tindakan untuk kelancaran tugasnya. Selain melakukan spesialisasi Fakultas Ekonomi USU melakukan rotasi pekerjaan, dimana rotasi pekerjaan ini dilakukan dengan memberikan kesempatan sejumlah pegawai untuk mengalami berbagai macam variasi tanggung jawab dan menentukan kualifikasi pekerjaan, misalnya pegawai bagian pendidikan dirotasi kebagian mahasiswa.
Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dibantu oleh pembantu-pembantunya, yaitu pembantu dekan satu ( PD I ), pembantu dekan dua ( PD II ), dan pembantu dekan tiga ( PD III ). Pembantu dekan satu ( PD I ) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bagian akademik, Pembantu dekan satu membawahi kepala sub bagian pendidikan. Pembantu dekan dua ( PD II ) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kepegawaian. Pembantu dekan dua ini membawahi sub bagian kepegawaian. Pembantu dekan tiga ( PD III ) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kemahasiswaan. Pembantu dekan dua ini membawahi sub bagian kemahasiswaan Sub bagian - bagian ini bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan pembantu dekan. Dari pembagian satuan – satuan orgnanisasi ini terlihat bahwa organisasi Fakultas Ekonomi USU telah terkoordinir dengan baik.
Dalam prakteknya komunikasi sangat penting untuk memberikan arahan, perintah, pesan dan penyampaian ide-ide dari atasan kepada bawahannya. Dalam hal ini Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal upaya mengarahkan, menginstruksi, mengevaluasi hasil kerja para bawahannya/pembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan yang akan dibuat dekan sewaktu – waktu. Dalam hal komunikasi horizontal miasalnya komunikasi sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.
Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas – tugas kedalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang- orang yang memiliki keahlian dibidangnya, tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas – tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing – masing.