Pattern Recognition atau Feature Extraction. Pattern recognition atau disebut juga extraction tidak menggunakan tamplete. Ini menggunakan
pendekatan OCR. Aturannya, konstruksi karakter berpasangan dengan image memproses alogaritma yang dapat mendeteksi tepi karakter yang dicetak. Image yang discan pada teks menjadi elemen tersendiri. Bagian dari katakter dan antar bagiannya dibandingkan untuk membuat aturan yang berhubungan dengan konstruksi karakter.
ICR. OCR seringkali dibingungkan dengan istilah intelligent character recognition (ICR). ICR mencakup handwriting recognition yang biasa disebut handwriting ICR.
Handwriting ICR tidak lagi dibingungkan oleh handwriting recognition dari pena, dengan menggunakan pensil berbasis komputer. Sistem berbasis pena secara signifikan kurang sensitive dan mensyaratkan karakter secara individu dipelajari. Sistem berbasis kertas juga bersandar pada gerak, kecepatan dan rangkaian tulisan tangan yang diciptakan.
Machine-Learned Fragment Analysis( MLFA). MLFA merupakan teknologi yang diciptakan oleh Exvervision, aslinya untuk mengenali karakter Kanji. MLFA menganalisis karakter sebagai kumpulan feagmen, lebih dari sekedar unit tungal. Hasilnya lebih teliti dan lebih akurat dalam menganalisis karakter. OCR kemudia dapat digunakan untuk karakter Kanji
atau Cyrillic.
Fitur Tambahan OCR
Lexical Tools. Keakuratan OCA meningkat dengan integrasi lexical tools
yang dapat memutuskan secara cerdas untuk berhubungan dengan karakter yang tidak dapat ditangkap secara cepat. Memungkinkan penterjemahan kata yang tidak lengkap dalam penelusuran ke dalam kamus atau site lexicon.
secara dinamis. Tidak seperti omnifont, trainable OCR membutuhkan intervensi operator. Sistem menyimpan arus template atau pattern lain untuk karakter yang tidak dikenal dan mendesak operator untuk menterjemahkan karakter secara tepat. Sistem menjadi “pintar” dan kurang membutuhkan input operator. Proses pelatihan biasanya lambat dan membosankan
Optical Mark Recognition (OMR). OMR disebut juga mark sense merupakan satu teknologi OCR tertua dan sangat sederhana, biasanya menggunakan scantron bubble-sheet yang dikenal. Memerlukan formulir yang distandarisasi dan scanner resolusi rendah, OMR menjadi sangat ekonomis tetapi juga terbatas. Aplikasi menggunakan OMR untuk mengenali check-box dari quesiner dan survey. Tidak seperti scantron tradisional, formulir diciptakan dengan produknya dapat sisusun secara virtual, diletakan pada pensil dan tidak memerlukan bubble atau box untuk meletakannya secara lengkap. Kelemahan pada formulir dari scantron adalah kecepatan rekognisi yang lambat dan keakuratan yang rendah. Aplikasi lain dari OMR adalah menggunakan hieroglyphics dengan beragam intruksi untuk menerima / menangkap komputer.
Double-Sided Scanning. Kemampuan untuk menscan dan menyusun teks dari dua sisi dokumen yang dicetak yang dapat disimpan lebih lama dalam situasi dimana formulir dari input teks merata. Sisi tungal halaman pada tumpukan kertas discan dan diproses. Tumpukan kertas kemudian dibalik dan teks pada sisi lain discan dan diproses. Software secara automatis akan menyusun teks ke dalam urutan yang tepat.
Support for Columnar Input. Biasanya, cetakan kertas diformat dalam tampilan kolom (sebagai contoh, surat kabar). OCR “membaca” teks dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Tanpa dukungan untuk memformat kolom, input dalam format kolom menghasilkan produk yang salah, dimana teks elektronik, melalui teknik yang benar disimpan dalam urutan semirandom,
tetapi semua ketidakteraturan itu dapat dibaca dan diperkecil. Sistem scanner/ OCR mendukung kolom teks yang akan dikenali dengan memproses teks dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, sebelum kemudia halam pindah ke kanan, untuk kolom teks berikutnya. Dengan cara ini teks disimpan dalam urutan yang siap untuk dibaca. Apabila dokumen memiliki kolom teks, tetapi kita tidak memiliki system scanner / OCR yang dapat mengenali dan mendukung input formulir ini secara automatis, tutupi kolom pada halaman dan scan dokumen per kolom, atau dokumen OCR dengan satu per satu kemudian secara manual dibalik dan dikonfiguraikan lagi blok teks berdasarkan urutan yang tepat.
Automatic Page Decomposition. Software ini menangani secara cerdas dokumen campuran, dokumen terdiri atas image dan grafik sebagaimana teks. Dukungan pada feture ini tersedia dalam beragam tingkatan. Beberapa produk membutuhkan temlate untuk secara manual menggambar dan mengidentifikasi bagian teks dan non teks dalam dokumen secara terpisah. Kemampuan membedakan image dan teks secara automatis dalam satu langkah didukung oleh produk OCR tingkat tinggi dalam jumlah yang besar. Secara sederhana, sistem memproses dokumen dengan scanner dua kali : satu sebagai image dan satu lagi software OCR.
Automatic Conversion into Proprietary Format. Asalnya hasil teks OCR adalah karakter ASCII. Kini produk akan menyimpan teks secara langsung kedalam format khusus. Penyimpanan ini menggunakan waktu dan usaha pengimporan teks ASCII ke dalam paket lain (seperti word pecessor atau database). Karakter asli seperti cetak tebal, paragraph dan garis bawah ditampilkan. Beberapa produk juga mendukung MS-Windows, Dynamic Data Exchange (DDE) dimana teks disimpan secara langsung dalam aplikasi tertentu. Ada kemiripan beberapa produk “smart form” menyimpan data ke
Neural Network technology. Dengan menggunakan alogaritma fuzzy yang membantu software mempelajari karakter sebagaimana yang ditangkap, aplikasi “neural network” dapat menangani jenis dan ukuran faset yang sangat beragam. Di luar standar teknologi omnifont, neural network
memaparkan model pola manusia melalui penciptaan yang menghubungkan ide dan konsep. Keuntungan utama dari neural network berbasis OCR adalah dapat dikenalinya dokumen secara luas, termasuk yang memiliki kualitas yang buruk. Kompleksitas teknologi neural network membutuhkan penghitungan dalam jumlah besar : jadi aplikasi relatif lambat. Dengan dapat dikenalinya dokumen dengan kualitas rendah, termasuk fax, neural network OCR memiliki standar lebih cepat daripada standar OCR, ia juga dapat mengenali image, sementara produk lain tidak.
TWAIN. TWAIN merupakan standar API yang dapat memfasilitasi integrasi semua peralatan, seperti scanner dan optical drive ke dalam sistem imaging. Kombinasi dengan aplikasi scanner, TWAIN menempatkan scanning untuk secara langsung ditampilkan dalam program, seperti Aldus’Page Maker. Produk ini biasanya memiliki targer pada pengguna akhir level pemula atau entri level OCR. Semuanya dintegrasikan dengan program berbasis teks dan OCR untuk ditampilkan secara langsung di dalam program.
Smart Form. Smart form merupakan jenis produk terbaru yang menggunakan ICR atau OMR. Produk ini dapat mengentri dan menontrol data dalam PC yang jauh. Formulir difax kedalam komputer dengan
faxboard dan memerlukan software, yang merespon intruksi berdasarkan pada sejumlah hieroglyphics / tulisan Mesir, bentuk yang dapat secara terpisah atau lengkap masuk kedalam sejumlah perintah. Banyak platform produk yang sesuai dengan RDBMS dengan informasi yang difax dari beberapa platform, termasuk teks tilisan tangan dalam beberapa kasus. Dengan integrasi mesin fax sebadai alat input utama, smart form
mengurangi kebutuhan untuk mengunci kembali prosentase data dalam jumlah besar.
4. COLD (Computer Output to Laser Disk)
Teknologi COLD mencakup pemrosesan, pengindeksan dan penyimpanan komputer secara umum, laporan diformat dalam media komputer. Output data dapat dicetak dan / atau pada microfiche. Dengan COLD, pengguna dapat menelusur, melihat, mencetak dan memproses informasi secara elektronik.
f. Peralatan Jaringan
Sistem Jaringan komputer meliputi jaringan komputer secara LAN (local area network). Peralatan jaringan utama untuk LAN terdiri switching hub untuk jaringan yang besar dan hub untuk mendukung hubungan pada jaringan yang kecil (kurang dari 12 node).
Jaringan Local Area Network (LAN) diharapkan dapat mengatasi kebutuhan komunikasi data antara satu unit / departemen dengan unit / departemen lainnya. Selain itu juga diharapkan jaringan menggunakan sistem operasi jaringan yang handal dalam mendukung komunikasi data, dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer. Sistem jaringan juga mempunyai kemudahan dalam pengoperasian, sistem pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan serta memiliki kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini.
Sistem jaringan juga harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang handal yaitu dengan tersedianya fasilitas firewall baik inbound maupun outbound. Dengan adanya fasilitas tersebut transaksi yang dikirimkan melalui jaringan
pengaturan wewenang dan akses terhadap jaringan akan diatur sesuai dengan fungsinya masing-masing.
2.6. Kriteria Software yang Dibutuhkan
Dua syarat teknologi pada sistem imaging dokumen adalah :
- Ukuran dari arsip dokumen itu sendiri. Dibandingkan dengan word processing atau file taxt, image merupakan objek yang cukup besar, dan tipe sistem imaging mencakup jutaan halaman. Database relational tidak baik digunakan untuk menyimpan objek yang besar secara langsung, total kapasitas penyimpanan image dapat mencapai ratusan gigabyte hingga
tetrabyte, biasanya membutuhkan penggunaan optical disk jokeboxe untuk memperkecil biaya penyimpanan image. Untuk skala produksi sistem dokumen imaging menggunakan database SQL untuk mengindeks dokumen, mengkombinasi kinerja sistem file yang tinggi dengan dukungan kombinasi magnetic dan optikal disk untuk menyimpan imagenya.
- Kebutuhan akan kecepatan. Walaupun repository berukuran besar, pengguna membutuhkan untuk menemukan kembali dokumen image secara cepat agar produktif. Kemampuan untuk menampilkan kecepatan pada volume produks puluhan dari ribuan kalaman yang di capture atau ditelusur perhari, memerlukan sistem imaging dokumen yang didesain untuk maksud ini. Hasil dan respon waktu merupakan nilai ukur utama dalam membayar sistem imaging. Teknologi desktop imaging, didesain untuk capture atau menemukan kembali puluhan hingga ratusan halaman per hari sangat murah harganya – software biasanya diberikan secara gratis oleh sistem operasi windows – tetapi itu sangat sederhana dan tidak dapat mengukur volume produksi.
a. Relational Database Engine
b. Internet Standard Support ( XML, X Path, XSL, HTTP) c. URL and HTTP Access (SQL, XML templates)
d. Relational Database Management System yang direkomendasikan: DB2, Microsoft SQL Server, ORACLE, INFORMIX dan BTRIEVE
b. Backup System
a. Open File Backup b. E-mail Sistem Backup c. Database Sistem Backup d. Sheduler Backup and Restore
e. Terpadu dengan Perangkat Lunak Anti Virus
c. Office Automation
a. Word Processing b. Spread Sheet
c. Presentation Function
• d. Anti Virus
a. Realtime scanning and automatic cure b. Virus Signature Update
c. Virus Quarantine d. Central Activity Logs
e. Remote Management and Scanning
e. E-Mail System
a. Client Server E-mail Sistem
b. Base on TCP/IP c. Security Protection
g. Fire Wall
a. Inbound and Outbound Protection
2.7. Kriteria Infrastruktur Jaringan Yang Dibutuhkan
Untuk mendukung aplikasi Sistem Informasi Kearsipan yang terintegrasi diperlukan infrastruktur yang memenuhi kriteria jaringan komputer yang baik, yaitu berunjuk kerja tinggi, sederhana dan mudah dikelola, mempunyai kompatibilitas tinggi, handal, mengacu sesuai standar, mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan maupun karena perkembangan teknologi dengan biaya yang efisien. Aplikasi ini harus mampu dioperasikan dalam Intranet PT.S, yang berbasiskan suatu jaringan lokal (LAN) dengan protokol Ethernet/TCP-IP serta diakses pada extranet yang berbasiskan Internet Virtual Private Networking.
Jaringan lokal yang diinginkan adalah jaringan lokal dengan sistem perkabelan terstruktur yang didukung dengan “backbone” berteknologi kombinasi dari Ethernet atau Fast Ethernet (yang mempunyai unjuk kerja 10 kali lebih cepat daripada teknologi Ethernet biasa) dengan teknologi Fiber Optic.
Instalasi sistem perkabelan terstruktur memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan pemeliharaan jaringan, handal dalam mendukung komunikasi data, dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer, memiliki fasilitas e-mail system, mudah dalam pengoperasian, sistem pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan, menyediakan fasilitas untuk jaringan Intranet/Internet/extranet serta memiliki kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini.
Dengan jaringan internet ini, maka proses pengolahan dan pengaksesan dan pertukaran data dapat dilakukan lebih cepat sehingga mengurangi waktu proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan kinerja perusahaan dapat ditingkatkan
2.8. Training
Training atau pelatihan diperlukan untuk mempersiapkan petugas agar mampu mengoperasikan sistem dengan baik sehingga harus dipersiapkan suatu paket training yang lengkap minimal terdiri dari :
a. Training Pengoperasian Sistem
Diperlukan bagi petugas yang akan ditunjuk untuk mengoperasikan sistem di lapangan. Materi training menyangkut masalah yang berhubungan dengan:
• Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan • Sistem operasi dan utilitasnya
• Menggunakan sistem e-mail
b. Training Administrator Sistem
Diperlukan bagi petugas yang akan ditunjuk untuk menangani dan memelihara sistem. Materi training menyangkut masalah yang berhubungan dengan:
• System administrator untuk Sistem Operasi yang digunakan • Pemeliharaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
• Database Management System Administrator • Mengopersikan dan memelihara sistem Email
2.9. Maintance dan Support
Dukungan pemasok perangkat komputer khususnya sistem operasi dan
aplikasi sangat diperlukan di dalam mendukung keberhasilan komputerisasi dan
alih teknologi secara keseluruhan dalam tingkat pelayanan (service level) yang
akan dituangkan dengan service level agreement (SLA).
2.10. Model Implementasi
Untuk mengembangkan dan mengimplementasikan suatu aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan perlu dipertimbangkan beberapa faktor seperti di bawah ini :
a. Platform dan Sistem Operasi, aplikasi berjalan pada platform komputer PC workstation/server berbasis Intel microprocessor dan dengan dukungan sistem operasi yang umum digunakan di pasaran seperti Microsoft Windows, Microsoft NT, Microsoft 2000, Unix dan Netware.
b. Web Base Application, untuk memudahkan setiap orang melihat informasi perusahaan dimana digunakan internet sebagai media komunikasi
c. Kehandalan Sistem, aplikasi yang diusulkan adalah aplikasi EDMS yang siap pakai dan teruji dengan baik di lapangan. Disamping itu software paket tersebut harus stabil dan handal , seperti SQL, BLOB, dsb.
d. Kelengkapan Fasilitas Aplikasi, aplikasi yang diusulkan adalah aplikasi yang mempunyai fungsionalitas yang lengkap dalam mendukung pengolahan dokumen elektronik dalam berbagai format dan jenis media. e. Kemudahan Dalam Pengoperasian, aplikasi dengan rancangan yang baik
akan mudah mengerti dan dipelajari sehingga pengguna komputer dapat menguasai bagaimana mengoperasikan dan memelihara (maintenance) sistem tersebut dengan cepat. Adanya fasilitas help, pop-up/down menu akan
sangat membantu pengguna untuk mengoperasikan suatu aplikasi dengan mudah.
Selain itu, sistem operasi harus bersifat sederhana tetapi lengkap dalam
fasilitas. Kemudahan dan kesederhanaan sistem operasi akan sangat membantu
pengguna untuk menguasai sistem aplikasi komputer secara sempurna.
• Buku Petunjuk/Manual, aplikasi harus dilengkapi dengan petunjuk pemakaian yang lengkap dan mudah dipahami, terdiri dari;
- Buku Petunjuk pengoperasian sistem - Buku Petunjuk Instalasi Sistem
- Buku Petunjuk Pemeliharaan Sistem dan Sistem Administrator.
2.11. Acceptance Testing
Setiap lokasi yang telah selesai instalasi perlu dilakukan Acceptance Testing sebelum sistem dioperasikan. Pelaksanaan Acceptance Testing meliputi keseluruhan sistem dilakukan oleh Lembaga dan konsultan pengawas. Materi
Acceptance Testing disusun oleh Lembaga dengan melakukan konsultasi dengan konsultan pengawas.
2.12. Kualifikasi Konsultan
Pelaksanaan pekerjaan ini akan dilakukan oleh konsultan yang memiliki berbagai tenaga ahli yang berpengalaman dalam pekerjaan sejenis.
III. Penutup
Dalam tulisan ini telah diuraikan pemikiran-pemikiran awal untuk pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Sistem dirancang sedemikian rupa agar dapat menambah nilai dari informasi arsip yang dikelola dan memperlancar fungsi lainnya sehingga dapat meningkatkan kinerja lembaga dan memberikan keunggulan kompetitif bagi lembaga sejenisnya.
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Chowdury, G.G. 1999. I ntroduction modern information retrieval. London : Library Association Pub.
Effendi, Onong Uchjana. 1993. I lmu, teori dan filsafat komunikasi. Bandung : Citra Aditya Bakti.
Kennedy, Jay dan Cherryl Schaude. 1998. Record Management. Ed.2. Melbourne, Longman.
Koulopoulos, Thomas M. dan Carl Flappaolo. 1995. Electronic document management system. New York : McGraw-Hill.I nc.
McDonell, Edwin D. 1993. Document imaging technology : how automated solution are revolutioning the way organizations and people work. Salem : Probus Pub.Com.
Straubhaar, Joseph dan Robert LaRose. 2000. Media now : communications media in the information age. Ed.2. Belmont : Wadsworth.
Sulistyo Basuki. 2002. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia.
Taylor, Arlene. 1999. The organization of information. Englewood : Library Unlimited I nc. WebSite http: / / www.aiim.org http: / / bhinneka.com http: / / documentum.com http: / / filenet.com http: / / www.rheinner.com http: / / www.techinfocenter.com
