PROSES MANAJEMEN: PERENCANAAN A. Karakteristik Perencanaan
C. Tool Perencanaan
Pengantar Ilmu Manajemen
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu tujuan strategis (strategic goals), tujuan taktis (tactical goals), dan tujuan operasional (operational goals). Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga tahun, atau juga lebih. Sebagai contoh tujuan strategis adalah "untuk menjadi mark( leader dalam bisnis makanan siap saji". Pencapaian tujuan ini jelas tidak dapat dicap dalam hitungan lain, akan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama. Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah relatif lebih singkat dari tujuan strategis. Biasanya pencapaian tujuan ini antara hingga 3 tahun. Sebagai contoh dari tujuan taktis ini misalnya, "meningkatkan pangsa pasar sebesar 30 persen." Peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen jelas akan mem bantu perusahaan tersebut untuk menjadikan market leader dalam jangka panjang Di sini kita dapat melihat bahwa pencapaian tujuan strategis akan tercapai jika Tujuan taktis juga tercapai. Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen bisa dicapai Di sinilah jenis ketiga dari tujuan dirumuskan, yaitu tujuan operasional. Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Tujuan operasional ini, dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporar keuangan perusahaan yang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun.
C. Tool Perencanaan
Berbagai teoritisi manajemen telah memperkenalkan beberapa pendekatan dalam melakukan perencanaan, termasuk beberapa alat analisis atau model yang dapat digunakan untuk melakukan perencanaan. Di antara beberapa alat manajemen guna melakukan perencanaan di antaranya adalah Bagan Arus (Flow Chart), Bagan Gantt (Gantt Chart), dan Jaringan PERT (PERT Network).
Perencanaan dengan Flow Chart
Pada dasarnya, pendekatan Flow Chart lebih sering digunakan bagi mereka yang mendalami teknik komputer, teknik, dan sistem informasi. Namun, pendekatan ini juga sudah cukup populer untuk digunakan dalam dunia manajemen. Flow Chart adalah model grafis yang
Pengantar Ilmu Manajemen
Gambar 3.1. Flow Chart pembelian buku
menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan keputusan ya-tidak. Berkesinambungan pada dasarnya adalah proses pengaturan kejadian-kejadian berdasarkan urutan kronologisnya. Misalnya, membaca buku dapat dilakukan setelah kita membeli buku. Maka dalam model Flow Chart, membaca buku diletakkan setelah membeli buku.
Flow Chart tersebut menggambarkan proses rencana membaca buku yang dapat dipilih antara meminjam buku atau melakukan pembelian buku terlebih dahulu. Melalui bagan ini, dengan mudah kita bisa mengamati kejadian-kejadian yang berkesinambungan dari saat kita memulai pekerjaan atau rencana hingga rencana terealisasi. Pada praktiknya, bagan ini dapat dikembangkan lebih lanjut ataupun juga disederhanakan, tergantung kepada jenis dan jumlah kegiatan yang akan dilakukan. Bagi yang akan mendalami Sistem Informasi Manajemen, maka pendekatan Flow Chart ini akan lebih diperdalam lagi dalam teori tersebut.
Pengantar Ilmu Manajemen
Gambar 2.3. Flow Chart pembelian buku
Gambar 3.2. Contoh Gantt Chart
Penjadwalan melalui Gantt Chart
Alat bantu perencanaan yang kedua adalah apa yang dinamakan dengan penjadwalan dengan Gantt Chart (Bagan Gantt). Penjadwalan adalah salah satu bagian penting dalam perencanaan. Ketika kegiatan organisasi begitu banyak dan berkesinambungan satu dengan lainnya, Gantt Chart pada dasarnya membantu manajer untuk dapat mengaturnya melalui proses penjadwalan. Sehingga secara sederhana Gantt Chart adalah teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan. Gantt Chart pertama kali diperkenalkan oleh Hemy L. Gantt, salah seorang rekan kerja dari Frederich Winslow Taylor yang juga bekerja di Perusahaan Midvale Steel pada tahun 1887. Perkembangan berikutnya menunjukkan bahwa Gantt Chart telah banyak dipergunakan secara populer baik oleh para praktisi manajemen maupun berbagai organisasi lainnya.
Sebagaimana ditunjukkan dalam gambar diatas, berbagai kegiatan yang saling berkesinambungan dapat dijadwalkan sehingga para pelaksana kegiatan akan dengan lebih mudah mengikuti perkembangan dari setiap pekerjaan yang tengah dilakukan. Misalnya, proses pembelian bahan baku adalah pada saat minggu pertama dan kedua dari bulan pertama, maka bagian produksi, khususnya di bagian pembelanjaan, dapat merencanakan sebelumnya apa yang harus dipersiapkan untuk kegiatan
Pengantar Ilmu Manajemen
tersebut dari mulai menentukan bahan baku apa saja yang akan dibeli, dalam jumlah berapa, harga berapa, dan seterusnya. Demikian pula bagi bagian proses produksi, bagian tersebut dapat menjadwalkan sejak kapan proses produksi berawal dan berakhir dan seterusnya sebagaimana diterangkan dalam gambar tersebut.
Sebagai kesimpulan, Gantt Chart memudahkan para pelaksana kegiatan untuk merencanakan segala bentuk kegiatan yang akan dilakukan. Namun di sisi lain, alat bantu ini memiliki keterbatasan, di antaranya adalah keterbatasan dalam menjadwalkan berbagai kegiatan yang sifatnya sangat detail dan kompleks. Jenis kegiatan yang sangat kompleks dan cenderung tidak berkelanjutan lebih sulit untuk dijadwalkan melalui Gantt Chart.
Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)
Keterbatasan dari Bagan Gantt pada giliran berikutnya dikembangkan dan dikoreksi oleh alat bantu perencanaan lainnya. Di antara alat bantu tersebut adalah apa yang dikenal sebagai jaringan PERT atau lebih dikenal dengan PERT Network. PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. PERT merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar maupun kompleks.
Ada 4 konsep yang harus dipahami dalam PERT Keempat konsep tersebut adalah Event, Activity, Time, dan Critical Path.
1. Event atau kejadian adalah indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun scsudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. Sebagai contoh dari event misalnya, "bagian produksi menerima bahan baku". Kejadian ini menjadi indikator bagi pengerjaan bagian produksi untuk memulai kegiatan produksi karena bahan bakunya telah diterima.
2. Activity atau kegiatan adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan. Kegiatan diawali dan diakhiri oleh kejadian atau event. Contoh kegiatan misalnya, "pembuatan sepatu",
Pengantar Ilmu Manajemen
"pemberian label pada sepatu yang telah jadi", dan seterusnya. 3. Time atau waktu menunjukkan perki.raan masa pengerjaan dari
keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalamn jaringan PERT. PERT Time atau masa pengerjaan berdasarkan PERT adalah rata-rata dari tiga komponen waktu berdasarkan kerangka PERT Ketiga komponen waktu tersebut adalah: (1) optimistic time (To) - masa yang diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi terbaik; (2) most likely time (Tm) - masa yang diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan alam kondisi normal; dan (3) pessimistic time (Tp) - masa yang diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi yang tidak normal atau darurat. Rumus untuk menghitung rata-rata dari masa pengerjaan berdasarkan PERT (PERT Time) adalah:
Te = To + 4Tm + TP 6
Sebagai contoh misalnya pengerjaan kegiatan penyediaan bahan baku. Dalam kondisi terbaik, di mana seluruh faktor pendukung terpenuhi dari mulai pemasok, harga yang cocok, stok barang ada, dan regulasi yang diberlakukan sesuai dengan rencana perusahaan, maka waktu pengerjaan penyediaan bahan baku diperkirakan dapat diselesaikan dalamn waktu 3 hari (To = 3). Kemudian dalam kondisi normal, misalnya saja supplier ada, harga masih perlu dmegosiasikan, stok barang ada, dan beberapa regulasi perlu di.tempuh dalam kondisi yang umum, maka pengerjaan penyediaan bahan baku diperkirakan dapat diselesaikan dalam waktu 6 hari sehingga Tm = 6 hari. Dalam kondisi pesimis, ketika pemasok barang masih perlu dicari, harga dan stok barang masih perlu dipastikan, kemudian regulasi cenderung menyulitkan perusahaan, maka penyediaan bahan baku diperkirakan dapat selesai dalam waktu 12 hari sehingga Tp = 12 hari. Dengan menggunakan rumus di atas, maka perkiraan waktu penyelesaian untuk penyediaan bahan baku adalah 6,5 hari yang rinciannya adalah sebagai berikut:
Te = To+4Tm+Tp = 3+4(6)+12
Pengantar Ilmu Manajemen
4. Critical Path atau indikator kritis menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam kerangka path yang dapat diterima. Waktu kritis menunjukkan batas toleransi akan suatu pekerjaan yang dilaksanakan. Ketika waktu kritis ini terlewati atau waktu pengerjaan lebih lama, maka hal ini juga akan berdampak kepada terhambatnya pengerjaan kegiatan yang lain sehingga waktu pengerjaan secara keseluruhan dapat terlambat.
Secara sederhana sebenarnya PERT dapat dikatakan sebagai gabungan dari pendekatan Flow. Chart dan Gantt Chart. Hal ini dapat dilihat contohnya pada Gambar dibawah. Terlihat dari gambar tersebut, ketika anak panah menunjukkan pengerjaan dari Kejadian (event) 1 ke Kegiatan (activity) 1 dan seterusnya, bentuk arah pengerjaan ini mirip dengan model Flow Chart karena berdasarkan gambar•tersebut, misalnya Kegiatan 1 tidak dapat dilakukan sebelum Kejadian 1 terpenuhi dan seterusnya. Demikian pula dengan memasukkan faktor waktu pengerjaan (Te) di dalam model jaringan PERT menunjukkan bahwa setiap pengerjaan kegiatan perlu diberikan alokasi waktu sehingga penyelesaian pekerjaan dapat selalu diperkirakan. Hal ini juga merupakan faktor yang ditekankan dalam model Gantt Chart sebagaimana diuraikan pada Gambar.
Sekalipun Jaringan PERT memberikan kerangka pengerjaan yang lebih jelas, namun tetap memiliki beberapa keterbatasan. Di antara keterbatasannya adalah jika misalnya dalam praktiknya, beberapa kejadian (events) yang merupakan prasyarat bagi pengerjaan kegiatan ternyata harus dilakukan secara bersamaan. Di sisi lain, jaringan PERT kurang memberikan fleksibilitas jika misalnya terdapat kejadian-kejadian yang di luar perkiraan yang telah diasumsikan.
Secara keseluruhan berbagai jenis model alat bantu perencanaan yang diterangkan di atas telah banyak membantu kegiatan organisasi, terutama yang terkait dengan perencanaan dalam manajemen organisasi. Pada praktiknya, penggunaan model alat bantu tersebut tentunya perlu disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi oleh berbagai jenis organisasi.
Pengantar Ilmu Manajemen
Latihan-latihan
1) Seberapa signifikan dan apa kegunaan proses perencanaan dalam manajemen organisasi?
2) Apakah output yang dihasilkan dalam proses perencanaan? Jelaskan dengan contoh!
3) Coba buat satu contoh perencanaan beserta tool-tool praktisnya dengan mengambil contoh kasus sebuah organisasi di Indonesia! 4) Berikan dan uraikan profil perusahaan bisnis atau organisasi nirlaba
Pengantar Ilmu Manajemen
Paket 4
PERENCANAAN STRATEGIK: STRATEGI, TAKTIK DAN