F. Keunggulan Kompetitif
2.4 TOOLS SIX SIGMA
Seperti kebanyakan penemuan sistem besar lainnya, Six Sigma bukanlah sesuatu yang “baru sama sekali”. Dan sekalipun beberapa tema Six Sigma berasal
dari terobosan-terobosan yang cukup baru dalam pemikiran manajemen, tapi fondasi dari tema-tema lainnya ada pada akal sehat (creative thinking). Hal ini terlihat dari perspektif “Alat” yang digunakan pun merupakan sesuatu yang sangat universal/umum sekali. Suatu implementasi atau program Six Sigma yang satu dengan yang lain tidak harus menggunakan alat bantu yang sama persis.
Dikarenakan alat bantu tersebut sifatnya membantu, maka penggunannya harus sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan. Perlu dipahami penekanan impelementasi atau program Six Sigma lebih berorientasi pada konsep dasar Six Sigma bukan pada alat bantu yang digunakan. Beberapa alat bantu pendukung yang sering digunakan dalam implementasi Six Sigma akan dijabarkan secara lebih detil di bawah ini:
2.4.1 Analisis Gap
Analisis Gap adalah sebuah analisis yang menunjukkan hubungan antara kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Contoh ini sangat luwes dan memberi kemungkinan bagi sebuah perusahaan untuk menyadari bagaimana pentingnya setiap karakteristik kualitas bagi para pelanggannya serta bagaimana mengadakan perubahan menuju harapan dan kepuasan pelanggan. Analisis Gap terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Customer requirements adalah daftar kebutuhan pelanggan yang dicari melalui wawancara dan survey (voice of customer)
b. Customer importance adalah tingkat kepentingan pelanggan, merupakan rata-rata pendapat responden yang dinyatakan dalam skala 1–5, dimana angka 5 menyatakan kebutuhan yang paling penting.
c. Customer satisfaction adalah tingkat kepuasan kualitas produk perusahaan sebelum dilakukan peningkatan, menurut pendapat pelanggan yang dinyatakan dalam skala 1–5, dimana angka 5 menyatakan konsumen sangat puas terhadap kualitas produk saat ini.
2.4.2 Analisis Tingkat Kepentingan dan Kinerja
Analisis Tingkat Kepentingan - Kinerja (Importance-Performance Analysis) digunakan untuk mengetahui atribut-atribut pelayanan jasa apa saja
yang dianggap penting atau tidak penting dan yang berkinerja baik atau tidak baik oleh konsumen, dimana konsumen diminta memberikan penilaian terhadap atribut-atribut pelayanan jasa yang dianggap penting atau tidak penting dan yang berkinerja baik atau tidak baik dengan memberikan skor pada atribut-atribut pelayanan jasa yang dimiliki oleh perusahaan (Supranto, 2001). Berdasarkan hasil penilaian tingkat kepentingan dan hasil penilaian kinerja, maka akan dihasilkan suatu perhitungan mengenai tingkat kesesuaian antara tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaannya oleh perusahaan yang disajikan pada Gambar 2.4.
Sumber : J. Supranto, (2001)
Gambar 2.4 Diagram Kartesius Tingkat Kepentingan dan Kinerja
Keterangan :
Kuadran A → Menunjukkan faktor atau atribut yang dianggap mempengaruhi kepuasan pelanggan, termasuk unsur-unsur jasa yang dianggap sangat penting, namun pihak manajemen belum melaksanakannya sesuai keinginan pelanggan. Sehingga mengecewakan / tidak puas.
Kuadran B → Menunjukkan unsur jasa pokok yang telah berhasil dilaksanakan perusahaan, untuk itu wajib dipertahankannya. Dianggap sangat penting dan sangat memuaskan.
Kuadran C→ Menunjukkan beberapa faktor yang kurang penting pengaruhnya bagi pelanggan, pelaksanaannya oleh perusahaan biasa-biasa saja.
Dianggap kurang penting dan kurang memuaskan.
Kepentingan Y
Pelaksanaan (Kinerja/ Kepuasan) 0
Prioritas Utama Pertahankan Prestasi
Prioritas Rendah Berlebihan
Kuadran A Kuadran B
Kuadran C Kuadran D
X
Kuadran D→ Menunjukkan faktor yang mempengaruhi pelanggan kurang penting, akan tetapi pelaksanaannya berlebihan. Dianggap kurang penting tetapi sangat memuaskan.
2.4.3 Diagram IPO (Input – Proses – Output)
IPO adalah diagram sederhana untuk melihat faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi proses kita, serta apa output dan target yang kita inginkan dari proses tersebut. Gambar 2.5 adalah sebuah contoh sederhana penggunaan IPO.
Sumber : Manggala (2005)
Gambar 2.5 Diagram Input-Proses-Output (IPO)
Dalam Perkembangannya, diagram IPO dikembangkan menjadi diagram SIPOC dimana diagram ini merupakan alat bantu (tool) yang berfungsi untuk mengidentifikasi keseluruhan aliran proses secara mendetil beserta hubungan diantara aktifitas-aktifitas yang ada dalam aliran proses tersebut. Nama SIPOC sendiri merupakan akronim dari lima elemen utama dalam sistem kualitas, yaitu:
· Suppliers, merupakan orang atau kelompok orang yang memberikan informasi kunci, material atau sumber daya lain kepada proses. Jika suatu proses terdiri dari beberapa sub proses, maka sub proses sebelumnya dapat dianggap sebagai pemasok internal (internal suppliers)
· Inputs, adalah segala sesuatu yang diberikan oleh suppliers kepada proses.
· Processes, merupakan sekumpulan langkah yang mentransformasi dan secara ideal menambah nilai kepada input (proses transformasi nilai tambah kepada input). Suatu proses biasanya terdiri dari beberapa sub proses.
· Outputs, merupakan produk (barang dan atau jasa) dari suatu proses. Dalam industri manufaktur output dapat berupa barang setengah jadi maupun barang jadi serta informasi-informasi kunci dari proses.
PROSES
INPUT OUTPUT
· Customers, merupaka orang atau sekelompok orang, atau sub proses yang menerima output. Jika suatu proses terdiri dari beberapa sub proses, maka sub proses sesudahnya dapat dianggap sebagai pelanggan internal (internal customers).
Adapun skema contoh untuk diagram Suppliers – Input – Proses – Output – Customers (SIPOC) akan disajikan dalam Gambar 2.6 di bawah ini:
Sumber : Gaspersz, 2002
Gambar 2.6 Skema Contoh Diagram SIPOC
Sering, kebutuhan atau persyaratan kunci Inputs dan Outputs ditambahkan kedalam SIPOC, sehingga menjadi SIRPORC (Suppliers-Input Requirements-Processes-Output Requirements-Customers). Persyaratan Inputs harus berkaitan langsung dengan kebutuhan proses dan persyaratan Outputs harus berkaitan langsung dengan kebutuhan pelanggan (Gaspersz, 2002). Adapun skema diagram SIRPORC ditunjukkan pada Gambar 2.7 berikut ini:
Sumber : Gaspersz, 2002
Gambar 2.7 Skema Diagram SIRPORC
Model diagram SIRPORC dapat diterapkan pada keseluruhan proses yang terkait termasuk sekuens (urutan) proses dan interaksinya dalam proyek Six Sigma. Sebagai modifikasi, identifikasi langkah-langkah aktivitas beserta
Suppliers Inputs Processes Outputs Customers
Press Glazing Kiln Packing
kondisi dan syarat didefinisikan
Requirements Requirements
Outputs Inputs
Suppliers Processes
(Activities)
Customers
deskripsinya dalam suatu proses yang terkait dapat menggunakan diagam alir proses (process flowchart).
2.4.4 Peta Kendali Proses
Peta kendali proses digunakan untuk mengidentifikasi ada tidaknya variasi tidak normal melalui pemisahan variasi yang disebabkan oleh penyebab khusus (special-causes variation) dari variasi yang disebabkan oleh penyebab umum (common-causes variation) yang menyebabkan ketidakstabilan pada proses (Juran
& Gryna, 1993). Pada dasarnya semua proses menampilkan variasi, namun pihak manajemen harus mampu mengendalikan proses dengan cara menghilangkan variasi penyebab-khusus dari proses tersebut, sehingga variasi yang melekat pada proses hanya disebabkan oleh variasi penyebab-umum. Pada dasarnya peta kendali proses digunakan untuk:
a. Menentukan apakah proses berada dalam pengendalian statistik (dalam kondisi stabil) atau tidak.
b. Memantau proses terus-menerus sepanjang waktu agar proses tetap stabil secara statistikal dan hanya mengandung variasi penyebab-umum.
c. Membantu dalam penentuan kemampuan proses (process capability).
Unsur-unsur yang seharusnya ada dalam suatu peta kendali proses antara lain:
a. Garis tengah (Central Line) yang biasa dinotasikan sebagai CL.
b. Sepasang batas kendali (Control Limits) di mana satu batas kendali ditempatkan di atas garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali atas (Upper Control Limit), biasa dinotasikan sebagai UCL, dan yang lain ditempatkan di bawah garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali bawah (Lower Control Limit), biasa dinotasikan sebagai LCL.
c. Tebaran (plot) dari data nilai-nilai karakteristik kualitas yang menggambarkan keadaan dari proses. Jika semua nilai yang ditebarkan pada peta itu berada di dalam batas-batas kendali tanpa memperlihatkan kecenderungan tertentu, maka proses yang berlangsung dianggap berada dalam keadaan stabil atau terkendali secara statistikal. Namun, jika nilai-nilai yang ditebarkan pada peta tersebut jatuh atau berada di luar
batas-batas kendali atau memperlihatkan kecenderungan tertentu, maka proses yang berlangsung dianggap di luar kendali secara statistikal sehingga perlu diambil tindakan korektif untuk memperbaiki proses yang ada.
Definisi lain peta kontrol yang dipaparkan Dale (1994), dimana ia menyatakan bahwa peta kontrol ialah sebuah teknik yang baik untuk pemecahan masalah dalam menghasilkan peningkatan kualitas. Secara umum jenis peta kendali proses ada 2 macam, yaitu peta kendali variabel dan peta kendali atribut.
Yang membedakan kedua jenis peta kendali ini adalah jenis data yang digunakan.
Peta kendali variabel menggunakan data variabel yang diperoleh dari suatu jenis pengukuran. Sedangkan peta kendali atribut menggunakan data atribut yang menggambarkan ukuran jumlah (biasanya kecacatan). Untuk selanjutnya akan dipaparkan lebih jelas tentang jenis-jenis peta kendali baik peta kendali atribut maupun variabel.
Control chart pada umumnya terdiri dari garis tengah dan control limit pada plus-minus tiga standar deviasi, seperti ditunjukkan diatas. Lebih spesifik lagi, control chart dibagi dalam 6 zone, yang akan memudahkan kita dalam melihat apakah ada “kelainan” dalam proses kita. Aturan umum dalam menentukan suatu proses di luar control adalah:
Ø Ada titik yang berada di atas garis UCL (upper control limit) atau di bawah LCL (lower control limit).
Ø Dua atau tiga titik secara berurutan ada di zone A.
Ø Empat atau lima titik secara berurutan ada di zone B.
Ø Delapan atau lebih titik secara berurutan berada di atas garis tengah atau di bawah garis tengah
Ø Delapan atau lebih titik menunjukkan trend naik atau turun
Ø Tigabelas titik secara berurutan ada di zone C hanya pada satu sisi (hanya pada C atas maupun C bawah saja).
Ø Menunjukkan kecenderungan data seperti gergaji (naik turun secara drastis).
Berbagai peta-peta kontrol dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan seperti ditunjukkan melalui diagram alir penggunaan peta-peta kontrol dalam Gambar 2.8.
Sumber: Gaspersz, 2001
Gambar 2.8 Diagram Alir Penggunaan Peta-Peta Kontrol