BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
E. Tools Of Public Relations
Untuk dapat melakukan pekerjaannya seorang Public Relations mempunyai alat-alat kegiatan (PR Tools). Alat-alat kegiatan ini biasa disebut sebagai media Public Realations, antara lain : (Kriyantono,2008 : 18-33)
1. Publisitas dan Media Relations
F. Rachmadi menggambarkan publisitas sebagai kegiatan untuk menceritakan kepada masyarakat luas tentang produk/jasa atau yang berkaitan dengan suatu perusahaan/organisasi. (Rachmadi:1992:hal.38)
Perusahaan yang menjalankan program media relations, pada umumnya adalah perusahaan yng sangat membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian tujuan organisasi. Secara rinci media relatos bagi organisasi adalah : (Diah Wardhani, 2008:12-13)
a. Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta langkah lembaga/organisasi yang baik untuk diketahui umum.
b. Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media (liputan, laporan, ulasan, tajuk yang wajar, obyektif dan seimbang (balance) mengenai hal-hal yang menguntungkan lembaga/organisasi.
c. Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan lembaga/organisasi.
d. Untuk melengkapi data/informasi
Bagi pimpinan lembaga/organisasi bagi keperluan pembuatan penilaian (assesment) secara tepat mengenai situsi atau permasalahan yang mempengaruhi keberhasilan kegiatan lembaga/perusahaan.
e. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi oleh rasa saling percaya dan menghormati. ( Rachmadi 1882:56)
Publications (Publikasi) adalah cara PR dalam menyebarkan informasi, gagasan atau ide kepada khalayaknya.
· Press-release (menulis berita tentang perusahaan kepada media)
· Press-conference (menyampaikan informasi tentang perusahaan dengan secara langsung mengundang wartawan)
· Press-tours (mengundang wartawan untuk berkunjung ke perusahaan)
· Press-party (menjamu wartawan makan bersama)
· Pess-receptions ( mengadakan acara khusus pertemuan dengan wartawan)
· Media gathering ( mengumpulkan media dalam sebuah forum)
· Corporate blogging ( dengan menulis blog perusahaan untuk menjalin hubungan perusahaan dengan publiknya) hal ini masih baru di ranah public relations Indonesia, tetapi ada beberapa perusahaan yang sudah menjadi pionir awal penggunaanya dan sedang dalam kajian penulis untuk di angkat ke dalam thesis (mohon doanya agar diberikan kemudahan)
Menurut seorang pakar dan praktisi kehumasan yang amat populer di Inggris dan Amerika Serikat, bernama Frank Jeffkins (1990), hubungan pers (press relations)
adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Tujuan Pokok hubungan pers sebenarnya adalah
menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra yang indah saja di hadapan khalayak. Karena, menurut Jeffkins tak seorang pun yang berhak untuk mendikte apa yang harus diterbitkan oleh media massa. (Aceng Abdullah, 2004 : 4)
2. Special Event
Event (Acara) adalah setiap bentuk kegiatan yang dilakukan oleh PR dalam proses penyebaran informasi kepada khalayak, contoh: kampanye PR, seminar, pameran, launching, CSR (Corporate Social Responsibility), charity, dan lain-lain. Hal ini berkaitan dengan penyusunan program acara, dapat dibedakan menjadi :
© Calender Event – Regular Event (Kegiatan Rutin); © Special Event
- Kegiatan khusus dan dilaksanakan pada momen-momen tertentu contoh ulang
tahun perusahaan, Launching (peluncuran) Produk;
- Open house atau company visit (memberi peluang kepada publik untuk melihat mengenal lebih dekat perusahaan dengan berkunjung langsung ke perusahaan. - Fund-raisers (kegiatan mengumpulkan dana). Contoh : beberapa stasiun
televisi ramai-ramai menyediakan “dompet peduli” dengan nomor rekening tertentu bagi penonton yang ingin menyumbang dana untuk korban bencana alam.
- Trade-shows ( mengadakan pameran dagang).
- Award ceremonies (acara pemberian penghargaan). Panasonic awards ada pemilihan presenter terbaik, program terbaik dll.
- Contest (lomba-lomba), contoh: Universitas Sebelas Maret mengadakan lomba penulisan blog dengan tema corporate blog sebagai public relation tools.
- Seminar (mengadakan seminar dengan tema yang berkaitan dengan
kepentingan masyarakat, baik sebgai penyelenggara atau sebagai pembicara)
- Charitable Cuntributions (kegiatan-kegiatan amal untuk membantu
masyarajkat). Semisal Solo Paragon Hotel memberikan bingkisan lebaran kepada masyarakat disekitar hotel)
- Sponshorships (menjadi sponsosr berbagai event di masyarakat)
- Letters of denial (surat klarifikasi atas sebuah informasi yang tidak benar yang di sampaikan ke media). Semisal tulisan di surat pembaca pada surat kabar yang menulis keluhan terhadap perusahaan. Untuk menjaga citra perusahaan menulis sanggahan atau bantahan terhadap tulisan tersebut pada media masa juga. Tentunya dalam penulisan menggunakan kata – kata pilihan tidak menyalahkan justru ucapan terima kasih misalkan. (Sumber bacaan: Public
Relations Writing, Rachmat Kriyantono)
© Moment Event – Kegiatan yang bersifat Momentum contohnya Perayaan 50 tahun
perusahaan (Ulang Tahun Emas Perusahaan).
3. Iklan
Ada perbedaan mendasar antara iklan sebagai alat marketing dan iklan sebagai alat humas adalah melihat pesan yang diiklankan. Selama pesan iklan berkaitan dengan produk, maka dapat dikatakan saat itu iklan merupakan media/ alat marketing. Namun, ketika iklan membawa pesan yang berkaitan dengan perusahaan, maka saat
itu iklan merupakan alat atau media humas. Menurut Rhenald (1994:151), ada empat jenis iklan korporat, yakni public relation advertising, instutional advertising, corporate identify advertising, dan recruitment advertising.
a. Public relation advertising
public relation advertising adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayananya. Misalnya, pindah gedung, keterlambatan pelayanan, insiden (kecelakaan, kebakaran, pemogokan), perminta maaf, ucapan terimakasih, simpati, dan sebagainnya. Sifat pesannya adalah informative atau sekedar pemberitahuan melalui media massa.
Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.
b. Instutional advertising
Iklan jenis ini bertujuan memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis. Misalnya, tentang kontribusi perusahaan terhadap masyarakat tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat, dan sebagainya.
Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih berwibawa dan mengesankan kebesarannya. (Frida Kusumastuti, 2001:30-31)
c. Corporate identify advertising
Corporate identify advertising adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama
perusahaan, dan desain fisik, lainnya. Digunakan ketika perusahaan akan merubah logo.
Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyrakat mengenal dan mengingat perusahaan. Misalnya, warna orange mengingatkan kita pada PT. Pos Indonesia, dan sebagainnya.
d. Recruitment advertising
Yaitu bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan. Orang yang berkualitas tidak akan melamar pada perusahaan yang memasang iklan lowongan seadanya. Iklan lowongan ini dianggap serius bila memilki indikasi bentuk ukuran cenderung besar desain menarik, kata-katanya santun, jujur dengan menampilkan posisi, tugas dan kualifikasi yang dibutuhkan, serta mencantumkan identitas perusahaan.
Dalam menyelenggarakan pameran harus diperhatikan agar :
o Para pengunjung merasa tertarik untuk memperhatikan tiap display
o Pameran meryupakan suatu dorongan bagipara pengunjung untuk
mengadakan suatu kegiatan
o Pameran memamerkan hal-hal yang baru dengan cara yang istimewa
o Pameran memberikan ide baru, dan lain-lain. 4. Pameran
Kegiatan pameran baik yang dilakukan sendiri maupun oleh organisasi lain, merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pemeran yang biasannya dengan upacara mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundang
kedatangan pers. Disinilah Humas memanfaatkan pameran untuk memperoleh publisitas. Petugas humas melobi pejabat atau tokoh masyarakat yang diminta untuk membuka pameran untuk mengunjungi satnd perusahaanya Hal ini diharapkan pers dapat mengabadikan foto pejabat dengan latar belakang stand pameran kita untuk kemudian ditampilkan dalam media massa yang harus diperhatikan dalam pameran adalah desain lokasi yang sangat menarik pelayanan penjaga stand harus komunikatif, ramah, dengan budaya organisasi publikasi yang intensif dengan menyebarkan kartu, display, booklet, leaflet, dan sebagainya.
5. Fotografi
Kekuatan foto melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistic. Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi.
Maka, Public Relations harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan menyolok, terjaga keterbaruannya, diambil pada saat yang tepat. Humas juga harus mengambil kemudi dalam hal pengembalian dan penyimpanan foto Alasanya karena foto digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lainnya tidak boleh bertentangan dengan image perusahaan.
6. Film
Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset, dan sebagainnya. Melalui film humas dapat menyampaikan pesan-pesannya. Tidak hanya film dokumenter, film cerita pun juga merupakan media yang efektif.
Dewasa ini melalui media televisi, film-film profesi bermunculan dan membawa misi mengangkat citra profesi tertentu. (Frida Kusumastuti, 2002:30-35)
7. Pers Tours
Pers tour adalah acara yang diselenggarakan oleh suatu organisasi untuk memberikan kesempatan wartawan mengetahui kondisi, aktivitas serta permasalahan yang mungkin dihadapi oleh organisasi. Kegiatan ini, merupakan kunjungan ke perusahaan atau menikmati jasa perusahaan ke tempat-tempat tertentu yang dilayani oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Misalnya pembukaan jalur penerbangan Garuda ke Swedia (Eropa), pembukaan cabang hotel di Singapura, dan lainnya. Pers tour pada umumnya merupakan kegiatan yang direncanakan leh organisasi atau perusahaan untuk mengingatkan hubungan baik dengan wartawan. Dengan adanya perjalanan itu, umumnya wartawan akan lebih mamahami berbagai hal mengenai suatu organisasi dan menjadi bahan menarik untuk tulisannya.
Perencanaan Pers tour :
§ menentukan tujuan pers tour
§ menentukan media mana yang akan dilibatkan disesuaikan dengan audiens dan momen pers tour itu sendiri
§ menentukan pihak internal yang akan terlibat dalam kegiatan tersebut dan melakukan pembagian tugas
§ menentukan tanggal acara, berapa lama perjalanan dan kegiatan itu berlangsung, menentukan alat transportasi, akomodasi, uang saku, obyek yang akan dikunjungi. § menentukan pihak ketiga yang akan diajak kerjasama
§ menyediakan tiket perjalanan, susunan, susunan acara, denah tempat, route perjalanan, nama pemandu dan sebagainya.
§ menentukan biaya/anggaran keseluruhan acara tersebut. (Diah Wardhani, 2008:135)
8. Pemberitaan Pers (Press/News Release)
Media massa seperti radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku, memilki sifat serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan periodik menjadi perhatian yang “agak berlebihan” bagi praktik humas. Banyak perusahaan yang khusus untuk keperluan hubun gan dengan media massa ini.
Kegiatan yang yang dapat dilakukan humas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, press tour, press clipping. Ada banyak keuntungan melakukan kegiatan ini berhubungan dengan pers. Tidak hanya memperoleh publisitas bila termuat di media mereka. Melainkan humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi.
Pemberitaan Pers adalah karya tulis yang paling banyak dan paling sering dilakukan oleh praktisi PR untuk menyebarluaskan informasi melalui media pers, baik untuk media cetak maupun televisi dan radio.
9. Latar (Backgrounders)
Latar adalah informasi dasar yang memuat uraian penopang bagi tulisan wartawan, bisa berisi uraian singkat tentang perusahaan, karyawan, investor, visi, misi perusahaan dan sebagainya. Sekalipun bukan yang dikejar pers, latar merupakan
warna bagi suatu penulisan yang dapat menimbulkan perhatian
10. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement)
Iklan layanan Masyarakat adalah pesan yang disampaikan untuk membangkitkan kesadaran atau kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau kehidupan umum. Pesan-pesan ini dapat digunakan peruahaan untuk mendidik masyarakat. 11. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising)
Pekerjaan PR juga berkaitan dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Adakalanya iklan tentang perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian pabrik baru, perluasan usaha hari ulang tahun perusahaan, hari-hari resmi nasional, atau ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat citra perusahaan tertentu. Di dalam Public Relations iklan banyak digunakan, baik didalam surat-surat kabar, majalah-majalah, maupun radio, televisi dan bioskop (slide). Informasi atau massage disampaikan dengan menggunakan iklan dapat dijamin, bahwea tiap kalimat dan tiap kata yang disampaikan komunikator pada public tidak akan berubah. Ini disebabkan karena komunikator membayar tempat atau ruangan untuk penempatan “message” itu. Berdasarkan jasa ini, maka surat kabar dan lain-lain harus bertanggung jawab
atas penyampaian “message” itu. Iklan membantu perusahaan dalam
mempopulerkan produknya. (Oemi Abdurrachman,1968:101-102) 12. Artikel atau Editorial
Perusahaan besar umumnya merasa perlu menerbitkan majalah atau koran intern untuk memperkuat moral kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada karyawannya dan sebaliknya. tersebut membutuhkan penulis dan
karya tulis. Praktisi PR perlu menulis artikel-artikel atau editorial (pandangan redaksi tentang suatu masalah).
13. Publikasi Ringan
Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah brosur, pamflet, flyer, dan alat-alat pemasaran lainnya untuk membantu kampanye pemasaran, brosur dan flyer termasuk media sales kit Public Relations untuk keperluan sales call.
14. Interviews ( Meminta Pertanyaan Wawancara)
Sebelum wartawan mewawancarai nara sumber, bisa saja praktisi PR menanyakan pertanyaan yang akan disampaikan oleh wartawan. Namun pada umumnya, wartawan menyukai hal yang spontan, sehingga bila daftar pertanyaan disampaikan terlebih dahulu, akan terkesan adanya pengaturan dan bersifat artifisial (di buat-buat/rekayasa/tidak sopan). Nara sumber tidak memiliki kewenangan untuk memaksakan kehendak meminta daftar pertanyaan, bahkan seorang kepala negara sekali pun. Namun untuk dapat memperkirakan data apa saja yang dibutuhkan. (Diah Wardhani,2008:61)
Menjadi seorang nara sumber yang dipercaya oleh media massa, merupakan tugas yang berat. Hal ini terkait dengan kemampuan praktisi PR dalam penguasaan terhadap masalah yang menjadi topik wawancara. Oleh karena itu, selain kemampuan memahami pengelolaan wawancara, maka penguasaan materi menjadi sangatlah penting. (Diah Wardhani,2008:114)
Secara teknis lain yang perlu dipahami oleh praktisi PR adalah mengenai Jenis Wawancara yaitu :
a. Wawancara yang direkam, wawancara ini biasanya hanya akan menampilkan rekaman yang terbaik. Bila terdapat kesalahan, bisa dilakukan pengulangan. Namun demikian wawancara ini juga berlangsung sama beratnya dengan wawancara langsung.
b. Wawancara panel, adalah wawancara dengan nara sumber lebih dari satu.
Dengan demikian, masing-masing nara sumber akan terbatas dalam penyampian pesan-pesan utamanya. Karena itu, nara sumber harus lebih efektif dalam menjelaskan pesan utama itu.
c. Wawancara melalui telepon/telekonferen : wawancara yang dilakukan secara
jarak jauh dengan menggunakan alat komunkasi, seperti telepon dan telekonferensi.
d. Wawancara di tempat kejadian, adalah wawancara yang dilakukan di lokasi
kejadian atau organisasi. Perhatikan agar latar belakang lokasi tidak menimbulkan efek negatif bagi khalayak.
e. Wawancara mendadak
Yang merupakan inisiatif media dalam mengembangkan suatu isu tertentu. Apabila belum siap dengan fakta, maka sebaiknya jawab sejujurnya bahwa memang belum siap dan meminta waktu satu atau dua jam untuk mempelajari pertanyaan serta mencari data pendukung. (Diah Wardhani, 2008:115-116)
15. Company Profile dan Annual Report
Company profile adalah penjelasan tentang perusahaan dan kegiatan perusahaannya untuk menjelaskan prestasi perusahaan kepada pihak tertentu.
16. Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentations)
Meskipun pidato-pidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate secretary, praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian dan citra. Pidato yang baik dapat memberi informasi atau membujuk. Sedangkan presentasi yang baik dapat menghasilkan dukungan.
Naskah pidato biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun, ada petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan.
17. Press Release
Press release adalah segala bentuk informasi yang hendak disebarkan kepada pers, biasanya melalui media cetak. Sekalipun press release mempunyai format umum, ada tiga bentuk yang mempunyai penekanan yang berbeda-beda.
Ø Basic Publicity Release
Meliputi informasi umum yang mengandung nilai berita (news value) bagi media-media local, regional, atau nasional.
Ø Product Release
Informasi yang disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk-produk baru atau berkaitan dengan produk perusahaan. Meski akan sanagat menguntungkan bagi perusahaan bila berita ini dapat dipublikasikan di media
umum, media yang berkepentingan umumnya adalah media spesifik, seperti majalah bisnis, majalah remaja, majalah wanita, dan sebagainya.
Ø Financial Release
Meski informasi keuangan pertama-tama menjadi kepentingan pemegang saham, release ini sering juga dapat menjadi konsumsi umum bila menyangkut perusahaan besar atau nilai keuangan yang besar. Maka, selain menarik media bisnis dan ekonomi, release ini juga menarik, pers umum.
Beberapa tahun belakangan ini, pihak media menghadapi kenyataan bahwa semakin banyak perusahaan yang mengirim press release. Ada yang mengirim berita melalui surat dan ada yang melengkapinya dengan acara makan siang atau makan malam dalam konferensi pers. Oleh karena itu, persaingan dunia usaha juga meningkat dalam hal memperoleh kapling berita di surat kabar. Editor surat kabar terpaksa harus menyortir press release yang masuk dalam tempo kurang dari tiga menit untuk meneruskan berita itu atau memasukkannya ke dalam arsip atau kotak sampah.
Para editor surat kabar dan majalah mempunyai kriteria yang berbeda untuk menerima atau menolak suatu press release. Namun biasanya mereka akan sangat memperhatikan siapa Anda, dan bagaimana record mengenai Anda di masa lalu dalam menyampaikan berita. Apakah Anda dapat dipercaya (mempunyai kredibilitas), cukup terbuka, dibutuhkan oleh pers dan apakah berita-berita yang selama ini disajikan cukup relevan dengan filosofi yang dianut media tersebut Sekali hal-hal di atas lolos, editor akan melihat hal-hal sebagai berikut :
Judul yang diangkat oleh praktisi PR dalam press release tentu tidak harus menjadi judul surat kabar, tetapi prinsip pemberian judul keduanya adalah sama. Judul harus menarik perhatian dan memwakili isi berita.
ü Kalimat Pembuka
Kalimat pertama dalam tubuh press release sebaiknya memuat informasi tentang 5W + 1H, yakni :
- Who (siapa) : Misalnya, sebuah perusahaan nasional yang bergerak di sektor industri elektronik
- What (apa) : Misalnya, mengumumkan kesempatan bagi masyarakat untuk
memiliki saham perusahaan
- When (kapan) : Misalnya, hari ini (26 September) Perhatikan tanggal ditulis dalam kurung agar bila redaksi memuat berita esok harinya, maka ia hanya perlu mengganti kata hari ini menjadi kemarin.
- Where (dimana) : Keterangan yang menyangkut tempat. Bisa diletakkan pada isi berita tidak perlu pada kalimat pertama.
- Why (mengapa) : Mengapa berita ini penting.
- How (bagaimana) : Penjelasan-penjelasan lain, dimasukkan dalam isi berita.
ü Akurasi
Editor umumnya tidak akan mudah percaya begitu saja pada isi berita yang disebarkan perusahaan. Editor akan melakukan pengecekan apakah isi berita tersebut memberikan data yang dapat dipercaya.
Editor surat kabar biasanya tidak melakukan banyak perubahan, karena waktunya sangat terbatas. Yang biasa dilakukan adalah pemotongan atas kalimat yang tidak efektif dan isi yang dirasa tidak perlu. Editor akan menolak berita yang ditulis dengan bahasa yang tidak memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang benar.
ü Eksklusivitas
Jika release Saudara adalah eksklusif, beritahukanlah editor agar ia tahu bahwa berita itu benar-benar penting. Berita eksklusif biasanya diberikan oleh perusahaan kepada satu media saja yang dianggap penting dan mempunyai peredaran dan pengaruh yang luas.
ü Relevansi
Editor akan melihat apakah berita tersebut relevan dengan misi berita dan kepentingan pembaca.
18. Lobying
Lobbying and Negotiation (Teknik Lobi dan Negosiasi) adalah sebuah rencana baik jangka panjang maupun jangka pendek yang dibuat oleh PR dalam rangka penyusunan budget yang dibutuhkan. Dengan perencanaan yang matang akan membuat kegiatan yang sudah direncanakan berjalan dengan baik dan dapat meminimalisasi kegagalan.
19. Social Responsibility
Corporate Social Responsibility (CSR), merupakan wacana yang sedang mengemuka di dunia bisnis atau perusahaan. Wacana ini digunakan oleh perusahaan
dalam rangka mengambil peran untuk secara bersama melaksanakan aktivitasnya dalam rangka mensejahterakan masyarakat di sekitarnya.
20. Media Kit
Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, brosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan-kegiatan jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dan sebagainya, dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.
21. Factsheet
Factsheet adalah sebuah lampiran atau lembaran berisi tentang company profil sebuah perusahaan secara singkat serta berisi tentang penjelasan service yang diberikan hingga visi-misi perusahaan ada juga di akhirnya diberikan profil sang owner atau pimpinan tertinggi suatu perusahaan dengan prestasinya. Factsheet disini digunakan dalam duni bisnis untuk bisa melakukan pitching awal klien atau informasi untuk partner secara cepat dan instan, serta mudah dipahami dan catch the point. Apalagi dalam Public Relation Agency, melampirkan atau mengirim factsheet pada calon klien sangat membantu untuk lebih dikenal jasa kita serta mengetahui apa yang bisa kita bantu untuk calon klien jenis bahasa dan urutan atau kerangka dalam fatcheet sendiri berbeda-beda sesuai jenis perusahaannya, bahasa yang digunakan dalam factsheet juga terkesan baku namun jelas dan lugas. Seperti factsheet hotel yang berisi mengenai fasilitas hotel dan produk-produk hotel.
22. Newsletter
Newsletter secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”.
Newsletter merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dan sebagainya.
Seperti halnya In House Magazine, Newsletter sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.
Proses Redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planning), penentuan visi, misi logo, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing).
Dengan adanya Newsletter sebagai media informasi, perkenalan dan promo