commit to user
ii
PROSES PRODUKSI NEWSLETTER
DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES
Oleh :
Nama : Septiana Ika Wulandari NIM : D1609074
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.M.D) dalam Bidang Komunikasi
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
v MOTTO
1. Berbahagia dan bersyukurlah atas waktu yang diberikan kepadamu, jangan pernah
sia-siakan setiap detiknya.
(Penulis)
2. Segala sesuatunya akan bisa bila kita mau berusaha dan tetap berdoa kepada Tuhan.
(penulis)
3. “Listen for God’s voice in Everyhing you do, Everywhere you go” (Provebs 3 : 6, The
Message).
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
1. Tuhan Yesus Kristus yang karena Kasih
Setianya, penulis bisa menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
2. Untuk Ibu dan Ayah Tercinta yang
senntiasa memberi kasih sayang, doa,
motivasi dan semangat kepada penulis.
3. Yohanes Brian Pradipta Kekasih Hati
yang selalu memberi semangat dan
kesetiaanya yang sudi menemaniku baik
suka maupun duka dalam pembuatan
karya ini.
4. Teman-teman ku terkasih terima kasih
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah melimpahkan
Kasih dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tuga Akhir dengan judul “PROSES PRODUKSI
NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES”
Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar
Ahli Madya pada program Diploma III Program studi Public Relations Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini
Penulis mengucapkan terima kasih banyak terima kasih atas bantuan berbagai pihak dalam
bentuk apapun karena telah membantu dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini. Oleh
karena itu pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Aryanto Budhy S, M.Si selaku Ketua Jurusan D III Komunikasi Terapan
FISIP UNS.
3. Ibu Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik.
4. Ibu Nora Nailul Amal, S.Sos., M.LMed., Hons
Selaku Dosen Pembimbing dan penguji Tugas Akhir yang telah berkenan meluangkan
waktu dgn ikhlas, bijaksana serta penuh pengertian dlm memberikan pengarahan
saran-saran kepada penulis yang sangat bermanfaat dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
5. Dra. Hj. Sofiah, M.Si selaku Dosen penguji Tugas Akhir.
Selaku penguji yang telah berkenan meluangkan waktu dgn ikhlas, bijaksana serta penuh
pengertian dlm memberikan pengarahan saran-saran kepada penulis yang sangat
commit to user
viii
6. Bapak Ibu Dosen D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS
yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan bagi penulis.
7. Kedua Orang Tua Tercinta yang selalu memberikan dukungan baik moril maupun
material yang tiada henti bagi penulis.
8. Untuk Staff Solo Paragon Hotel & Residences, kepada Ibu Ira Oktarini, Ibu Nicky Olivia
selaku Marketing Communication Coord, dan Bapak Koko yang sudah berkenan member
bimbingan selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media.
9. Seluruh karyawan besrta staff Solo Paragon Hotel & Residences tanpa kecuali tterima
kasih atas segala keramahan dan kehangatan kekeluargaannya selama penulis di sana
serta ilmu yang berharga yang dibagikan kepada penulis.
10. Semua teman-teman PR kelas B , Maria Dhevy dan Priska Septiana P yang selalu
memberikan dukungan dan semngat kepada penulis.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini,
untuk itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Namun demikian,
Penulis berharap Laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan
dan digunakan sebagaimana mestinya.
Surakarta, Mei 2012
commit to user
ix
DAFTAR ISI
JUDUL ...
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan Penulisan ... 4
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Definisi Public Relations ... 6
B. Tujuan Public Relations ... 8
C. Fungsi Public Relations ... 10
D. Tugas Public Relations ... 11
commit to user
x
BAB III : DESKRIPSI PERUSAHAAN ... 33
A. Sejarah Solo Paragon Hotel & Residences ... 33
B. Visi dan Misi ... 34
C. Fasilitas Solo Paragon Hotel & Residences ... 35
D. Struktur Organisasi Public Relations Solo Paragon Hotel & Residences ... 39
E. Deskripsi Detail ... 40
F. Public Relations Officer di Solo Paragon Hotel & Residences ... 41
G. Job Description Of Solo Paragon Hotel’s Public Relations Officer ... 41
BAB IV : PELAKSANAAN MAGANG ... 45
A. PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL ... 45
1. Newsletter ... 45
2. Fungsi dan Tujuan Memproduksi Newsletter ... 47
3. Proses Produksi Newsletter di Solo Paragon Hotel ... 49
B. PELAKSANAAN MAGANG ... 54
1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang ... 55
2. Aktivitas Magang ... 55
3. Kendala Magang ... 59
4. Cara Yang Telah Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan ... 60
commit to user
xi
BAB V : PENUTUP ... 62
A. KESIMPULAN ... 62
B. SARAN ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 64
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sektor pariwisata merupakan usaha yang pada umumnya sangat menjanjikan
dalam meraih devisa Negara. Hal ini perlu mendapatkan perhatian khusus sebagai
peluang bisnis dalam perekonomian Indonesia selain faktor-faktor yang lain seperti
pendayagunaan industri kecil dan menengah dalam mendongkrak perekonomian nasional
yang terpuruk akibat krisis moneter.
Kesadaran akan perlunya penanganan yang lebih serius terhadap bidang ini telah
melahirkan beberapa kebijakan sebagai langkah pengembangannya. Maka dari itu
pemasaran pariwisata akan menjadi konsep penting yang harus dipegang dan
dilaksanakan dalam membina, mempertahankan serta memupuk pertumbuhan yang
diharapkan dalam bidang pariwisata sebagai program utama pengembangan daerah
wisata khususnya di Propinsi Jawa Tengah.
Salah satu komponen industri periwisata yang besar peranannya di Indonesia
adalah usaha Perhotelan. dilihat dari fungsi utamanya, produk utama yang dijual oleh
usaha perhotelan adalah sewa kamar atau jasa penginapan. Konsumen mengharapkan
sesuatu yang bukan hanya sekedar kamar menginap, namun mereka lebih mengharapkan
hal lain seperti pelayanan, kondisi lingkungan yang menyenangkan, sopan santun dan
Industri perhotelan merupakan badan usaha yang bergerak dalam bidang
pelayanan jasa akomodasi yang dapat menciptakan nilai tambah terhadap jasa sebagai
salah satu kesatuan produk terbaik yang nyata (tangiable product), maupun tidak nyata
(intangiable product) untuk memberikan penawaran yang sebaik mungkin kepada
konsumen. Hotel memiliki tujuan umum yaitu selain untuk mencari profit, juga bias
dapat memberikan pelayanan yang memuaskan tamunya (public service).
Hotel sebagai industri yang bergerak di bidang jasa tentu akan berhadapan
langsung dengan konsumen yang beraneka ragam adat istiadat, bahasa serta sifatnya,
yang semuanya perlu diterima dan dilayani dengan baik. Dengan permasalahan dan
keadaan yang ada, hotel perlu merencanakan dan menyusun suatu strategi pemasaran
yang dapat digunakan dalam menjaga kelangsungan hidup bisnisnya. Perkembangan
industri yang pesat menciptakan persaingan yang semakin ketat dan berat, terutama bagi
pendatang baru. Karena itu diperlukan strategi pemasaran yang efektif guna
meningkatkan pendapatan hotel. Alasan pemilihan lokasi penelitian tersebut antara lain
karena Solo Paragon Hotel & Residences merupakan hotel berbintang empat terbaru di
kota Solo, yang bernaung di bawah Tauzia Hotel Management. Dari segi kualitas jasa
dan fasilitas hotel tidak perlu diragukan lagi karena Solo Paragon Hotel adalah hotel
dengan klasifikasi bintang empat.
Peran Public Relations bagi perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan harus
mampu menciptakan dan menumbuhkembangkan relasi. Public Relations terus menerus
melaksanakan kegiatan yang selalu dipengaruhi lingkungan sebagai masukan bagi
organisasi, dan sebaliknya dapat memberikan dan menanamkan kepercayaan kepada
para khalayak luas, mempertahankan citra positif dan meningkatkan jumlah pelanggan
salah satunya dengan menerapkan “Tools Of PR” alat-alat ini bisa disebut sebagai media
Public Relations. Salah satu alat yang digunakan oleh Public Relations adalah dengan
memproduksi Newsletter sebagai media pendukung.
Oleh karena itu PR (Public Relation) harus memperkuat dan menumbuhkan
komuinikasi yang harmonis antar sesama bagian dan mengatur arus informasi antara
pihak management dengan karyawan. Dari uraian diatas, penulis tertarik untuk
mengambil judul “PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON
HOTEL”
Solo Paragon Hotel & Residences yang terletak di Jalan Dr. Sutomo – Solo
merupakan hotel bisnis dan salah satu hotel berbintang empat yang bergerak di bidang
jasa pelayanan. Solo Paragon Hotel menggunakan PR (Public Relation) dalam
mempromosikan produk hotel serta membangun citra (image) yang positif . Promosi
tersebut berupa iklan berbagai media massa, baik media cetak maupun elektronik.
Mempublikasikan event atau produk yang dikeluarkan hotel melalui Press Release.
Promosi yang telah dilakukan PR (Public Relation) melalui langkah-langkah tersebut
B. Tujuan Kuliah Kerja Media di Solo Paragon Hotel and Residences
Adapun tujuan penulis kuliah kerja media di Solo Paragon Hotel & Residences adalah
sebagai berikut :
1. Ingin mengetahui kegiatan Public Relation dalam Proses Produksi Newsleter di Solo
Paragon Hotel & Residences.
2. Sebagai sarana bagi penulis untuk menerapkan pengetahuan dan teori yang didapat
selama duduk dibangku kuliah dalam praktek dunia kerja.
3. Menambah pengetahuan dalam bidang Public Relation di Solo Paragon Hotel and
Residences.
4. Sebagai salah satu kewajiban bagi mahasiswa Diploma III Komunikasi Terapan
Jurusan Public Relation Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas sebelas
Maret Surakarta untuk memperoleh gelar Ahli Madya di bidang Public Relation.
Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di Solo Paragon Hotel and
Residences, Jalan Dr. Sutomo - Surakarta selama tiga bulan, tepatnya mulai 1 Februari –
30 April 2012 dan ditempatkan di Public Relations Department.
Kuliah Kerja Media (KKM) mempunyai manfaat bagi mahasiswa Diploma III
khususnya bidang Public Relations selain sebagai wadah atau tempat untuk
mempraktekkan pengetahuan dan teori yang didapat selama di bangku kuliah,
keikutsertaan mahasiswa secara nyata pada Kuliah Kerja Media ini dapat dijadikan
Penulisan laporan ini merupakan dokumentasi dari pelaksanaan praktek Kuliah
Kerja Media ini antara lain :
1. Manfaat Kuliah Kerja Media bagi Penulis/Mahasiswa :
a. Dengan adanya Kuliah Kerja Media ini dapat mengembangkan ketrampilan dan
pengetahuan penulis.
b. Kuliah Kerja Media dapat membantu memberikan pengalaman kerja.
c. Kuliah kerja media dapat dijadikan pelatihan menghadapi persoalan dalam dunia
kerja.
2. Manfaat Kuliah Kerja Media bagi Fakultas :
a. Mengetahui sejauh mana ketrampilan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja
nyata.
b. Untuk memudahkan dalam menjalin hubungan kerjasama atau dapat
meningkatkan hubungan kerjasama antara pihak Fakultas dengan pihak Instansi
yang bersangkutan.
c. Dapat dijadikan evaluasi untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pendidikan.
3. Manfaat Kuliah Kerja Media bagi Perusahaan/Instansi :
a. Dapat menjadi masukan bagi perusahaan/instansi untuk meningkatkan pelayanan
atau produktifitas.
b. Dapat berbagi pengetahuan kepada mahasiswa sesuai bidang pengetahuan terkait.
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. DEFINISI PUBLIC RELATIONS
Hubungan masyarakat / humas yang kadangkala disebut Public Relations (purels)
sudah tidak asing lagi bagi kita. Banyak orang menganalogikan bahwa humas sebagai
penyelamat perusahaan dari citra buruk dimata masyarakat. Bidang public relations
merupakan bidang yang sangat luas yang menyangkut hubungan dengan berbagai macam
pihak. Public Relations mempunyai peranan yang sangat besar. Lebih dari itu, public
relations mengandalkan strategi, yakni agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak–
pihak yang berhubungan dengan mengamankan arah tujuan prusahaan/organisasi menuju
sasarannya.
Dalam menjalankan tugasnya public relations perlu memahami sikap dan perilaku
masyarakatnya dengan mengidentifikasi siapa publiknya, apa bentuk dan segmentasi public,
akan mengefektifkan peran public relations dan dapat mengarahkan kegiatan komunikasinya
dengan menerapkan konsep komunikasi.(Effendy,Onong Uchjana; 1987 : 12)
Publik Relations perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen, kepada
terget-target public tertentu dan melakukan komunikasi dengan cara membujuk. Roberto
Simoes (1984) menyimpulkan “Apa Public Relations itu sebenarnya?” (Sr. Maria Assumpta
Rumanti OSF,2002:7)
a. PR (Public Relations) merupakan proses interaksi. PR menciptakaan opini publik sebagai
input yang menguntungkan kedua belah pihak.
b. PR adalah fungsi manajemen. PR menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik
antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, baik internal maupun eksternal. Hal ini
merupkan unsur yang sangat penting dalam manajemen dalam pencapaian tujuan
organisasinya.
c. PR merupakan aktivitas di berbagai bidang ilmu (PR adalah multidisplin ilmu). PR
menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan
menanamkan goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari
publiknya.
d. PR merupakan profesi profesional dalam bidangnya. Juga, PR merupakan faktor yang
sangat penting dalam pencapaian organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus
menerus. PR merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan.
Menurut DR. Rex. F. Harlow dalam Gold Paper 4 (1994) menyatakan bahwa definisi Public
Relatios adalah sebagai berikut : “PR adalah fungsi manajemen yang mendukung
pembinaan, pemeliharaan jalur bersama organisasi dengan publiknya mengenai komunikasi,
pengertian, penerimaan, dan kerja sama melibatkan manajemen dalam permasalahan;
membantu memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini publik;
menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan
umum; menopang manajemen dan mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif,
menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama”.
(Sr. Maria A.R. OSF, 2002:201-202)
L. Bernays dalam bukunya Pulic Relations menyebutkan bahwa PR mempunyai tiga arti :
(Soemirat dan Ardianto, 2005 : 13)
1. Penerangan kepada publik;
2. Persuasi situjukan kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik;
3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga.
Cutlip, Center dan Brown menyebutkan Public Relations adalah fungsi manajemen
secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi,
pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan berbagai publiknya,
(Cutlip, Center dan Brown, 2000:4).
B. TUJUAN PUBLIC RELATIONS
Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai, dituju, atau diraih. Tujuan
merupakan sesuatu yang mengarahkan kegiatan PR, sehingga tidak melenceng atau salah
sasaran.
Karena PR adalah fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan komunikasi,
diungkapkan Rachmat Kriyantono dalam bukunya “Public Relations Writing”, maka
tujuan PR adalah sebagai berikut :
1. Menciptakan pemahaman antara perusahaan dengan publiknya
Tujuan PR adalah berupaya menciptakan saling pengertian antara perusahaan
dengan publiknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi
kecukupan informasi (well informed) antara perusahaan dengan publiknya.
Kecukupan informasi ini merupakan dasar untuk mencegah kesalahan persepsi.
2. Membangun Citra Korporat (Corporate Image)
Citra adalah gambaran persepsi publik tentang perusahaan menyangkut
pelayanannya, kualitas produk, budaya perusahaan, perilaku perusahaan maupun
individu-individu dalam perusahaan. Pada akhirnya persepsi akan mempengaruhi
sikap dan opini publik terhadap perusahaan. Untuk mencegah adanya opini publik
yang buruk terhadap perusahaan, maka dibutuhkan campur tangan PR.
3. Membentuk Opini Publik yang Favorable
Sikap publik terhadap perusahaan dapat juga disebut opini publk. Opini publik ini
dapat dibagi menjadi 3, yaitu opini positif, negatif, dan netral. Dalam hal ini
praktisi PR dituntut untuk dapat memelihara opini publik yang favorable.
4. Membentuk Good Will dan Kerjasama
Goog Will dan kerjasama dapat terwujud karena ada inisiatif yang dilakukan
berulang-ulang oleh PR perusahaan untuk menanamkan saling pengertian dan
kepercayaan kepada publiknya. Kemudian diikuti tindakan nyata perusahaan untuk
C. FUNGSI PUBLIC RELATIONS
Didalam buku dasar–dasar humas, pengarang farid Kusumastuti, penerbit Galia
Indonesia tahun 2003, hal 23. Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi public
relations/humas meliputi :
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Meningkatkan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada public dan menyalurkan opini piblik pada
perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada organisasi untuk kepentingan
umum.
4. Membina hubungan secara horizontal anatara organisasi dan publik, baik internal
maupun eksternal.
Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi PR sebagai berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi.
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik,
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
D. TUGAS PUBLIC RELATIONS
Lima pokok tugas Public Relations sehari-hari sebagai berikut : (Sr. Maria Assumpta
Rumanti OSF,2002:39-42)
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan,
tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian
yang benar tentang organisasi atayu perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang
dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik
internal atau eksternal dan memperhatikan, mengolah, mengintegrasikan pengaruh
lingkungan yang masuk demi perbaikan dan perkembangan organisasi.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau
masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan
kita bersama dengan lingkungan. Untuk itu, perlu menentukan strategi dan bagaimana
mengkomunikasikannya kepada publik internal atau eksternal demi kontinuitas
organisasi. Perlu ada perancanaan yang terencana, bagaimana dapat direalisasikan,
siapa dan apa saja yang harus dilakukan, kapan harus terjadi, dan bgaimana
kelanjutannya dan berapa besar dananya. Peraturan PR dalam fungsi ditujukan untuk
merealisasikan apa yang menjadi persetujuan organisasi, dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab, bila perlu mendukung pelaksanaan tersebut dengan kegiatan yang
diperlukan. Karena bisa terjadi perubahan peraturan tersebut ada yang mu gkin akan
menolaknya. Suatu hal yang perlu dipertahankan dan tak boleh diabaikan sdalah citra
3. Memperbaiki Citra Organisasi
Bagi PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung,
presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (1) bagaimana organisasi
bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan
perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol,
dievaluasi; (2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen
yang kompleks. Citra organisasi bisa merupakan citra dari pimpinan, ada citra yang
menjadi keinginan, harapan, dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayaan
adalah citra dari kenyataan identitas organisasi.
4. Tanggung jawab sosial. PR merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap
semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama
kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa
seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik
yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
5. Komunikasi
PR mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal-balik, maka,
pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu
sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan,
E. TOOLS OF PUBLIC RELATIONS
Untuk dapat melakukan pekerjaannya seorang Public Relations mempunyai alat-alat
kegiatan (PR Tools). Alat-alat kegiatan ini biasa disebut sebagai media Public Realations,
antara lain : (Kriyantono,2008 : 18-33)
1. Publisitas dan Media Relations
F. Rachmadi menggambarkan publisitas sebagai kegiatan untuk menceritakan
kepada masyarakat luas tentang produk/jasa atau yang berkaitan dengan suatu
perusahaan/organisasi. (Rachmadi:1992:hal.38)
Perusahaan yang menjalankan program media relations, pada umumnya adalah
perusahaan yng sangat membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian
tujuan organisasi. Secara rinci media relatos bagi organisasi adalah : (Diah
Wardhani, 2008:12-13)
a. Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta
langkah lembaga/organisasi yang baik untuk diketahui umum.
b. Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media (liputan, laporan,
ulasan, tajuk yang wajar, obyektif dan seimbang (balance) mengenai hal-hal
yang menguntungkan lembaga/organisasi.
c. Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan
kegiatan lembaga/organisasi.
d. Untuk melengkapi data/informasi
Bagi pimpinan lembaga/organisasi bagi keperluan pembuatan penilaian
(assesment) secara tepat mengenai situsi atau permasalahan yang
e. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi oleh
rasa saling percaya dan menghormati. ( Rachmadi 1882:56)
Publications (Publikasi) adalah cara PR dalam menyebarkan informasi, gagasan atau
ide kepada khalayaknya.
· Press-release (menulis berita tentang perusahaan kepada media)
· Press-conference (menyampaikan informasi tentang perusahaan dengan secara
langsung mengundang wartawan)
· Press-tours (mengundang wartawan untuk berkunjung ke perusahaan)
· Press-party (menjamu wartawan makan bersama)
· Pess-receptions ( mengadakan acara khusus pertemuan dengan wartawan)
· Media gathering ( mengumpulkan media dalam sebuah forum)
· Corporate blogging ( dengan menulis blog perusahaan untuk menjalin hubungan
perusahaan dengan publiknya) hal ini masih baru di ranah public relations
Indonesia, tetapi ada beberapa perusahaan yang sudah menjadi pionir awal
penggunaanya dan sedang dalam kajian penulis untuk di angkat ke dalam thesis
(mohon doanya agar diberikan kemudahan)
Menurut seorang pakar dan praktisi kehumasan yang amat populer di Inggris dan
Amerika Serikat, bernama Frank Jeffkins (1990), hubungan pers (press relations)
adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum
untuk menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak yang dilakukan oleh
menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan hanya menyebarkan informasi
atau pesan demi citra yang indah saja di hadapan khalayak. Karena, menurut Jeffkins
tak seorang pun yang berhak untuk mendikte apa yang harus diterbitkan oleh media
massa. (Aceng Abdullah, 2004 : 4)
2. Special Event
Event (Acara) adalah setiap bentuk kegiatan yang dilakukan oleh PR dalam proses
penyebaran informasi kepada khalayak, contoh: kampanye PR, seminar, pameran,
launching, CSR (Corporate Social Responsibility), charity, dan lain-lain. Hal ini
berkaitan dengan penyusunan program acara, dapat dibedakan menjadi :
© Calender Event – Regular Event (Kegiatan Rutin);
© Special Event
- Kegiatan khusus dan dilaksanakan pada momen-momen tertentu contoh ulang
tahun perusahaan, Launching (peluncuran) Produk;
- Open house atau company visit (memberi peluang kepada publik untuk melihat
mengenal lebih dekat perusahaan dengan berkunjung langsung ke perusahaan.
- Fund-raisers (kegiatan mengumpulkan dana). Contoh : beberapa stasiun
televisi ramai-ramai menyediakan “dompet peduli” dengan nomor rekening
tertentu bagi penonton yang ingin menyumbang dana untuk korban bencana
alam.
- Trade-shows ( mengadakan pameran dagang).
- Award ceremonies (acara pemberian penghargaan). Panasonic awards ada
- Contest (lomba-lomba), contoh: Universitas Sebelas Maret mengadakan lomba
penulisan blog dengan tema corporate blog sebagai public relation tools.
- Seminar (mengadakan seminar dengan tema yang berkaitan dengan
kepentingan masyarakat, baik sebgai penyelenggara atau sebagai pembicara)
- Charitable Cuntributions (kegiatan-kegiatan amal untuk membantu
masyarajkat). Semisal Solo Paragon Hotel memberikan bingkisan lebaran
kepada masyarakat disekitar hotel)
- Sponshorships (menjadi sponsosr berbagai event di masyarakat)
- Letters of denial (surat klarifikasi atas sebuah informasi yang tidak benar yang
di sampaikan ke media). Semisal tulisan di surat pembaca pada surat kabar
yang menulis keluhan terhadap perusahaan. Untuk menjaga citra perusahaan
menulis sanggahan atau bantahan terhadap tulisan tersebut pada media masa
juga. Tentunya dalam penulisan menggunakan kata – kata pilihan tidak
menyalahkan justru ucapan terima kasih misalkan. (Sumber bacaan: Public
Relations Writing, Rachmat Kriyantono)
© Moment Event – Kegiatan yang bersifat Momentum contohnya Perayaan 50 tahun
perusahaan (Ulang Tahun Emas Perusahaan).
3. Iklan
Ada perbedaan mendasar antara iklan sebagai alat marketing dan iklan sebagai alat
humas adalah melihat pesan yang diiklankan. Selama pesan iklan berkaitan dengan
produk, maka dapat dikatakan saat itu iklan merupakan media/ alat marketing.
itu iklan merupakan alat atau media humas. Menurut Rhenald (1994:151), ada empat
jenis iklan korporat, yakni public relation advertising, instutional advertising,
corporate identify advertising, dan recruitment advertising.
a. Public relation advertising
public relation advertising adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan
tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayananya. Misalnya, pindah
gedung, keterlambatan pelayanan, insiden (kecelakaan, kebakaran, pemogokan),
perminta maaf, ucapan terimakasih, simpati, dan sebagainnya. Sifat pesannya
adalah informative atau sekedar pemberitahuan melalui media massa.
Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan petugas humas dalam
menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.
b. Instutional advertising
Iklan jenis ini bertujuan memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang
disampaikan cenderung lebih filosofis. Misalnya, tentang kontribusi perusahaan
terhadap masyarakat tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan,
pelayanan masyarakat, dan sebagainya.
Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih berwibawa
dan mengesankan kebesarannya. (Frida Kusumastuti, 2001:30-31)
c. Corporate identify advertising
Corporate identify advertising adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa
perusahaan, dan desain fisik, lainnya. Digunakan ketika perusahaan akan merubah
logo.
Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyrakat mengenal dan
mengingat perusahaan. Misalnya, warna orange mengingatkan kita pada PT. Pos
Indonesia, dan sebagainnya.
d. Recruitment advertising
Yaitu bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan
lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk
menilai reputasi perusahaan. Orang yang berkualitas tidak akan melamar pada
perusahaan yang memasang iklan lowongan seadanya. Iklan lowongan ini
dianggap serius bila memilki indikasi bentuk ukuran cenderung besar desain
menarik, kata-katanya santun, jujur dengan menampilkan posisi, tugas dan
kualifikasi yang dibutuhkan, serta mencantumkan identitas perusahaan.
Dalam menyelenggarakan pameran harus diperhatikan agar :
o Para pengunjung merasa tertarik untuk memperhatikan tiap display
o Pameran meryupakan suatu dorongan bagipara pengunjung untuk
mengadakan suatu kegiatan
o Pameran memamerkan hal-hal yang baru dengan cara yang istimewa
o Pameran memberikan ide baru, dan lain-lain.
4. Pameran
Kegiatan pameran baik yang dilakukan sendiri maupun oleh organisasi lain,
merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pemeran yang biasannya dengan
kedatangan pers. Disinilah Humas memanfaatkan pameran untuk memperoleh
publisitas. Petugas humas melobi pejabat atau tokoh masyarakat yang diminta untuk
membuka pameran untuk mengunjungi satnd perusahaanya Hal ini diharapkan pers
dapat mengabadikan foto pejabat dengan latar belakang stand pameran kita untuk
kemudian ditampilkan dalam media massa yang harus diperhatikan dalam pameran
adalah desain lokasi yang sangat menarik pelayanan penjaga stand harus
komunikatif, ramah, dengan budaya organisasi publikasi yang intensif dengan
menyebarkan kartu, display, booklet, leaflet, dan sebagainya.
5. Fotografi
Kekuatan foto melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun
foto dapat direkayasa, seperti halnya statistic. Dalam humas foto sangat diperlukan
sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan
arsip/dokumentasi.
Maka, Public Relations harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang
menarik dan menyolok, terjaga keterbaruannya, diambil pada saat yang tepat. Humas
juga harus mengambil kemudi dalam hal pengembalian dan penyimpanan foto
Alasanya karena foto digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lainnya
tidak boleh bertentangan dengan image perusahaan.
6. Film
Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset, dan sebagainnya.
Melalui film humas dapat menyampaikan pesan-pesannya. Tidak hanya film
Dewasa ini melalui media televisi, film-film profesi bermunculan dan membawa
misi mengangkat citra profesi tertentu. (Frida Kusumastuti, 2002:30-35)
7. Pers Tours
Pers tour adalah acara yang diselenggarakan oleh suatu organisasi untuk memberikan
kesempatan wartawan mengetahui kondisi, aktivitas serta permasalahan yang
mungkin dihadapi oleh organisasi. Kegiatan ini, merupakan kunjungan ke
perusahaan atau menikmati jasa perusahaan ke tempat-tempat tertentu yang dilayani
oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Misalnya pembukaan jalur penerbangan
Garuda ke Swedia (Eropa), pembukaan cabang hotel di Singapura, dan lainnya.
Pers tour pada umumnya merupakan kegiatan yang direncanakan leh organisasi atau
perusahaan untuk mengingatkan hubungan baik dengan wartawan. Dengan adanya
perjalanan itu, umumnya wartawan akan lebih mamahami berbagai hal mengenai
suatu organisasi dan menjadi bahan menarik untuk tulisannya.
Perencanaan Pers tour :
§ menentukan tujuan pers tour
§ menentukan media mana yang akan dilibatkan disesuaikan dengan audiens dan
momen pers tour itu sendiri
§ menentukan pihak internal yang akan terlibat dalam kegiatan tersebut dan
melakukan pembagian tugas
§ menentukan tanggal acara, berapa lama perjalanan dan kegiatan itu berlangsung,
menentukan alat transportasi, akomodasi, uang saku, obyek yang akan dikunjungi.
§ menyediakan tiket perjalanan, susunan, susunan acara, denah tempat, route
perjalanan, nama pemandu dan sebagainya.
§ menentukan biaya/anggaran keseluruhan acara tersebut. (Diah Wardhani,
2008:135)
8. Pemberitaan Pers (Press/News Release)
Media massa seperti radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku, memilki sifat
serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan periodik menjadi perhatian yang
“agak berlebihan” bagi praktik humas. Banyak perusahaan yang khusus untuk
keperluan hubun gan dengan media massa ini.
Kegiatan yang yang dapat dilakukan humas dalam hubungan ini adalah jumpa pers,
press tour, press clipping. Ada banyak keuntungan melakukan kegiatan ini
berhubungan dengan pers. Tidak hanya memperoleh publisitas bila termuat di media
mereka. Melainkan humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi
dan evaluasi.
Pemberitaan Pers adalah karya tulis yang paling banyak dan paling sering
dilakukan oleh praktisi PR untuk menyebarluaskan informasi melalui media pers,
baik untuk media cetak maupun televisi dan radio.
9. Latar (Backgrounders)
Latar adalah informasi dasar yang memuat uraian penopang bagi tulisan wartawan,
bisa berisi uraian singkat tentang perusahaan, karyawan, investor, visi, misi
perusahaan dan sebagainya. Sekalipun bukan yang dikejar pers, latar merupakan
warna bagi suatu penulisan yang dapat menimbulkan perhatian
10. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement)
Iklan layanan Masyarakat adalah pesan yang disampaikan untuk membangkitkan
kesadaran atau kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus
mereka hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau kehidupan
umum. Pesan-pesan ini dapat digunakan peruahaan untuk mendidik masyarakat.
11. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising)
Pekerjaan PR juga berkaitan dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Adakalanya
iklan tentang perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian pabrik
baru, perluasan usaha hari ulang tahun perusahaan, hari-hari resmi nasional, atau
ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat citra perusahaan tertentu.
Di dalam Public Relations iklan banyak digunakan, baik didalam surat-surat kabar,
majalah-majalah, maupun radio, televisi dan bioskop (slide). Informasi atau massage
disampaikan dengan menggunakan iklan dapat dijamin, bahwea tiap kalimat dan tiap
kata yang disampaikan komunikator pada public tidak akan berubah. Ini disebabkan
karena komunikator membayar tempat atau ruangan untuk penempatan “message”
itu. Berdasarkan jasa ini, maka surat kabar dan lain-lain harus bertanggung jawab
atas penyampaian “message” itu. Iklan membantu perusahaan dalam
mempopulerkan produknya. (Oemi Abdurrachman,1968:101-102)
12. Artikel atau Editorial
Perusahaan besar umumnya merasa perlu menerbitkan majalah atau koran intern
untuk memperkuat moral kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan
karya tulis. Praktisi PR perlu menulis artikel-artikel atau editorial (pandangan
redaksi tentang suatu masalah).
13. Publikasi Ringan
Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah brosur, pamflet, flyer, dan alat-alat
pemasaran lainnya untuk membantu kampanye pemasaran, brosur dan flyer
termasuk media sales kit Public Relations untuk keperluan sales call.
14. Interviews ( Meminta Pertanyaan Wawancara)
Sebelum wartawan mewawancarai nara sumber, bisa saja praktisi PR menanyakan
pertanyaan yang akan disampaikan oleh wartawan. Namun pada umumnya,
wartawan menyukai hal yang spontan, sehingga bila daftar pertanyaan disampaikan
terlebih dahulu, akan terkesan adanya pengaturan dan bersifat artifisial (di
buat-buat/rekayasa/tidak sopan). Nara sumber tidak memiliki kewenangan untuk
memaksakan kehendak meminta daftar pertanyaan, bahkan seorang kepala negara
sekali pun. Namun untuk dapat memperkirakan data apa saja yang dibutuhkan. (Diah
Wardhani,2008:61)
Menjadi seorang nara sumber yang dipercaya oleh media massa, merupakan tugas
yang berat. Hal ini terkait dengan kemampuan praktisi PR dalam penguasaan
terhadap masalah yang menjadi topik wawancara. Oleh karena itu, selain
kemampuan memahami pengelolaan wawancara, maka penguasaan materi menjadi
sangatlah penting. (Diah Wardhani,2008:114)
Secara teknis lain yang perlu dipahami oleh praktisi PR adalah mengenai Jenis
a. Wawancara yang direkam, wawancara ini biasanya hanya akan menampilkan
rekaman yang terbaik. Bila terdapat kesalahan, bisa dilakukan pengulangan.
Namun demikian wawancara ini juga berlangsung sama beratnya dengan
wawancara langsung.
b. Wawancara panel, adalah wawancara dengan nara sumber lebih dari satu.
Dengan demikian, masing-masing nara sumber akan terbatas dalam penyampian
pesan-pesan utamanya. Karena itu, nara sumber harus lebih efektif dalam
menjelaskan pesan utama itu.
c. Wawancara melalui telepon/telekonferen : wawancara yang dilakukan secara
jarak jauh dengan menggunakan alat komunkasi, seperti telepon dan
telekonferensi.
d. Wawancara di tempat kejadian, adalah wawancara yang dilakukan di lokasi
kejadian atau organisasi. Perhatikan agar latar belakang lokasi tidak menimbulkan
efek negatif bagi khalayak.
e. Wawancara mendadak
Yang merupakan inisiatif media dalam mengembangkan suatu isu tertentu.
Apabila belum siap dengan fakta, maka sebaiknya jawab sejujurnya bahwa
memang belum siap dan meminta waktu satu atau dua jam untuk mempelajari
pertanyaan serta mencari data pendukung. (Diah Wardhani, 2008:115-116)
15. Company Profile dan Annual Report
Company profile adalah penjelasan tentang perusahaan dan kegiatan perusahaannya
16. Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentations)
Meskipun pidato-pidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate
secretary, praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang
digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian dan citra. Pidato
yang baik dapat memberi informasi atau membujuk. Sedangkan presentasi yang baik
dapat menghasilkan dukungan.
Naskah pidato biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun,
ada petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian
pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau
gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk
diucapkan, dibacakan, atau disuarakan.
17. Press Release
Press release adalah segala bentuk informasi yang hendak disebarkan kepada pers,
biasanya melalui media cetak. Sekalipun press release mempunyai format umum,
ada tiga bentuk yang mempunyai penekanan yang berbeda-beda.
Ø Basic Publicity Release
Meliputi informasi umum yang mengandung nilai berita (news value) bagi
media-media local, regional, atau nasional.
Ø Product Release
Informasi yang disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk-produk
baru atau berkaitan dengan produk perusahaan. Meski akan sanagat
umum, media yang berkepentingan umumnya adalah media spesifik, seperti
majalah bisnis, majalah remaja, majalah wanita, dan sebagainya.
Ø Financial Release
Meski informasi keuangan pertama-tama menjadi kepentingan pemegang
saham, release ini sering juga dapat menjadi konsumsi umum bila menyangkut
perusahaan besar atau nilai keuangan yang besar. Maka, selain menarik media
bisnis dan ekonomi, release ini juga menarik, pers umum.
Beberapa tahun belakangan ini, pihak media menghadapi kenyataan
bahwa semakin banyak perusahaan yang mengirim press release. Ada yang
mengirim berita melalui surat dan ada yang melengkapinya dengan acara makan
siang atau makan malam dalam konferensi pers. Oleh karena itu, persaingan dunia
usaha juga meningkat dalam hal memperoleh kapling berita di surat kabar. Editor
surat kabar terpaksa harus menyortir press release yang masuk dalam tempo
kurang dari tiga menit untuk meneruskan berita itu atau memasukkannya ke
dalam arsip atau kotak sampah.
Para editor surat kabar dan majalah mempunyai kriteria yang berbeda
untuk menerima atau menolak suatu press release. Namun biasanya mereka akan
sangat memperhatikan siapa Anda, dan bagaimana record mengenai Anda di masa
lalu dalam menyampaikan berita. Apakah Anda dapat dipercaya (mempunyai
kredibilitas), cukup terbuka, dibutuhkan oleh pers dan apakah berita-berita yang
selama ini disajikan cukup relevan dengan filosofi yang dianut media tersebut
Sekali hal-hal di atas lolos, editor akan melihat hal-hal sebagai berikut :
Judul yang diangkat oleh praktisi PR dalam press release tentu tidak harus
menjadi judul surat kabar, tetapi prinsip pemberian judul keduanya adalah
sama. Judul harus menarik perhatian dan memwakili isi berita.
ü Kalimat Pembuka
Kalimat pertama dalam tubuh press release sebaiknya memuat informasi
tentang 5W + 1H, yakni :
- Who (siapa) : Misalnya, sebuah perusahaan nasional yang bergerak di
sektor industri elektronik
- What (apa) : Misalnya, mengumumkan kesempatan bagi masyarakat untuk
memiliki saham perusahaan
- When (kapan) : Misalnya, hari ini (26 September) Perhatikan tanggal
ditulis dalam kurung agar bila redaksi memuat berita esok harinya, maka
ia hanya perlu mengganti kata hari ini menjadi kemarin.
- Where (dimana) : Keterangan yang menyangkut tempat. Bisa diletakkan
pada isi berita tidak perlu pada kalimat pertama.
- Why (mengapa) : Mengapa berita ini penting.
- How (bagaimana) : Penjelasan-penjelasan lain, dimasukkan dalam isi
berita.
ü Akurasi
Editor umumnya tidak akan mudah percaya begitu saja pada isi berita yang
disebarkan perusahaan. Editor akan melakukan pengecekan apakah isi berita
tersebut memberikan data yang dapat dipercaya.
Editor surat kabar biasanya tidak melakukan banyak perubahan, karena
waktunya sangat terbatas. Yang biasa dilakukan adalah pemotongan atas
kalimat yang tidak efektif dan isi yang dirasa tidak perlu. Editor akan menolak
berita yang ditulis dengan bahasa yang tidak memenuhi kaidah bahasa
Indonesia yang benar.
ü Eksklusivitas
Jika release Saudara adalah eksklusif, beritahukanlah editor agar ia tahu
bahwa berita itu benar-benar penting. Berita eksklusif biasanya diberikan oleh
perusahaan kepada satu media saja yang dianggap penting dan mempunyai
peredaran dan pengaruh yang luas.
ü Relevansi
Editor akan melihat apakah berita tersebut relevan dengan misi berita dan
kepentingan pembaca.
18. Lobying
Lobbying and Negotiation (Teknik Lobi dan Negosiasi) adalah sebuah rencana baik
jangka panjang maupun jangka pendek yang dibuat oleh PR dalam rangka
penyusunan budget yang dibutuhkan. Dengan perencanaan yang matang akan
membuat kegiatan yang sudah direncanakan berjalan dengan baik dan dapat
meminimalisasi kegagalan.
19. Social Responsibility
Corporate Social Responsibility (CSR), merupakan wacana yang sedang
dalam rangka mengambil peran untuk secara bersama melaksanakan aktivitasnya
dalam rangka mensejahterakan masyarakat di sekitarnya.
20. Media Kit
Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan
lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan
acara, makalah, artikel, feature, brosur, proposal, atau informasi lengkap tentang
kegiatan-kegiatan jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dan sebagainya,
dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.
21. Factsheet
Factsheet adalah sebuah lampiran atau lembaran berisi tentang company profil
sebuah perusahaan secara singkat serta berisi tentang penjelasan service yang
diberikan hingga visi-misi perusahaan ada juga di akhirnya diberikan profil sang
owner atau pimpinan tertinggi suatu perusahaan dengan prestasinya. Factsheet disini
digunakan dalam duni bisnis untuk bisa melakukan pitching awal klien atau
informasi untuk partner secara cepat dan instan, serta mudah dipahami dan catch the
point. Apalagi dalam Public Relation Agency, melampirkan atau mengirim factsheet
pada calon klien sangat membantu untuk lebih dikenal jasa kita serta mengetahui apa
yang bisa kita bantu untuk calon klien jenis bahasa dan urutan atau kerangka dalam
fatcheet sendiri berbeda-beda sesuai jenis perusahaannya, bahasa yang digunakan
dalam factsheet juga terkesan baku namun jelas dan lugas. Seperti factsheet hotel
22. Newsletter
Newsletter secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”.
Newsletter merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga,
biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover
seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan
berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dan sebagainya.
Seperti halnya In House Magazine, Newsletter sama dengan proses manajemen
media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan
keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.
Proses Redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planning), penentuan
visi, misi logo, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian
(organizing).
Dengan adanya Newsletter sebagai media informasi, perkenalan dan promo produk perusahaan, sehingga dapat membantu dalam membangun citra yang positif
dan melekat pada masyarakat. Citra dan Reputasi ; Citra adalah kesan yang timbul
karena pemahaman suatu kenyataan. Pemahaman yang berasal dari suatu informasi
yang tidak lengkap akan menghasilkan citra yang tidak sempurna. (Kasali, 1994 : 28)
Dalam mendistribusikan Newletter ke semua provinsi, seorang Public Relations
dapat menggunakan Direct mail atau dalam bahasa Indonesia “surat langsung”
adalah media komunikasi yang oleh banyak organisasi dipergunakan sebagai sarana
promosi yang disebarkan kepada orang-orang tertentu atau instansi-instansi tertentu.
disampaikan kepada pimpinan organisasi, misalnya kepala jawatan, direktur
perusahaan, dan lain-lain, umpamanya menawarkan hotel untuk kongres atau
konferensi. Surat langsung tersebut dapat dilengkapi dengan peta situasi, folder,
brosur, foto ruangan sidang pleno,sidang komisi, kamar panitia, ruangan makan,
sarana olahraga, dan fasilitas lainnya. (Effendy, Onong Uchjana, 1986 : 204-205)
Pengertian citra itu sendiri abstrak atau intangeble, tetapi wujudnya dirasakan dari
penilaian, baik semacam tanda respek dan hormat dari publik sekelilingnya atau
masyarakat luas terhadap perusahaan atau organisasi dilihat sebagai sebuah badan
usaha atau personelnya yang baik, dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam
pemberian pelayanan yang baik. (Ruslan, 1994 : 66)
Asal mulanya, Newsletter merupakan “House Journal” yaitu terbitan berkala yang
diperuntukan kalangan sendiri. Erank Jefkins menyebutkan terdapat lima bentuk
utama house Journal : (Soemirat dan Ardianto, 2005:23)
1. The Sales bulletin : sebuah buletin sebagai media komunkasi reguler antara
seorang sales manajer dengan salesman-nya di lapangan. Terbit secara mingguan.
2. The Tabloid Newspaper : mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan
poko-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek dan ilustrasi. Diterbitkan
mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.
3. The Wall Newspaper : bentuk media komunikasi staf/karyawan di satu lokasi
pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan surat
4. The Newsletter : berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi para
pembaca yang sibuk.
5. The Magazine : berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto,
diterbitkan setiap bulan atau triwulan.
Terlepas dari pemahaman humas dimanfaatkan sebagai alat managemen atau
tidak, maka untuk mencapai tujuan-tujuan, tugas-tugas, dan kegiatannya, humas
menggunakan alat-alat atau media tertentu.Humas merupakan salah satu tools atau
alat bagi pemasaran, terutama dalam panduan promosi (promotion mix). Dalam
konsep marketing, promotions mix meliputi advertising, public relations, personal
selling, direct selling, dan sales promotion. Sehingga Public Relations dapat
dikatakan sebagai alat promosi untuk mencapai tujuan-tujuan marketing. Namun,
bila dicermati dari perspektif yang berbeda, alat-alat promosi (selain public Relations
tentunya) sebenarnya juga dapat digunakan sebagai alat oleh hunas untuk mencapai
commit to user
BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. SEJARAH SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES
Solo mempunyai hotel berbintang empat yang merupakan bagian dari kompleks
mall yang menawarkan sejumlah kenyamanan dan fasilitas kelas atas. Solo Paragon Hotel
& Residences merupakan hotel berbintang empat yang terletak di pusat jantung kota solo.
Pemilik Hotel ini adalah PT. Sunindo Gapura Prima. Solo Paragon Hotel & Residences
merupakan gabungan dari dua management yaitu Hotel Management dan Estate
Management di bawah naungan Tauzia Hotel Management. Marc Steinmayer adalah
President Director dari Tauzia Management yang telah berhasil mengembangkan
berbagai mcam property baik di Indonesia maupun Internasional seperti Hotel Harris
yang sudah tersebar di berbagai kota dan Negara, apartemen dan kondotel.
Solo Paragon Hotel & Residences yang berlokasi di Jl. Dr. Sutomo ini diresmikan
tepatnya pada hari Jumat tanggal 21 Januari 2011. Acara peresmian berlangsung di Grand
Emerald Ballroom yang dimeriahkan dengan aneka tarian Jawa, Cina dan Eropa yang
menyatu dalam tema ‘From Java to Paris’. Penyanyi local dan peragaan busana kebaya
modern yang elegan menjadi bagian pertunjukan dalam acara pembukaan di Solo
Paragon Hotel & Residences. Penandatanganan prasati dan penancapan gunungan
menandai peresmian Solo Paragon Hotel & Residences yang dikelola oleh Tauzia Hotel
Management. Penancapan gambar gunungan oleh asisten Administrasi Sekda Kota
Surakarta, Bapak Drs. S. Joko Pangarso MM bersama Ibu Imelda Sundoro, Presiden
Komisaris PT Sunindo Gapura Prima menandai peresmian Solo Paragon Hotel &
Residences.
Hotel ini memiliki konsep bangunan dan arsitektuer yang simple, elegan dan
modern. Serta merupakan Hotel tertinggi di kota solo (Jawa Tengah) yang menjulang 25
lantai dengan total 237 kamar dan merupakan bagian dari Solo ‘The Pride Of Java’.
Hotel, kondotel, Apartemen, dan pusat perbelanjaan terpadu ini berdiri di atas tanah
serluas 4.2 hektare di jalan Dr. Sutomo, Solo. Adapun pembagian bangunan antara hotel
dan apartemen, yaitu lantai 1 sampai dengan lantai 8 dan lantai 20 sampai dengan lantai
25 menjadi lantai kamar-kamar hotel dengan kapasitas 237 kamar. Perpaduan antara
Hotel, Kondotel, Apartemen, dan Mall akan lebih menyatukan kegiatan bisnis dan
hiburan sehingga akan lebih nyaman dan hemat.
B. VISI & MISI
VISI
© Build
A Multicultural approach to management product innovation and services.
© Promote
Cultural diversity the hospitality business.
MISI
© Create an innovative and personalized line of products for each specific market.
© Provide a cast effective service while maintaining Quality of work and efficiency for
© Ensure sustainability and growth of all our brands through financial performances.
© Develop an extensive net work to the benefit of our employees and clients.
C. FASILITAS SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES
1. Kamar dan Fasilitasnya
Solo Paragon Hotel & Residences sebagai salah satu hotel bintang empat di solo
menyediakan berbagai fasilitas dan pelayanan yang baik. Tersedia 237 kamar yang
terdiri dari 97 kamar Superior, 109 kamar Deluxe, 18 kamar Executive, 11 kamar
City Suite (2 bedroom) dan 2 kamar Premier Suite (3 bedroom) yang dilengkapi
dengan fasilitas kolam renang, Pusat kebugaran, Spa, Jogging Track dan Nemo Kid’s
Club. Seluruh kamar dilengkapi dengan LCD TV,Bar mini, Safe Deposit Box, dan
gratis akses internet. Solo Paragon Hotel & Residences juga berwacana untuk
menambah 30 kamar yang akan dioperasionalkan, karena dilihat dari banyaknya
jumlah tamu yang menginap.
2. The Coral Restaurant
Restoran ini menghidangkan berbagai menu pilihan baik Lokal maupun
Internasional. Dengan kapasitas 192 orang, Jam buka 24 Jam, Menu Breakfast
Buffet, Ala Carte (24 jam), Sarapan mulai pukul (06.00-10.00 AM), Lunch & Dinner
meliputi Ala Carte, Sunday, Brunch (11:00-15:00), Sajian menu tradisional khas solo
pun disuguhkan setiap hari jumat dan sabtu di The Coral Restaurant.
3. D’Breeze Longue
Solo Paragon Hotel and Residences melayani setiap selera para tamu, sebuah
menikmati segelas anggur atau koktail. Dengan kapasitas 192 orang, Menu seperti
Kue, kopi, teh, miniman beralkohol, cocktail, patisserie, high tea, mocktail, dan
makanan ringan. Dengan Live Music setiap hari Jumat dan Sabtu.
4. Ballroom
Ruangan ini dapat dipakai untuk berbagai keperluan seperti rapat, seminar,
konferensi pers bahkan pertunjukan live music maupun untuk acara resepsi
pernikahan berkonsep indoor outdoor dimana Ballroom terhubung dengan Kolam
Renang dengan venue yang eksotis.Emerald Grand Ballroom ini memiliki kapasitas
terbesar hingga 1500 orang.
5. Meeting Room
Dahulu, hotel hanya berfungsi sebagai tempat untuk menginap saja, tapi kini hotel
telah memiliki fungsi ganda, dari tempat menginap, hingga sebagai sarana bisnis.
Tidak sedikit hotel suitesyang menyediakan sarana bisnis, terutama hotel - hotel
berbintang. Solo Paragon Hotel & Residences menyediakan tempat khusus yang bisa
Penjelasan Kapasitas Ruang Meeting di Solo Paragon Hotel & Residences :
Sembari berolahraga ataupun sekedar melepas rasa gerah dengan berenang, para
tamu dapat menikmati hidangan yang disajikan di Bar ini. Club Bar 25 menyuguhkan
7. Barbeque Park & Outdoor Jogging Track
Para Tamu yang mempunyai hobi berolahraga seperti Jogging, Solo Pargon Hotel
menyediakan tempat khusus bagi para tamu yaitu di Area Jogging Track yang
terletak di Baseman 1 Solo Paragon Hotel. Acara special seperti Barbeque Party juga
dapat dinikmati di Area Barbeque Park yakni dalam satu lokasi dengan area Jogging
Track.
8. Fitness Center and Spa Services
Tamu dapat menikmati beragam pilihan kegiatan rekreasi dari olahraga untuk
memanjakan Tubuh di Clark Hatch SPA and Fitness yang ada di Solo Paragon Hotel.
9. Nemo Kid’s Club
Bagi para tamu yang membawa putra putrinya yang tergolong balita-batita, Solo
Paragon Hotel menyediakn tempat bermain dan belajar di Nemo Kid’s Club, yang
D. STRUKTUR ORGANISASI PUBLIC RELATIONS DI SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES
DOSM (Direktur of Sales
Marketing)
Sales Admin
SSM (Senior Sales
Marketing)
SM (Sales Manager)
Marketing Communication Coord
(PR)
AM GD
E. DESKRIPSI DETAIL
Gambar Logo Solo Paragon Hotel & Residences
Nama Perusahaan : Solo Paragon Hotel & Residences
Management : Tauzia Hotel Management
Pemilik : PT. Sunindo Gapura Prima
Alamat : Jl. Dr. Sutomo
Telp : +62 (271) 7655888
Fax : +62 (271) 7655700
Website : www.soloparagonhotel.com
F. PUBLIC RELATIONS OFFICER SOLO PARAGON HOTEL & RESIDENCES Setiap perusahaan tentu memiliki kewenangan untuk memiliki atau tidak
memiliki seorang Public Relations. Namun, setiap perusahaan pasti melakukan kegiatan
ke-PR-an meski tidak memiliki divisi Public Relation tersendiri.
Solo Paragon Hotel & Residences adalah sebuah hotel bintang empat yang
mempunyai seorang Public Relations yang aktif melaksanakan baik tugas-tugasnya, yaitu
menjaga hubungan baik baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal.
Dalam department Public Relation di Solo Paragon Hotel terdiri dari seorang PR
dan desain grafis yang membantu dalam mendesain materi promo. Posisi seorang Public
Relation sendiri berada dibawah DOSM (Director of Sales Marketing) tetapi Public
Relation juga dibawah pantauan General Manager, ini merupakan sebuah posisi yang
sangat menguntungkan sekaligus beresiko, terutama dalam menjaga citra atau reputasi
positif yang telah dimiliki Solo Paragon Hotel & Residences.
G. JOB DESCRIPTION OF SOLO PARAGON HOTEL’S PUBLIC RELATIONS
OFFICER
DUTIES AND RESPONSIBILITIES :
Specific Duties
a. Coordinate the day to day operation of the public relations sections.
b. Provide support to Director of Sales on public relations issue.
d. Create sophisticated public relations material in the local, nation, and
international area.
e. Develop and update public relation promotion materials.
f. Coordinate media activities.
g. Obtain maximum revenue generation from public relations activities,
h. Maintain the image of hotel.
i. Ensure all public relations activities are authorized with the department.
j. Fil media release for future reference
k. Welcome and handle VIP guest as per VIP treatment standart
Human Resource Management
a. Monitor Guest / client services and operational requirements in order to indentify
short falls in service as a result af staff levels.
b. Identify key personel for futher development and provide structured career
pathing.
Safety, Cleaning and Maintenance
a. Ensure that all equipment is functioning and serviced regularly.
Guest Relations and Client Needs
a. Anticipate client needs through observation and offer prompt afficient
service.ensure staff recognize that disable and special needs guest are adequately
b. Develop and awarenessof, and appreciation for, the riches of the cultural
divercity of your clients, staffs and location.
c. Ensure complaints and request are handle with the aim of exceeding guests
expectations.
d. Ensure all staff have high a level of product knowledge so they are able to explain
service and facilities to clients as required.
e. Develop and awareness of local service and facilities.
f. Identify and opportunities for value added service to increase sales profitablelity
and anticipate client needs.
g. Demonstrade effective selling techniques in promoting Solo Paragon product and
service.
h. Demonstrade effective verbal and non verbal communications skills.
i. Ensure guest comment are recorded in guest history record and acted on when
appropriate.
Financial Management
a. Prepare monthly outlook / forcase for related expenses and return to controller /
Direcrtor of Finance as scheduled.
b. Monitor account activities and make adjustment when necessary.
c. Implement cost saving method for the department in line with corporate policy.
d. Negotiate contract only with appropriate suppliers as per corporate management
policy and procedures.
Strategic Planning
b. Participate in the preparation and planning of the annual operating plan,
departmental objective and other cost related to the annual budget.
Quality Management Initiatives
a. Seek opportunities and continually improve client service.
b. Ensure all staff meke commitment to the quality system.
c. Monitor all product ang performance standart and ensure action in taken when
standart are not being met.
Administrative Duties
a. Compile daily, weekly and monthly reports as required.
b. Analyze report and make recommendations.
c. Ensure files, correspondence, and other relevans business documentation are
maintained.
d. Utilize computer applications to perform the task required.
e. To summarize, it is not the intent by way to this job description to limit the scope
or responsibilities to the aforementioned, but to highlight the most important
commit to user
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
A. PROSES PRODUKSI NEWSLETTER DI SOLO PARAGON HOTEL
1. Newsletter
Satu lagi alat komunikasi yang dibuat oleh Public Relations, yaitu Newsletter. Alat ini dikenal pula dengan sebutan editorial. Asal mulanya, Newsletter merupakan “House
Journal” yaitu terbitan berkala yang diperuntukan kalangan sendiri. Sekarang, ada
perusahaan yang membuat newsletter secara khusus. Biasanya hal itu dijumpai untuk
perusahaan besar yang cukup dana dan area usahanya cukup besar. Sedangkan perusahaan
kecil yang dananya tidak begitu besar biasanya cukup membuat satu newsletter. Newsletter
di Solo Paragon Hotel bersifat periodik waktu terbitnya setiap 3 bulan sekali. Dan dicetak
sebanyak 300 eksemplar.
Solo Paragon Hotel tergolong hotel baru dengan bangunan tertinggi saat ini di kota Solo.
Untuk itu Public Relations di Solo Pargon Hotel menggunakan Newsletter sebagai alat
komunikasi untuk mempromosikan produk hotel (informasi promo terbatas) dan media
pencitraan. Happenings adalah Newsletter di Solo Paragon Hotel. Pada dasarnya,
Newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan
dengan aktivitas perusahaan dan anggota perusahaan. Solo Paragon Hotel menyajikan
Neswletter dalam bentuk majalah yang berisi informasi yang berkaitan dengan aktivitas
kegiatan dalam management, promo produk hotel, serta memperkenalkan kota Solo dengan
mengangkat tempat wisata yang ada di kota Solo.
